Manual de Auditoria

C:\WINNT\Profiles\roubema\Desktop\Pour europa\Management_PT.
doc
1
COMISSO EUROPEIA
DIRECO GERAL
do CONTROLO FINANCEIRO
Unidade XX - 4: Metodologias; Coordenao dos controlos
Bruxelas, 12 de Maio de 1999
XX/28/99-PT
MANUAL DE AUDITORIA DOS SISTEMAS DE GESTO E
DE CONTROLO
no mbito dos
FUNDOS ESTRUTURAIS - CONTROLOS FINANCEIROS NOS
ESTADOS MEMBROS
C:\WINNT\Profiles\roubema\Desktop\Pour europa\Management_PT.doc
2
1. INTRODUO...................................................................................................................................4
1.1. OBJECTIVO ........................................................................................................................................4
1.2. ESTRUTURA E CONTEDO DO MANUAL..............................................................................................4
2. A AUDITORIA DOS FUNDOS ESTRUTURAIS ............................................................................6
2.1. O TRIBUNAL DE CONTAS...................................................................................................................6
2.2. SERVIOS DA COMISSO ...................................................................................................................6
2.3. SERVIOS DE AUDITORIA INTERNOS NOS ESTADOS MEMBROS ...........................................................6
2.4. INSTITUIES DE AUDITORIA SUPREMAS DOS ESTADOS MEMBROS ....................................................7
2.5. OUTROS AUDITORES ..........................................................................................................................7
3. SISTEMAS DE GESTO E DE CONTROLO DOS ESTADOS MEMBROS -
ENQUADRAMENTO REGULAMENTAR...............................................................................................8
3.1. INTRODUO.....................................................................................................................................8
3.2. REQUISITOS REGULAMENTARES.........................................................................................................8
3.3. A PISTA DE CONTROLO.....................................................................................................................10
3.4. PROGRAMAS DE AUDITORIA DOS ESTADOS MEMBROS .....................................................................12
3.5. DECLARAES DE CONTROLO SOBRE AS DESPESAS ELABORADAS PELOS ESTADOS MEMBROS.........13
4. A AUDITORIA DOS SISTEMAS DE GESTO E DE CONTROLO..........................................15
4.1. PLANEAMENTO DA AUDITORIA.........................................................................................................15
4.1.1. A recolha de informaes antecedentes pertinentes .............................................................15
4.1.2. A avaliao dos riscos ..........................................................................................................16
4.1.3. Determinao dos riscos envolvidos na seleco das reas a controlar..............................17
4.1.4. Escolha de objectivos de auditoria relativos s autoridades dos Estados membros ............19
4.1.5. A escolha dos objectivos das auditorias aos gestores/operadores dos projectos .................20
4.1.6. Utilizao de uma abordagem baseada nos riscos para seleccionar os organismos a
controlar durante as verificaes no terreno ......................................................................................22
4.1.7. Trabalhos preparatrios antes da realizao da auditoria ..................................................24
4.2. EXAME NO LOCAL E TESTE DOS SISTEMAS DE GESTO E DE CONTROLO............................................25
4.2.1. Auditoria interna...................................................................................................................25
4.2.2. Documentao e verificao dos sistemas............................................................................26
4.2.3. Auditorias de gestores/operadores de projectos ...................................................................26
5. RELATRIOS DE AUDITORIA....................................................................................................28
5.1. REGISTO E DISCUSSO DE RESULTADOS...........................................................................................28
5.2. ESTRUTURA DO RELATRIO DE AUDITORIA......................................................................................28
5.2.1. Documento de sntese............................................................................................................29
5.2.2. Objectivos e mbito da auditoria..........................................................................................29
5.2.3. Resultados e concluses........................................................................................................29
5.2.4. Recomendaes.....................................................................................................................29
6. DESPESAS DIRECTAS E INICIATIVAS COMUNITRIAS.....................................................30
6.1. DEFINIO DE DESPESAS DIRECTAS .................................................................................................30
6.2. UTILIZAO DO PRESENTE MANUAL PARA A AUDITORIA DE DESPESAS DIRECTAS ............................30
6.3. DEFINIO DE INICIATIVAS COMUNITRIAS .....................................................................................31
6.4. UTILIZAO DO PRESENTE MANUAL PARA A AUDITORIA DAS INICIATIVAS COMUNITRIAS...............31
ANEXO 1 .....................................................................................................................................................32
ANEXO 2 .....................................................................................................................................................67
ORIENTAES RELATIVAS AOS REQUISITOS DOS CONTROLOS A REALIZAR PELOS ESTADOS MEMBROS......67
ANEXO 3 .....................................................................................................................................................74
OBJECTIVOS DOS TESTES DOS CONTROLOS................................................................................................74
ANEXO 4 .....................................................................................................................................................76
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OBJECTIVOS DOS TESTES SUBSTANTIVOS...................................................................................................76
ANEXO 5 .....................................................................................................................................................78
SELECO DAS ENTIDADES A CONTROLAR SEGUNDO UMA ABORDAGEM BASEADA NOS RISCOS ................78
1. REQUISITOS DO REGULAMENTO N 2064/97 .........................................................................78
2. SELECO DE UM PLANO DE AUDITORIA - MODELO......................................................78
3. EXEMPLO FICTCIO.....................................................................................................................79
ANEXO 6 .....................................................................................................................................................86
EXEMPLO DE UM RELATRIO DE AUDITORIA TIPO NO MBITO DOS FUNDOS ESTRUTURAIS........................86
GLOSSRIO...............................................................................................................................................91
4
1. INTRODUO
1.1. Objectivo
O objectivo do presente manual consiste em estabelecer uma metodologia
para a auditoria dos sistemas de gesto e de controlo dos Estados membros
relativamente aos Fundos Estruturais. O manual proporciona um
enquadramento para as auditorias dos sistemas financeiros dos Fundos
Estruturais em conformidade com o Regulamento (CEE) n 4253/88 do
Conselho (alterado pelo Regulamento n 2082/93) e tendo em conta o
Regulamento (CE) n 2064/97 da Comisso. A abordagem apresentada no
presente manual pode ser encarada como um conjunto de normas mnimas
para a auditoria dos sistemas de gesto e de controlo dos Fundos Estruturais.
Uma vez que cada Fundo Estrutural tem as suas regras e critrios de
elegibilidade especficos, os auditores so incentivados a desenvolver as suas
prprias abordagens especficas, com base no presente manual. Embora o
manual tenha sido concebido para ser utilizado pelo Controlo Financeiro, os
restantes servios da Comisso e os auditores dos Estados membros podero
ter em conta as abordagens de auditoria apresentadas no manual.
1.2. Estrutura e contedo do manual
A Parte 2 do manual apresenta os dispositivos de auditoria para os Fundos
Estruturais e o papel e as responsabilidades dos diferentes organismos
envolvidos na auditoria das actividades desenvolvidas no mbito dos Fundos
Estruturais.
Os requisitos relativos aos sistemas de gesto e de controlo dos Estados
membros so apresentadas na Parte 3 do manual - Sistemas de gesto e de
controlo dos Estados membros - Enquadramento regulamentar. As questes
abordadas incluem o estabelecimento de uma pista de controlo satisfatria
como instrumento indispensvel de um controlo de sistemas fivel, e os
requisitos relativos s auditorias e certificao de despesas dos Estados
membros. O Anexo 2 do manual fornece uma orientao relativa aos
requisitos em matria de controlos dos Estados membros.
A Parte 4 do manual, A Auditoria dos Sistemas de Gesto e de Controlo,
tem como objectivo fornecer um enquadramento normalizado em cujo mbito
podero ser realizadas as auditorias dos sistemas de gesto e de controlo dos
Estados membros e assegurada uma coerncia de abordagem entre auditores e
entre auditorias. Apresenta uma metodologia de auditoria e os procedimentos
que podero ser utilizados para realizar auditorias de sistemas financeiros das
despesas efectuadas no mbito dos Fundos Estruturais. Esta metodologia
abrange as auditorias baseadas em sistemas, destinadas a garantir que os
sistemas de gesto e de controlo criados pelos Estados membros e pela
Comisso relativamente s aces empreendidas no mbito dos Fundos
Estruturais so adequados e eficazes, e os controlos no local dos projectos ou
das aces. Os objectivos pormenorizados das auditorias e as questes a tratar
durante as auditorias so apresentados no Anexo 1. O objectivo primordial do
presente manual consiste em proporcionar um meio atravs do qual os
5
auditores possam proceder ao exerccio de auditoria, por forma a chegar a
concluses slidas sobre as organizaes objecto do seu controlo.
A abordagem de auditoria apresentada no presente manual abrange
fundamentalmente o exame das actividades relacionados com os Fundos
Estruturais no mbito das autoridades dos Estados membros e ao nvel dos
gestores/operadores de projectos. O manual abrange, designadamente, a
documentao dos sistemas de gesto e de controlo, os testes de controlo
destinados a determinar se existem procedimentos de gesto e de controlo
internos e se estes funcionam de forma contnua, coerente e eficaz (ver Anexo
3) e os testes substantivos, a fim de verificar se as transaces so completas,
rigorosas e vlidas, bem como as consequncias prticas de quaisquer
deficincias ou erros identificados. O Anexo 4 apresenta critrios que podero
ser utilizados para conceber testes substantivos relativamente s aces dos
Fundos Estruturais.
A Parte 5 do manual, Relatrios de Auditoria, tece consideraes sobre a
forma como os relatrios de auditoria podero ser apresentados. No Anexo 5
do presente manual apresentado um exemplo de um relatrio-tipo da
DG XX relativo aos Fundos Estruturais.
A Parte 6 do manual, Despesas Directas e Iniciativas Comunitrias, indica
a forma como o manual pode ser utilizado para a auditoria das despesas
ligadas aos Fundos Estruturais directamente geridas pelos servios da
Comisso ou para a auditoria de actividades desenvolvidas fora das fronteiras
nacionais.
No fim do manual encontra-se um Glossrio.
2.
6
A AUDITORIA DOS FUNDOS ESTRUTURAIS
Dado o envolvimento de um amplo leque de organizaes pblicas e privadas nos
Fundos Estruturais, as disposies de auditoria relativas s despesas suportadas
pelos Fundos reflectem esta complexidade. Os principais organismos envolvidos na
auditoria dos Fundos Estruturais incluem:
o Tribunal de Contas (entidade responsvel da auditoria externa da
Comisso Europeia);
os servios da Comisso (quer o servio gestor quer o servio de Controlo
Financeiro);
os servios de auditoria internos dos Estados membros;
as instituies de auditoria supremas dos Estados membros; e
os auditores dos gestores e operadores de projectos especficos.
2.1. O Tribunal de Contas
As funes primrias do Tribunal de Contas Europeu consistem em examinar
a contabilidade relativa a todas as receitas e despesas das Comunidades
Europeias, examinar se todas as receitas e despesas foram recebidas ou
incorridas de forma legal e regular e examinar se a gesto financeira
correcta. O Tribunal uma instituio independente cujo papel consiste em
prestar assistncia ao Parlamento Europeu e ao Conselho da Unio Europeia
no exerccio dos seus poderes de controlo da execuo do oramento.
Adicionalmente, o Tribunal pode, em qualquer altura, apresentar observaes
sobre questes especficas e emitir pareceres a pedido de uma das instituies
europeias.
No mbito dos seus trabalhos de auditoria, o Tribunal examina as despesas
relativas aos Fundos Estruturais. Os seus auditores tm acesso a qualquer
documento ou informao relacionada com a gesto financeira dos servios e
outros organismos sujeitos ao seu exame e tm a possibilidade de realizar
auditorias a todos os organismos que recebem verbas comunitrias.
2.2. Servios da Comisso
As despesas comunitrias esto sujeitas auditoria dos servios da Comisso.
Em todos os casos, as actividades podem ser sujeitas a uma auditoria
efectuada por pessoal do servio gestor e/ou pelo pessoal do servio de
Controlo Financeiro da Comisso. As auditorias efectuadas pelos servios da
Comisso podem ser auditorias dos sistemas financeiros ou das declaraes de
despesas (quer se trate de aces apoiadas por um s Fundo ou por dois ou
mais Fundos, ou de programas operacionais), e auditorias de resultados. A
realizao das auditorias dos sistemas financeiros pelos servios de Controlo
Financeiro regida pelo presente manual de auditoria.
2.3. Servios de auditoria internos nos Estados membros
Os servios de auditoria internos das autoridades participantes dos Estados
membros (nacionais, regionais e locais) examinam e fazem um relatrio
sobre o funcionamento dos sistemas de gesto e de controlo no mbito das
7
suas autoridades. Alm disso, certos organismos de auditoria internos podem
ser designados como a organizao funcionalmente independente responsvel
pela apresentao de relatrios sobre os resultados dos controlos efectuados
aquando do pedido de pagamento final e da declarao de despesas relativa a
cada forma de interveno.
2.4. Instituies de auditoria supremas dos Estados membros
As instituies de auditoria supremas dos Estados membros agem como
auditor externo dos organismos da administrao central desses Estados.
Como tal, estes organismos podem realizar auditorias de organizaes da
administrao central que administram os Fundos Estruturais, juntamente com
auditorias de quaisquer outros organismos do sector pblico a que tenham
acesso em termos de auditoria. Nos casos em que estas organizaes tm
acesso aos registos das organizaes do sector privado, podem igualmente
realizar auditorias que envolvam estes organismos.
Nos casos em que os organismos do sector pblico (por exemplo, a
administrao local) tm auditores diferentes dos da instituio de auditoria
suprema competente, estes auditores podem igualmente realizar auditorias das
despesas efectuadas no mbito dos Fundos Estruturais.
2.5. Outros auditores
Para alm dos nveis de auditoria acima referidos, os gestores e operadores de
projectos tero os seus prprios auditores. A funo destes auditores consiste
em realizar auditorias para verificar o rigor das contas preparadas pelos seus
clientes. Desta forma, os auditores examinam provavelmente todos os registos
financeiros, e no apenas os relacionados com os Fundos Estruturais.
3.
8
SISTEMAS DE GESTO E DE CONTROLO DOS ESTADOS MEMBROS -
ENQUADRAMENTO REGULAMENTAR
3.1. Introduo
Uma vez que as actividades relativas aos Fundos Estruturais so
administradas, na maior parte, em nome da Comisso, pelas autoridades de
cada Estado membro, a natureza e eficcia dos sistemas de gesto e de
controlo geridos pelos Estados membros so de grande importncia para que
esteja assegurada a boa utilizao das verbas comunitrias. Dado o papel
central dos sistemas dos Estados membros no controlo das despesas dos
Fundos Estruturais, o exame do funcionamento desses sistemas vital para
determinar se estes so suficientemente eficazes para prever, detectar e
corrigir erros e irregularidades.
Esta parte do presente manual de auditoria aborda o enquadramento
regulamentar dos sistemas de gesto e de controlo dos Estados membros e
explica o trabalho que os auditores podem efectuar para assegurar a respectiva
eficcia.
3.2. Requisitos regulamentares
O enquadramento regulamentar dos sistemas de gesto e de controlo dos
Estados membros est consignado nos Regulamentos ns. 4253/88
(nomeadamente no seu artigo 23) e 2064/97. O Anexo 2 do presente manual
apresenta um guia relativo aos principais requisitos destes regulamentos.
Aquando das auditorias dos sistemas de gesto e de controlo nacionais dever
verificar-se se os requisitos mnimos contidos nos referidos regulamentos so
aplicados de forma satisfatria a todos os nveis - com efeito, este deve ser o
objectivo principal da auditoria.
O Regulamento n 4253/88 impe (nomeadamente) aos Estados membros
que:
verifiquem regularmente se as operaes financiadas pela
Comunidade so devidamente executadas;
previnam e reprimam as irregularidades; e
recuperem quaisquer montantes sonegados devido a irregularidades ou
negligncias.
O artigo 2 do Regulamento n 2064/97 especifica tambm que os sistemas de
gesto e de controlo dos Estados membros devem:
assegurar uma execuo correcta das formas de interveno
1
, de
acordo com os objectivos de boa gesto financeira;

1
As "formas de interveno" so definidas no n 2 do artigo 5 do Regulamento n 2052/88, alterado
pelo Regulamento n 2081/93.
9
permitir comprovar de maneira satisfatria a validade dos pedidos de
pagamentos adiantados e de pagamento dos saldos com base nas
despesas efectivamente realizadas;
prever uma pista de controlo suficiente;
especificar a repartio das responsabilidades e, em especial, os
controlos efectuados aos vrios nveis para garantir o valor da
certificao;
facilitar a identificao de eventuais deficincias ou riscos na
execuo das aces e dos projectos;
permitir a definio de medidas a tomar para corrigir as deficincias,
riscos e irregularidades verificados durante a execuo dos projectos,
em especial no que se refere gesto financeira.
Nos termos do Regulamento n 2064/97, os controlos dos Estados membros
efectuados antes do encerramento de cada forma de interveno dos Fundos
Estruturais incidiro sobre, pelo menos, 5% da despesa total elegvel e sobre
uma amostra representativa dos projectos ou aces aprovados (n 2 do artigo
3 do regulamento). A amostra dos projectos ou das aces a controlar deve
ter em conta a necessidade de efectuar controlos a projectos e aces de
natureza e dimenso suficientemente variados; ter em conta todos os factores
de risco identificados pelos controlos nacionais ou comunitrios; e ter em
conta a concentrao dos projectos sob determinadas autoridades responsveis
pela sua execuo ou determinados beneficirios finais, de forma a que as
principais autoridades responsveis pela execuo e os principais
beneficirios finais sejam sujeitos a, pelo menos, um controlo antes do
encerramento de cada forma de interveno.
O regulamento exige igualmente a apresentao de um relatrio elaborado por
uma pessoa ou organizao funcionalmente independente do servio
responsvel pela execuo antes do pagamento do saldo final de cada forma
de interveno que dever, nomeadamente, estabelecer a validade do pedido
de pagamento do saldo final e a legalidade e regularidade das operaes em
que se baseia a declarao final de despesa.
Os requisitos constantes do Regulamento n 2064/97 so analisados mais
pormenorizadamente no Anexo 2.
Esta parte do manual de auditoria descreve o regime que rege os sistemas de
gesto e de controlo dos Estados membros, tendo em considerao,
nomeadamente, os seguintes aspectos:
a pista de controlo;
os programas de auditoria dos Estados membros; e
a certificao de despesas por parte dos Estados membros.
10
3.3. A pista de controlo
O Regulamento n 2064/97 exige aos Estados membros que prevejam uma
pista de controlo suficiente. O regulamento define uma pista de controlo
suficiente
2
como uma pista que permita:
confrontar os montantes globais certificados Comisso com os
registos de despesa individuais e documentos comprovativos aos
vrios nveis da administrao e do beneficirio final, e
verificar a contribuio e as transferncias das verbas
disponibilizadas, nacionais e comunitrias.
Para o bom planeamento e realizao de uma auditoria, importante
compreender a natureza especfica dos sistemas de gesto e de controlo dos
Estados membros. Por conseguinte, os auditores devem assegurar a sua
familiarizao com estes sistemas como parte do processo de planeamento da
auditoria, devendo igualmente assegurar que a descrio da pista de controlo
de que dispem est actualizada.
Tendo em conta as caractersticas constitucionais e administrativas especficas
dos Estados membros, cada um deles desenvolveu os seus prprios sistemas
de gesto e de controlo. Estes sistemas especficos devem incluir os nveis de
gesto pertinentes que a seguir se apresentam:
autoridade designada, que o organismo autorizado a emitir
certificados de despesa ao abrigo do disposto no Regulamento
n 4253/88;
autoridades nacionais de administrao e de controlo,
responsveis pela gesto das aces e pelo controlo dos Fundos
Estruturais. Estas autoridades administram os Fundos Estruturais no
Estado membro, acompanham e controlam as actividades, transferem
financiamentos para organizaes que se encontrem a jusante na
cadeia de gesto e coordenam e apresentam candidaturas para a
obteno de verbas da Comisso;
autoridades regionais de administrao e de controlo, que tm
atribuies similares s das autoridades nacionais, mas a nvel
regional;
autoridades locais de administrao e de controlo, que gerem,
acompanham e controlam as aces especficas
3
; e
gestores/operadores de projectos, a cujo nvel so implementadas as
aces especficas.
Nos termos do disposto no Regulamento n 2064/97, o papel e a
responsabilidade de todos os elementos supramencionados que sejam

