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Departamento de Tecnologia da Informao Diviso de Relacionamento e Gesto do Conhecimento

Trabalhando com Mala Direta e Etiquetas de Endereamento no BrOffice/LibreOffice


Criao de Etiquetas passo a passo
1) Primeiramente, necessrio certificar-se de estar com a verso 3.3.2 (ou posterior) do BrOffice/LibreOffice instalada. Para isso, acesse Ajuda Sobre o BrOffice. 2) Agora, precisamos ter uma base de dados para fazer as etiquetas. H uma base de exemplo na rede, na pasta \\paleno\modelos ou no mapeamento O:\ . Vamos, ento, copiar a pasta maladireta que est nesse diretrio, para o Desktop. 3) A planilha est com as frmulas de CEPNET e cdigo de triagem dos correios configurados apenas na primeira clula da coluna de cada um desses campos. Vamos, ento, configurar essas frmulas para toda a coluna. Se a planilha tem poucas linhas, isso fcil de fazer apenas estendendo a clula, da seguinte forma: Na figura, a primeira clula do campo CEPNET contm a frmula para calcular o CEPNET (um pedao dela encontra-se na linha acima da tabela na figura). Quando selecionamos a clula, um pequeno quadrado preto aparece no canto inferior direito do retngulo de seleo (preto). Clicando nesse pequeno quadrado e segurando o boto do mouse, basta arrastar para baixo at a clula desejada (uma seleo em vermelho comea a aparecer na tela, envolvendo a rea selecionada at o momento). A frmula, ento, ser estendida at essa clula.

No caso de planilhas maiores, com 30 mil linhas, por exemplo, utilizar seleo de clulas com extenso pode ser um problema. Seria gasto muito tempo apenas selecionando a rea desejada. Ento, essa extenso de frmula tem que ser feita de um jeito diferente. Primeiramente, selecionar a clula que contm a frmula, no caso, a primeira, segurar ctrl e apertar a tecla C, para copiar a clula. Isso no copiar exatamente a clula, mas sim a sua frmula em definio. Agora, precisamos aplic-la a todas as clulas da coluna. O modo mais fcil selecionar qualquer clula de uma coluna prxima que esteja completa (vide figura), segurar o boto ctrl, e apertar o boto (seta para baixo) no teclado. O marcador ser colocado na ltima clula da coluna. Assim, voc descobrir quantas linhas possui a sua base de dados. No caso da base de dados de exemplo, a ltima linha a 245.

De posse desse dado e lembrando que a coluna que contm o CEPNET a coluna M, definiremos uma seleo na caixa de texto indicada pela seta preta na figura ao lado. A forma de definir uma seleo indicando um intervalo. No BrOffice Calc, ela montada assim: <coluna><linha>:<coluna><linha>. Ento, como queremos selecionar as clulas desde a linha 3 at a linha 245 da coluna M, essa seleo fica M3:M245, como mostra a figura. Escrito isso, aperte Enter no teclado. Voc notar que a rea requisitada foi selecionada. Agora basta segurar ctrl e apertar a tecla V no teclado para colar a frmula que foi copiada anteriormente. Pronto. Agora s repetir esses passos para a coluna do cdigo de triagem dos correios, que, na planilha, COD CENTRALIZADOR.

Ajustada a planilha, clique em Arquivo Salvar, para salvar as alteraes. NO PROSSIGA SEM SALVAR A PLANILHA !! 4) Agora necessrio configurar a planilha como fonte de dados para gerar as etiquetas no BrOffice/LibreOffice. Para isso, certifique-se de que as alteraes realmente foram salvas, pois, se no foram, a base de dados configurada vai ser a antiga, que est sem as modificaes importantes que foram feitas. Para tal, utilizaremos o Assistente de Fonte de dados de endereo. Voc pode acess-lo em Arquivo Assistentes Fontes de dados de endereo. Voc tambm pode fazer isso da prpria planilha ou do arquivo no qual se quer gerar as etiquetas, pois os dados configurados passam a ser uma fonte de dados para todo pacote BrOffice/LibreOffice. No primeiro passo, voc deve selecionar a ltima opo, que Outra fonte de dados externa e clicar em Prximo >>.

No segundo passo, voc dever configurar o tipo de fonte de dados que ser utilizada. Para isso, clique no boto Configuraes.

No campo Tipo de banco de dados:, voc dever selecionar a opo Planilha, e clicar em Prximo >>.

