Programar uma operao de importao ou exportao Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Voc pode agilizar uma operao

de importao e exportao usada regularmente no Microsoft Office Access 2007 criando uma especificao para ela e, em seguida, criando uma tarefa no Microsoft Office Outlook 2007 para lembr-lo de executar a especificao. Para uma convenincia adicional, a tarefa do Office Outlook 2007 contm um boto que pode ser usado para executar a operao sem abrir o banco de dados do Access. Para usar esse recurso, o Office Outlook 2007 deve estar instalado e configurado no seu computador.

Criar e agendar uma nova especificao de importao ou exportao Quando voc conclui uma operao de importao ou exportao, utilizando um assistente, o Access fornece a voc a opo de salvar os detalhes da operao como uma especificao. Uma especificao contm todas as informaes de que o Access precisa para repetir a operao sem a necessidade de fornecer nenhuma outra entrada. Por exemplo, uma especificao de importao que importe dados de uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel 2007 armazena o nome do arquivo de origem do Excel, o nome do banco de dados de destino e outros detalhes - por exemplo, se voc acrescentou uma tabela ou criou uma nova, informaes sobre chaves primrias, nomes de campos e assim por diante. Ao salvar a especificao, o Access tambm lhe d a opo de agendar a operao usando uma Tarefa do Outlook. Voc pode salvar e agendar uma operao de importao ou exportao que utiliza qualquer um dos formatos de arquivos aceitos no Office Access 2007. Entretanto, voc no pode salvar ou agendar os detalhes de uma operao de vnculo ou de exportao de apenas uma parte de uma folha de dados. Siga estas etapas para criar e agendar uma nova especificao de importao ou exportao: 1. Inicie a operao de importao ou exportao no Access. Os assistentes de importao e exportao esto disponveis na guia Dados Externos. 2. Siga as instrues do assistente. Depois de clicar em Concluir, e se o Access concluir a operao, o assistente solicitar que salve os detalhes da operao. 3. Clique em Salvar Etapas de Importao ou Salvar Etapas de Exportao para salvar os detalhes da operao como uma especificao. 4. Na caixa Salvar como, digite o nome para a especificao. 5. Na caixa Descrio, digite uma descrio para ajudar voc ou outro usurio a identificar a operao posteriormente. 6. Marque a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook. 7. Clique em Salvar Importao ou Salvar Exportao. O Access inicia o Outlook e cria uma nova tarefa. OBSERVAO Caso o Outlook no esteja instalado, o Access exibir uma mensagem de erro. Se o Outlook no estiver configurado adequadamente, o Assistente para Inicializao do Outlook ser iniciado. Siga as instrues no assistente para configurar o Outlook.

8. No Outlook, revise e modifique as configuraes das tarefas, como Data de concluso e Lembrete. Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrncia. Essa figura mostra o agendador de tarefas com algumas configuraes comuns:

9. Na guia Tarefa da janela Tarefa do Outlook, no grupo Aes, clique em Salvar e Fechar. OBSERVAES Se essa for sua primeira importao ou exportao de dados, os artigos a seguir explicam como importar ou exportar dados de formatos de arquivo comuns:

Importar ou vincular a dados em outro banco de dados do Access Exportar um objeto do banco de dados para outro banco de dados do Access Importar ou vincular a dados em uma planilha do Excel Exportar dados para o Excel Importar de ou vincular a uma lista do SharePoint Exportar uma tabela ou consulta para um site do SharePoint Usar uma tabela ou consulta como uma fonte de dados de mala direta Exportar dados para o Word Importar ou vincular a dados em um arquivo de texto Exportar dados para um arquivo de texto INCIO DA PGINA Agendar uma especificao de importao ou exportao existente Se voc tiver uma especificao de importao ou exportao existente, poder criar uma tarefa do Outlook para ela usando o seguinte procedimento.

1. Abra o banco de dados do Access que contm a especificao, se ele ainda no estiver aberto. Quando voc estiver trabalhando com uma especificao de importao, essa ser o banco de dados de destino. Se voc estiver trabalhando com uma especificao de exportao, esse ser o banco de dados de origem. 2. Na guia Dados Externos, clique em Importaes Salvas (no grupo Importar) ou Exportaes Salvas (no grupo Exportar) para selecionar a especificao. 3. Na caixa de dilogo Gerenciar Tarefas de Dados, na guia Importaes Salvas ou Exportaes Salvas, clique na especificao para selecion-la. 4. Clique em Criar Tarefa do Outlook.

O Access iniciar o Office Outlook 2007, caso esteja instalado. OBSERVAO Se o Outlook no estiver instalado, o Access exibir uma mensagem de erro. Se o Outlook no estiver configurado adequadamente, o Access exibir o Assistente para Inicializao do Outlook. Siga as instrues no assistente para configurar o Outlook. 5. Na janela Nome da Operao-Tarefa do Outlook, revise e modifique as configuraes da tarefa, como Data de concluso e Lembrete. 6. Se voc quiser que a tarefa seja executada apenas uma vez, especifique uma data na caixa Data inicial. 7. Se voc quiser que a tarefa seja executada em intervalos especficos, no grupo Opes na guia Tarefa (na janela Tarefa do Outlook), clique em Recorrncia. Na caixa de dilogo Recorrncia de Tarefa, especifique em que intervalo deseja executar a operao e, em seguida, clique em OK. Para obter ajuda na configurao das tarefas recorrentes, consulte a Ajuda do Outlook. 8. Na guia Tarefa da janela Tarefa do Outlook, no grupo Aes, clique em Salvar e Fechar. O Outlook cria uma nova tarefa. 9. Para executar a especificao posteriormente, abra a tarefa no Outlook. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importao ou em Executar Exportao e, em seguida, clique em OK para realizar a operao. INCIO DA PGINA Executar uma especificao de importao ou exportao agendada No horrio agendado, o Outlook exibe um lembrete. Use as etapas a seguir para executar a operao: a. Na caixa de dilogo Lembrete, clique em Abrir Item para abrir a tarefa no Outlook. b. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importao em Executar Exportao . c. Clique em OK para realizar a operao. Voc tambm pode executar a tarefa a qualquer momento seguindo estas etapas. 1. Abra a tarefa no Outlook. Para fazer isso, clique em Tarefas no Painel de Navegao do Outlook e, em seguida, clique na tarefa que deseja executar. 2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importao ou em Executar Exportao . 3. Clique em OK para realizar a operao. Importar ou vincular a dados em outro banco de dados do Access Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Imprimir possvel trazer dados de um banco de dados do Access para outro banco de dados de vrias maneiras. Copiar e colar o mtodo mais simples, mas importar e vincular oferecem

ou

mais controle e flexibilidade sobre os dados que voc traz e sobre como traz esses dados para o banco de dados de destino. Este artigo explica como importar ou vincular a dados em outro banco de dados do Access. O que voc deseja fazer?

Noes bsicas sobre como importar e vincular a dados em outro banco de dados do Access Importar dados de outro banco de dados do Access Vincular a dados em outro banco de dados do Access Noes bsicas sobre como importar e vincular a dados em outro banco de dados do Access Quando se importa de outro banco de dados, o Access cria uma cpia dos dados ou objetos no banco de dados de destino, sem alterar a origem. Durante a operao de importao, possvel escolher os objetos a serem copiados, controlar o modo como as tabelas e consultas so importadas, especificar se as relaes entre as tabelas devem ser importadas, e assim por diante. Cenrios comuns de importao de dados ou objetos de um banco de dados do Access Os dados geralmente so importados pelos seguintes motivos:

Voc deseja mesclar dois bancos de dados copiando todos os objetos de um banco de dados para outro. Ao importar, possvel copiar todas as tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos, juntamente com as relaes de tabelas, para outro banco de dados em uma nica operao. Voc deseja criar algumas tabelas semelhantes a tabelas existentes em outro banco de dados. Voc talvez deseje copiar a tabela inteira ou apenas as definies de tabela, para evitar criar manualmente cada uma dessas tabelas. Ao escolher importar apenas a definio de tabela, voc obter uma tabela vazia. Em outras palavras, os campos e as propriedades de campo so copiados para o banco de dados de destino, mas no os dados na tabela. Outra vantagem da importao (em relao operao de copiar e colar) est no fato de se poder optar por importar as relaes entre as tabelas, juntamente com as prprias tabelas. Voc precisa copiar um conjunto de objetos relacionados para outro banco de dados. Por exemplo, copiar a tabela Funcionrios e o formulrio Funcionrios em um segundo banco de dados. A importao permite copiar um objeto e todos os objetos a ele relacionados em outro banco de dados, com uma nica operao. OBSERVAO Se a sua meta adicionar registros de um banco de dados de uma tabela existente em outro banco de dados, voc dever considerar a importao dos registros para uma nova tabela e, em seguida, a criao de uma consulta de acrscimo. No possvel acrescentar registros a uma tabela existente durante uma operao de importao. Para obter mais informaes sobre consultas acrscimo, consulte o artigo Criar uma consulta acrscimo. Cenrios comuns para vinculao a uma tabela em um banco de dados do Access Considere a vinculao a dados sob as seguintes condies:

Sua organizao utiliza vrios bancos de dados do Access, porm os dados em algumas tabelas, como a Funcionrios, precisam ser compartilhados entre vrios bancos de dados. Em vez de duplicar a tabela em cada um desses bancos de dados, possvel manter a tabela em um nico banco de dados e vincul-la de outros bancos de dados. Outro grupo de trabalho ou departamento precisa ser capaz de adicionar e usar os dados no seu banco de dados, porm voc deseja continuar a possuir a estrutura das tabelas. As etapas nas seguintes sees explicam como importar e vincular a objetos de bancos de dados. INCIO DA PGINA Importar dados de um outro banco de dados do Access O processo de importao de dados segue estas etapas gerais:

Preparar para a operao de importao Executar o assistente para importao Salvar opcionalmente as configuraes de importao como uma especificao de importao para uso posterior O conjunto de etapas a seguir explica como realizar cada ao. Preparar para a operao de importao

1. Localize o banco de dados de origem e identifique os objetos a serem importados. Se o banco de dados de origem for um arquivo .mdb ou .accdb, ser possvel importar tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos. Se o arquivo de origem for .mde ou .accde, voc s poder importar tabelas. 2. Se esta for a primeira vez que voc importa dados de um banco de dados do Access, consulte a tabela a seguir para obter algumas dicas teis. ELEMENTO Vrios objetos Novo objeto DESCRIO possvel importar vrios objetos em uma nica operao de importao. Cada operao de importao cria um novo objeto no banco de dados de destino. No possvel sobrescrever um objeto existente nem acrescentar registros a uma tabela existente por meio de uma operao de importao.

Importando umaSe a tabela de origem (por exemplo, Funcionrios1 no banco de dados tabela vinculada Vendas) for na verdade uma tabela vinculada (uma tabela que vincula tabela Funcionrios, no banco de dados Folha de Pagamento), a operao de importao atual ser substituda por uma operao de vinculao. No fim da tabela voc ver uma tabela vinculada (denominada, por exemplo, Funcionrios1) que vincula tabela de origem original (Funcionrios1 no banco de dados Folha de Pagamento). Ignorando camposNo possvel ignorar campos nem registros especficos ao importar dados de uma tabela ou consulta. Contudo, se no desejar importar

e registros

nenhum dos registros em uma tabela, pode-se escolher a importao apenas da definio da tabela. possvel escolher a importao das relaes entre as tabelas de origem.

Relaes

Definio da tabela possvel escolher a importao de uma tabela inteira ou apenas da definio da tabela. Ao importar apenas a definio, o Access cria uma tabela que tem os mesmos campos da tabela de origem, porm no contm nenhum dado. Objetos de fonteA importao de uma consulta, um formulrio ou relatrio no importa de registro automaticamente as fontes de registro base. preciso importar todas as fontes de registro base, do contrrio a consulta, o formulrio e o relatrio no funcionaro. Campos pesquisa deSe um campo na tabela de origem pesquisar valores em outra tabela ou consulta, ser necessrio importar a tabela ou consulta relacionada, para que o campo de destino exiba os valores de pesquisa. Se a tabela ou consulta relacionada no for importada, o campo de destino exibir somente as identificaes da pesquisa. Ao importar um formulrio ou relatrio, subformulrios e sub-relatrios includos no formulrio ou no relatrio no so importados automaticamente. necessrio importar cada subformulrio, sub-relatrio e fontes de registro base respectivas, para que o formulrio ou relatrio funcione no banco de dados de destino. possvel importar a consulta como consulta ou como tabela. Para import-la como consulta, necessrio importar as tabelas base.

Subformulrios, sub-relatrios

Consultas

3. Feche o banco de dados de origem. Verifique se ele no est aberto para nenhum outro usurio em modo exclusivo. 4. Abra o banco de dados de destino. Verifique se o banco de dados no somente leitura e se voc tem as permisses necessrias para adicionar objetos e dados ao banco de dados. Se o banco de dados de destino for protegido por senha, voc ser solicitado a digitar a senha toda vez que us-lo como origem para uma operao de importao. OBSERVAO Para importar os dados para um novo banco de dados, necessrio criar um banco de dados em branco que no contenha nenhuma tabela, nenhum formulrio nem relatrio antes de comear a operao de importao. Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Novo.

A operao de importao no sobrescreve nem modifica nenhuma tabela nem objeto existente. Se um objeto com o mesmo nome do objeto de origem j existir no banco de dados, o Access acrescenta um nmero (1, 2, 3 e assim por diante) ao nome do objeto de importao. Por exemplo, se a tabela Problemas for importada para um banco de dados que j contenha uma tabela denominada Problemas, a tabela importada ser denominada Problemas1. Se o nome Problemas1 j estiver em uso, a nova tabela ser denominada Problemas2, e assim por diante.

 importante observar que, para acrescentar os registros da tabela de origem tabela no banco de dados de destino, ser necessrio usar uma consulta de acrscimo, em vez de executar uma operao de importao. Para obter mais informaes sobre consultas acrscimo, consulte o artigo Criar uma consulta acrscimo. Importar os dados

1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Access. OBSERVAO O grupo Dados Externos s est disponvel quando um banco de dados est aberto. 2. Na caixa de texto Nome do arquivo, digite o nome do banco de dados de origem ou clique em Procurar para exibir a caixa de dilogo Abrir Arquivo . 3. Selecione Importar tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos no banco de dados atual e clique em OK. 4. Na caixa de dilogo Importar Objetos, clique em cada uma das guias e selecione os objetos desejados. Para cancelar um objeto selecionado, clique novamente no objeto. 5. Clique em Opes para especificar as configuraes adicionais. A tabela a seguir descreve o modo como cada opo afeta os resultados da operao. ELEMENTO caixa de seleo Relaes DESCRIO Marque para selecionadas. importar as relaes entre tabelas

Caixa de seleo Menus Barras de Ferramentas

eMarque para importar quaisquer menus e barras de ferramentas personalizados que existam no banco de dados de origem. Os menus e as barras de ferramentas so exibidos em uma guia chamada Suplementos.

Caixa de seleoMarque para importar as especificaes de importao ou Especificaes deexportao salvas que existam no banco de dados de Importao/Exportao origem. Caixa de seleo Grupos doMarque para importar os grupos personalizados do Painel Painel de Navegao de Navegao que existam no banco de dados de origem. boto de opo Definio eMarque para importar a estrutura e os dados de todas as Dados tabelas selecionadas. boto de Definio boto de Consultas opo SomenteSelecione para importar apenas os campos nas tabelas selecionadas. Os registros de origem no so importados. ComoSelecione para importar as consultas selecionadas como consultas. Nesse caso, lembre-se de importar todas as

opo

tabelas base juntamente com as consultas. boto de opo Como Tabelas Selecione para importar consultas como tabelas. Nesse caso, necessrio importar as tabelas base.

6. Clique em OK para concluir a operao. O Access copia os dados e exibe mensagens de erro, caso encontre qualquer problema. Se a operao tiver xito na importao dos dados, a pgina final do assistente permitir salvar os detalhes da operao como uma especificao de importao para uso futuro. As prximas etapas explicam como salvar os detalhes da operao como uma especificao. Salvar a especificao de importao 1. Clique em Salvar etapas de importao para salvar os detalhes da operao. Salvar os detalhes ajuda a repetir a operao posteriormente, sem ter que percorrer o assistente toda vez. 2. Na caixa Salvar como, digite um nome para a especificao de importao. Opcionalmente, digite uma descrio na caixa Descrio. 3. Marque a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook caso deseje executar a operao em intervalos fixos, como uma vez por semana ou uma vez por ms. Isso criar uma tarefa do Microsoft Office Outlook 2007 que permitir a execuo da especificao. 4. Clique em Salvar Importao. Se voc no tiver marcado a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook, o Access salva a especificao de importao e importa os objetos especificados. Voc agora pode revisar as tabelas importadas e outros objetos para certificar-se de que eles foram importados corretamente. Se voc tiver marcado a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook, o Access inicia o Outlook. Use este procedimento para concluir as etapas seguintes. OBSERVAO Se o Outlook no estiver instalado, o Access exibir uma mensagem de erro. Se o Outlook no estiver configurado corretamente, o Assistente para Inicializao do Outlook ser iniciado. Siga as instrues do assistente para configurar o Outlook. 1. No Outlook, reveja e modifique as configuraes da tarefa, como Data de concluso e Lembrete. Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrncia. Essa figura mostra o agendador de tarefas com algumas configuraes comuns:

Para obter informaes sobre o agendamento de tarefas do Outlook, consulte o artigo Programar uma operao de importao ou exportao. 2. Clique em Salvar e Fechar. Para executar a especificao posteriormente, abra a tarefa no Outlook e, no grupo Microsoft Office Access da guia Tarefa, clique em Executar Importao . 3. No Access, verifique as tabelas importadas e demais objetos, para certificar-se de que todos os dados e objetos foram copiados. INCIO DA PGINA Vincular a dados em outro banco de dados do Access A vinculao permite conectar dados em outro banco de dados, sem import-los, de modo a permitir a exibio e modificao dos dados mais recentes, tanto no banco de dados de origem como no banco de dados de destino, sem criar e manter duas cpias dos mesmos dados. Voc s pode vincular a tabelas em outro banco de dados do Access. Voc no pode vincular a consultas, formulrios, relatrios, macros ou mdulos. Quando se vincula a uma tabela em um banco de dados do Access, o Access cria uma nova tabela, chamada de tabela vinculada, que mantm um vnculo com os registros e campos de origem. Qualquer alterao aos dados no banco de dados de origem reflete-se na tabela vinculada do banco de dados de destino, e vice-versa. Entretanto, no possvel alterar a estrutura de uma tabela vinculada no banco de dados de destino. Em outras palavras, no possvel fazer alteraes em uma tabela vinculada, como adicionar ou excluir um campo, ou modificar o tipo de dados de um campo. Preparar para vincular tabelas em um banco de dados do Access 1. Localize o banco de dados de origem. O formato de arquivo pode ser MDB, MDE, ACCDB, ou ACCDE. Se o banco de dados de origem for protegido por senha, voc ser solicitado a digitar a senha durante a operao de vinculao. 2. Identifique as tabelas s quais deseja vincular.

 possvel vincular a tabelas, mas no a consultas, formulrios, relatrios, macros nem mdulos. Se esta for a primeira vez que voc vincula a tabelas em outro banco de dados do Access, consulte a tabela a seguir para obter algumas dicas teis. ELEMENTO Vrios objetos DESCRIO Pode-se criar vnculos para vrias tabelas em uma nica operao de vinculao. Uma tabela vinculada criada para cada tabela de origem.

No possvel vincular a uma tabela que j seja uma tabela vinculada no Tabelas vinculadas comobanco de dados de origem. Por exemplo, se a tabela Funcionrios1 a ser vinculada no banco de dados origem Vendas for na verdade uma tabela vinculada que vincula tabela Funcionrios no banco de dados Folha de Pagamento, no ser possvel usar a tabela Funcionrios1 no banco de dados Vendas como a tabela de origem. Em vez disso, vincule diretamente tabela Funcionrios do banco de dados Folha de Pagamento. Tabela nova ouCada operao de vinculao cria uma nova tabela vinculada para cada existente tabela de origem. No possvel sobrescrever ou acrescentar a uma tabela existente por meio de uma operao de vinculao. Relaes Se vrias tabelas de origem forem selecionadas, as relaes entre as tabelas sero automaticamente transportadas para o banco de dados de destino. Contudo, no possvel alterar nem excluir a relao no banco de dados de destino. deSe um campo na tabela de origem pesquisar valores em outra tabela, necessrio lembrar-se de vincular tabela relacionada, se desejar que o campo de destino exiba os valores da pesquisa. Se voc no vincular tabela ou consulta relacionada, o campo de destino exibir somente as identificaes de pesquisa.

Campos pesquisa

3. Feche o banco de dados de origem.Verifique se ele no est aberto para nenhum outro usurio em modo exclusivo. 4. Abra o banco de dados de destino. Verifique se o banco de dados no somente leitura e se voc tem as permisses necessrias para adicionar objetos e dados ao banco de dados. OBSERVAO Caso voc deseje criar os links em um novo banco de dados, ser necessrio criar um banco de dados em branco (um que no contenha nenhuma tabela, nenhum formulrio nem relatrios) antes de iniciar a operao de importao. Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Novo.

A operao no sobrescreve nem modifica nenhuma tabela nem objeto existente. Se um objeto com o mesmo nome do objeto de origem j existir no banco de dados de destino, o Access acrescenta um nmero (1, 2, 3, e assim por diante) ao nome da tabela vinculada. Por exemplo, se voc vincular tabela Problemas de um banco de dados que j tenha uma tabela denominada Problemas, a tabela vinculada ser nomeada

Problemas1. Se o nome Problemas1 j estiver em uso, a nova tabela ser denominada Problemas2, e assim por diante. Lembre-se que, para acrescentar os registros da tabela de origem tabela no banco de dados de destino, ser necessrio usar uma consulta de acrscimo, em vez de executar uma operao de vinculao. Para obter mais informaes sobre consultas acrscimo, consulte o artigo Criar uma consulta acrscimo. Vincular aos dados

1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Access. OBSERVAO O grupo Dados Externos s est disponvel quando um banco de dados est aberto. 2. Na caixa de texto Nome do arquivo, digite o nome do banco de dados de origem ou clique em Procurar para exibir a caixa de dilogo Abrir Arquivo. 3. Clique em Vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada e, em seguida, clique em OK. 4. Na caixa de dilogo Vincular Tabelas, selecione as tabelas s quais deseja vincular. Para cancelar uma seleo, clique na tabela novamente. 5. Clique em OK para concluir a operao. O Access cria as tabelas vinculadas. 6. Abra as tabelas vinculadas no modo Folha de Dados, para certificar-se de que os dados estejam corretos. Exportar um objeto do banco de dados para outro banco de dados do Access Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Imprimir O Access oferece vrias maneiras de copiar objetos, como tabelas ou formulrios, de um banco de dados para outro. Copiar e colar objetos mais fcil, mas a exportao de objetos oferece vrias opes. Por exemplo, voc pode exportar a definio da tabela e os seus dados ou exportar apenas a definio da tabela (uma cpia em branco da tabela). Voc tambm pode salvar os detalhes da operao como uma especificao de exportao para uso futuro. Este tpico explica como exportar um objeto usando um assistente e como salvar os detalhes dessa operao como uma especificao. O que deseja fazer?

