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0404 - Organização pessoal e gestão do tempo

Vida Activa Q+

Vera_m.f.jesus@hotmail.com

março 2019
Organização pessoal e gestão de tempo

Código: 0404
Carga Horária: 25 horas
Pontos de crédito: 2,25
Objetivo:
• Aplicar as técnicas de organização pessoal e gestão do
tempo com vista a otimizar o planeamento das atividades
e o cumprimento dos objetivos.
Organização pessoal e gestão de tempo

Conteúdos:
• Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas;
• Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e sua
priorização;
• Identificação do potencial de melhoria de cada uma das
atividades;
• Regras básicas de organização pessoal;
• Regras fundamentais da gestão do tempo;
• Desenvolvimento de planos de ação de melhoria de desempenho
utilizando as regras básicas de gestão do tempo e de
organização pessoal.
INTRODUÇÃO
Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas:

Qualquer pessoa pode verificar que, ainda


que o dia tivesse 48 horas, nunca se
esgotaria tudo o que há para fazer.
Os novos desafios que as organizações
enfrentam atualmente obrigam a um
planeamento rigoroso do trabalho, à
sistematização de rotinas e à eliminação de
tarefas inúteis ou perdas de tempo.
A inventariação das atividades
desenvolvidas surge, pois, como a primeira
estratégia a adotar no sentido de gerir da
melhor forma o tempo disponível.
Para se poder planear e organizar o trabalho convenientemente,
dever-se-á começar por elaborar uma lista de atividades, procedendo
a uma análise do tempo que se consome diariamente entre tarefas
de rotina e pontuais, aferidas, por exemplo, à semana e ao mês,
conforme se exemplifica a seguir:
Depois de listadas as tarefas, estas poderão ser hierarquizadas em
função de três conceitos-chave:
Prioridade (associada ao grau de importância);
Grau de urgência (associado ao prazo de entrega);
Grau de complexidade (relacionado com o tempo e concentração
necessários à sua execução.
Fonte: http://fzapata.com.br/prioridade-x-urgencia-x-importancia/
Para estabelecer prioridades e eliminar
tarefas inúteis, ou que possam ser
delegadas, é igualmente importante
questionar:
Será esta tarefa imprescindível neste
momento?
Poderá acumular-se com outra?
Poderá ser feita por outra pessoa e
noutro local?
Poderá ser feita de forma mais simples e
eficaz?
Para então se reservar períodos razoáveis
de tempo às várias tarefas e executar,
vistas de uma forma integrada e dando
margem para a ocorrência de imprevistos.
No âmbito dos dois primeiros conceitos,
as tarefas poderão ainda ser reunidas em
quatro grandes grupos:
1.Prioritárias e urgentes;
2.Prioritárias, mas não urgentes;
3.Urgentes, mas não prioritárias;
4.Nem urgentes, nem prioritárias.
Uma tarefa poderá ser urgente e não prioritária se dela estiverem
dependentes, por exemplo, outros serviços ou pessoas, como é o caso
da distribuição do correio entrado (cheques para depósito) ou o registo
do correio a expedir (estando uma pessoa encarregue de levar a
correspondência a uma estação dos CTT até determinada hora).
Obviamente, as tarefas classificadas como não prioritárias e não
urgentes ficarão para último lugar, devendo ser tida em consideração,
no entanto, a sua oportunidade, isto é, se forem sucessivamente
adiadas face a outras, poderá chegar o momento em que não fará
sentido executá-las.
O uso regular da agenda permitirá que a memória seja poupada e,
por conseguinte, resultará numa redução da ansiedade diária.
Será prudente evitar, tanto quanto possível, marcar compromissos:

Para o princípio da manhã (deve dar-se, ao menos, uma margem de


segurança de 30 minutos após o início do expediente) ou fim da tarde,
para permitir uma gestão mais eficaz das tarefas planificadas e para
fazer face a imprevistos, deixando também intervalos de pelo menos
15 minutos entre cada um;
Logo a seguir a uma ausência (viagem profissional, férias, doença,
etc.), para permitir que assuntos sejam primeiramente postos em dia.
Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e sua
priorização

• Uma Prioridade é uma tarefa que fazemos antes de outra. O bom


gestor de energia não está sempre a trabalhar a 100%. Trabalha a
10% das suas capacidades quando as tarefas não são prioritárias
para poder dar os seus 90% naquilo que de facto interessa.
• Podemos fazer uma matriz de estabelecimento de prioridades e, a
partir daí, descobrir onde ir buscar mais tempo para o que é de
facto importante.
Reflexão
AVALIE AS SUAS COMPETÊNCIAS DE GESTÃO DE TEMPO:
RESULTADOS:
Gestão de tempo:
Estabelecer objetivos e prioridades
Assinale com um X os que considera objetivos:
Regras fundamentais da gestão do tempo:
Planear atividades e tarefas:
Organização pessoal:
Organização do trabalho:
Não esquecer:
Exemplos - planear/agendar
Bibliografia
• Bird, P. (2004). Gestão do Tempo. Lisboa: Espírito de negócios.
[PS. 142 Bir*Ges]
• Haynes, M. (2004). Gestão do tempo. Lisboa: Monitor . [G.173
HAY*Ges]
• Hindle, T. (1998). Como gerir o seu tempo. Lisboa: Civilização
• Ochsner, M. (1990). Técnicas Individuais de Trabalho: Para viver
com mais lucidez e trabalhar com mais eficácia (Lemos de
Azevedo, Trad.). Lisboa: Monitor [PS. 140 Och*Tec]
FIM

Formadora:Vera Jesus