Breve Histrico PRINCE2

PRINCE (PRoject IN Controlled Enviroments) um mtodo estruturado para gerenciamento de projetos que foi estabelecido em 1989 pelo CCTA (The Central Computer and Telecommunications Agency) atualmente (The Office of Government Commerce). O PRINCE foi desenvolvido a partir do PROMPTII que tambm um mtodo estruturado para gerenciamento de projetos e que foi criado em 1975 pela Simpact Systems Ltd. Em 1979 o CCTA adotou o PROMPTII como padro para o gerenciamento de todos os projetos de sistema de informao do governo britnico. Em 1989 o PRINCE substituiu o PROMPTII nos projetos governamentais. O CCTA continuou o desenvolvimento do mtodo e em 1996 o PRINCE2 foi lanado em resposta s solicitaes de melhorias dos usurios. O PRINCE2 foi lanado no apenas como um mtodo para gerenciamento de projetos de sistema de informao, mas para o gerenciamento de qualquer tipo de projeto. PRINCE2 baseado nas diversas experincias de gerente de projetos, times de projetos, profissionais envolvidos em projetos atravs de seus erros, acertos, omisses dentre outras aes. PRINCE2 um padro utilizado extensivamente pelo governo britnico e amplamente reconhecido e utilizado no setor privado em todo o mundo.

As certificaes PMP e PRINCE2

A primeira pergunta sobre certificao, mencionada no post nmero 1 da srie PRINCE2 sem mistrio, foi: A certificao PMP mais difcil de ser obtida do que a certificao PRINCE2? Confesso que aps fazer o meu exame para a certificao PMP, em Setembro de 2005, tive a convico de que dificilmente me depararia novamente com uma prova de certificao to complexa e cansativa. Na ocasio, a prova era composta de 200 questes que tinham que ser respondidas dentro de um tempo de 04 horas. Atualmente, a prova de certificao PMP est estruturada com 200 questes, sendo que 25 destas questes so experimentais e no contam ponto para o resultado final. Porm, voc no sabe quais destas 25 questes no valem ponto. A durao da prova continua sendo 04 horas mas, para ser aprovado, preciso acertar pelo menos 106 questes das 175 questes restantes, ou seja, 61% da prova. A certificao PRINCE2 dividida em dois nveis. O primeiro nvel desta certificao PRINCE2 Foundation e o segundo nvel PRINCE2 Practitioner. O novo formato da prova para certificao PRINCE2 Foundation composta de 75 questes, sendo que 05 delas no pontuam, que precisam ser respondidas em at 01 hora. Para ser aprovado preciso acertar no mnimo 35 questes, ou seja, 50%. A prova de certificao PRINCE2 Practitioner composta de 09 perguntas, com cenrios relacionados, que contm 12 questes. Multiplicando 09 perguntas por 12 questes, tem-se um total de 108 questes que precisam ser respondidas em at 2,5 horas. Para obter aprovao, preciso acertar 60 questes, ou seja, 55%. A prova para a certificao PRINCE2 Practitioner Open-Book, ou seja, pode ser consultado o manual oficial do PRINCE2. No pensem que a possibilidade de poder abrir o livro uma colher-de-ch. Mas, voltando a pergunta, qual destas certificaes a mais difcil? Minha experincia na realizao da prova para certificao PRINCE2 Practitioner foi em Dezembro de 2008. Confesso que ao finalizar a prova, percebi que estava enganado ao pensar que seria muito difcil me deparar com um exame de certificao mais cansativo que o PMP. Em 2008, a prova para obteno da certificao PRINCE2 Practitioner era estruturada em 09 perguntas, com cenrios relacionados, que continham

40 questes. Multiplicando 09 perguntas por 40 questes, tinham-se 360 questes para serem respondidas em at 03 horas. Para obter aprovao, era preciso acertar 198 questes, ou seja, 55%. Para ajud-los a entender qual delas, na minha opinio, a mais cansativa, segue uma pequena comparao das minhas duas experincias na realizao destas provas.

Certificao PMP 200 questes em 04 horas (1,2 minutos para cada questo) Certificao PRINCE2 Practitioner 360 questes em 03 horas (0,5 minutos para cada questo)

Pode-se perceber que pela quantidade de questes e pelo tempo disponvel para responde-las, a prova de certificao PRINCE2 , sem dvida, muito mais estressante que a prova de certificao PMP. Agora, qual delas a mais dfcil eu no tenho como responder por voc. Posso dizer apenas que eu estava muito bem preparado para fazer as duas provas. Para voc que tem interesse em obter uma ou ambas certificaes, segue um conselho: estude muito e esteja bem preparado, caso contrrio qualquer uma destas provas poder ser um pesadelo para voc. A segunda pergunta foi: Qual destas certificaes devo tirar primeiro? Na minha opinio, no existe uma regra para definir a ordem pela qual voc deve tirar a certificao. Acredito que voc deve analisar o que voc pretende, quais so seus objetivos. Se voc j um profissional experiente em gerenciamento de projetos e ainda no tem uma certificao, sugiro que faa a certificao PMP. Se voc est iniciando na rea de gerenciamento de projetos e ainda no tem as horas de experincia requeridas para poder se submeter ao exame de certificao PMP, sugiro que faa um planejamento para tirar a certificao PRINCE2 Practitioner, pois o nico requisito para esta certificao ser certificado PRINCE2 Foundation. Ao trabalhar com PRINCE2, voc estar adquirindo experincia, que pode ser somada a outras, que o ajudar a alcanar as horas requeridas para a certificao PMP. A terceira e ltima pergunta foi: Vale a pena ter as duas certificaes? Certamente que sim. Como visto no post Qual melhor, PRINCE2 ou PMBOK Guide? ambas abordagens, apesar de suas diferenas, no so concorrentes e sim complementares. Segue outras informaes sobre estas certificaes: Custo das Certificaes

