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Manual Operacional do Sistema de Concesso de Dirias e Passagens - SCDP Representante Administrativo

(AGOSTO 2010)

ndice
1. Reserva Passagem...................................................................................................03 1.1. Remarcao de Bilhete..........................................................................................13

1. Reserva Passagem A reserva de passagem atribuio do Representante Administrativo, que o servidor formalmente designado, no mbito de cada unidade, de acordo com o disposto no regulamento de cada rgo e entidade, responsvel pela verificao da cotao de preos das agncias contratadas, comparando-os com os praticados no mercado, pela indicao da reserva e pela solicitao e a autorizao para a emisso de bilhetes de passagens (Portaria n 505/2009 - MP).

Para cadastrar dados de reserva de passagem, entrar na opo Solicitao, Passagem, Reserva Passagem.

O Sistema abrir a tela com a lista de propostas de viagens que aguardam incluso de dados de reserva. Para acessar a proposta, basta clicar na PCDP desejada.

Ser aberta uma tela para o representante inserir os dados de reserva. Clicar em cada crculo (001, 002, etc.) para selecionar o trecho e inserir dados de reserva para cada um.

Aps clicar no crculo, ficar disponvel o formulrio para insero dos dados de reserva.

No campo Hora Local de Origem, o Representante Administrativo deve preencher o horrio de sada da origem, de acordo com o estabelecido pela companhia area. No campo Hora Local de Destino, o Representante Administrativo deve preencher o horrio de chegada no destino, de acordo com o estabelecido pela companhia area.

No campo N Vo, digitar o nmero do vo correspondente ao trecho. No campo Cdigo Reserva, digitar o cdigo da reserva correspondente ao trecho.

O representante administrativo deve verificar a cotao de preos das agncias contratadas, comparando-os com os praticados no mercado, para a indicao da reserva, considerando o horrio e o perodo da participao do servidor no evento, o tempo de traslado, e a otimizao do trabalho, preferencialmente utilizando os parmetros definidos pela Portaria 505/2009, Art. 1 - MP.

Os campos Tipo Bilhete e Classe so preenchidas automaticamente pelo SCDP, conforme informado pelo Solicitante.

Nestes campos, informar a companhia de transporte que o proposto viajar, o valor da tarifa praticada e o valor da taxa de embarque.

Informar a companhia transporte e o valor Menor Tarifa que cotada com a Agncia Viagem.

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Informar a Companhia de transporte e o valor da Maior Tarifa que foi cotada com a Agncia de Viagem.

Informar o local de embarque e desembarque para as localidades que tem mais de um aeroporto. Este campo no obrigatrio. Este campo est disponvel para incluso de valor legalmente devido, no relativo tarifa ou taxa de embarque, normalmente taxa de remarcao de bilhetes. Este campo est disponvel para incluso de alguma observao/justificativa relativa ao trecho que est sendo cadastrado.

Aps inserir dados de reserva, clicar no boto Incluir Reserva para definir a reserva do trecho. O boto Devolver PCDP possibilita a devoluo da proposta para o Solicitante, caso seja necessrio alterar a solicitao inicial.

Observao: Esse procedimento deve ser repetido para todos os trechos que necessitarem de reservas.

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Depois de incluir reservas, os crculos dos trechos para reserva sero fechados e aparecero as reservas estabelecidas.

Neste box, selecionar a Agncia de Viagens contratada para o seu rgo.

Neste campo est indicado o Recurso da viagem para as passagens. Caso a definio esteja incorreta, possvel a alterao. Os saldos do empenho e do teto oramentrio podem ser visualizados, marcando as respectivas opes.

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As informaes sobre o clculo de dirias podem ser visualizadas clicando no boto Calcular. O prximo passo ser Encaminhar a PCDP para as devidas aprovaes.

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1.1 Remarcao de Bilhete Quando uma viagem alterada em seu perodo ou horrio do bilhete, as reservas devem ser ajustadas para a nova situao. Isso pode ser feito com a compra de um novo bilhete, clicando no boto Solicitar Bilhete, cujo procedimento foi explicado anteriormente, ou remarcando o bilhete emitido, clicando no boto Remarcar, seguindo as orientaes abaixo.

