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PLANEJAMENTO ESTRATGICO: PROPOSTAS EM SISTEMAS DE INFORMAO E BIBLIOTECAS NO BRASIL Alessandra Pinto Fagundes, CRB-10/1244* Isabel Merlo Crespo, CRB-10/1201**

RESUMO: Atravs do referencial terico sobre o assunto planejamento estratgico em bibliotecas e centros de informao no Brasil, analisou-se as referncias bibliogrficas citadas nos trabalhos, bem como, as experincias relatadas, verificando-se as tendncias na rea de biblioteconomia e cincia da informao no Pas.

1 INTRODUO Os sistemas econmicos, as mudanas sociais e tecnolgicas provocam inovaes nos servios e novas necessidades de gerenciar empresas. Para uma empresa ser bem sucedida, necessria a superao de obstculos e o aperfeioamento de servios devem ser continuamente melhorados. As bibliotecas, necessitam continuamente promover mudanas no gerenciamento da informao, pois neste mercado a tendncia no mais possuir, mas como acessar a informao. Bibliotecas virtuais, Bibliotecas Eletrnicas, peridicos on-line, bases de dados on-line, cada vez mais fazem parte dos servios de acesso, recuperao, transmisso e processamento da informao.

Bacharel em Biblioteconomia pela UFRGS. Bibliotecria do Setor de Peridicos da Biblioteca Central Irmo Jos Oto da Pontifcia Universidade Catlica do Rio Grande do Sul. E-mail: alessa@pucrs.br ** Bacharel em Biblioteconomia pela UFRGS. Bibliotecria do Setor de Referncia da Biblioteca Central Irmo Jos Oto da Pontifcia Universidade Catlica do Rio Grande do Sul. Especialista em Gesto da Informao pela UFSC. E-mail: icrespo@pucrs.br

Como as novas formas de possibilidades de acesso a informao, necessrio o constante aperfeioamento dos servios, gerenciando, avaliando, procurando-se a melhor qualidade possvel. necessria a definio de metas a serem alcanadas dentro do objetivo da organizao. Como deve ser a estruturao dos servios fornecidos ao cliente? continuar? O que deve ser inovado? O que deve

Algumas dessas perguntas, so abordadas dentro do

planejamento estratgico . Como o planejamento estratgico aplicado em organizaes, adequada a sua utilizao na rea de bibliotecas e/ou sistemas de informao. Com isso, verificou-se o referencial terico no Brasil e levantou-se tambm algumas experincias prticas de sua aplicao. 2 PLANEJAMENTO ESTRATGICO O conceito geral que se atribui a planejamento a preparao que uma organizao, ou mesmo indivduos, adotam para encarar situaes futuras. Com o planejamento, evita-se o improviso, define-se metas e aes alternativas. O planejamento estratgico voltado para a anlise do ambiente externo, e no somente, na organizao, como era adotado pelas tcnicas anteriores a ele. Apresenta-se como uma forma de reduzir riscos futuros, avaliar possveis impactos que determinadas situaes teriam nas organizaes e norteando a tomada de decises no presente. Este tipo de planejamento foi criado para atender as novas necessidades que as empresas apresentavam e que no eram atendidas com mtodos anteriormente aplicados.

ANSOFF(1990) descreve o que levou a criao da administrao estratgica e conseqntemente ao planejamento estratgico: " Em meados da dcada de 50, muitas empresas americanas defrontaram-se com sintomas perturbadores que no podiam ser remediados prontamente pelas tcnicas administrativas disponveis, e que no tinham precedente em experincias recentes. (ANSOFF, 1973).... Muitas empresas pioneiras e numerosas empresas de consultoria, trabalhando independentemente, convergiram seus esforos para a elaborao de um novo mtodo, l pelos fins dos anos cinqenta. O resultado disso, conseguido com tentativas e erros e de trocas de experincias, tornou-se conhecido como administrao estratgica. " KOTTLER apud VASCONCELLOS FILHO (1979, p.3) afirma que o planejamento estratgico uma metodologia gerencial que permite estabelecer a direo a ser seguida pela organizao, visando maior grau de interao com o ambiente. OLIVEIRA (1998, p.46) complementa: " o planejamento estratgico e um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nvel de otimizao na relao da empresa com o ambiente. " VASCONCELLOS FILHO (1979, p.32), esclarece que o mbito de atuao da organizao refere-se aos seus limites fsicos e psicolgicos em torno de influenciar e ser influenciado pelo ambiente. Quanto as caractersticas do planejamento estratgico ACKOFF apud BARBALHO (1995, p.26) apresenta: enfocar, apartir do relacionamento da organizao, a misso em concordncia com o meio no qual est inserida; estabelecer decises e implicaes a longo prazo; necessitar

