Manual de Redao

Universidade Federal de Viosa

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Sumrio

1. ASPECTOS GERAIS 2. ESTRUTURA 3. CORRESPONDNCIAS BIBLIOGRAFIA

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APRESENTAO

A Comisso designada pelo Ato n 00005/2001/PPO, de 2 de julho de 2001, composta por Maria de Lourdes de Carvalho, presidente, Ana Lcia Ribeiro Cordeiro, Mauro Pereira Baltazar e Snia do Carmo Almeida, prope a padronizao da redao oficial da Universidade Federal de Viosa, revista e atualizada em seu contedo e forma, aprovada pelo Conselho Universitrio, em reunio de 266, em 20 de maro de 2002. A Comisso sistematizou e padronizou as correspondncias como ofcio ou ofcio-circular, comunicao interna, comunicado, fax, declarao, atestado, certificado, portaria, ato, ata, procurao, requerimento e mensagem eletrnica, no sentido de orientar os usurios e facilitar a elaborao desses documentos. Assumir este manual como seu guia de redao uma tarefa rdua, uma vez que toda mudana, por melhor que seja, exige esforo para adaptao ao novo paradigma do chefe, da secretria, de todos. A adoo de uma redao moderna e objetiva tambm no foge ao caso. No entanto, os resultados positivos profissionalismo, economia de tempo e material justificaro as barreiras que voc ter de transpor. A Instituio no sobrevive sem a palavra escrita. dever de todos investir na comunicao. Se no investir na melhoria dos processos comunicativos, haver comunicaes que no comunicam, informes que no informam, relatrios tcnicos perdidos em tecnicismo e cartas capazes de comprometer a prpria imagem de eficincia e competncia da Instituio. A Comisso espera que estas instrues no venham a se tornar um fim em si mesmas, mas um instrumento de consulta, que busca facilitar e estimular a criatividade, alm de melhorar a apresentao das correspondncias,. Vale ressaltar o apoio do professor Jos Maria Alves da Silva e a colaborao do Professor Jos Marcondes Borges e das Tcnicas Ana Maria Pereira Leo, Cisne Zlia Teixeira Reis e Joana D'Arc Rigueira de Moraes, na elaborao deste manual. Este manual tem como base o Manual de Redao da Presidncia da Repblica, editado em 1991, bem como outras publicaes de autores da atualidade.

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1. ASPECTOS GERAIS
Redigir um documento sempre um momento de hesitao e dvida. O que escrever e como faz-lo? A tarefa sempre parece mais complicada do que realmente . Atualmente, a redao oficial est abolindo velhas regras e modernizando sua linguagem, a fim de facilitar tanto a vida de quem escreve, quanto a de quem l. Seja claro, preciso, direto, objetivo e conciso. Use frases curtas e diretas. A simplicidade condio essencial. fundamental em toda correspondncia o uso da boa gramtica a pontuao correta, a construo de frases claras, etc. -, tendo em vista que o uso incorreto de uma vrgula, por exemplo, pode mudar o sentido da frase. Para redigir bem qualquer texto, observe os princpios indispensveis descritos abaixo: a) Construa frases curtas Sua informao principal pode se perder no meio do uso excessivo dos que, pois, ademais, etc., se voc abusar das frases longas. Na maioria das vezes, uma frase longa desnecessria, cheia de detalhes dispensveis. b) Prefira o simples ao complexo A naturalidade sempre importante. Por isso, suprima palavras desnecessrias e pensamentos complexos, que s atrapalham a compreenso. c) Amplie seu vocabulrio preciso que voc domine a terminologia prpria de sua rea de trabalho e enriquea seu vocabulrio. Uma boa sada a leitura de jornais e de revistas, alm de bons livros. d) Evite palavras desnecessrias As cartas tradicionais insistem em acusar o recebimento da carta que algum escreveu ou em usar finais inexpressivos e at desrespeitosos, como sem mais para o momento, subscrevo-me. Se o seu setor usa esse tipo de frase, reexamine o que tem sido escrito e comece a propor as devidas alteraes. e) Proponha ao nos verbos D preferncia ao verbo na voz ativa e ao tempo simples. Exemplo: Comunicamos a Vossas Senhorias, em vez de Foi comunicado a Vossas Senhorias. .... Use tambm verbos significativos, variando-os sempre que possvel. f) Associe-se experincia do leitor Ao simplificar uma informao, esteja certo de que a compreenso do leitor no ficar prejudicada com a omisso de detalhes. Ser breve, na maioria das vezes, representa respeito inteligncia do leitor. g) Use palavras que o leitor possa entender Se voc utilizar palavras complexas, a imagem de seu setor ser, sem dvida, negativa. Por isso, fundamental usar palavras acessveis e ricas em contedo. h) Escreva com objetividade No preciso buscar inspirao para escrever. Tome cuidado para no artificializar sua linguagem e deixe que a naturalidade prevalea. Um ofcio, por exemplo, no deve ser uma pea literria. i) Exprima e no impressione J imaginou se voc tivesse de consultar o dicionrio toda vez que recebesse uma carta? Voc perderia grande parte do dia mergulhado no dicionrio. Por essa razo, ao escrever, lembre-se de que quanto mais acessvel for a informao, tanto melhor ser o resultado.