Os botes Alterar e Desfazer servem para as seguintes finalidades: - alterar: ser utilizado para modificao de parte da reserva; - desfazer: ser utilizado para excluir todos os dados da reserva.

Selecionar em Reservas estabelecidas o trecho da reserva a ser alterada e clicar no boto Remarcar.

Ser aberta a tela para inserir os dados da remarcao (do novo bilhete). Aqui informamos data, hora, local, vo e cdigo da reserva. Nestes campos vamos inserir a nova tarifa (no a diferena entre elas), a taxa de embarque, locais de embarque e desembarque e taxa de servio, a qual referese aos gastos realizados com a remarcao. O SCDP apresenta neste campo o resultado do calculo com os gastos da remarcao do bilhete. Clicar no boto Incluir Reserva.

Observao: Esse procedimento deve ser repetido para todas as reservas que necessitarem de remarcao de bilhetes. 13

Realizada a remarcao de bilhetes, selecionar a Agencia de Viagem... ...verificar o calculo da viagem, clicando no boto Calcular... ...Encaminhar PCDP.
Observao: 1 A emisso do bilhete de passagem area deve ser ao menor preo, prevalecendo, sempre que possvel, a tarifa em classe econmica, observando o disposto na Portaria 505/2009, Incisos III e IV - MP e o Decreto 71.733/1973, Art. 27. A escolha da tarifa maior que a de menor preo deve ser devidamente justificada. 2 As reservas de passagens que estiverem em desacordo com o Inciso III e alneas, do Art. 1 da Portaria 505/2009 - MP, devem ser devidamente justificadas. 3 A emisso dos bilhetes realizada pela agencia de viagem contratada, a partir da autorizao do servidor formalmente designado (Portaria 505/2009, Art. 1, Inciso V MP). 4 - O sistema permite o ajuste nas informaes de bilhetes j emitidos (remarcao), assim como a insero de um novo bilhete, na Prestao de Contas, clicando no boto Reserva Passagem. Porm, as remarcaes e novas emisses de bilhetes na Prestao de Contas no so encaminhadas para a Agncia de Viagem, uma vez que so inseridos dados resultantes de procedimentos j realizados, fora do SCDP. Esclarecemos que essa deve ser uma situao excepcional. 5 A remarcao de bilhetes, apenas para a mesma companhia de transporte, no SCDP, possvel para trechos de mesma origem e destino. No possvel a mudana do itinerrio do bilhete. 6 A remarcao de bilhete de passagem com recursos prprios do proposto, excepcionalmente, quando devidamente aprovado pela autoridade competente e no estrito interesse da administrao publica, sem intermediao da Agncia de Viagem, no deve ter os dados relativos a valor alterados. Os dados data, hora, vo e reserva so informados para ajustar a viagem ao que foi realizado. O valor deve ser informado no campo Restituio, o qual ser devolvido ao proposto em processo fora do SCDP. 7 Quando um novo bilhete solicitado para uma PCDP, o bilhete anteriormente emitido fica como no utilizado (Consultas > Relatrios > Bilhetes Pass. No Utilizados), devendo ser solicitado o seu crdito junto agncia de viagem, em processo criado fora do SCDP. 8 - Na compra de um novo bilhete com recursos prprios do proposto, excepcionalmente, quando devidamente aprovado pela autoridade competente e no estrito interesse da administrao publica, sem intermediao da Agncia de Viagem, nenhum dado deve ser inserido no SCDP, em Reserva Passagem. Na Prestao de Contas o procedimento ser justificado no campo apropriado, o bilhete anexado e o valor informado no campo Restituio, o qual ser devolvido ao proposto em processo fora do SCDP. 9 As viagens para o exterior so calculadas em dlar norte americano. Portanto, o preo dos bilhetes devem ser inseridos nessa moeda. 10 As viagens para o exterior, sem passagem, so encaminhadas Reserva de Passagem, para que sejam informadas data, hora e locais de origem e destino. A PCDP no ser encaminhada para a agncia de viagem.

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