do envolvimento de todos os dirigentes da organizao; ter imapcto sobre toda a organizao; preocupar-se com a definio dos fins organizacionais, bem como os meios para ating-los, com a foram de execuo e controle, a ponto de poder implicar na redefinio e/ou restruturao da prpria organizao. OLIVEIRA (1997) descreve as etapas do planejamento

estratgico em quatro fases, onde cada uma possui subdivises especficas: diagnstico estratgico, misso da empresa, instrumentos prescritivos e quantitativos, e controle e avaliao. MAXIMIANO (2000, p.204) esclarece que na etapa inicial do planejamento necessrio definir a situao estratgica da

organizao. Este diagnstico atual deve focalizar cinco elementos: objetivos e metas, clientes e mercados, produtos e servios, vantagens competitivas e desempenho. A definio deste conjunto de elementos permite uma viso da posio atual da organizao. Outra etapa do planejamento estratgico a anlise do ambiente, esta estratgia procura definir o contexto em que a organizao est inserida, adequando a organizao ao meio. Devem ser definidas os obstculos e as oportunidades, que servem como foras ambientais que podem favorecer a prpria empresa.

(OLIVEIRA, 1997; MAXIMIANO, 2000) Sobre as conseqncias produzidas pelo planejamento

estratgico ANSOFF (1990, p.58) explica: Por si mesmo, o planejamento estratgico no produz aes, nem mudanas visveis na empresa. Para efetuar as mudanas a empresa necessita de aptides adequadas: administradores treinados e motivados,

informao estratgica, sistemas e estruturas fluidas e com tendncia a serem compreensivos. 3 PLANEJAMENTO ESTRATGICO EM BIBLIOTECAS E

SISTEMAS DE INFORMAO NO BRASIL: levantamento de referencial terico Na pesquisa realizada recuperou-se o assunto planejamento estratgico aplicado bibliotecas e ou servios de informao no Brasil em bases de dados em cd-rom, catlogos de bibliotecas online, peridicos on-line e bibliografia impressa. De todos os documentos recuperados, selecionou-se apenas os que foram publicados no pas e em lngua portuguesa . As bases de dados selecionadas para consulta foram ERIC, PROQUEST Periodical Abstracts Research e PROQUEST ABI INFORM GLOBAL, em razo de terem assuntos indexados

relacionados area de Biblioteconomia e/ou cincia da Informao. As estratgias de buscas utilizadas para pesquisa nas bases de dados em CD-ROM ERIC, PROQUEST Periodical Abstracts

Research e PROQUEST ABI INFORM GLOBAL, bem como, catlogos de bibliotecas online foram realizadas com operadores booleanos e tambm utilizando-se truncamento para recuperar expresses com o mesmo radical. As expresses de busca foram: planejamento estratgico AND bibliotecas AND Brasil; planejamento estratgico AND servios AND informao AND Brasil . A forma de pesquisa foi adequada conforme recursos de busca de cada base ou catlogo online.

Bases de Dados em CD-ROM: Nome da Base de Dados Perodo de cobertura

ERIC 1992 Janeiro 2000 PERIODICAL ABSTRACTS RESEARCH 1997 Janeiro 2000 PROQUEST ABI INFORM GLOBAL 1994 Janeiro 2000

Atravs da sintaxe de busca em ingls: planning AND strategic AND librar* , no campo descritores, recuperou-se na base de dados em CD-ROM ERIC 131 documentos. Porm, ao refinar esta pesquisa solicitando-se Brazil OR Brasil no recuperou-se nenhum documento na rea. A mesma sintaxe de busca foi utilizada na base de dados PROQUEST Periodical Abstracts Research, recuperando-se um total de 44 documentos sobre planejamento estratgico aplicado a bibliotecas, mas ao refinar-se por Brasil, em qualquer campo, no se obteve qualquer referncia. Na base de dados PROQUEST ABI INFORM GLOBAL, foram recuperados 62 documentos, mas tambm, ao refinar-se por Brazil, no se obteve, nenhum registro bibliogrfico. Dando continuidade a pesquisa, foram consultados um total de catorze catlogos on-line de Bibliotecas Universitrias. Os catlogos on-line consultados, foram os seguintes:

