23-04-2010

Programa
Programar das
auditorias auditorias

Planear Plano da Lista de

auditoria auditoria + Verificação

Conduzir Lista de
Verificação
auditoria


Relatório
Reportar Pedidos de
auditoria
da
auditoria
+ acção

Seguir Registo
auditoria

Reflectir
sobre Acta
auditorias

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Factos vs ilações

espelhe

responde

convide
a agir

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Critérios
⇒ Evidências
Realidade
da auditoria versus da
auditoria

Constatações
da auditoria

Critérios
⇒ Evidências
Realidade
da auditoria versus da
auditoria

Objectivos Constatações
da auditoria versus da auditoria

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Critérios
⇒ Evidências
Realidade
da auditoria versus da
auditoria

Objectivos Constatações
da auditoria versus da auditoria

Conclusões
da auditoria

Critérios
⇒ Evidências
Realidade
da auditoria versus da
auditoria

Objectivos Constatações
da auditoria versus da auditoria

Conclusões
da auditoria

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1º Determinar as constatações

Listar as evidências recolhidas

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Listar as evidências recolhidas

Listar as evidências recolhidas

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Exemplos de evidências
recolhidas

Evidências
versus Critérios
Realidade ⇒ da
da auditoria
auditoria

Constatações
da auditoria

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A cláusula depende do verdadeiro motivo)

6.3 4.2.3 4.2.4

6.3 4.2.3 4.2.4

4.2.4

8.4 8.5

+
+
-

OM

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Constatações negativas?
Cláusulas ISO?

Exercício de
transformação de
evidências em
constatações

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As constatações podem
ser relacionadas entre si?

Há algo de comum a unir estas

constatações?

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As
constatações
podem ser
encaradas
como sintomas.

As constatações
não são o
problema, são
uma
manifestação
do problema.

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Há algo de comum a unir estas

constatações?

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Qual a diferença entre

não-conformidades:

da inspecção e controlo

de auditoria
?
Don’t blame the product,
blame the process!!!

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O objectivo não é a
actuação sobre a NC em
particular…

… mas sim sobre o sistema

que a gera!

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Pensamento sistémico!

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NC
Padrão
Causa(s) ≠ Motivo
Pensamento
Regras

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Olhar para as constatações!

123456789

Quais são positivas e

negativas?

123456789

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Há relações entre as
constatações negativas?

14 9

38

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20
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O que é uma não conformidade?

As evidências de não conformidades deverão ter as
seguintes características:

• Ser uma constatação negativa. Algo está errado!

• É uma violação de um requisito. Uma qualquer
promessa feita num dos documentos do sistema de
gestão, ou exigida pelo referencial, não foi cumprida.

• Ser significativa. Deve de algum modo relacionar-se

com valores importantes para o negócio e mostrar
como os afecta de um modo negativo.

Redigir uma não-conformidade

• Recolher todos os factos positivos e negativos

• Fazer uma lista com os factos negativos, sem olhar a
motivos ou padrões.
• Identificar para cada facto, qual o problema
detectado, qual o tópico em jogo
• Identificar para cada facto, qual o motivo do
problema respectivo
• Procurar padrões, ligações
• Redigir a não-conformidade

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Redigir uma não-conformidade

• Recolher e definir os factos claramente

• Identificar a norma, procedimento, requisitos legais,
etc., que foram violados;
• Identificar “a dor” para a organização (dinheiro em
desperdício, relações com as partes interessadas,
multas,...;
• Redigir a deficiência do sistema em termos da
norma e/ou requisitos das partes interessadas;
• Alicerçar a não conformidade em evidências
detectadas na auditoria.

Redigir uma não-conformidade

• “Armadilhar” as não conformidades

Evitar listas de compras (excepção – auditorias
em fase de implementação)
Determinar se as constatações ilustram uma falha
sistemática ou pontual

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Qual a não-conformidade?
O que temos de fazer?

E?

