Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Dicas Simples para Reuniões Mais Produtivas
Dicas Simples para Reuniões Mais Produtivas
Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Os passos para
garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam
ficando de lado. Veja abaixo as dicas do efetividade.net para realizar boas reuniões, e tente
colocá-las em prática - ou influenciar outras pessoas para que o façam. Os demais
participantes agradecem!
• Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta
- mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão
estar presentes e aos demais interessados.
• Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema
e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar
preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e
contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras
vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência
não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente
para os participantes reunirem e atualizarem informações.
• Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de
comum acordo.
• Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode
dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico
dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princípio.
• Não chame “todo mundo”. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião
apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em
geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma
reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser
produtiva - mas envolva não apenas os tomadores de decisão: chame também as
pessoas que são capazes de resolver os problemas.
Veja abaixo mais dicas, e um guia sobre como escrever boas pautas, atas e minutas de
reunião.
A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deve conter no mínimo os
seguintes itens:
• Tema da reunião
• Motivo da sua realização
• Data, horário, duração prevista e local
• Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente
• tópicos agendados
Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e direta
as decisões da reunião. Ela deve incluir:
• Tema da reunião
• Motivo da sua realização
• Data, horário, duração e local em que se realizou
• Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente
• Tópicos discutidos e decisões tomadas
• Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e
quem entre os presentes é o responsável
http://www.efetividade.net/2006/07/30/dicas-simples-para-reunioes-mais-produtivas/