2
de assinalar que, do Anexo 1 do Regulamento n 2064/97, consta uma descrio indicativa dos
requisitos em matria de informaes para pistas de controlo.
3
Na prtica, este nvel s existe em poucos casos.
11
relevantes para a forma de interveno especfica em causa devem estar
determinados numa pista de controlo documentada para cada Estado membro.
A pista de controlo dever conter uma descrio clara dos fluxos de
financiamento e informao dos Fundos Estruturais, da sua documentao e
controlo, analisados ao nvel do gestor/operador de projecto. A pista de
controlo deve, nomeadamente, conter os seguintes elementos:
os processos e respectivo responsveis;
os documentos criados e os sistemas de dados utilizados e respectivos
responsveis;
quais os sistemas de gesto e de controlo que existem para os fluxos
de dados financeiros, quem os controla e como so feitos os relatrios;
e
quem controla as despesas, resultados, eficcia e gesto de despesas
dos Fundos Estruturais e qual o sistema de elaborao de relatrios.
No quadro 1 apresentado um exemplo de pista de controlo, que mostra o
fluxo das verbas da autoridade designada para o gestor/operador de projecto, e
o fluxo de informaes sobre os progressos e a eficcia do gestor/operador de
projecto atravs da Comisso. de assinalar que, enquanto no quadro s
mostrado um nico organismo por nvel, na prtica provvel que, em cada
nvel, estejam envolvidas vrias organizaes. As reas em que devem existir
controlos adequados so indicadas esquerda do quadro 1. o funcionamento
destes sistemas que dever ser documentado e testado durante uma auditoria
das autoridades ou projectos/aces envolvidos nas actividades co-financiadas
pela Comunidade. de assinalar que os controlos realmente efectuados
variam de acordo com a natureza dos sistemas e em funo do nvel que o
organismo controlado ocupa na hierarquia da pista de controlo.
12
Quadro 1: Representao grfica de um exemplo de pista de controlo
Declarao
de
Despesas
CONTROLO
CONTROLO
CONTROLO
Estado-membro
CONTROLO
Legenda: Fluxo das verbas Fluxo da informao
Autoridade regional
de
adm. e controlo
Autoridade nacional
de
adm. e controlo
Comisso
Autoridade designada
Autoridade local de
adm. e controlo
Gesto do programa
Gestor/operador
de projecto
A anlise da pista de controlo e a identificao de eventuais deficincias
fazem parte integrante da preparao de uma auditoria e so tratadas na Parte
3 do presente manual. De igual modo, a fase de preparao da auditoria dever
ter em considerao em que medida a pista de controlo tem sido actualizada.
3.4. Programas de auditoria dos Estados membros
Nos termos do disposto no Regulamento n 2064/97, os Estados membros
devem organizar controlos a projectos ou aces, com base em amostragem
apropriada, concebida especificamente para:
avaliar a eficincia dos sistemas de gesto e de controlo instalados; e
13
examinar um determinado nmero de declaraes de despesas,
seleccionadas com base em anlise de risco, efectuadas aos vrios
nveis em causa.
Em termos globais, os testes com base em amostras efectuados pelos Estados
membros devem ser suficientes para permitirem ter uma ideia clara acerca da
validade das declaraes de despesas. As amostras devem:
abranger um leque adequado de tipos e dimenses de aces;
incluir, pelo menos, um controlo das principais autoridades de
execuo e dos gestores/operadores de projecto relativamente a
cada forma de interveno;
ser aplicadas uniformemente ao longo do perodo em causa; e
ter em conta os factores de risco identificados pelos controlos
nacionais ou comunitrios.
Nos termos do disposto no Regulamento n 2064/97, os Estados membros
devem assegurar que os seus controlos cubram, pelo menos, cinco por cento
das despesas totais elegveis no Estado membro relativamente a cada forma de
interveno ao abrigo dos programas dos Fundos Estruturais. Os Estados
membros devem controlar continuamente a percentagem exacta das despesas
controladas e garantir que, na fase de encerramento, se verifica a cobertura de,
pelo menos, cinco por cento relativamente a cada forma de interveno. O
Anexo 2 fornece orientaes relativas aos requisitos no mbito dos controlos
efectuados pelos Estados membros.
3.5. Declaraes de controlo sobre as despesas elaboradas pelos Estados
membros
O artigo 8 do Regulamento n 2064/97 determina que, o mais tardar no
momento do pedido de pagamento do saldo final e da declarao final de
despesas relativa a cada forma de interveno, os Estados membros
apresentaro Comisso um relatrio elaborado por uma pessoa ou entidade
funcionalmente independente do servio responsvel pela execuo
4
. Este
relatrio deve resumir as concluses dos controlos efectuados nos anos
anteriores e estabelecer a validade do pedido de pagamento do saldo final e a
legalidade e regularidade das operaes em que se baseia a declarao final de
despesa. Quando tal garantia no puder ser fornecida, o relatrio deve
esclarecer pormenorizadamente as razes e apresentar uma estimativa da
dimenso dos problemas e uma avaliao do seu impacto financeiro.
O artigo 9 do Regulamento n 2064/97 determina que os Estados membros
devem informar a Comisso todos os anos sobre a forma como aplicaram o

4 Na sequncia da adopo do Regulamento n 2406/98, que declara que o n 1 do artigo 8 do
Regulamento n 2064/97 no precisa de ser aplicado, a partir de 1 de Janeiro de 1998, a formas de
interveno relativamente s quais a primeira deciso de concesso de ajuda estabelea que a data final
para os compromissos comunitrios e nacionais 1 de Janeiro de 1997, a declarao de controlo no
obrigatria relativamente a formas de assistncia do perodo de programao 1989-1993 ainda no
encerradas e a formas de assistncia que s abranjam o perodo de 1994-1996.
14
regulamento. Estas informaes devem incluir quaisquer aperfeioamentos ou
actualizaes necessrios na descrio dos sistemas de gesto e de controlo.
15
4. A AUDITORIA DOS SISTEMAS DE GESTO E DE CONTROLO
A auditoria dos sistemas de gesto e de controlo relativamente s actividades
co-financiadas pelos Fundos Estruturais deve ter como objectivo determinar se os
sistemas funcionam eficazmente, a fim de prevenir erros e irregularidades, e se, no
caso de ocorrerem erros e irregularidades, os sistemas so eficazes na sua deteco e
correco. Fundamentalmente, os sistemas de gesto e de controlo dos Estados
membros devem garantir, aos nveis adequados, que os gestores/operadores de
projectos e as aces so entidades elegveis na altura em que so seleccionados
para receber apoio dos Fundos Estruturais, que continuam a ser elegveis durante
todo o perodo da aco, que os objectivos so alcanados, e que as despesas
apresentadas so elegveis e respeitam o plano financeiro. Os controlos devero
igualmente assegurar que os pedidos efectuados Comisso esto correctos.
A presente parte do manual aborda os seguintes pontos:
planeamento de uma auditoria, incluindo o estabelecimento dos objectivos
da auditoria e a seleco dos organismos a controlar; e
auditoria no local, incluindo o exame e o teste dos sistemas.
A forma de apresentar os resultados de uma auditoria abordada na Parte 5 do
presente manual.
4.1. Planeamento da auditoria
Esta fase da auditoria compreende:
a recolha de informaes antecedentes pertinentes;
a avaliao dos riscos;
a seleco de objectivos da auditoria em funo desses riscos, incluindo
a determinao das misses da auditoria e a definio das seces
especficas dos questionrios do Anexo 1 que sero utilizadas para a
auditoria;
a seleco das entidades controladas com base na avaliao dos riscos;
e
o planeamento do momento de interveno, calendrio e pessoal
destacado para a auditoria, incluindo a seleco das entidades
controladas.
4.1.1. A recolha de informaes antecedentes pertinentes
O bom planeamento de uma auditoria requer a recolha e a anlise de
informaes disponveis para a seleco dos objectivos da auditoria e das
entidades controladas. Estas informaes incluem a pista de controlo relativa
ao pas em causa, e quaisquer relatrios de auditoria elaborados por auditores
da Comisso, dos Estados membros ou do Tribunal de Contas no domnio em
anlise. Estas informaes devem ser verificadas e utilizadas na fase de
avaliao dos riscos da auditoria, como explicado seguidamente.
16
4.1.2. A avaliao dos riscos
Como j foi sublinhado, o principal objectivo das auditorias das actividades
desenvolvidas no mbito dos Fundos Estruturais consiste em verificar se os
sistemas de gesto e de controlo pertinentes funcionam eficazmente por forma
a prevenir erros e irregularidades, e, no caso de ocorrerem erros e
irregularidades, se os sistemas so eficazes na sua deteco e correco.
Basicamente, isto significa que os sistemas devem ser documentados e
testados a todos os nveis da pista de controlo, a fim de assegurar a sua
eficcia. As verificaes efectivamente realizadas sero suficientes para
permitir, numa base de amostragem, extrair concluses gerais sobre a eficcia
dos sistemas. A seleco das entidades controladas para cada auditoria dever
basear-se numa avaliao dos riscos. Esta abordagem ilustrada no quadro 2
infra.
O quadro 2 ilustra um caso fictcio em que a autoridade designada (Ministrio
A) declarou despesas Comisso. Todas as entidades objecto de visitas de
controlo so indicadas a negro. Tal como mostrado no diagrama, esto
envolvidas vrias autoridades intermdias no sistema de gesto e de controlo
para esta actividade, das quais duas (Ministrios X e Y) foram seleccionadas
com base numa avaliao dos riscos. Durante a auditoria, os sistemas geridos
pela autoridade designada so examinados e testados (incluindo uma
verificao das despesas declaradas pelas autoridades intermdias no sistema
contabilstico da autoridade designada), e os relatrios de auditoria da
autoridade designada relativos s duas autoridades intermdias seleccionadas
so examinados.
Durante as visitas s duas autoridades intermdias, os prprios sistemas das
autoridades so examinados e testados, sendo novamente feita uma
verificao das despesas declaradas. Os relatrios de auditoria relativos aos
organismos regionais seleccionados so igualmente examinados. adoptado o
mesmo processo durante as visitas aos organismos regionais 1 e 4, que foram
igualmente seleccionados para exame com base nos riscos. Durante as visitas
no local aos gestores/operadores dos projectos seleccionados, so testados os
sistemas locais e verificadas as despesas declaradas com os sistemas
contabilsticos locais.
Durante todo o processo de auditoria, o objectivo consiste em verificar a pista
de controlo documentada, assinalar mudanas importantes e verificar se os
sistemas funcionam de forma eficaz para prevenir, detectar e corrigir erros,
quer atravs do exame dos sistemas concretos, quer atravs de testes de
controlos e de testes substantivos relativos a transaces seleccionadas.
17
Quadro 2: representao grfica dos elementos envolvidos numa
auditoria dos Fundos Estruturais
Ministrio A
COMISSO
Despesas
20.000
Ministrio X Outros Ministrio Y
5.000 2.000
Organismo
regional 6
Organismo
regional 4
13.000
Organismo
regional 5
Organismo
regional 3
Organismo
regional 1
Organismo
regional 2
Projecto 1
Projecto 2
Projecto 3
Projectos 3 a 100
1500 2700 800 400 900 700
Projecto 401
Projecto 402
Projectos 403 a 499
80
65
115
80
25
Nota: as entidades controladas, seleccionadas com base na avaliao dos
riscos, esto dentro de um crculo em negro.
4.1.3. Determinao dos riscos envolvidos na seleco das reas a
controlar
A identificao de factores de risco fundamentais essencial para o
planeamento do programa de controlo. Os riscos envolvidos incluem tanto o
risco inerente (o risco de ocorrncia de irregularidades ou de erros materiais -
por exemplo, quando uma aco regida por normas muito complexas, o
risco de erro pode ser elevado), como o risco ligado ao controlo (o risco de
que os controlos no prevejam ou detectem esses erros ou irregularidades,
especialmente quando as provas so de m qualidade ou quando se tenha
procedido a uma reorganizao recente). Os programas de controlo devem
procurar cobrir as reas em que os riscos esto classificados como sendo os
mais elevados e oferecer uma cobertura equilibrada e contnua do domnio da
auditoria.
Devem ser tomados em considerao os seguintes factores como indicadores,
ao avaliar os nveis de riscos inerentes:
quanto mais complexos foram os regulamentos que regem a aco
(incluindo as regras nacionais pertinentes), maior o risco de erro.
Estes erros podem ocorrer quer devido a equvocos quer a ms
18
interpretaes dos regulamentos, quer ainda devido a um simples
erro na aplicao das regras;
disparidade de dispositivos de gesto por exemplo, as aces
desenvolvidas por intermdio de terceiros ou de agentes podem ter
um risco inerente mais elevado do que as aces realizadas
directamente por uma nica autoridade de gesto. Quanto mais
passos houver no processo de gesto, maior poder ser o risco;
os pagamentos efectuados ou os recibos emitidos com base em
pedidos (por exemplo, um pedido efectuado pelo beneficirio final
relativamente a contribuies em espcie), em comparao com os
relativos a bens ou servios facturados, so, geralmente, mais
difceis de verificar e, por conseguinte, implicam um risco inerente
mais elevado;
o montante absoluto do apoio dos Fundos Estruturais e a
proporo do custo total apoiado pelos Fundos: nos casos em que
o montante absoluto da subveno elevado, ou em que grande
parte do financiamento total provm dos Fundos, os riscos
inerentes podem aumentar;
o tipo de aco e de financiamento: por exemplo, pode
considerar-se que alguns tipos de aces (incluindo as subvenes
globais) tm riscos inerentes mais elevados do que outros;
o tipo de gestor/operador de projecto: por exemplo, pblico ou
privado, bem estabelecido ou recm-formado; e
uma grande movimentao de pessoal, o recurso a pessoal
temporrio para realizar tarefas essenciais, ou a utilizao de
pessoal sem formao ou experincia nas organizaes de gesto
ou por parte de gestores/operadores de projectos so susceptveis
de conduzir a um aumento dos riscos inerentes, uma vez que a
inexperincia do pessoal pode significar que os controlos no so
realizados correctamente.
Os organismos controlados podem tomar medidas para enfrentar estes riscos
inerentes atravs da implementao de controlos. Por conseguinte, o auditor
precisa de avaliar o risco ligado aos controlos, a fim de identificar o risco
residual (o risco de os erros no serem detectados pelos controlos). Nos casos
em que os riscos inerentes so mais elevados, devero ser implementados
controlos a fim de reduzir o risco efectivo de serem efectuados pagamentos
incorrectos. Por exemplo, nos sistemas com regras muito complexas, o
organismo responsvel pela verificao e aprovao dos pedidos deve envidar
esforos considerveis na verificao dos pedidos nesse domnio. Deste modo,
uma rea com um risco inerente elevado pode, efectivamente, ter um risco
de controlo baixo nos casos em que os sistemas sejam especialmente eficazes
na identificao de erros.
19
4.1.4. Escolha de objectivos de auditoria relativos s autoridades dos
Estados membros
O Anexo 1 contm um conjunto de questionrios que explicitam os objectivos
das auditorias e os critrios de avaliao com eles relacionados, e as questes
que podem ser colocadas durante as auditorias s autoridades dos Estados
membros. So seis os principais objectivos de auditoria que se pode tentar
alcanar durante as auditorias s autoridades dos Estados membros
responsveis pela gesto e pelo controlo das aces dos Fundos Estruturais.
Estes objectivos de auditoria destinam-se a fornecer elementos de prova
adequados que permitam ao auditor extrair concluses sobre a eficcia dos
sistemas de gesto e de controlo em vigor. Normalmente, uma auditoria deve
examinar os sistemas de gesto e de controlo e verificar uma ou mais
declaraes de despesas seguindo o percurso das despesas ao longo do sistema
at aos gestores/operadores de projecto.
As auditorias especficas podem procurar atingir todos os objectivos
mencionados, ou estar orientadas para reas especficas determinadas na
sequncia de uma avaliao dos riscos ou para efeitos de uma auditoria de
acompanhamento. Os objectivos das auditorias e os critrios de avaliao com
eles relacionados so apresentados no quadro 2 e abordados mais
A Parte 3.3 do presente manual, consagrada pista de controlo, indica que, na
prtica, vrias autoridades num Estado membro (a nveis administrativos
diferentes) podem estar envolvidas na mesma actividade dos Fundos
Estruturais. Parte do processo de planeamento da auditoria dever consistir em
determinar, com base nos riscos, quais as autoridades que devem ser
controladas e quais so os objectivos de auditoria estabelecidos no Anexo 1
que so pertinentes para essas autoridades. As questes includas no anexo so
aplicveis a todos os nveis das autoridades dos Estados membros, e as
questes e os objectivos adequados devero ser identificados relativamente a
cada auditoria, em funo dos objectivos dessa auditoria.
20
Quadro 2: Objectivos das auditoria aos sistemas de gesto e de controlo
dos Estados membros
Objectivo
da auditoria
Critrio
1 Se existem procedimentos adequados para assegurar que
os pedidos de ajuda e as decises tomadas quanto a esses
pedidos cumprem as regras pertinentes
5
e esto em
conformidade com as necessidades da rea em questo, e
se as decises da autoridade esto inteiramente
documentadas.
2 Se existem disposies adequadas que garantam que os
beneficirios de subvenes facultam informaes
adequadas sobre as suas actividades, e se estas
informaes fornecem uma perspectiva verdadeira e justa
dos progressos efectivamente realizados.
3 Se os sistemas so adequados para assegurar que os
pagamentos s so efectuados quando so devidos, que os
montantes esto correctos e que os fundos comunitrios
esto devidamente salvaguardados.
4 Se o planeamento, a metodologia e o acompanhamento das
auditorias no terreno efectuadas pelas autoridades esto em
conformidade com as regras e regulamentos da Comisso e
dos Estados membros e oferecem as devidas garantias
quanto qualidade dos sistemas e evoluo das aces,
quer em termos de realizao de objectivos, quer em
termos de utilizao de recursos.
5 Se as autoridades dispem de sistemas financeiros e
contabilsticos que assegurem que as despesas so
correctamente registadas e devidamente imputadas.
6 Se existem disposies adequadas para assegurar que os
pedidos de pagamento Comisso so apresentadas
utilizando a taxa de cmbio adequada e reflectem com
preciso os montantes pagos e devidos aos beneficirios.
4.1.5. A escolha dos objectivos das auditorias aos gestores/operadores dos
projectos
Tal como referido anteriormente, o principal objectivo das auditorias aos
gestores/operadores dos projectos consiste em determinar se os aspectos
pertinentes dos sistemas de gesto e de controlo das autoridades dos Estados
membros relativos s aces funcionam de forma satisfatria. Estas auditorias
envolvem a documentao e a verificao dos sistemas utilizados pelos