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A redao oficial deve caracterizar-se pela: impessoalidade objetividade clareza conciso formalidade uniformidade

1.1. Impessoalidade

A finalidade da lngua comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicao, so necessrios:
a) algum que comunique; b) algo a ser comunicado; e c) algum que receba essa comunicao.

No caso da redao oficial, quem comunica sempre o rgo; o que se comunica sempre algum assunto relativo s atribuies do rgo que comunica; o destinatrio o pblico, o conjunto de cidados, ou outro rgo da Instituio ou fora dela. No h lugar na redao oficial para impresses pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo; deve ser isenta da interferncia do indivduo que a elabora. As comunicaes oficiais se restringem a questes que dizem respeito ao interesse pblico; natural que no tenham qualquer tom pessoal. Quem assina a correspondncia de seu rgo representa o conjunto e deve predominar o pronome ns; em determinadas ocasies, quando for pessoal a responsabilidade do ato, o redator mantm-se na primeira pessoa do singular.

1.2. Objetividade

Muitos ainda pensam que objetividade significa arrogncia ou deselegncia. Nada disso. Quanto mais breves e claras forem as mensagens, mais rpido e facil ser o entendimento. Documentos e correspondncias muito longos tm um efeito negativo: cansam o destinatrio, que normalmente tem pouco tempo para leitura, e muitas vezes acabam indo diretamente para o lixo. Seja qual for o documento, deve ser objetivo, preciso, claro e gramaticalmente correto. Uma pgina suficiente para veicular as informaes de uma circular e, na maioria das vezes, de um ofcio; relatrios no precisam ser quilomtricos nem empolgados.

1.3. Clareza e Conciso

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A redao oficial deve primar pela clareza e conciso, bem como pela preciso vocabular. Por isso que se recomendam o uso da frase curta, sem muitos adjetivos e advrbios, bem como da ordem direta. Evitem-se tambm termos estrangeiros de toda espcie e o excesso de conjunes. indispensvel a releitura de todo o texto redigido, pois o que parece bvio para voc pode ser desconhecido por terceiros. O domnio que se adquire sobre certos assuntos em decorrncia da experincia profissional muitas vezes faz com que sejam tomados como de conhecimento geral, o que nem sempre verdade. Explicite, esclarea, precise os termos tcnicos e os conceitos especficos que no podem ser dispensados.
A reviso atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que so elaboradas certas comunicaes quase sempre compromete sua clareza. No se deve proceder redao de um texto que no seja seguida por sua reviso.

A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do texto oficial. Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informao com um mnimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, fundamental que se tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties desnecessrias de idias. O esforo de ser conciso atende, basicamente, ao princpio de economia lingstica, mencionada frmula de empregar o mnimo de palavras para informar o mximo. No se deve de forma alguma entend-la como economia de pensamentos, isto , no se devem eliminar passagens substanciais do texto no af de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inteis, redundncias, passagens que nada acrescentam ao que j foi dito.

1.4. Formalidade e Uniformidade

As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , devem obedecer a certas regras de forma; alm da impessoalidade e do uso do padro culto de linguagem, imperativo certa formalidade de tratamento. A formalidade diz respeito polidez, civilidade no prprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicao. A formalidade de tratamento vincula-se, tambm, necessria uniformidade das comunicaes. Se a administrao federal una, natural que as comunicaes que expede sigam um mesmo padro. O estabelecimento desse padro, uma das metas deste trabalho, exige que se atente para todas as caractersticas da redao oficial e que se cuide, ainda, da apresentao dos textos. O uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramao do texto so indispensveis para a padronizao.

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2. ESTRUTURA
2.1. Braso

O smbolo da Universidade Federal de Viosa o braso que foi oficializado, pelo Conselho Universitrio, em sesso de 3 de julho de 1952. O modelo oficial a ser usado nas correspondncias dever ser necessariamente em preto e branco, no s por medida de economia, mas para evitar a impresso de variadas cores que descaracterizam o braso da UFV. Ressalta-se a importncia desta norma para o uso do braso. Sendo ele a identidade da UFV, no cabe o uso de qualquer outra logomarca inerente a rgos e comemoraes.
Sugere-se que as logomarcas comemorativas sejam utilizadas em forma marca dgua, atrs do texto, somente durante o perodo da comemorao. de

marca

Apresenta-se abaixo o modelo oficial do braso em preto e branco:

O braso da Repblica Federativa do Brasil, modelo abaixo, somente poder ser usado em certificados e diplomas conforme Art. 27 da Lei 5.700, de 1 de setembro de 1971.
"Art. 27 O Selo Nacional ser usado para autenticar os atos de governo e bem assim os diplomas e certificados expedidos pelos estabelecimentos de ensino oficiais ou reconhecidos."