Noes bsicas sobre a exportao de dados e objetos para outros bancos de dados do Access

Exportar um objeto do banco de dados para outro banco de dados do Access Noes bsicas sobre a exportao de dados e objetos para outros bancos de dados do Access possvel exportar tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros ou mdulos de um banco de dados do Access para outro. Quando voc exporta um objeto, o Access cria uma cpia do objeto no banco de dados de destino. OBSERVAO No possvel exportar objetos parciais. Por exemplo, no possvel exportar somente os registros ou campos selecionados em um modo de exibio. Para copiar uma parte de um objeto, copie e cole os dados em vez de export-los. Exporte objetos do banco de dados quando precisar realizar uma das seguintes tarefas:

Copiar a estrutura de uma tabela para outro banco de dados como um atalho para criar uma nova tabela. Copiar o design e o layout de um formulrio ou relatrio para outro banco de dados como uma maneira rpida de criar um novo formulrio ou relatrio. Copiar a verso mais recente de uma tabela ou de um formulrio para outro banco de dados em intervalos regulares. Para fazer isso, voc pode criar uma especificao de exportao na primeira vez que exportar o objeto e depois usar a especificao para repetir a operao posteriormente. Observe que exportar um objeto para outro banco de dados um pouco diferente de abrir um segundo banco de dados e importar o objeto do primeiro. As duas principais diferenas entre importar e exportar objetos entre bancos de dados do Access so:

possvel importar vrios objetos executando uma nica operao, mas no possvel exportar vrios objetos em uma nica operao. Se voc deseja exportar vrios objetos para outro banco de dados, mais fcil abrir o banco de dados de destino e executar uma operao de importao de dentro desse banco de dados. Alm de objetos de banco de dados, possvel importar relaes entre tabelas, alm de especificaes de importao e exportao, bem como barras de menus e barras de ferramentas. Tambm possvel importar uma consulta como uma tabela. A exportao no oferece essas opes. INCIO DA PGINA Exportar um objeto do banco de dados para outro banco de dados do Access As etapas nesta seo explicam como preparar uma operao de exportao, executar o assistente para exportao e depois salvar e executar a especificao de exportao. Preparar a exportao

1. Abra o banco de dados de origem, caso ainda no o tenha feito. O arquivo pode estar no formato MDB ou ACCDB. Se o arquivo estiver no formato MDE ou ACCDE, o objeto de origem deve ser uma tabela, consulta ou macro. No possvel exportar formulrios, relatrios e mdulos de um arquivo MDE ou ACCDE.

OBSERVAO Se o banco de dados for somente leitura, ou voc no tiver permisses para fazer alteraes no banco de dados, voc poder concluir a operao de exportao, mas no poder salvar a especificao. 2. Identifique o objeto que deseja exportar. Se estiver exportando dados para um banco de dados do Access pela primeira vez, lembre-se do seguinte: ELEMENTO DESCRIO

Um nico objeto possvel exportar apenas um objeto por vez. Para exportar vrios objetos, por operao repita a operao cada vez que exportar um objeto ou faa uma importao do banco de dados de destino. Nova tabela Cada operao de exportao cria um novo objeto no banco de dados de destino. Se j existir um objeto com o mesmo nome, voc pode optar por substituir o objeto existente ou especificar um outro nome para o novo objeto. OBSERVAO Uma operao de exportao no pode adicionar registros a uma tabela existente. Para adicionar registros, considere a criao de uma consulta acrscimo. Para obter mais informaes, consulte o artigo Criar uma consulta acrscimo.

Exportando umaSe a tabela que voc deseja exportar for uma tabela vinculada, a operao tabela vinculada de exportao criar uma tabela vinculada no banco de dados de destino. A nova tabela vinculada criar um link com a tabela original. Por exemplo, se voc exportar a tabela Employees1 do banco de dados Sales que esteja vinculada tabela Employees do banco de dados Payroll, a operao de exportao criar uma tabela vinculada no banco de dados de destino. A nova tabela deve vinculada diretamente tabela Employees no banco de dados Payroll. Exportao parcialNo possvel exportar uma parte de um objeto ou somente os registros selecionados. Relaes Como s possvel exportar uma tabela por vez, a operao de exportao no copia relaes. Se voc desejar importar vrias tabelas e suas relaes, abra o banco de dados de destino e importe os objetos. de possvel optar por exportar uma tabela inteira ou apenas a sua definio. A exportao da definio cria uma cpia em branco da tabela no banco de dados de destino.

Definio tabela

Fonte de registro Ao exportar uma consulta, um formulrio ou relatrio, as fontes de registro de base no so automaticamente exportadas, mas voc precisa exportlas; caso contrrio, a consulta, o formulrio ou o relatrio no funcionar. Campos pesquisa deSe um campo de uma tabela de origem pesquisar valores em outra tabela ou consulta, ser necessrio exportar a tabela ou consulta relacionada, caso voc queira que o campo de destino exiba os valores da pesquisa. Se voc no exportar a tabela ou consulta relacionada, o campo de destino exibir somente as identificaes da pesquisa.

Subformulrios sub-relatrios

eQuando voc exporta um formulrio ou relatrio, os subformulrios ou subrelatrios nele includos no sero automaticamente exportados. Voc precisa exportar cada subformulrio ou sub-relatrio e sua fonte de registro de base separadamente.

3. Abra o banco de dados de destino. O formato do arquivo pode ser MDB, ACCDB, MDE ou ACCDE. Verifique se o arquivo no somente leitura e se voc tem permisses para modific-lo. OBSERVAES

Se voc no conseguir abrir o banco de dados, pode ser que outro usurio tenha aberto o banco de dados em modo exclusivo. Geralmente, necessrio descobrir quem esse usurio e solicitar que ele feche e reabra o banco de dados em modo normal (multiusurio). Se o banco de dados estiver protegido por senha, ser necessrio digitar a senha cada vez que voc executar o Assistente de Exportao ou a especificao salva. Caso voc queira exportar o objeto para um novo banco de dados, ser necessrio criar um banco de dados em branco (que no contenha nenhuma tabela, nenhum formulrio ou relatrio) antes de iniciar a operao de exportao. Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Novo.

4. Se no banco de dados de destino j existir um objeto com o mesmo nome que o objeto de origem, ser necessrio decidir se voc substituir a verso existente ou especificar um nome diferente para o novo objeto. Agora, voc est pronto para iniciar a operao de exportao. V para o prximo conjunto de etapas. OBSERVAO Caso voc queira acrescentar registros da tabela de origem a uma tabela do banco de dados de destino, ser necessrio usar uma consulta acrscimo, em vez de executar uma operao de exportao. Para obter mais informaes sobre como criar uma consulta acrscimo, consulte o artigo Criar uma consulta acrscimo. Executar o assistente para exportao 1. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Mais e, em seguida, clique em Banco de Dados do Access. OBSERVAO Os comandos Exportar ficam disponveis somente quando um banco de dados est aberto. 2. Na caixa Nome do arquivo, especifique o nome do banco de dados de destino e clique em OK. 3. Na caixa de dilogo Exportar, altere o nome do novo objeto caso voc no queira substituir o objeto existente com o mesmo nome no banco de dados de destino. 4. Se o objeto selecionado for uma tabela, especifique se voc quer exportar a definio e os dados da tabela ou apenas a definio. 5. Clique em OK para concluir a operao.

Se no banco de dados de destino j existir um objeto com o mesmo nome, ser solicitado que voc substitua ou especifique um nome diferente. Clique em Sim para substituir ou clique em No para retornar caixa de dilogo Exportar. Especifique um nome que no esteja em uso no banco de dados de destino e clique em OK. O Access exporta os objetos. Se ocorrer um erro, o Access exibir uma mensagem de erro. Caso contrrio, a tela final do assistente aparece e voc pode us-la para criar uma especificao que salve os detalhes da operao de exportao. Salvar a especificao de exportao 1. Clique em Salvar etapas de exportao para salvar os detalhes da operao para uso futuro. Salve os detalhes quando precisar repetir a operao posteriormente sem que seja preciso percorrer os passos do assistente todas as vezes. 2. Na caixa Salvar como, digite um nome para a especificao da exportao. Opcionalmente, digite uma descrio na caixa Descrio. 3. Caso voc queira executar a operao em intervalos fixos, como uma vez por semana ou uma vez por ms, marque a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook. Essa ao criar uma tarefa no Outlook que permitir executar a especificao bastando, para isso, clicar em um boto. 4. Clique em Salvar Exportao. 5. Execute uma das aes a seguir: Se voc tiver marcado a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook, o Access iniciar o Microsoft Office Outlook 2007. Siga as etapas restantes neste procedimento para configurar a tarefa do Outlook. Caso no tenha marcado a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook, a operao est concluda. Abra o banco de dados de destino e reveja o objeto exportado para certificar-se de que a operao teve xito. 6. Na janela Tarefa do Outlook, reveja e modifique as definies de tarefas, como Data de concluso e Lembrete. Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrncia. Para obter mais informaes sobre configuraes de tarefas, consulte a Ajuda do Outlook. 7. Clique em Salvar e Fechar. 8. No Access, abra o banco de dados de destino e examine o objeto exportado para confirmar se a operao foi executada com xito. Executar a especificao de exportao Use as seguintes etapas para executar a especificao de exportao da tarefa do Outlook. O Access no precisa estar sendo executado. 1. Execute uma das seguintes aes, dependendo de quando voc deseja executar a exportao: No horrio agendado Quando o Outlook exibir a caixa de dilogo Lembrete para a tarefa, clique em Abrir Item. A qualquer hora Abra a tarefa no clicando em Tarefas no Painel de Navegao do Outlook e clicando na tarefa que deseja executar. 2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Exportao . 3. Clique em OK para realizar a operao. Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel

Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Imprimir Mostrar tudo possvel levar dados de uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel 2007 para o Microsoft Office Access 2007 de vrias maneiras. Voc pode copiar os dados de uma planilha aberta e col-los em uma folha de dados do Access, importar uma planilha para uma tabela nova ou existente ou vincular a uma planilha do banco de dados do Access. Este tpico explica em detalhes como importar ou vincular dados do Excel no Access. O que voc deseja fazer?

Noes bsicas sobre a importao de dados do Excel Importar dados do Excel Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos Vincular a dados no Excel Solucionar problemas de #Nm! e outros valores incorretos em uma tabela vinculada Noes bsicas sobre a importao de dados do Excel Se o seu objetivo for armazenar alguns dos dados de uma ou mais planilhas do Excel no Access, voc deve importar o contedo da planilha em um banco de dados novo ou existente do Access. Quando os dados so importados, o Access cria uma cpia desses dados em uma tabela nova ou existente, sem alterar o arquivo fonte do Excel. Cenrios comuns para a importao de dados do Excel para o Access

Voc um usurio do Excel h muito tempo, mas deseja avanar utilizando o Access para trabalhar com dados desse aplicativo. Seu objetivo mover os dados das planilhas do Excel para um ou mais bancos de dados do Access. O departamento ou grupo de trabalho no qual trabalha utiliza o Access, mas voc recebe ocasionalmente dados em formato Excel, que devem ser mesclados com os bancos de dados do Access. Voc quer importar essas planilhas do Excel para o banco de dados conforme as recebe. Voc utiliza o Access para gerenciar dados, mas os relatrios semanais que recebe do restante da equipe so pastas de trabalho do Excel. Voc gostaria de dinamizar o processo de importao para garantir que os dados sejam importados toda semana em um horrio especfico no banco de dados. Se esta for a primeira vez que voc importa dados do Excel

No possvel salvar uma pasta de trabalho do Excel como um banco de dados do Access. O Excel no oferece a funcionalidade para criar um banco de dados a partir dos dados do Excel. Ao abrir uma pasta de trabalho do Excel no Access (na caixa de dilogo Abrir arquivo, altere a caixa de listagem Arquivos do tipo para Arquivos do Microsoft Office Excel e selecione o arquivo desejado), O Access cria um vnculo para a pasta de trabalho, em vez de importar seus dados. A vinculao a uma pasta de trabalho fundamentalmente diferente da importao de uma planilha para um banco de dados. Para obter mais informaes sobre a vinculao, consulte a seo Vincular a dados no Excel, posteriormente neste artigo.

INCIO DA PGINA Importar dados do Excel As etapas nesta seo explicam como preparar e executar uma operao de importao e como salvar as configuraes de importao como uma especificao para uso posterior. Ao prosseguir, lembre-se de que voc pode importar dados de apenas uma planilha por vez. No possvel importar dados de uma pasta de trabalho inteira de uma s vez. Preparar a planilha 1. Localize o arquivo de origem e selecione a planilha que contm os dados que deseja importar para o Access. Se quiser importar apenas parte de uma planilha, voc pode definir um intervalo nomeado que inclua apenas as clulas que voc deseja importar. Como criar um intervalo nomeado no Excel? Lembre-se de que possvel importar apenas uma planilha por vez durante uma operao de importao. Para importar dados de vrias planilhas, repita a operao de importao para cada planilha. 2. Revise os dados de origem e execute a ao conforme descrito nesta tabela. ELEMENTO Nmero colunas DESCRIO deO nmero de colunas de origem que deseja importar no pode exceder 255, pois o Access no oferece suporte para mais de 255 campos em uma tabela.

Ignorar colunas e recomendvel incluir apenas as linhas e colunas da planilha de origem, ou o intervalo nomeado, que deseja importar. linhas Linhas No possvel filtrar ou ignorar linhas durante a operao de importao. Colunas No possvel ignorar colunas durante a operao, caso escolha adicionar os dados a uma tabela existente. Formato tabular Certifique-se de que as clulas estejam em formato tabular. Se a planilha ou intervalo nomeado incluir clulas mescladas, o contedo da clula colocado no campo que corresponde coluna mais esquerda, e os outros campos so deixados em branco.

Colunas, linhas eExclua todas as colunas e linhas em branco desnecessrias na planilha ou clulas em branco no intervalo. Se houver clulas em branco na planilha ou intervalo nomeado, tente adicionar os dados ausentes. Se estiver planejando acrescentar os registros a uma tabela existente, certifique-se de o campo correspondente na tabela aceite valores nulos (ausentes ou desconhecidos). Um campo aceitar valores desconhecidos se a sua propriedade de campo Obrigatrio for definida como No e sua configurao de propriedade Regra De Validao no evite valores nulos. Valores de erro Se uma ou mais clulas na planilha ou no intervalo contiver valores de erro,

como #NUM e #DIV, corrija-os antes de iniciar a operao de importao. Se uma planilha de origem ou um intervalo contiver valores de erro, o Access colocar um valor nulo nos campos correspondentes na tabela. Para obter mais informaes sobre modos de corrigir esses erros, consulte a seo Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos, mais adiante neste artigo. Tipo de dados Para evitar erros durante a importao, certifique-se de que cada coluna de origem contenha o mesmo tipo de dados em cada linha. O Access digitaliza as primeiras oito linhas de origem para determinar o tipo de dados dos campos na tabela. altamente recomendvel que voc se certifique de que as primeiras oito linhas de origem no misturem valores de tipos de dados diferentes em qualquer uma das colunas. Alm disso, aconselhvel formatar cada coluna de origem no Excel e atribuir um formato de dados especfico a cada coluna antes de iniciar a operao de importao. A formatao altamente recomendvel, caso a coluna inclua valores de tipos de dados diferentes. Por exemplo, a coluna NmeroDoVo em uma planilha pode conter valores numricos e de texto, como 871, AA90 e 171. Para evitar valores ausentes ou incorretos, faa o seguinte: 1. Clique com o boto direito na coluna e, em seguida, clique em Formatar clulas. 2. Na guia Nmero, em Categoria, selecione um formato. Para a coluna NmeroDoVo, voc provavelmente escolheria Texto. 3. Clique em OK. Se as colunas de origem estiverem formatadas, mas ainda contiverem valores mistos nas linhas seguintes oitava linha, a operao de importao ainda poder ignorar valores ou converter valores incorretamente. Para obter informaes sobre a resoluo de problemas, consulte a seo Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos. Primeira linha Se a primeira linha na planilha ou no intervalo nomeado contiver os nomes das colunas, possvel especificar se o Access tratar os dados na primeira linha como nomes de campos durante a operao. Se a planilha o intervalo de origem no incluir os nomes, uma boa opo adicion-los origem antes de iniciar a operao de importao. OBSERVAO Se voc planeja acrescentar os dados a uma tabela existente, certifique-se de o nome de cada coluna coincida totalmente ao nome no campo correspondente. Se o nome de uma coluna for diferente do nome no campo correspondente na tabela, a operao de importao falhar. Para visualizar os nomes dos campos, abra a tabela no modo Design do Access. 1. Feche a pasta de trabalho de origem, se estiver aberta. Manter o arquivo de origem aberto poder resultar em erros na converso de dados durante a operao de importao.

Prepare o banco de dados de destino. 1. Abra o banco de dados do Access no qual os dados sero armazenados. Certifique-se de que o banco de dados no seja somente leitura e que voc tenha permisses para fazer alteraes no banco de dados. -ouSe no desejar armazenar os dados em qualquer um dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco. Para isso: Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Novo.

2. Antes de iniciar a operao de importao, escolha entre armazenar os dados em uma tabela nova ou em uma tabela existente. Criar uma nova tabela Se voc decidir armazenar os dados em uma nova tabela, o Access cria uma tabela e adiciona os dados importados a essa tabela. Se a tabela com o nome especificado j existir, o Access substitui o contedo da tabela com os dados importados. Acrescentar a uma tabela existente Se voc decidir adicionar os dados a uma tabela existente, as linhas no arquivo do Excel so acrescentadas tabela especificada. Lembre-se de que a maioria das falhas durante as operaes de acrscimo ocorrem porque os dados de origem no coincidem com as configuraes da estrutura e dos campos da tabela de destino. Para evitar isso, abra a tabela de destino no modo Design e revise o seguinte:

Primeira linha Se a primeira linha da planilha ou intervalo nomeado de origem no contiver ttulos de coluna, certifique-se de que a posio e o tipo de dado de cada coluna coincida com os do campo correspondente na planilha de origem. Se a primeira linha contiver ttulos de coluna, no necessrio que a ordem das colunas e dos campos coincida, mas o nome e o tipo de dados de cada coluna dever coincidir totalmente com os do campo correspondente. Campos ausentes ou adicionais Se um ou mais campos no estiverem na planilha de origem, adicione-os antes de iniciar a operao de importao. No entanto, se a tabela contiver campos que no existem na origem, no ser necessrio exclu-los da tabela, se aceitarem valores nulos. DICA Um campo aceitar valores nulos se a sua propriedade Obrigatrio estiver definida como No e a sua configurao de propriedade RegraDeValidao no evitar valores nulos.

Chave primria Se a chave contiver um campo de chave primria, a planilha ou o intervalo de origem deve ter uma coluna que contenha valores que sejam compatveis com o campo de chave primria, e os valores de chave primria importados devem ser exclusivos. Se um registro importado contiver um valor de chave primria que j existe na tabela de destino, a operao de importao exibir uma mensagem de erro. Campos indexados Se a propriedade Indexado de um campo em uma tabela for definido como Sim (Duplicao no autorizada), a coluna correspondente na planilha ou no intervalo de origem deve conter valores exclusivos.

V para as prximas etapas para executar a operao de importao. Iniciar a operao de importao

1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Excel. OBSERVAO A guia Dados externos no estar disponvel, a menos que um banco de dados esteja aberto. 2. Na caixa de dilogo Obter dados externos - Planilha do Excel, na caixa Nome do arquivo, especifique o nome do arquivo do Excel que contm os dados que deseja importar. -ouClique em Procurar e use a caixa de dilogo Abrir Arquivo para localizar o arquivo que voc deseja importar. 3. Especifique como quer armazenar os dados importados. Para armazenar os dados em uma nova tabela, selecione Importar os dados de origem em uma nova tabela, no banco de dados atual. Voc ser solicitado a nomear essa tabela posteriormente. Para acrescentar os dados a uma tabela existente, selecione Acrescentar uma cpia dos registros tabela e selecione uma tabela na lista suspensa. Essa opo no estar disponvel se o banco de dados no contiver tabelas. OBSERVAO Para vincular aos dados de origem criando uma tabela vinculada, consulte a seo Vincular a dados no Excel, posteriormente neste artigo. 4. Clique em OK. O assistente de importao de planilha iniciado, e guiar voc no processo de importao. V para o prximo conjunto de etapas. Usar o assistente de Importao de planilha 1. Na primeira pgina do assistente, selecione a planilha ou que contm os dados que deseja importar. Em seguida, clique em Avanar. 2. Na segunda pgina, clique em Mostrar Planilhas ou Mostrar Intervalos Nomeados, escolha a planilha ou intervalo nomeado que deseja importar e clique em Avanar. 3. Se a primeira linha da planilha ou do intervalo de origem contiver os nomes dos campos, selecione A Primeira Linha Contm Ttulos de Coluna e clique em Avanar Se voc estiver importando os dados em uma nova tabela, o Access usa esses ttulos de coluna para nomear os campos na tabela. possvel alterar esses nomes durante ou depois da operao de importao. Se voc estiver anexando dados a uma tabela existente, certifique-se de que os ttulos de coluna na planilha de coluna coincidam exatamente com os nomes dos campos na tabela de destino. Se estiver anexando dados a uma tabela existente, avance para a etapa 6. Se estiver adicionando os dados a uma nova tabela, siga as prximas etapas.

4. O assistente solicita a voc que revise as propriedades de campo. Clique em uma coluna na parte inferior da pgina para exibir as propriedades do campo correspondente. Em seguida, siga um destes procedimentos: Revise e altere, se desejar, o nome e o tipo de dados do campo de destino. O Access revisa as primeiras oito linhas em cada coluna para sugerir o tipo de dado para o campo correspondente. Se a coluna na planilha contiver tipos diferentes de valores, como texto e nmeros, nas primeiras oito linhas de uma coluna, o assistente sugere um tipo de dados que seja compatvel com todos os valores na coluna na maior parte das vezes, o tipo de dados texto. Embora seja possvel selecionar um tipo de dados diferente, importante lembrar que os valores que no forem compatveis com o tipo de dados selecionado sero ignorados ou convertidos incorretamente durante a importao. Para obter informaes sobre como corrigir valores ausentes ou incorretos, consulte a seo Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos, posteriormente neste artigo.

Para criar um ndice no campo, defina Indexado como Sim. Para ignorar totalmente uma coluna de origem, marque a caixa de seleo No importar campo (Ignorar). Clique em Avanar quando terminar de selecionar as opes.

