Organizao+pessoal+e+gesto+do+

tempo+

1+

TCNICAS(PARA(INVENTARIAO(DAS(
ACTIVIDADES(DESENVOLVIDAS+
1) Elaborar+uma+lista+de+a8vidades+
2) Hierarquiza=las+em+funo+de+trs+conceitos+chave:+
Prioridade+
Grau+de+urgncia+
Grau+de+complexidade +++

2+

TCNICAS(PARA(INVENTARIAO(DAS(
ACTIVIDADES(DESENVOLVIDAS+
No+mbito+dos+dois+primeiros+conceitos,+as+tarefas+
podero+ainda+ser+reunidas+em+4+grandes+grupos:+
1. Prioritrias+e+urgentes;+
2. Prioritrias+mas+no+urgentes;+
3. Urgentes+mas+no+prioritrias;+
4. Nem+urgentes+nem+prioritrias.++

3+

TCNICAS(PARA(ANLISE(DAS(ATIVIDADES(
DESENVOLVIDAS(E(SUA(PRIORIZAO+
Uma+prioridade(+uma+tarefa+que+fazemos+antes+de+outra(

4+

TCNICAS(PARA(ANLISE(DAS(ATIVIDADES(
DESENVOLVIDAS(E(SUA(PRIORIZAO+
Grande+solicitao+de+tarefas+implica...+
+

+elaborar+lista+de+tarefas+

Evitar+excesso+de+tarefas...+
+

+saber+dizer+no,+u8lizando+asser8vidade+

Tarefas+menos+prioritrias+podem+ser...+
+

+adiadas+

+dispensadas+

+delegadas+

+melhor+gesto+do+tempo+
!

5+

TCNICAS(PARA(ANLISE(DAS(ATIVIDADES(
DESENVOLVIDAS(E(SUA(PRIORIZAO+
Planear+e+programar+o+tempo+
Trs+Pilares+de+uma+organizao+do+tempo+
+

+1)+Prever +2)Planicar

+3)Hierarquizar+

Um+plano+dis8ngue=se+de+uma+lista+de+tarefas+simples+porque+
inclui:+
+a)+lista+de+tarefas+a+realizar+
+b)+atribuio+de+grau+de+importncia+
+c)+atribuio+de+grau+de+exigncia+
+d)previso+da+durao+de+cada+tarefa+
!

6+

TCNICAS(PARA(ANLISE(DAS(ATIVIDADES(
DESENVOLVIDAS(E(SUA(PRIORIZAO+
COMO+REALIZAR+UM+PLANO+DE+TRABALHO?+
+
+a)+recolher+dados+
+b)+anlise+da+u8lizao+do+tempo+
+c)+criar+planos+de+ao+
+d)+acompanhamento+
+e)+ritmo+de+trabalho+

7+

IDENTIFICAO(DO(POTENCIAL(DE(MELHORIA(
DE(CADA(UMA(DAS(ATIVIDADES(
AS+PERDAS+DE+TEMPO+SO+ORIGINADAS+SOBRETUDO+POR:+
Chamadas+telefnicas+desnecessariamente+longas,+
repe88vas+ou+imprevistas+
Interrupes+constantes+de+colegas,+clientes,+fornecedores...+
Falta+de+pessoal+
M+percepo+das+instrues+recebidas+
Perfecionismo+em+excesso+
Diculdade+na+gesto+de+assuntos+pessoais++

8+

IDENTIFICAO(DO(POTENCIAL(DE(MELHORIA(
DE(CADA(UMA(DAS(ATIVIDADES+
Lacunas+de+formao+ou+incapacidades+
Diculdades+de+comunicao+
Indenio+de+objec8vos+
Objec8vos+demasiado+ambiciosos+
Local+de+trabalho+confuso/desorganizado+
Equipamento+insuciente+ou+defeituoso+
Resistncia+humana++mudana+
Diculdade+em+dizer+no+
Insegurana+
Fadiga+ou+doena+
!

9+

REGRAS(BSICAS(DE(ORGANIZAO(PESSOAL(
Duas+dimenses+importantes+para+aproveitar+ao+mximo+o+
tempo+de+que+se+dispe:+
1) A+ecincia++fazer+a+tarefa+de+maneira+certa+
2) A+eccia++fazer+a+tarefa+certa+
+

+Leva+

+
Ao+objec8vo+l8mo+que++o+de+alcanar+resultados,+ser+
ecaz+

10+

REGRAS(BSICAS(DE(ORGANIZAO(PESSOAL(
PRINCPIOS+DECISIVOS+PARA+UMA+GESTO+EFICAZ+
Denir+e+claricar+os+objec8vos;+escrev=los+e+estabelecer+
prioridades+
Centrar=se+nos+objec8vos+e+no+nas+a8vidades+
Estabelecer,+pelo+menos,+um+objec8vo+por+dia+e+a8ngi=lo+
Registar+regularmente+o+tempo+
Eliminar,+pelo+menos,+um+desperdiador+de+tempo+por+
semana+
Planicar+o+tempo,+elaborar+planos+de+curto,+mdio+e+longo+
prazo+
!