2.2. Configurao da Pgina e do Cabealho

O cabealho-padro, a ser utilizado EM TODA redao oficial da UFV, seguir o modelo na pgina seguinte: Modelo de Cabealho 7

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O tipo de fonte usado no cabealho o Times New Roman em maisculo.

Legenda:
(1) Margem superior: 2 cm da borda do papel ao cabealho ou timbre; (2) Margem inferior: 2,5 cm da borda inferior; (3) Margem esquerda: 2,5 cm da borda do papel at o braso; (4) Margem direita: 2 cm da borda do papel at o final do trao; (5) Braso: 2,5 cm de comprimento por 2 cm de altura; (6) Em primeiro lugar o nome da UFV com fonte no tamanho 10; (7) A seguir, o nome da unidade qual est vinculado o seu rgo, com fonte no tamanho 11;

(8) Em terceiro e ltimo lugar, o nome do seu rgo, com fonte no tamanho 12 e em negrito;
O espaamento entre os itens 6, 7 e 8 de 4 pontos. Basta escolher a opo Formatar na Barra de Menu e clicar em Pargrafo, conforme apresenta o modelo da Janela abaixo:

(9) Endereo: fonte tamanho 9 em itlico. a) Constar do endereo da UFV, que padro para todas as unidades, o seguinte: Campus Universitrio Viosa, MG 36570-000 Viosa, MG 36570-000

CERTO

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ERRADO

Viosa MG 36.570-000

b) Para telefone, fax e e-mail, usar o geral do rgo remetente; c) O trao horizontal de 0,5 ponto, obedecendo s margens esquerda e direita; para isto, basta clicar com o boto direito do mouse em cima do trao e clicar em Formatar AutoForma.

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3. CORRESPONDNCIAS
3.1. Ofcio e Ofcio-circular

O ofcio e ofcio-circular constituem modalidades de correspondncia oficial praticamente idnticas. Exatamente por serem documentos da correspondncia oficial, s podem ser expedidos por rgo pblico, em objeto de servio. Seu destinatrio, no entanto, alm de outro rgo pblico, pode ser um particular. A diferena entre ofcio e ofcio-circular que o primeiro enviado somente para um rgo e o segundo enviado para diversos rgos ao mesmo tempo, apesar de ambos terem o mesmo contedo. Os ofcioscirculares devem ser redigidos com muito tato, reunindo em sua redao e apresentao as mesmas caractersticas e as qualidades das correspondncias oficiais ou pessoais. O destinatrio gosta de ser bem tratado, no como um simples nmero ou mero componente de grupo. Para isso, necessrio dar aos ofcios-circulares um toque personalizado, colocando nome do destinatrio no prprio ofcio e no apenas no envelope. necessrio, tambm, assinar ou rubricar cada cpia. Use truques que possam tirar do ofcio seu aspecto impessoal, tornando-o o mais possvel individualizado, com resultados altamente positivos. Se o contedo das correspondncias for interessante, prender a ateno de pessoas estranhas Instituio, que se sentiro mais ligadas a ela.
A nica carta circular realmente boa a que cada um dos destinatrios pensa que foi cuidadosamente escrita apenas para ele, s para ele, entre todas as pessoas do mundo. (Sherwin Cody)

3.1.1. Partes do Ofcio a) Cabealho o padro j definido anteriormente. b) Margens Obedecer s margens j definidas no cabealho-padro, isto , 2,5 cm para a margem esquerda e 2 cm para a margem direita. c) ndice Dois espaos simples entre o cabealho e o ndice, do lado esquerdo do papel. Dever constar a palavra Ofcio, por extenso, seguida do nmero de ordem do documento, o ano e as iniciais oficiais, em maiscula (consultar siglas UFV), do rgo remetente. Todos separados por barra. 10

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Ex.: Ofcio n 001/2001/DRH d) Data Um espao simples abaixo do ndice, do lado direito do papel. No se coloca zero antes dos nmeros de 1 a 9. O nome do ms escreve-se com letra minscula e, aps o ano, coloca-se ponto final, pois trata-se de uma frase nominal. O primeiro dia do ms ser indicado pelo algarismo 1, seguido do smbolo de nmero ordinal (1). CERTO Viosa, 1 de agosto de 2001.

