XXIII Encontro Nac. de Eng.

de Produo - Ouro Preto, MG, Brasil, 21 a 24 de out de 2003

Uma Abordagem para Modelagem de Processos atravs de um ERP

Alberto Kenji Ogura (Universidade Estadual Paulista) al_ogura@yahoo.com.br Fernando Augusto Silva Marins (Universidade Estadual Paulista) fmarins@feg.unesp.br

Resumo Os sistemas de gesto empresariais esto em constante evoluo e, ultimamente, transformaram-se em uma ferramenta para a gesto da cadeia de suprimentos. Estes sistemas tem um fluxo de informao bem definido, que reflete a maneira como uma empresa trabalha ou como o ERP deve se adaptar aos modelos da empresa. Assim, freqentemente, preciso adaptar a arquitetura de processo de um ERP para o modelo de negcios da empresa que deseja implement-lo. Entretanto, em diversas ocasies, estas adaptaes nem sempre so necessrias, resultando em desperdcio de tempo e de recurso. Para isso, possvel desenvolver uma arquitetura de processos que faz a conexo entre responsabilidade, processos de negcio e procedimentos operacionais no ERP a partir do tipo de empresa, resultando em uma arquitetura especfica para determinadas situaes. Palavras chave: Implementao de Aplicativos, Arquitetura de Processo, Enterprise Resource Planning. 1 Introduo

Os sistemas de informao esto em evoluo contnua desde que os processos produtivos e a cadeia produtiva comearam a despertar o interesse da alta administrao. Em pouco tempo, houve uma evoluo que consistiu no surgimento do MRP (Material Requirements Planning), passando pelo MRPII (Manufacturing Resources Planning) e chegando ao Enterprise Resource Planning - ERP (STAIR, 1999). A tendncia atual da rea de sistemas de informaes gerenciais de, no apenas visualizar a empresa isoladamente, mas toda a cadeia de suprimento, conseguindo realizar o planejamento estratgico e ttico globalmente para a cadeia, alm do operacional para a empresa. Para isso, esto sendo desenvolvidos softwares de gesto - novas ferramentas para atuar tanto em uma ponta da cadeia, no caso dos clientes com o CRM (Customer Relationship Management) (CHLEBA, 2001) at a outra ponta dos fornecedores, que so os sistemas de apoio deciso (SAUTER, 1996). A introduo de um ERP em uma empresa tem um impacto enorme em todas as operaes que so realizadas diariamente em suas instalaes. Os sistemas ERP so atraentes porque unificam a informao, pois, segundo Oliveira e Ramos (2002), surgiram com a promessa de resolver problemas de integrao, disponibilidade e confiabilidade de informaes ao incorporar em um nico sistema as funcionalidades que suportam diversos processos de negcios em uma empresa. Este trabalho procura apresentar uma proposta de arquitetura de processos que segue a lgica de informao de um ERP para diminuir algumas fases da implementao de um sistema de informao integrado, apresentando suas caractersticas, vantagens e desvantagens dessa nova proposta de arquitetura de processos.

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O artigo est estruturado da seguinte maneira: na prxima seo feita uma reviso bibliogrfica sobre arquitetura de processos. Na terceira seo mostra-se o modelo de arquitetura de processos desenvolvido para um ERP e finalmente, na ltima seo apresentase as concluses do trabalho. 2 Arquitetura de Processos de um ERP

Uma das fases anteriores implementao de um ERP o desenho da nova arquitetura de processos da empresa. Para Martins e Bremer (2002), a integrao e a viso por processos de negcios surge como meio potencializador para alcanar a eficincia e sincronia das empresas no mercado competitivo global. Nesta anlise de processos, existem duas possibilidades a serem seguidas, a reengenharia e/ou o redesenho de processo: no processo de reengenharia, da forma concebida por Hammer e Champy (1994), parte-se de uma folha em branco, modelando-se todos os processos; j pelo mtodo de redesenho de processo, segundo Scheer (1998) realiza-se uma remodelagem considerando os processos existentes e o conhecimento de seus executores. Scheer e Habermann (2000) afirmam, ainda, que o processo de implementao deve envolver a anlise dos processos atuais do negcio e, principalmente, a possibilidade de modific-los posteriormente. Para Vernadat (1996), a modelagem de processos tem por finalidade obter: uniformizao do entendimento da forma de trabalho, gerando integrao; anlise e melhoria do fluxo de informaes; explicitao do conhecimento sobre os processos, armazenando assim, knowhow organizacional; realizao de anlises organizacionais e de indicadores (processos, financeiros e outros); e realizao de simulaes, apoiando a tomada de decises. Rozenfeld (1999) considera que a modelagem de processos de negcios compreende um conjunto de atividades realizadas na empresa, associadas s informaes que manipula, utilizando os recursos e a organizao da empresa. Forma uma unidade coesa e deve ser focalizado em um tipo de negcio, que normalmente est direcionado a um determinado mercado/cliente, com fornecedores bem definidos. 3 Arquitetura de Processos de um ERP