PRINCE2 Foundation 205.00 PRINCE2 Practitioner 380.00

PMP US$ 555.00 para no associados PMI PMP US$ 405.00 para associados PMI

Validade das Certificaes

PRINCE2 Foundation no tem validade PRINCE2 Practitioner 05 anos

PMP 03 anos

Forma de Renovao das Certificaes

PRINCE2 Practitioner Prova de recertificao Custo 150.00 36 questes para acertar 20

PMP Acumulao de 60 PDUs por ciclo de 03 anos

01 hora de durao

O exame para certificao PRINCE2 Foundation e PRINCE2 Practitioner, at o momento, no esto disponveis no idioma Portugus.

Por que utilizar PRINCE2?

Como visto no post nmero 1 da srie PRINCE2 sem mistrio, PRINCE2 um mtodo para gerenciamento de projetos. Mas, o que um mtodo? Antes de explicar as razes que favorecem o uso do PRINCE2, preciso entender o que um mtodo. Mtodo um padro ou etapa a seguir dentro de um determinado processo, por exemplo. A metodologia, por sua vez, pode-se entender que o estudo dos mtodos. Mas quais as razes para usar o mtodo PRINCE2? As razes so inmeras. Que tal se perguntar: Por que minha organizao est criando ou quer desenvolver uma metodologia para gerenciamento de projetos? Certamente, pensando um pouco, voc chegar a uma resposta parecida como esta: estamos criando uma metodologia de gerenciamento de projetos, com base nas melhores prticas contidas no The PMBOK Guide do PMI, porque estamos gerenciando projetos sem padro, no h uma definio clara de papis e responsabilidades, no h documentao sobre os projetos e, como consequncia, no h gesto do conhecimento empreendido no desenvolvimentos dos projetos, ningum est falando a mesma lngua dentro da empresa e etc. Realmente, estas so algumas das razes que justificam o desenvolvimento de uma metodologia e, principamente, o uso do mtodo PRINCE2. Basicamente, uma organizao decide desenvolver e implementar uma metodologia de gerenciamento de projetos porque pretende acabar ou diminuir com algumas das razes que propiciam falhas dos projetos, tais como:

Ateno indevida para o fator qualidade Planejamento inadequado e pobre definio dos requisitos dos produtos do projeto Pobre e inadequada comunicao com as partes interessadas (stakeholders) do projeto Falta de um adequado monitoramento e controle dos projetos Confuso na definio de papis e responsabilidades Medies insuficientes

sabido que grande parte das empresas que trabalham com gerenciamento de projetos, aqui no Brasil, criam suas metodologias de gerenciamento de projetos conforme as prticas sugeridas no The PMBOK Guide e isto um fato bastante positivo. Porm, apesar de ser fantstico e extremamente til, este guia do PMI no um mtodo de gerenciamento de projetos. Por no ser um mtodo, cada organizao precisa interpretar, desenvolver e implementar o como fazer a partir das prticas sugeridas por este guia ou corpo de conhecimento em gerenciamento de projetos. Porm, o esforo para desenvolver uma metodologia a partir do consenso, integrao ou juno dos diversos pontos de vistas da equipe responsvel pela implementao da metodologia, atravs da interpretao do The

PMBOK Guide, muito grande. Com isto, o investimento financeiro e de prazo de implementao podem ser muito superiores quando comparados a implementao do mtodo PRINCE2. Como visto no post Qual melhor, PRINCE2 ou PMBOK Guide?, publicado no dia 29 de Maro de 2010, o PRINCE2 e o The PMBOK Guide so complementares. Por ser um mtodo, com certo grau de maturidade por ter sido desenvolvido atravs da experincia adquirida em muitos projetos e organizaes, o PRINCE2 pode e certamente vai ajudar a diminuir o esforo de implementao de uma metodologia de gerenciamento de projetos. Ento, por que no implementar uma metodologia de gerenciamento de projetos a partir do mtodo PRINCE2? Implantando o mtodo PRINCE2, sua organizao, no mnimo, ter:

Projetos desenvolvidos desde que tenham um Business Case vlido Alinhamento estratgico dos objetivos do projeto aos objetivos estratgicos de negcio Foco na estratgia do projeto, cumprimento de objetivos e gerao de valor Padronizao de termos e linguagens Utilizao do mtodo de gerenciamento de projetos mais difundido no mundo. Estrutura que possibilita delegao e comunicao eficientes Pontos definidos para reviso e anlise de riscos Gerenciamento por exceo

Alm de ser recomendado pelo PMI e de ser consistente com as normas ISO 9001, o PRINCE2 muito utilizado na Europa chegando a ser lei em algumas regies. O PRINCE2 um bom mtodo de gerenciamento de projetos que certamente ajudar sua organizao a gerenciar projetos atravs de um controlado, gerenciado e visvel conjunto de atividades para atingir os objetivos ao qual o projeto prope alcanar.