ERRADO

Viosa, 1 de agosto de 2001.

e) Vocativo Da data ao vocativo, sugerimos de 2 a 4 espaos simples, dependendo do tamanho do corpo do texto. Deve iniciar com um pargrafo de 2,5 cm aps a margem esquerda do papel ou, se preferir, sem pargrafo.
Sugerimos usar o vocativo com pargrafo.

No se usa vrgula, porque no se inicia o texto da carta com letra minscula. Tambm no se usa ponto, porque h continuidade entre o vocativo e o corpo do ofcio. Portanto, o sinal de pontuao mais adequado dois-pontos (:). Nas invocaes da redao oficial no devem constar termos como prezado, estimado ou caro, aceitveis unicamente na correspondncia social do administrador ou executivo, vale dizer, naquela de carter social emitida em razo do cargo ou funo. O vocativo adequado : Senhor Presidente: Senhor Chefe: Senhor Diretor: Em comunicaes dirigidas a reitores de universidades, os vocativos correspondentes so: Magnfico Reitor: Magnfico Vice-Reitor: f) Corpo do texto Do vocativo ao corpo do texto, usar dois espaos simples. O pargrafo de 2,5 cm da margem do papel. o contedo a informao que se deseja transmitir ao destinatrio, obedecendo s caractersticas da redao oficial citadas nas pginas 2 e 3. Deve ser digitado em espao simples. Entre os pargrafos, usa-se o espaamento de 6 pontos, ao qual voc tem acesso atravs da opo Formatar Pargrafo, na Barra de Menu, conforme a janela a seguir.

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g) Fechamento Do corpo do texto ao fechamento, usar um espao simples e centralizado. A tendncia reduzir ao mnimo as palavras de um fecho de correspondncia. Os fechamentos Atenciosamente Cordialmente Atentamente so seguidos de vrgula, por serem advrbios.
Para autoridade superior, inclusive Presidente da Repblica, Reitor, usa-se:

Respeitosamente,

Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, usa-se:

Atenciosamente,

h) Assinatura Do fechamento assinatura, usar 3 espaos simples e centralizado. Entre o nome do signatrio e o cargo ou funo usar 2 espaos simples. Escreve-se o nome do signatrio em maiscula e o cargo ou funo em minscula. Entre o nome e o cargo, usar espao simples. No se justifica a anteposio de qualquer ttulo profissional (Bacharel, Engenheiro, Professor, etc.) ao nome do signatrio, j que este assina o documento em razo do cargo que ocupa ou da funo que exerce.
CERTO JOS ANTNIO SOUZA Chefe do Departamento de Odontologia PROF. JOS ANTNIO SOUZA Chefe do Departamento de Odontologia

ERRADO

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i) Destinatrio A colocao do nome do destinatrio obedecer margem inferior de 2,5 cm pr-definida na pg. 7, item 2 da configurao de pgina. O destinatrio e o endereo sero colocados no rodap da primeira pgina. Fica abolido o uso dos tratamentos Dignssimo (DD.) e Ilustrssimo (Ilmo.), sendo desnecessria a sua evocao. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. 1) Ao Senhor Prof. Fulano de Tal Pr-Reitor de -------2) Senhora Fulana de Tal Diretora da -----

"Doutor" no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. No deve ser usado indiscriminadamente. Seu emprego deve restringir-se apenas s comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso de doutorado. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Em documentos de mais de uma pgina, o endereo do destinatrio, na forma tradicional, aparecer na primeira folha, embaixo.

ATENO!

Nas pginas seguintes da correspondncia, margem superior de 1 cm da borda do papel, esquerda, aparecer o nmero da folha, seguido do ndice.
1 cm da borda do papel

- (Fl. n ..../.... do Ofcio n 001/2001/DRH)

2,5 cm (incio do texto)

> Modelo de Ofcio

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j) Envelope O endereo deve ser digitado sempre no meio do envelope em relao altura, mais para a esquerda em relao largura. Copiar os itens do destinatrio e acrescentar o endereo completo (Rua, n, Bairro, Cidade, Estado, CEP).
O endereo completo do destinatrio no precisa constar no ofcio, s no envelope.

Ateno CEP Formas Incorretas 1. No sublinhar os algarismos do CEP 90035-100 PORTO ALEGRE (RS) 2. No escrever a sigla CEP CEP 90035-100 PORTO ALEGRE (RS) 3. No colocar a localidade antes do CEP PORTO ALEGRE (RS) 90035-100 4. No pontuar o CEP 90.035-100 PORTO ALGRE (RS) 5. No espacejar o CEP 90 035-100 PORTO ALEGRE (RS) CEP Formas corretas Senhor Professor Mrio Lima Rua X, 350 ap. 102 82700-320 CURITIBA (PR) Senhora Amlia Santos Rua Y, 440/20 PORTO ALEGRE/RS 90035-100 Senhor Antnio Vargas Av. X n 1100 s/550 93320-030 Novo Hamburgo - RS

