Como utilizar a impresso em srie para criar cartas de formulrio no Word

Este artigo descreve como utilizar a funcionalidade Impresso em srie para criar cartas de formulrio no Microsoft Word. Para obter informaes adicionais sobre como efectuar outros tipos de impresso em srie, sobre a impresso em srie com outros tipos de dados e sobre resoluo de problemas, consulte a lista de artigos da seco "Referncias". Para obter uma descrio dos termos utilizados neste artigo, consulte a seco "Glossrio". O procedimento que se segue descreve como criar uma carta de formulrio, anex-la a uma origem de dados, format-la e intercalar os documentos.

Iniciar uma impresso em srie

Inicie uma impresso em srie. Para o fazer, siga estes passos, conforme a verso do Word em utilizao. No separador Mailings, clique em Iniciar Impresso em Srie e clique em Assistente de Impresso em Srie Passo a Passo.

Seleccionar o tipo de documento

1. No painel de tarefas Impresso em srie, clique em Cartas. Esta opo permite enviar cartas para um grupo de pessoas e personalizar os resultados da carta por pessoa. 2. Clique em Seguinte: Iniciar o documento.

Seleccionar o documento inicial

1. Clique numa das seguintes opes: Utilize o documento actual: utiliza o documento actualmente aberto como documento principal. A partir de um modelo: seleccione um dos modelos de impresso em srie prontos a utilizar. A partir de documento existente: abra um documento existente para utilizar como documento principal de impresso em srie. 2. No painel de tarefas Impresso em srie, clique em Seguinte: Seleccionar destinatrios.

Seleccionar destinatrios
Quando abre ou cria uma origem de dados utilizando o Assistente de impresso em srie, est a indicar ao Word que utilize um conjunto especfico de informaes de varivel para a impresso em srie. Utilize um dos seguintes mtodos para anexar o documento principal origem de dados.

Mtodo 1: Utilizar uma origem de dados existente

Para utilizar uma origem de dados existente, siga estes passos: 3. No painel de tarefas Impresso em srie, clique em Utilizar uma lista existente. 4. Na seco Utilizar uma lista existente, clique em Procurar. 5. Na caixa de dilogo Seleccionar origem de dados, seleccione o ficheiro que contm as informaes de varivel que pretende utilizar e clique em Abrir. Nota: se a origem de dados no constar da lista de ficheiros, seleccione a unidade e pasta adequadas. Se necessrio, seleccione a opo adequada na lista Todas as origens de dados. Seleccione o ficheiro e clique em Abrir. O Word apresenta a caixa de dilogo Destinatrios da impresso em srie. Se pretender, pode ordenar e editar os dados. 6. Clique em OK para regressar ao documento principal. 7. Guarde o documento principal. Ao guardar o documento principal neste passo, est tambm a guardar a origem de dados e a anex-la ao documento principal. 8. Escreva o nome que pretende atribuir ao documento principal e clique em Guardar.

Mtodo 2: Utilizar nomes de uma lista de contactos do Microsoft Outlook

Para utilizar uma lista de contactos do Outlook, siga estes passos: 3. No painel de tarefas Impresso em srie, clique em Seguinte: Seleccionar destinatrios. 4. Clique em Seleccionar contactos do Outlook. 5. Na seco Seleccionar contactos do Outlook, clique em Escolher a pasta de contactos. 6. Na caixa de dilogo Seleccionar pasta da lista de contactos, seleccione a pasta de contactos do Outlook que pretende utilizar e clique em OK. O Word apresenta a caixa de dilogo Destinatrios da impresso em srie. Se pretender, pode ordenar e editar os dados. Clique em OK para regressar ao documento principal.

Mtodo 3: Criar uma base de dados de nomes e endereos

Para criar uma nova base de dados, siga estes passos: 9. No painel de tarefas Impresso em srie, clique em Seguinte: Seleccionar destinatrios. 10. Clique em Escrever uma nova lista. 11. Clique em Criar. apresentada uma caixa de dilogo Nova lista de endereos. Nesta caixa de dilogo, introduza as informaes sobre o endereo para cada registo. Se no existirem informaes para um campo especfico, deixe a caixa em branco. Por predefinio, o Word ignora os campos em branco. Por conseguinte, a impresso em srie no ser afectada se existirem entradas em branco no formulrio de dados. O conjunto de informaes existente em cada formulrio constitui um registo de dados. 12. Depois de escrever as informaes de um registo, clique em Nova entrada para avanar para o registo seguinte. Para eliminar um registo, clique em Eliminar entrada. Para procurar um registo especfico, clique em Localizar entrada. Para personalizar a lista, clique em Personalizar. Na caixa de dilogo Personalizar lista de endereos, pode adicionar, eliminar, mudar o nome e reordenar os campos de impresso em srie. 13. Na caixa de dilogo Nova lista de endereos, clique em OK. Na caixa de dilogo Guardar lista de endereos, escreva o nome que pretende atribuir origem de dados na caixa Nome de ficheiro e clique em Guardar. 14. Na caixa de dilogo Destinatrios da impresso em srie, efectue as alteraes pretendidas e clique em OK. 15. Clique em Seguinte: Escrever a carta para concluir a configurao da carta. 16. Guarde o documento principal. Ao guardar o documento principal neste passo, est tambm a guardar a origem de dados e a anex-la ao documento principal. Escreva o nome que pretende atribuir ao documento principal e clique em Guardar. Para avanar para o passo seguinte, clique em Seguinte: Escrever a carta.