Benefcios PRINCE2
No post passado, explicado que as organizaes buscam implementar suas prprias metodologias de gerenciamento de projetos, normalmente de acordo com as prticas do PMBOK Guide, em busca de uma padronizao e que o PRINCE2 um mtodo simples, padro e bem estruturado que pode trazer benefcios para organizao. PRINCE2 um mtodo:

Repetvel e de fcil aprendizado Construdo com base na experincia Assegura que todos os envolvidos saibam quando, onde, como e o qu esperado Fornece mecanismos para alertar precocemente potenciais problemas ao projeto Capaz de suportar eventos repentinos e inesperados Proativo Aplicvel a projetos individuais, interdependentes ou que faa parte de um programa.

Alm destas caracterstica descritas acima, o PRINCE2 prover benefcios para a organizao, para gerentes e diretores de projeto, para o projeto e para quem esteja diretamente envolvido ou que esperam o resultado do projeto, atravs do:

Uso controlado dos recursos Capacidade de proporcionar uma estrutura para gerenciar riscos de forma mais efetiva Uso de uma linguagem comum para todos os envolvidos Reconhecimento formal das responsabilidades de cada envolvido no projeto O que o projeto deve entregar, o porqu, quando e por quem

Alguns benefcios PRINCE2 para a Organizao:

Gerenciamento controlado de mudana em termos de investimento e retorno sobre o investimento Envolvimento ativo de usurios e stakeholders do projeto para assegurar que o produto do projeto esteja de acordo com os requisitos de negcio, funcional e do ambiente Utilizao de uma abordagem que distingue o gerenciamento do projeto do desenvolvimento do produto

Alguns benefcios PRINCE2 para o Projeto:

Um organizado e controlado incio, meio e fim do projeto Revises regulares de progresso Confrontao do progresso com o Plano e Business Case Pontos de deciso flexveis Gerenciamenro automtico sobre qualquer desvio do plano Envolvimento dos stakeholders no momento certo. Cada stakeholder ou grupos de stakeholders tem momentos pr-definidos para serem envolvidos no projeto Bom canal de comunicao entre o time do projeto e o restante da organizao Definio dos critrios de qualidade no incio do projeto e monitoria contnua destes requisitos contra os produtos entregues

Alguns benefcios PRINCE2 para o Gerente de Projeto:

Uso de uma estrutura definida para autoridade, delegao e comunicao Planejamento mais preciso devido diviso do projeto em estgios de gerenciamento Assegura que todos os recursos necessrios estejam comprometidos antes de dar sequncia ao projeto Prover breves relatrios de gesto com uma certa regularidade Mnimo de reunies com gerentes e demais stakeholders mas nos pontos vitais do projeto

Alguns benefcios PRINCE2 para quem est diretamente envolvido no uso dos produtos ou nas entregas do projeto:

Participao de todas as tomadas de deciso no projeto Se desejado, pode ser envolvido no dia-a-dia do projeto Participa na verificao da qualidade ao longo do projeto Assegura que seus requisitos preestabelecidos esto sendo cumpridos

Para a Gerncia Senior do projeto, o PRINCE2 fornece o Gerenciamento por Exceo, ou seja, o Gerente Senior ser envolvido apenas nos casos em que houver um desvio do plano ou uma previso de desvio fora dos nveis de tolerncias estipulados para o Gerente do Projeto. Desta forma, o Gerente Senior salva tempo para atividades mais estratgicas em detrimento de atividades rotineiras do projeto.

Escopo e caracterstica chaves do PRINCE2

PRINCE2 um mtodo com um processo base, porm flexvel, e que pode ser customizado (tailoring) para adequar-se apropriadamente de acordo com as necessidades de cada organizao. direcionado a um Business Case, ou seja, se o projeto no for vivel para a organizao no h razo para prosseguir com o mesmo. Um projeto s deve ser gerenciado dentro do ambiente PRINCE2 se o mesmo tiver um Business Case vlido, ou seja, se o mesmo trar algum benefcio para a organizao. Como visto no post 1, PRINCE2 significa projetos em ambientes controlados. O PRINCE2 requer uma estrutura organizacional bem definida e que primordial para o desenvolvimento de um ambiente controlado para o gerenciamento dos projetos. Porm, esta estrutura no se refere estrutura organizacional da organizao/empresa e sim uma estrutura organizacional para o projeto. Esta estrutura formada por:

Project Board nomeado pela Organizao ou pelo Programa, tem a responsabilidade de dar direo ao projeto. formado por um Usurio Snior, um Executivo e um Fornecedor Snior. No uma democracia. A deciso final sempre do Executivo pois este responsvel pelo negcio. Project Manager tem a responsabilidade de gerenciar o dia-a-dia do projeto. Team Manager (quando aplicvel) nomeado pelo Gerente do Projeto, tem a responsabilidade de gerenciar o time e as entregas do projeto. Project Assurance tem a responsabilidade de fiscalizar o projeto. So os olhos e ouvidos do Project Board. Project Support tem a responsabilidade de suportar o projeto (PMO).