5 Estas regras incluem as regras de implementao a nvel nacional que reflectem os requisitos mnimos
dos regulamentos comunitrios.
21
gestores/operadores dos projectos, na medida em que estes afectem as
actividades ligadas aos Fundos Estruturais. Em conformidade com esta
abordagem, os objectivos das auditorias aos gestores/operadores dos projectos
constam do quadro 3 infra. Os objectivos das auditorias so analisados mais
22
Quadro 3: Objectivos das auditorias aos gestores/operadores dos
projectos
Objectivo
da auditoria
Critrio
1 Se foram seguidas regras de elegibilidade aquando da
seleco dos gestores de projecto e dos projectos/aces a
apoiar pelos Fundos Estruturais.
2 Se os recibos e os pagamentos esto rigorosamente
registados no sistema contabilstico do gestor/operador de
projecto; se os activos esto correctamente registados e se
estes montantes esto correctamente reflectidos nos
pedidos de pagamento.
3 Se (no que se refere s autoridades ou organismos pblicos
e, se for caso disso, aos gestores/operadores dos projectos)
os servios ou aces financiados ao abrigo dos Fundos
Estruturais so apresentados com base em concurso
pblico, se existem controlos severos aquando da abertura
das propostas e se todas as propostas so avaliadas na
ntegra antes de ser tomada uma deciso final
relativamente ao fornecedor de servios/ aco.
4 Se os progressos efectuados esto reflectidos de forma
verdadeira e justa em quaisquer relatrios ou outras
informaes apresentados s autoridades dos Estados
membros.
5 Se o gestor/operador de projecto seguiu as regras
comunitrias em matria de publicidade, informao,
igualdade de oportunidades, proteco do ambiente e
quaisquer outras polticas comunitrias pertinentes.
4.1.6. Utilizao de uma abordagem baseada nos riscos para seleccionar
os organismos a controlar durante as verificaes no terreno
O objectivo global da seleco dos Programas Operacionais e outras formas
de ajuda dos Fundos Estruturais e das autoridades especficas dos Estados
membros a ser examinados consiste em assegurar que o esforo de auditoria
seja canalizado para as reas em que h probabilidades de os riscos serem
maiores, garantindo simultaneamente uma cobertura adequada daquelas em
que os riscos so menores. Os controlos devem ser efectuados com base numa
amostragem, a fim de que sejam efectuadas verificaes suficientes para
permitirem um nvel de garantia razovel de que os sistemas de gesto e de
controlo a examinar por cada auditoria funcionam eficazmente na preveno
de erros e irregularidades.
Dada a gama potencialmente ampla de actividades, poder ser adoptado um
programa rotativo, por forma a assegurar que todas as reas pertinentes (por
exemplo, principais autoridades de implementao, principais beneficirios
23
finais, formas de assistncia) so abrangidas, embora no necessariamente no
mesmo ano.
A seleco das autoridades, programas operacionais (e outras formas de
assistncia dos Fundos Estruturais), prioridades e aces a controlar dever
basear-se numa anlise completa dos riscos, que tenha em considerao
anteriores auditorias efectuadas por todos os auditores pertinentes (auditores
dos Estados membros, servios da Comisso e Tribunal de Contas).
O processo apresentado supra pode ser utilizado para desenvolver um plano
de auditoria padro, que pode ser ajustado com base em quaisquer
informaes suplementares de que o auditor disponha. Entre os principais
factores a considerar na seleco dos organismos a controlar contam-se os
seguintes:
informaes sobre o enquadramento em matria de controlo e os riscos
de controlo especficos no seio do organismo controlado;
o tipo de organismo e a sua experincia colectiva em matria de
actividades ligadas aos Fundos Estruturais;
se a natureza das aces geridas significa que existem riscos inerentes
particularmente elevados (ver ponto 3.1.4 supra);
informaes de outras fontes relativas a factores de risco especficos;
informaes sobre a qualidade dos sistemas de gesto e de controlo das
autoridades, nomeadamente os resultados de controlos anteriores
efectuados pelos servios da Comisso ou por outros auditores
autoridade ou ao tipo de aco em causa, juntamente com informaes
dos relatrios anuais e dos relatrios de controlo dos Estados membros;
a necessidade de acompanhar uma seleco de auditorias anteriores, a
fim de assegurar que foram introduzidas nos sistemas as necessrias
melhorias;
o programa de controlo previsto pelos outros auditores, nomeadamente
a fim de evitar a duplicao de esforos e tratar quaisquer lacunas
identificadas;
o nvel de riscos envolvidos nas diferentes actividades financiadas,
incluindo "aces problemticas" e aces nas quais foram assinalados
ou se prevem problemas significativos; e
o volume de despesas certificadas a nvel de programas, prioridades e
nveis de medio das autoridades de gesto e de controlo.
Os factores de ajustamento que podem aplicar-se seleco dos organismos a
controlar incluem a localizao fsica das organizaes (por exemplo, para
evitar deslocaes excessivas durante a auditoria) e os tipos de projecto a
cobrir. Estes factores de ajustamento podem igualmente aplicar-se como um
filtro antes do processo de seleco.
24
O Anexo 5 prope um modelo para que o desenvolvimento de um plano de
auditoria cumpra os requisitos estabelecidos no Regulamento n 2064/97,
assegurando simultaneamente a mxima cobertura de riscos.
4.1.7. Trabalhos preparatrios antes da realizao da auditoria
Para que uma auditoria seja efectuada de forma eficaz vital proceder sua
boa preparao. Para assegurar uma preparao adequada, o auditor deve
realizar as seguintes tarefas e registar os respectivos resultados no dossier de
auditoria:
documentar a avaliao de riscos inicial que levou seleco dos
organismos controlados e dos objectivos de auditoria;
analisar as informaes disponveis sobre as autoridades e os
gestores/operadores de projecto seleccionados, a fim de determinar
se existem questes especficas a tratar durante a auditoria;
um estudo analtico das informaes financeiras e outras relativas s
entidades controladas, por forma a identificar eventuais questes a
tratar durante a auditoria
6
;
obter do servio responsvel pela auditoria interna na organizao
em causa informaes sobre as auditorias nacionais, o
enquadramento em matria de controlo e as eventuais alteraes dos
sistemas de gesto e de controlo nacionais;
obter uma cpia da pista de controlo relativa ao Estado membro em
causa e de eventuais relatrios de auditoria anteriores que contenham
observaes sobre a pista de controlo e analis-los em revista, a fim
de identificar eventuais deficincias que devam ser tratadas durante a
auditoria;
analisar o relatrio anual e as declaraes de controlo pertinentes do
Estado membro em causa, a fim de identificar eventuais questes
que devam ser abordadas durante a auditoria;
actualizar os planos de auditoria discutidos nas reunies de
coordenao entre o Estado membro e a Comisso, a fim de ter em
conta quaisquer alteraes efectuadas. Nos casos em que estejam
previstas ou tenham j tenham tido lugar visitas mesma autoridade
ou aco, dever ter-se o cuidado de no duplicar os esforos de
controlo recentemente envidados, assegurando simultaneamente um
acompanhamento adequado dos relatrios;
nos casos em que estejam implicados sistemas de TI, os auditores
devem assegurar a obteno de documentao adequada para
permitir auditoria ter em considerao estes sistemas; e

6 O estudo analtico inclui trs elementos: anlise das tendncias (a anlise das informaes financeiras
ao longo de um determinado perodo), anlise de rcios (comparao entre rcios adequados por
exemplo, o custo semanal por formando), e anlise previsiva (utilizando dados financeiros,
operacionais e outros, a fim de prever as despesas ou receitas e estabelecer uma comparao com os
valores efectivos).
25
para as aces seleccionadas, o auditor deve solicitar s autoridades
responsveis o pedido de subveno, a carta de concesso de
subveno e todos os pedidos de pagamento, e examinar esta
documentao a fim de determinar a necessidade de qualquer
verificao suplementar especfica.
Na sequncia dos trabalhos supramencionados, o auditor deve apresentar um
perfil de risco ajustado dos organismos a controlar e uma lista dos riscos
especficos a que dever ser prestada especial ateno durante a auditoria. Os
objectivos da auditoria, juntamente com os programas de trabalho especficos
e os questionrios a utilizar, devem ser parte integrante do plano de auditoria.
Com base nesta avaliao de riscos ajustada, o auditor deve determinar os
objectivos da auditoria e, por conseguinte, as partes do questionrio contido
no Anexo 1 a utilizar durante a auditoria.
4.2. Exame no local e teste dos sistemas de gesto e de controlo
No local, o auditor deve procurar obter provas convincentes, adequadas e
fiveis suficientes de que os sistemas de gesto e de controlo em vigor
funcionam como descrito, de que so convenientes para assegurar a
regularidade das despesas dos Fundos Estruturais e de que as informaes
financeiras e de outro tipo so rigorosas e completas. Para realizarem uma
auditoria, os auditores devem ter em considerao a pista de controlo
correspondente, devendo, nomeadamente, verificar se a pista de controlo
registada existe realmente na prtica e se existem mecanismos adequados para
manter a documentao da pista de controlo actualizada.
Os testes a efectuar implicam a documentao dos sistemas atravs do exame
de dossiers e, se for caso disso, entrevistas a membros do pessoal
competentes, bem como testes do funcionamento desses sistemas. O teste do
funcionamento dos sistemas efectuado atravs do exame de uma amostra de
transaces. No seu conjunto, os testes devem bastar para permitir extrair
concluses slidas sobre a eficcia dos sistemas examinados. No Anexo 1 so
indicados os objectivos que podem ser abordados durante uma auditoria. O
auditor deve ajustar o contedo real de cada auditoria, a fim de ter em conta o
enquadramento em que se desenrola o controlo, enquanto parte da fase de
preparao da auditoria, abordada no ponto 4.1 supra.
4.2.1. Auditoria interna
A prpria auditoria interna da entidade controlada responsvel,
nomeadamente, pelo exame e pela avaliao da adequao dos sistemas de
controlo interno da organizao. Como tal, as informaes facultadas por uma
auditoria interna so vitais para proporcionarem dados para outras auditorias
da organizao (com efeito, este ponto j dever ter sido tomado em conta no
planeamento da auditoria ver ponto 4.1.5 supra). Nomeadamente, h que ter
em conta os resultados, a fim de determinar se foram tomadas as medidas
correctivas adequadas e eficazes para corrigir as deficincias identificadas na
auditoria interna.
26
4.2.2. Documentao e verificao dos sistemas
Um elemento fundamental de uma auditoria de actividades co-financiadas
pelos Fundos Estruturais consiste em verificar se os sistemas de gesto e de
controlo funcionam eficazmente a todos os nveis. Nesta verificao, revista
a documentao dos sistemas (incluindo as informaes correspondentes da
pista de controlo) e so feitos testes (testes dos controlos), a fim de
determinar se os sistemas funcionam realmente como descrito e se so
eficazes.
Os testes dos controlos devem comprovar que os sistemas de gesto e de
controlo funcionam coerente e eficazmente. Os testes devero ser efectuados
sobre uma amostra de transaces dos gestores/operadores dos projectos
seleccionados para uma auditoria no local. Nos casos em que seja provvel
que a eficcia dos sistemas de gesto e de controlo varie (por exemplo, nos
casos em que haja pessoal diferente que responsvel por aplicar os mesmos
controlos em diferentes tipos de transaces), o auditor dever assegurar-se de
que a amostra representativa destas eventuais diferenas. Durante os testes
dos controlos importante identificar as razes que esto na base dos erros e
omisses detectados, j que estes podero indicar a existncia de deficincias
nos sistemas de gesto e de controlo.
Os resultados dos testes dos controlos devero ser reflectidos em documentos
de trabalho com vista sua apresentao no relatrio de auditoria. Os
auditores devem descrever claramente em documentos de trabalho separados
os problemas ou erros detectados durante as auditorias, as suas repercusses e
as solues recomendadas. Todos os erros e deficincias devem ser discutidos
com as entidades controladas, e as suas opinies devem ser registadas no
relatrio de auditoria. Os documentos de trabalho, incluindo a anlise de
problemas, suas repercusses e solues, devero ento ser utilizados para a
preparao do relatrio de auditoria.
No Anexo 1 figuram listas normalizadas de auditoria de sistemas
relativamente aos organismos dos Estados membros e aos gestores/operadores
de projectos. Este programa de testes de conformidade (utilizado total ou
parcialmente) destina-se a permitir ao auditor determinar se os sistemas de
gesto e de controlo funcionam de forma satisfatria. As deficincias
detectadas durante a auditoria, bem como as correspondentes recomendaes
de mudanas a efectuar devem ser notificadas ao organismo ou organismos
controlados.
4.2.3. Auditorias de gestores/operadores de projectos
No que diz respeito s auditorias de servios do Estado membro, as auditorias
no local aos gestores/operadores dos projectos devero procurar documentar e
avaliar os seus sistemas de gesto e de controlo, na medida em que afectem a
actividade dos Fundos Estruturais. Para alm da documentao de sistemas,
estas auditorias incluem, normalmente, testes dos controlos e uma minuciosa
verificao da conformidade (testes substantivos) de uma declarao de
despesas seleccionada com os documentos originais e com outras informaes
pertinentes. O objectivo desta verificao consiste em poder extrair
concluses sobre a exactido e a validade da declarao de despesas
27
examinada, bem como em avaliar a qualidade dos controlos efectuados pelas
autoridades responsveis do Estado membro em causa. Os princpios
fundamentais dos testes substantivos so apresentados no Anexo 4.
Os testes substantivos podem igualmente incluir um estudo analtico (por
exemplo, a comparao de diferentes rcios ou tendncias, a fim de identificar
eventuais reas a investigar posteriormente). Os testes devem igualmente
incluir uma reconciliao entre as despesas declaradas pela entidade
controlada a uma autoridade superior e os registos financeiros conservados
pela entidade controlada. Para alm de verificar a exactido dos pedidos de
pagamento, estes controlos podem constituir um indicador til da eficcia da
auditoria realizada pelas autoridades de tutela e do bom funcionamento da
pista de controlo.
28
5. RELATRIOS DE AUDITORIA
5.1. Registo e discusso de resultados
Os resultados de uma auditoria devem ser registados em documentos de trabalho
durante a auditoria. Nestes documentos devem descrever-se claramente os
problemas ou erros identificados, as suas consequncias e a soluo proposta pelo
auditor. Os resultados devem sempre ser discutidos com a entidade controlada, por
forma a que os seus comentrios possam ser tomados em considerao no relatrio
de auditoria.
O relatrio de auditoria constitui o principal instrumento para comunicar os
resultados de uma auditoria. Os relatrios devem ser claros e concisos, sublinhando
as principais concluses da auditoria e indicando as medidas necessrias para
solucionar as deficincias constatadas. Todos os relatrios devem conter um
documento de sntese no qual se exponham os principais resultados, concluses e
recomendaes. No Anexo 5 do presente manual apresentado um exemplo de
relatrio usual utilizado pela DG XX.
Os erros ou deficincias do sistema mais importantes devem ser discutidos com o
pessoal competente do organismo controlado durante a auditoria (por exemplo
durante uma reunio recapitulativa no final da auditoria), quer para confirmar que o
auditor captou bem a natureza do erro ou da deficincia, quer para poder debater e
acordar as medidas necessrias para corrigir os erros ou melhorar os sistemas. Nesta
fase, pode igualmente preparar-se um esquema do relatrio de auditoria. Terminada
a auditoria, os auditores devem apresentar um projecto de relatrio de auditoria o
mais cedo possvel, a fim de assegurar que as entidades controladas possam
rectificar deficincias na primeira oportunidade que se lhes apresente. Aps ter sido
preparado o projecto de relatrio definitivo de auditoria, este deve ser enviado s
entidades controladas para que estas possam apresentar as suas observaes dentro
de um prazo estabelecido.
Os resultados e concluses do relatrio de auditoria devem ser suficientemente
pormenorizados, de modo a que o organismo controlado compreenda bem as
deficincias dos sistemas; as recomendaes devem indicar claramente as
correces necessrias. O relatrio deve igualmente indicar de que forma o auditor
ir dar seguimento auditoria, a fim de determinar se as correces efectuadas so
as mais convenientes, por exemplo solicitando relatrios por escrito entidade
controlada que dem conta das medidas adoptadas em resposta s recomendaes.
O relatrio final pode ser apresentado aps ter terminado o prazo para a
apresentao de observaes, as quais podem, se forem pertinentes, ser tomadas em
considerao.
5.2. Estrutura do relatrio de auditoria
O relatrio de auditoria dever conter os seguintes pontos:
1. Documento de sntese
2. Objectivos e mbito da auditoria
29
3. Resultados e concluses
4. Recomendaes
5.2.1. Documento de sntese
O documento de sntese deve apresentar uma panormica dos objectivos e do
mbito da auditoria, os principais resultados e concluses (com uma
apresentao clara dos principais pontos fortes e deficincias encontrados e
suas repercusses), juntamente com as principais recomendaes que
identifiquem as reas prioritrias para as entidades controladas introduzirem
modificaes.
5.2.2. Objectivos e mbito da auditoria
Os objectivos da auditoria devem ser apresentados e o seu mbito deve ser
descrito sucintamente. Nas informaes fornecidas deve figurar uma seleco
dos servios e das aces a controlar, as razes dessa escolha e pormenores
sobre os controlos efectuados.
5.2.3. Resultados e concluses
Nesta seco devem estar registados os resultados e concluses da auditoria,
com uma anlise clara e lgica dos problemas identificados e respectivas
consequncias. O relatrio deve fornecer pormenores suficientes sobre as
deficincias identificadas nos sistemas de gesto e de controlo, por forma a
permitir s entidades controladas verificar os comentrios formulados e tomar
medidas correctivas. No relatrio deve igualmente estar includa uma breve
descrio dos elementos dos sistemas de gesto e de controlo utilizados pelas
autoridades seleccionadas que se afastem da pista de controlo e uma avaliao
global do sistema de gesto e de controlo.
Relativamente s auditorias aos gestores/operadores de projectos, deve ser
feita uma breve descrio factual da aco, com os resultados e concluses
sobre o funcionamento dos sistemas de gesto e de controlo luz dos testes de
auditoria efectuados no local.
5.2.4. Recomendaes
Os relatrios devem incluir recomendaes especficas para que os
organismos controlados corrijam as deficincias encontradas durante a
auditoria. Estas recomendaes devem ser claras e estar fundamentadas com
provas convincentes da necessidade das medidas. As recomendaes devem
estar claramente ligadas s deficincias detectadas e reflectidas nos resultados
e concluses. A soluo ideal seria determinar um prazo para que sejam
tomadas medidas correctivas e apresentado um relatrio sobre as mesmas. As
recomendaes devem servir de base para qualquer seguimento futuro.
6.
30
DESPESAS DIRECTAS E INICIATIVAS COMUNITRIAS
6.1. Definio de despesas directas
Apenas cerca de 2% das despesas dos Fundos Estruturais so directamente
geridas pelos servios gestores da Comisso, os quais tratam directamente
com os gestores/operadores de projectos nos Estados membros. Estas
despesas incluem projectos-piloto e/ou de demonstrao relacionados com
medidas inovadoras e algumas reas de assistncia tcnica abrangidas pelo
disposto no artigo 4 do Regulamento do IFOP, no artigo 6 do Regulamento
relativo ao Fundo Social Europeu, no artigo 8 do Regulamento relativo ao
FEOGA-Orientao e nos artigos 7 e 10 do Regulamento relativo ao
FEDER. O Regulamento n 2064/97 no se aplica s despesas directas.
Uma vez que estas aces so geridas directamente pelos servios da
Comisso, os sistemas de gesto e de controlo dos Estados membros no so
geralmente relevantes para as auditorias deste tipo de despesas. A pista de
controlo , por conseguinte, muito mais sucinta - na maior parte dos casos,
composta por dois nveis administrativos: o servio da Comisso competente
e o gestor/operador do projecto. Em certos casos, existe, um terceiro nvel
quando o gestor/operador do projecto subcontrata determinadas partes da
aco a terceiros.
6.2. Utilizao do presente manual para a auditoria de despesas directas
Pela prpria natureza das despesas directas, parte das abordagens e testes
apresentados no presente manual no so aplicveis s auditorias das referidas
despesas. Todavia, certos elementos da abordagem de auditoria apresentados
no manual devem ser utilizados em todas as auditorias de despesas directas.
Estes elementos so os seguintes:
a seleco de aces para as auditorias no local deve ser efectuada
com base numa anlise de riscos completa;
a planificao da auditoria deve seguir as orientaes estabelecidas
na seco supra (com excepo dos elementos especficos da pista
de controlo);
muitas das questes apresentadas na lista de verificao das
auditorias aos gestores/operadores de projectos (Anexo 1) so
igualmente pertinentes para as auditorias aos gestores/operadores
de projectos de despesas directas;
muitas das questes destinadas s autoridades dos Estados
membros constantes do Anexo 1 podem ser adaptadas, por forma
a servirem para os servios da Comisso que gerem despesas
directas; e
as orientaes sobre o relatrio apresentadas na Parte 4 do manual
so pertinentes para os relatrios de auditorias de despesas
directas.
31
6.3. Definio de iniciativas comunitrias
A Comisso pretende que as iniciativas comunitrias desempenhem um papel
especfico na execuo de medidas de interesse comum em domnios
prioritrios para toda a Unio atravs da cooperao entre as regies, os
Estados membros e os diferentes parceiros econmicos e sociais. As
iniciativas comunitrias incluem actividades transfronteiras na Unio
Europeia. Por conseguinte, os organismos de auditoria de cada Estado
membro s podem controlar a parte dos programas relacionada com o seu
pas.
O papel da Comisso na auditoria das iniciativas comunitrias vital, uma
vez que os auditores da Comisso so os nicos auditores que podem
controlar actividades transfronteiras e, por conseguinte, obter uma imagem
completa das aces financiadas.
6.4. Utilizao do presente manual para a auditoria das iniciativas
comunitrias
As abordagens de auditoria apresentadas no presente manual adequam-se
perfeitamente auditoria das iniciativas comunitrias. Ao seleccionar as
iniciativas a examinar, os auditores devem ter em especial ateno a avaliao
dos riscos (a fim de assegurar que o esforo de auditoria direccionado para
as reas de maior risco) e o trabalho realizado pelos auditores nos Estados
membros. As listas de controlo apresentadas no Anexo 1 podem ser utilizadas
no mbito de todas as auditorias de iniciativas comunitrias.
32
Anexo 1
Principais Objectivos das auditorias aos servios dos Estados membros
e aos gestores/operadores de projectos
No presente anexo expem-se os objectivos das auditorias e uma srie de questes
pormenorizadas que podem ser tratadas durante as auditorias aos servios dos Estados
membros e aos gestores/operadores de projectos. Neste contexto, de assinalar que os
questionrios foram preparados em formato modular, para que possam ser seleccionados
objectivos e perguntas especficos em funo dos objectivos de uma dada auditoria. O
anexo fornece uma estrutura para as auditorias, incluindo os critrios a utilizar para
avaliar o cumprimento dos regulamentos e outros requisitos.
de assinalar que, quando se pergunta se existem procedimentos que garantam a
realizao de uma aco ou actividade especfica, as respostas podem ser fornecidas
atravs de documentao dos sistemas e de testes dos controlos e/ou de testes
substantivos para determinar se o sistema funciona de forma realmente eficaz na
prtica.
As questes constantes do Anexo figuram no formulrio informatizado de auditorias
EASY, realizado pela Comisso Europeia. No formulrio EASY, podem ser includos ou
excludos da auditoria tanto objectivos globais como perguntas especficas.
Auditorias das autoridades do Estado membro
33
Objectivo da auditoria
1. Existem procedimentos adequados para assegurar que os pedidos de ajuda e as
decises tomadas sobre esses pedidos esto em conformidade com as regras pertinentes,
respeitam as necessidades da rea em causa e que as decises da autoridade esto
inteiramente documentadas
7
?
393R2082 A14 & 20
Perguntas subsidirias
a) Existem acordos adequados que garantam que o convite apresentao de
candidaturas reflecte as necessidades globais do sector?
Critrios de avaliao Perguntas especficas
O Estado membro deve fornecer
Comisso uma descrio do objectivo
proposto, dos organismos implicados e
do plano financeiro
388R4253 A14
;
Os convites apresentao de
candidaturas ao financiamento devem
reflectir exactamente a avaliao das
necessidades.
1. Antes do pedido de interveno dos
Fundos Estruturais, a autoridade
forneceu uma descrio do objectivo
proposto das aces, dos organismos
participantes e do plano financeiro
proposto?
2. Existem disposies que garantam que
estes estudos so efectuados por
autoridades competentes?
3. Existe uma ligao clara entre as
actividades empreendidas e as
correspondentes polticas da
Comisso?
4. Cada convite apresentao de
candidaturas aprovado a um nvel
adequado no seio da autoridade?
5. Existem controlos que garantam que os
objectivos das aces esto em
conformidade com os inicialmente
aprovados pela Comisso?
6. A autoridade dispe de procedimentos
que garantam que as verbas
comunitrias se destinam a reas
prioritrias?