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IMPORTANTE ! ateno de Escreve-se ateno de quando se deseja que a correspondncia seja vista por algum em particular. Ex.: Departamento de Letras ateno do Sr. Fulano (at. do Sr. Fulano) Rua ...... Em mos Escreve-se Em mos ou E/M quando o documento encaminhado ao destinatrio mediante portador, sem a utilizao dos servios do Correio. Aos cuidados de Aos cuidados de ou A/C quando a correspondncia entregue ao destinatrio atravs da Instituio (unidade, rgo ou setor). Ex.: Ao Senhor Fulano de Tal A/C da Universidade ..... (Endereo) Caixa Postal Os nmeros de caixa postal e de telefone no devem ser precedidos de vrgula, mesmo quando se omite a abreviatura n, nem levam ponto quando superiores a 1000. Ex.: Caixa Postal n 1025 Caixa Postal 1025 conveniente colocar o endereo completo (rua e nmero), quando h dvidas sobre a atualidade da caixa postal.

Anexos A palavra anexo deve ser colocada no canto esquerdo do ofcio, 5 ou 6 espaos da assinatura; tem a finalidade de apontar, de forma simplificada, a incluso de outros documentos. Como ela tem por objetivo a conferncia dos documentos inclusos, no faz sentido o uso j disseminado da expresso os citados, pois a pessoa teria de ler todo o texto para, s depois, saber se os documentos esto de acordo. Portanto, embora no se tenha esse costume, o mais lgico colocar o nome do documento citado. Existe ainda a opo de colocar apenas o quantitativo dos documentos anexados, quando citados no corpo do ofcio. Ex.: Anexos: Comunicado AMB n 7 Tabela de Professores com titulao

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Anexo: 01

3.2. Comunicao Interna (CI) ou Memorando

O memorando uma modalidade de comunicao entre unidades administrativas da Instituio, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente. Tratase, portanto, de uma forma de comunicao interna, de carter meramente administrativo. A tramitao da CI deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos em CI devem ser dados no prprio documento e, na falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises e permitindo que se historie o andamento da matria tratada na CI. A CI tem as mesmas caractersticas do memorando, mas, na UFV, tradicionalmente, se utiliza o formulrio prprio e padro conforme modelo na pgina seguinte.

IMPORTANTE !

Tanto no memorando, quanto na CI, o destinatrio dever ser mencionado pelo cargo que ocupa, nunca pelo nome. Ex.: De: Pr-Reitor de Administrao Para: Diretora de Recursos Humanos

> Modelo de CI

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3.3. Fax

uma modalidade de comunicao para transmisso de mensagens urgentes e para envio antecipado de documentos. O fax, por sua natureza, necessita de formulrio prprio, uma vez que a comunicao chega ao destinatrio por via telefnica, ficando o original do documento com o expedidor. A UFV possui formulrio de FAX, prprio e padro, como a CI. > Modelo de Fax

3.4. Declarao, Atestado e Certificado

A declarao um documento em que se declara ou se esclarece alguma coisa em relao a algum. usada para servir de prova, contra ou a favor de algum, desde que a afirmativa seja feita por quem tenha conhecimento do fato. Atestado um documento atravs do qual a autoridade comprova um fato ou situao de que tenha conhecimento, em razo do cargo que ocupa ou da funo que exerce. (Kaspary: 1995, p. 108). Na UFV, os atestados comprovam a participao em eventos acadmicos, cientficos, culturais, esportivos, etc., e tero como controle o registro em livros ou documentos em poder dos rgos competentes. Quanto redao, o atestado muito semelhante ao certificado, diferindo, apenas, quanto carga horria. O primeiro possui carga horria menor que 15 horas e o segundo maior que 15 horas. 3.4.1. Partes da Declarao e do Atestado a) Cabealho o cabealho-padro j definido no item 2.2.

O tipo de fonte usado no documento o Times New Roman 12, exceto para o nome do interessado.

b) Nmero de Registro Um espao simples entre o cabealho e o nmero de registro, com alinhamento esquerda, fonte Times New Roman 8. Deve constar a sigla do rgo o nmero de registro / ano. Ex.: DRH 034/2001

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c) Ttulo Entre o nmero de registro e o ttulo, usar 7 a 8 espaos simples, dependendo do tamanho do texto. centralizado, com a fonte em maisculas, negrito, com Espaamento entre caracteres expandido por 6 pontos. Para executar esta operao, basta clicar em Formatar Fonte, na Barra de Menu, e escolher a aba Espaamento de caracteres, como mostra a figura na pgina seguinte.