Finalizando as caractersticas chaves descritas acima, o PRINCE2 ainda composto por:

07 Princpios (Business Justification; Learn from Experience; Roles & Responsibilities, Manage by Stages; Manage by Exception; Product Focus; Tailor)

07 Temas (Business Case; Organizao, Qualidade; Planos; Riscos; Mudanas; Progresso) 07 Processos (Starting up a Project; Directing a Project; Initiating a Project; Controlling a Stage; Managing a Stage Boundary; Closing a Project) mais 40 subprocessos 02 Tcnicas (Product Based Planning e Quality Review)

Quanto ao escopo, o PRINCE2 no cobre:

Ferramentas de gerenciamento de projetos MS-Project, Primavera, @Risk, dentre outras. Gerenciamento de pessoas por entender que habilidades, tcnicas, polticas e prticas de administrar comportamentos internos e potencializar o capital humano de responsabilidade da rea de RH da organizao. Tcnicas como CPM (Mtodo do Caminho Crtico), PERT (clculo da mdia ponderada a partir de 03 duraes possveis para uma atividade), Grfico de Gantt, dentre outras. As nicas tcnicas que so encontradas no manual PRINCE2 so: Product Based Planning e Quality Review.

Muito aspectos do gerenciamento de projetos so cobertos atravs de mtodos j existentes e comprovados e ir variar de acordo com o tipo de projeto ou organizao. Apesar do PRINCE2 no cobrir o mencionado nos itens acima, estas so habilidades e conhecimentos que um bom Gerente de Projeto deve ter. Estas habilidades, conhecimentos e tcnicas faz parte da formao de um Gerente de Projeto. O PRINCE2 Cobre:

Gerenciamento do projeto Gerenciamento dos recursos envolvidos nas atividades do projeto Processos para gerenciamento de projetos Definio de papis e responsabilidades

PRINCE2 centrado no projeto e cobre todo o seu ciclo de vida mais a preparao do prprojeto. Nos prximos posts escreverei sobre cada um dos princpios, temas e processos PRINCE2, alm dos nveis de gerenciamento (tolerncia) dos integrantes da estrutura organizacional dos projetos gerenciados atravs desta metodologia.

Os 07 Princpios PRINCE2
Os Prncipios PRINCE2 definem o que fazer em um projeto dentro do ambiente PRINCE2 alm de fornecer orientaes e obrigaes para a aplicao das boas prticas do mtodo nos projetos. Como visto no Post 05, os 07 Princpios so: Business Justification; Learn from Experience; Roles & Responsibilities; Manage by Stages; Manage by Exception; Product Focus; Tailor. Abaixo, segue uma viso geral sobre cada um destes Princpios:

Business Justification O projeto no ambiente PRINCE2 deve ter uma justificativa para o negcio. Isto significa que tem que haver uma razo justificvel para se iniciar um projeto. Esta justificativa deve perdurar durante todo o ciclo de vida do projeto, caso contrrio o projeto no faz mais sentido. Learn from Experience O time de projetos no ambiente PRINCE2 aprendem diante de lies de projetos e experincias anteriores (Estas lies so guardadas, atualizadas e procuradas durante toda a vida do projeto). Estas lies ou ensinamentos devem ser documentados no Registro de Lies e o seu contedo deve ser criado ou atualizado ao final de cada etapa do projeto. Roles & Responsibilities Os papis e responsabilidades nos projetos no ambiente PRINCE2 so bem definidos e acordados com a organizao e envolve representantes do negcio, usurios, fornecedores e demais interessados (Stakeholders). A estruturao da equipe do projeto e seus papis dentro do mesmo, devem ser bem definidos e responder a seguinte pergunta: O que esperado de mim? Manage by Stages O projeto no ambiente PRINCE2 planejado, monitorado e controlado etapa por etapa. Ao final de cada etapa, o projeto deve ser revisado afim de avaliar se o mesmo ainda vlido, ou seja, se ainda vai entregar valor para o negcio. Manage by Exception O projeto no ambiente PRINCE2 tem tolerncias definidas para cada objetivo do projeto visando estabelecer limites e delegar autoridades. Product Focus O projeto no ambiente PRINCE2 focado na definio, requisitos de qualidade e entrega dos produtos. Com isto, centra-se na definio e fornecimento de produtos que satisfaam os seus critrios de qualidade indicados. Tailor O mtodo PRINCE2 customizado para qualquer tipo de projeto, ambiente, complexidade, importncia, capacidade e riscos.

