Validao de Planilhas Eletrnicas Parte 3

As partes 1 e 2 deste artigo abordaram um contedo terico sobre o assunto validao

de planilhas eletrnicas.
Para finalizar o artigo, sero apresentadas algumas funes do software Microsoft
Excel que podem ser utilizadas para estabelecer um controle mais amplo e/ou mais
seguro na utilizao de planilhas eletrnicas.
Para os exemplos a seguir foi utilizado o software Microsoft Excel verso 2007, mas
outras verses do mesmo tambm possuem estas funes e podem ser utilizadas.

Funes do Microsoft Excel que podem ser utilizadas
A seguir sero apresentados alguns exemplos de funes que podem ser utilizadas
nas planilhas, considerando que, caso sejam utilizadas, precisam estar definidas em
um documento aprovado (como um procedimento de operao padro) e serem
verificadas na validao das planilhas.
Nota: importante que as reas usurias das planilhas j configurem as mesmas
contemplando todas as necessidades que possuem, para que, aps a validao das
mesmas, no seja mais necessrio edit-las.

Exemplo de planilha do tipo modelo
A tabela apresentada a seguir (Figura 1) simula um relatrio de aprovao de
produtos, contemplando:
- Uma lista de produtos com suas respectivas especificaes pr-definidas;
- Uma frmula que calcula um resultado a partir de valores gerados em diferentes
anlises;
- Uma avaliao final que define se o produto est ou no aprovado.

Figura 1: Exemplo de planilha de armazenamento de dados
Esta tabela funciona da seguinte forma:
- Conforme o item selecionado no campo C2, um valor diferente ser apresentado no
campo C5 (especificao do produto de acordo com os dados inseridos nas colunas
F e G);
- O campo C14 apresenta a mdia dos resultados das anlises 1, 2 e 3 que devem ser
inseridos na planilha;
- O campo C16 ir verificar se o resultado da mdia est de acordo com a
especificao (se sim ir apresentar Aprovado e se no ir apresentar Reprovado e
deixar o campo vermelho).
Neste caso, importante verificar na validao se:
- as especificaes dos produtos esto corretas;
- o clculo realizado pela planilha gera um resultado correto;
- o resultado final definido pela mesma correto;
- somente os campos para seleo do produto e para incluso dos resultados de
anlise podero ser editados, de forma que as especificaes dos produtos e as
frmulas da planilha no sejam editadas pelos usurios da mesma.
A seguir ser apresentado como estes campos foram preparados, pois importante
entender como eles funcionam para ser possvel validar a planilha:
1) A lista de produtos (Figura 2) apresenta todos os produtos inseridos ao lado da
tabela (que no sero impressos, pois foram definidos fora da rea de impresso da
planilha).


Figura 2: Exemplo de lista de dados

Para inserir estes itens, deve-se utilizar a funo de Validao do Excel (Figura 3) que
permite criar uma lista de opes, na qual esto sendo utilizados os dados da coluna
F:

Figura 3: Configurao para validao de dados

Deixar opes pr-definidas ajuda para que os usurios no insiram informaes
incorretas na planilha, pois s podero preencher o campo com informaes
previamente cadastradas e verificadas na validao.
2) Na sequncia temos uma condio lgica que avalia de acordo com o produto
selecionado, qual a especificao do mesmo, contida na coluna G da planilha (Figuras
4, 5 e 6):

Figura 4: Especificao apresentada ao selecionar o produto A

Figura 5: Especificao apresentada ao selecionar o produto B


Figura 6: Especificao apresentada ao selecionar o produto C

Para isto foi utilizada uma funo SE ou IF do Excel (Figura 7) que verifica o
contedo do campo onde escolhido o produto e apresenta a respectiva
especificao do mesmo (definida na coluna G da planilha).
Neste exemplo a frmula utilizada foi:
=SE(C2=F6;G6;SE(C2=F7;G7;SE(C2=F8;G8;"-")))

Figura 7: Frmula utilizada para definir a especificao conforme produto selecionado
3) Na sequncia calculada a mdia das anlises (Figura 8) com a frmula:
=MDIA(C10:C12)

Figura 8: Frmula utilizada para somar o resultado das anlises

4) Por ltimo, verifica-se se o valor da mdia est de acordo com o especificado para o
produto (Figura 9), utilizando a seguinte frmula:
=SE(C14>=C5;"Aprovado";"Reprovado")

Figura 9: Formula utilizada para definir o resultado final da anlise

Alm disso, ainda h uma regra de formatao condicional (Figura 10) atribuda a este
campo que define a cor de apresentao do mesmo: ficar vermelho caso o resultado
seja Reprovado.

Figura 10: Exemplo de formatao condicional
5) Aps validar que a planilha funciona corretamente, necessrio deixar todos os
campos da mesma bloqueados (garantindo que no sero editados) e liberar para
edio apenas os campos onde as informaes devero ser inseridas ou
selecionadas.
Para bloquear a planilha (Figura 11), selecionar todos os campos da mesma e na
opo Formatar Clulas defini-las como bloqueadas:

Figura 11: Funo que permite o bloqueio dos campos da planilha

Na sequncia selecionar somente os campos de entrada de dados e defini-los como
desbloqueados nesta mesma funo (no exemplo, so os campos C2, 10, 11 e 12).