5. Na tela seguinte, especifique uma chave primria para a tabela. Se voc selecionar Permitir que o Access adicione a chave primria, o Access adicionar um campo de Numerao automtica no primeiro campo da tabela de destino e o preencher automaticamente com valores de identificao exclusivos, comeando em 1. Clique em Avanar. 6. Na ltima tela do assistente, especifique um nome para a tabela de destino. Na caixa Importar para Tabela, digite um nome para a tabela. Se a tabela j existir, o Access exibir uma mensagem perguntando se voc deseja substituir o contedo existente da tabela. Clique em Sim para continuar ou em No para especificar um nome diferente para a tabela de destino e, em seguida, clique em Concluir para importar os dados. Se o Access puder importar alguns ou todos os dados, o assistente exibir uma pgina que mostra o status da operao de importao. Alm disso, possvel tambm salvar os detalhes da operao para uso futuro, como uma especificao. De maneira inversa, se a operao falhar completamente, o Access exibir a mensagem de erro Um erro ocorreu ao tentar importar o arquivo. 7. Clique em Sim para salvar os detalhes da operao para uso futuro. Salvar os detalhes ajuda voc a repetir a operao posteriormente, sem a necessidade de consultar o assistente novamente. Salvar as configuraes da importao como uma especificao 1. Na caixa Salvar como, digite um nome para a especificao de importao. digite uma descrio na caixa Descrio. 2. Caso queira executar a operao em intervalos fixos, como uma vez por semana ou uma vez por ms, marque a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook. Isso criar uma tarefa do Microsoft Office Outlook 2007 que permitir executar a especificao posteriormente. 3. Clique em Salvar Importao. O Access inicia o Outlook, se estiver instalado.

OBSERVAO Caso o Outlook no esteja instalado, o Access exibir uma mensagem de erro. Se o Outlook no estiver configurado adequadamente, o Assistente para Inicializao do Outlook ser iniciado. Siga as instrues no assistente para configurar o Outlook. 4. No Outlook, revise e modifique as configuraes das tarefas, como Data de concluso e Lembrete. Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrncia. Essa figura mostra o agendador de tarefas com algumas configuraes comuns:

Para obter informaes sobre o agendamento de tarefas do Outlook, consulte o artigo Programar uma operao de importao ou exportao. 5. Clique em Salvar e fechar. Executar uma tarefa salva 1. No Painel de navegao do Outlook, clique em Tarefas e, em seguida, clique duas vezes na tarefa que deseja executar. 2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importao . 3. Abra a tabela de destino no modo Folha de Dados. Compare os dados na tabela com a planilha de origem, e certifique-se de que os dados exibidos sejam corretos. Caso encontre algum dado ausente ou incorreto, consulte a seo a seguir para obter informaes sobre a resoluo de problemas. INCIO DA PGINA Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos Se a mensagem Um erro ocorreu ao tentar importar o arquivo for exibida, a operao de importao falhou completamente. Por outro lado, se a operao de importao exibir uma caixa de dilogo que solicita a voc que salve os detalhes da operao, isso indica que foi possvel importar alguns ou todos os dados. A mensagem de status tambm menciona o nome da tabela do log de erros que contm a descrio de quaisquer erros que ocorram durante a operao de importao.

 importante observar que se a mensagem de status indicar que a operao teve xito total, voc deve revisar o contedo e a estrutura da tabela para garantir que tudo esteja correto, antes de iniciar o uso da tabela. Abra a tabela de destino no modo Folha de Dados para verificar se todos os dados foram adicionados tabela. Alm disso, abra a tabela no modo Design para revisar o tipo de dados e outras configuraes de propriedade dos campos. A tabela a seguir descreve as etapas que podem ser executadas para corrigir valores ausentes ou incorretos. DICA Durante a soluo de problemas nos resultados, caso encontre alguns valores ausentes, adicione-os diretamente tabela. No entanto, se verificar que colunas inteiras ou um grande nmero de valores esto ausentes ou no foram importados adequadamente, corrija o problema no arquivo de origem. Depois de corrigir todos os problemas conhecidos, repita a operao de importao. PROBLEMA Elementos grficos SOLUO Elementos grficos, como logotipos, grficos e imagens, no podem ser importados. Adicione-os manualmente ao banco de dados, aps concluir a operao de importao. Os resultados de uma coluna ou de clulas calculadas so importados, mas no uma frmula base. Durante a operao de importao, possvel especificar um tipo de dados que seja compatvel com os resultados da frmula, como Nmero.

Valores calculados

VERDADEIRO Se a planilha ou o intervalo de origem incluir uma coluna que contenha ou FALSO eapenas valores VERDADEIRO ou FALSO, o Access criar um campo valores -1 ou 0 Sim/No para a coluna e inserir valores -1 ou 0 no campo. No entanto, se a planilha ou o intervalo de origem incluir apenas valores -1 ou 0, o Access, por padro, criar um campo numrico para a coluna. possvel alterar o tipo de dados do campo para Sim/No durante a operao de importao para evitar esse problema. Campos comQuando voc importa dados para uma nova tabela ou acrescenta dados a mltiplos valores uma tabela existente, o Access no ativa o suporte para mltiplos valores em um campo, mesmo que a coluna da origem contenha uma lista de valores separados por ponto-e-vrgula (;). A lista de valores tratada como um nico valor e colocada em um campo de texto. Dados truncados Se os dados aparecerem truncados em uma coluna na tabela do Access, tente aumentar a largura da coluna no modo Folha de Dados. Caso o problema no seja resolvido, isso indicar que os dados em uma coluna numrica no Excel so muito grandes para o tamanho do campo de destino no Access. Por exemplo, se o campo de destino tiver a propriedade TamanhoDoCampo definida como Byte em um banco de dados do Access, mas os dados de origem contiverem um valor maior do que 255, corrija os valores no arquivo de origem, e tente importar novamente.

Formato exibio

dePode ser necessrio definir a propriedade Formato de determinados campos no modo Design para garantir que os valores sejam exibidos corretamente no modo Folha de Dados. Por exemplo: Um campo Sim/No exibe -1 e 0 no modo Folha de Dados, depois que a operao de importao est concluda. Para corrigir isso, depois que a operao de importao estiver concluda, defina a propriedade Formato como Sim/No para exibir as caixas de seleo. A data por extenso e a data normal so exibidas como datas abreviadas no Access. Para corrigir isso, abra a tabela de destino no modo Folha de Dados no Access, e defina a propriedade Formato do campo como Data por Extenso ou Data Normal. OBSERVAO Se a planilha de origem contiver formatao em rich text, como negrito, sublinhado ou itlico, o texto ser importado, mas a formatao ser perdida.

Valores Os registros que esto sendo importados contm valores duplicados, que duplicados (errono podem ser armazenados no campo de chave primria da tabela de de violao dedestino, ou em um campo que tem a propriedade Indexado definida como chave) Sim (Duplicao no autorizada). Elimine os valores duplicados no arquivo de origem e tente importar novamente. Valores de dataOs campos de data que so importados de uma planilha do Excel podem desativados porficar desativados por quatro anos. O Excel para Windows usa o Sistema de Data 1900 (no qual os nmeros de srie esto no intervalo de 1 a 65.380), 4 anos que corresponde s datas de 1 de janeiro de 1900 a 31 de dezembro de 2078. No entanto, o Excel para Macintosh usa o Sistema de Data 1904 (no qual os nmeros de srie esto no intervalo de 0 a 63.918), que corresponde s datas de 1 de janeiro de 1904 a 31 de dezembro de 2078. Antes de importar os dados, altere o sistema de data para a pasta de trabalho do Excel ou, depois de acrescentar a data, execute uma consulta de atualizao que utilize a expresso [data campo nome] + 1462 para corrigir as datas. Valores nulos No final da operao de importao, poder ocorrer uma mensagem de erro sobre os dados excludos ou perdidos durante a operao, ou ao abrir a tabela no modo Folha de Dados, voc poder verificar que alguns valores de campo esto em branco. Se as colunas de origem no Excel no estiverem formatadas, ou se as primeiras oito linhas contiverem valores de tipos de dados diferentes, abra a planilha de origem e faa o seguinte: Formate as colunas de origem. Mova as linhas, de modo que as primeiras oito linhas em cada coluna no contenham valores de tipos de dados diferentes. Durante a operao de importao, selecione o tipo de dados adequado para cada campo. Se o tipo de dados estiver incorreto, voc visualizar valores nulos ou incorretos na coluna inteira, depois que a operao de importao estiver concluda. As etapas anteriores podem ajudar a minimizar a ocorrncia de valores nulos. A tabela a seguir lista casos em que ainda se pode visualizar valores nulos:

OS VALORES DURANTE A QUE ESTO IMPORTAO AUSENTES PARA... SO DO TIPO... Texto

E O TIPO PARA SOLUCIONAR... DO CAMPO DE DESTINO ... Substitua todos os valores de texto por valores de data, e tente importar novamente.

Uma nova tabela Data

Texto

Uma existente

tabela Numrico ou Substitua todos os valores Data de texto por valores que coincidam com o tipo de dados do campo de destino, e tente importar novamente.

Valores de dataVoc observar visivelmente nmeros aleatrios de cinco dgitos, em vez substitudos pordos valores de data reais, nas seguintes situaes: valores A coluna de origem na planilha contm apenas valores numricos nas numricos primeiras oito linhas, mas contm alguns valores de data nas linhas seguintes. Esses valores de data sero convertidos de maneira incorreta. A coluna de origem contm valores de data em algumas das oito primeiras linhas, e voc tentou import-la para um campo numrico. Esses valores de data sero convertidos de maneira incorreta. Para evitar que isso ocorra, substitua os valores de data por valores numricos na coluna de origem, e tente importar novamente. Algumas vezes, se a coluna que contm a maioria dos valores de data, todos os valores de data podero aparecer como nmeros aleatrios de cinco dgitos. Para evitar que isso ocorra, substitua os valores de texto por valores de data, e tente importar novamente. Voc observar visivelmente os valores de data aleatrios, em vez de Valores valores numricos reais, nas seguintes situaes: numricos substitudos por A coluna de origem contm apenas valores de data nas primeiras oito linhas, valores de data mas contm alguns valores nmericos nas linhas seguintes. Esses valores numricos sero convertidos de maneira incorreta. A coluna de origem contm valores em algumas das oito primeiras linhas, e voc tentou import-la para um campo de data. Esses valores numricos sero convertidos de maneira incorreta. Para evitar isso, substitua os valores numricos por valores de data na coluna de origem, e tente importar novamente. Alm disso, talvez voc deseje revisar a tabela de log de erros (mencionada na ltima pgina do assistente) no modo Folha de Dados. A tabela tem trs campos Erro, Campo e Linha. Cada linha contm informaes sobre um erro especfico, e o contedo do campo Erro tem a finalidade de ajud-lo a solucionar o problema. Lista completa de seqncias de erro e dicas de soluo de problemas

ERRO Truncamento Campo

DESCRIO deUm valor no arquivo muito grande para a configurao de propriedade TamanhoDoCampo para esse campo.

Falha de ConversoUm valor na planilha o tipo de dados incorreto para esse campo. O de Tipo valor pode estar ausente ou parecer incorreto no campo de destino. Consulte a tabela anterior para obter mais informaes de como solucionar esse problema. Violao de Chave Esse valor da chave primria do registro uma duplicata j existe na tabela.

Falha da Regra deUm valor infringe o conjunto de regras pela utilizao da propriedade Validao RegraDeValidao para esse campo ou para a tabela. Nulo no Obrigatrio campoUm valor nulo no permitido nesse campo, porque a propriedade Obrigatrio para o campo definida como Sim.

Valor nulo no campoOs dados que esto sendo importados contm um valor Nulo que voc AutoNumerao tentou acrescentar ao campo AutoNumerao. Registro Analisvel NoUm valor de texto contm o caractere delimitador de texto (geralmente, aspas duplas). Sempre que um valor contm o caractere delimitador, esse caractere pode ser repetido duas vezes no arquivo de texto. Por exemplo: "10 - 3 1/2"" discos/caixa

INCIO DA PGINA Vincular a dados no Excel Ao vincular um banco de dados do Access a dados em outro programa, voc pode usar as ferramentas de consulta e de relatrio fornecidas pelo Access sem que seja necessrio manter uma cpia dos dados do Excel em seu banco de dados. Quando voc vincula a uma planilha do Excel ou a um intervalo nomeado, o Access cria uma nova tabela que vinculada s clulas de origem. Quaisquer mudanas realizadas nas clulas de origem no Excel aparecero na tabela vinculada. No entanto, no possvel editar o contedo da tabela correspondente no Access. Se quiser adicionar, editar ou excluir dados, ser necessrio fazer as alteraes no arquivo de origem. Cenrios comuns para a vinculao a uma planilha do Excel a partir do Access Normalmente, voc vincula a um arquivo do Excel (em vez de importar) pelos seguintes motivos:

Voc quer continuar mantendo dados em planilhas do Excel, mas usar os recursos avanados de consulta e relatrios do Access. Seu departamento ou grupo de trabalho usa o Access, mas os dados de fontes externas com os quais trabalha esto em planilhas do Excel. Voc no quer manter cpias dos dados externos, mas deseja trabalhar com esses dados no Access.

Se estiver vinculando a uma planilha do Excel pela primeira vez

Lembre-se de que no possvel criar um vnculo com um banco de dados do Access a partir do Excel. Quando criado um vnculo com um arquivo do Excel, o Access cria uma nova tabela, denominada geralmente de tabela vinculada. A tabela mostra os dados na planilha de origem ou do intervalo nomeado, mas no armazena, de fato, os dados no banco de dados. No possvel vincular dados do Excel a uma tabela existente no banco de dados. Isso significa que os dados no podem ser acrescentados a uma tabela existente executando-se uma operao de vinculao. Um banco de dados pode conter vrias tabelas vinculadas. Quaisquer alteraes realizadas nos dados em Excel so refletidas automaticamente na tabela vinculada. No entanto, o contedo e a estrutura de uma tabela vinculada no Access so somente leitura. Ao abrir uma pasta de trabalho do Excel no Access (na caixa de dilogo Abrir arquivo, altere a caixa de listagem Arquivos do tipo para Arquivos do Microsoft Office Excel, e selecione o arquivo desejado), o Access cria um banco de dados em branco e inicia automaticamente o Assistente de Vinculao de Planilha. Preparar os dados do Excel

1. Localize o arquivo do Excel e a planilha ou o intervalo que contm aos quais deseja vincular. Se no quiser vincular planilha inteira, considere definir um intervalo nomeado que inclua apenas as clulas s quais deseja vincular. Como criar um intervalo nomeado no Excel? Observe que possvel vincular a apenas uma planilha ou intervalo por vez, durante a operao. Para vincular a dados em vrios locais em uma pasta de trabalho, repita a operao de vinculao para cada planilha ou intervalo. 2. Revise os dados de origem, e execute a ao conforme descrito na seguinte tabela: ELEMENTO Formato tabular DESCRIO Certifique-se de que as clulas estejam em formato tabular. Se o intervalo incluir clulas mescladas, o contedo da clula colocado no campo que corresponde coluna mais esquerda, e os outros campos so deixados em branco.

Ignorar colunas eNo possvel ignorar colunas e linhas de origem durante a operao de linhas vinculao. No entanto, voc pode ocultar campos e filtrar registros abrindo a tabela vinculada no modo Folha de Dados, depois de import-los para o Access. Nmero colunas deO nmero de colunas de origem no pode exceder 255, porque o Access no oferece suporte para mais de 255 campos em uma tabela.

Colunas, linhas eExclua todas as colunas e linhas em branco desnecessrias na planilha ou clulas em branco no intervalo do Excel. Se houver clulas em branco, tente adicionar os dados ausentes.

Valores de erro

Se uma ou mais clulas em uma planilha ou um intervalo contiverem valores de erro, corrija-os antes de iniciar a operao de importao. Observe que, se uma planilha ou um intervalo de origem contiver valores de erro, o Access inserir um valor nulo nos campos correspondentes na tabela. No possvel alterar o tipo ou o tamanho dos dados dos campos em uma tabela vinculada. Antes de iniciar a operao de vinculao, necessrio verificar se cada coluna contm dados de um tipo especfico. recomendvel formatar a coluna, se ela incluir valores de tipos de dados diferentes. Por exemplo, a coluna NmeroDoVo em uma planilha pode conter valores numricos e de texto, como 871, AA90 e 171. Para evitar valores ausentes ou incorretos, faa o seguinte: 1. Clique com o boto direito na coluna e, em seguida, clique em Formatar clulas. 2. Na guia Nmero, em Categoria, selecione um formato. 3. Clique em OK.

Tipo de dados

Primeira linha

Caso a primeira linha na planilha ou no intervalo nomeado contenha os nomes das colunas, voc pode especificar se o Access deve tratar os dados na primeira linha como nomes de campos durante a operao de vinculao. Se no houver nomes de colunas na planilha, ou se um nome de coluna especfico violar as regras de nomeao de campos, o Access atribuir um nome vlido para cada campo correspondente.

3. Feche o arquivo de origem, se estiver aberto. Preparar o banco de dados de destino 1. Abra o banco de dados no qual deseja criar o vnculo. Certifique-se de que o banco de dados no seja somente leitura e que voc tenha as permisses necessrias para alter-lo. Caso no queira armazenar um vnculo em qualquer um dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco. Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Novo.

Agora, voc est pronto para iniciar a operao de vinculao. Criar o vnculo

1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Excel. OBSERVAO A guia Dados externos no estar disponvel, a menos que um banco de dados esteja aberto. 2. Na caixa de dilogo Obter dados externos - Planilha do Excel, na caixa Nome do arquivo, especifique o nome do arquivo de origem do Excel.

3. Selecione Vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada e, em seguida, clique em OK. O assistente de vinculao de planilha iniciado, e o guia no processo de vinculao. 4. Na primeira pgina do assistente, selecione uma planilha ou o intervalo nomeado e clique em Avanar. 5. Se a primeira linha da planilha ou do intervalo de origem contiver os nomes dos campos, selecione Primeira linha contm ttulos de coluna. O Access usa esses ttulos de coluna para nomear os campos na tabela. Se o nome da coluna incluir determinados caracteres especiais, ele no poder ser usado como um nome de campo no Access. Nesse caso, uma mensagem de erro ser exibida informando a voc que o Access atribuir um nome vlido para o campo. Clique em OK para continuar. 6. Na pgina final do assistente, especifique um nome para a tabela vinculada e clique em Concluir. Se a tabela com o nome especificado j existir, ser perguntado a voc se deseja substituir o arquivo existente. Clique em Sim, se quiser substituir o arquivo, ou em No para especificar um nome de arquivo diferente. O Access tenta criar a tabela vinculada. Se a operao tiver xito, o Access exibir a mensagem Vinculao da tabela concluda. Abra a tabela vinculada e revise os campos e os dados para garantir que sejam exibidos corretamente em todos os campos. Se visualizar valores de erro ou dados incorretos, ser necessrio solucionar o problema nos dados de origem. Para obter mais informaes sobre a soluo de problemas de valores de erro ou incorretos, consulte a seo a seguir. INCIO DA PGINA Solucionar problemas de #Num! e outros valores incorretos em uma tabela vinculada Mesmo que visualize a mensagem Vinculao da tabela concluda, voc deve abrir a tabela no modo Folha de Dados para certificar-se de que as linhas e colunas mostrem os dados corretos. Se visualizar erros ou dados incorretos em qualquer local na tabela, execute a ao conforme descrito na tabela a seguir e, em seguida, tente vincular novamente. Lembre-se de que no possvel adicionar valores diretamente tabela vinculada, porque a tabela somente leitura. PROBLEMA Elementos grficos SOLUO Os elementos grficos em uma planilha do Excel, como logotipos, grficos e imagens no podem ser vinculados no Access.

Formato de exibio Pode ser necessrio definir a propriedade Formato de determinados campos no modo Design para garantir que os valores sejam exibidos corretamente no modo Folha de Dados. Valores calculados Os resultados de uma coluna ou de clulas calculadas so exibidos no campo correspondente, mas no possvel visualizar a frmula (ou expresso) no Access.

Valores

de

textoAumente a largura da coluna no modo Folha de Dados. Se ainda assim,

truncados

no for possvel visualizar o valor inteiro, isso significa que o valor tem mais de 255 caracteres. O Access pode vincular apenas aos primeiros 255 caracteres, portanto, necessrio importar os dados, em vez de vincul-los.