Qual a não-conformidade?
O que temos de fazer?

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A empresa não evidenciou controlo adequado dos

documentos relevantes para o sistema de gestão
da qualidade e ambiente (4.2.3 – ISO 9001; 4.4.5 – ISO 14001)
Sintomas!

Qual a não-conformidade?

O que temos de fazer?

A empresa não evidenciou controlo adequado dos

documentos relevantes para o sistema de gestão
da qualidade e ambiente (4.2.3 – ISO 9001; 4.4.5 – ISO 14001)

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Exercício: Redigir uma

não-conformidade

NC

Maior Sim
Impacte no produto?
Maior Sim
Não
Sim
Multipl “Deve” da ISO 9001?
Não
Não
Sim
“Deve” dos doc’s?
Não
Maior Sim
Afecta muita gente?
Não

Menor

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NC Maior – vai exigir

uma acção correctiva!

NC menor – vai exigir

uma correcção!

NC
menor

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NC Maior

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Há relações entre as
constatações negativas?

A
14 B
38 9
2567

Critérios
⇒ Evidências
Realidade
da auditoria versus da
auditoria

Objectivos Constatações
da auditoria versus da auditoria

Conclusões
da auditoria

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Critérios
⇒ Evidências
Realidade
da auditoria versus da
auditoria

Objectivos Constatações
da auditoria versus da auditoria

Conclusões
da auditoria

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Critérios
⇒ Evidências
Realidade
da auditoria versus da
auditoria

Objectivos Constatações
da auditoria versus da auditoria

Conclusões
da auditoria

Relatar uma auditoria

Os resultados da auditoria devem ser apresentados

por meio de um relatório formal escrito para o cliente.

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Basicamente um relatório de auditoria deve

conter:
• o âmbito e os objectivos da auditoria;
• critérios da auditoria;
• detalhes do plano de auditoria elaborado;
• documentos relacionados;
• detalhes das observações, hipóteses de melhoria e
pedidos de acção correctiva emitidos;
• julgamento quanto à extensão da conformidade
do auditado com o referencial aplicado (quanto às
conclusões);

Basicamente um relatório de auditoria deve

conter:
• capacidade do sistema para atender aos objectivos
requeridos;
• o julgamento quanto às categorias das não
conformidades encontradas;
• sumário do processo de auditoria, incluindo
incerteza e/ou qalquer obstáculo encontrado que
possa diminuir a fiabilidade das conclusões;
• auditores e suas funções;
• auditados;
• data da auditoria e locais;
• distribuição;
• confidencialidade.

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As conclusões desta auditoria são o resultado da análise de uma

amostra da organização que a equipa auditora considerou
representativa da realidade.

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NC
menor

NC
Maior

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Quando elaborar o
relatório?
A elaboração do relatório tão rápida quanto possível,
tem pelo menos quatro méritos:
• Estruturar a auditoria forçando a equipa auditora a
desenvolver hipóteses bem cedo
• Escrever as conclusões provisórias ajuda a aumentar
a precisão do processo
• Consegue-se escolher, compreender e rever uma
grande massa de informação fresca
• As hipóteses de cometer erros de percepção e outras
distorções são mais reduzidas.

• O relatório é o meio de comunicar a informação a

outros, deverá ser:
• Completo e reflectir fielmente o espírito e conteúdo
da auditoria
• Emitido tão prontamente quanto possível
• Preciso, claro, completamente factual, verificável
(cuidado com as inferências)
• Redigido em linguagem de gestão

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• Se tiverem sido detectadas não conformidades, o

relatório deverá pedir resposta que deverá incluir.
– Causa do problema, Acção correctiva planeada
para a causa, Acção para remediar cada um dos
factos negativos encontrados, Calendários e
responsabilidades pela implementação dessas
acções correctivas
• Não estamos a pedir que tudo seja resolvido de uma
penada, estamos sim a pedir um plano de acção
para corrigir/melhorar os problemas detectados.

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