d) Texto Entre o ttulo e o texto, usar 2 a 3 espaos simples, dependendo tambm do tamanho do texto, visando sempre uma melhor centralizao vertical, no papel de formato A4. A formatao do pargrafo 2,5 cm e o espaamento entre linhas de 1,5. Para o nome do interessado, recomenda-se o uso da fonte Lucida Handwriting 13, ou uma outra disponvel no seu computador, mas que d um realce especial. Para o ttulo do evento, a fonte dever estar em itlico. e) Assuntos ministrados importante listar o programa do evento, para maior esclarecimento. A fonte continua sendo a Times New Roman 11 em itlico, com um recuo esquerda de 2,5 cm (o mesmo do pargrafo). interessante o uso de marcadores para uma melhor apresentao. Inicia-se cada item com letra maiscula, terminando com ponto final. f) Carga horria importantssimo citar a carga horria total do evento. O alinhamento esquerda o mesmo do item anterior. g) Fechamento O fechamento simples, seguido do mesmo pargrafo do texto (2,5cm). 5

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h) Data e assinatura Do fechamento assinatura, no usar espao e alinhar direita. O nome do signatrio em maisculas e o cargo ou funo em minsculas. Para a data, necessrio observar os mesmos critrios do ofcio. > Modelo de Declarao, Atestado e Certificado 3.4.2. Partes do Certificado As margens superior, inferior, direita e esquerda devem ser de 2cm.

Frente
a) Cabealho (1) centralizado e composto pelo braso em preto e branco, medindo 3,5 cm de comprimento por 2,5 cm de altura, seguido pelo nome da Instituio, com fonte do tamanho 14; a seguir, o nome da unidade qual est vinculado o rgo, em tamanho 15; e em ltimo lugar o nome de seu rgo em tamanho 16 e em negrito, tudo com fonte Times New Roman e centralizado. b) Ttulo (2) Entre o cabealho e o ttulo, usar 2 espaos simples, centralizado. A fonte sugerida Ignacious em maisculas, negrito, com Espaamento entre Caracteres expandido por 6 pontos. Para executar esta operao, basta clicar em Formatar, Fonte, na Barra de Menu, e escolher a aba Espaamento de caracteres, como mostra a figura abaixo.

c) Texto (3) Entre o ttulo e o texto, usar 2 espaos simples e fonte Chancery Cursive 18. Os termos Certificamos que (3a) devem ser centralizados em uma nica linha. Na linha seguinte, a 2 espaos simples, coloca-se o nome do interessado (3b), fonte Schwarzwald 22, tambm centralizado. Caso no tenha a fonte disponvel, recomenda-se o uso de uma outra que d um 6

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realce especial. No texto (3c) devem constar o nome do evento, em itlico, o perodo e o rgo promotor. O alinhamento do pargrafo deve ser justificado, com a mesma fonte e tamanho dos termos Certificamos que. d) Data (4) Do texto data no usar espao; alinhar direita. e) Assinaturas (5) Deve constar, em primeiro lugar, a assinatura do dirigente do rgo promotor (quem est emitindo o certificado) e em ltimo lugar a do coordenador do evento. Caso haja um segundo rgo promotor, a assinatura do dirigente deve vir em segundo lugar. O nome do signatrio e o cargo ou funo em minsculas, tamanho 10 ou 11.

Verso
f) Quadro de Registro Para um efetivo controle da emisso de atestados e certificados, obrigatrio o registro em livro ou documento prprio e, para tanto, os dados de registro devem constar no verso do certificado, em quadro especfico, no canto superior da linha esquerda. d) Assuntos ministrados Do Quadro de Registro ao referido tpico, usar 10 a 11 espaos simples. muito importante listar o programa do evento, para maior esclarecimento. A fonte continua sendo a Times New Roman 11, em itlico e centralizado. interessante o uso de marcadores para uma melhor apresentao. Inicia-se cada item com letra maiscula, terminando com ponto final. e) Carga horria importantssimo citar a carga horria total do evento. O alinhamento o mesmo do item anterior.

3.5. Portaria e Ato

So documentos emitidos pela Administrao Superior de uma Instituio, determinando providncias, constituindo comisses, delegando poderes, concedendo benefcios etc., nos termos da lei. Envolvem pessoas ou disciplinam comportamentos legais. 3.5.1. Partes da Portaria e do Ato a) Numerao (classificao) Nmero e data de expedio. b) Ttulo Denominao completa (em caracteres maisculos) da autoridade que expede o ato/portaria.