Mensagem de erro deA tabela vinculada pode parecer estar correta, mas posteriormente, ao estouro de campoexecutar uma consulta em relao tabela, voc poder visualizar uma numrico mensagem de erro Estouro de Campo Numrico. Isso pode acontecer em razo de um conflito entre o tipo de dados de um campo na tabela vinculada e o tipo de dados armazenado nesse campo. VERDADEIRO ouSe a planilha ou o intervalo de origem incluir uma coluna que contenha FALSO e valores -1apenas valores VERDADEIRO ou FALSO, o Access cria um campo ou 0 Sim/No para a coluna na tabela vinculada. No entanto, se a planilha ou o intervalo de origem incluir uma coluna que contenha apenas valores -1 ou 0, o Access, por padro, criar um campo numrico para a coluna, e no ser possvel alterar o tipo de dados do campo correspondente na tabela. Se quiser um campo Sim/No na tabela vinculada, certifique-se de que a coluna de origem inclua valores VERDADEIRO e FALSO. Campos comO Access no oferece suporte para mltiplos valores em um campo, mltiplos valores mesmo que a coluna de origem contenha uma lista de valores separados por ponto-e-vrgula (;). A lista de valores ser tratada como um nico valor, e ser colocada em um campo de texto. #Num! O Access exibe o valor de erro #Num!, em vez dos dados reais em um campo, nas seguintes situaes: Se uma coluna de origem contiver alguns valores de data ou numricos em uma coluna que contenha, principalmente, valores de texto, os valores de data e numricos no sero importados. Se uma coluna de origem contiver alguns valores de texto em uma coluna que contm, principalmente, valores numricos, os valores de texto no sero importados. Se uma coluna de origem contiver alguns valores de texto em uma coluna que contm, principalmente, valores de data, os valores de texto no sero importados. Siga os procedimentos abaixo para minimizar as ocorrncias de valores nulos na tabela: Certifique-se de que a coluna de origem no contenha valores de tipos de dados diferentes. Formate as colunas no arquivo do Excel. Durante a operao de vinculao, selecione o tipo de dados correto para cada campo. Se o tipo de dados for incorreto, a coluna resultante poder conter apenas valores #Num! para todas as linhas de dados. Valores numricos,Caso visualize um nmero de cinco dgitos aparentemente aleatrio em em vez de valores deum campo, verifique se a coluna de origem contm, principalmente, data valores numricos, mas tambm, alguns valores de data. Os valores de

data que aparecem em colunas numricas so convertidos incorretamente em um nmero. Substitua os valores de data por valores numricos, e tente vincular novamente. Valores de data, emCaso visualize um valor de data aparentemente aleatrio em um campo, vez de valoresverifique se a coluna de origem contm, principalmente, valores de data, numricos mas tambm, alguns valores numricos. Os valores numricos que aparecem em colunas de data so convertidos incorretamente em uma data. Substitua os valores numricos por valores de data, e tente vincular novamente. Exportar dados para o Excel Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Imprimir Mostrar tudo possvel copiar dados de um banco de dados do Microsoft Office Access 2007 para uma planilha exportando um objeto de banco de dados para uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel 2007. Isso obtido por meio do Assistente de Exportao no Office Access 2007. Neste artigo

Exportando dados para o Excel: os fundamentos Preparar-se para a operao de exportao Executar a operao de exportao Soluo de problemas com valores ausentes e incorretos em um arquivo de texto Exportando dados para o Excel: os fundamentos Se a sua meta mover alguns dados do Access para o Office Excel 2007 temporria ou permanentemente, voc deve considerar a exportao desses dados do banco de dados do Access para uma pasta de trabalho do Excel. Ao exportar os dados, o Access cria uma cpia dos dados ou do objeto de banco de dados selecionado e, em seguida, armazena a cpia em uma planilha do Excel. A exportao tambm a tcnica correta se voc pretende copiar dados do Access para o Excel com freqncia. Ao executar uma operao de exportao, possvel salvar os detalhes para usar posteriormente e at programar a operao de exportao para execuo automtica em intervalos especificados. Cenrios comuns de exportao de dados para o Excel

O seu departamento ou grupo de trabalho utiliza tanto o Access quanto o Excel para trabalhar com os dados. Voc armazena os dados em bancos de dados do Access, mas utiliza o Excel para analisar os dados e distribuir os resultados de sua anlise. A sua equipe exporta atualmente os dados para o Excel conforme e quando necessitam, mas voc gostaria de tornar esse processo mais eficiente

Voc um usurio experiente do Access, mas o seu gerente prefere exibir dados no Excel. Em intervalos regulares, voc realiza o trabalho de copiar os dados para o Excel, mas gostaria de automatizar esse processo para economizar o seu prprio tempo. Se esta for a primeira vez que voc exporta dados para o Excel

Para exportar dados do Access para o Excel, necessrio estar trabalhando no Access. O Excel no fornece nenhum mecanismo de importao de dados de um banco de dados do Access. Alm disso, no possvel salvar um banco de dados ou tabela do Access como uma pasta de trabalho do Excel por meio do comando Salvar Como do Access. importante observar que o comando Salvar Como do Access permitir salvar um objeto do Access no banco de dados atual somente como outro objeto de banco de dados do Access. possvel exportar uma tabela, consulta, ou formulrio. Tambm possvel exportar registros selecionados em uma exibio. No possvel exportar macros, mdulos ou relatrios para o Excel. Ao exportar um formulrio ou uma folha de dados que contenha subformulrios ou subfolhas de dados, somente o formulrio ou a folha de dados principal exportada. necessrio repetir as operaes de exportao de cada subformulrio e subfolha de dados a serem exibidos no Excel. S possvel exportar um objeto de banco de dados em uma nica operao de exportao. Entretanto, possvel mesclar os dados em vrias planilhas do Excel aps concluir as operaes de exportao individuais. INCIO DA PGINA Preparar-se para a operao de exportao

1. Abra o banco de dados de origem. 2. No Painel de Navegao, selecione o objeto que contm os dados a serem exportados. Pode-se exportar uma tabela, uma consulta, um relatrio ou um formulrio. 3. Reveja os dados de origem para verificar se eles no contm valores nem indicadores de erros. Se houver algum erro, voc dever solucion-lo antes da exportao dos dados para o Excel. Caso contrrio, podero ocorrer erros durante a operao de exportao, e valores nulos podero ser inseridos nos campos. 4. Se o objeto de origem for uma tabela ou consulta, decida se voc deseja exportar os dados com ou sem a respectiva formatao. Essa deciso afetar trs aspectos da pasta de trabalho resultante a quantidade de dados exportados e o formato de exibio desses dados. A tabela a seguir descreve o resultado da exportao de dados formatados e no formatados. EXPORTAO OBJETO DE ORIGEM CAMPOS REGISTROS E FORMATAO

configuraes da Sem formatao Tabela ou consulta Todos os camposAs propriedade Formato OBSERVAO Formulrios e registros no e relatrios no podem serobjeto subjacenteso ignoradas durante a operao. exportados sem a respectiva

formatao.

so exportados.

Com relao aos campos de pesquisa, somente os valores de identificao de pesquisa so exportados. Com relao a campos de hiperlink, o contedo exportado como uma coluna de texto que exibe os links no formato displaytext#address#.

Com formatao Tabela, consulta, formulrio ouSomente camposO assistente respeita as da relatrio e registrosconfiguraes mostrados nopropriedade Formato. modo de exibioCom relao aos campos ou no objeto atualde pesquisa, os valores pesquisa so so exportados.de exportados. Registros filtrados, colunas ocultasCom relao aos campos em uma folha dede hiperlink, os valores dados e camposso exportados como no exibidos emhiperlinks. um formulrio ou Com relao aos campos relatrio no sorich text, o texto exportados. exportado, mas o formato no . 5. Escolha a pasta de trabalho de destino e o formato de arquivo. Durante a operao de exportao, o Access solicita que o nome da pasta de trabalho de destino seja especificado. A tabela a seguir resume quando uma pasta de trabalho criada (se ainda no existir) e quando sobrescrita (se j existir). SE A PASTA E O OBJETO E VOC ENTO DE DE ORIGEM DESEJAR TRABALHO FOR EXPORTAR DE DESTINO No existe Uma tabela,Os dados, comA pasta de trabalho criada durante a uma consulta,ou sem aoperao de exportao. um formulrioformatao ou um relatrio Uma tabela ouOs dados, masA pasta de trabalho no sobrescrita. Uma consulta no anova planilha adicionada pasta de formatao trabalho e recebe o nome do objeto a partir do qual os dados esto sendo exportados. Se j existir uma planilha com esse nome na

J existe

pasta de trabalho, o Access solicitar que o contedo da planilha correspondente seja substitudo ou que outro nome seja especificado para a nova planilha. J existe Uma tabela,Os dados,A pasta de trabalho sobrescrita pelos uma consulta,incluindo adados exportados. Todas as planilhas um formulrioformatao existentes so removidas, e uma nova ou ou relatrio planilha com o mesmo nome do objeto exportado criada. Os dados na planilha do Excel herdam as configuraes de formato do objeto de origem.

Os dados so sempre adicionados a uma nova planilha. No possvel acrescentar os dados a nenhuma planilha nem intervalo nomeado existente. INCIO DA PGINA Executar a operao de exportao 1. Se a pasta de trabalho de destino do Excel estiver aberta, feche-a antes de continuar. 2. No Painel de Navegao do banco de dados de origem, selecione o objeto que voc deseja exportar. Exportar somente uma parte dos dados 3. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Excel. 4. Na caixa de dilogo Exportar - Planilha do Excel, revise o nome de arquivo sugerido para a pasta de trabalho do Excel (o Access usa o nome do objeto de origem). Se desejar, voc poder modificar esse nome de arquivo. 5. Na caixa Formato de Arquivo, selecione o formato de arquivo desejado. 6. Se estiver exportando uma tabela ou consulta e quiser exportar dados formatados, selecione Exportar dados com formatao e layout. Para obter mais informaes, consulte a seo Preparar-se para a operao de exportao. OBSERVAO Se estiver exportando um formulrio ou um relatrio, essa opo estar sempre marcada, porm, indisponvel (ela aparece esmaecida). 7. Para exibir a pasta de trabalho de destino do Excel aps a concluso da operao de exportao, marque a caixa de seleo Abrir o arquivo de destino aps a concluso da operao de exportao. Se o objeto de origem estiver aberto e voc tiver selecionado um ou mais registros no modo de exibio antes de iniciar a operao de exportao, ser possvel selecionar Exportar somente os registros selecionados. Para exportar todos os registros exibidos, deixe essa caixa de seleo desmarcada. OBSERVAO Essa caixa de seleo permanecer indisponvel (esmaecida) se nenhum registro for selecionado.

8. Clique em OK. Se a operao de exportao falhar em funo de um erro, o Access exibir uma mensagem que descreve o motivo do erro. Caso contrrio, de acordo com as opes de exportao especificadas no assistente, o Access exportar os dados e abrir ou no a pasta de trabalho de destino do Excel. Em seguida, o Access exibir uma caixa de dilogo na qual possvel criar uma especificao que utilize os detalhes da operao de exportao. Salvar a especificao de exportao 1. Clique em Sim para salvar os detalhes da operao de exportao para uso futuro. Salvar os detalhes ajuda a repetir a mesma operao de exportao no futuro, sem ter que percorrer as etapas do assistente a cada vez. 2. Na caixa Salvar como, digite um nome para a especificao da exportao. Opcionalmente, digite uma descrio na caixa Descrio. 3. Se quiser executar a operao em intervalos fixos (como uma vez por semana ou uma vez por ms), marque a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook. Fazer isso criar uma tarefa do Microsoft Office Outlook 2007 que permitir que a especificao seja executada com um clique em um boto. 4. Clique em Salvar Exportao. Se o Outlook estiver instalado, o Access o iniciar. OBSERVAO Se o Outlook no estiver instalado, uma mensagem de erro ser exibida. Se o Outlook no estiver configurado corretamente, o Assistente para Inicializao do Outlook ser iniciado. Siga as instrues nesse assistente para configurar o Outlook. 5. No Outlook, verifique e edite as configuraes da tarefa (como Data de concluso e Lembrete). Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrncia. Essa figura mostra o agendador de tarefas com algumas configuraes comuns:

Para obter informaes sobre o agendamento de tarefas do Outlook, consulte o artigo Programar uma operao de importao ou exportao. 6. Clique em Salvar e Fechar. Executar uma tarefa salva 1. No Painel de Navegao do Outlook, clique em Tarefas e, em seguida, clique duas vezes na tarefa que deseja executar. 2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importao . 3. No Excel, abra a pasta de trabalho de destino e, em seguida, verifique se todos os dados foram copiados nas clulas corretas. Se voc optar por copiar apenas os dados e no a formatao para uma pasta de trabalho existente, ela poder conter vrias planilhas. Localize a planilha que corresponde operao de exportao e verifique as clulas nessa planilha. INCIO DA PGINA Soluo de problemas com valores ausentes e incorretos em um arquivo de texto A tabela a seguir descreve vrias maneiras de se solucionar problemas comuns. DICA Se voc considerar que apenas alguns valores esto ausentes, corrija-os na pasta de trabalho do Excel. Caso contrrio, corrija o objeto de origem no banco de dados do Access. PROBLEMA DESCRIO E RESOLUO

Campos com mltiplosCampos que do suporte a vrios valores so exportados como uma valores lista de valores separados por ponto-e-vrgula (;). Consulte a Ajuda do Excel para obter mais informaes. Imagens, anexos objetos eElementos grficos (como logotipos, contedo de campos de objeto OLE e anexos que fazem parte dos dados de origem. Adicione-os planilha manualmente, aps a concluso da operao de exportao. Ao exportar um formulrio ou um relatrio contendo um objeto do Microsoft Graph, o objeto grfico no exportado.

Grfico

Dados na coluna errada Os valores nulos na planilha resultante so substitudos s vezes pelos dados que deveriam constar na coluna seguinte. Valores ausentes de dataOs valores de data anteriores a 1 de janeiro de 1900 no so exportados. As clulas correspondentes na planilha contero um valor nulo. Expresses usadas para calcular valores no so exportados para o Excel. Somente os resultados dos clculos so exportados. Adicione manualmente a frmula planilha do Excel aps a concluso da operao de exportao.

Expresses ausentes

Subformulrios, sub-Ao exportar um formulrio, um relatrio ou uma folha de dados, relatrios e subfolhas desomente o formulrio, o relatrio ou a folha de dados principal ser dados ausentes exportado. Repita a operao de exportao para cada subformulrio, sub-relatrio e subfolha de dados que desejar exportar. Colunas formatadasSe nenhuma das colunas parecer formatada na planilha resultante, incorretamente ourepita a operao de exportao, certificando-se de marcar a caixa de seleo Exportar dados com formatao e layout do assistente. De ausentes maneira inversa, se apenas algumas colunas parecerem formatadas de maneira diferente das verses no objeto de origem, aplique a formatao desejada no Excel. Formatar uma coluna no Excel

Valor "#" coluna

em

umaVoc poder ver o valor # em uma coluna que corresponde a um campo Sim/No em um formulrio. Isso poder ocorrer se a operao de exportao for iniciada no Painel de Navegao ou no modo Formulrio. Para resolver o problema, abra o formulrio no modo Folha de Dados antes de exportar os dados.

Indicadores de erros ouMarque as clulas de indicadores de erros (tringulos verdes nos valores de erros cantos) ou valores de erros (seqncias de caracteres que comeam com o caractere # no lugar dos dados apropriados). Importar ou vincular a uma lista do SharePoint Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Imprimir Se o seu departamento ou grupo de trabalho utiliza o Windows SharePoint Services 2.0, ou posterior, para a comunicao e colaborao entre seus integrantes, talvez voc encontre situaes nas quais necessrio trabalhar com algumas listas do SharePoint no Microsoft Office Access 2007, para aproveitar seus recursos avanados de consulta e relatrio. Se voc no estiver familiarizado com o Windows SharePoint Services e quiser saber mais, consulte a home page do Windows SharePoint Services. Siga o link na seo Consulte Tambm deste artigo. possvel trazer uma lista para o Office Access 2007 de duas maneiras importando a lista ou vinculando-a. Este artigo descreve as etapas para a importao e para a vinculao a uma lista do SharePoint. O que deseja fazer?

Importar uma lista do SharePoint Vincular a uma lista do SharePoint Importar uma lista do SharePoint A importao de uma lista do SharePoint cria uma cpia da lista no banco de dados do Access. Durante a operao de importao, possvel especificar as listas que deseja

copiar e, para cada lista selecionada, voc pode especificar se quer importar a lista inteira ou apenas um modo de exibio especfico. A operao de importao cria uma tabela no Access e, em seguida, copia as colunas e itens da lista (ou modo de exibio) de origem para essa tabela, como campos e registros. Encontre links para obter mais informaes sobre tabelas e como um banco de dados est estruturado na seo Consulte Tambm. Ao final da operao de importao, voc pode escolher salvar os detalhes da operao de importao como uma especificao. Uma especificao de importao o ajudar a repetir a operao de importao posteriormente, sem a necessidade de consultar sempre o Assistente de Importao. Cenrios comuns para a importao de uma lista para o Access Geralmente, uma lista do SharePoint importada para um banco de dados do Access por estes motivos:

Voc deseja mover permanentemente uma lista, como Contatos, para o banco de dados do Access, porque no necessita mais dessa lista no site do SharePoint. possvel importar a lista para o Access e, em seguida, exclu-la do site do SharePoint. Seu departamento ou grupo de trabalho utiliza o Access, mas voc ocasionalmente direcionado(a) para uma lista do SharePoint para obter dados adicionais que devem ser mesclados em um dos bancos de dados com os quais trabalha. As etapas a seguir explicam como importar uma lista do SharePoint para um banco de dados. Preparar para a operao de importao

1. Localize o site do SharePoint que contm as listas que deseja copiar, e anote o endereo do site. Um endereo de site vlido inicia com http://, seguido do nome do servidor, e termina como o caminho para o site especfico no servidor. 2. Identifique as listas que deseja copiar para o banco de dados e, em seguida, decida se quer a lista inteira ou apenas um modo de exibio especfico. Voc pode importar vrias listas em uma nica operao de importao, mas possvel importar apenas um modo de exibio de cada lista. Se necessrio, crie um modo de exibio que contenha apenas as colunas e itens que desejar. OBSERVAO No possvel importar pesquisas ou discusses. 3. Revise as colunas na lista ou no modo de exibio de origem. A tabela a seguir explica algumas consideraes a serem lembradas durante a importao de elementos diferentes. ELEMENTO Colunas CONSIDERAES O Access no oferece suporte para mais de 256 campos em uma tabela, portanto, importa apenas as primeiras 256 colunas. Para evitar esse problema, crie um modo de exibio e adicione a ele apenas as colunas que

desejar, certificando-se de que o nmero total de colunas no exceda 256. Pastas Cada pasta na lista ou no modo de exibio do SharePoint aparece como um registro na tabela do Access. Os itens dentro de uma pasta tambm so exibidos como registros, imediatamente abaixo do registro correspondente a essa pasta. deSe uma coluna de origem pesquisa valores em outra lista, h duas opes:

Colunas pesquisa

Importar os valores exibidos como parte do prprio campo. Nesse caso, no necessrio importar a lista relacionada. Forar o campo de destino a pesquisar em outra tabela. Nesse caso, se o banco de dados no contiver uma tabela que possa fornecer os valores de pesquisa, ser necessrio tambm importar a lista relacionada.

OBSERVAO Uma coluna de origem do tipo Pessoa ou Grupo um tipo especial de coluna de pesquisa. Ela pesquisa valores na lista Informaes do Usurio, portanto, necessrio que voc decida se deseja importar a lista Informaes do Usurio junto com outras listas. Colunas calculadas Os resultados em uma coluna calculada so copiados para um campo cujo tipo de dados depende do tipo de dados do resultado calculado. A expresso que executa o clculo no copiada. A coluna de anexos da lista copiada para um campo denominado Anexos. O Access no cria automaticamente relaes entre tabelas, ao final de uma operao de importao. necessrio criar manualmente as relaes entre as vrias tabelas novas e existentes usando as opes na guia Relaes. Para exibir a guia Relaes: Na guia Ferramentas de Bancos de Dados, no grupo Mostrar/ocultar, clique em Relaes. Colunas comUma coluna do tipo opo ou pesquisa pode conter mltiplos valores. mltiplos valores Quando voc importa uma coluna que oferece suporte para mltiplos valores, o Access cria uma coluna que tambm oferece suporte para mltiplos valores. Para saber mais sobre os campos com mltiplos valores no Access, siga os links na seo Consulte Tambm deste artigo. Formatao emAs colunas que contm formatao em rich text so importadas para o rich text Access como campos Memorando. A propriedade Formato do texto do campo Memorando definida como Rich Text, e a formatao preservada. 4. Identifique o banco de dados para o qual deseja importar as listas. Certifique-se de que voc tenha as permisses necessrias para adicionar dados ao banco de dados. Se no desejar armazenar os dados em qualquer um dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco clicando no Boto do Microsoft Office e clicando em Novo..

Anexos Relaes

5. Revise as tabelas no banco de dados. A operao de importao cria uma tabela com o mesmo nome da lista do SharePoint. Se o nome j estiver sendo usado, o Access acrescenta "1" ao nome da nova tabela por exemplo, Contatos1. (Caso Contatos1 j esteja sendo usado, o Access criar Contatos2, e assim sucessivamente.) OBSERVAO O Access nunca substitui uma tabela no banco de dados como parte de uma operao de importao, e voc no pode acrescentar o contedo de uma lista ou modo de exibio a uma tabela existente. Importar os dados 1. Abra o banco de dados de destino. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Lista do SharePoint. 2. No assistente, especifique o endereo do site de origem. 3. Clique em Importar os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual e, em seguida, clique em Avanar. 4. Na lista exibida pelo assistente, selecione as listas que deseja importar. 5. Na coluna Itens a importar, selecione o modo de exibio que deseja para cada lista selecionada. Escolha um modo de visualizao Todos os Elementos (por exemplo, Todos os Itens, Todos os Contatos ou Todos os documentos) para importar a lista inteira. 6. A caixa de seleo com a etiqueta Importar valores de exibio, em vez de identificaes, para campos que pesquisam valores armazenados em outra lista controla quais dados so importados para colunas de pesquisa nas listas selecionadas. Execute um dos seguintes procedimentos: Se desejar importar os valores de exibio como parte do prprio campo, marque a caixa de seleo. Nesse caso, o campo no pesquisar valores em outra tabela. Se desejar que o campo de destino pesquise valores em outra tabela, desmarque a caixa de seleo. Isso copiar as identificaes das linhas dos valores de exibio para o campo de destino. As identificaes so necessrias para definir um campo de pesquisa no Access. Ao importar identificaes, necessrio importar as listas que fornecem atualmente os valores para as colunas de pesquisa (a menos que o banco de dados de pesquisa j tenha tabelas que possam atuar como tabelas de pesquisa). OBSERVAO importante lembrar que a operao de importao coloca as identificaes no campo correspondente, mas no define todas as propriedades necessrias para fazer o campo funcionar como uma campo de pesquisa. As etapas para definir as propriedades de pesquisa desse campo so descritas em Definir campos de pesquisa, na seo Tarefas relacionadas neste artigo. 8. Clique em OK. O Access importa as listas e, em seguida, exibe o status da operao na ltima pgina do assistente. Se voc pretende repetir a operao de importao, salve os detalhes como uma especificao de importao. V para as prximas etapas para concluir essa tarefa. Salvar as configuraes da importao como uma especificao 1. Na tela final do assistente, marque a caixa de seleo Salvar Etapas de Importao. 7.

Um conjunto de controles adicionais exibido. 2. Na caixa Salvar como, digite um nome para a especificao de importao. Como alternativa, digite uma descrio na caixa Descrio. 3. Se quiser executar a operao em intervalos fixos (como uma vez por semana ou uma vez por ms), marque a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook. Isso cria uma tarefa no Microsoft Office Outlook 2007 que permite executar a especificao. 4. Clique em Salvar Importao. Configurar a tarefa do Outlook Se voc marcou a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook no procedimento anterior, o Access iniciar o Outlook e exibir uma nova tarefa. Siga estas etapas para configurar a tarefa. OBSERVAO Caso o Outlook no esteja instalado, o Access exibir uma mensagem de erro. Se o Outlook no estiver configurado adequadamente, o Assistente de Configurao do Outlook ser iniciado. Siga as instrues no assistente para configurar o Outlook. 1. Na janela Importar-Nome-Tarefa do Outlook, verifique e modifique as configuraes da tarefa, como Data de concluso e Lembrete. Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrncia. Essa figura mostra o agendador de tarefas com algumas configuraes comuns:

Para obter informaes sobre o agendamento de tarefas do Outlook, consulte o artigo Programar uma operao de importao ou exportao. 2. Quando terminar as configuraes, clique em Salvar e Fechar. Executar uma tarefa salva 1. No Painel de Navegao do Outlook, clique em Tarefas e, em seguida, clique duas vezes na tarefa que deseja executar. 2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importao . 3. Volte para o Access e, em seguida, abra a tabela importada no modo Folha de Dados. Certifique-se de que todos os campos foram importados e que no haja erros. Alterne para o modo Design para revisar o tipo de dados e outras propriedades de campo.