11+

REGRAS(BSICAS(DE(ORGANIZAO(PESSOAL(
PRINCPIOS+DECISIVOS+PARA+UMA+GESTO+EFICAZ+
Escrever+uma+lista+do+que+fazer+todos+os+dias,+incluindo+
objec8vos,+prioridades+e+tempos+es8mados+
Preconizar+limites+de+tempo+por+tarefa+
Eliminar+as+crises+repe88vas;+agir+em+vez+de+reagir+
Acabar+o+que+se+comeou;+no+deixar+tarefas+inacabadas+

12+

REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(TEMPO(
O(QUE((O(TEMPO?(
O+ tempo+ + um+ elemento+ que+ se+ gasta+ e+ no+ se+ recupera.+
Apesar+ de+ pensarmos+ que+ temos+ todo+ o+ tempo+ do+ mundo,+
tudo+o+que+fazemos+requer+tempo+e+mesmo+que+no+o+usemos+
ele+permanece+limitado.++algo+que+tem+signicados+diferentes+
ao+longo+da+vida+e+que+no++adaptvel.+
+
+

+IMPOSSVEL+GERIRMOS+O+TEMPO+
+POSSVEL+GERIRMO=NOS+A+NS+PRPRIOS+
!

13+

REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(TEMPO(
LEIS(
Lei+dos+20/80+(Pareto)+
Lei+das+sequncias+homogneas+de+trabalho+
Lei+de+Parkinson+
Lei+da+contra=produ8vidade+
Lei+da+alternncia+
Lei+dos+ritmos+biolgicos+
Lei+da+dimenso+subje8va+do+tempo++

14+

REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(TEMPO(
Com+base+nestes+princpios+podemos+sinte8zar+as+seguintes+
regras+bsicas+de+gesto+do+tempo:+
1) Denir+claramente+os+objec8vos+prioritrios+a+a8ngir+e+os+
resultados+a+alcanar,+de+forma+a+adequar+o+tempo++
a8vidade+a+realizar+
2) Ter+uma+boa+agenda,+onde+so+escritas+as+tarefas+a+realizar+
e+os+compromissos+de+modo+a+libertar+memria+para+
outros+assuntos+da+vida+
3) Controlar+as+interrupes+e+minimiz=las+

15+

REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(TEMPO(
Com+base+nestes+princpios+podemos+sinte8zar+as+seguintes+
regras+bsicas+de+gesto+do+tempo:+
4) Delegar+tarefas+
5) Denir+prioridades+
6) Preparar+as+reunies+para+que+estas+sejam+curtas+e+ecazes+

16+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
1) Fixao+de+objec8vos+
+Obteno+de+resultados+
+

+Prazos+previamente+estabelecidos+

Obriga=nos:+
Orientar+o+raciocnio+e+a+ao+para+o+futuro+
Denir+exatamente+para+onde+queremos+ir+
Estabelecer+prioridades+

17+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
H+5+requisitos+bsicos+que+convm+no+esquecer.+Se+respeitar+
a+sigla+REMAR(seguramente+estar+a+formular+bem+os+seus+
objec8vos.+
R((Relevante+
E((Especcos+
M((Mensurveis+
A(+Alcanveis+
R((Registveis(
+
!

18+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Para+alm+destas+regras,+um+objec8vo+deve+permi8r+dar+
resposta+s+seguintes+questes:+
Para+onde+quero+ir?+
O+que+quero+realizar?+O+que+devo+evitar?+
Qual++o+resultado+nal+que+quero+alcanar?+
Em+que+prazo+pretendo+a8ngi=lo?+
Que+condio+tenho+que+respeitar?+
De+que+apoios+necessito?+

19+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
2)+Planicao+e+agenda+
+

+Planear+o+trabalho+e+o+tempo+

Regras+a+observar+na+elaborao+de+um+plano+de+melhoria+de+
desempenho:+
Considerar+o+dia,+a+semana,+o+ms+e+o+ano,+como+conjuntos+
Prever+os+compromissos+e+obrigaes+xas+de+curto,+mdio+
e+longo+prazo+
Reservar,+sistema8camente,+tempo+para+a+reexo+e+para+o+
trabalho+solitrio+
U8lizar+grelhas/chas+de+planeamento+que+permitam+uma+
fcil+leitura+
!