De acordo com Corra e Gianesi (2001), a arquitetura de processos de um ERP o fluxo de informaes de vrias reas de negcio de uma empresa que se agrupam, formando um processo de atendimento s necessidades do mercado, conforme ilustrado na Figura 1. Nesta, v-se as principais entidades de um ERP e o encadeamento entre estas, formando um fluxo de informao, que , tambm a arquitetura de processos de um ERP.

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DRP Gesto de transportes Contabilidade Geral RCCP Custos Recursos Humanos Contas a Pagar Contas a Receber CRP

Vendas/ Previso

Faturamento

S&OP

ERP
Workflow

MPS

MRPII

Gesto de Ativos Folha de Pagamento

MRP

PUR

SFC

Gesto Financeira Manuteno

Recebimento fiscal

Figura 1 - Arquitetura de Processos de um ERP Fonte: Correa e Gianesi (2001)

Em um processo de implementao, o primeiro passo determinar o escopo do projeto e a nova arquitetura de processo. Atualmente, durante esta definio, utilizado o enfoque da reengenharia de Hammer (1994), ou seja, parte-se de uma folha em branco e tenta-se adaptar o sistema ao processo da empresa. A proposta deste artigo inverte esta tendncia ao determinar como a empresa deve se adaptar ao sistema e, tambm, qual a estrutura organizacional sugerida de forma a atender os requisitos da arquitetura do ERP, fazendo a conexo entre o sistema, responsabilidade e procedimento de negcio. Caso haja uma funo que no exercida atualmente na empresa, cria-se um cargo ou adiciona-se estas atividades nos procedimentos de trabalho de um cargo e/ou funo j existentes. Alm disso, a arquitetura tende a ser personalizada para mercados especficos (Marketplace), por exemplo, segmenta-se uma determinada arquitetura para as empresas qumicas, outra para bancos e outra para manufatura Just-in-Time. A experincia mostra que as empresas que se encontram no mesmo marketplace trabalham de forma parecida. Outro argumento interessante para que haja essa segmentao de arquiteturas por tipo de mercado, que se realizar um benchmarking com as melhores prticas do mercado, para este segmento, de empresas de classe mundial, bem como se buscar identificar os indicadores de processo utilizados por este marketplace. Esta arquitetura com as melhores prticas seria o resultado de uma srie de experincias com empresas do mesmo marketplace, entretanto, deixando a possibilidade de modific-la para ajustes especficos. Ao trazer uma viso sistmica do processo global da empresa, a arquitetura pode ajudar a rastrear erros durante o processo. Um dos maiores problemas nas implementaes est no fato dos usurios serem treinados para um mdulo especfico, tendo pouca ou nenhuma ligao com o restante de um determinado processo. Por exemplo, imagine-se o processo de vendas de produtos de uma determinada empresa: para atender a um determinado pedido de venda,
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so necessrios diversas pessoas de reas diferentes, como mostrado na Figura 2. No lado esquerdo desta figura esto localizadas possveis reas responsveis, enquanto que nas caixas se tem as funes, decises ou atividades desenvolvidas neste processo. Assim, possvel visualizar quais as reas (Vendas, Planejamento, Produo e Compras) que necessitam estar envolvidas neste processo.
Entrada de Pedido
(Produto, Qtde., Data, Cliente)

Vendas

Tem Estoque?
No

Sim

Envia para a Manufatura

Planejamento

Sim

Tem Estoque de Materiais?