Agora, voc deve clicar em procurar, para indicar o caminho da planilha de dados que ser utilizada. Aps indic-lo, voc pode clicar em Testar conexo, para verificar se a referncia est correta. Feito isso, clique em Concluir. No terceiro passo, voc deve selecionar a planilha principal do arquivo de base. Lembre-se que o arquivo de base contm 2 planilhas, uma dos contatos e outra dos cdigos de triagem dos correios, os quais so consultados para montar o cdigo centralizador. Feito isso, clique em Prximo >>.

No quarto passo no ser feita atribuio de campos para dados de endereo padro do BrOffice. Utilizaremos os prprios campos da planilha para fazer as etiquetas. Apenas clique em Prximo >>.

No quinto passo, ser criado um arquivo novo, que vai ser o banco de dados representante da planilha de dados que vamos utilizar. O assistente sugere um local para guardar esse arquivo. Como queremos centralizar tudo na pasta maladireta que est no Desktop, clique em procurar e indique o caminho. Aps, marque a caixa Disponibilizar este catlogo de endereos para todos os mdulos no BrOffice. e clique em Concluir para finalizar. Agora voc tem a base de dados configurada, e pronta para ser encontrada pelo BrOffice na hora de gerar as etiquetas. 5) a hora de gerar o modelo de impresso de etiquetas, utilizando os campos da base de dados. Para isso, v em Arquivo Novo Etiquetas.

No campo Banco de dados, selecione a base de dados que foi configurada nos passos anteriores, que Endereos. Aps, no campo Tabela, selecione a planilha principal dessa base, que a Planilha1. No se esquea de selecionar, no campo Fabricante, o item Avery A4, e no campo Tipo, o item L7162 Address, que o tipo de etiquetas padro fornecida pela Assembleia Legislativa. Marque, tambm, a opo Folha avulsa, no campo Formato. A partir da, voc j pode comear a definir a estrutura da Etiqueta, que feita no campo de texto com o ttulo de Texto da etiqueta. Nesse campo, alm de adicionar as referncias dos campos da base de dados, voc ainda pode adicionar smbolos, espaos, palavras, etc., a fim de organizar os dados na etiqueta. Por exemplo, colocar ttulo para os dados (Ex: CEP: <numero>), vrgula entre os nmeros dos endereos, etc. Para adicionar a referncia aos campos da tabela, clique no campo Campo do banco de dados, selecione o campo desejado, e clique na seta preta, dirigida para a esquerda. Isso vai fazer a referncia ser adicionada ao texto da etiqueta. Por exemplo, para citar o campo Estado, a referncia fica deste modo: <Endereos.Planilha1.0.Estado>. Um exemplo de texto para etiqueta : <Endereos.Planilha1.0.Tratamento>. <Endereos.Planilha1.0.Primeiro nome> <Endereos.Planilha1.0.Segundo nome> <Endereos.Planilha1.0.Sobrenome> <Endereos.Planilha1.0.Endereco>, <Endereos.Planilha1.0.Numero/Lote>/<Endereos.Planilha1.0.Complemento> <Endereos.Planilha1.0.Bairro> - <Endereos.Planilha1.0.Cidade> <Endereos.Planilha1.0.Estado> CEP: <Endereos.Planilha1.0.CEP> Observao Importante: s h quebra de linha no exemplo acima aps Sobrenome, aps Complemento e aps Estado. O editor de texto da etiqueta no possui limite de tamanho de linha, j este documento possui. Isso vai gerar a seguinte etiqueta, para um usurio de exemplo Joo Alves Lima, residente na Rua de Exemplo, no bairro Bairro Exemplo, CEP 99999-999, em Porto alegre, RS: Sr Joo Alves Lima Rua de Exemplo, 1000/204 Bairro Exemplo Porto Alegre RS CEP: 99999-999 Definida a estrutura textual da etiqueta, clique em Novo Documento. Voc acaba de gerar o documento modelo das suas etiquetas. a partir dele que voc vai imprimir/mesclar as etiquetas de seus contatos. 6) O modelo de etiquetas est pronto. Entretanto, os campos esto configurados para uma fonte comum do editor de texto, por exemplo Times New Roman ou Arial. Voc pode manter essa fonte para os campos, exceto para o campo CEPNET. Esse campo precisa estar formatado com a fonte ECTpostnet. Observe a imagem a seguir.