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c) Fundamentao Citao da legislao bsica em que a autoridade apia sua deciso, seguida da palavra "resolve". s vezes, a citao de dispositivos legais substituda pela expresso no uso de suas atribuies ou similar. prefervel citar explicitamente a legislao que fundamenta o ato/portaria, o que lhe d maior autoridade e facilita a eventual anlise ou constatao da validade e alcance da deciso nele contida. d) Texto Desenvolvimento do assunto. H portarias mais extensas, cujo texto dividido em vrios artigos ou pargrafos, devidamente numerados e subdivididos, quando necessrio, em itens e alneas. e) Assinatura Nome da autoridade que expede o ato. > Modelo Portaria e Ato

3.6. Ata

o documento em que se registram, de forma exata e metdica, as ocorrncias, resolues e decises das assemblias, reunies ou sesses realizadas por comisses, conselhos, congregaes, corporaes ou outras entidades semelhantes. 3.6.1. Elaborao a) Cuidados A ata documento de valor jurdico. Por essa razo, deve ser lavrada de tal maneira que no se lhe possam introduzir modificaes posteriores. Geralmente lanada em livro prprio, devidamente autenticado, cujas pginas so rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que lhes d cunho oficial. H os que substituem os livros por folhas soltas, sistema que, embora oferea algumas vantagens de carter prtico, tem, por outro lado, srios inconvenientes, tais como a facilidade de extravio e de acrscimos ou modificaes posteriores, com objetivos fraudulentos. Na ata no se fazem pargrafos ou alneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que, nos espaos em branco, se faam acrscimos. Existem, no entanto, tipos de atas que, por se referirem a atos rotineiros e de procedimento padronizado, so lanados em formulrios com espaos a serem preenchidos. Mesmo nesse tipo de ata conveniente, com a finalidade de prevenir qualquer fraude, preencher os eventuais espaos em branco com pontos ou outros sinais convencionais. b) Ressalvas Na ata no se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expresso anterior ao mesmo erro: Aos dezesseis dias do ms de agosto, digo, do ms de setembro, de mil, novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o... Quando se constata erro ou omisso aps a redao, usa-se a expresso em tempo, que colocada aps o escrito, seguindo-se a emenda ou o acrscimo: Em tempo: Na linha onde se l abono, leia-se abandono. 8

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Em tempo: Na linha..., onde se l os seguintes critrios, acrescente-se de julgamento. tambm oportuna esta observao: Em caso de contestaes ou emendas ao texto apresentado, a ata s poder ser assinada depois de aprovadas as correes. c) Redao e estilo A ata redigida por um secretrio efetivo do rgo ou, na falta desse, por um secretrio ad hoc, isto , eventual, designado na ocasio ou somente para ela. Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunio, sua linguagem deve ser simples e despretensiosa, clara, precisa e concisa, no se prestando, por isso mesmo, para a demonstrao ou extravasamento de provveis ou supostos dotes literrios do redator. d) Assinatura Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes reunio. s vezes, todavia, ela assinada somente pelo presidente e pelo secretrio. No h, sobre este assunto, disposio de carter geral. 3.6.2. Partes da Ata As partes de uma ata variam segundo a natureza das reunies cujos eventos se registram. Entretanto, as mais importantes e que mais freqentemente aparecem, alm do ttulo e das assinaturas, so as seguintes: a) Dia, ms, ano e hora da reunio (por extenso). b) Local da reunio. c) Pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, professores, delegados, etc.). d) Presidente e secretrio dos trabalhos. e) Ordem do dia (discusses, votaes, deliberaes, etc.). f) Fecho

SUGESTES !

Introduo de ata:

s dez horas do dia sete de junho de dois mil e um, na sala de reunies do Departamento Z da Universidade Federal de Viosa, realizou-se a trigsima reunio do Colegiado do Departamento Z, sob a Presidncia do Professor Tal e com a presena dos seguintes Conselheiros: Professores ...... Ao primeiro dia do ms de fevereiro de..., s vinte horas, na sala nmero cinco da Secretaria XYZ, realizou-se a terceira reunio do Colegiado do Departamento Tal, presidida pelo Senhor Z, com a presena dos seguintes Conselheiros.........

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Fecho de ata: ...Eu, XX, secretrio, lavrei a presente ata no livro competente, a qual, lida e achada conforme pelos presentes, vai por todos assinada. Foram datilografadas mais duas cpias iguais presente, em folhas soltas, sendo as mesmas devidamente conferidas e assinadas, a primeira por todos os presentes e a segunda s pela Mesa, neste mesmo ato. ...Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente deu por encerrada a reunio e agradeceu a presena de todos na mesma, da qual eu, Fulana de Tal, Secretria, lavrei a presente ata, que, se achada conforme, ser aprovada e assinada por mim e pelo Presidente. ...Nada mais havendo a tratar, foi suspensa a sesso para ser lavrada a presente ata. Reaberta, foi a ata lida, aprovada e assinada por todos os presentes.

3.7. Procurao

A Procurao um documento pelo qual algum concede a outrem poderes para agir em seu nome. Ela pode ser pblica, particular, geral e especial. No caso da procurao particular, de uso mais freqente na Universidade, deve ser feita em papel simples, no formato A4 e sem timbre algum. 3.7.1. Partes da Procurao a) Ttulo b) Texto c) Localidade e data d) Assinatura

3.8. Requerimento

Instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pblica para solicitar o reconhecimento de um direito ou concesso de algo sob o amparo da lei. O requerimento deve ser formulado em papel simples, no formato A4 e sem timbre algum.
dirigido ao cargo que a pessoa exerce e no pessoa especificamente.