Catlogos on-line:
Endereo eletrnico (URL) UNISINOS Universidade do Vale http://enterprise.unisinos.br:4505/ALEPH do Rio dos Sinos UNICAMP Universidade de http://www.unicamp.br/bc/ Campinas UFRGS Catlogo Geral http://obelix.ufrgs.br:4505/ALEPH UDESC Biblioteca Universitria http://www.biblioteca.udesc.br/ UNESP Athena http://www.cgb.unesp.br:4505/ALEPH UNIFOR Biblioteca http://www.unifor.br/hp/bib/cons.htm UFC Sistema de Bibliotecas http://sw.npd.ufc.br/sbu/ UFMG - Sistema de Bibliotecas http://www.bu.ufmg.br/vtls/portuguese/vtlsexpert.html UFSC Pergamum Sistema http://aspro01.npd.ufsc.br/bu/pergamum/pbasbi.html Integrado de Bibliotecas USP Dedalus http://www.sibi.usp.br/aleph/por/ PUCRS VERUM http://verum.pucrs.br:4505/ALEPH/ UNB - Biblioteca Central http://www.bce.unb.br/

Nome da Instituio

A mesma estratgia de pesquisa foi aplicada aos catlogos online, mas sem restrio de perodo de cobertura. Como cada catlogo difere nas ferramentas de pesquisa disponibilizadas, a estratgia utilizada seguiu os critrios dos mesmos para a recuperao de informaes. Tambm atravs da internet, pesquisou-se peridicos on-line da rea de Biblioteconomia e/ou Cincia da Informao do Brasil. Os peridicos on-line consultados foram: Peridicos de acesso on-line: Ttulo do peridico
Cincia da Informao Perspectivas em Cincia da Informao DataGramaZero Encontros Bibli Revista Informao & Sociedade Transinformao Endereo eletrnico http://www.ibict.br/cionline/ http://www.eb.ufmg.br/ http://www.dgz.org.br/ http://www.ced.ufsc.br/bibliote/encontro http://www.editora.ufpb.br/cienciainformacao/ http://www.puccamp.br/~biblio/past.html

Aps estas consultas, obteve-se vinte e seis trabalhos recuperados em catlogos on-line, peridicos on-line e monografias impressas, sendo que seis destes, expe a aplicao prtica desta forma de planejamento em Bibliotecas. 4 PLANEJAMENTO ESTRATGICO EM BIBLIOTECAS E

SISTEMAS DE INFORMAO NO BRASIL: anlise referencial terico Dentro das tendncias atuais o planejamento estratgico ganha destaque, pois adequa-se melhor as constantes mudanas sociais e econmicas que afetam as organizaes. As bibliotecas e/ou sistemas que lidam com informao tambm esto sempre devendo adequar-se a mudanas, como por exemplo: inovaes tecnolgicas para o acesso a informao. A informao um bem econmico, agregada de valor e cada vez mais os sistemas devem ter estratgias para utiliz-la com qualidade. Como MAURY (1992) comenta: o que torna a informao estratgica a sua especialidade, a utilidade que ela tem para o usurio, o fato que ela se torna fator de agregao de valor ou de poder; o caminho para isto o trabalho interdisciplinar, ampliando a capacidade de percepo. PACHECO (1994) comenta que sendo a informao um recurso estratgico de que dispe as organizaes para o aumento de sua vantagem competitiva, importante que todos os nveis de estrutura organizacional possam compartilhar recursos, uma viso integrada e completa de sua gesto.

Complementando esta referncia, as organizaes, incluindo as bibliotecas, precisam se reavaliar, conhecer suas fraquezas, seus pontos fortes, delimitar metas, otimizarem seus servios, definirem formas de controle e avaliao. Para isso, o planejamento estratgico se faz necessrio. NASCIMENTO (2000) declara: O planejamento estratgico possibilita um diagnstico preciso da realidade, favorecendo a participao que fundamental na implementao de aes que contribuem para melhoria da qualidade. Constitui um excelente recurso para a tomada de decises, programao, controle e avaliao de atividades No Brasil, o planejamento estratgico recomendado ao gerente de Sistemas de Informao , como uma nova forma de reavaliar a administrao das bibliotecas. Essas idias so comentadas por (BOTELHO, 1994; MAURY, 1992; VIEIRA,1993), s para citar alguns. LIMA (1996, p.9) tambm, considera importante a aplicao deste tipo de planejamento em bibliotecas, destacando: O planejamento estratgico, por isso torna-se fundamental na medida em que o mesmo favorece a discusso da misso, dos objetivos, da polticas, das estratgias e dos mecanismos de controle e avaliao.... A utilizao do plano estratgico importante para as bibliotecas, mesmo com as restries que se pode observar, pelo fato do mesmo estabelecer os elos de ligao entre os meios e os fins Sobre a forma de implementao do planejamento estratgico, cada centro de informao e/ou biblioteca, ir definir as fases de implantao. LIMA (1996) descreve inicialmente a identificao dos valores dos dirigentes; definio da misso; diagnstico interno e externo;

definio dos objetivos e metas; comparao entre misso , objetivos, metas e diagnstico, definindo as estratgias, estabelecer