Finalizando este processo a planilha dever ser inserida em um sistema validado ou
em uma pasta da rede onde os usurios tenham acesso somente de leitura, para que
sempre seja utilizado o mesmo modelo validado, que poder ser preenchido e
impresso (para arquivo em papel) sempre que necessrio.

Exemplo de planilha do tipo armazenamento
Neste exemplo (Figura 12) ser apresentado como utilizar a funo de trilha de
auditoria do Excel para tornar uma planilha de armazenamento de dados mais segura.
Ser utilizada uma planilha de controle de vencimento de procedimentos, que calcula
o vencimento das planilhas automaticamente e define assim o status dos mesmos:

Figura 12: Exemplo de planilha de armazenamento de dados
Nesta planilha foram utilizadas as seguintes frmulas (alm da formatao condicional
da coluna Status):
1) Calculo do vencimento na coluna F (Figura 13):
=E7+$D$4

Figura 13: Formula utilizada para calcular a data de vencimentos dos procedimentos

2) Avaliao do status na coluna G (Figura 14):
=SE(F7<(HOJ E());"Vencido";SE(F7<(HOJ E()+30);"Revisar";"Atualizado"))

Figura 14: Formula utilizada para definir o status do procedimento

Nota: no exemplo, a data atual 21/07/2010.
Para esta planilha ser segura, a coluna de Data de vencimento e Status devem estar
bloqueadas, de forma que os usurios no tenham acesso a alterar as frmulas
validadas das mesmas.
3) Aps validar a planilha, excluir os dados de teste deixando apenas o modelo do
documento a ser preenchido (Figura 15), para que os dados sejam posteriormente
inseridos pelos usurios responsveis pela planilha, para que na trilha de auditoria
fique registrado apenas as aes dos usurios que iro utilizar a planilha:

Figura 15: Modelo final da planilha aps validada

Aps os dados serem excludos, para que os dados que forem inseridos
posteriormente tenham controle de alterao, ativar a seguinte funo do Excel
(Figuras 16 e 17):

Figura 16: Funo do Microsoft Excel para ativar a trilha de auditoria da planilha Parte 1


Figura 17: Funo do Microsoft Excel para ativar a trilha de auditoria da planilha Parte 2

Esta funo permite o controle de alterao dos dados, registrando as alteraes
realizadas pelo usurio do Sistema Operacional Windows que estiver utilizando o
computador no momento da edio das informaes da planilha.
Caso a planilha seja inserida em um sistema validado, podem ser definidas e
validadas funes neste sistema que garantam a segurana do arquivo da planilha, de
forma que a mesma no ser substituda por outro arquivo.
Caso a planilha seja inserida em uma pasta da rede, ser necessrio que algumas
pessoas (responsveis e treinadas para edio dos dados da planilha) tenham acesso
de edio pasta onde o arquivo (da planilha validada) est armazenado. Como
conseqncia estas pessoas podem alterar ou at mesmo excluir o arquivo validado
(com ou sem dados inseridos). Neste caso alguns tratamentos por procedimento sero
necessrios, onde podemos sugerir os seguintes:
- Definir via procedimento que os usurios que tm acesso ao arquivo so
responsveis por no excluir ou substituir o arquivo validado da pasta por outro, e que,
caso isto acontea, os dados contidos no mesmo no sero mais vlidos;
- Definir via procedimento que a pessoa de validao responsvel por validar o arquivo
deve inserir no mesmo (aps este estar validado e estar ativa a funo de controle de
alterao do Excel) a data de liberao do arquivo, para que isto conste como o
primeiro histrico da trilha de auditoria (que ficar registrado no login da pessoa que
validou o arquivo, permitindo identificar que aquele o arquivo que realmente foi
validado, pois se for substitudo, o novo arquivo no ir conter o registro de liberao
em nome da pessoa que validou o mesmo, j que o histrico registra automaticamente
o usurio que est logado no Sistema Operacional Windows).
Para extrair a trilha de auditoria, acessar a funo de controlar alteraes do Excel
(Figura 18) e selecionar o modo de visualizao e os filtros conforme desejado (
possvel visualizar as ltimas alteraes na prpria planilha ou gerar uma planilha com
o histrico de alteraes a parte):

Figura 18: Funo do Microsoft Excel para consultar a trilha de auditoria

Considerando que foram inseridas as seguintes informaes na planilha aps a
mesma estar validada (conforme Figura 19):

Figura 19: Exemplo de liberao e cadastro de dados na planilha de armazenamento

A trilha de auditoria apresentaria as seguintes informaes (conforme Figura 20):

Figura 20: Exemplo da trilha de auditoria que seria gerada em funo das alteraes

Nota: a primeira linha apresenta a informao inserida pela pessoa que validou a
planilha, para registrar que este o arquivo validado e as demais apresentam as
informaes do dia-a-dia que seriam inseridas / alteradas / excludas em um caso
real, os dados de liberao da planilha estariam registrados para quem validou a
planilha e os dados de validade do POP estariam registrados na senha de um usurio,
por exemplo, da rea de Garantia da Qualidade.
Como esta planilha possui frmulas e padres que precisam ser mantidos,
importante que seus campos sejam bloqueados e a planilha seja protegida.
Bem terminamos aqui este artigo, esperamos ter ajudado aqueles que esto buscando
uma forma de validar suas planilhas.


Em caso de dvidas ou sugestes sobre este artigo, fique vontade para entrar em
contato atravs do e-mail contato@validacaodesistemas.com.br.
Administradores.

Artigo publicado em 31/08/2010.