Os Princpios PRINCE2 so orientaes para o Gerente e Time do Projeto durante todo o ciclo de vida do projeto e serve como uma lista estratgica de boas recomendaes para o Gerente do Projeto empregar e assim guiar o projeto ao seu objetivo final com sucesso.

1 Tema PRINCE2: Business Case

Os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos crticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contnuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos. Como visto no Post 05, os 07 Temas do PRINCE2 so: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma viso geral sobre o Tema Business Case. Business Case um documento que estabelece mecanismos para avaliar se o projeto ou continua sendo vivel e merecedor de receber investimentos da organizao. Basicamente, consiste em informaes que justificam a realizao de um projeto com base em estimativas de custos, prazo e riscos associados contra os benefcios esperados e que serve de suporte para tomadas de deciso. O Business Case deve responder o porqu de fazer determinado projeto. desenvolvido no processo Starting up a Project e refinado no processo Initiating a Project. Como no PRINCE2 os projetos so divididos em estgios, este documento deve ser revisto e atualizado no final de cada etapa/estgio do projeto, atravs do processo Managing Stage Boundarie, e tambm no final do projeto atravs do processo Closing a Project. Tambm utilizado pelo processo Controlling a Stage durante as avaliaes de impactos dos riscos e eventuais problemas do projeto. Um Business Case, no limitando-se apenas aos itens abaixo, deve conter:

Sumrio Executivo Descrio, em alto nvel, dos princpais pontos do Business Case, incluindo os benefcios esperados e o retorno sobre o investimento (ROI). Razes Descrio das razes que justificam a realizao ou desenvolvimento do projeto e explicao de como o projeto ajudar ou atingir os objetivos estratgicos da organizao. Opes de Negcio Descrio de anlises quanto s alternativas para o projeto e suas implicaes para a organizao. Exemplos: No fazer nada, fazer o mnimo, desenvolver a soluo internamente, buscar soluo no mercado e etc. Benefcios Esperados Descrio das condies atuais da organizao ou problema antes da realizao do projeto e os benefcios, qualitativos ou quantitativos, que o projeto visa entregar expressos em termos mensurveis. Alm disso, preciso definir, se for o caso, possveis tolerncias para cada benefcio esperado. Cronograma Descrio do perodo em que o projeto ser desenvolvido, assim como o perodo em que ser possvel mensurar os benefcios esperados do projeto. Custos Descrio dos custos do projeto englobando custos de operao e manuteno. Alm disso, se for o caso, preciso informar as condies de financiamento. Anlise de Investimento Descrio de avaliaes quanto viabilidade de investimento. Deve-se comparar os benefcios esperados com as implicaes em caso de no se fazer nada; anlise de fluxo de caixa, de valor presente lquido (VPL), de perodo de retorno (Payback), taxa interna de retorno (TIR), dentre outras tcnicas. Riscos Descrio dos principais riscos, at ento identificados para o projeto, seus impactos e planos de ao.

O Business Case um documento muito importante para o projeto, programa e para a prpria organizao. Por esta razo, deve ser feito dentro de critrios de qualidade, tais como:

As razes do projeto devem estar consistentes com a estratgia da organizao.

Deve estar alinhado com o plano do projeto. Os benefcios devem ser claramente identificados, justificados e capazes de serem mensurados. Alm disso, preciso deixar claro como os benefcios sero realizados.

O Business Case contm um conjunto de informaes que so muito importantes para o projeto. usado como documento de apoio a tomadas de deciso e de realinhamento do projeto aos objetivos de negcio/estratgicos da organizao. No PRINCE2, o dono deste documento o Executivo. Nos prximos Posts, abordarei sobre algumas terminologias e papis de cada membro do time do projeto no ambiente PRINCE2, alm de continuar a viso geral dos outros seis Temas.

2 Tema PRINCE2: Organization

Como visto no Post 07, os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos crticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contnuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos. Os 07 Temas do PRINCE2 so: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma viso geral sobre o Tema Organization. Uma estrutura organizacional pode ser crucial para o sucesso do projeto. Isto porque todo projeto precisa de direo, gerenciamento, controle e comunicao. Desta forma, pode-se entender que os projetos precisam ter uma estrutura de gerenciamento que realmente funcione e que no dificulte seu andamento no dia-a-dia. O PRINCE2 fornece uma abordagem, que pode ser aplicada em qualquer ambiente, que prov estes elementos to necessrios para um bom gerenciamento de projeto. Esta estrutura de gerenciamento, assume que haver um Cliente para especificar, fazer uso e provavelmente pagar pelo resultado desejado do projeto e um Fornecedor principal que prover os recursos e habilidades necessrias para criar o resultado ou produto desejado pelo Cliente. Esta hiptese tem grande influncia sobre a forma de como o projeto ser organizado. A figura a seguir mostra a estrutura de gerenciamento de projetos PRINCE2.