7 A referncia que se segue remete para a legislao de que deriva este requisito. Ao longo do Anexo
sero feitas referncias legislao de forma similar.
34
respeitam as necessidades da rea em causa, e que as decises da autoridade esto
inteiramente documentadas?
393R2082 A14 & 20
b) Existem disposies satisfatrias que garantam que todos os potenciais
gestores/operadores de projectos so convidados a apresentar candidaturas?
A autoridade deve dar informaes
acerca das ajudas disponveis a todos
os potenciais gestores/operadores de
projectos, por forma a que a seleco
de gestores/operadores de projectos
seja to ampla quanto possvel;
Os convites apresentao de
candidaturas devem ser feitos
atempadamente, por forma a
proporcionar aos gestores/operadores
de projectos tempo suficiente para
preparar os seus pedidos de auxlio.
1. Existem procedimentos que garantam
que os convites apresentao de
candidaturas so publicados de forma
acessvel?
2. A autoridade estabeleceu um
calendrio adequado para a recepo
de todos os pedidos?
3. O calendrio para a apresentao das
candidaturas concede tempo suficiente
para a preparao e envio das
respostas?
4. Existem procedimentos que garantam,
se for caso disso, que os convites
apresentao de candidaturas de
financiamento so publicados no JO ou
noutros meios de comunicao
pertinentes?
5. Existe um registo de todos os
organismos que solicitaram
informaes suplementares sobre a
aco proposta?
35
393R2082 A14 & 20
c) Existem medidas adequadas para assegurar que todos os pedidos so registados e
tratados?
Todos os pedidos de ajuda devem ser
recebidos centralizadamente e
registados imediatamente aps a sua
recepo;
Deve ser registado o estatuto de cada
candidatura.
1. Existem procedimentos distintos que
garantam que todos os pedidos de
ajuda so registados aquando da sua
recepo?
2. Todos os pedidos de auxlio so
recebidos centralizadamente?
3. Existem arquivos separados com dados
sobre todos os pedidos de ajuda ao
abrigo de programas especficos?
d) Todos os pedidos de ajuda so avaliados com base em critrios coerentes e
pertinentes?
A autoridade deve estabelecer critrios
claros, pertinentes e quantificveis para
a avaliao dos pedidos, que reflictam
correctamente as regras de
elegibilidade da Comisso;
Devem existir provas claras de que
estes critrios so aplicados na
avaliao de todos os pedidos de ajuda;
Os resultados de todas as avaliaes
devem ser registados e arquivados;
As razes para a aceitao ou rejeio
dos pedidos devem ser claramente
registadas.
1. A responsabilidade do avaliao dos
pedidos de ajuda foi claramente
atribuda no seio da autoridade?
se fixam critrios de avaliao para
cada convite apresentao de
pedidos?
3. Verifica-se se todos os critrios
estabelecidos cumprem as regras da
Comisso?
4. Existem provas de que estes critrios
so aplicados de forma coerente?
5. Os resultados de todas as avaliaes da
conformidade com os referidos
critrios so registados e arquivados?
6. As razes para a aceitao ou rejeio
dos pedidos so claramente
apresentadas?
7. Existem garantias de que as propostas
aceites esto inteiramente em
conformidade com os objectivos
estabelecidos/grupos-alvo?
36
393R2082 A14 & 20
e) A autoridade exige que os potenciais gestores/operadores de projectos estabeleam
objectivos claros e quantificveis, e um bom plano financeiro?
Os requerentes devem estabelecer
objectivos claros e quantificados e
indicar como e em que datas esperam
realizar esses objectivos;
Os pedidos devem especificar a forma
como ser quantificada a realizao dos
objectivos;
Os pedidos devem ser acompanhados
de um plano financeiro pormenorizado,
onde seja claramente indicado como
sero utilizados as verbas da Comisso;
Os objectivos fixados devem ser
claramente compatveis com o
programa operacional ou com qualquer
outra forma de interveno de que
faam parte.
1. A autoridade verifica se os requerentes
fixaram objectivos claros e
quantificados?
2. A autoridade verifica se os requerentes
fixaram datas para alcanar os
objectivos, juntamente com medidas de
rendimento pertinentes?
3. Existem controlos para assegurar que
os objectivos esto em conformidade
com o programa operativo de que a
aco faz parte?
todos os pedidos de ajuda so
acompanhados de um plano financeiro
pormenorizado em que se exponha
claramente a forma como sero
utilizadas as verbas?
5. Existem controlos que garantam que o
plano financeiro razovel?
f) As decises sobre as aces a auxiliar so tomadas por pessoas devidamente
autorizadas adequadas e essas aces esto em conformidade com as regras aplicveis?
A autoridade deve ter designado
claramente os responsveis pela
tomada de decises sobre as aces
objecto de financiamento;
Devem existir provas de que as
decises foram tomadas ao nvel
adequado.
1. Foi designada uma pessoa ou pessoas
com responsabilidade para aprovar os
pedidos de ajuda?
2. Existem controlos adequados para
evitar a duplicao do financiamento
das actividades?
3. A pessoa designada tem as necessrias
qualificaes?
todos os pedidos aprovados esto
devidamente autorizados (por exemplo
com assinatura/carimbo)?
5. Existem verificaes para comprovar
que os projectos seleccionados esto
em conformidade com as normas
pertinentes e os requisitos ambientais?
6. Existem controlos para comprovar que
no existe uma duplicao do
financiamento proveniente de
diferentes Fundos ou programas?
37
393R2082 A14 & 20
g) Existem disposies adequadas que garantam que os requerentes seleccionados so
plenamente informados dos seus direitos e responsabilidades no que diz respeito ao
financiamento concedido?
Devem existir disposies para
assegurar que todos os requerentes so
informados por escrito da deciso de
financiamento (e das razes que esto
na base da mesma), no mais breve
prazo aps a tomada da deciso;
A autoridade deve informar o
requerente das obrigaes decorrentes
da concesso do financiamento
(apresentao de relatrios,
elegibilidade, etc.).
todos os requerentes recebem uma
notificao por escrito do resultado o
seu pedido?
2. A autoridade zela por que esta
notificao escrita seja enviada o mais
rapidamente possvel aps ter sido
tomada a deciso?
3. No que diz respeito aos requerentes
seleccionados, a autoridade fornece, na
carta em que comunicada a concesso
de ajuda, pormenores sobre as regras e
os regulamentos pertinentes ao abrigo
dos quais concedido o
financiamento?
4. A autoridade fornece aos requerentes
seleccionados directrizes sobre as
despesas elegveis?
5. Cada aco aprovada objecto de um
acordo legalmente vlido?
6. O acordo jurdico assinado pela
instncia administrativa adequada?
7. A carta de subveno fornece dados
claros sobre as partes elegveis e as
datas de incio e fim da aco?
8. A carta de subveno fornece
informaes sobre a forma como
devem ser tratadas as facturas, sobre os
requisitos em matria de contabilidade
e sobre a encomenda e o tratamento
dos bens e servios?
9. Os beneficirios so informados das
normas em matria de publicidade e
informao das suas aces?
38
2. Existem disposies adequadas que garantam que os beneficirios de subvenes
fornecem informaes adequadas sobre as suas actividades e que estas informaes
proporcionam uma viso verdadeira e equilibrada dos progressos efectivamente
realizados?
388R4253 A25
a) So devidamente especificados o contedo e a periodicidade das informaes?
Os gestores/operadores dos projectos
devem ser informados por escrito no
incio das aces acerca das suas
obrigaes em matria de apresentao
de relatrios;
Estas obrigaes devem satisfazer os
requisitos mnimos da Comisso;
As obrigaes devem ser suficientes,
por forma a permitirem autoridade
chegar a concluses firmes sobre a
evoluo da aco;
As obrigaes em matria de
apresentao de relatrios devem estar
claramente ligadas aos objectivos da
aco e ao plano financeiro.
todos os beneficirios so informados
por escrito da sua obrigao de
informar?
2. Estas disposies satisfazem os
requisitos da Comisso?
3. Estas disposies incluem objectivos
quantificveis relacionados com os
indicadores fsicos e financeiros
estabelecidas na correspondente
deciso da Comisso?
os objectivos estabelecidos so
compatveis com o programa
operacional correspondente?
5. Os relatrios tm uma ligao clara
com o plano financeiro apresentado
pelo beneficirio?
b) A autoridade recebe informaes suficientes sobre a actividade concreta das aces
por forma a avaliar correctamente os progressos das mesmas?
Os relatrios devem estar directamente
relacionados com os progressos
realizados no que diz respeito
realizao dos objectivos estabelecidos
antes de a aco ser aprovada;
Os relatrios devem basear-se em
indicadores de resultados aprovados no
incio da aco;
Os relatrios devem fornecer provas
concretas das realizaes, sempre que
possvel.
1. Os relatrios cobrem todos os
objectivos da aco?
2. Os relatrios incluem indicadores de
resultados fsicos e financeiros
acordados aquando do incio da aco?
3. Os relatrios fornecem provas
concretas da realizao dos objectivos?
4. Os relatrios so realmente recebidos
dentro dos prazos estabelecidos?
que garantam que se tomam as medidas
oportunas no caso de os beneficirios
no apresentarem os relatrios?
39
2. Existem disposies adequadas que garantam que os beneficirios das subvenes
realizados?
388R4253 A25
c) A autoridade recebe suficientes informaes financeiras para poder fazer uma
avaliao adequada dos progressos efectuados?
Os relatrios devem incluir
informaes financeiras adequadas
sobre a utilizao das verbas;
Os relatrios devem ser acompanhados
dos documentos justificativos
adequados;
Os relatrios financeiros devem estar
ligados ao plano financeiro da aco;
deve indicar-se claramente qualquer
desvio importante relativamente a esse
plano;
Os relatrios devem identificar as
fontes dos financiamentos recebidos e a
forma como estes foram utilizados.
1. Os relatrios dos beneficirios contm
informaes financeiras adequadas?
2. Os relatrios so acompanhados dos
documentos justificativos adequados?
3. Estas informaes financeiras esto
relacionadas com o plano financeiro
original do beneficirio?
4. Os procedimentos estabelecem as
medidas a tomar quando os relatrios
no contenham informaes suficientes
para avaliar os progressos efectuados?
5. Os procedimentos determinam as
medidas a tomar quando os progressos
no sejam satisfatrios?
40
2. Existem disposies adequadas que garantam que os beneficirios das subvenes
realizados?
388R4253 A25
d) Existem disposies adequadas que garantam que se tomam medidas quando as aces
no paream decorrer de acordo com o plano estabelecido?
A responsabilidade pelo controlo de
cada aco deve ser delegada num
membro do pessoal competente;
Deve existir um processo estabelecido
para tomar medidas quando as aces
no decorram segundo o plano
estabelecido;
A adopo de medidas correctivas deve
ser documentada e controlada por
gestores da autoridade.
1. A responsabilidade pelo controlo de
cada aco foi delegada numa pessoa
adequada?
escritos sob a forma de controlar as
aces?
3. Estes procedimentos estabelecem as
verificaes a efectuar nos relatrios
peridicos dos beneficirios sobre os
progressos realizados?
medidas a tomar quando os relatrios
no facultem informaes suficientes
para avaliar os progressos realizados?
medidas a tomar quando os progressos
no sejam satisfatrios?
6. So tomadas medidas na sequncia do
controlo de relatrios documentados?
7. Existe uma superviso adequada do
processo de controlo de relatrios?
41
3. Os sistemas garantem que os pagamentos s so feitos quando devidos, que os
montantes esto correctos e que os fundos comunitrios esto devidamente protegidos?
a) Existem disposies adequadas que garantam que os gestores/operadores dos projectos
apresentam os pedidos de pagamento adequados na forma devida?
Os pedidos de pagamento dos
gestores/operadores de projectos
devem conter todas as informaes
financeiras pertinentes;
Os pedidos de pagamento devem ser
apresentados atempadamente;
Todos os pedidos de pagamento devem
ser apresentados na forma devida.
1. A autoridade estabeleceu prazos
adequados para a apresentao dos
pedidos de pagamento?
2. Existem procedimentos para
acompanhar os casos quando os
pedidos de pagamento no so
apresentados dentro do prazo?
3. A autoridade especificou qual a
documentao justificativa que dever
acompanhar os pedidos de pagamento?
4. A autoridade exige que as cpias dos
documentos sejam autenticadas?
5. Existe um formulrio homologado para
a apresentao dos pedidos de
pagamento?
que nenhum pedido de pagamento
tratado se no for apresentado na
devida forma?
b) Os pedidos de pagamento so recebidos pela pessoa adequada?
Os pedido de pagamento devem ser
encaminhados para a pessoa adequada
da autoridade designada;
Deve proceder-se a uma adequada
separao de obrigaes entre o
pessoal responsvel pela avaliao e
pela aprovao das aces e o pessoal
que responsvel pela aprovao dos
pedidos de pagamento.
1. A autoridade designou claramente um
responsvel para a recepo dos
pedidos de pagamento?
2. A responsabilidade pela recepo dos
pedidos de pagamento atribuda a
uma unidade funcionalmente
independente da unidade responsvel
pela avaliao dos pedidos e pela
aprovao das aces?
42
c) Os pedidos de pagamento contm informaes adequadas sobre as despesas e
documentos justificativos suficientes?
Os pedidos de pagamento devem
especificar as despesas
comparativamente ao oramento e ao
plano de despesas;
acompanhados de documentao que
demonstre claramente que as despesas
so reais e no virtuais;
Deve demonstrar-se claramente que o
gestor/operador do projecto continua a
ser elegvel para receber ajudas dos
Fundos Estruturais.
1. Os pedidos de pagamento comparam as
despesas reais com o plano financeiro?
2. As despesas so analisadas ao nvel
adequado (em conformidade com o
plano financeiro)?
3. So efectuados controlos que
assegurem que os pedidos de
pagamento so acompanhados da
documentao adequada?
43
d) So efectuados controlos adequados que garantam que os pedidos de pagamento so
apropriados e que so aprovados por uma pessoa competente?
Deve ser controlada a exactido dos
pedidos de pagamento e fornecer
provas de que o controlo foi efectuado;
aprovados por uma pessoa competente.
escritos sobre o controlo dos pedidos
de pagamento?
2. Os controlos figuram em listas de
controlo normalizadas?
3. Os controlos podem ser identificados
(por exemplo, mediante as iniciais do
funcionrio que procedeu ao controlo)?
pedido de reembolso foi assinado por
um membro competente do pessoal da
entidade beneficiria?
5. Existem controlos para assegurar que o
pedido de reembolso, ou partes dele,
no foram objecto de pagamento
anterior?
6. Existem controlos que garantam que as
despesas so reais e no apenas
estimadas ou previstas?
7. Existem procedimentos para verificar
se os critrios necessrios para
conceder um adiantamento foram
satisfeitos?
pedido de pagamento est completo?
9. As facturas so comparadas com as
declaraes de despesas?
10. Existem controlos adequados que
garantam que o beneficirio pode
continuar a receber o financiamento e
que todas as despesas so elegveis?
11. Existe um controlo aritmtico do
pedido de pagamento?
44
e) A autoridade introduziu disposies de pagamento apropriadas?
Ao abrigo do disposto no n 5 do artigo
21 do regulamento de coordenao, os
pagamentos devem ser efectuados no
prazo de trs meses a contar da
recepo do pedido de pagamento;
As modalidades e condies de
pagamento devem estar em
conformidade com os requisitos da
Comisso.
1. A autoridade estabeleceu um
calendrio para efectuar os pagamentos
aos beneficirios?
que os pagamentos so efectuados
dentro dos prazos previstos?
3. Os atrasos nos pagamentos so
controlados e, no caso de serem
ultrapassados, so tomadas medidas?
que garantam a utilizao das
modalidades de pagamento correctas?
5. A autoridade estabeleceu condies
especficas para o pagamento final em
Comisso?
6. A autoridade estabeleceu regras para a
converso dos pedidos de pagamento
em euros?
7. A autoridade estabeleceu regras
especficas e adequadas sobre o
co-financiamento nacional e regional?
45
f) So tomadas as medidas adequadas quando so detectados erros nos pedidos de
pagamento ou quando so detectados erros e irregularidades durante os controlos no
local?
A autoridade deve manter um registo
documental de todas as fraudes e
irregularidades detectadas;
A autoridade deve dispor de
procedimentos escritos que assegurem
a correco dos erros detectados nos
pedidos de pagamento e aquando dos
controlos no local;
A autoridade deve dispor de
procedimentos escritos que garantam a
investigao e a elaborao de
relatrios sobre fraudes e
irregularidades.
1. A autoridade estabeleceu
procedimentos escritos sobre a forma
como os erros nos pedidos de
pagamento devem ser tratados?
2. Os erros nos pedidos de pagamento so
registados e os registos escritos do
seguimento e da rectificao desses
erros so conservados?
que os erros detectados nos controlos
no local so registados?
os erros detectados nos controlos no
local no se repetiro em pedidos de
pagamento posteriores?
5. Existem procedimentos escritos sobre a
forma como as fraudes e as
irregularidades devem ser registadas e
tratadas?
que o gestores so informados e que
estes tomam medidas para controlar os
casos de fraudes e irregularidades?
que a autoridade faz um seguimento de
seis meses das irregularidades
detectadas?
que se informa a Comisso das
irregularidades no investigadas no
prazo de seis meses?
9. Existem disposies para tomar
medidas sobre irregularidades
sistemticas?
que as autoridades competentes so
informadas das fraudes?
11. Existem procedimentos escritos para os
recursos dos beneficirios contra a
deciso de no atender aos seus
pedidos?
46
g) Existem disposies adequadas que garantam que as autoridades dos Estados membros
protegem os fundos comunitrios?
As autoridades do Estado membro
devem efectuar periodicamente
auditorias independentes;
As autoridades devem dispor de
sistemas financeiros e contabilsticos
que garantam que todas as receitas e
pagamentos so registados de forma
correcta e rigorosa;
Devem existir procedimentos escritos,
devidamente aprovados, que
estabeleam o sistema de gesto e de
controlo internos;
A unidade de controlo interno deve
dispor de um nmero suficiente de
pessoal experiente e qualificado;
Os objectivos da unidade de controlo
interno devem ser claros e
quantificveis.
1. Existem procedimentos escritos,
devidamente aprovados, que
estabeleam o enquadramento do
controlo interno da autoridade?
2. A unidade de controlo interno dispe
de um nmero adequado de pessoal
devidamente qualificado?
3. A unidade de controlo interno est
sujeita a uma superviso regular por
parte da direco?
4. Existem disposies adequadas para a
auditoria peridica das actividades que
a autoridade realiza no mbito dos
Fundos Estruturais?
5. A autoridade designou um responsvel
que supervisione os resultados das
auditorias efectuadas pela autoridade e
tome as medidas oportunas para
corrigir as deficincias detectadas pelos
auditores?
47
4. A planificao, metodologia e o seguimento da auditoria no local esto em
conformidade com as regras e regulamentos da Comisso e dos Estados membros e
oferecem suficientes garantias quanto qualidade dos sistemas e a evoluo das aces,
quer em termos de realizao de objectivos quer de utilizao de recursos?
397R2064 A4
a) A autoridade efectuou os controlos no local que so adequados para avaliar a evoluo
das aces?
A autoridade deve efectuar um controlo
no local de, pelo menos, cinco por
cento das despesas elegveis
relativamente a cada forma de
interveno;
Devem ser preparados relatrios
escritos sobre os controlos no local
efectuados;
A autoridade deve assegurar-se de que
os melhoramentos recomendados na
sequncia dos controlos no local so
efectivamente realizados.
1. A autoridade realiza e mantm uma
anlise de riscos relativamente a todas
as aces financiadas?
que esta anlise de riscos vai sendo
actualizada?
3. A seleco dos temas dos controlos no
local baseia-se na anlise de riscos?
4. Os controlos no local so efectuados
por pessoal devidamente qualificado?
5. Os relatrios escritos so preparados
com base nos resultados dos controlos
no local?
6. Os relatrios escritos contm
recomendaes para as entidades
controladas introduzirem
melhoramentos?
7. As recomendaes so seguidas
sistematicamente, por forma a
assegurar a sua aplicao?
8. A autoridade realiza um controlo
permanente que garanta que as
auditorias no local abrangem, pelo
menos, cinco por cento das despesas
relativas a cada forma de interveno?
48
397R2064 A4
b) A autoridade procede a avaliaes ex post dos resultados das aces ?
A autoridade deve verificar se os
objectivos estabelecidos no incio
foram alcanados e se qualquer
eventual desvio est devidamente
justificado;
O impacto do financiamento dos
Fundos Estruturais deve ser claramente
quantificvel e demonstrvel;
Deve demonstrar-se claramente que as
verbas chegaram correctamente ao seu
destino, de acordo com os objectivos
do programa operativo ou da forma de
interveno correspondente.
1. A autoridade tem procedimentos que
garantam a realizao de uma avaliao
ex post adequada dos resultados de
uma aco quando essa chega ao seu
termo?
2. Esta avaliao inclui uma avaliao dos
resultados da aco em comparao
com os objectivos?
3. A avaliao inclui uma descrio dos
efeitos intermdios e induzidos da
aco?
que o financiamento chegou
correctamente ao seu destino, de
acordo com o programa operativo
correspondente?
5. As avaliaes ex post so efectuadas
por pessoas devidamente qualificadas?
os resultados das avaliaes ex post,
influenciam a evoluo poltica e a
prtica dos Fundos Estruturas nos
Estados membros?
49
397R2064 A4
c) A autoridade dispe de sistemas que garantam a apresentao, a partir de 30 de Junho
de 1998, de relatrios anuais Comisso sobre a aplicao do Regulamento n 2064/97,
incluindo informaes sobre os complementos ou actualizaes necessrios dos sistemas
de gesto e de controlo?
397R2064 A9
Critrios de avaliao Questes especificas
O Estado membro deve instituir
disposies que identifiquem as
mudanas nos sistemas e assegurarem
que estas so notificadas Comisso;
A autoridade deve designar as pessoas
competentes que garantam que a
elaborao e apresentao dos
relatrios se efectuem em
Comisso;
O relatrio deve ser aprovado por uma
pessoa competente do Estado membro.
1. A autoridade designou um responsvel
para controlar as mudanas
introduzidas nos sistemas?
2. A autoridade criou sistemas que
garantam que quaisquer mudanas nos
sistemas de gesto e de controlo sejam
notificadas pessoa responsvel pela
preparao do relatrio anual?
3. A autoridade aplicou disposies que
garantam que os resultados da
aplicao do regulamento se resumam e
apresentem adequadamente no relatrio
anual?
que o relatrio anual, ou as
contribuies para o mesmo, so
verificados e autorizados a um nvel
adequado?
o relatrio anual apresentado
Comisso dentro dos prazos previstos?
50
397R2064 A4
d) A autoridade criou um comit de acompanhamento pertinente? Existem disposies
que garantam que as opinies do comit so tomadas em considerao?
Devem criar-se comits de
acompanhamento;
Devem existir mecanismos adequados
que garantam que as opinies do
comit so tomadas em considerao.
1. Existe um comit de acompanhamento
para cada programa ou rea de
actividade?
2. Existem procedimentos que garantam a
adopo de medidas na sequncia dos
trabalhos do comit de
acompanhamento, ou que as razes da
ausncia de medidas so expostas por
escrito?
3. A autoridade utiliza os relatrios do
comit de acompanhamento aquando
da avaliao dos riscos da auditoria?
51
5. A autoridade dispe de sistemas financeiros e contabilsticos que garantam um registo
correcto das despesas e a sua correcta afectao?
a) A autoridade estabeleceu um sistema contabilstico e financeiro fivel, no qual todas as
transaces pertinentes sejam registadas?
A autoridade deve dispor de um
sistema financeiro e contabilstico que
permita identificar as transaces;
As transaces devem ser registadas
individualmente na devida rubrica
oramental;
As transaces registadas no sistema
contabilstico devem reflectir de forma
completa e exacta a situao financeira
da autoridade e das diferentes aces.
1. As transaces efectuadas no mbito
dos Fundos Estruturais so registadas
individualmente?
todas as despesas dos Fundos
Estruturais so registadas na devida
rubrica oramental?
3. Existe um controlo que garanta que
todas as transaces foram registadas
(totalidade)?
b) A autoridade estabeleceu medidas adequadas que garantam a exactido da
documentao da pista de controlo?
A autoridade deve conservar uma cpia
da pista de controlo;
Devem existir procedimentos que
garantam que qualquer mudana dos
sistemas que afecte a pista de controlo
figurar imediatamente na pista de
controlo documentada;
Devem existir procedimentos que
garantam que, cada vez que se
actualiza a pista de controlo, so
enviadas cpias a todos os organismos
competentes.
1. A autoridade dispe de uma cpia da
pista de controlo documentada?
2. A pista de controlo est datada?
3. A responsabilidade de conservar a pista
de controlo delegada numa pessoa
designada?
4. Existem procedimentos adequados que
garantam que a pista de controlo
regularmente actualizada?
5. Existem procedimentos apropriados
que garantam que todos os interessados
so informados das mudanas
introduzidas na pista de controlo?
52
5. A autoridade dispe de sistemas financeiros e contabilsticos que garantam um registo
correcto das despesas e a sua correcta afectao?
c) A autoridade estabeleceu disposies que garantam que as verbas comunitrias podem
ser distinguidas das verbas do Estado membro?
Os fundos comunitrios devem ser
identificados separadamente nas contas
bancrias;
As contribuies comunitrias para as
aces devem ser identificadas
separadamente nos registos
contabilsticos.
1. Os fundos comunitrios so
depositados numa conta bancria
separada, ou so identificveis
separadamente no sistema
contabilstico utilizado pela
autoridade?
2. As transaces que envolvem verbas
comunitrias so identificveis
separadamente no sistema
contabilstico?
3. Procede-se a reconciliaes peridicas
que mostram as receitas e a utilizao
das verbas de origem comunitria?
4. As receitas e os pagamentos relativos a
cada programa so identificveis
separadamente nos sistemas das
autoridades?
d) O sistema contabilstico permite identificar os gestores/operadores do projecto
correspondente e as razes do pagamento?
Em cada pagamento, deve indicar-se
claramente o motivo do pagamento, o
gestor/operador do projecto e a fonte
de financiamento.
1. Os registos contabilsticos mostram
claramente qual o beneficirio de um
pagamento?
2. Os registos contabilsticos identificam
claramente a fonte de financiamento de
cada pagamento?
53
6. Existem disposies fiveis que garantam que os pedidos de pagamento apresentados
Comisso foram elaborados utilizando as taxas de cmbio adequadas e reflectem
rigorosamente o montante pago e devido aos beneficirios?
a) A autoridade estabeleceu procedimentos que garantam que todos os pedidos de
pagamento Comisso esto completos e exactos?
A responsabilidade pela preparao
dos pedidos dever ser claramente
atribuda a uma ou mais pessoas;
Dever proceder-se a verificaes com
vista a assegurar que todos os
montantes devidos, e apenas estes,
esto includos nos pedidos.
1. A autoridade delegou numa pessoa ou
em pessoas adequadas a
responsabilidade de preparar os
pedidos de pagamento Comisso?
2. A autoridade delegou numa pessoa
adequada a responsabilidade de
autorizar os pedidos de pagamento
Comisso?
3. A autoridade estabeleceu controlos que
garantam que s os montantes devidos
esto includos nos pedidos
Comisso?
4. A autoridade estabeleceu controlos que
garantam que os montantes no so
reclamados duas vezes?
5. Existe um controlo independente ou de
gesto dos pedidos de pagamento
Comisso antes de estes serem
autorizados ou enviados?
6. Foram estabelecidos procedimentos
que garantam que o pagamento
efectuado dentro do prazo?
54
b) A autoridade tomou medidas que garantam que os relatrios de controlo relativos a
cada forma de interveno so preparados por uma organizao ou pessoa
funcionalmente independente e que esses relatrios so apresentados Comisso o mais
tardar na data do pedido de pagamento definitivo?
Devem ser preparados relatrios de
controlo relativamente a cada forma de
interveno;
Os relatrios devem ser apresentados, o
mais tardar, na data do pedido de
pagamento definitivo;
O organismo ou a pessoa que prepara o
relatrio dever ser funcionalmente
independente das autoridades do
Estado membro responsveis pela
gesto e controlo das aces (ou seja,
no estaro sujeitos a instrues do
organismo de execuo nem
participaro na execuo das aces
objecto de auditoria);
O relatrio deve apresentar concluses
sobre a legalidade e a regularidade das
operaes objecto das despesas;
Nos casos em que so identificados
problemas, o relatrio deve fazer uma
estimativa do impacto dos mesmos e
calcular as suas repercusses
financeiras;
Deve existir a possibilidade de efectuar
controlos suplementares a pedido da
Comisso.
1. A autoridade estabeleceu
procedimentos que garantam a
preparao de relatrios de controlo
relativamente a cada forma de
interveno?
2. A autoridade criou sistemas que
assegurem que os relatrios de controlo
so preparados atempadamente, por
forma a poderem acompanhar os
pedidos de pagamento definitivos
Comisso?
3. O organismo ou a pessoa que apresenta
os relatrios de controlo est sujeita a
instrues do organismo de execuo
e/ou participa na execuo das aces
objecto de auditoria?
4. O organismo ou a pessoa que apresenta
os relatrios de controlo devidamente
qualificada?
5. Existem instrues escritas claras para
a preparao dos relatrios de
controlo?
6. Estas instrues escritas expem
claramente a necessidade de apresentar
concluses sobre a legalidade e a
regularidade das operaes?
7. Os relatrios de controlo so dirigidos
a uma autoridade superior?
que os relatrios de controlo so
elaborados com base na avaliao das
actividades realizadas em
conformidade com a forma de
interveno?
se investigaro e quantificaro os
efeitos de qualquer problema detectado
aquando da preparao dos relatrios
de controlo?
se podero realizar outras auditorias
quando a Comisso o solicitar?
55
c) Existem disposies que garantam a utilizao de taxas de cmbio adequadas sempre
que os pedidos de pagamento forem apresentados em euros?
Os planos financeiros das aces
devem ser expressos em euros;
Nos pedidos expressos em euros para
pases fora da zona do euro deve ser
utilizada a taxa de cmbio do ms em
que as despesas foram registadas nas
contas do organismo responsvel pela
gesto financeira.
1. Os planos financeiros dos projectos
esto expressos em euros?
as verbas constantes dos planos
financeiros no esto sujeitas a
indexao, excepto a partir de
25/02/1994, tal como previsto ao
abrigo do Regulamento n 402/94.
3. Existem provas de que a autoridade
utiliza a taxa de cmbio correcta para a
converso em euros dos montantes
constantes dos pedidos?
Auditorias de gestores/operadores de projectos
56
1. As regras de elegibilidade foram seguidas na seleco dos gestores de projecto e dos
projectos/aces para receber ajuda dos Fundos Estruturais?
a) O gestor/operador de projecto foi devidamente identificado?
Deve proceder-se verificao do
nome, estatuto e endereo do
gestor/operador de projecto;
O n de conta bancria do
gestor/operador de projecto deve ser
verificado.
1. O nome, estatuto e morada do
gestor/operador de projecto esto
correctos?
2. O n de conta bancria do beneficirio
final est correcto?
b) O gestor de projecto elegvel para receber ajuda dos Fundos Estruturais?
O gestor/operador de projecto
seleccionado pela autoridade do Estado
membro deve ser elegvel.
O gestor/operador de projecto deve
continuar a ser elegvel durante a
execuo da aco subvencionada.
1. O projecto/aco preenche todos os
critrios de elegibilidade pertinentes?
2. O projecto/aco continuou a ser
elegvel durante a execuo da aco
subvencionada?
57
2. O gestor/operador de projecto implementou sistemas adequados para assegurar que as
receitas e os pagamentos so registados com exactido no sistema contabilstico do
gestor/operador de projecto, que os activos so correctamente registados e que estes
montantes se reflectem correctamente nos pedidos de pagamento?
a) Os montantes pagos pelo gestor/operador de projecto so registados com exactido no
sistema contabilstico?
Devem existir controlos que garantam
que:
A responsabilidade pelo exame da
validade e da exactido dos pedidos
deve ser claramente atribuda a uma ou
mais pessoas.
Se deve proceder a uma separao clara
das atribuies entre o pessoal
responsvel pela certificao da
recepo dos bens e servios e o
pessoal que efectua os pagamentos.
Todos os montantes devidos, e apenas
estes, devem ser certificados para
pagamento.
1. H pelo menos uma pessoa responsvel
pelo exame da validade e da exactido
dos pedidos de pagamento?
2. Existe uma separao clara de
atribuies entre o pessoal responsvel
pela certificao da recepo dos bens
e servios e o pessoal que efectua os
pagamentos?
que os pagamentos no podem ser
efectuados sem ser registados (por
exemplo atravs da conciliao do livro
de contas com as contas bancrias e a
liquidez bancria)?
que os pagamentos no podem ser
registados sem terem sido efectuados?
5. S so feitos pagamentos relativamente
a bens e servios que foram recebidos e
que esto em conformidade com as
regras de elegibilidade?
6. So pagos os montantes devidos?
as despesas de gesto e os encargos
administrativos so deduzidos do
montante da subveno?
8. O IVA relativo aco registado
separadamente?
9. O IVA reembolsvel deduzido?
58
b) Os montantes pagos pelo gestor/operador de projecto so correctamente reflectidos nos
pedidos de pagamento enviados autoridade do Estado membro?
Os financiamentos da aco devem ser
identificveis separadamente.
10. As receitas e os pagamentos da aco
so identificveis no sistema financeiro
e contabilstico relativamente s demais
actividades empreendidas pela
organizao?
que as receitas e os pagamentos so
registados na aco adequada?
59
c) Os gestores/operadores de projecto criaram sistemas destinados a assegurar que todos
os pedidos de pagamento esto completos e rigorosos?
estabelecer procedimentos que
garantam que todos os pedidos de
pagamento esto completos e rigorosos.
1. O gestor/operador de projecto designou
um membro do pessoal com
responsabilidade para verificar os
pedidos e certificar a sua exactido?
2. A responsabilidade pela preparao dos
pedidos est claramente atribuda a
uma ou mais pessoas ao nvel
adequado?
3. O gestor/operador de projecto forneceu
autoridade designada declaraes de
despesas acompanhadas das facturas
correspondentes ou cpia das mesmas?
4. As declaraes de despesas
apresentadas pelo beneficirio final
foram classificadas como excelentes,
satisfatrias, insatisfatrias ou
deficientes?
5. Os controlos efectuados pelo
gestor/operador de projecto
relativamente aos pedidos so
claramente clarificados relativamente a
cada pedido de reembolso?
que todos os montantes devidos, e
apenas estes, constam dos pedidos?
60
d) O gestor/operador de projecto dispe de uma funo de auditoria interna satisfatria
(sempre que tiver dimenses suficientes)?
dispor de uma funo de auditoria
interno separada, quando as suas
dimenses forem suficientes.
O organismo de superviso interno
deve ser funcionalmente independente.
O organismo de superviso interno
deve verificar os procedimentos
financeiros e contabilsticos.
Os relatrios e resultados do organismo
de superviso interno devem ser
completa e imediatamente tomados em
considerao pelo gestor/operador de
projecto.
1. O gestor/operador de projecto criou um
servio de auditoria interno adequado?
2. Existe um organismo de superviso
interno responsvel pela fiscalizao
das auditorias internas que seja
funcionalmente independente (por
exemplo, um comit de auditoria)?
3. A auditoria interna estabeleceu
mtodos de trabalho adequados?
4. O organismo de auditoria
interna/superviso interna examinou a
gesto dos sistemas financeiros e
contabilsticos do gestor/operador de
projecto?
5. Existe um seguimento satisfatrio dos
resultados da auditoria interna?
6. O gestor/operador de projecto tomou as
medidas adequadas luz das
recomendaes da auditoria interna?
61
e) O gestor/operador de projecto dispe de auditoria externa satisfatria?
O organismo de superviso externo
deve verificar os procedimentos
financeiros e contabilsticos;
Os relatrios e resultados do organismo
de superviso externo devem ser
completa e imediatamente tomados em
considerao pelo gestor/operador de
projecto.
1. O gestor/operador de projecto est
sujeito a uma auditoria externa pblica
ou privada?
2. O auditor externo detectou qualquer
problema relacionado com a gesto das
aces financiadas pelos Fundos
Estruturais?
3. O gestor/operador de projecto tomou
medidas em resposta s recomendaes
do auditor externo?
62
3. No que diz respeito s autoridades ou organismos pblicos e, quando aplicvel, aos
gestores/operadores de projectos, os servios ou aces financiados pelos Fundos
Estruturais so adjudicados com base num anncio de concurso adequado, existem
controlos rigorosos aquando da abertura das propostas e todas as propostas so avaliadas
na totalidade antes de ser tomada uma deciso definitiva relativamente ao prestador de
um servio ou ao gestor de um projecto?
a) O gestor/operador de projecto foi informado (quando aplicvel) das normas que regem
a adjudicao de contratos pblicos, estabelecidas pela Comunidade Europeia e pelas
autoridades dos Estados membros?
Os gestores/operadores de projectos
devem ter conhecimento das disposies
das directivas relativas aos concursos
pblicos pertinentes.
1. O gestor/operador de projecto foi
informado das normas comunitrias
que regem as obras pblicas?
que regem a prestao de servios?
que regem os outros domnios
pertinentes?
b) O gestor/operador de projecto adoptou, se for caso disso, medidas que garantam que os
anncios de concurso sero objecto de uma divulgao to ampla quanto possvel?
Todos os anncios de concurso
pertinentes devem ser publicados no
Jornal Oficial das Comunidades
Europeias;
Todos os outros anncios de concurso
devem ter uma divulgao
suficientemente ampla para garantir uma
concorrncia real relativamente aos
contratos;
As regras relativas indiviso dos
contratos devem ser respeitadas.
1. Todos os anncios de concurso
pertinentes foram publicados no Jornal
Oficial das Comunidades Europeias?
2. Os outros anncios de concurso foram
objecto de uma divulgao
suficientemente ampla para garantir uma
concorrncia real relativamente aos
contratos?
3. As regras relativas indiviso dos
contratos foram respeitadas?
63
3. No que diz respeito s autoridades ou organismos pblicos e, quando aplicvel, aos
gestores/operadores de projectos, os servios ou aces financiados pelos Fundos
Estruturais so adjudicados com base num anncio de concurso adequado, existem
controlos rigorosos aquando da abertura das propostas e todas as propostas so avaliadas
na totalidade antes de ser tomada uma deciso definitiva relativamente ao prestador de
um servio ou ao gestor de um projecto?
c) Existem sistemas que garantam a avaliao de todas as candidaturas recebidas e uma
deciso de adjudicao de contratos correcta?
As candidaturas devem ser registadas e
enviados avisos de recepo entidade
que apresentou a candidatura.
Devem ser estabelecidos critrios de
avaliao antes da recepo das
candidaturas; todas as candidaturas
recebidas devem ser avaliadas em
funo desses critrios.
A avaliao de cada candidatura dever
ser registada e as razes que subjazem a
uma deciso de adjudicao de um
contrato devem ser documentadas.
1. As candidaturas so registadas?
2. Os candidatos recebem avisos de
recepo das suas candidaturas?
3. Os critrios de avaliao so
estabelecidos antes da recepo das
candidaturas?
4. Todas as candidaturas recebidas so
avaliadas em funo desses critrios?
5. A avaliao de cada candidatura
registada pelo gestor/operador de
projecto?
6. As decises de adjudicar ou no
contratos esto plenamente
documentadas?
64
4. Os progressos efectuados so registados de forma verdadeira e imparcial nos relatrios
ou em qualquer outro tipo de informao apresentada s autoridades do Estado membro?
a) O gestor/operador de projecto estabeleceu procedimentos que garantam o controlo
regular da evoluo das actividades financiadas e a verificao destas informaes para
garantir a sua exactido?
O gestor/operador de projecto deve fixar
objectivos de rendimento e referncias
com os quais possa comparar a evoluo
das aces.
recolher informaes regularmente
sobre a evoluo do projecto, examinar
estas informaes e tomar as medidas
necessrias.
Nos casos em que os
gestores/operadores de projecto gerem
mais de uma aco, as informaes
recebidas de cada aco devem ser
verificadas periodicamente pelo
gestor/operador de projecto.
1. O gestor/operador de projecto fixou
objectivos de rendimento e indicadores
adequados de rendimento para avaliar a
evoluo das aces?
2. O gestor/operador de projecto
estabeleceu disposies adequadas para
controlar fisicamente a evoluo das
aces?
3. As informaes relativas ao rendimento
e ao controlo so examinadas por
pessoal competente?
4. So tomadas medidas para solucionar
os problemas detectados durante os
controlos?
b) O gestor/operador de projecto estabeleceu procedimentos satisfatrios para a
apresentao de relatrios para que as autoridades do Estado membro e a Comisso
recebam informaes peridicas e rigorosas sobre a evoluo das aces?
estabelecer um sistema de apresentao
de relatrios em conformidade com os
requisitos do Estado membro e da
Comisso.
O funcionamento do sistema de
apresentao de relatrios deve ser
satisfatrio.
O gestor/operador de projecto aplicar
procedimentos que garantam que as
informaes sobre cada aco sejam
reflectidas com exactido nos relatrios
enviados s autoridades do Estado
membro e Comisso.
1. O gestor/operador de projecto
estabeleceu um sistema de
apresentao de relatrios?
2. Os relatrios so transmitidos s
pessoas adequadas dentro da
organizao do gestor/operador de
projecto?
3. Os relatrios so elaborados com
regularidade?
4. Os relatrios esto bem documentados?
5. Os relatrios reflectem fielmente as
informaes disponveis sobre as vrias
aces?
6. Os relatrios so examinados a um
nvel adequado pelo gestor/operador de
projecto?
65
5. O gestor/operador de projecto cumpriu as regras comunitrias em matria de
publicidade, informao, igualdade de oportunidades, ambiente e qualquer outra lei
comunitria pertinente?
a) As aces foram objecto de suficiente publicidade e informao?
respeitar as regras em matria de
publicidade estabelecidas a nvel
comunitrio ou ao nvel da autoridade
do Estado membro.
informado de todos os requisitos
comunitrios em matria de
publicidade e informao?
2. O gestor/operador de projecto aplicou
todas as regras pertinentes em matria
de publicidade e de informao?
b) O gestor/operador de projecto respeita suficientemente as regras europeias em matria
de transparncia?
transparncia estabelecidas a nvel
comunitrio ou a nvel da autoridade do
Estado membro.
informado de todas as regras europeias
pertinentes em matria de
transparncia?
2. O gestor/operador de projecto aplicou
todas as regras pertinentes em matria
de transparncia?
66
5. O gestor/operador de projecto cumpriu as regras comunitrias em matria de
publicidade, informao, igualdade de oportunidades, ambiente e qualquer outra lei
comunitria pertinente?
c) O gestor/operador de projecto cumpriu as regras da Comisso em matria de
ambiente?
ambiente estabelecidas pela Comisso
ou pelo Estado membro.
informado de todas as regras da
Comisso pertinentes em matria de
ambiente?
2. O gestor/operador de projecto cumpriu
todas as regras da Comisso pertinentes
em matria de ambiente?
d) O gestor/operador de projecto cumpriu as regras da Comisso em matria de igualdade
de oportunidades?
igualdade de oportunidades
estabelecidas pela Comisso ou pelo
Estado membro.
informado de todas as regras da
Comisso pertinentes em matria de
igualdade de oportunidades?
2. O gestor/operador de projecto cumpriu
todas as regras da Comisso pertinentes
em matria de igualdade de
oportunidades?
67
ANEXO 2
Orientaes relativas aos requisitos dos controlos a realizar pelos Estados membros
O presente anexo tem por objectivo estabelecer os requisitos dos controlos a realizar
pelos Estados membros e fornecer orientaes sobre a forma como esses requisitos sero
interpretados e verificados pelos servios da Comisso. O anexo compreende:
O quadro regulamentar dos controlos a realizar pelos Estados membros;
A natureza dos controlos a realizar pelos Estados membros; e
A certificao das despesas pelos Estados membros.
1. O QUADRO REGULAMENTAR DOS CONTROLOS A REALIZAR PELOS ESTADOS
MEMBROS
As responsabilidades dos Estados membros a nvel da realizao dos controlos das
aces no mbito dos fundo estruturais esto estabelecidas nos regulamentos n
4253/88 (nomeadamente, o artigo 23) e n 2064/97 (nomeadamente, o artigo 2).
Nos termos destes regulamentos, os requisitos mnimos que os Estados membros
devem respeitar nos seus controlos so:
Assegurar uma execuo correcta das formas de interveno, de acordo
com os objectivos de boa gesto financeira (artigo 2 do Regulamento
Financeiro);
Permitir comprovar de maneira satisfatria a validade dos pedidos de
pagamentos adiantados e de pagamento dos saldos com base nas despesas
efectivamente realizadas;
Prever uma pista de controlo suficiente;
Especificar a distribuio das responsabilidades e, em especial, os
controlos efectuados aos vrios nveis para garantir o valor da certificao;
Facilitar a identificao de eventuais deficincias ou riscos na execuo das
aces e dos projectos; e
Permitir a definio de medidas a tomar para corrigir as deficincias, riscos
e irregularidades verificados durante a execuo dos projectos, em especial,
no que se refere gesto financeira.
2. A NATUREZA DOS CONTROLOS A REALIZAR PELOS ESTADOS MEMBROS
Os controlos efectuados antes do encerramento de cada forma de interveno
incidiro sobre pelo menos 5 % da despesa total elegvel e sobre uma amostra
representativa dos projectos ou aces aprovados. O Regulamento n 2064/97 (n 1
68
do artigo 3) especifica que os Estados membros organizaro controlos com vista a,
em especial:
Avaliar a eficincia dos sistemas de gesto e de controlo instalados; e
Examinar um determinado nmero de declaraes de despesas,
seleccionadas aps uma anlise de risco, efectuadas aos vrios nveis em
causa.
As seces apresentadas seguidamente, fornecem as orientaes da Comisso
dirigidas aos Estados membros no sentido de cumprirem os requisitos
regulamentares nos seguintes domnios:
Avaliao da eficincia dos sistemas de gesto e de controlo instalados;
Exame selectivo das declaraes de despesas;
Anlise de risco;
Verificao do clculo de 5%;
Distribuio regular dos controlos durante todo o perodo em causa;
O tipo de tcnicas de amostragem a adoptar; e
A natureza de uma amostra representativa.
A. Avaliao dos sistemas de gesto e de controlo
A avaliao dos sistemas tem por objectivo assegurar que os sistemas de gesto e
de controlo instalados so adequados para a proteco dos recursos dos Estados
membros e da Comunidade. Alm disso, como esses sistemas so aplicveis a uma
grande variedade de aces financiadas pelos Fundos Estruturais, ao proceder ao seu
controlo, os Estados membros devem obter garantias sobre todas as aces
financiadas pelos organismos competentes.
Em contrapartida, o exame das declaraes de despesas pelos gestores/operadores
de projecto ou pelas autoridades dos Estados membros (ver ponto B infra) s
permitir obter garantias relativamente s declaraes que foram efectivamente
controladas. A verificao dos sistemas , por conseguinte, fundamental, tendo em
vista assegurar que os mesmos so adequados para evitar, detectar e corrigir erros a
nvel de aces que no sejam seleccionadas para uma auditoria exaustiva da
declarao de despesas.
O Regulamento n 2064/97 exige que os Estados membros forneam uma pista de
controlo suficiente que descreva todos os sistemas em causa. No momento do
pedido de pagamento do saldo final e da declarao final de despesas para cada
forma de interveno, os Estados membros devem apresentar Comisso um
relatrio (elaborado por uma pessoa ou organismo funcionalmente independente do
servio responsvel pela execuo), que resuma as concluses dos controlos
efectuados e estabelea a validade do pedido de pagamento do saldo final e a
despesas. Os Estados membros devem realizar auditorias dos sistemas atravs dos
quais as despesas dos Fundos Estruturais so geridas e controladas. Estas
auditorias dos sistemas, bem como as auditorias das declaraes de despesas,
69
permitiro fundamentar a avaliao fornecida na certificao emitida no
momento da declarao final de despesas.
Os testes dos sistemas devem incluir a documentao dos sistemas de gesto e de
controlo, bem como testes de acompanhamento e testes de controlos tendo em
vista garantir que os sistemas funcionam de forma satisfatria. O trabalho
efectivamente realizado deve ter por base a pista de controlo e deve igualmente ter
por objectivo confirmar que esta funciona de modo adequado. Os resultados dos
testes de controlo devem ser registados e quaisquer erros ou deficincias
comunicados ao organismo objecto do controlo. O Estado membro deve tomar as
medidas necessrias para garantir que esse organismo adoptar as medidas de
correco destinadas a melhorar a gesto e os controlos relativos s deficincias
detectadas.
No exame dos controlos dos Estados membros para avaliao do funcionamento dos
sistemas, os servios da Comisso devero:
Examinar se o Estado membro elaborou listas de verificao de modo
satisfatrio ou instrumentos equivalentes destinados a avaliar a coerncia
da abordagem entre auditores e auditorias;
Analisar a qualidade das auditorias mediante exame da documentao
dos testes de controlo realizados pelos auditores do Estado membro, bem
como dos correspondentes relatrios e acompanhamento do organismo
objecto do controlo; e
Tentar avaliar se os organismos objecto do controlo tomaram as medidas
adequadas para resolver as deficincias detectadas nos sistemas.
B. Exame selectivo das declaraes de despesas
Considerando que o exame dos sistemas implica testes especficos para assegurar
que determinados procedimentos de gesto e de controlo esto a funcionar
satisfatoriamente, a verificao das diferentes declaraes de despesas implica testes
de confirmao para determinar se certas operaes esto correctas. O
Regulamento n 2064/97 exige que os Estados membros organizem controlos a
projectos ou aces, com vista a avaliar a eficincia dos sistemas de gesto e de
controlo instalados, bem como a examinar um determinado nmero de declaraes
de despesas, seleccionadas aps uma anlise de risco, efectuadas aos vrios nveis
em causa. Os controlos de projectos ou aces incidiro sobre, pelo menos, 5 % da
despesa total elegvel para financiamento (ver seco D infra).
Os testes para verificar as declaraes de despesas devem implicar um controlo
aprofundado no local de todos os elementos da declarao de despesas, passando
pelos documentos originrios e outros registos na posse dos beneficirio finais do
financiamento do fundo estrutural. As verificaes pelos Estados membros devem
tentar confirmar, nomeadamente, que a despesa apresentada (e aces associadas)
elegvel, designadamente que a despesa em causa foi efectivamente realizada, que
no foi requerida anteriormente, que comprovada por documentos justificativos e
que o montante solicitado correcto. De modo a assegurar que estas verificaes
so realizadas de forma coerente, os Estados membros devem preparar as directrizes
70
adequadas para os seus auditores (por exemplo, atravs de listas de verificao e de
manuais).
Na avaliao da forma como so realizados esses controlos, os servios da
Comisso examinaro se o Estado membro possui procedimentos para assegurar a
coerncia da abordagem entre auditores e auditorias, designadamente atravs de uma
anlise da qualidade das auditorias efectuadas examinando a documentao dos
testes de controlo realizados pelos auditores do Estado membro, bem como os
correspondentes relatrios e acompanhamento, conjuntamente com o organismo
objecto do controlo. Os servios da Comisso procuraro igualmente avaliar se os
organismos objecto de controlos tomaram as medidas adequadas para colmatar as
deficincias e os erros detectados.
C. Anlise de risco
As anlises de risco dos Estados membros devem identificar claramente os riscos
inerentes e os riscos de controlo mais significativos para cada tipo diferente de
actividade e de projecto/operador envolvido na aco, devendo ser concludas por
uma proposta de plano de auditoria de que constem os riscos identificados. A
documentao deve indicar a forma como as decises relativas aos riscos foram
tomadas e como foram tidas em conta no plano. A cobertura prevista deve consagrar
especial ateno aos domnios com maiores riscos, garantindo simultaneamente a
adequada cobertura dos domnios sujeitos a menos riscos.
Os servios da Comisso examinaro especialmente as anlises de risco realizadas,
garantido que sejam exaustivas e fundamentadas e que os resultados das avaliaes
de risco estejam claramente relacionados com a seleco dos organismos objecto
dos controlos includos no plano de auditoria em causa.
D. Verificao do clculo de 5%
O Regulamento n 2064/97 prev que os controlos de cada forma de interveno
incidiro sobre pelo menos 5 % da despesa total elegvel. Estes controlos devem
ser distribudos regularmente pelo perodo em causa (ver ponto E infra)
8
.
O clculo do montante de cobertura resultante da aplicao da regra de 5% baseia-se
na despesa total elegvel, tendo ainda em conta todas as contribuies pblicas
nacionais para cada forma de interveno. Deve ser sublinhado que a regra de 5%
constitui uma exigncia mnima e o Regulamento no impede os Estados membros
de aplicarem controlos mais rigorosos. Para efeitos de planificao, os Estados
membros devem calcular o montante necessrio de cobertura baseado na despesa
total prevista para cada forma de interveno. A cobertura efectiva deve ser revista
no momento do pedido final de pagamento ou de qualquer controlo complementar

