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Modelos de tomada de deciso e sua relao com a informao orgnica

Mariana Lousada; Marta Ligia Pomim Valentim

Modelos de tomada de deciso e sua relao com a informao orgnica


Mariana Lousada Mestranda do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao. Universidade Estadual Paulista (Unesp) Marta Lgia Pomim Valentim Profa. Dra. do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao. Universidade Estadual Paulista (Unesp)

O processo decisrio compreende a aplicao de diferentes modelos de tomada de deciso, cada um deles pertinente a uma determinada situao. Entre eles, destacamos como principais os modelos racional, processual, anrquico e poltico. Para este trabalho, utilizamos os conceitos de Choo (2003), por se tratar de uma das principais obras a respeito do tema existente na literatura e, assim, analisamos cada um dos modelos propostos pelo autor. A partir da anlise dos modelos, foi possvel estabelecer relaes entre eles e maneira pela qual a informao orgnica produzida internamente organizao, participa do processo decisrio, mais especificamente no mbito de cada modelo. Por ltimo, a partir das inferncias realizadas, propomos um novo modelo de tomada de deciso, cuja base de sustentao a informao orgnica. Palavras-Chave: Modelos de tomada de deciso; Processo decisrio; Informao orgnica; Informao arquivstica; Modelo orgnico de tomada de deciso.

Decision making models and their relationship with organic information


The decision making process encompasses the application of different decision making models, each of them concerning a specific situation. Among them, one can cite the political, anarchic, procedural, and rational models as the most important ones. For this paper we utilize the concepts of Choo (2003), since they are the most

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important works in the literature about the subject . We, thus, analyze each model proposed by the author. From the analysis of the models it was possible to establish relationships between the models and the way through which organic information produced internally to the organization , participates in the decision making process, more specifically in the scope of each model. Finally, from the inferences carried out, we propose a new decision making model, which supporting basis is organic information. Keywords: Decision making models; Decision making process; Organic information; Archivist information; Decision making organic model. Recebido em 15.02.2010 Aceito em 10.01.2011

1 Introduo
O estudo sobre o processo decisrio organizacional tem sido objeto de investigao de diversos tericos e gestores, pelo menos nos ltimos 50 anos. A importncia das reflexes sobre essa temtica indiscutvel para a sociedade contempornea, uma vez que as organizaes necessitam, cada vez mais, de decises acertadas, em um espao de tempo mais reduzido. O uso de modelos de tomada de deciso permite aos gestores compreender a estrutura organizacional e as relaes complexas inerentes aos processos desenvolvidos nesse mbito. Portanto, h a crescente relevncia no que tange investigar e construir modelos, que proporcionem uma melhor aplicabilidade de mtodos e tcnicas no processo de tomada de deciso organizacional, cuja base a informao, visto que se constitui em recurso fundamental para o referido processo. A organizao que no tem informao para subsidiar suas decises estratgicas, bem como a sua gesto, estar em desvantagem em relao s outras organizaes do mesmo segmento, porquanto no ser possvel analisar, em um tempo mnimo, as alternativas de deciso, alm de reproduzir eficazmente o resultado decorrente da deciso tomada. Beuren (2000, p. 18) enuncia as vantagens dos modelos aplicados ao processo decisrio: simplifica a visualizao geral das variveis sem alterar a essncia; simplifica a visualizao da amplitude das variveis sem alterar a essncia; auxilia na identificao de possveis relaes entre os elementos; permite compreender relaes complexas; serve como base para estabelecer e aprimorar parmetros. Ressalta-se que a utilizao de modelos pode levar limitao na identificao das variveis determinantes de uma situao, conforme explica Beuren (2000, p. 20): [...] o modelo de deciso adotado pelo gestor ir depender do conjunto de variveis envolvidas, do grau de

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controle sobre as variveis, do nvel de certeza associado deciso, dos objetivos do decisor, entre outros. Nesse sentido, este trabalho centrouse nos quatro modelos apresentados por Choo (2003), buscando verificar sua relao com a informao orgnica.