Figura: Estrutura de Gerenciamento de Projetos baseada no Manual PRINCE2 Vale ressaltar que o Comit do Projeto no uma democracia, apesar de ter representantes do usurio e do fornecedor. A deciso final do Comit do Executivo, pois ele tem a responsabilidade pelo Negcio. Esta estrutura de gerenciamento dividida em quatro nveis ou camadas:

Gerenciamento da Corporao ou Programa (Corpotare or Programme Management) Comit/Direo do Projeto (Project Board) Gerenciamento do dia-a-dia do projeto (Project Manager) Gerenciamento das entregas dos produtos (Team Managers)

Figura: As 4 Camadas de Gerenciamento baseada no Manual PRINCE2 A primeira camada, apesar de incentivar um projeto e definir as restries globais, no faz parte do time de gerenciamento do projeto. Como dito no 2 pargrafo deste post, o projeto precisa de direo e de controle. Portanto, o seu progresso precisa ser controlado afim de mant-lo alinhado com as expectativas definidas no incio

do projeto. Mesmo tendo o melhor dos melhores planejamentos, nenhum projeto conludo 100% de acordo com o plano original, pois sempre haver um desvio. Por esta razo, a estrutura de gerenciamento sugerida pelo PRINCE2 requer definies de tolerncias de projeto para o time do projeto. Com isto, o Project Board pode gerenciar por exceo e assim no sofrer com, por exemplo, interrupes do Gerente do Projeto porque ele precisa gastar um pouco mais para realizar uma determinada atividade ou porque a mesma vai precisar de mais um dia para ser concluda. Normalmente as tolerncias padres so referentes a prazo e custo. Mas tambm possvel definir tolerncias de escopo, risco, benefcio esperado, qualidade e etc. A figura a seguir, baseda no manual PRINCE2, ilustra a abrangncia das tolerncias das camadas de gerenciamento PRINCE2.

Figura: Tolerncias das 4 Camadas de Gerenciamento baseada no Manual PRINCE2 Concluindo, o Tema Organization fornece uma estrutura organizacional para o projeto, baseada em um ambiente envolvendo Cliente e Fornecedor, contendo o relacionamento e definies claras dos papis e responsabilidades de cada integrante atuante no projeto. Vale ressaltar que, esta estrutura sugerida pelo PRINCE2, uma estrutura para o gerenciamento do projeto e no para a organizao como um todo. Nos prximos Posts, abordarei sobre algumas terminologias e papis de cada membro do time do projeto no ambiente PRINCE2 , alm de continuar a viso geral dos outros seis Temas.

3 Tema PRINCE2: Quality

Como visto no Post 07, os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos crticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contnuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos. Os 07 Temas do PRINCE2 so: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma viso geral sobre o Tema Quality. Antes de definir o Tema Qualidade no ambiente PRINCE2, preciso alinhar o entendimento do que Qualidade. Se compararmos dois automveis de fabricao diferentes, um Celta e um Audi A8, qual deles tem mais qualidade? Analisando apenas as caractersticas destes dois modelos de automveis, sem dvida alguma o Audi A8 tem mais qualidade do que o Celta. Porm, tendo como exemplo um jovem simples, recm formado, trabalhando no seu primeiro emprego e com um salrio de R$ 1.500,00 mensais, na sua opinio quais destes automveis atenderia melhor as necessidades

deste jovem? Se voc respondeu Audi A8, informo-lhe que sua resposta no foi a mais adequada e a explicao para isto a definio de Qualidade. Para o exemplo do jovem, descrito acima, o automvel Audi A8 certamente no estaria de acordo com seus requisitos de qualidade, vejamos o porqu:

O seguro de um Audi A8 muito caro para os padres financeiros do jovem. O custo de manuteno do Audi A8 muito maior que o custo para manter um carro popular como o Celta.

Com este simples exemplo, fica claro entender que Qualidade aquilo que atende s suas necessidades, expectativas, especificaes e ou requisitos. No exemplo acima, o automvel Celta atenderia completamente s necessidades do jovem, pois o levaria aos mesmos lugares que o Audi A8 o levaria, porm com um custo menor e dentro de seu padro financeiro. O conceito de Qualidade no PRINCE2 est de acordo com a definio de qualidade derivada da ISO 9000. Portanto, o Tema Qualidade tem como proposta definir e implementar os meios pelos quais o projeto ir criar e verificar se os produtos gerados esto de acordo com o especificado. O objetivo assegurar que os produtos do projeto estaro de acordo com as expectativas do negcio e que os benefcios esperados sero alcanados. O Princpio Product Focus, visto brevemente no Post 6, de extrema importncia para as abordagens de qualidade no projeto, pois prover explicitamente o entendimento comum, entre os envolvidos, do que o projeto entregar como produto (escopo) e os critrios de avaliao que ajudaro a comprovar se os produtos entregues esto conforme o esperado (qualidade). A abordagem de Qualidade no projeto PRINCE2 requer um conjunto de atividades para:

Identificar os produtos do projeto e o nvel de controle sobre eles. Fazer o Product Descriptions de todos os produtos. Esta descrio deve incluir os critrios de qualidade dos produtos, os mtodos de qualidade para serem usados no desenho, desenvolvimento e aceitao dos produtos e a responsabilidade dos envolvidos pela qualidade. Implementar e rastrear os mtodos de qualidade empregados durante o projeto.