8
Note-se que o n 2 do artigo 3 do Regulamento estabelece que em relao s formas de interveno
aprovadas antes da entrada em vigor do presente regulamento, a percentagem pode ser reduzida
proporcionalmente. A reduo adequada calculada com base na data final dos pagamentos.
71
necessrio efectuado para assegurar que os controlos cobrem pelo menos 5% da
despesa total elegvel para cada forma de interveno.
Os controlos que abrangem cerca de 5% da despesa total elegvel devem implicar
verificaes no local das diferentes declaraes de despesa para cada forma de
interveno at ao nvel do beneficirio final. A informao utilizada para
seleccionar os projectos ou aces a verificar podem resultar dos controlos dos
sistemas efectuados pelos Estados membros ou fazer parte de um teste substancial
directo distinto. Neste contexto, convm notar que o montante total de despesa
coberto pelos controlos dos sistemas no implica uma cobertura mnima de 5%,
embora o elemento do teste material dos controlos dos sistemas possa ter em conta
essa percentagem.
Quando existe um determinado nmero de sistemas distintos de gesto e de controlo
para uma forma nica de interveno (por exemplo, vrias regies ou organismos
gerem uma forma de interveno), a verificao das diferentes declaraes de
despesa de cada forma de interveno deve ser repartida entre os sistemas em funo
do risco. Quando os riscos so anlogos entre os diferentes sistemas, 5% da despesa
elegvel deve ser controlada para cada sistema. Contudo, quando os riscos variam de
forma significativa, deve ser verificada uma percentagem superior de despesas
elegveis em relao a sistemas com maior risco, enquanto que, para sistemas de
risco inferior, h que controlar uma percentagem menor. Em todos estes casos, a
Comisso espera que a distribuio dos controlos seja baseada numa avaliao
pormenorizada do risco (ver ponto C supra). Nas formas de interveno que so
financiadas por diversos Fundos Estruturais, a repartio dos controlos entre esses
Fundos deve basear-se nos riscos envolvidos. Se os riscos so mais elevados em
relao s despesas de um dado Fundo, deve ser controlada uma proporo superior
da despesa desse Fundo, assegurando-se simultaneamente a cobertura adequada dos
outros Fundos em causa.
Durante o seu prprio trabalho de controlo, os servios da Comisso procuraro
verificar se o Estado membro implementou sistemas destinados a garantir que pelo
menos 5% da despesa elegvel controlada ao longo do perodo de durao de cada
forma de interveno. Examinaro igualmente se a distribuio dos controlos para
cada forma de interveno foi baseada numa avaliao do adequada do risco. A
Comisso procurar tambm verificar se um nvel adequado controlo dos sistemas
foi efectuado aos vrios nveis em causa.
E. Distribuio regular dos controlos
Os controlos devem ser extensveis uniformemente a todo o perodo de durao das
aces em causa. A distribuio dos controlos implica que estes sejam efectuados
tendo em ateno o dispndio das verbas - por exemplo, se o perfil previsto do
dispndio das verbas revelar que uma grande proporo ser gasta num determinado
ano ou anos, os controlos devero acompanhar este perfil de dispndio em vez de
incidirem sobre um perodo de tempo passado. De modo a garantir que os controlos
so realizados tendo em vista a percentagem de 5% como base adequada, as
autoridades de controlo do Estado membro devem elaborar planos de auditoria que
demonstrem claramente o perfil previsto das despesas, o calendrio previsto e a
cobertura dos controlos. Os progressos realizados tambm devem ser verificados, de
72
forma a garantir a sua coerncia com a cobertura de 5% da despesa elegvel no
momento em que seja apresentado o pedido de pagamento final.
Os Estados membros devem verificar a percentagem exacta da despesa elegvel
controlada na fase de encerramento de cada forma de interveno, ou seja, antes de
se concretizar o pagamento final. Se forem necessrios controlos complementares
para atingir o objectivo de 5%, os organismos objecto de controlo devero ser
seleccionados mediante a mesma base aplicada nos controlos anteriores.
Os servios da Comisso examinaro a planificao e a evoluo dos controlos dos
Estados membros, a fim de assegurar que o nvel de controlo suficiente para
atingir a cobertura de 5% da despesa total elegvel provvel para essa forma de
interveno e ainda que o nvel de comprovao amplamente conforme com o
perfil previsto das despesas durante todo o perodo de durao de cada forma de
interveno.
F. As tcnicas de amostragem
O Regulamento n 2064/97 prev que os Estados membros organizem a seleco
dos controlos com base em amostragem apropriada. A tcnica de amostragem em
causa deve basear-se na anlise de risco e ter igualmente em considerao a natureza
das actividades financiadas e o montante das despesas. Em termos gerais, equivale a
que a seleco das autoridades gestoras objecto de controlo pelos Estados membros
seja efectuada com base nos riscos relativos e nos nveis globais de despesa para
cada forma de interveno gerida por cada autoridade
9
, tendo em ateno a
necessidade de garantir uma cobertura fundamentada do mbito do controlo durante
um certo perodo de tempo. A seleco das declaraes finais de despesas e dos
gestores/operadores do projecto objecto do controlo deve ser efectuada com base em
amostragem apropriada que tenha em conta o valor de cada aco e os riscos
associados a actividades especficas ou a gestores/operadores de projecto (ver ponto
G infra).
Os servios da Comisso examinaro as tcnicas de amostragem utilizadas nos
Estados membros, tendo em vista garantir que os procedimentos de seleco das
organizaes objecto de controlo respeitem a dimenso, a natureza e os riscos das
aces especficas, assegurando simultaneamente que nenhuma aco seja excluda
da seleco como, designadamente, um controlo pormenorizado da declarao de
despesas.
G. Amostras representativas
O Regulamento n 2064/97 prev que a seleco da amostra dos projectos ou das
aces a controlar deve ter em conta:
a necessidade de efectuar controlos a projectos e aces de natureza e
dimenso suficientemente variados;

