ESCOLA TCNICA SUL ENSINO

DISCIPLINA: GESTO DA QUALIDADE PROF: SHEILA FERREIRA

5W2H

basicamente, um checklist de determinadas atividades que

precisam ser desenvolvidas com o mximo de clareza possvel por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficar estabelecido o que ser feito, quem far o qu, em qual perodo de tempo, em qual rea da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, dever figurar nesta tabela (sim, voc far isto em uma tabela) como ser feita esta atividade e quanto custar aos cofres da empresa tal processo. Esta ferramenta extremamente til para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio gil e competitivo como o ambiente corporativo, a ausncia de dvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou reas diferentes. Afinal, um erro na transmisso de informaes pode acarretar diversos prejuzo a uma empresa, por isso preciso ficar atento essas questes decisivas, e o 5W2H excelente neste quesito!

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em ingls) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo voc pode ver cada uma delas e o que elas representam: What O que ser feito (etapas) Why Por que ser feito (justificativa) Where Onde ser feito (local) When Quando ser feito (tempo) Who Por quem ser feito (responsabilidade) How Como ser feito (mtodo) How much Quanto custar fazer (custo) H ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o H referente ao How much) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o H referente ao How many, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as caractersticas individuais.

Como utilizar?
Antes de utilizar o 5W2H preciso que voc estabelea uma estratgia de ao para identificao e proposio de solues de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. preciso tambm ter em conta os seguintes pontos: Tenha certeza de estar implementando aes sobre as causas do problema, e no sobre seus efeitos; Tenha certeza que suas aes no tenham qualquer efeito colateral, caso contrrio dever tomar outras aes para elimin-los; preciso propor diferentes solues para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficcia de tais solues.

Me d um exemplo?
Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial, voc deve responder s 7 perguntas citadas acima com clareza e objetividade. Logo aps, voc dever elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o esboo bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de especificar, ao mximo, todas as etapas do processo. Caso contrrio o 5W2H perde a sua funo.

Esta ferramenta uma das mais fceis de ser implementada e traz grandes benefcios para os gestores e suas atividades organizacionais. Por isso, no deixe de utiliz-la em seu diaa-dia empresarial. Voc s tem a ganhar! E a, o que achou desta ferramenta? J trabalha com ela e quer contar suas experincias?

Exemplos de utilizao da ferramenta 5w2h

1 Programando uma viagem Como toda atividade que exige um planejamento prvio, a programao de uma viagem precisa ser muito bem pensada e esquematizada para no haver imprevistos na hora do seu momento de lazer mais esperado do ano. Por isso, a utilizao do 5w2h pode ser uma excelente alternativa para auxili-lo no planejamento de sua viagem de frias ou de fim de ano, por exemplo. Abaixo, mostraremos um exemplo de planilha 5w2h pronta, detalhando todos os aspectos do planejamento de uma viagem Salvador para o natal e reveillon. Confira:

importante ressaltar que a viagem mencionada apenas um exemplo fictcio, sem qualquer compromisso em ser fiel a lugares e preos da viagem. apenas para que voc tenha uma ideia de como ficaria um planejamento de viagem com o 5w2h. Claro que voc pode ser mais especfico com suas atividades, mas desta forma j d pra visualizar legal como ser a viagem.

2 Fazendo planejamento de mdias sociais Outra utilizao do 5w2h para o planejamento de aes em mdias sociais, muito utilizado nos dias de hoje. Abaixo segue o esquema elaborado pelo pessoal do blog Novo Setor para uma Escola de Marketing em Fortaleza, que realizar sorteios pelo Twitter a fim de angariar novos seguidores. A ideia aumentar o nmero de pessoas que acessa o contedo da Escola. Confira:

No planejamento acima, as tarefas foram melhor descritas e analisadas, com um texto um pouco maior, porm mais bem explicada. A quantidade de palavras utilizada varia de acordo com a necessidade de cada um, no h regra. 3 Planejamento de reduo de custos de uma empresa O 5w2h muito utilizado tambm para planejar mudanas na empresa, sejam elas estruturais, de pessoal ou mesmo financeiras. Na verdade esta a funo principal da ferramenta, que posteriormente passou a ser usada fora das empresas tambm. O exemplo abaixo contempla uma situao em que a empresa precisa reduzir seus gastos com o consumo de gua em at 35%. Confira as etapas da mudana:

Outros exemplos de utilizao do 5w2h

Alm dos 3 exemplos citados acima, voc tambm pode utilizar o 5w2h em muitas outras atividades. Abaixo citaremos alguns exemplos:

Tornar a empresa mais lucrativa; Realizar um planejamento escolar; Planejar a manuteno de mquinas em uma indstria; Definir a estratgia para um processo de seleo de pessoal; Elevar a satisfao de alunos com determinado curso; Aumento da carteira de clientes de uma empresa.

Como puderam ver, o funcionamento da ferramenta bem simples e pode ser manuseado por qualquer pessoa que tenha mnimos conhecimentos de Excel, por exemplo. E so inmeras as formas de se utilizar a ferramenta 5w2h para realizar planejamentos de todo tipo. Me arrisco a dizer que ela pode ser usada para qualquer tipo de organizao e planejamento de atividades, basta que voc analise os elementos envolvidos na anlise que precisa fazer, alocando cada informao no campo correto e criando uma mentalidade de acompanhamento constante daquilo que foi mapeado no 5w2h.