Os dois primeiros itens acima so cobertos pelo Planejamento da Qualidade (Quality Planning) e o ltimo coberto pelo Controle da Qualidade (Quality Control) e Garantia da Qualidade (Quality Assurance). Quality Planning consiste em ter um plano de qualidade para controlar tudo, incluindo a prpria qualidade. Planejar qualidade definir os produtos requeridos pelo projeto com seus respectivos critrios de qualidade, mtodos de qualidade e a responsabilidade dos envolvidos . Alm disso, inclui-se todo esforo necessrio para validar os produtos e controlar a qualidade. Quality Control consiste em tcnicas e atividades operacionais usadas para cumprir os requisitos de qualidade como, por exemplo, testes e inspees de qualidade. Alm disso, consiste em identificar maneiras para eliminar as causas de desempenhos indesejados como, por exemplo, implementar melhorias nos processos atravs de lies aprendidas.

Resumindo, o Tema Qualidade ajuda a responder a pergunta: O que o projeto deve entregar? A resposta a esta pergunta, contempla principalmente os produtos esperados, seus critrios de aceitao e mtodos de avaliao.

4 Tema PRINCE2 Plans

Como visto no Post 07, os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos crticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contnuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos. Os 07 Temas do PRINCE2 so: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma viso geral sobre o Tema Plans. Antes de comear a descrever a proposta deste Tema PRINCE2, importante definir o que um Plano e o que um Planejamento. - Plano um documento onde deve estar descrito como, quando e por quem um alvo, meta ou conjunto de objetivos sero alcanados. - Planejamento so aes racionais que possibilitam perceber a realidade e avaliar os caminhos adequados para constuir ou desenvolver , da melhor maneira possvel, alguns objetivos, metas ou alvos pr-definidos. No PRINCE2, um Plano deve conter informaes suficientes para confirmar que o alvo ser alcanado e, alm disso, deve ser mantido alinhado com os objetivos de negcio da organizao. O Plano no PRINCE2 deve estar alinhado com o Business Case durante todo o ciclo de vida do projeto. No PRINCE2, o Planejamento deve ser feito com base na Tcnica de Product Based Planning (Planejamento Baseado em Produto). Esta tcnica, quando bem aplicada, ajuda a manter um planejamento efetivo e a evitar um planejamento pobre que comprometer os resultados de projetos em termos de escopo, custo, qualidade, benefcios, riscos e cronograma. Esta tcnica no ser abordada neste Post por merecer uma ateno especial e, por esta razo, ser abordada em um outro Post. A proposta dos Planos no PRINCE2 facilitar a comunicao e controlar os meios pelos quais os produtos sero entregues levando em considerao onde, como, quem, quando e quanto. O PRINCE2 recomenda 03 nveis de planos para refletir as necessidades das diferentes camadas de gerenciamento, conforme a seguir:

Plano do Projeto prover uma declarao do escopo e dos principais produtos do projeto e de como e quando estes sero alcanados, alm dos custos, cronograma, desempenho de qualidade e dos recursos e atividades necessrias para desenvolver o projeto. Plano de Estgios so planos requeridos para cada estgio de gerenciamento. Como visto no Post 6, um dos princpios do PRINCE2 Gerenciar por Estgios (Manage by Stage). Por esta razo, preciso fazer o plano para cada estgio de gerenciamento definido para o projeto. O Plano do Estgio similar ao Plano do Projeto, mas cada elemento deve ser quebrado para se ter um nvel de detalhe adequado para permitir o controle do dia-a-dia do projeto. O controle do dia-a-dia do projeto papel do Project Manager (Gerente do Projeto). Planos de Time so planos elaborados para facilitar a execuo de um ou mais pacotes de trabalho. No PRINCE2, este plano opcional e deve variar de acordo com o tipo, tamanho, quantidade de recursos envolvidos e complexidade do projeto. O PRINCE2 no descreve o

formato ou a composio dos Planos de Time por entender que pode haver mais de um Time no projeto e estes Times podem ser de organizaes diferentes e, por esta razo, estas organizaes devem ter os seus prprios padres de gerenciamento de projeto. Alm destes Planos, no PRINCE2 tem o Plano de Exceo (Exception Plan). Este planos devem ser elaborados para mostrar as aes necessrias para recuperar um feito de desvio na tolerncia de gerenciamento de projeto. Estas tolerncias foram explicadas no Post 8 que fala sobre o Tema Organization. Concluindo, os Planos devem prover para todos os envolvidos no projeto informaes sobre os propsitos do projeto, os alvos a serem desenvolvidos, como estes alvos sero alcanados e por quem, quais recursos sero necessrios e quando os eventos acontecero (cronograma).