No

Compras
Fabricar Produto

Compra

Produo

Fabricar Produto Atende o Pedido

Vendas

Figura 2 - Processo simplificado de Vendas de Produto

Deste modo, ao envolver todos os responsveis por estas atividades, cria-se a viso por processos, sistmica, que alm de ajudar no entendimento do fluxo da informao e de seu processamento dentro do sistema, no deixa propagar erros e vcios para a etapa seguinte. Dentro deste desenho, possvel desenvolver e detalhar ainda mais cada subprocesso: tome-se como exemplo, Processo de Fabricao na Figura 3. Como na Figura 2, posicionam-se do lado esquerdo as responsabilidades, e nas caixas os eventos deste fluxo. Verifica-se que o input de informaes para o fluxo da Figura 3 tem origem no fluxo da Figura 2, ou seja, receber o pedido de liberao da ordem de produo atravs do planejamento. Existe tambm a possibilidade de receber o pedido de liberao da ordem de produo atravs do departamento de compras, como nos casos de um processo make-tostock.

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Processo de Planejamento

Gerente de Produo

Receber Pedido de Fabricao

Abre Ordem de Produo

Almoxarife

Separa material para a Ordem de Produo Realiza a montagem e aponta no sistema Realiza Inspeo de Qualidade Processo de Venda

Montador

Inspetor de Qualidade

Figura 3 Fluxo do Processo de Produo

No caso do Processo de Produo apresentado na Figura 3, j possvel verificar uma ligao entre fluxo de processo e procedimentos operacionais de cada atividade. Ao relacionar a arquitetura de um processo com atividades operacionais de uma aplicao ERP, verifica-se que possvel utilizar esta ferramenta para outras atividades como testes integrados e treinamento, por exemplo, diminuindo os tempos de confeco de manuais e documentos. As mtricas para aferio do desempenho podem ser estabelecidas, de acordo com a necessidade, para os outputs de cada atividade. Por exemplo, na Figura 3, aps a etapa de realizao da montagem e apontamento no sistema possvel verificar se o lead time de fabricao est correto ou dentro de uma tolerncia aceitvel. possvel estabelecer tambm um indicador que verifique se a data de finalizao da montagem foi igual ou menor que a data estipulada para o embarque, de modo a atender seus clientes no momento certo. 4 Concluso

Com este novo enfoque de arquitetura de processos, espera-se vantagens no tempo de implementao e treinamento. A elaborao da Arquitetura de Processos permite visualizar o fluxo de informaes de um ERP de maneira holstica, melhorando o rastreamento de problemas. Com uma Arquitetura de Processo pr-definida, no preciso sair de uma folha em branco para definir quais os processos que sero atendidos pela implementao de um ERP. As responsabilidades por cada atividade esto pr-definidas, auxiliando a empresa que compra o ERP a definir o que falta em sua estrutura organizacional para atender a arquitetura proposta. Ainda, ao segmentar as arquiteturas por marketplace, a necessidade de adaptao menor.

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Entretanto, sero necessrios estudos posteriores para comprovar se a aplicao desta proposta de Arquitetura de Processo efetivamente otimiza os processos de implementao mencionados. Tambm necessrio verificar se a arquitetura de processos de um ERP determina o modo como a empresa compradora do software ter que se adaptar. Alguns casos podem se encaixar perfeitamente, em outros a implementao pode ser traumtica. esperado que, por menor que seja o impacto da implementao, sempre haja custos relacionados a mudanas estruturais para que a empresa se adapte Arquitetura de Processos do ERP, e vice-versa. Na elaborao do ROI - Retorno Sobre Investimento, essas mudanas estruturais nunca so considerados apesar terem impacto razovel sobre o custo do projeto de implementao. No o objetivo deste trabalho determinar quais so estes custos, nem a metodologia necessria para tal, entretanto, estes mesmos custos devem ser levados em conta ao elaborar o ROI. Alm disso, preciso verificar qual o impacto do trade-off desta mudana nos procedimentos dirios de trabalho. Afinal, qual seria o custo de aplicao desta proposta em uma empresa que no est preparada para mudanas na maneira como trabalha? Finalmente, preciso considerar, tambm, que as empresas tem administraes e culturas nicas, apesar de haver procedimentos semelhantes ou at iguais, o que pode dificultar a aplicao da Arquitetura de Processo proposta.

Referncias

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