9 Ou seja, deve ser efectuada uma maior cobertura do controlo em relao a domnios em que os nveis de
risco e/ou de despesas so maiores.
73
todos os factores de risco identificados pelos controlos nacionais ou
comunitrios; e
que as principais autoridades responsveis pela execuo e os principais
beneficirios finais sejam sujeitos a pelo menos um controlo antes do
encerramento de cada forma de interveno.
Com o objectivo de garantir a representatividade das amostras, as autoridades do
Estado membro devem examinar os tipos e as dimenses das aces e dos
gestores/operadores de projecto, agrupando-os em categorias adequadas (por
exemplo, para determinada forma de interveno, as aces poderiam ser
classificadas em funo da dimenso do financiamento do fundo estrutural, a
natureza do gestor/operador de projecto e da natureza exacta do trabalho a realizar
durante as aces). A amostragem deve ento ser efectuada com base no nvel
avaliado de risco, assegurando no entanto que cada categoria objecto de um
relativo controlo. No mbito de uma categoria, a amostragem relativa a um controlo
das declaraes de despesas deve ser efectuada numa base aleatria, tendo em conta
a dimenso da transaco e o nvel avaliado do risco em causa.
Os servios da Comisso examinaro a natureza dos organismos seleccionados para
os controlos pelos Estados membros e compararo o perfil dessas entidades
(incluindo os controlos previstos) com o perfil global das aces financiadas, a fim
de identificar se as amostras reais e previstas so representativas dos interessados no
seu conjunto.
3. RELATRIO DE CONTROLO DOS ESTADOS MEMBROS
Os Estados membros devem apresentar Comisso um relatrio, o mais tardar no
momento do pedido de pagamento do saldo final e da declarao final de despesas
relativa a cada forma de interveno, que resuma as concluses dos controlos
efectuados e estabelea a validade do pedido de pagamento do saldo final e a
despesa. Este relatrio deve ser elaborado por uma pessoa ou organizao
funcionalmente independente do servio responsvel pela execuo (objecto de
reviso para os perodos de 1989-93 e primeira metade do segundo perodo de
programao, ou seja, 1994-96).
Aquando dos controlos nos Estados membros, os servios da Comisso verificaro
se foram tomadas as medidas necessrias para garantir a apresentao dos referidos
relatrios anuais Comisso e se foi identificada uma pessoa ou organizao
funcionalmente independente do servio responsvel pela execuo com o objectivo
de fornecer o relatrio que deve acompanhar os pedidos de pagamento final.
74
ANEXO 3
Objectivos dos testes dos controlos
Os controlos internos englobam simultaneamente o mbito do controlo (isto , a
filosofia da gesto, a atribuio de responsabilidades nos sistemas de gesto e a
superviso dos procedimentos de controlo) e os seus procedimentos (medidas
preventivas e de deteco introduzidas pela gesto a fim de evitar as fraudes, as
irregularidades e os erros). De uma forma geral, os procedimentos de controlo
podem ser agrupados nas seguintes rubricas:
Controlos de gesto superviso e exame de alto nvel por parte da gesto,
incluindo anlises de rendimento comparativamente aos oramentos,
relatrios de excepes e utilizao da auditoria interna;
Controlos de organizao controlos derivados da estrutura da
organizao, tais como a separao das atribuies e a definio precisa das
responsabilidades;
Controlos de autorizao controlos destinados a suspender o processo de
uma transaco sempre que no tenha sido aprovado ao nvel adequado,
incluindo delegaes claras de autoridade para aprovar transaces e
controlos bem definidos e documentados antes de ser dada a aprovao;
Controlos operacionais destinados a assegurar o processamento completo
e rigoroso das transaces, incluindo a verificao da sequncia dos
documentos numerados, as reconciliaes e a comparao de um grupo de
documentos com outro (por exemplo, comparao das ordens de
encomenda com as facturas correspondentes); e
Controlos de acesso tanto os controlos fsicos (por exemplo, os
cofres-fortes) como os controlos informticos, (proteco das "passwords"
dos ficheiros informticos).
Para que a auditoria possa proporcionar informaes adequadas sobre o
funcionamento dos controlos (por exemplo, para destacar os efeitos das deficincias
detectadas no sistema de controlo) essencial compreender a natureza e a eficcia
provvel do sistema de gesto e de controlo utilizado pela entidade controlada. A
auditoria dever ser concebida por forma a recolher provas adequadas e suficientes
sobre o funcionamento dos controlos, assegurando simultaneamente a utilizao
eficaz dos recursos.
De uma forma geral, uma auditoria implica a identificao e o teste de todos os
controlos supramencionados. Aquando da realizao de uma auditoria, o auditor
deve ter sempre em mente que nenhum sistema de controlo, por muito slido que
parea, pode garantir uma administrao correcta e transaces completas e
rigorosas. Por conseguinte, no se podem obter dados de uma auditoria s com os
controlos; o objectivo dos testes de auditoria consiste, nomeadamente, em identificar
acontecimentos que possam reduzir a eficcia dos controlos. Estes acontecimentos
podem incluir:
omisso dos controlos pelos responsveis pela sua aplicao;
erro humano na aplicao dos controlos;
75
incapacidade do sistema de controlo para tratar um acontecimento ou
transaco fora do comum; e
uma avaria no sistema de controlo devido a modificaes a procedimentos
no normalizados.
O funcionamento dos controlos pode ser testado de vrias formas. Na prtica, a
maior parte dos testes envolve uma combinao dos seguintes mtodos:
observao e investigao fundamentalmente, a observao do pessoal de
controlo enquanto este realiza o seu trabalho e entrevistas para determinar
qual a sua funo;
exame obteno de dados que provem que os controlos funcionaram
correctamente, por exemplo, mediante a inspeco de documentos que
provem que foram efectuadas verificaes, reconciliaes, walk-through
tests; e
amostragem pode recolher-se uma amostra de transaces para exame, a
fim de determinar se foram efectuados controlos. A amostra pode ser uma
amostra baseada em determinados critrios ou uma amostra estatstica que
permita extrair concluses sobre a exactido de todas as transaces que
passam pelo mesmo sistema.
Quando so detectadas deficincias graves nos procedimentos de controlo, o auditor
deve decidir se necessrio recorrer a procedimentos de auditoria suplementares
(tais como testes substantivos), a fim de obter mais informaes sobre os efeitos
dessas deficincias. Em todos esses casos, o auditor deve fazer recomendaes ao
servio de gesto, as quais se destinam a melhorar os sistemas e corrigir as
deficincias identificadas.
76
ANEXO 4
Objectivos dos testes substantivos
O presente anexo apresenta orientaes sobre os critrios gerais a aplicar na concepo
dos testes substantivos relativamente s aces financiadas pelos Fundos Estruturais.
O objectivo da realizao destes testes consiste em determinar a conformidade das
transaces ou actividades com as regras ou regulamentos aplicveis. No contexto de
uma auditoria dos Fundos Estruturais, estes testes so nomeadamente utilizados para
efectuar investigaes suplementares nos casos em que tenham sido detectadas
deficincias nos sistemas. Uma vez que os testes substantivos so utilizados para
investigar tipos de transaces especficos, os programas de auditoria devero ser
concebidos por forma a tratar cada caso de acordo com os critrios a seguir apresentados.
O exame analtico constitui uma parte importante dos testes, devendo ser utilizadas
tcnicas adequadas, quando necessrio.
Cada programa de auditoria de teste substantivo dever ser concebido com o objectivo de
verificar se os critrios a seguir apresentados so satisfeitos. Cada critrio ilustrado por
um teste substantivo possvel. de assinalar que os exemplos no pretendem ser
definitivos nem exaustivos.
Critrio Natureza e exemplo de um teste substantivo
Legalidade e
regularidade da
actividade
Verificar se a actividade realmente efectuada est em conformidade
com a base jurdica aplicvel. Por exemplo, os testes podero
verificar se uma actividade especfica empreendida ao abrigo do
Fundo Social est em conformidade com os requisitos especficos
dos regulamentos no que diz respeito ao montante ou
percentagem de financiamento.
Integralidade dos
documentos
financeiros e de
outra natureza
Verificar se os sistemas financeiros e os outros sistemas de
informao registam todos os dados necessrios. Por exemplo, num
teste substantivo poder verificar-se o gestor/operador de projecto
centraliza os registos correspondentes s actividades dos
participantes em aces de formao e se estes dados esto em
conformidade com os registos manuais ou de outra natureza
conservados a nvel local. Em relao com estes testes, podem ser
utilizados procedimentos analticos - especialmente rcios e testes
de previso.
Veracidade da
operao
Verificar se as operaes registadas nos sistemas financeiros ou
noutros sistemas foram realmente efectuados. Por exemplo, um
teste substantivo poder verificar se os pagamentos efectuados a
cada participante numa aco de formao registados nos sistemas
financeiros foram efectivamente realizados, mediante o exame do
livro de transaces em que deve figurar o recibo do pagamento
assinado por essas pessoas. De igual modo, poder proceder-se ao
exame dos registos de existncias para verificar se as mercadorias
foram efectivamente entregues. Podero ser utilizados
procedimentos analticos especialmente rcios e anlises de
tendncias.
Quantificao da
actividade
Verificar se o clculo dos montantes das transaces correcto.
Por exemplo, um teste substantivo pode verificar se foi utilizada a
taxa de cmbio correcta na converso de um pedido de reembolso
da moeda nacional para euros. Os procedimentos analticos
pertinentes incluem testes de previso e anlises de tendncias.
77
Critrio Natureza e exemplo de um teste substantivo
Avaliao Verificar se os activos e outros elementos so registados nos
documentos financeiros com o valor correcto. Por exemplo, um
teste substantivo pode verificar se a venda ou a aquisio de um
activo adquirido com a ajuda dos Fundos Estruturais se encontra
registada com um valor correcto no sistema contabilstico,
mediante a verificao da factura original ou da nota de venda.
Existncia Verificar se os activos e os outros elementos existem realmente.
Por exemplo, um teste substantivo pode verificar se um activo
registado nos documentos financeiros existe efectivamente, ou se o
pessoal registado numa aco de formao existe realmente. Estes
testes implicam uma verificao da existncia fsica - contagem dos
participantes numa aco de formao ou exame visual do activo.
Propriedade Verificar se os activos registados pertencem realmente ao
organismo controlado ou se so devidamente utilizados pelo
mesmo. Por exemplo, um teste substantivo pode verificar se o
organismo controlado possui um ttulo vlido de arrendamento, ou
se o proprietrio legal das instalaes utilizadas para a actividade
subvencionada pelos Fundos Estruturais.
Qualidade dos
inputs e dos
outputs
Verificar se a qualidade dos inputs e dos outputs adequada. Por
exemplo, relativamente aos inputs, poder verificar-se se todo o
pessoal que ministra formao est devidamente qualificado. No
que diz respeito aos outputs, poder-se- verificar se o pessoal que
participou na formao obteve uma qualificao profissional
reconhecida.
78
ANEXO 5
Seleco das entidades a controlar segundo uma abordagem baseada nos riscos
1. REQUISITOS DO REGULAMENTO N 2064/97
Com base no disposto no Regulamento n 2064/97, os controlos efectuados pelos Estados
membros aos projectos financiados pelos Fundos Estruturais devem procurar verificar
selectivamente, com base numa anlise de riscos, as declaraes de despesas efectuadas
aos vrios nveis do projecto. Graas a este tipo de anlise, a auditoria pode centrar os
seus esforos nas reas em que o risco de perdas maior, mas respeitando os demais
requisitos de auditoria previstos no Regulamento.
O presente Anexo apresenta uma das possveis abordagens para a seleco das entidades
controladas, em conformidade com os critrios estabelecidos no Regulamento
n 2064/97, a saber:
a) Os controlos efectuados antes do encerramento de qualquer forma de interveno
devero cobrir, pelo menos, 5 % do total das despesas elegveis;
b) Os controlos devero abranger projectos ou aces de vrios tipos e dimenses;
c) As principais autoridades de execuo e os principais beneficirios finais
devero submeter-se a, pelo menos, um controlo antes do encerramento de
cada forma de interveno; e
d) Os controlos devero repartir-se uniformemente por todo o perodo do
projecto.
A aplicao prtica do modelo ilustrada na Seco 3 infra, mediante um exemplo
fictcio.
2. SELECO DE UM PLANO DE AUDITORIA - MODELO
O modelo prev as seguintes etapas:
(1) Especificar os parmetros e os requisitos principais do problema da seleco
de uma auditoria:
(1.1.) Identificar os tipos de categorias adequados, os limiares para determinar
as principais autoridades e beneficirios e as classes de dimenso dos
projectos.
(1.2.) Determinar o montante dos recursos disponveis para a auditoria (e
calcular a dimenso da amostra de auditoria).
(2) Avaliar os riscos e calcular as perdas potenciais
10
relativamente a cada projecto
ou aco.