Tarefas relacionadas Depois de concluir a operao de importao, considere a execuo de algumas tarefas adicionais: Verificar os tipos de dados O Access seleciona o tipo de dados adequado para o cada campo correspondente a uma coluna de origem. Para ver uma lista de como os tipos de dados do Access e do Windows SharePoint Services so mapeados entre si durante a importao ou a vinculao e quais configuraes de campo so importadas para cada tipo de dados, consulte Como os tipos de dados do Windows SharePoint Services so mapeados para os tipos de dados do Access posteriormente neste artigo. Investigar campos adicionais Dependendo do tipo de lista na qual a tabela est baseada, tambm possvel notar a presena de alguns campos adicionais (como Editar, Modificado e Tipo). Para obter mais informaes sobre esses campos e as informaes que eles contm, consulte a Ajuda do Windows SharePoint Services. Se no precisar desses campos no banco de dados do Access, exclua-os com segurana. Definir campos de pesquisa Se voc importou identificaes para colunas de pesquisa, ser necessrio definir manualmente as propriedades de pesquisa dos campos correspondentes. 1. No modo Design, na lista Tipo de dados do campo, clique em Assistente de pesquisa. 2. No assistente, aceite a seleo padro (Quero que a coluna de pesquisa procure valores em uma tabela ou consulta) e, em seguida, clique em Avanar. 3. Selecione a tabela ou consulta que fornecer os valores de pesquisa para o campo e clique em Avanar. OBSERVAO Essa tabela pode ser uma tabela recm importada ou uma tabela existente. 4. No painel Lista de Campos, selecione o campo de identificao que contenha os valores de exibio e, em seguida, clique em Avanar. 5. Especifique uma ordem de classificao e clique em Avanar. 6. Clique em Concluir. INCIO DA PGINA Vincular a uma lista do SharePoint A vinculao permite conectar a dados em outro programa, sem importar essas informaes, de modo que possvel visualizar e editar os dados mais recentes no programa original e no banco de dados do Access, sem a necessidade de criar e manter uma cpia dos dados no Access. Se no desejar copiar uma lista do SharePoint para o banco de dados do Access, mas preferir executar consultas e gerar relatrios com base no contedo dessa lista, vincule em vez de importar. Quando voc vincula a uma lista do SharePoint, o Access cria uma nova tabela, geralmente chamada de tabela vinculada, que reflete a estrutura e o contedo da lista de origem. Ao contrrio da importao, a vinculao cria um vnculo somente para a lista, e no para modos de exibio especficos da lista. A vinculao mais complexa do que a importao em dois aspectos:

Adio e atualizao de dados possvel fazer alteraes nos dados navegando at o site do SharePoint ou trabalhando no modo Folha de Dados ou Formulrio no Access. As alteraes realizadas em um local sero refletidas em outro. No entanto, se desejar realizar alteraes estruturais, como remover ou alterar uma coluna, ser necessrio fazer isso abrindo a lista no site do SharePoint. No possvel adicionar, excluir ou modificar os campos em uma tabela vinculada enquanto estiver trabalhando no Access.

Tabelas de pesquisa Quando voc vincula a uma lista do SharePoint, o Access cria automaticamente tabelas vinculadas para listas de pesquisa (a menos que as listas de pesquisa j estejam vinculadas ao banco de dados). Se as listas de pesquisa contiverem colunas que pesquisam em outras listas, essas listas tambm sero includas na operao, de modo que a lista de pesquisa de cada tabela vinculada tem uma tabela vinculada correspondente no banco de dados. O Access tambm cria relaes entre essas duas tabelas vinculadas. Cenrios comuns para a vinculao a uma lista do SharePoint Geralmente, uma lista do SharePoint vinculada de um banco de dados do Access por estes motivos:

Seu departamento ou grupo de trabalho usa o Access para relatrios e consultas requintadas, e usa o Windows SharePoint Services para a colaborao e a comunicao da equipe. As equipes criam listas para controlar vrios itens (como contatos e problemas), mas, geralmente, esses dados das listas devem ser trazidos para um banco de dados para agregao e relatrios. A vinculao a opo adequada, porque permite aos usurios do site do SharePoint e do banco de dados adicionar e atualizar dados, visualizando e trabalhando sempre com os dados mais recentes. Voc usurio do Access, e apenas recentemente, comeou a utilizar o Windows SharePoint Services. Migrou vrios dos seus bancos de dados para o site do SharePoint da equipe, e a maioria dessas tabelas nesses bancos de dados so tabelas vinculadas. De agora em diante, em vez de criar tabelas locais, voc criar listas do SharePoint e vincular a essas listas a partir dos bancos de dados. Voc deseja continuar armazenando listas nos sites do SharePoint, mas tambm quer trabalhar com os dados mais recentes no Access para executar consultas e imprimir relatrios. Preparar para vincular a uma lista do SharePoint

1. Localize o site do SharePoint que tem as listas s quais deseja vincular, e anote o endereo do site Um endereo de site vlido inicia com http://, seguido do nome do servidor, e termina com o caminho para o site especfico no servidor. 2. Identifique as listas s quais deseja vincular. Voc pode vincular a mltiplas listas em uma nica operao de vinculao, mas no possvel vincular a um modo de exibio especfico de qualquer lista. OBSERVAO possvel tambm vincular a pesquisas ou discusses 3. Revise as colunas na lista de origem. A tabela a seguir explica algumas consideraes a serem lembradas durante a importao de elementos diferentes.

ELEMENTO Colunas

CONSIDERAES O Access no oferece suporte para mais de 256 campos em uma tabela, portanto, a tabela vinculada inclui somente as primeiras 256 colunas. Cada pasta na lista do SharePoint aparece como um registro na tabela do Access. Os itens dentro de uma pasta tambm so exibidos como registros, imediatamente abaixo do registro correspondente a essa pasta. deSe uma coluna de origem pesquisa valores em outra lista, e a lista relacionada ainda no est no banco de dados, o Access cria automaticamente tabelas vinculadas para as listas relacionadas. OBSERVAO Uma coluna de origem do tipo Pessoa ou Grupo um tipo especial de coluna de pesquisa que pesquisa valores na lista Informaes do Usurio. Se voc vincular a uma lista que contenha uma coluna Pessoa ou Grupo, o Access automaticamente cria uma tabela vinculada para a lista Informaes do Usurio. Os resultados em uma coluna calculada so exibidos no campo correspondente, mas no possvel visualizar ou modificar a frmula no Access. A coluna de anexos da lista exibida como um campo nomeado como Anexos.

Pastas

Colunas pesquisa

Colunas calculadas

Anexos

Colunas As colunas somente leitura em uma lista do SharePoint continuaro a ser somente leitura somente leitura no Access. Alm disso, poder no ser possvel adicionar, excluir ou modificar colunas no Access. Colunas comUma coluna do tipo Opo ou Pesquisa pode conter mltiplos valores. Para mltiplos valores essas colunas, a operao de vinculao cria campos que oferecem suporte para mltiplos valores. As colunas de pesquisa com mltiplos valores so criadas na tabela vinculada, se a coluna de origem for do tipo Pesquisa. 4. Identifique o banco de dados no qual deseja criar as tabelas vinculadas. Certifique-se de que voc tenha as permisses necessrias para adicionar dados ao banco de dados. Se no quiser armazenar os dados em qualquer um dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em brancos. Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Novo.

5. Revise as tabelas no banco de dados. Quando voc importa uma lista do SharePoint, criada uma tabela com o mesmo nome da lista de origem. Se o nome j estiver sendo usado, o Access acrescentar "1" ao nome da nova tabela por exemplo, Contatos1. (Caso Contatos1 j esteja sendo usado, o Access criar Contatos2, e assim sucessivamente.) As mesmas regras se aplicam s listas relacionadas. OBSERVAO medida que prosseguir, lembre-se que o Access nunca substitui uma tabela no banco de dados como parte de uma operao de importao. Alm disso, voc no pode acrescentar o contedo de uma lista do SharePoint a uma tabela existente.

Vincular aos dados 1. Abra o banco de dados de destino. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Lista do SharePoint. 2. No assistente, especifique o endereo do site de origem. 3. Clique em Vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada e, em seguida, clique em Avanar. O assistente exibe as listas disponveis para vinculao. 4. Selecione as listas s quais deseja vincular e clique em OK. OBSERVAO Caso algumas das listas j estejam vinculadas ao banco de dados atual, as caixas de seleo correspondentes a essas listas sero selecionadas. Se voc desejar remover vnculos neste momento, desmarque as caixas de seleo dos vnculos que deseja remover. Do contrrio, deixe as caixas de seleo marcadas para preservar os vnculos. O Access tenta criar tabelas vinculadas, para as listas que voc selecionou durante esta operao e para cada uma das listas relacionadas. Alm disso, o Access tenta atualizar as tabelas vinculadas correspondentes s listas que foram selecionadas no assistente. O Access tambm cria relaes entre as tabelas. OBSERVAO Ao contrrio da operao de importao, uma operao de vinculao mantm as configuraes das propriedades de pesquisa entre um campo de pesquisa e a tabela relacionada. No necessrio definir manualmente as propriedades do campo de pesquisa no modo Design da tabela. 5. Revise as novas tabelas vinculadas no modo Folha de Dados. Certifique-se de que todos os campos e registros sejam exibidos corretamente. OBSERVAO O Access seleciona o tipo de dados correto para cada campo que corresponde a uma coluna de origem. Para ver uma lista de como os tipos de dados do Access e do Windows SharePoint Services esto mapeados entre si, consulte a seo Como os tipos de dados do Windows SharePoint Services so mapeados para os tipos de dados do Access neste artigo. importante observar que sempre que voc abre uma tabela vinculada ou uma lista de origem, visualizar os dados mais recentes exibidos nela. No entanto, as alteraes estruturais realizadas em uma lista no sero refletidas automaticamente em uma tabela vinculada. Para atualizar uma tabela vinculada aplicando a estrutura da lista mais recente, clique com o boto direito do mouse na tabela do Painel de Navegao, aponte para Opes de lista do SharePoint e, em seguida, clique em Atualizar lista. Como os tipos de dados do Windows SharePoint Services so mapeados para os tipos de dados do Access A tabela a seguir lista como o Access decide os tipos de dados dos campos na tabela importada, durante a importao ou vinculao a uma lista do SharePoint.

TIPO DE TIPO DADOS DO DADOS WINDOWS ACCESS SHAREPOINT SERVICES Identificao

DE CONFIGURAES DO IMPORTANTES PROPRIEDADE

ANOTAES DE

AutoNumerao Tamanho do Campo InteiroSomente leitura. Longo Novos Valores Incremento Indexedo Sim (Duplicao no autorizada)

Linha texto

nica

deTexto

Tamanho do Campo

255

Valor Padro Reflete a configurao Valor padro no Windows SharePoint Services. Regra de validao Reflete o conjunto de valores para as propriedades Mn e Mx no Windows SharePoint Services.

Texto com vriasMemorando linhas

Obrigatrio Reflete aO Access pode exibir configurao Obrigatrio noat 64 KB de dados em Windows SharePoint Services. uma caixa de texto. Se o campo contiver mais Valor padro Reflete ado que 64 KB de texto, configurao Valor padro noos resultados exibidos Windows SharePoint Services. ficaro truncados. A propriedade Nmero de linhas a exibir ignorada.

Nmero

Nmero

Tamanho do Campo

Duplo

Casas decimais Reflete a configurao Nmero de casas decimais no Windows SharePoint Services. Valor padro Reflete a configurao Valor padro no Windows SharePoint Services. Obrigatrio Reflete a configurao Obrigatrio no Windows SharePoint Services. Regra de validao Reflete os valores definidos para as propriedades Mn e Mx no Windows SharePoint Services.

Moeda

Moeda

Valor padro Reflete a configurao Valor padro no Windows SharePoint Services. Casas decimais Reflete a configurao Nmero de casas decimais no Windows SharePoint Services. Regra de validao Reflete os valores definidos para as propriedades Mn e Mx no Windows SharePoint Services. Formato Reflete a configurao de formato Moeda no Windows SharePoint Services. Obrigatrio Reflete a configurao Obrigatrio no Windows SharePoint Services.

Data ou Hora

Data/Hora

Obrigatrio Reflete a configurao Obrigatrio no Windows SharePoint Services. A propriedade Formato ser definida como Data abreviada, se o formato de Data e Hora for definido como S Data no Windows SharePoint Services. Caso contrrio, a propriedade Formato ficar em branco.

Pesquisa eNmero Pessoa ou Grupo Memorando

ouTamanho do Campo InteiroDurante a importao, o longo (se o tipo de dados fortipo de dados depende Nmero) de voc estar As propriedades a seguir sorecuperando ou definidas apenas durante aidentificaes vinculao de uma lista: valores de exibio. Ao vincular, o tipo de dados Exibir controle Caixa de dessas colunas combinao definido como Nmero. Obrigatrio No Tipo linha de origem Tabela/Consulta da

Origem da linha SELECT ID, <Campo Pesquisa> FROM <Tabela de Pesquisa> Classificar Por<Campo Pesquisa>; Coluna acoplada 1

Nmero de colunas

2 No

Cabealhos das colunas Larguras das colunas Linhas da lista Largura da lista 8 0

Automtico Sim 255

Limitar a uma lista Opo (nica) Texto Tamanho do Campo

Valor padro Reflete a configurao Valor padro no Windows SharePoint Services. Exibir controle combinao Caixa de Lista

Tipo de origem da linha de valores

Origem da linha ="<opo 1>";"<opo 2>";..."<opo n>" Opo (vrias) Texto Controle de exibio texto Caixa deAs configuraes Opes, Exibir opes e Permitir Valor padro Reflete ausando de configurao Valor padro noopes preenchimento no Windows SharePoint Services. Windows SharePoint Obrigatrio Reflete a Services so ignoradas. configurao Obrigatrio no Windows SharePoint Services. Permitir mltiplos Sim/No Sim/No valores Sim Caixa de

Controle de exibio seleo

Valor padro Reflete a configurao Valor padro no Windows SharePoint Services. Hiperlink Hiperlink Obrigatrio Reflete aA configurao configurao Obrigatrio noFormatar URL como Windows SharePoint Services. SharePoint ignorada.

Anexo Calculado

Anexo Depende do tipo de dados do valor resultante A frmula ignorada. Somente leitura em uma tabela vinculada.

Rich Text

Memorando

Controle de exibio texto

Caixa deO Access pode exibir at 64 KB de dados em uma caixa de texto. Os Obrigatrio Reflete aresultados exibidos configurao Obrigatrio noficaro truncados, caso Windows SharePoint Services. o campo contenha mais do que 64 KB de texto. Formato de texto Rich Text A configurao Nmero de linhas a exibir no Windows SharePoint Services ignorada. Controle de exibio texto Caixa deSomente leitura.

Rich aprimorado

textMemorando

O Access pode exibir Obrigatrio Reflete aat 64 KB de dados em configurao Obrigatrio nouma caixa de texto. Os exibidos Windows SharePoint Services. resultados ficaro truncados, caso Formato de texto Rich Text o campo contenha mais do que 64 KB de texto. A configurao Nmero de linhas a exibir no Windows SharePoint Services ignorada.

Exportar uma tabela ou consulta para um site do SharePoint Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Imprimir Se os membros do seu departamento ou grupo de trabalho utilizam o Windows SharePoint Services 2.0 ou posterior para comunicao e colaborao mtua, talvez voc encontre cenrios nos quais alguns dados no seu banco de dados do Access devam ser disponibilizados em um ou mais sites do SharePoint. Quando voc precisar mover alguns dados do Microsoft Office Access 2007 de maneira temporria ou permanente para um site do SharePoint, voc pode export-los do banco de dados do Access para o site. Quando voc exporta os dados, o Access cria uma cpia da tabela ou objeto de banco de dados de consulta selecionado, e armazena a cpia como uma lista. importante lembrar que a lista exportada no refletir as alteraes feitas tabela de origem ou consulta aps a operao de exportao. Se voc no estiver familiarizado com o Windows SharePoint Services e quiser saber mais, consulte a home page do Windows SharePoint Services. Siga o link na seo Consulte tambm deste artigo. Neste artigo

Cenrios comuns de exportao de dados para um site do SharePoint Exportar uma tabela ou consulta para um site do SharePoint

Como os tipos de dados do Windows SharePoint Services so mapeados para os tipos de dados do Access Cenrios comuns de exportao de dados para um site do SharePoint Voc exporta uma tabela ou consulta para um site do SharePoint por vrios motivos, incluindo:

Voc est comeando a usar o Windows SharePoint Services, e percebe que ser mais fcil para todos se algumas tabelas do seu banco de dados tambm existirem como listas do SharePoint. Quando se deseja compartilhar dados com a equipe, trabalhar com as listas do SharePoint pode ser mais fcil do que trabalhar dentro de um banco de dados. As listas tambm podem ser mais fceis para navegao e edio por usurios principiantes. Alm disso, pode-se tirar proveito de vrios recursos Windows SharePoint Services 3.0, como receber uma notificao quando uma lista for modificada, atribuir e coordenar tarefas associadas a uma lista, e trabalhar off-line. Voc deseja compartilhar dados entre o Access e um site do SharePoint continuamente, porm os dados esto atualmente armazenados no Access. Para exibir e editar os dados mais recentes, seja por meio do Access ou do site do SharePoint, voc dever primeiramente exportar os dados como uma lista e, em seguida, vincul-lo a partir do banco de dados do Access. Voc usa consultas em um banco de dados do Access para gerar relatrios de status dirios ou semanais, e voc deseja lanar os resultados em um de seus sites em intervalos regulares. Se o Microsoft Office Outlook 2007 estiver instalado, possvel otimizar a operao de exportao para lanar os resultados da consulta no site em intervalos regulares. Este tpico apresenta as etapas para exportao de dados como uma lista para o Windows SharePoint Services . Para obter ajuda sobre vinculao a um a lista do SharePoint a partir do Access, consulte Importar ou vincular a uma lista do SharePoint. INCIO DA PGINA Exportar uma tabela ou consulta para um site do SharePoint A maneira mais fcil de exportar dados para um site do SharePoint executar o Assistente para Exportao. Aps executar o assistente, voc pode salvar suas configuraes as informaes fornecidas quando o assistente foi executado como uma especificao de exportao. Voc poder, posteriormente, executar a operao de exportao sem ter que fornecer a entrada novamente. As etapas nesta seo explicam como preparar a exportao, exportar os dados e salvar as configuraes como uma especificao. Preparar a operao

1. Localizar o banco de dados contendo a tabela ou consulta que voc deseja exportar. Ao exportar uma consulta, as linhas e colunas nos resultados da consulta so exportados como itens e colunas de lista. No possvel exportar um formulrio nem um relatrio. OBSERVAO Voc pode exportar somente um objeto de cada vez. 2. Identifique o site do SharePoint onde a lista ser criada.

Um endereo de site vlido comea com http:// seguido do nome do servidor, e termina com o caminho para o site especfico no servidor. Por exemplo, o seguinte endereo vlido: http://adatum/AnalysisTeam 3. Verifique se voc tem as permisses necessrias para criar uma lista em um site do SharePoint. Entre em contato com o administrador do servidor se voc no tiver certeza sobre as permisses. A operao de exportao cria uma nova lista com o mesmo nome do objeto de origem a partir do Access. Se o site do SharePoint j tiver uma lista com esse nome, voc ser solicitado a especificar um nome diferente para a nova lista. OBSERVAO No possvel sobrescrever nem acrescentar dados a uma lista existente. 4. Verifique os campos na tabela ou consulta de origem. A tabela a seguir explica como determinados elementos so importados, e se existe a necessidade de uma ao adicional em casos especficos. ELEMENTO SOLUO

Campos e registros Todos os campos e registros na tabela ou consulta so exportados, inclusive campos ocultos na folha de dados. As configuraes de filtro so ignoradas durante a operao de exportao. Anexos Se o objeto de origem tiver mais de uma coluna de anexo, voc dever remover todos as colunas de anexo, menos uma. Isso porque uma lista do SharePoint pode dar suporte a somente uma coluna de anexo. Se o objeto de origem tiver mais de uma coluna dessa, o Access exibir uma mensagem que solicita a remoo de todas as colunas de anexo, menos uma, antes do incio da operao. Para resolver isso, pode-se copiar qualquer coluna de anexo adicional para outros objetos do Access e, em seguida, export-la para outras listas do SharePoint.

Campos de pesquisaOs valores exibidos em campos de pesquisa de um nico valor so com valor nico ouexportados como campos de Opo na lista do SharePoint. Se o campo de origem der suporte a vrios valores, criado na lista do SharePoint vrios valores um campo de Opo que permite vrias selees OBSERVAO Um campo de Opo em uma lista do SharePoint pode consistir em apenas uma nica coluna. Se o campo de pesquisa de origem contiver vrias colunas, os valores em todas as colunas sero combinados em uma nica coluna. Campos calculadosOs resultados em colunas calculadas so copiados para um campo cujo de consulta tipo de dados depende do tipo de dados do resultado calculado. A expresso por trs dos resultados no copiada. Campos Objeto OLE Os campos Objeto OLE so ignorados durante a operao de

exportao 5. Se o banco de dados de origem ainda no estiver aberto, abra-o e v para o prximo conjunto de etapas. Exportar os dados

1. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Lista do SharePoint. O Assistente de Exportao iniciado 2. Na caixa Especifique um site do SharePoint, insira o endereo do site de destino. 3. Na caixa Especifique o nome da nova lista do SharePoint, insira um nome para a nova lista. Se o objeto de origem no banco de dados tiver o mesmo nome que a lista no site do SharePoint, especifique um nome diferente 4. Opcionalmente, insira uma descrio da nova lista na caixa Descrio e marque a caixa de seleo Abrir a lista quando terminar. 5. Clique em OK para iniciar o processo de exportao. 6. O Access cria uma lista no site do SharePoint e, em seguida, exibe o status da operao na ltima pgina do assistente. Quando a operao de exportao estiver concluda, voc pode fechar o assistente ou salvar as etapas de exportao como uma especificao. Alm disso, durante a operao, o Windows SharePoint Services seleciona o tipo de dados correto para cada coluna, com base no campo de origem correspondente. Para ver uma lista de como os tipos de dados do Access e do Windows SharePoint Services so mapeados entre si quando voc exporta dados e quais configuraes de campo so exportadas para cada tipo de dados, consulte a seo Como os tipos de dados do Windows SharePoint Services so mapeados para os tipos de dados do Access, posteriormente neste artigo. Salvar a especificao 1. Na pgina final do assistente, marque a caixa de seleo Salvar Etapas de Exportao. Um conjunto de controles adicionais exibido. 2. Na caixa Salvar como digite um nome para a especificao da exportao. Opcionalmente, digite uma descrio na caixa Descrio. 3. Para executar a operao em intervalos fixos, como uma vez por semana ou uma vez por ms, marque a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook. Isso criar uma tarefa do Office Outlook 2007 que permitira a execuo da especificao posteriormente. 4. Clique em Salvar Exportao.