Por respeito e deferncia autoridade a quem dirigido, faa o requerimento na terceira pessoa (e no na primeira). O emprego da primeira pessoa soa como descortesia da parte do requerente para com a autoridade, dando-lhe certo carter de exigncia pretensiosa e rspida. As expresses abaixo assinado, muito respeitosamente e tantas outras, arcaicas ou desnecessrias, devem ser abolidas. O requerimento no aceita fechos que no os seus, como por exemplo: 10

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Neste termos, espera deferimento. Aguarda deferimento.

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Senhor Diretor do Registro Escolar:

7 espaos simples

FULANA DE TAL, aluna regularmente matriculada no IIII semestre da Habilitao XYZ desta Instituio, requer o histrico escolar relativo aos I e II semestres do referido curso.

D
Viosa,

L
Nestes termos, espera deferimento.
1 espao simples

O M

O
de maio de 2001.
1 espao simples

(Fulana de Tal)

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3.9. Mensagem Eletrnica

E-mail ou correio eletrnico o sistema de troca de mensagens na Internet, mais rpido e mais eficiente que qualquer outro meio de correspondncia. Com ele, podemos enviar mensagens, dados, imagens, links de pginas na Internet, entre outros. O maior trunfo do e-mail em relao a qualquer outro meio ou sistema de mensagem que o destinatrio poder receber a mensagem enviada em questo de segundos, dependendo do tipo de rede de comunicao e por onde essa mensagem dever trafegar at chegar ao destino. A mensagem fica armazenada em uma caixa postal eletrnica at que o destinatrio resolva abrir o envelope digital. 3.9.1. Partes da Mensagem Eletrnica a) Vocativo A mensagem eletrnica, por ser meio de comunicao rpido e eficaz, no necessita de muita formalidade, mas a esttica e o bom senso so indispensveis. No caso do vocativo, suficiente usar: Senhor Diretor: Senhora Fulana de Tal: b) Texto Escreva com o mesmo cuidado com que escreveria uma carta. Ainda que rpido e informal, o texto deve estar gramaticalmente correto e apresentado de forma interessante. Nada de frases longas que faam o leitor perder o flego e junto com ele o fio da meada. Ao escrever o texto, no tenha pressa. Leia a mensagem duas vezes antes de envi-la, para ter certeza de que no escreveu nada que possa ser mal interpretado. Nem todos os usurios da Internet esto preparados para receber mensagens com caracteres especiais. Sendo assim, recomendvel no usar acentos, caracteres diferentes, de maneira que no haver risco do destinatrio receber mensagens truncadas. Evite usar apenas letras maisculas. No universo eletrnico, as letras maisculas so sinnimos de gritos, alm de dificultar a leitura. Evite usar s letras minsculas. O problema parecido com o das maisculas: podem irritar o receptor pela informalidade exagerada ou causar a impresso de que quem escreveu ignorante. c) Assinatura um texto colocado automaticamente ao final de suas mensagens a fim de dar um toque mais profissional mensagem. Ela deve conter o seu nome completo, o endereo profissional, telefone, fax e e-mail. muito simples a adio da assinatura s mensagens que sero enviadas. Sero apresentadas duas opes para confeccionar a sua assinatura. Usando o Outlook Express Na Barra de Menu, clique em Ferramentas e escolha Opes. Na aba Assinaturas, basta clicar em Nova. Marque a opo Texto em Editar Texto. Agora voc esta pronto para editar a sua assinatura. Voc deve defini-la como padro e marcar a opo Adicionar assinaturas em

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todas a mensagens enviadas. Clique em Aplicar e OK, conforme mostra a janela abaixo. Est pronta sua assinatura. s voc testar e fazer as correes que achar necessrio.

Usando o Eudora Na Barra de Menu, clique em Tools e escolha Signatures. Na telinha esquerda, d dois cliques em Standard. Abrir uma tela direita, onde voc dever digitar os dados para criar a sua assinatura. Por ltimo, v Barra de Menu, clique em File e, em seguida, em Save. Est pronta sua assinatura.

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V com calma ao tentar chamar a ateno do interlocutor. Cravar a palavra URGENTE com freqncia no espao reservado para o assunto reduz o valor da mensagem principalmente quando o contedo no justifica o apelo.

S mande um arquivo se realmente houver necessidade. Isso requer um trabalho extra de quem recebe a mensagem. A pessoa tem que salvar, executar o aplicativo, descompactar e, s ento, abrir o anexo.

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BIBLIOGRAFIA
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