10
Por perda potencial entende-se a possvel existncia de erros no projecto, na medida em que estes
possam ocorrer, incluindo irregularidades ou falta de eficincia ou eficcia .
79
(3) Preparar um projecto de plano de auditoria atravs da seleco de
projectos/aces que tenham o potencial de perdas mais elevado.
(4) Proceder a uma reviso iterativa do projecto de plano de auditoria a fim de
assegurar o respeito dos requisitos.
(4.1.) Verificar se o projecto de plano de auditoria satisfaz os requisitos
bsicos (isto , se contm, pelo menos, um projecto/aco para cada categoria
e classe de grandeza, cada autoridade principal e beneficirio final
principal). Detectar as lacunas do plano.
(4.2.) Uma vez identificadas as eventuais lacunas do projecto de plano de
auditoria, seleccionar outros projectos/aces para colmatar essas lacunas e
substituir esses projectos pelos projectos cujas perdas previstas sejam mais
baixas. Voltar etapa 4.1.
(4.3.) Se o projecto de plano de auditoria satisfizer os requisitos em termos de
tipo, dimenses, autoridade principal e beneficirio principal, verificar se a
amostra do plano de auditoria revisto cobre, pelo menos, cinco por cento das
despesas elegveis previstas. Se o plano de auditoria revisto no cobrir pelo
menos cinco por cento das despesas elegveis esperadas, seleccionar os
projectos/aces que no constem da amostra que tenham o as dotaes mais
elevadas em substituio dos projectos cujas perdas previstas sejam menores
e voltar etapa 4.1.
(4.4.) Se o plano de auditoria revisto cobrir, pelo menos, cinco por cento das
despesas elegveis previstas, o plano de auditoria poder ser considerado
como definitivo.
As fases 3 e 4 da abordagem acima apresentada simulam os algoritmos utilizados nas
tcnicas matemticas de programao. Graas aplicao destas tcnicas ao problema em
causa possvel obter a determinao automtica dos planos de auditoria que abrangem
um mximo de perdas monetrias potenciais, satisfazendo simultaneamente todos os
requisitos de representatividade (autoridades de execuo, beneficirios finais, dimenso
do projecto, categorias e riscos), de recursos e o requisito da cobertura mnima de 5%
11
.
3. EXEMPLO FICTCIO
No exemplo, considerada uma forma de interveno que envolve:
Dois tipos de projectos (relativos formao e promoo do emprego);
Quatro autoridades responsveis pela execuo;
Quatro gestores/operadores de projecto;
Um oramento total de 2,56 milhes de euros, repartidos pelos programas de
formao (2,35 milhes de euros) e os programas de emprego (210 000
euros);