Configurar a tarefa do Outlook Se voc marcou a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook no procedimento anterior, o Access iniciar o Outlook e exibir uma nova tarefa. Use as etapas a seguir para configurar a tarefa. OBSERVAO Se o Outlook no estiver instalado, o Access exibir uma mensagem de erro. Se o Outlook no estiver configurado corretamente, o Assistente para Inicializao do Outlook ser iniciado. Siga as instrues do assistente para configurar o Outlook. 1. Na janela Exportar-Nome-Tarefa do Outlook, verifique e modifique as configuraes da tarefa, como Data de concluso e Lembrete. Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrncia. A figura a seguir mostra o agendador de tarefas com algumas configuraes comuns:

Para obter informaes sobre o agendamento de tarefas do Outlook, consulte o artigo Programar uma operao de importao ou exportao. 2. Quando terminar as configuraes, clique em Salvar e Fechar. Executar uma tarefa salva 1. No Painel de Navegao do Outlook, clique em Tarefas e, em seguida, clique duas vezes na tarefa que deseja executar. 2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importao na barra de ferramentas. . 3. Navegue at o site do SharePoint e, em seguida, abra a nova lista recm-criada. Certifique-se de que todos os campos e registros foram exportados com xito e de que no ocorreram erros. O Windows SharePoint Services seleciona o tipo de dados correto para cada coluna com base no campo de origem correspondente. Para exibir uma lista de como os tipos de dados do Access e Windows SharePoint Services mapeiam uns aos outros quando os dados so exportados, e quais as configuraes de campo so exportadas para cada tipo, consulte a prxima seo. INCIO DA PGINA

Como os tipos de dados do Windows SharePoint Services so mapeados para os tipos de dados do Access A tabela a seguir mostra como o Access identifica os tipos de dados das colunas na lista exportada quando uma tabela ou consulta exportada. TIPO DADOS ACCESS DE TIPO DE CONFIGURAES DE ANOTAES DO DADOS DO PROPRIEDADES DO CAMPO PADRO WINDOWS SHAREPOINT SERVICES Linha nica deNome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access. texto Descrio Reflete a configurao de Descrio no Access. Obrigatrio Reflete a configurao de Obrigatrio no Access. Nmero mximo de caracteres Reflete a configurao de Tamanho do Campo no Access. Valor Padro Reflete a configurao de Valor Padro no Access, se no se tratar de uma expresso. Do contrrio, ficar em branco. Adicionar Exibio Padro Memorando Sim

Texto

Texto com vriasNome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access. linhas Descrio Reflete a configurao de Descrio no Access. Obrigatrio Reflete a configurao de Obrigatrio no Access. Nmero de Linhas a Exibir Adicionar Exibio Padro 5 Sim

Nmero

Nmero

Nome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access. Descrio Reflete a configurao de Descrio no Access. Obrigatrio Reflete a configurao de Obrigatrio no Access. Mn Mx Em branco Em branco

A tabela a seguir ilustra como a propriedade Nmero de casas decimais definida de acordo com a configurao Casas Decimais no Access. CONFIGURAO CONFIGURAO DO ACCESS DO WINDOWS SHAREPOINT SERVICES Automtica 0-5 6-15 Automtica 0-5 5

Valor Padro Reflete a configurao de Valor Padro no Access, se no se tratar de uma expresso. Do contrrio, fica em branco. Adicionar Exibio Padro Sim Mostrar como porcentagem Sim, caso a propriedade Formato esteja definida como Porcentagem. Data/Hora Data ou Hora Nome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access Descrio Reflete a configurao de Descrio no Access Obrigatrio Reflete a configurao de Obrigatrio no Access Formato de data e hora Definido como Somente Data se a propriedade Formato for definida como Data Abreviada. Do contrrio, definida como Data & Hora. Tipo de Calendrio Definido como Islmico se a opo Usar calendrio Islmico estiver marcada. Do contrrio, definido como Gregoriano.

A tabela a seguir ilustra como a propriedade Valor Padro est definida de acordo com a configurao Valor Padro no Access. CONFIGURAO CONFIGURAO DO ACCESS DO WINDOWS SHAREPOINT

SERVICES =Date() Data de Hoje

Campo definido Campo definido como uma data como uma data especfica especfica

Adicionar Exibio Padro Moeda Moeda

Sim

Nome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access. Descrio Reflete a configurao de Descrio no Access. Obrigatrio Reflete a configurao de Obrigatrio no Access. Mn Mx Em branco Em branco

A tabela a seguir ilustra como a propriedade Nmero de casas decimais est definida de acordo com a configurao Casas Decimais no Access. CONFIGURAO CONFIGURAO DO ACCESS DO WINDOWS SHAREPOINT SERVICES Automtica 0-5 6-15 Automtica 0-5 5

Valor Padro Reflete a configurao de Valor Padro no Access, se no se tratar de uma expresso. Do contrrio, fica em branco. Adicionar Exibio Padro Sim Tipo de Moeda Reflete a configurao de Formato no Access. AutoNumerao Nmero Nome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access. Descrio Reflete a configurao de

Descrio no Access. Obrigatrio Reflete a configurao de Obrigatrio no Access. Mn Mx Em branco Em branco Automtico Sim

Nmero de casas decimais Adicionar Exibio Padro

AutoNumerao Linha nica deNome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access. quando atexto propriedade Reflete a configurao de Reflete a Tamanho do configurao de Descrio no Access. Campo for Obrigatrio Reflete a configurao de definida como Obrigatrio no Access. Cdigo de Replicao Nmero mximo de caracteres 38 Valor Padro Em branco Sim

Adicionar Exibio Padro Sim/No Sim/No

Nome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access. Descrio Reflete a configurao de Descrio no Access. Valor Padro Reflete a configurao de Valor Padro no Access, se no se tratar de uma expresso. Do contrrio, fica em branco. Adicionar Exibio Padro Sim

Objeto OLE

O campo no exportado Hiperlink Nome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access. Descrio Reflete a configurao de Descrio no Access. Obrigatrio Reflete a configurao de Obrigatrio no Access. Formatar URL como Hiperlink Sim

Hiperlink

Adicionar Exibio Padro Anexo Anexo

Nome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access.

Descrio Reflete a configurao de Descrio no Access. Obrigatrio Reflete a configurao de Obrigatrio no Access. Adicionar Exibio Padro Campos comOpo vrios valores Sim

Nome da Coluna Reflete a configurao de Nome do Campo no Access. Descrio Reflete a configurao de Descrio no Access. Obrigatrio Reflete a configurao de Obrigatrio no Access. Adicionar Exibio Padro Sim

Usar uma tabelha ou consulta como uma fonte de dados de mala direta Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Imprimir Voc pode criar uma operao de mala direta usando o Assistente de Mala Direta do Microsoft Word. Esse assistente tambm est disponvel no Microsoft Office Access 2007 e permite que voc configure um processo de mala direta que usa uma tabela ou consulta em um banco de dados do Access como uma fonte de dados de cartas modelo, mensagens de e-mail, etiquetas de endereamento, envelopes ou diretrios. Este tpico explica como como iniciar o Assistente de Mala Direta a partir do Access e como criar um vnculo direto entre uma tabela ou consulta e o documento do Microsoft Office Word 2007. Este tpico aborda o processo de escrever cartas. Para obter informaes passo a passo sobre como configurar um processo de mala direta, consulte a Ajuda do Office Word 2007. Usar uma tabela ou consulta como fonte de dados 1. Abra o banco de dados de origem, e no Painel de Navegao, selecione a tabela ou a consulta que voc quer usar como fonte de dados de mala direta. 2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Mais e clique em Mesclar com o Microsoft Office Word .

O Assistente de Mala Direta do Microsoft Word iniciado. 3. Selecione se voc quer criar o vnculo em um documento existente ou em um novo documento e clique em OK. 4. Se voc optar por vincular a um documento existente, na caixa de dilogo Selecionar Documento do Microsoft Word, localize e selecione o arquivo e clique em Abrir. O Word iniciado. Dependendo da sua escolha, o Word abre o documento especificado ou um novo documento. 5. No painel Mala Direta, em Selecione o tipo de documento, clique em Cartas e clique em Prxima: Documento inicial para seguir para a etapa 2.

6. Na etapa 2, clique em Prxima: Selecione destinatrios. Na etapa 3, voc cria o vnculo entre a fonte de dados no Access e o documento do Word. Como voc iniciou o assistente a partir do Access, esse vnculo foi criado automaticamente. Sob Selecione os destinatrios, observe que a opo Usar uma lista existente est selecionada e o nome da fonte de dados est exibido sob Usar uma lista existente.

7. Clique em Editar a lista de destinatrios se voc quiser personalizar o contedo da tabela ou consulta.

Voc pode filtrar, classificar e validar os dados. Clique em OK para continuar. 8. Clique em Prxima: Escreva a carta para continuar. Siga as instrues restantes no painel Mala Direta e, na etapa 5, clique em Prxima: Conclua a mesclagem. Outras formas de usar uma tabela ou consulta como fonte de dados Voc pode especificar uma tabela ou consulta como fonte de dados de outras maneiras. Por exemplo, voc pode exportar a tabela ou consulta do Access para um banco de dados ODBC, um arquivo do Microsoft Office Excel 2007, um arquivo de texto, ou qualquer outro formato de arquivo que seja compatvel com o Word, e vincular o arquivo resultante usando o Assistente de Mala Direta do Word. 1. Se voc ainda no tiver exportado a tabela ou consulta, faa-o. No Access, no Painel de Navegao, selecione a tabela ou consulta que voc deseja usar, e na guia Dados

2.

3. 4. 5.

6.

Externos, no grupo Exportar, clique no formato para o qual voc deseja exportar, e siga as instrues. No Word, se o painel Mala Direta no estiver exibido, na guia Correspondncias, no grupo Iniciar Mala Direta, clique na seta em Iniciar Mala Direta e clique em Assistente de Mala Direta Passo a Passo. O painel Mala Direta aparece. Na etapa 3 do painel Mala Direta, sob Usar uma lista existente, clique em Procurar ou Editar a lista de destinatrios. Na caixa de dilogo Selecionar Fonte de Dados, especifique o arquivo de dados criado no Access e clique em Abrir. Siga as instrues de quaisquer caixas de dilogo seguintes. Na caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta, revise e personalize o contedo do arquivo. Voc pode filtrar, classificar e validar o contedo antes de continuar. Clique em OK e clique em Prxima: Escreva a carta no painel Mala Direta. Para obter mais informaes sobre personalizao de sua mala direta, consulte a Ajuda do Word. Exportar dados para o Word Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Imprimir Mostrar tudo Voc pode exportar dados do banco de dados do Microsoft Office Access 2007 para um documento do Microsoft Office Word 2007 usando o Assistente para Exportao. Este artigo explica como usar o Assistente para Exportao e salvar as configuraes de exportao como uma especificao para uso posterior. Neste artigo

Exportando dados para o Word: os fundamentos Exportar dados para o Word Noes bsicas sobre como o Access exporta objetos para o Word

INCIO DA PGINA Exportando dados para o Word: os fundamentos Pode-se exportar uma tabela, consulta, um formulrio ou um relatrio para o Office Word 2007. Quando se exporta um objeto por meio do Assistente de exportao, o Office Access 2007 cria uma cpia dos dados do objeto em um arquivo em formato rich text (*.rtf) do Microsoft Word. Para tabelas, consultas e formulrios, os campos visveis e registros aparecem como uma tabela no documento do Word. Quando voc exporta um relatrio, o assistente exporta os dados e o layout do relatrio - ele tenta fazer com que o documento do Word fique o mais parecido possvel com o relatrio .

Inicie a operao no Access Para exportar dados do Access para o Word, necessrio trabalhar no Access. No h nenhuma funcionalidade no Word para importar dados de um banco de dados do Access. Tambm no possvel salvar um banco de dados ou tabela do Access como um documento do Word por meio do comando Salvar Como do Access. Objetos que podem ser exportados possvel exportar uma tabela, consulta, um formulrio ou relatrio. Tambm possvel exportar somente os registros selecionados em uma exibio. No possvel exportar macros nem mdulos. Ao exportar um formulrio ou

uma folha de dados que contenha subformulrios ou subfolhas de dados, somente o formulrio ou a folha de dados principal exportada. necessrio repetir a operao de exportao de cada subformulrio e subfolha de dados a serem exibidos no Word. Por outro lado, quando se exporta um relatrio, os subformulrios e sub-relatrios includos no relatrio so exportados juntamente com o relatrio principal. Resultado da operao O Assistente de Exportao sempre exporta os dados formatados. Isso significa que apenas os campos e registros visveis no objeto ou na exibio so exportados juntamente com as configuraes do formato de exibio. As colunas e os relatrios ocultos em funo de configuraes de filtro no so exportados. Quanto ao relatrio, o layout do relatrio tambm preservado ao ser exportado. Mesclando com um documento existente Ao exportar do Access para um documento do Word, os dados so sempre exportados para um novo arquivo do Word. Para que os dados sejam inseridos em um documento existente do Word, voc deve, primeiramente, exportlos do Access para um novo documento do Word e, em seguida, copiar os dados do novo documento do Word e col-los no documento existente. Como alternativa, pode-se copiar as linhas diretamente de uma tabela, consulta, formulrio ou relatrio do Access e col-las no documento existente. INCIO DA PGINA Exportar dados para o Word O processo de exportao de dados para um documento do Word segue estas amplas etapas:

Prepare os dados de origem para a exportao. Como parte desta etapa, certifique-se de que os dados no contenham erros e decida se deseja exportar todos os dados ou apenas alguns na tabela de origem. Executar o Assistente para Exportao. Opcionalmente, salve suas configuraes como uma especificao de exportao para uso posterior. As etapas nas seguintes sees explicam como realizar cada tarefa. Preparar a exportao

1. Abra o banco de dados de origem. 2. No Painel de Navegao, selecione o objeto que contm os dados a serem exportados. Pode-se exportar uma tabela, consulta, um formulrio ou um relatrio. 3. Verifique os dados de origem para certificar-se de que no contm valores nem indicadores de erros, como #Num. Certifique-se de ter solucionado todos os erros antes de exportar os dados para o Word. Caso contrrio, voc achar que esses valores sero substitudos por um valor nulo. 4. Se o documento de destino do Word existir e estiver aberto, feche-o antes de prosseguir. O assistente indagar antes de sobrescrever o documento. OBSERVAO No possvel acrescentar dados a um documento existente do Word.

5. No banco de dados, para exportar apenas uma parte de uma tabela, consulta ou formulrio, abra o objeto e selecione os registros desejados. Exportar os dados 1. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Word. OBSERVAO Os comandos Exportar ficam disponveis somente quando um banco de dados est aberto. 2. No Assistente de Exportao, especifique o nome do arquivo de destino. 3. O assistente sempre exporta dados formatados. Para exibir o documento do Word aps a concluso da operao de exportao, marque a caixa de seleo Abrir o arquivo de destino aps a concluso da operao de exportao. 4. Se voc selecionou os registros a serem exportados antes de iniciar a operao de exportao, ser possvel marcar a caixa de seleo Exportar somente os registros selecionados. Entretanto, se desejar exportar todos os registros exibidos, deixe essa caixa de seleo desmarcada. OBSERVAO Essa caixa de seleo aparecer indisponvel (esmaecida) se nenhum registro for selecionado. 5. Clique em OK. 6. Se o documento de destino existir, voc ser solicitado a clicar em Sim para sobrescrever o arquivo. Clique em No para alterar o nome do arquivo de destino; em seguida, clique em OK novamente. O Access exporta os dados e abre o documento de destino no Word, dependendo das opes de exportao que voc especificou no assistente. O Access tambm exibe o status da operao, na pgina final do assistente. V para as prximas etapas se desejar salvar as configuraes de importao para uso posterior. Salvar as configuraes de exportao 1. Na ltima pgina do Assistente para Exportao, marque a caixa de seleo Salvar etapas de exportao. Um conjunto de controles adicionais exibido. 2. Na caixa Salvar como digite um nome para a especificao da exportao. 3. Opcionalmente, digite uma descrio na caixa Descrio. 4. Clique em Salvar Exportao. -ouPara executar a operao de exportao em intervalos fixos (como semanal ou mensalmente), marque a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook e clique em Salvar Exportao. Isso criar uma tarefa do Microsoft Office Outlook 2007 que permitir executar a especificao em uma data futura. Se voc no criar a tarefa do Outlook, o Access salva a especificao. Se voc optar por criar a tarefa do Outlook, o Access exibe a caixa de dilogo Exportar-nome - Tarefa. V para as prximas etapas para obter informaes sobre como usar essa caixa de dilogo.

OBSERVAO Caso o Outlook no esteja instalado, o Access exibir uma mensagem de erro quando voc clicar em Salvar Exportao. Se o Outlook no estiver configurado adequadamente, o Assistente de Configurao do Outlook ser iniciado. Siga as instrues no assistente para configurar o Outlook. Criar uma tarefa do Outlook 1. Na caixa de dilogo Exportar-nome - Tarefa no Outlook, verifique e modifique as configuraes da tarefa, como Data de concluso e Lembrete. Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrncia. A figura a seguir mostra o agendador de tarefas com algumas configuraes comuns:

Para obter informaes sobre o agendamento de tarefas do Outlook, consulte o artigo Programar uma operao de importao ou exportao. 2. Quando terminar as configuraes, clique em Salvar e Fechar. Executar uma tarefa salva 1. No Painel de Navegao do Outlook, clique em Tarefas e, em seguida, clique duas vezes na tarefa que deseja executar. 2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Exportao . 3. Abra o arquivo de texto e verifique o contedo do arquivo. Consulte a prxima seo para obter ajuda com soluo de problemas com valores ausentes e incorretos em um arquivo de texto. INCIO DA PGINA Noes bsicas sobre como o Access exporta objetos para o Word A tabela a seguir descreve como o Access exporta vrios objetos e valores para o Word. Isso pode ajud-lo a determinar o que est dando errado se a operao de exportao no estiver ocorrendo da maneira desejada. ITEM CONSIDERAES SOBRE A EXPORTAO

Nomes de campos Quando voc exporta uma tabela, consulta ou formulrio, os nomes de campos esto localizados na primeira linha da tabela no documento do Word. Quando voc exporta um relatrio, a colocao dos nomes de campo no documento do Word varia conforme o layout do relatrio Campos comUm campo no Access que d suporte a vrios valores exportado em mltiplos valores uma nica coluna no Word. Os valores so separados por vrgulas (,). Imagens, objetos eTodos os elementos grficos logotipos, dados em campos Objeto OLE anexos e anexos que fazem parte dos dados de origem no so exportados. Grficos Expresses Os objetos do Microsoft Graph no so exportados. As expresses no so exportadas para o documento do Word. Apenas os resultados das expresses so exportados.

Subformulrios eAo exportar um formulrio ou uma folha de dados, somente o formulrio subfolhas de dados ou a folha de dados principal ser exportada. Voc deve repetir a operao de exportao para cada subformulrio e subfolha de dados desejada. Importar ou vincular dados em um arquivo de texto Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Imprimir Mostrar tudo possvel trazer dados de um arquivo de texto para o Microsoft Office Access 2007 de duas maneiras. Se desejar uma cpia dos dados para edit-los no Access, importe o arquivo para uma tabela nova ou existente usando o Assistente de Importao de Texto. Se desejar simplesmente visualizar os dados de origem mais recentes no Access para realizar consultas e relatrios mais requintados, crie um vnculo com o arquivo de texto no banco de dados usando o Assistente de Vinculao de Texto. Este artigo explica como importar e vincular um arquivo de texto usando esses assistentes. Neste artigo

Sobre arquivos de texto e formatos com suporte Importar dados de um arquivo de texto Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos em uma tabela importada Vincular a um arquivo de texto Solucionar problemas de #Num! e valores incorretos em uma tabela vinculada Sobre arquivos de texto e formatos com suporte Um arquivo de texto contm caracteres legveis no formatados, como letras e nmeros, e caracteres especiais, como tabulaes, avano de linha e retorno de carro. O Access oferece suporte para estas extenses de nome de arquivo: .txt, .csv, .asc e .tab.

Para usar um arquivo de texto como arquivo de origem para importao ou vinculao, o contedo do arquivo deve estar organizado de modo que os assistentes para importao e vinculao possam dividir o contedo em um conjunto de registros (linha) e cada registro, em uma coleo de campos (colunas). Os arquivos de texto organizados adequadamente podem ser de um dos dois tipos abaixo:

Arquivos delimitados Em um arquivo delimitado, cada registro exibido em uma linha separada e os campos so separados por um nico caractere, chamado de delimitador. O delimitador pode ser qualquer caractere que no exibido nos valores de campo, como tabulao, ponto-e-vrgula, vrgula, espao, etc. O exemplo a seguir de um texto delimitado por vrgula. 1,Company A,Anna,Bedecs,Owner 2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep 3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr. 4,Company E,Martin,ODonnell,Owner 5,Company F,Francisco,Prez-Olaeta,Purchasing Mgr. 6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner 7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep 8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr. 9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr. 10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr. 11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr. 12,Company M,Andre,Ludick,Purchasing Rep 13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

Arquivos de largura fixa Em um arquivo de largura fixa, cada registro exibido em uma linha separada e a largura de cada campo permanece consistente nos registros. Por exemplo, o primeiro campo de cada registro tem sempre sete caracteres de comprimento, o segundo campo de cada registro tem sempre 12 caracteres de comprimento, e assim por diante. Se o comprimento real do valor de um campo variar de registro para registro, os valores que no apresentam a largura necessria devem ser preenchidos com caracteres de espao esquerda. O exemplo a seguir de um texto com largura fixa. 1 Company A Anna Bedecs Owner 2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep 3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr. 4 Company E Martin ODonnell Owner 5 Company F Francisco Prez-Olaeta Purchasing Mgr. 6 Company G Ming-Yang Xie Owner 7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep 8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr. 9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr. 10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr. 11 Company L John Edwards Purchasing Mgr. 12 Company M Andre Ludick Purchasing Rep 13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep INCIO DA PGINA Importar dados de um arquivo de texto Se o seu objetivo for armazenar alguns ou todos os dados de um arquivo de texto em um banco de dados do Access, deve importar o contedo do arquivo para uma nova tabela, ou

acrescentar os dados a uma tabela existente. Voc pode visualizar e editar os dados importados, e as alteraes feitas nos dados no afetaro o arquivo de texto. Durante a operao de importao, possvel especificar como o arquivo de origem est organizado e se deseja criar uma nova tabela ou acrescentar os dados a uma tabela existente. DICA Se voc no estiver familiarizado com tabelas e como um banco de dados est estruturado, consulte os artigos Criar tabelas em um banco de dados ou Fundamentos do design de banco de dados. Ao final da operao de importao, voc pode escolher salvar os detalhes da operao de importao como uma especificao. Uma especificao de importao o ajudar a repetir a operao posteriormente, sem a necessidade de consultar o Assistente de Importao de Texto todas as vezes. Cenrios comuns para a importao de um arquivo de texto para o Access Geralmente, os dados de texto so importados para o Access por estes motivos:

Alguns dos dados esto em um formato no reconhecido pelo Access e voc deseja usar esses dados em um dos bancos de dados com os quais trabalha. Primeiro, exporte os dados de origem como um arquivo de texto e, em seguida, importe o contedo do arquivo de texto para uma tabela do Access. Voc utiliza o Access para gerenciar dados, mas recebe regularmente dados em formato de texto, de usurios de um outro programa. Voc importa os dados em intervalos regulares e deseja agilizar o processo de importao para poupar tempo e esforo. OBSERVAO Ao abrir um arquivo de texto no Access (clique no Boto do Microsoft Office , clique em Abrir e, na caixa de dilogo Abrir, a altere a caixa de listagem Arquivos do Tipo para Todos os Arquivos e, em seguida, selecione o seu arquivo de texto). O Access inicia o Assistente de Vinculao de Texto, que permite que voc crie um vnculo com o arquivo de texto, em vez de importar o contedo desse arquivo. A vinculao a um arquivo diferente da importao do seu contedo. Para obter mais informaes sobre a vinculao, consulte a seo Vincular a um arquivo de texto, posteriormente neste artigo. Prepare o arquivo de origem

1. Abra o arquivo de origem em um editor de texto, como o Bloco de Notas. OBSERVAO possvel importar apenas um arquivo durante a operao de importao. Para importar vrios arquivos, repita a operao de importao para cada arquivo. 2. Revise o contedo do arquivo de origem e execute a ao conforme descrito nesta tabela: ELEMENTO DESCRIO

Delimitado ou deCertifique-se de que o arquivo siga de modo consistente um dos formatos. largura fixa Se o arquivo for delimitado, identifique o delimitador. Se o arquivo tem campos com largura fixa, verifique se cada campo tem a mesma largura em

todos os registros. Qualificadores de texto Alguns arquivos delimitados contm valores de campo que so includos em aspas simples ou duplas, conforme mostrado abaixo:

"Pernille Halberg",25,4/5/2006,"So Paulo" "Daniel Brunner",27,2000,"Curitiba"

O caractere que envolve um valor de campo chamado de qualificador de texto. Os qualificadores de texto no so necessrios, mas podem ser importantes se uma das seguintes condies for verdadeira:

o delimitador de campo for exibido como parte dos valores de campo. Por exemplo, se a vrgula for usada como delimitador de campo, e So Paulo, Curitiba for um valor de campo vlido, ser necessrio envolver o valor em um par de qualificadores, desta forma: "So Paulo, Curitiba" Voc desejar que o Access trate os valores que no so texto, como 0452934 e 0034539, como valores de texto e os armazene em um campo Texto.