5 Tema PRINCE2 Risks

Posted in:Gerenciamento de Projetos, Srie PRINCE2 sem mistrio By:Robriton Ribeiro Date:setembro 5. 2010 With:No Comment

Warning: sprintf() [function.sprintf]: Too few arguments in /home/projetos/public_html/wpcontent/plugins/addthis/addthis_social_widget.php on line 1269 Ol pessoal! Segue o post nmero 11 da srie PRINCE2 sem mistrio. Desta vez, escrevo sobre Risks que um dos 07 Temas do PRINCE2. Por Roberiton Ribeiro, 05 de Setembro de 2010. Como visto no Post 07, os Temas do PRINCE2 descrevem os aspectos crticos de gerenciamento de projetos que devem ser abordados contnuamente ao longo do ciclo de vida dos projetos. Os 07 Temas do PRINCE2 so: Business Case; Organization; Quality; Plans; Risk; Change; Progress. A seguir, uma viso geral sobre o Tema Risks. Antes de comear a descrever a proposta deste Tema PRINCE2, importante definir o que um Risco e o que est em risco dentro do contexto de um projeto. Riscos so eventos incertos que, se ocorrerem, causaro um ou mais efeitos sobre a realizao dos objetivos planejados. Dentro do contexto de um projeto, os objetivos do projeto que esto em risco. Estes eventos de riscos consistem da combinao da probabilidade de ocorrncia de uma ameaa ou oportunidade percebida com o grau de impacto nos objetivos. Como os efeitos dos riscos incidem sobre os objetivos do projeto imprescindvel que estes riscos sejam gerenciados. Os riscos preciso ser:

Identificados esta etapa consiste basicamente em identificar, descrever e documentar os riscos. Avaliados esta etapa consiste em avaliar os riscos identificados em termos de probabilidade, impacto e urgncia para serem ranqueados de acordo com o grau de risco associado ou efeito para um ou mais objetivos do projeto.

Controlados esta etapa consiste em dar resposta aos riscos, identificar seus proprietrios e executar, monitorar e controlar estas respostas.

Como pode perceber, at agora nenhuma novidade sobre definio de riscos e gerenciamento de riscos. E no poderia ser diferente, pois reinventar a roda no objetivo desta metodologia. Porm, existe uma abordagem PRINCE2 para o gerenciamento de riscos. Esta abordagem baseada nos princpios de gerenciamento de riscos da publicao Management of Risk do OGC. Estes princpios so:

Entender o contexto do projeto Envolver os stakeholders Estabelecer, de forma clara, os objetivos do projeto Desenvolver a abordagem de gerenciamento de riscos para o projeto Reportar os riscos regularmente Definir, de forma clara, papis e responsabilidades Estabelecer uma estrutura de suporte e apoio cultural para gerenciamento de riscos Monitorar os indicadores ou gatilhos de riscos Estabelecer um ciclo de reviso e de melhorias contnuas.

PRINCE2 recomenda que o projeto tenha a sua prpria estratgia de gerenciamento de riscos, com seus prprios procedimentos para gerenciar os riscos desde a sua identificao at a implementao e meios de controle. No entanto, o ponto inicial para os projetos identificar se a organizao ou programa tem uma poltica e ou processo de gerenciamento de riscos.

A Poltica de gerenciamento de riscos organizacional deve comunicar como o gerenciamento de risco ser implementado na organizao para assegurar a realizao dos objetivos estratgicos. Esta poltica deve conter informaes de Risk Appetite[i], tolerncia, procedimentos de escalonamento e papis e responsabilidades definidos. O Processo de gerenciamento de riscos deve descrever as etapas e suas respectivas atividades para implementar o gerenciamento de riscos.

O PRINCE2 recomenda o gerenciamento de riscos atravs dos seguintes passos a seguir, onde os quatro primeiros so executados em sequncia e o ltimo executado em paralelo a estes.

Identificao consiste em identificar o contexto e os riscos do projeto. Avaliao consiste em estimar as ameaas e oportunidades, os impactos e avaliar a agregao de todas as ameaas e oportunidades identificadas atravs de algumas tcnicas como, por exemplo, Anlise de Monte Carlo e Valor Monetrio Esperado. Planejamento consiste em dar as respostas de gerenciamento para cada risco identificado visando eliminar ou reduzir os efeitos das ameaas e maximizar as oportunidades. Implementao consiste em garantir que a resposta planejada ao risco ser acionada, seus efeitos sero monitorados e aes corretivas sero realizadas nos casos onde as respostas aos riscos no surtirem o efeito esperado.

Comunicao consiste em garantir a comunicao, relacionada s ameaas e oportunidades, para todos os envolvidos do projeto e, at mesmo, stakeholders externos. Os riscos devem ser comunicados como parte dos seguintes produtos de gerenciamento: relatrios de verificao, relatrios gerenciais, relatrios de final de estgios, relatrios de final de projeto e relatrios de lies.

Concluindo, os riscos devem ser identificados, avaliados e controlados para eliminar ou amenizar os efeitos das ameaas e maximizar as oportunidades. O gerenciamento de riscos de fundamental importncia para melhorar a capacidade de garantir os objetivos do projeto. Este post apenas uma viso geral do Tema Riscos do mtodo PRINCE2, para maiores detalhes sugiro consultar o manual PRINCE2 ou o livro Management of Risk do OGC.