Escrever a carta
Neste passo, o utilizador configura o documento principal. 17. Escreva ou adicione texto e grficos que pretenda incluir na carta. 18. Adicione os cdigos de campo onde pretende que as informaes de varivel sejam apresentadas. No painel de tarefas Impresso em srie, dispe de quatro opes: Bloco de endereos: utilize esta opo para inserir um endereo formatado. Linha de saudaes: utilize esta opo para inserir uma saudao formatada. Franquia electrnica: utilize esta opo para inserir franquias electrnicas. Nota: esta opo requer um programa de software de franquia instalado no computador.

Mais itens: utilize esta opo para inserir campos de impresso em srie individuais. Quando clica em Mais itens, a caixa de dilogo Inserir campo de impresso em srie apresentada. Nota: certifique-se de que o cursor se encontra onde pretende inserir as informaes da origem de dados antes de clicar em Mais itens. Na caixa de dilogo Inserir campo de impresso em srie, clique no campo de impresso em srie que pretende utilizar e, em seguida, clique em Inserir. Nota: pode inserir todos os campos e, em seguida, retroceder e adicionar espaos ou pontuao. Como alternativa, poder inserir um campo de cada vez, fechar a caixa de dilogo Inserir campo de impresso em srie, adicionar quaisquer espaos ou pontuao que pretenda e, em seguida, repetir este passo para cada campo de impresso em srie adicional que pretenda inserir. Tambm pode formatar (a negrito ou em itlico) os campos de impresso em srie, como texto normal. Quando terminar a edio do documento principal, clique em Guardar ou Guardar como no menu Ficheiro. Nota: no Word 2007, clique no Boto do Office e clique em Guardar ou Guardar Como. Atribua um nome ao ficheiro e clique em Guardar. Para avanar para o passo seguinte, clique em Seguinte: Pr-visualizar as cartas.

19.

Pr-visualizar as cartas
Este passo permite pr-visualizar os dados intercalados, uma carta de cada vez. Tambm pode efectuar alteraes lista de destinatrios ou personalizar cartas individuais. Para avanar para o passo seguinte, clique em Seguinte: Concluir a intercalao.

Concluir a intercalao
Este passo intercala as informaes de varivel com a carta de formulrio. Pode utilizar uma das seguintes opes para visualizar o resultado da impresso em srie: 20. Imprimir: seleccione esta opo para enviar o documento intercalado directamente para a impressora. No possvel visualizar o documento no ecr. Quando clica em Imprimir, apresentada a caixa de dilogo Enviar a impresso em srie para a impressora. Na caixa de dilogo Enviar a impresso em srie para a impressora, pode escolher os registos a intercalar. Quando clica em OK, apresentada a caixa de dilogo Imprimir. Clique em Imprimir para imprimir o documento de impresso em srie. 21. Editar cartas individuais: seleccione esta opo para visualizar o documento intercalado no ecr. Quando clica em Editar cartas 4

individuais, a caixa de dilogo Enviar impresso em srie para novo documento apresentada. Na caixa de dilogo Enviar impresso em srie para novo documento, pode escolher os registos a intercalar. Quando clica em OK, os documentos so intercalados num novo documento do Word. Para imprimir o ficheiro, no menu Ficheiro, clique em Imprimir. Nota: no Word 2007, clique no Boto do Office e clique em Imprimir.

Recursos adicionais
Para resoluo de problemas, consulte os recursos de suporte da impresso em srie do Word. Para o fazer, visite o seguinte Web site da Microsoft: http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge

Glossrio
Lista de endereos: uma lista de endereos um ficheiro que contm os dados que diferem em cada cpia de um documento intercalado. Por exemplo, uma origem de dados pode incluir o nome e endereo de cada destinatrio de uma carta de formulrio. Texto automtico: informaes genricas repetidas em cada carta de formulrio, etiqueta de endereo, envelope ou directrio (catlogo). Campo de dados: uma categoria de informaes existente numa origem de dados. Um campo de dados corresponde a uma coluna de informaes na origem de dados. O nome de cada campo de dados listado na primeira linha (linha de cabealho) da origem de dados. "Cdigo postal" e "Apelido" so exemplos de nomes de campos de dados. Registo de dados: um conjunto completo de informaes relacionadas existente numa origem de dados. Um registo de dados corresponde a uma linha de informaes na origem de dados. Todas as informaes sobre um cliente existentes numa lista de correio de clientes um exemplo de um registo de dados. Ficheiro delimitado: um ficheiro de texto com campos de dados separados (ou delimitados) por caracteres de tabulao ou vrgulas e registos de dados delimitados por marcas de pargrafo. Linha de cabealho: a primeira linha (ou registo) de uma origem de dados de impresso em srie. A linha de cabealho contm os nomes dos campos das categorias de informaes existentes na origem de dados; por exemplo, "Nome" e "Localidade". A linha de cabealho tambm pode ser armazenada num documento separado designado por origem do cabealho.

Documento principal: numa operao de impresso em srie, o documento que contm o texto e os grficos que permanecem iguais para todas as verses do documento intercalado; por exemplo, o remetente e corpo de uma carta de formulrio. Campo de impresso em srie: um marcador de posio que o utilizador insere no documento principal. Os campos de impresso em srie indicam ao Microsoft Word onde inserir informaes especficas da origem de dados. Por exemplo, insira o campo de impresso em srie "Localidade" para que o Word insira o nome da localidade, como "Lisboa", armazenado no campo de dados "Localidade". Documento intercalado: o documento criado atravs da intercalao de dados da origem de dados no documento principal.