Se o seu LibreOffice mostra um boto Sincronizar etiquetas (provavelmente isso v acontecer para os usurios de Windows 7), basta marcar o campo CEPNET da primeira etiqueta, trocar a fonte para ECTpostnet e apertar o boto Sincronizar etiquetas. A ao ser replicada para as demais etiquetas. Se o seu LibreOffice no se comporta da forma acima, o procedimento diferente. Sendo assim, segure a tecla ctrl do teclado v marcando todos os campos <CEPNET> da pgina. Voc no precisa segurar ctrl durante toda essa fase, apenas certifique-se de segurar toda hora que for de fato MARCAR alguma coisa. Por que isso? Porque provavelmente voc ter que descer a pgina para marcar os campos que esto mais abaixo, e se for usar o Scroll (a rodinha do mouse) com a tecla ctrl pressionada, voc acabar executando um comando de Zoom Out, que vai distanciar o texto, tornando-o pequeno e de difcil leitura. Voc no ter esse problema se utilizar a barra de rolagem lateral da pgina. Com tudo j marcado, v no campo de fonte do editor de texto e selecione a fonte ECTpostnet, como mostra a figura abaixo.

Se voc no conseguir fazer isso selecionando todos os campos ao mesmo tempo, voc pode marcar um deles, alterar a fonte, marcar outro, alterar a fonte, e assim por diante. Apenas vai ser mais demorado. Com essa definio de fonte, os campos <CEPNET> ficaro invisveis, mas esse o resultado esperado. Concluda essa operao, v em Arquivo Salvar como, e salve o seu modelo de etiquetas na pasta central do exemplo (maladireta) com o nome que desejar. Agora voc j tem o seu modelo de etiquetas, e j pode utiliz-lo para gerar as suas etiquetas para todos os contatos da base de dados. 7) a hora de gerar o arquivo com as etiquetas, que sero, finalmente, impressas. Com o seu modelo de etiquetas aberto, v em Arquivo Imprimir. Uma mensagem aparecer na sua tela:

Voc dever selecionar a opo Sim, caso contrrio, o arquivo impresso ser o modelo, e no as etiquetas reais. Ao clicar Sim, uma janela abrir. Nela voc vai ter que selecionar algumas opes e fazer algumas operaes para poder gerar suas etiquetas da forma correta.

As primeiras opes que voc dever selecionar sero Arquivo, na parte Sada, e Salvar como documento nico, na parte Salvar o documento mesclado. A sada Arquivo significa que voc vai imprimir em um arquivo primeiro, o que funciona como um salvar, a fim de verificar se as etiquetas esto corretas, e j guardar o arquivo de etiquetas no caso de querer imprimir novamente. Depois, a partir desse arquivo, voc vai mandar imprimir na impressora de fato, e quantas vezes quiser. Se voc decidir imprimir na impressora direto, toda vez que quiser imprimir novamente essas etiquetas, voc ter que trabalhar nessa tela e configurar os intervalos de pginas, se no quiser imprimir todas as etiquetas.

Agora, voc ter que configurar os filtros de ordenao. Mesmo podendo ordenar os contatos por qualquer um dos campos da sua base de dados, interessante configur-los para ordenar os contatos pelo cdigo de triagem dos correios, visando a triagem posterior. Para fazer a classificao, clique no boto indicado abaixo pelo quadrado vermelho.

Ao clicar, uma janela de Ordem de classificao abrir. Nessa janela, voc dever selecionar, no primeiro campo da parte Nome do Campo o campo COD CENTRALIZADOR, que vem da base de dados. No campo ao lado, voc deve selecionar ordem crescente (ou decrescente, dependendo da sua necessidade). Aps, clique em Ok.

Aps isso, seus contatos j esto ordenados pelo cdigo de triagem dos correios. Se voc selecionou o campo errado para ordenar, ou quer mudar o campo base de ordenao, basta clicar no boto indicado pelo quadrado vermelho na figura ao lado. Isso vai desfazer todas as classificaes e filtros estabelecidos, e far com que os contatos voltem para a ordem original de importao. Assim, voc poder classificar novamente, com o campo certo, ou at deixar como est, sem ordenao. Feito tudo isso, clique em Ok. Uma janela para salvar o arquivo de etiquetas vai abrir. Salve o arquivo com o nome que desejar na pasta central do exemplo (maladireta) que est no seu Desktop. Agora abra o arquivo. Verifique se a seguinte caixa de dilogo abrir (provavelmente isso v acontecer para os usurios de Windows 7):

Se ela abrir, voc deve clicar em No. Pronto! Agora basta verificar se est tudo correto e imprimir na folha de etiquetas. Caso algo no esteja como voc deseja, refaa os passos desde o momento da caracterstica que no lhe convm. Por exemplo, se voc no gostou da disposio dos textos das etiquetas, voc dever recomear pelo passo 5, ou, se no gostou da ordenao feita, voc dever recomear pelo passo 7.