20+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Plano/Agenda(semanal(
O+plano+semanal++mais+ecaz+para+as+pessoas+do+que+o+plano+
dirio.++mais+ecaz+porque+permite+uma+viso+mais+
abrangente+das+tarefas+e+da+altura+certa+para+as+executar.+
Denir+objec8vos ++++++Elaborar+tarefas +

+++Estabelecer+prioridades+

Um+trabalho+complexo+deve+dividir=se+em+partes,+es8mar+quanto+
tempo+se+pode+ou+deve+disponibilizar+para+cada+parte+
Leva+
Sequncia+proveitosa+para+cada+conjunto+de+a8vidades+

21+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Plano/Agenda(diria(
Aps+a+elaborao+do+plano+semanal,+pode=se+passar+ao+plano+
dirio+
A+ melhor+ hora+ para+ planear+ o+ dia+ seguinte+ + o+ m+ do+ dia,+ o+
mesmo+ se+ passar+ com+ o+ plano+ semanal+ ao+ m+ de+ cada+
semana,+sendo+possvel+avaliar+o+que+se+fez+ou+o+que+cou+por+
fazer+

22+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Plano/Agenda(diria(
As+folhas+de+planeamento+dirio+devem+especicar:+
As+a8vidades+a+desenvolver+
Que+prioridades+
Que+tempo+demoram+
Horrio+para+cada+tarefa+
+
Quem(planeia(concreCza(mais(

23+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Construir(horrios(de(aCvidade(
Construir++decidir+quando+faze=lo+
importante+ ao+ fazer+ um+ horrio+ + deixar+ tempo+ necessrio+
para+cada+tarefa+e+no+tempo+a+mais+para+o+que+der+e+vier+
Os+horrios+devem+comear+com+as+tarefas+mais+importantes+do+
plano+dirio+

24+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
3)+Minimizar+interrupes+
+
4)+Delegar+tarefas+
Para+ que+ se+ consiga+ cumprir+ uma+ funo,+ isto+ ,+ para+ que+ se+ possa+
rentabilizar+ os+ esforos+ de+ um+ grupo+ de+ trabalho,+ impe=se+ a+
qualquer+ chea+ que+ reserve+ uma+ parte+ signica8va+ do+ seu+ tempo+
para+ planear+ organizar+ e+ avaliar+ o+ desempenho+ dos+ seus+
colaboradores,+tendo+em+conta+os+objec8vos+previamente+xados.+
Mas+quando+a+chea+no+consegue+dever+delegar+tarefas+

25+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
O+que++delegar?+
+ conferir+ autoridade+ a+ um+ colaborador+ para+ executar+ uma+ tarefa+
que+at+ento+era+desempenhada+pela+chea+
Requisitos+essenciais:+
Autoridade+
Responsabilidade+
Conana+

26+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Exis8r+delegao+se:+
Denirem+e+xarem+objec8vos+aos+colaboradores+
Exis8r+uma+dupla+responsabilidade+
Exis8r+uma+relao+contratual+
Vantagens(da(delegao(
1) Permite=lhe+concentrar=se+em+aspetos+do+trabalho+que+requerem+
a+sua+experincia+e+as+suas+ap8des+especcas+
2) Possibilita=lhe+ fazer+ antecipaes+ mediante+ um+ planeamento+
atempado+
!

27+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
3) Melhora+o+esprito+de+equipa+
4) Prepara+os+delegados+para+maiores+responsabilidades+
5) Confere=lhe+ a+ possibilidade+ de+ observar+ o+ nvel+ de+
desenvolvimento+dos+seus+colaboradores+

28+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Plano(prCco(de(delegao(
a) Aceitao+da+responsabilidade+por+parte+do+colaborador+que+vai+
receber+a+delegao+
b) Transmisso+da+tarefa+delegada+
c) Comunicao+perfeita+
d) Vericao+ da+ existncia+ das+ condies+ necessrias+ + realizao+
com+sucesso+da+tarefa+delegada+
e) Acompanhamento+pela+chea+

29+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
5)+Denir+prioridades+
Denir+papis+em+trs+categorias:+
1) +possvel+agir+de+imediato+
2) +possvel+comear+a+agir,+mas+no+concluir+a+ao+
3) Memorandos,+materiais+para+ler+e+pr+a+circular+

30+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
6)+Preparar+reunies+
Se+ forem+ bem+ preparadas+ e+ conduzidas,+ podem+ ser+ a+ melhor+
maneira+ de+ discu8r+ com+ o+ pessoal+ dire8vas,+ progressos+ feitos+ ou+
aspetos+a+reforar:+
Pr+certos+factos+a+descoberto+
Procurar+novas+ideias+
Tentar+mobiliz=los+

31+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
ParCcipantes(
Para+que+as+reunies+sejam+produ8vas+devero:+
1) Estar+por+dentro+do+assunto+a+tratar+
2) Chegar++hora+marcada+e+ir+munido+dos+documentos+necessrios+
3) Estarem+ preparados+ para+ defender+ com+ rmeza+ os+ seus+ pontos+
de+vista+
4) Ser+disciplinado+e+paciente+
5) Ser+sincero+ao+aceitar+a+deciso+tomada+

32+

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
ParCcipantes(
6) Podero+tambm+revelar+a+sua+capacidade+para:+

Produzir+novas+ideias+

Ajudar+a+esclarecer+e+a+desenvolver+as+ideias+das+outras+
pessoas+

Escutar+

Ajudar+a+manter+a+discusso+dentro+do+objec8vo+previsto+

Pedir+esclarecimentos+e+sntese+

33+

FIM(

34+