mecanismos de controle e monitorao; avaliao. Destaca-se em DUARTE (1998) a aplicao das etapas do planejamento estratgico, a partir da fase de diagnstico em consulta a clientela, onde foram analisados os ambientes interno e/externo. A partir do resultado dessa fase, definiu-se a estratgia do planejamento. Em PIRES (1996) a partir da anlise situacional dos problemas inerentes Biblioteca com consulta ao pblico interno, sendo estes, bibliotecrios e auxiliares, foram analisadas as causas que interferem nas atividades do sistema, procurando-se solues . Como tendncias na literatura encontrada, verificou-se vrios enfoques da aplicao do planejamento estratgico na rea. Seu uso amplo, indo desde um plano de marketing, desenvolvimento de colees, preservao de acervo, diretrizes para bibliotecas pblicas, desenvolvimento de bibliotecas eletrnicas, gerncia de bibliotecas Universitrias, desenvolvimento de sistemas de informao,

abrangendo qualquer tipo de servio de informao, atravs da anlise de sua situao interna e de fatores externos.

Os pontos fortes de um servio de informao so definidos atravs do conhecimento das atividades melhor realizadas, ou seja, das mais bem aceitas pelos usurios, onde haja maior

integrao/participao dos funcionrios ou ainda, representem o reconhecimento do trabalho realizado pelo mesmo . Destacando-se: presteza de atendimento, eficincia do sistema de recuperao da informao, perfeito processo de comutao bibliogrfica, grandes

capacidades de novos produtos e servios, plano de desenvolvimento de recursos humanos. (BARBALHO, 1995) PIRES (1996) cita como pontos fortes apoio financeiro da administrao superior nos eventos para reciclagem do servidor; divulgao de eventos atravs da rdio universitria; curso de atualizao internacionais. Nos trabalhos com descries de aplicao prtica recuperados, o ambiente de atuao de cada Biblioteca ou servio de Informao analisado conforme a situao e o entendimento conceitual de cada organizao, no que se refere fatores internos e externos, os pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaas. 5 CONSIDERAES FINAIS Analisando-se, o referencial terico citado nos trabalhos publicados no Brasil, verificou-se que a maioria dos trabalhos citados so da rea de administrao e, os poucos citados na rea de bibliotecas, so de literatura estrangeira, sendo rarssimas as referncias oriundas do Pas, por esta razo, este trabalho visou contribuir para o referencial terico na rea no Brasil, caracterizandose como uma pesquisa inicial e que pode ser aprofundada em diversos enfoques apresentados. Neste documento procurou-se apresentar a aplicabilidade do planejamento estratgico em bibliotecas e servios de informao. A utilizao do mesmo permite que as organizaes trabalhem de forma gil, alcanando seus objetivos com mais qualidade. de tcnicas bibliotecrias; acesso a base de dados

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NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITRIAS,10, Fortaleza, Anais... Fortaleza : FINEP, 1998. Disquete. 26 PLANEJAMENTO para Preservao . Capturado em 08de junho de 2000. On-line. Disponvel na internet http://wwwcecor.eba.ufmg.br/CPBA/PDF/CT6/PDF_FILES/plane jamento_preservaao.pdf 27 REZENDE, Yara, MARCHIORI, Patrcia Zeni. A gesto estratgica Cincia da dos sistemas de informaes bibliogrficas. Informao, Braslia, v.22, n.3, p.254-257, maio/ago. 1994. 28 ___________. O planejamento estratgico como alternativa para a gerncia de sistemas de informaes. In: CONGRESSO LATINO AMERICANO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAO, II. Anais ... Belo Horizonte: Escola de Biblioteconomia da Universidade Federal de Minas Gerais, ABMG, 1994. 820p. p.318-331. 29 TARAPANOFF, Kira M. A. Cenrios para o planejamento estratgico de sistemas de informao voltados para a qualidade. Braslia: 1994. On-line. Capturado em 08 de junho de 2000. Disponvel na internet 30 TARAPANOFF, Kira, SUAIDEN, Emir. Planejamento estratgico de bibliotecas pblicas no Brasil: histrico, crise e perspectivas. Revista de Biblioteconomia de Braslia, v.19, n.2, p.137-165, jul./dez. 1995. 31 VASCONCELLOS FILHO, Paulo de, MACHADO, Antnio de Matos OLIVEIRA. Planejamento estratgico: formulao, implantao e controle. Rio de janeiro: Livros Tcnicos e Cientficos, 1979. 81p. 32 VIEIRA, Ana Soledade. Conhecimento como recurso estratgico empresarial. Cincia da Informao, Braslia, v.22, n.2, p.99101, maio/ago. 1993.

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA: Planejamento estratgico aplicado a bibliotecas e centros de informao no Brasil

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