Durante a operao de importao, voc pode especificar se o arquivo usar um qualificador e, se usar, especifique o caractere que atuar como qualificador. Verifique se o mesmo qualificador de texto utilizado no arquivo inteiro e se apenas valores de texto esto contidos em um par de qualificadores. Nmero campos deO nmero de campos de origem no deve exceder 255 - O Access no oferece suporte para mais de 255 campos em uma tabela.

Ignorar registrosSe estiver interessado apenas em uma parte do arquivo de texto, edite o arquivo de origem antes de iniciar a operao de importao. No possvel e valores ignorar registros durante a operao de importao. Se estiver adicionando os dados a uma nova tabela, voc poder ignorar determinados campos, mas essa opo no estar disponvel, caso esteja acrescentando o contedo a uma tabela existente. Quando os dados so acrescentados a uma tabela existente, a estrutura dos dados de origem deve coincidir com a estrutura da tabela de destino. Em outras palavras, os dados de origem devem conter o mesmo nmero de colunas da tabela de destino, e os tipos dos dados de destino devem coincidir com os tipos de dados da tabela de destino. Linhas e camposExclua todas as linhas em branco desnecessrias no arquivo. Se houver em branco arquivos em branco, tente adicionar os dados ausentes. Se quiser acrescentar os registros a uma tabela existente, verifique se o campo correspondente na tabela aceita valores nulos. Um campo aceitar valores desconhecidos se a sua propriedade de campo Obrigatrio for definida como No e sua configurao de propriedade RegraDeValidao no evite valores nulos. Caracteres inadequados Revise e remova os caracteres adicionais, como tabulaes, avano de linha e retorno de carro.

Tipos de dados Para evitar erros durante a importao, verifique se o campo de origem contm o mesmo tipo de dados em cada linha. O Access digitaliza as primeiras 25 linhas de um arquivo para determinar o tipo de dados dos campos na tabela. altamente recomendvel que voc verifique se as primeiras 25 linhas de origem no misturam valores de tipos de dados diferentes em qualquer um dos campos. Certifique-se tambm de que os valores que no so texto a serem tratados como valores de texto estejam contidos em aspas simples ou duplas. Se o arquivo de origem contiver valores mistos nas linhas seguintes linha 25, a operao de importao ainda poder ignor-los ou convert-los incorretamente. Para obter informaes sobre a resoluo de problemas, consulte a seo Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos, posteriormente neste artigo. Nomes arquivos dePara arquivos de texto delimitados, caso o arquivo no inclua os nomes dos campos, recomendvel coloc-los na primeira linha. Durante a operao de importao, voc pode especificar se o Access tratar os valores na primeira linha como nomes de campo. Quando voc importa arquivos de texto de largura fixa, o Access no oferece a opo de usar os valores na primeira linha como o nome do campo. OBSERVAO Ao acrescentar um arquivo de texto delimitado a uma tabela existente, certifique-se de que o nome de cada coluna coincida totalmente com o nome do campo correspondente. Se o nome de uma coluna for diferente do nome do campo correspondente na tabela, a operao de importao falhar. Para localizar os nomes dos campos, abra a tabela de destino no modo Design. 3. Feche o arquivo de origem, se estiver aberto. Manter o arquivo de origem aberto poder resultar em erros na converso de dados durante a operao de importao. Iniciar o processo de importao no Access 1. Abra o banco de dados do Access no qual os dados importados sero armazenados. Se no desejar armazenar os dados em qualquer um dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco. Como crio um banco de dados em branco? 2. Antes de iniciar a operao de importao, escolha entre armazenar os dados em uma tabela nova ou em uma tabela existente. Criar nova tabela Se voc decidir armazenar os dados em uma nova tabela, o Access cria uma tabela e adiciona os dados importados a ela. Se a tabela com o nome especificado j existir, o Access substitui o contedo da tabela com os dados importados. Acrescentar a uma tabela existente Se voc estiver adicionando os dados a uma tabela existente, o processo de importao acrescenta os dados tabela especificada. medida que prosseguir, lembre-se que a maioria das operaes de acrscimo falham porque os dados de origem no coincidem com as configuraes da estrutura

e dos campos da tabela de destino. Para evitar isso, abra a tabela no modo Design, e revise o seguinte:

Primeira linha Se a primeira linha do arquivo de texto de origem no contiver nomes de campo, verifique se a posio e o tipo de dados de cada coluna coincidem com os do campo correspondente na tabela. Para arquivos de texto delimitado, se a primeira linha contiver ttulos de coluna, a ordem das colunas e dos campos no precisam coincidir, mas o nome e o tipo de dados de cada coluna deve coincidir totalmente com os do campo correspondente. Quando voc importa arquivos de texto de largura fixa, o Access no oferece a opo de usar os valores na primeira linha como o nome do campo. Campos ausentes ou adicionais Se um ou mais campos no estiverem na tabela de destino, adicione-os antes de iniciar a operao de importao. No entanto, caso a tabela de destino contenha campos que no existem no arquivo de origem, no ser necessrio exclui-los da tabela, j que aceitam valores nulos. DICA Um campo aceitar valores desconhecidos se a sua propriedade de campo Obrigatrio for definida como No e sua configurao de propriedade RegraDeValidao no evite valores nulos.

Chave primria Se a tabela contiver um campo de chave primria, o arquivo de origem dever conter uma coluna que tenha valores compatveis com o campo da chave primria. Alm disso, os valores da chave importados devero ser exclusivos. Caso um registro importado contenha um valor de chave primria que j exista na tabela de destino, a operao de importao exibir uma mensagem de erro. Voc deve editar os dados de origem para que contenham valores de chave exclusiva e depois iniciar a operao de importao novamente. Campos indexados Se a propriedade Indexado de um campo na tabela estiver definida como Sim (Duplicao no autorizada), a coluna correspondente no arquivo de texto de origem dever conter valores exclusivos. 3. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Arquivo de Texto. OBSERVAO Os comandos Importar estaro disponveis somente se um banco de dados estiver aberto. 4. Na caixa de dilogo Obter dados externos - Arquivo de texto, na caixa Nome do arquivo, digite o nome do arquivo de origem. 5. Especifique como quer armazenar os dados importados. Para armazenar os dados em uma nova tabela, selecione Importar os dados de origem em uma nova tabela, no banco de dados atual. Voc ser solicitado a nomear essa tabela posteriormente. Para acrescentar os dados a uma tabela existente, selecione Acrescentar uma cpia dos registros tabela e, em seguida, selecione uma tabela na lista suspensa. OBSERVAO Para vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada, consulte a seo Vincular a um arquivo de texto, posteriormente neste artigo. 6. Clique em OK. O Access digitaliza o contedo do arquivo e recomenda como o arquivo deve ser organizado. Se o arquivo usar um delimitador para separar os campos, certifique-se de que a opo Delimitado esteja selecionada. Se o arquivo tiver campos de largura fixa,

certifique-se de que a opo Largura fixa esteja selecinada. Se no tiver certeza se o arquivo tem largura fixa ou campos delimitados, consulte a seo anterior, Preparar o arquivo de origem. OBSERVAO Se o arquivo de texto de origem contiver tabulaes ou outros caracteres especiais, eles sero representados no Assistente de Importao de Texto como pequenas caixas entre as colunas de dados. 7. Clique em Avanar. As informaes exibidas pelo assistente dependem de voc selecionar a opo Delimitado ou a opo Largura fixa. Delimitado Largura fixa 8. Caso voc escolha acrescentar os dados, avance para a etapa 12. Se estiver importando os dados para uma nova tabela, clique em Avanar. Neste ponto, voc deve revisar as propriedades de campo exibidas no assistente. OBSERVAO A pgina do assistente na qual voc pode especificar informaes sobre os campos que est importando no exibida se voc estiver acrescentando registros a uma tabela existente. 9. Clique em uma coluna na parte inferior da pgina do assistente para exibir as propriedades de campo correspondentes. Revise e altere, se desejar, o nome e o tipo de dados do campo de destino. O Access revisa as primeiras 25 linhas em cada coluna para sugerir o tipo de dados padro para o campo correspondente. Se houver tipos de valores diferentes, como valores de texto e numricos, nas primeiras 25 linhas de uma coluna, o assistente sugerir um tipo de dados compatvel com todos ou a maioria dos valores na coluna , que geralmente do tipo de dados Texto. Embora seja possvel escolher um tipo de dados diferente, lembre-se que os valores que no forem compatveis com o tipo de dados selecionado sero ignorados ou convertidos incorretamente. Para obter mais informaes sobre como corrigir valores ausentes ou incorretos, consulte a seo Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos, posteriormente neste artigo. 10. Para criar um ndice no campo, defina Indexado como Sim. Para ignorar completamente uma coluna de origem, marque a caixa de seleo No importar campo (Ignorar). Em seguida, clique em Avanar. 11. Se os registros estiverem sendo adicionados a uma nova tabela, o assistente solicita a voc que especifique uma chave primria para a tabela. Caso selecione Permitir que o Access adicione a chave primria, o Access adicionar um campo AutoNumerao como o primeiro campo na tabela de destino, e a preencher automaticamente com identificaes exclusivas, iniciando com 1. Clique em Avanar. OBSERVAO A pgina do assistente na qual voc pode especificar informaes sobre os campos que est importando no exibida se voc estiver acrescentando registros a uma tabela existente. 12. O Access exibe a pgina final do assistente. Se estiver importando registros para uma nova tabela, especifique o nome da tabela de destino. Na caixa Importar para tabela, digite um

nome para a tabela. Caso a tabela j exista, ser perguntado a voc se deseja substituir o contedo da tabela. Clique em Sim para continuar ou em No para especificar um nome diferente para a tabela de destino. Para que utilizado o boto Avanado? 13. Clique em Concluir para importar os dados. O Access tenta importar os dados. Se quaisquer dados forem importados, o assistente exibir uma caixa de dilogo informando o status da operao de importao. De maneira inversa, se a operao falhar completamente, o Access exibir a mensagem de erro Um erro ocorreu ao tentar importar o arquivo. 14. Abra a tabela de destino no modo Folha de Dados. Compare os dados na tabela com o arquivo de origem, e certifique-se de que os dados exibidos sejam corretos. Salvar as configuraes da importao como uma especificao 1. Na ltima pgina do Assistente de Importao de Texto, marque a caixa de seleo Salvar etapas de importao. Um conjunto de controles adicionais exibido. 2. Na caixa Salvar como, digite um nome para a especificao de importao. 3. Opcionalmente, digite uma descrio na caixa Descrio. 4. Clique em Salvar Importao. -ouPara executar a operao de importao em intervalos fixos (como semanal ou mensalmente), marque a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook e clique em Salvar Importao. Isso criar uma tarefa do Microsoft Office Outlook 2007 que permitir executar a especificao em uma data futura. Se voc no criar uma tarefa do Office Outlook 2007, o Access salva a especificao. Se voc optar por criar uma tarefa do Outlook, o Access exibe a caixa de dilogo Importarnome - Tarefa. V para as prximas etapas para obter informaes sobre como usar essa caixa de dilogo. OBSERVAO Caso o Outlook no esteja instalado, o Access exibir uma mensagem de erro quando voc clicar em Salvar Importao. Se o Outlook no estiver configurado adequadamente, o Assistente de Configurao do Outlook ser iniciado. Siga as instrues no assistente para configurar o Outlook. Criar uma tarefa do Outlook 1. Na caixa de dilogo Importar-nome - Tarefa no Outlook, verifique e modifique as configuraes da tarefa, como Data de concluso e Lembrete. Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrncia. Essa figura mostra o agendador de tarefas com algumas configuraes comuns:

Para obter informaes sobre o agendamento de tarefas do Outlook, consulte o artigo Programar uma operao de importao ou exportao. 2. Clique em Salvar e fechar. Executar uma tarefa salva 1. No Painel de Navegao do Outlook, clique em Tarefas e, em seguida, clique duas vezes na tarefa que deseja executar. 2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importao . 3. Abra a tabela e verifique o contedo. Consulte a prxima seo para obter ajuda com soluo de problemas com valores ausentes e incorretos. INCIO DA PGINA Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos em uma tabela importada Se voc visualizar a mensagem Um erro ocorreu ao tentar importar o arquivo, a operao de importao falhou completamente. De maneira inversa, se a operao de importao exibir a pgina solicitando a voc que salve os detalhes da operao, isso significa que a operao importou todos ou alguns dados. A mensagem de status tambm menciona o nome da tabela do log de erros que contm a descrio de quaisquer erros que ocorram durante a operao de importao. importante observar que se a mensagem de status indicar que a operao teve xito, voc deve revisar o contedo e a estrutura da tabela para garantir que tudo esteja correto, antes de iniciar o uso da tabela. Abra a tabela de destino no modo Folha de Dados para verificar se todos os dados foram adicionados tabela. Em seguida, abra a tabela no modo Design para revisar o tipo de dados e outras configuraes de propriedade dos campos. A tabela a seguir descreve as etapas que podem ser executadas para corrigir valores ausentes ou incorretos. DICA Durante a soluo de problemas, se encontrar apenas alguns valores ausentes, adicione-os diretamente tabela no modo Folha de Dados. Por outro lado, se encontrar colunas inteiras ou grande quantidade de valores ausentes ou importados incorretamente,

corrija o problema no arquivo de origem. Depois que corrigir todos os problemas conhecidos, repita a operao de importao. PROBLEMA Valores -1 ou 0 SOLUO Se o arquivo de origem incluir apenas valores Verdadeiro ou Falso, ou apenas valores Sim ou No, e voc selecionou Sim/No como o tipo de dados para o campo, ver -1 e 0 na tabela. Abra a tabela no modo Design, e defina a propriedade Formato como Verdadeiro/Falso ou Sim/No.

Campos com mltiplosO Access no oferece suporte para a importao de mltiplos valores valores em um campo. Os valores so tratados como um nico valor e colocados em um campo de texto, separados por ponto-e-vrgula . Dados truncados Se os dados aparecerem truncados em uma coluna, tente aumentar a largura da coluna no modo Folha de Dados. Se aumentar a largura no resolver o problema, a causa pode ser que o tipo de dados de um campo numrico est definido como Inteiro longo, quando deveria estar definido como Duplo.

Dados ausentes emOs registros que voc est importando contm valores duplicados que campos de chaveno podem ser armazenados no campo de chave primria da tabela primria ou indexados de destino ou em um campo que tem a propriedade Indexado definida como Sim (Duplicao no autorizada) em um banco de dados do Access. Elimine os valores duplicados no arquivo de origem e tente importar novamente. Valores nulos Ao abrir a tabela no modo Folha de Dados, voc poder achar que alguns campos esto em branco. Siga os procedimentos abaixo para minimizar ou eliminar quaisquer ocorrncias de valores nulos na tabela: Se as primeiras 25 linhas de origem contm valores de tipos de dados diferentes, abra o arquivo de origem e reorganize as linhas para verificar se as primeiras 25 linhas no contm valores mistos em qualquer um dos campos. Em seguida, tente importar novamente. Circunscreva todos os valores que no so texto, que deseja armazenar como valores de texto entre aspas simples ou duplas. Durante a operao de importao, selecione o tipo de dados apropriado para cada campo. Se o tipo de dados for incorreto, voc poder visualizar valores nulos ou incorretos na coluna inteira.

Alm disso, talvez voc queira revisar a tabela do log de erros na ltima pgina do assistente, no modo Folha de Dados. A tabela tem trs campos Erro, Campo e Linha. Cada linha contm informaes sobre um erro especfico, e o contedo do campo Erro tem a finalidade de ajud-lo a solucionar o problema. Lista completa de seqncias de erro e dicas de soluo de problemas

ERRO Truncamento Campo

DESCRIO deUm valor no arquivo muito grande para a configurao de propriedade TamanhoDoCampo para esse campo.

Falha de ConversoUm valor em um arquivo de texto ou uma planilha tipo de dados de Tipo incorreto para esse campo. O valor pode estar ausente ou parecer incorreto no campo de destino. Consulte as entradas na tabela anterior para obter mais informaes sobre como solucionar esse problema. Violao de Chave Esse valor da chave primria do registro uma duplicata ou seja, j existe na tabela. Falha da Regra deUm valor infringe o conjunto de regras pela utilizao da propriedade Validao RegraDeValidao para esse campo ou para a tabela. Nulo no Obrigatrio campoUm valor nulo no permitido nesse campo, porque a propriedade Obrigatrio para o campo definida como Sim.

Valor nulo no campoOs dados que esto sendo importados contm um valor nulo que voc AutoNumerao tentou acrescentar ao campo AutoNumerao. Registro Analisvel NoUm valor de texto contm o caractere delimitador de texto (geralmente, aspas duplas). Sempre que um valor contm o caractere delimitador, esse caractere pode ser repetido duas vezes no arquivo de texto. Por exemplo: "10 - 3 1/2"" discos/caixa

INCIO DA PGINA Vincular a um arquivo de texto Voc pode utilizar a vinculao para conectar a dados em outro arquivo, sem a necessidade de import-los - fazendo isso, voc pode visualizar os dados mais recentes no programa original e no arquivo do Access, sem precisar criar e manter uma cpia no Access. Se no quiser copiar o contedo do arquivo de texto para o banco de dados do Access, mas desejar executar consultas e gerar relatrios, voc ter que vincular ao arquivo de texto, em vez de import-lo. Durante a vinculao a um arquivo de texto, o Access cria uma nova tabela, que vinculada ao arquivo de origem. Quaisquer mudanas feitas no arquivo de origem sero refletidas na tabela vinculada. No entanto, no ser possvel editar o contedo da tabela correspondente no Access. Se quiser alterar o contedo ou a estrutura dos dados, ser necessrio abrir o arquivo de origem e fazer as alteraes nesse arquivo. Cenrios comuns para a vinculao a um arquivo de texto a partir do Access

Voc utiliza um programa que produz dados em formato de texto, mas deseja usar esses dados para anlises e relatrios adicionais usando vrios aplicativos, entre os quais, o Access.

Os dados com os quais deseja trabalhar so mantidos por um departamento ou grupo de trabalho diferente. Voc quer visualizar os dados mais recentes, mas no deseja edit-los ou manter uma cpia deles. Se estiver vinculando a um arquivo de texto pela primeira vez

Durante a vinculao com um arquivo de texto, o Access cria uma nova tabela, geralmente denominada de tabela vinculada. A tabela vinculada mostra os dados no arquivo de origem, mas no armazena, de fato, os dados no banco de dados. No possvel vincular um arquivo de texto a uma tabela existente no banco de dados. Em outras palavras, no possvel acrescentar dados a uma tabela existente executando uma operao de vinculao. Um banco de dados pode conter vrias tabelas vinculadas. Quaisquer mudanas realizadas no arquivo de origem sero automaticamente refletidas na tabela vinculada. No entanto, o contedo e a estrutura de uma tabela vinculada no Access so somente leitura. Quando voc abre um arquivo de texto no Access, o Access cria um banco de dados em branco e inicia automaticamente o Assistente de Vinculao de Texto. Etapas para a vinculao de um arquivo de texto

1. Localize o arquivo de texto, e o abra em um programa de processamento de texto, como o Word ou o Bloco de Notas. Observe que possvel vincular apenas a um arquivo de texto por vez durante a operao de vinculao. Para vincular em mltipos arquivos de texto, repita a operao de vnculo para cada arquivo. 2. Revise os dados de origem, e execute aes conforme descrito na tabela a seguir ELEMENTO Delimitador Largura fixa DESCRIO ouCertifique-se de que o arquivo siga de modo consistente um dos formatos. Se o arquivo estiver delimitado, identifique o delimitador. Se o arquivo tiver campos de largura fixa, verifique se cada campo tem a mesma largura em todos os registros. Alguns arquivos delimitados contm valores de campo que so includos em aspas simples ou duplas, conforme mostrado abaixo: "Pernille Halberg",25,4/5/2001,"So Paulo" "Daniel Brunner",27,2000,"Curitiba" O caractere que envolve um valor de campo chamado de qualificador de texto. Os qualificadores de texto no so necessrios, mas podem ser importantes se:

Qualificadores de texto

o delimitador de campo for exibido como parte dos valores de campo. Por exemplo, se uma vrgula for usada como delimitador de campo, e So Paulo, Curitiba for um valor de campo vlido, ser necessrio envolver o valor com um par de qualificadores, como: "So Paulo, Curitiba". Voc quer que o Access trate os valores que no so texto, como 0452934 e 0034539 como valores de texto e os armazene em um campo

de texto. Durante a operao de vinculao, possvel especificar se o arquivo usar um qualificador e, se usar, especifique o caractere que atuar como qualificador. Verifique se o mesmo qualificador de texto utilizado no arquivo inteiro e se apenas valores de texto esto includos em um par de qualificadores. Nmero campos deO nmero de campos de origem no deve exceder 255 - O Access no oferece suporte para mais de 255 campos em uma tabela.

Ignorar registros possvel ignorar determinados campos, mas no possvel ignorar e campos registros. Linhas campos branco Caracteres inadequados eExclua todas as linhas em branco desnecessrias no arquivo. Se houver emcampos em branco, tente adicionar os dados ausentes no arquivo de origem.

Revise e remova os caracteres adicionais, como tabulaes, avanos de linha e retornos de carro.