11
Pode ser concebido um modelo similar que minimize os recursos utilizados satisfazendo
simultaneamente os cinco requisitos supracitados e uma cobertura mnima de potenciais perdas
monetrias.
80
O perfil de despesas previsvel de cada projecto uniforme durante os quatro
anos da forma de interveno;
Disponibilidade de recursos de auditoria que permitam a realizao de sete
auditorias relativamente a esta forma de interveno.
O modelo descrito na Seco 2 supra agora ilustrado no contexto do exemplo fictcio.
Etapa 1.1: Identificao das vrias autoridades e beneficirios principais e das de
projectos segundo os seus tipo e dimenses.
Os projectos do exemplo fictcio so analisados por autoridade e por gestor/operador de
projecto, como descrito nos dois quadros infra. No Anexo apresentada uma lista
completa dos projectos.
Autoridade Formao
(milhares de
euros)
Emprego
(milhares de
euros)
Total
(milhares de
euros)
Total
(nmero de
projectos)
Autoridade A 210 15 225 8
Autoridade B 270 80 350 4
Autoridade C 950 15 965 12
Autoridade D 920 100 1020 8
Gestor/opera
dor de
projecto
Formao
(milhares de
euros)
Emprego
(milhares de
euros)
Total
(milhares de
euros)
Total
(nmero de
projectos)
ABC 27 55 82 4
DEF 668 155 823 9
GHI 655 0 655 9
JKL 1000 0 1000 10
Neste exemplo pressupe-se que:
a) Cada autoridade ou gestor/operador de um projecto de um montante superior a
750 000 euros entra na categoria das autoridades ou beneficirios finais principais,
que devem submeter-se a pelo menos uma auditoria.
b) As classes de dimenso das formas de interveno podem ser estabelecidas da
seguinte forma: projectos com um custo at 80 000 euros, projectos com um custo
compreendido entre 80 000 euros e 150 000 euros e projectos com um custo
superior a 150 000 euros.
Por conseguinte, as autoridades principais no presente exemplo so as autoridades C e D
e os operadores principais DEF e JKL.
81
Etapa 1.2: Recursos de auditoria
Neste exemplo simples, pode igualmente pressupor-se o seguinte:
c) Podem ser controlados sete projectos com os recursos disponveis no perodo em
causa,
d) Os recursos de auditoria podem ser utilizados a qualquer momento durante o
perodo de existncia da forma de interveno.
Como bvio, as situaes reais podem ser mais complexas e a disponibilidade dos
recursos pode influenciar o calendrio das auditorias. Os recursos necessrios para as
auditorias podem igualmente variar consoante os projectos.
Etapa 2. Avaliao dos riscos e clculo das perdas potenciais relativamente a cada
projecto.
Para o exemplo fictcio, pressupe-se o seguinte:
e) As quatro autoridades e os quatro gestores/operadores de projecto tm
competncias de gesto similares (ou seja, o risco de controlo idntico para todos
os organismos).
Neste caso, por conseguinte, s o risco inerente (risco que depende do tipo de projecto)
pertinente para a avaliao de riscos.
Neste contexto, pode igualmente pressupor-se que:
f) A anlise de risco demonstrou uma probabilidade de perdas da ordem de 0,3
relativamente ao programa de formao e de 0,1 relativamente aos programas de
emprego
12
.
Estes factores so posteriormente aplicados aos projectos fictcios, como ilustrado no
excerto da avaliao completa que se apresenta infra.
CARACTERSTICAS PISTA DE CONTROLO AVALIAO DE RISCOS
Perdas provveis
Nmero
do
Projecto
Ora-
mento
(milhares
de euros)
Tipo Autori-
dade
Formao
(milhares
de euros)
Emprego
(milhares
de euros)
Operador Factor de
risco por
tipo de
projecto
Risco
autorida-
de
Risco
operador
Total
probabili-
dade de
perdas
Perdas
potenciais ()
1 15 Formao A 15 0 ABC 0,3 N.A. N.A. 0,3 4.500
2 12 Formao A 12 0 ABC 0,3 N.A. N.A. 0,3 3.600
3 15 Emprego A 0 15 ABC 0,1 N.A. N.A. 0,1 1.500
4 40 Emprego D 0 40 ABC 0,1 N.A. N.A. 0,1 4.000
5 38 Formao A 38 0 DEF 0,3 N.A. N.A. 0,3 11.400
6 80 Formao B 80 0 DEF 0,3 N.A. N.A. 0,3 24.000
7 100 Formao B 100 0 DEF 0,3 N.A. N.A. 0,3 30.000

12
Estes factores reflectem os critrios auditor. Na prtica, estes factores podem variar entre os diferentes
organismos.
82
Etapa 3: Preparar o projecto do plano de auditoria
Com base nos recursos disponveis, podem seleccionar-se 7 projectos na amostra. O
primeiro projecto de plano de auditoria so seleccionadas os 7 projectos com maiores
perdas potenciais, como indicado no quadro apresentado infra. Nesta fase, o processo
pode ser efectuado numa base iterativa.
Projecto de plano de auditoria
Perdas provveis
Nmero
do
projecto
Ora-
mento
(milhares
de euros)
Tipo Autori-
dade
Formao
(milhares
de euros)
Emprego
(milhares
de euros)
Operador Factor de
risco por
tipo de
projecto
Risco
autorida-
de
Risco
operador
Total
probabili-
dade de
perdas
Perdas
potenciais ()
32 220 Formao D 220 0 JKL 0,3 N.A. N.A. 0,3 66.000
11 200 Formao D 200 0 DEF 0,3 N.A. N.A. 0,3 60.000
31 200 Formao C 200 0 JKL 0,3 N.A. N.A. 0,3 60.000
12 160 Formao D 160 0 DEF 0,3 N.A. N.A. 0,3 48.000
21 150 Formao C 150 0 GHI 0,3 N.A. N.A. 0,3 45.000
22 140 Formao D 140 0 GHI 0,3 N.A. N.A. 0,3 42.000
27 120 Formao C 120 0 JKL 0,3 N.A. N.A. 0,3 36.000
Etapa 4.1. Rever o projecto de plano de auditoria a fim de identificar eventuais
lacunas no mbito de aplicao
No exemplo fictcio, o plano inicial contm projectos de cada uma das autoridades
principais (C e D), e de cada um dos operadores principais (DEF e JKL). Todavia, no
contm nenhum projecto da classe inferior (80 000 euros ou menos). A seleco tambm
no contm um projecto de emprego.
Etapa 4.2. Rever o plano de auditoria a fim de colmatar as lacunas detectadas na
etapa 4.1
Para completar o plano e assegurar que visitado pelo menos um projecto de cada classe
de dimenso e um projecto de cada tipo, pode seleccionar-se o projecto de emprego (com
um oramento total igual ou inferior a 80 000 euros e com o potencial de perdas mais
elevado) para substituir o projecto com o potencial de perdas menor no plano de auditoria
inicial (projecto 27). Por conseguinte, poder-se-ia acrescentar ao programa de auditoria o
projecto 8 (gerido pelo operador DEF), com um custo de 80 000 euros e um potencial de
perdas de 8 000 euros.
83
Plano de auditoria revisto
Probabilidade de perdas
Nmero
do
projecto
Ora-
mento
(milhares
de euros)
Tipo Autori-
dade
Formao
(milhares
euros)
Emprego
(milhares
de euros)
Operador Factor de
risco por
tipo de
projecto
Risco
autorida-
de
Risco
operador
Total
probabili-
dade de
perdas
Perdas
potenciais ()
32 220 Formao D 220 0 JKL 0,3 N.A. N.A. 0,3 66.000
11 200 Formao D 200 0 DEF 0,3 N.A. N.A. 0,3 60.000
31 200 Formao C 200 0 JKL 0,3 N.A. N.A. 0,3 60.000
12 160 Formao D 160 0 DEF 0,3 N.A. N.A. 0,3 48.000
21 150 Formao C 150 0 GHI 0,3 N.A. N.A. 0,3 45.000
22 140 Formao D 140 0 GHI 0,3 N.A. N.A. 0,3 42.000
8 80 Emprego B 0 80 DEF 0,1 N.A. N.A. 0,1 8.000
Etapa 4.3. Rever o plano de auditoria a fim de assegurar que este cobre, pelo
menos, cinco por cento das despesas elegveis previstas.
No exemplo fictcio, o valor dos projectos a controlar de 1,15 milhes de euros.
Todavia, uma vez que as auditorias sero efectuadas principalmente antes de se
efectuarem todas as despesas elegveis, para calcular os cinco por cento de cobertura
mnima dever ser tido em considerao o valor das despesas efectivamente controladas.
Neste exemplo fictcio, pressupe-se que as despesas controladas so equivalentes ao
montante das despesas incorridas no mbito do projecto at ao ano em que efectuada a
auditoria (inclusive). Por conseguinte, uma auditoria realizada no ano 3 deveria cobrir
todas as despesas efectuadas nos primeiros trs anos (3/4 do oramento total).
Uma vez que o regulamento exige que as auditorias sejam uniformemente escalonadas
durante todo o perodo, o plano de sete auditorias do exemplo ser escalonado por forma
a que uma auditoria seja efectuada no ano 1 e duas auditorias em cada um dos trs anos
seguintes. Com este mtodo, as despesas elegveis cobertas no exemplo fictcio
correspondem a 775 000 euros, como indicado no quadro infra. Desta forma, satisfaz-se o
critrio dos 5%, para o qual a cobertura mnima de 135 500 euros, sendo possvel, por
conseguinte, finalizar o plano de auditoria.
Etapa 4.4. Preparar o plano de auditoria definitivo
O plano de auditoria pode realizar-se com os recursos disponveis, j que inclui 7
auditorias. O plano de auditoria definitivo deve ser preparado e aprovado, as datas para
cada auditoria devero ser fixadas e afectado o pessoal para a sua realizao.
84
Plano de auditoria definitivo
Nmero
do
projecto
Autori-
dade
Total
(milhares
de euros)
Operador Perdas
potenci-
ais ()
Ano da
auditoria
Previso das
despesas a
controlar
(milhares de
euros)
31 C 200 JKL 60000 1 50
12 D 160 DEF 48000 2 80
22 D 140 GHI 42000 2 70
8 B 80 DEF 8000 3 60
32 D 220 JKL 66000 3 165
11 D 200 DEF 60000 4 200
21 C 150 GHI 45000 4 150
TOTAL DAS DESPESAS A CONTROLAR 775
85
Apndice ao Anexo 5
Lista de projectos do exemplo fictcio
CARACTERSTICAS PISTA DE CONTROLO
Nmero do
projecto
Oramento
(milhares de
euros)
Tipo Autoridade Formao
(milhares de
euros)
Emprego
(milhares de
euros)
Operador
1 15 Formao A 15 0 ABC
2 12 Formao A 12 0 ABC
3 15 Emprego A 0 15 ABC
4 40 Emprego D 0 40 ABC
5 38 Formao A 38 0 DEF
6 80 Formao B 80 0 DEF
8 80 Emprego B 0 80 DEF
10 15 Emprego C 0 15 DEF
11 200 Formao D 200 0 DEF
12 160 Formao D 160 0 DEF
13 60 Emprego D 0 60 DEF
14 30 Formao A 30 0 GHI
17 100 Formao C 100 0 GHI
18 80 Formao D 80 0 GHI
22 140 Formao D 140 0 GHI
23 80 Formao A 80 0 JKL
24 10 Formao C 10 0 JKL
30 120 Formao D 120 0 JKL
32 220 Formao D 220 0 JKL
86
ANEXO 6
Exemplo de um relatrio de auditoria tipo no mbito dos Fundos Estruturais
Confidencial
Exemplar n :
Relatrio de auditoria dos sistemas de gesto e de controlo
relativos s operaes financiadas pelos
Fundos Estruturais
(regio e Estado membro)
(data)
A. DOCUMENTO DE SNTESE
1. PRLOGO
O presente relatrio apresenta os resultados de uma auditoria dos sistemas de
gesto e de controlo efectuada por (pas/autoridade) s operaes co-financiadas
pela Comunidade ao abrigo de (programa operacional, Fundo etc). A auditoria
desenrolou-se em conformidade com o (Regulamento) junto das seguintes
entidades:
Autoridades do Estado membro.
Gestores/operadores de programas/projectos.
Durante a auditoria, foram igualmente efectuadas visitas junto de (auditores
internos, outros..).
2. METODOLOGIA E MBITO DA AUDITORIA
O objectivo geral da auditoria consistia em examinar a eficcia dos sistemas de
gesto e de controlo existentes na preveno, deteco e correco de erros e
irregularidades. Para alm deste objectivo geral, foram abordados os seguintes
objectivos especficos:
Objectivo 1
Objective 2

A auditoria foi efectuada em conformidade com as disposies do Manual de
auditoria dos sistemas de gesto e de controlo da DG XX. A auditoria baseou-se
numa abordagem "descendente" e envolveu a anlise dos sistemas de gesto e de
controlo utilizados pelas autoridades competentes dos Estados membros, incluindo
87
os testes de funcionamento dos controlos, a par de verificaes efectuadas junto de
uma seleco de gestores e operadores de programas ou projectos destinados a testar
a eficcia dos controlos efectuados pelas autoridades do Estado membro.
3. PRINCIPAIS RESULTADOS E CONCLUSES
Os resultados e concluses da auditoria foram discutidos com as autoridades
controladas no termo da mesma; o presente relatrio tem em considerao as suas
respostas e as informaes recolhidas posteriormente auditoria. Os resultados e
concluses so descritos pormenorizadamente na parte central do presente relatrio.
Os principais resultados e concluses so os seguintes:
Resultado 1
Resultado 2

4. PRINCIPAIS RECOMENDAES
luz dos principais resultados e concluses supramencionados, o Controlo
Financeiro formula as seguintes recomendaes fundamentais, que requerem uma
aco imediata:
recomendao 1
recomendao 2

88
B. RELATRIO PRINCIPAL
1. METODOLOGIA E MBITO DA AUDITORIA
Na auditoria no foram examinados os sistemas de gesto e de controlo aplicados
por (autoridade) a ttulo de (programa operacional, Fundo). Com base na avaliao
dos riscos e tendo em conta os resultados das auditorias precedentes, foram
identificados os seguintes objectivos para a auditoria:
objectivo 1
objectivo 2

Para alm da auditoria efectuada junto de (autoridade), foram igualmente realizadas
visitas de auditoria aos organismos a seguir enumerados, por forma a testar a
eficcia dos sistemas de controlo e de gesto existentes (ver Anexo para mais
pormenores sobre os programas/projectos examinados):
autoridade 1
gestor/operador do programa/projecto A
gestor/operador do programa/projecto B

A auditoria foi realizada em conformidade com o Manual de auditoria dos sistemas
de gesto e de controlo no mbito dos Fundos Estruturais da DG XX. Durante a
auditoria foi examinada a pista de controlo documentada, incluindo os testes de
funcionamento dos controlos e a verificao no local de uma amostra de declaraes
de despesas junto das autoridades dos Estados membros e dos gestores/operadores
de programas/projectos.
2. RESULTADOS E CONCLUSES PORMENORIZADOS DA AUDITORIA
a. Resultados e concluses gerais sobre os sistemas de gesto e de controlo
b. Resultados especficos relativos (autoridade 1)
c. Resultados especficos relativos (autoridade 2)
d. Resultados especficos relativos ao (gestor/operador do programa/projecto 1)
e. Resultados especficos relativos ao (gestor/operador de programa/projecto 2)
etc.
3. RECOMENDAES
luz dos resultados da auditoria, o Controlo Financeiro formula as seguintes
recomendaes, a fim de corrigir os erros e obviar s dificuldades identificados nos
sistemas de gesto e de controlo:
89
a. Principais recomendaes e questes que requerem uma aco imediata por parte
do (organismo responsvel)
Recomendao 1
Recomendao 2

b. Recomendaes para a tomada de medidas no prazo de (data-limite) por
(organismo responsvel)
Recomendao 1
Recomendao 2

90
Anexo 1
Programa/projecto 1: gestor/operador
Despesas declaradas:euros; Financiamento comunitrio: euros
O programa/projecto diz respeito a:.
Programa/projecto 2: gestor/operador
Despesas declaradas:euros; Financiamento comunitrio: euros
O programa/projecto diz respeito a:.
- Outros organismos visitados
Foram realizadas reunies com os seguintes organismos:
Autoridade 1, que responsvel por . Foram realizadas reunies com
(membros do pessoal e respectivas funes)
Autoridade 2, que responsvel por . Foram realizadas reunies com
(membros do pessoal e respectivas funes)
- Metodologia da auditoria
O mtodo de auditoria escolhido baseou-se numa abordagem "descendente",
baseada na pista de controlo documentada relativo ao domnio a analisar. Foi
efectuada uma primeira visita junto de , a autoridade designada para certificar
as declaraes de despesas e solicitar os pagamentos. Seguiram-se-lhe visitas s
autoridades responsveis pela execuo nas seguintes reas, juntamente
com auditorias a uma amostra de gestores/operadores de programas/projectos.
A auditoria baseou-se em grande parte em entrevistas com o pessoal responsvel
destinadas a identificar os sistemas e controlos existentes, bem como a verificar a
documentao relativa s declaraes de despesas seleccionadas, a fim de verificar
tanto o funcionamento correcto dos sistemas como a conformidade das declaraes
de despesas com os regulamentos aplicveis e com a realidade. No que diz respeito
exactido das despesas, a auditoria verificou se a pista de controlo permite a
reconciliao das despesas certificadas Comisso pelas autoridades designadas
com os registos de despesas relativos a cada projecto.
Foram efectuadas auditorias no local junto dos gestores/operadores do projecto,
com vista a verificar o bom funcionamento do sistema de gesto e de controlo a esse
nvel. Estes controlos permitiram nomeadamente verificar (descrio
pormenorizada das verificaes efectuadas em relao com os objectivos da
auditoria).
91
Glossrio dos termos utilizados no manual de auditoria
Pista de controlo Descrio por escrito do sistema de gesto e de controlo na
qual so apresentadas os procedimentos e os controlos
utilizados para tomar decises sobre as despesas a ttulo dos
Fundos Estruturais e para os pagamentos e a contabilidade
relativa aos Fundos. A pista de controlo deve igualmente
permitir seguir a pista das transaces atravs dos sistemas,
a fim de identificar todas as etapas pelas quais passaram as
receitas ou os pagamentos.
Risco de controlo Possibilidade de os controlos internos no detectarem os
erros cometidos.
Forma de interveno As formas de interveno so definidas da seguinte forma
no Regulamento-quadro relativo aos Fundos Estruturais
(Regulamento (CEE) n
o
2052/88 do Conselho, alterado pelo
Regulamento n 2081/93):
Co-financiamento de programas operacionais;
Co-financiamento de um regime de ajudas nacional,
incluindo os reembolsos;
Concesso de subvenes globais, geridas, regra geral,
por um organismo intermedirio designado pelo Estado
membro de acordo com a Comisso, que assegura a sua
repartio em subvenes individuais concedidas aos
beneficirios finais;
Co-financiamento de projectos adequados;
Apoio assistncia tcnica, incluindo as medidas de
preparao, apreciao, acompanhamento e avaliao das
aces e os projectos-piloto e de demonstrao.
Funcionalmente
independente
Organismo funcionalmente independente do servio de
execuo, encarregado de elaborar os relatrios de controlo
a que se refere o Regulamento n 2064/97; um organismo
que no participa no processo de tomada de deciso e de
gesto relativo s despesas dos Fundos Estruturais.
Risco inerente O risco existente em qualquer rea especfica,
independentemente dos controlos que possam efectuar-se.
Controlo interno Controlos do servio de gesto destinado a verificar se os
objectivos foram alcanados.
Glossrio dos termos
92
Sistemas de gesto e de
controlo
Conjunto de procedimentos relacionados entre si. A sua
finalidade consiste em tratar pedidos de financiamento,
tomar decises em matria de financiamento, pagar e
registar adiantamentos, reembolsar despesas e acompanhar e
avaliar a utilizao das verbas.
Testes substantivos Controlo das transaces e de outros dados, a fim de
verificar se as transaces so completas, exactas e vlidas
e, determinar as consequncias prticas das deficincias e
erros detectados.
Testes de funcionamento
dos controlos
Testes que procuram fornecer provas de que a gesto interna
e os procedimentos de controlo funcionam como previsto e
de que so eficazes.
Walk-through tests Testes a utilizar na documentao de um sistema para
confirmar que o auditor compreendeu o seu funcionamento.
Estes testes pressupem o seguimento de uma ou mais
transaces atravs de todo o sistema e so normalmente
utilizados para identificar os controlos essenciais a efectuar.

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