2013

Novembro

NDICE INTRODUO ............................................................................................................................. 3 MODELOS ................................................................................................................................... 3 Criar Modelos .............................................................................................................................. 4 MODELO NORMAL ....................................................................................................................... 5 Alterar o modelo Normal.dotm ..................................................................................................... 6 IMPRESSO EM SRIE MAILINGS .............................................................................................. 6 Cartas e mensagens de correio electrnico ................................................................................... 7 Etiquetas e Envelopes .................................................................................................................. 8 FORMULRIOS ............................................................................................................................ 9 Criar formulrios ......................................................................................................................... 9 MACROS ................................................................................................................................... 12 Criar macros ............................................................................................................................. 13 Executar uma macro.................................................................................................................. 15

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INTRODUO
Automatizar tarefas de edio e elaborao de documentos no Word, torna-se uma ferramenta essencial nos dias de hoje. O processador de texto Microsoft Word permite criar atraentes documentos, tais como cartas, faxes, relatrios e incluir grficos, organigramas, tabelas e imagens com um elevado grau de facilidade e rapidez. O processador de texto permite tambm a criao de mailings, formulrios, o Word a soluo ideal para redigir todos os tipos de documentos.

MODELOS
Imagine que utiliza um determinado documento vezes sem fim para enviar cartas de candidatura a empregos. O contedo bsico o mesmo, mas alguns detalhes mudam, tais como os dados da empresa, data, a data da publicao o jornal, entre outros. O mtodo que costuma utilizar abrir o documento, alterar as partes desactualizadas e, em seguida, guardar o documento com um nome novo. O que acontece que est a utilizar o documento original como um modelo, apesar de nunca o ter transformado num. Porque que no o faz? Transformando o documento num modelo, ter um formulrio mestre inicial e no ter de apagar contedo desactualizado quando estiver a preparar uma factura nova. Poder ainda aperfeioar o modelo com tudo aquilo que pretende que esteja sempre presente no documento, incluindo marcadores de posio do texto que facilitam a introduo de texto novo. Em seguida, utilize sempre esse ficheiro de modelo como base para todos os novos documentos. Existem mais vantagens. Veja quais so. Em seguida, aprenda a guardar um ficheiro como modelo e como localiz-lo, utiliz-lo e edit-lo. Parte do processo de criao de um modelo envolve manter ou criar apenas as informaes necessrias. Este o contedo que pretende que esteja includo em cada documento novo baseado no modelo. Grande parte do contedo que colocar no modelo depender das suas preferncias pessoais e da prpria especificidade do contedo. Em primeiro lugar, abra um documento em branco, em seguida apresentamos algumas aces tpicas que poder pretender efectuar em seguida: 1. Manter o contedo que dever permanecer inalterado durante algum tempo por exemplo, o nosso Nome, Morada, Contacto e E-mail. (Ser fcil actualizar estes itens no modelo quando for necessrio.) 2. Inserir um comando Data e Hora para a rea da data. Isto ir colocar automaticamente a data actual num documento novo.

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3. Manter reas de marcador de posio de texto para informaes que sero alteradas em cada carta de apresentao, tais como o nome e o endereo da empresa.

Criar Modelos
Antes de elaborar um documento, utilize como ponto de partida um dos modelos existentes. O Word fornece uma vasta gama de modelos. Ir encontrar modelos que vo desde cartas e currculos a calendrios e brochuras, concebidos para lhe poupar tempo. Leve os modelos ainda mais longe e transforme um documento existente num modelo adaptado exactamente s suas necessidades. Isto tambm poder poupar-lhe tempo. Para utilizar os modelos existentes do Word: 1. Aceda ao boto do Office e clique em Novo de seguida aparece a seguinte caixa:

2. Escolha a categoria do modelo por exemplo Folhetos:

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3. Clicar em Transferir e o modelo ser disponibilizado no ecr:

4. Para finalizar deve personalizar o modelo, ou seja, deve alterar os campos com a informao desejada.

MODELO NORMAL
O modelo Normal cuja a extenso .dotm abre sempre que iniciar o Microsoft Office Word 2007 e inclui estilos e personalizaes predefinidos que determinam o aspecto bsico de um documento.

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Alterar o modelo Normal.dotm

Quaisquer alteraes que efectuar ao Normal.dotm sero aplicadas aos documentos que criar no futuro. Para alterar o documento normal efectue os seguintes passos: 1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Clique em Modelos e, em seguida, faa duplo clique no ficheiro Normal.dotm para o abrir. No Microsoft Windows XP ou Microsoft Windows Server 2003:

Para ter a certeza de que est a trabalhar no ficheiro predefinido, verifique se Normal.dotm aparece na barra de ttulo do Word. Efectue quaisquer alteraes pretendidas como tipos de letra, margens, espaamento e outras definies. Pode utilizar os mesmos comandos e funcionalidades utilizados para alterar um documento mas no se esquea de que quaisquer alteraes que faa a Normal.dotm sero aplicadas a documentos que criar no futuro. Quando tiver terminado, clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar.