Tipos de dados Para evitar erros durante a vinculao, certifique-se de que cada campo de origem contenha o mesmo tipo de dados em todas as linhas. O Access digitaliza as primeiras 25 linhas de um arquivo para determinar o tipo de dados dos campos na tabela. altamente recomendvel que voc verifique se as primeiras 25 linhas de origem no misturam valores de tipos de dados diferentes em qualquer um dos campos. Voc deve tambm certificar-se de quaisquer valores que no so texto, e que voc quer que sejam tratados como valores de texto, estejam contidos entre aspas simples ou duplas. Se o arquivo de origem contiver valores mistos nas linhas seguintes linha 25, a operao de importao ainda poder ignor-los ou convert-los incorretamente. Para obter informaes sobre a resoluo de problemas, consulte a seo Solucionar problemas de #Num! e valores incorretos em uma tabela vinculada, posteriormente neste artigo. Nomes campos dePara arquivos de texto delimitados, caso o arquivo no inclua os nomes dos campos, recomendvel coloc-los na primeira linha. Durante a operao de vinculao, voc pode especificar se o Access tratar os valores na primeira linha como nomes de campo. Entretanto, quando so importados arquivos de texto de largura fixa, no h nenhuma opo para usar os valores na primeira linha como nomes de campo.

3. Feche o arquivo de origem, se estiver aberto. 4. Abra o banco de dados no qual deseja criar o vnculo. Certifique-se de que o banco de dados no seja somente leitura e que voc tenha as permisses necessrias para alterar o banco de dados. Caso no queira armazenar um vnculo em qualquer um dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco. Como crio um banco de dados em branco?

5. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Arquivo de Texto. OBSERVAO Os comandos Importar estaro disponveis somente se um banco de dados estiver aberto. 6. Na caixa de dilogo Obter dados externos - Arquivo de texto, especifique o nome do arquivo de texto que contm os dados aos quais deseja vincular na caixa Nome do arquivo. 7. Selecione Vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada e, em seguida, clique em OK. O Assistente de Vinculao de Texto iniciado, e o orientar no processo de vinculao. 8. O Access digitaliza o contedo do arquivo e sugere como o arquivo est organizado. Caso o arquivo utilize um caractere delimitador para separar os campos, voc deve verificar se a opo Delimitado est selecionada. Se o arquivo tiver campos de largura fixa, certifique-se de que a opo Largura fixa esteja selecinada. 9. Clique em Avanar. 10. A pgina seguinte exibida pelo assistente depende de voc ter selecionado a opo Delimitado ou a opo Largura fixa. Arquivos delimitados Selecione ou especifique o caractere que delimita os valores de campo. Se o arquivo usar um qualificador, na caixa Qualificador de texto, selecione " ou '. Se a primeira linha do arquivo de destino contiver nomes de campos, marque a caixa de seleo Primeira linha contm nomes de campos. Em seguida, clique em Avanar. Arquivos de largura fixa O assistente mostra o contedo do arquivo. Caso o Access detecte uma estrutura colunar, colocar linhas verticais nos dados para separar os campos. Revise a estrutura sugerida pelo assistente e, se necessrio, siga as instrues na pgina do assistente para adicionar, remover ou ajustar as linhas. Em seguida, clique em Avanar. 11. Na pgina seguinte do assistente, o Access exibir as propriedades de campo. Clique em uma coluna na parte inferior da pgina do assistente para exibir as propriedades do campo correspondente. Revise e altere, se desejar, o nome e o tipo de dados dos campos de destino. O Access revisa as primeiras 25 linhas em cada coluna para sugerir o tipo de dados padro para o campo correspondente. Se houver tipos de valores diferentes, como valores de texto e numricos, nas primeiras 25 linhas de uma coluna, o assistente sugerir um tipo de dados compatvel com todos ou a maioria dos valores na coluna. Na maioria das vezes, o tipo de dados texto. Embora seja possvel escolher um tipo de dados diferente, lembre-se que os valores que no forem compatveis com o tipo de dados selecionado resultaro em valores de erro ou sero convertidos incorretamente. Para obter mais informaes, consulte a seo Solucionar problemas de #Num! e valores incorretos em uma tabela vinculada. Para que utilizado o boto Avanado? 12. Clique em Avanar. 13. Na pgina final do assistente, especifique um nome para a tabela vinculada e clique em Concluir. Caso a tabela com o nome especificado j exista, o Access pergunta se voc

deseja substituir a tabela existente. Clique em Sim, se quiser substitui-la ou em No, para especificar um nome de tabela diferente. O Access tenta criar a tabela vinculada. Se a tabela for cria com xito, o Access exibe a mensagem Vinculao da tabela concluda.... Abra a tabela vinculada e revise os campos e os dados para verificar se todos os campos exibem dados corretos. INCIO DA PGINA Solucionar problemas de #Num! e valores incorretos em uma tabela vinculada Mesmo que visualize a mensagem Vinculao da tabela concluda, voc ainda deve abrir a tabela no modo Folha de Dados para verificar se as linhas e colunas mostram os dados corretos. Se visualizar erros ou dados incorretos em qualquer local na tabela, execute a ao conforme descrito na tabela a seguir e, em seguida, tente vincular novamente. Lembre-se de que no possvel adicionar valores diretamente tabela vinculada, porque a tabela somente leitura. PROBLEMA SOLUO

Valores -1 ou 0 Se o arquivo de origem incluir um campo que contenha apenas valores Verdadeiro ou Falso, ou apenas valores Sim ou No, e Sim/No foi selecionado como o tipo de dados para o campo, voc visualizar -1 ou 0 na tabela. Abra a tabela no modo Design e defina a propriedade Formato como Verdadeiro/Falso ou Sim/No. Campos comQuando so importados dados para uma nova tabela, o Access no oferece mltiplos valores suporte para mltiplos valores em um campo. A lista de valores tratada como um nico valor, e colocada em um campo de texto, separada por ponto-e-vrgula. Dados truncados Se os dados aparecerem truncados em uma coluna, tente aumentar a largura da coluna no modo Folha de Dados. Se aumentar a largura no resolver o problema, a causa pode ser que o tipo de dados de um campo numrico est definido como Inteiro longo, quando deveria estar definido como Duplo. Ao abrir uma tabela no modo Folha de Dados, voc poder visualizar alguns campos contendo #Num!, em vez do valor real. Siga os procedimentos abaixo para minimizar ou eliminar quaisquer ocorrncias de valores nulos na tabela: Inclua todos os valores que no so texto, que deseja armazenar como valores de texto em aspas simples ou duplas. Durante a operao de vinculao, selecione o tipo de dados apropriado para cada campo. Se o tipo de dados estiver incorreto, a coluna inteira poder conter apenas valores #Num! para todas as linhas. A tabela a seguir lista casos nos quais voc ainda ver o erro #Num! nos campos:

#Num!

SE OS VALORES QUE ESTO AUSENTES FOREM DO TIPO... Texto

E O TIPO DO VOC DEVE... CAMPO DE DESTINO FOR... Numrico Data ou Substituir todos os valores de texto por valores que coincidam com o tipo de dados do campo de destino, e tentar vincular novamente. Substituir todos os valores de data por valores numricos, e tentar vincular novamente. Substituir todos os valores numricos por valores de data, e tentar vincular novamente.

Data

Numrico

Numrico

Data

Exportar dados para um arquivo de texto Aplica-se a: Microsoft Office Access 2007 Imprimir Mostrar tudo Este tpico explica como exportar arquivos de texto por meio do Assistente de Exportao no Microsoft Office Access 2007. Este tpico tambm explica como salvar os detalhes de exportao como uma especificao para uso futuro. O que voc deseja fazer?

Noes bsicas sobre a exportao de arquivos de texto Exportar dados para um arquivo de texto Soluo de problemas com valores ausentes e incorretos em um arquivo de texto Noes bsicas sobre a exportao de arquivos de texto possvel exportar dados do Office Access 2007 em uma srie de formatos, incluindo as listas do Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 e Windows SharePoint Services 3.0. Entretanto, talvez voc precise exportar dados para um programa que use um formato de arquivo para o qual o Access no oferea suporte. Nesse caso, se o programa de destino puder usar arquivos de texto (.txt), voc poder exportar seus dados nesse formato e abrir o arquivo resultante com o segundo programa. Pode-se exportar tabelas, consultas, formulrios e relatrios como arquivos de texto. Voc tambm pode exportar uma parte selecionada de um modo de folha de dados. Ao exportar tabelas e consultas, tem-se a opo de exportar o objeto inteiro ou apenas os dados sem nenhum formato adicional. No final da operao, o Access cria um arquivo de texto (*.txt). Se voc escolher ignorar a formatao, ter a opo de criar um arquivo de texto delimitado ou arquivo de texto de

largura fixa . Se voc optar por exportar os dados formatados, o Access tenta aproximar ao layout do objeto de origem. O Assistente para Exportao cria os seguintes tipos de arquivos de texto:

Arquivos delimitados Em um arquivo delimitado, cada registro aparece em sua prpria linha, e os campos so separados por um caractere nico chamado de delimitador. O delimitador pode ser qualquer caractere que no aparea nos campos de valores, como dois pontos ou ponto e vrgula. 1,Company A,Anna,Bedecs,Owner 2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep 3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr. 4,Company E,Martin,ODonnell,Owner 5,Company F,Francisco,Prez-Olaeta,Purchasing Mgr. 6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner 7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep 8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr. 9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr. 10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr. 11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr. 12,Company M,Andre,Ludick,Purchasing Rep 13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep A opo de criar um arquivo delimitado s existe quando se exporta o contedo de uma tabela ou consulta sem formatao. O arquivo delimitado contm todos os registros e campos no objeto subjacente. As colunas ocultas e as linhas filtradas so exportadas juntamente com todos os demais dados.

Arquivos de largura fixa Em um arquivo de texto de largura fixa, cada registro aparece em uma linha separada e a largura de cada campo permanece consistente pelos registros. Em outras palavras, o comprimento do primeiro campo de cada registro pode ser sempre de sete caracteres, o comprimento do segundo campo de todo registro pode ser sempre de 12 caracteres, e assim por diante. Se os valores reais de um campo variarem em funo do registro, os valores que faltarem da largura requerida sero preenchidos com espaos direita. 1 Company A Anna Bedecs Owner 2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep 3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr. 4 Company E Martin ODonnell Owner 5 Company F Francisco Prez-Olaeta Purchasing Mgr. 6 Company G Ming-Yang Xie Owner 7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep 8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr. 9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr. 10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr. 11 Company L John Edwards Purchasing Mgr. 12 Company M Andre Ludick Purchasing Rep 13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep A opo de criar um arquivo de largura fixa s existe quando se exporta o contedo de uma tabela ou consulta sem formatao. O arquivo de largura fixa contm todos os

registros e campos no objeto subjacente. As colunas ocultas e as linhas filtradas so exportadas juntamente com todos os demais dados.

Arquivos formatados Em um arquivo formatado, os caracteres hfen (-) e barra vertical (|) so utilizados para organizar o contedo em uma grade. Os registros aparecem como linhas e os campos como colunas. Os nomes de campos aparecem na primeira linha. -------------------------------------------| ID | E-mail Address | -------------------------------------------| 1 | nancy@northwindtraders.com | -------------------------------------------| 2 | andrew@northwindtraders.com | -------------------------------------------| 3 | jan@northwindtraders.com | -------------------------------------------| 4 | mariya@northwindtraders.com | -------------------------------------------| 5 | steven@northwindtraders.com | -------------------------------------------| 6 | michael@northwindtraders.com | -------------------------------------------| 7 | robert@northwindtraders.com | -------------------------------------------| 8 | laura@northwindtraders.com | -------------------------------------------| 9 | anne@northwindtraders.com | -------------------------------------------A opo de criar um arquivo formatado s existe quando se opta por exportar os dados em uma tabela, consulta, formulrio ou relatrio, juntamente com a formatao. O arquivo formatado inclui apenas os registros e campos includos no objeto de origem ou exibidos no modo atual. As colunas ocultas e as linhas filtradas no so exportadas. INCIO DA PGINA Exportar dados para um arquivo de texto O processo de exportao de dados como arquivo de texto segue estas amplas etapas:

Abrir e examinar o banco de dados de origem Executar o assistente para exportao Salvar as configuraes de exportao e rever o arquivo de texto O conjunto de etapas a seguir explica como realizar cada tarefa. Abrir e examinar o banco de dados de origem

1. Abra o banco de dados de origem no Access. 2. No Painel de Navegao, selecione o objeto que contm os dados a serem exportados. possvel exportar uma tabela, consulta, um formulrio ou um relatrio. OBSERVAO possvel exportar apenas um objeto de banco de dados em uma nica operao de exportao. Ao exportar um formulrio ou uma folha de dados que

contenha subformulrios ou subfolhas de dados, somente o formulrio ou a folha de dados principal exportada. necessrio repetir as operaes de importao e exportao de cada subformulrio e subfolha de dados a serem exibidos no arquivo de texto. Por outro lado, quando se exporta um relatrio, os subformulrios e sub-relatrios includos no relatrio so exportados juntamente com o relatrio principal. 3. Examine os dados de origem para certificar-se de que no contm valores nem indicadores de erros. Se os dados contiverem erros, certifique-se de solucion-los antes de exportar os dados. Do contrrio, os valores nulos aparecero no arquivo de texto. 4. Se o objeto de origem for uma tabela ou consulta, decida se deseja exportar os dados com ou sem a formatao respectiva. Essa deciso afetar trs aspectos do arquivo resultante o tipo de arquivo de texto que o processo cria, a quantidade de dados exportados e o formato de exibio dos dados. A tabela a seguir descreve o resultado da exportao de dados formatados e no formatados. EXPORTAR FORMATADOS OBJETO DE ORIGEM TIPO DE CAMPOS ARQUIVO REGISTROS RESULTANTE E FORMATAO

No

Deve ser umaArquivo Todos os campos eAs configuraes da tabela oudelimitado ou deregistros no objetopropriedade Formato consulta. largura fixa subjacente soso ignoradas durante a operao de exportados. exportao. Com relao aos campos de pesquisa, somente os valores de identificao de pesquisa so exportados. Pode ser umaArquivo tabela, formatado consulta, um formulrio ou relatrio. Somente campos eO Assistente respeita registros exibidosas configuraes da na exibio atual oupropriedade Formato de cada coluna. objeto de origem so exportados. A formatao de rich text ignorada. Com relao aos campos de pesquisa, os valores de pesquisa so exportados. Hiperlinks podem estar truncados no arquivo de texto.

Sim

5. Para exportar apenas uma parte de uma tabela, consulta ou um formulrio, abra o objeto no modo de folha de dados e, em seguida, selecione apenas os registros desejados. INCIO DA PGINA Execute o Assistente para Exportao 1. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do mouse no objeto de origem, aponte para Exportar no menu de atalho; em seguida, clique em Arquivo de texto. -ouClique duas vezes no objeto de origem para abri-lo (no modo Folha de Dados ou Formulrio, por exemplo) e na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Arquivo de Texto. A caixa de dilogo Exportar - Arquivo de Texto aparece. 2. Na caixa de dilogo Exportar - Arquivo de Texto, aceite ou altere o nome sugerido pelo Access para o arquivo de texto. 3. Se voc estiver exportando uma tabela ou consulta e desejar exportar dados com formatao e layout, marque a caixa de seleo Exportar dados com formatao e layout. Se estiver exportando um formulrio ou relatrio, a opo estar sempre marcada, mas aparecer esmaecida. OBSERVAO Se voc no marcar a primeira caixa de seleo, no ser possvel marcar a segunda nem a terceira caixas de seleo. 4. Para exibir o arquivo de texto de destino aps a concluso da operao de exportao, marque a caixa de seleo Abrir o arquivo de destino aps a concluso da operao de exportao. 5. Se a origem for uma folha de dados e voc selecionou alguns registros na folha de dados aberta antes de iniciar a operao de exportao, marque a caixa de seleo Exportar apenas os registros selecionados. Contudo, se desejar exportar todos os registros presentes no modo de folha de dados, deixe a caixa de seleo desmarcada. OBSERVAO Esta caixa de seleo estar indisponvel (aparecer esmaecida) se nenhum dos registros na folha de dados de origem for selecionado, ou se a origem no for uma folha de dados. 6. Clique em OK. 7. Se um arquivo de texto especificado na etapa 2 j existir, o Access perguntar se voc deseja sobrescrever o arquivo. Clique em Sim para sobrescrever ou clique em No para voltar caixa de dilogo Exportar - Arquivo de Texto para especificar um nome diferente. IMPORTANTE No possvel acrescentar dados a um arquivo de texto existente. 8. Se voc estiver exportando dados com formatao e layout, voc ser solicitado a escolher a codificao a ser usada para salvar o arquivo. Aceite o padro ou selecione a opo desejada; clique em OK. O Access exporta os dados e exibe o status na pgina final do assistente. Salte para a prxima seo, Salvar a especificao e examinar o arquivo de texto para continuar.

9. Se voc optar por exportar os dados sem qualquer formatao ou layout, o Assistente de Exportao de Texto iniciado e solicita que voc selecione o tipo de arquivo de texto a ser criado. Clique em Delimitado ou de Largura Fixa e clique em Avanar. Sua opo geralmente depende do sistema que funciona com os arquivos exportados. Alguns programas funcionam com arquivos delimitados e alguns funcionam com de largura delimitada ou fixa. Se os usurios precisarem olhar os dados, um arquivo de largura fixa pode ser muito mais fcil de ler que um arquivo delimitado. 10. Execute uma das sees a seguir com base na opo tomada na etapa anterior: Delimitado Em Escolha o delimitador que separa os campos, selecione ou especifique o caractere que delimita os campos. Para incluir os nomes dos campos no arquivo de texto, marque a caixa de seleo Incluir Nomes de Campos na Primeira Linha. Na lista Qualificador de Texto, selecionar o qualificador de texto (o caractere usado para delimitar valores de texto). Se os seus dados de origem inclurem campos com vrios valores e voc escolher o ponto e vrgula como o caractere delimitador, selecionar um qualificador de texto muito importante porque a delimitao da lista de valores em um aspas simples ou duplas ajuda a manter os valores juntos na lista de valores. De Largura Fixa Examine e posicione as linhas verticais que separam os campos. Se necessrio, role para a direita para ver todos os campos. 11. Na ltima pgina do assistente possvel editar o nome e arquivo e caminho do arquivo de texto, ou deix-lo como est e clicar em Avanar. 12. Clique em Concluir. O Access exporta os dados e exibe o status da operao de exportao na pgina final do assistente. INCIO DA PGINA Salvar a especificao e examinar o arquivo de texto 1. Na ltima pgina do Assistente para Exportao, marque a caixa de seleo Salvar etapas de exportao. Um conjunto de controles adicionais exibido. 2. Na caixa Salvar como digite um nome para a especificao da exportao. 3. Opcionalmente, digite uma descrio na caixa Descrio. 4. Clique em Salvar Exportao. -ouPara executar a operao de exportao em intervalos fixos (como semanal ou mensalmente), marque a caixa de seleo Criar Tarefa do Outlook e clique em Salvar Exportao. Isso criar uma tarefa do Microsoft Office Outlook 2007 que permitir executar a especificao em uma data futura. Se voc no criar a tarefa do Outlook, o Access salva a especificao. Se voc optar por criar a tarefa do Outlook, o Access exibe a caixa de dilogo Exportar-nome - Tarefa. V para as prximas etapas para obter informaes sobre como usar essa caixa de dilogo.

OBSERVAO Caso o Outlook no esteja instalado, o Access exibir uma mensagem de erro quando voc clicar em Salvar Exportao. Se o Outlook no estiver configurado adequadamente, o Assistente de Configurao do Outlook ser iniciado. Siga as instrues no assistente para configurar o Outlook. Criar uma tarefa do Outlook 1. Na caixa de dilogo Exportar-nome - Tarefa no Outlook, verifique e modifique as configuraes da tarefa, como Data de concluso e Lembrete. Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrncia. A figura a seguir mostra o agendador de tarefas com algumas configuraes comuns:

Para obter informaes sobre o agendamento de tarefas do Outlook, consulte o artigo Programar uma operao de importao ou exportao. 2. Quando terminar as configuraes, clique em Salvar e Fechar. Executar uma tarefa salva 1. No Painel de Navegao do Outlook, clique em Tarefas e, em seguida, clique duas vezes na tarefa que deseja executar. 2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importao na barra de ferramentas. . 3. Abra o arquivo de texto e verifique o contedo do arquivo. Consulte a prxima seo para obter ajuda com soluo de problemas com valores ausentes e incorretos em um arquivo de texto. INCIO DA PGINA Soluo de problemas com valores ausentes e incorretos em um arquivo de texto A tabela a seguir descreve vrios maneiras de se solucionar problemas comuns. DICA Se voc considerar que apenas alguns valores esto ausentes, corrija-os no arquivo Office Excel 2007. Do contrrio, corrija o objeto de origem no banco de dados do Access e, em seguida, repita a operao de exportao.

PROBLEMA

DESCRIO

Nomes de camposEm um arquivo de largura fixa, os nomes dos campos esto ausentes. ausentes Adicione-os manualmente ao arquivo de texto. Em um arquivo delimitado, os nomes de campos estaro includos se a caixa de seleo Incluir Nomes de Campos na Primeira Linha estiver marcada. Exibio de camposPor padro, os campos que do suporte a valores mltiplos so com vrios valores exportados como uma lista de valores separados por ponto e vrgula (;) e delimitado entre aspas (""). Se o campo delimitador for configurado como ponto e vrgula e se o qualificador de texto for alterado para Nenhum, cada valor na lista com vrios valores talvez paream pertencer a um campo individual. Altere as configuraes do delimitador e execute a operao de exportao novamente, ou coloque entre aspas, manualmente, os valores do campo com vrios valores. Imagens, objetos eElementos grficos (como o logotipo, o contedo de campos Objeto OLE anexos ausentes e anexos que fazem parte dos dados de origem) no so exportados. Grfico ausente Ao exportar um formulrio ou registro que contenha um objeto grfico Microsoft, o objeto grfico no exportado.

Expresses ausentes A expresso usada para calcular os valores no exportada para o arquivo de texto. Somente os resultados das expresses so exportados. Adicione a frmula para o arquivo de texto manualmente, aps concluir a operao de exportao. Subformulrios eAo exportar um formulrio ou folha de dados, apenas o formulrio ou subfolhas de dadosfolha de dados principal exportado. Repita a operao de exportao ausentes para cada subformulrio e subfolha de dados que desejar. Valores 1 e 0Ao exportar dados para um arquivo delimitado ou de largura fixa, os aparecem nosvalores nos campos Sim/No aparecem como 1 (Verdadeiro ou Sim) e 0 campos Sim/No (Falso ou No). No arquivo de texto, execute uma operao de pesquisa e substituio para corrigir os valores. Valores nulos Verifique o arquivo de origem para ver se o valor correspondente exibido corretamente no campo de origem. Se um valor de erro ou um valor para o qual no h suporte for exibido, corrija a origem e tente exportar novamente.