Nota: Se Normal.dotm receber outro nome, for danificado ou movido, o Word cria automaticamente uma nova verso (que utiliza as predefinies originais) da vez seguinte que iniciar o Word. A nova verso no incluir quaisquer das personalizaes efectuadas na verso que foi movida ou cujo nome foi alterado.

IMPRESSO EM SRIE MAILINGS

Atravs da funcionalidade mailings, poder proceder impresso de uma srie de cartas, envelopes, e-mails e etiquetas para diversos clientes de uma s vez. Para utilizar esta funcionalidade, efectue os passos seguintes: A criao de cada carta, mensagem de correio electrnico ou envelope individualmente iria demorar horas. neste ponto que a impresso em srie intervm. Utilizando a impresso em srie, tudo o que se tem que fazer criar um documento que contm as informaes iguais em cada cpia e adicionar alguns marcadores de posio para as informaes que so exclusivas de cada cpia. O Word trata do resto.

Para criar qualquer documento atravs da impresso em srie, pode optar pelo Assistente de Impresso em srie passo a passo Desta forma o Word ajuda a criar a impresso em srie passo a passo.

Para criar um documento de impresso em srie sejam cartas, envelopes, ou outros o procedimento semelhante. Assim deve seguir os seguintes passos:

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Cartas e mensagens de correio electrnico

1. Aceder ao separador Mailings:

2. Clicar em Iniciar Impresso em Srie e escolher o tipo de documento que se pretende criar (cartas e mensagens de correio electrnico); 3. Criar o documento, ou seja, criar a carta ou a mensagem de correio electrnico. 4. Seleccionar destinatrios (usar uma lista j existente ou criar uma lista nova(exemplo)):

Para que a lista tenha uns determinados campos, por exemplo Nome e Morada, devemos pressionar a opo personalizar colunas:

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E nesta caixa deve-se adiconar, eliminar ou mudar o nome consoante a informao pretendida na lista de endereos, no exemplo Nome e Morada apenas. 5 Inserir campos de impresso em srie;

6. Pr-visualizar o documento; 7. Concluir a impresso em srie (imprimir, ou criar os vrios documentos para posterior impresso).

Etiquetas e Envelopes
1. Clicar em Iniciar Impresso em Srie e escolher etiquetas ou envelope. 2. Definir as medidas da etiqueta ou do envelope; 3. Definir a lista de destinatrios; 4. Definir os campos de impresso em srie;
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5. Criar o documento (cartas, mensagens de correio electrnico, ) 4. Actualizar as etiquetas (para copiar o esquema da 1 para as restantes, esta opo s utilizada nas eqtiquetas); 5. Pr-visualizar as etiquetas (facultativo) e finalizar a impresso em srie.

FORMULRIOS
Certamente j sentiu a necessidade de elaborar um determinado documento e distribui-lo para que, posteriormente, seja apenas alterado/preenchido em determinadas partes. Falamos ento de formulrios digitais. Exemplos de formulrios podem ser inscries para o ginsio, inscrio em cursos, formulrios de adeso para o carto de scio do seu clube, etc. Este tipo de documento digital pode ser facilmente realizado no MS Word e posteriormente ser preenchido tambm de forma digital.

Criar formulrios
Para isso basta abrir o Microsoft Word (2007) e seguir os seguintes passos:

1. Aceder ao boto do Office

2. Clicar em Opes do Word e verificar se a opo Mostrar separador Programador no Friso est definida. Caso no esteja active este opo, se estiver activada no necessita de realizar qualquer alterao.

De seguida ser visualizado o separador Programador:

3. A partir de agora j podemos criar os vrios campos do formulrio (campos de texto, caixa de verificao, caixa de combinao) atravs do boto Ferramentas Legadas.

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Cada controlo inserido tem as suas propriedades. Podemos por exemplo definir que s devem ser aceites nmeros, ou s letras, qual o nmero mximo de caracteres a introduzir, etc:

No exemplo seguinte vamos criar uma pr-inscrio em cursos de formao profissional: - Criar os seguintes campos de texto - Nome (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto Primeira letra maiscula); - Morada (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto Primeira letra maiscula); - Cdigo Postal (2 campos de texto (um para o cdigo e outro para a caixa postal, separados por um hfene), altere as propriedades para o tipo Nmero, Comprimento mximo 4 para o cdigo e 3 para a caixa postal); - Contacto (campo de texto, altere as propriedades para o tipo Nmero, comprimento 9 nmeros. - E-mail (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto Minscula); - Habilitaes (caixa de combinao com as seguintes opes: 4. ano, 6. ano, 9. ano, 12. ano);
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- Situao Profissional (caixa de combinao com as seguintes opes: Empregados, Desempregados, Estudante, Reformado); - Horrio (caixa de combinao com as seguintes opes: Laboral, Ps-laboral, Sbado); - Cursos de Formao: INFORMTICA BSICA, INFORMTICA AVANADA, INFORMTICA ESPECIALISTA, MARKETING E PUBLICIDADE, GESTO DO TEMPO, ORGANIZAO DE EVENTOS, ELECTRICIDADE, PRIMEIROS SOCORROS, GERIATRIA. O formulrio deve ter o seguinte aspecto:

O prximo passo proteger o formulrio de forma a que no sejam alteradas formataes e que o utilizador final apenas possa preencher os campos disponibilizados:

Aps escolher Restringir Formatao e Edio, ir aparecer do lado esquerdo um painel onde poderemos escolher quais as opes de proteco para o nosso documento.

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Se a opo Sim, impor proteco se encontrar desactivada, deve alterar esse estado clicando em Modo de Estrutura. Clicar Depois de clicamos em Sim, impor proteco, que agora j se encontra disponvel. O sistema ir solicitar a introduo de uma password para proteger o documento.

Aps proteger o seu documento, basta gravar e publicar para que o mesmo possa ser preenchido.

MACROS
No Microsoft Office Word 2007, podemos automatizar tarefas utilizadas com frequncia atravs da criao de macros. Uma macro uma srie de comandos e instrues agrupadas como um nico comando para realizar automaticamente uma tarefa. As utilizaes tpicas das macros so: - Aumentar a velocidade da formatao e edio de rotina - Combinar mltiplos comandos: por exemplo, inserir uma tabela com um tamanho e limites especficos e com um nmero especfico de linhas e colunas - Tornar uma opo de uma caixa de dilogo mais acessvel - Automatizar uma srie de tarefas complexas Pode utilizar a gravao de macro para gravar uma sequncia de aces ou pode criar uma macro de raiz, introduzindo o cdigo Visual Basic for Applications no Visual Basic Editor. Nota: Para trabalhar com macros no Office Word 2007, necessrio mostrar o separador Programador.

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Mostrar o separador Programador 1. Clique no Boto do Microsoft Office 2. Clique em Popular. 3. Em Opes principais para trabalhar com o Word, seleccione a caixa de verificao Mostrar separador Programador no Friso. e, em seguida, clique em Opes do Word.

Criar macros
1. No separador Programador, no grupo Cdigo, clique em Gravar Macro:

2. Na caixa Nome da macro, escreva um nome para a macro.

Nota Se atribuir a uma nova macro o mesmo nome de uma macro incorporada no Office Word 2007, as aces da nova macro iro substituir a macro incorporada. Para ver uma lista de macros incorporadas, no separador Programador, no grupo Cdigo, clique em Macros. Na lista Macros em, clique em Comandos do Word.

3. Na caixa Guardar macro em, clique no modelo ou documento em que pretende guardar a macro. 4. Na caixa Descrio, escreva a descrio da macro. 5. Efectue um dos seguintes procedimentos:

6. Para iniciar a gravao da macro sem atribuir a macro a um boto na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ou a uma tecla de atalho, clique em OK.

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7. Para atribuir a macro Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, efectue o seguinte procedimento: 8. Clique em Boto. 9. Em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, seleccione o documento (ou todos os documentos) para o qual pretende adicionar a macro Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. 10. Em Escolher comandos de, clique na macro que est a gravar e, em seguida, clique em Adicionar. 11. Clique em OK para iniciar a gravao da macro. 12. Para atribuir a macro a um atalho de teclado, efectue o seguinte procedimento: 13. Clique em Teclado.

14. Na caixa Comandos, clique na macro que est a gravar. 15. Na caixa Nova tecla de atalho, escreva a sequncia de teclas que pretende e, em seguida, clique em Atribuir. 16. Clique em Fechar para iniciar a gravao da macro. 17. Execute as aces que pretende incluir na macro. Nota: Quando grava uma macro, pode utilizar o rato para clicar em comandos e opes, mas no para seleccionar o texto. Tem de utilizar o teclado para seleccionar texto. 18. Para parar de gravar as aces, clique em Terminar a Gravao no grupo Cdigo:

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Executar uma macro

Pode-se executar a macro utilizando o boto criado na barra de ferramentas de acesso rpido ou clicar em macros no separador no Programador e depois seleccionar a macro pretendida e clicar em Executar:

Bibliografia/Net grafia

URL: http://office.microsoft.com/pt-pt/ Sousa, Srgio e Maria Jos. Microsoft Office 2007 Para todos ns. FCA, 2007.

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