2 Modelos de tomada de dfciso


O processo decisrio compreende a aplicao de diferentes modelos de tomada de deciso, cada um deles pertinente a uma determinada situao. Entre eles, destacamos como principais os modelos racional, processual, anrquico e poltico. Utilizamos como referencial terico os conceitos de Choo (2003), por se tratar de uma das principais obras a respeito do tema e, dessa forma, analisamos cada um dos modelos propostos pelo autor.

2.1 Modelo racional


O modelo de tomada de deciso racional o mais sistematizado e estruturado entre todos, pois pressupe regras e procedimentos prdefinidos, que devem ser seguidos para que se possa atingir um bom resultado. Neste tipo de modelo, predomina em sistemas fechados, cuja estrutura organizacional altamente burocrtica e as diretrizes da organizao so definidas atravs de regras formais. Trata-se de um ato orientado para se atingir os objetivos, por meio da soluo de problemas, ou seja, um comportamento regulado por normas e rotinas, de modo que a organizao possa agir de uma maneira procedimental e intencionalmente racional. March (1994) explica que este modelo foi inicialmente desenvolvido por March e Simon (1975), ajustado por Cyert e March (1992) e novamente ajustado por March (1994). As questes-chave do modelo racional so: qual o problema?; quais so as alternativas?; quais so os custos e vantagens de cada alternativa?; e o que deve ser observado como padro para tomar decises em situaes similares? Stoner e Freeman (1992, p.187-188) explicam que o processo decisrio no se finaliza com a escolha da deciso, isto , aps a escolha da melhor alternativa h o monitoramento da deciso, que se refere anlise e acompanhamento dos resultados obtidos, tanto os positivos quanto os negativos, da escolha implantada. Segundo Robbins (2005, p.114): [...] quando enfrentam problemas simples, com poucas alternativas de ao ou quando o custo de procurar e avaliar alternativas so pequenos, o modelo racional oferece uma descrio bastante precisa do processo decisrio. Este modelo presume uma metodologia que pode ser aplicada em distintas situaes, por se tratar de um mtodo sistematizado, define bem

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as etapas a serem seguidas pelo decisor, cujo objetivo obter um resultado satisfatrio e, portanto, de fcil aplicao e entendimento. Existem muitos aspectos que influenciam diretamente a tomada de deciso racional, embora alguns aspectos no sejam racionais. Por essa razo, no se pode afirmar que o processo de tomada de deciso seja puramente racional. Teodsio, Silva e Rodrigues (2007, p. 2) afirmam que o processo decisrio racional est estruturado da seguinte forma: a) Deteco do problema: atravs dos sensores que a organizao possui e que possibilitam aos gestores tomar conhecimento das disfunes organizacionais, que as levam para caminhos diferentes dos planejados, comprometendo a consecuo de suas metas; b) Incio do fluxo do processo decisrio: Coleta de informaes: fase de diagnstico, reunio da maior quantidade de dados possveis; Anlise criteriosa de informaes: estabelecimento de uma correlao das informaes coletadas com variveis presentes no ambiente, atribuindo-lhes relevncia, para serem utilizadas na soluo de problemas; Identificao de alternativas: busca de alternativas para eleger um critrio de julgamento das alternativas propostas, atravs de uma lista de quesitos com pesos de importncia para a organizao; Opo pela melhor alternativa: segundo um mecanismo prdefinido, para assegurar a legitimidade da escolha; e Consecuo dos objetivos organizacionais: atravs da implantao da alternativa compreendida como a melhor, espera-se que isso redunde na consecuo dos objetivos organizacionais no tempo previsto. No processo decisrio, para se fazer uma escolha totalmente racional, o indivduo teria que identificar todas as alternativas existentes, prever as consequncias de cada alternativa e avali-las de acordo com os objetivos e preferncias (CHOO, 2003, p. 265). Observamos que h consenso na literatura analisada quanto ao entendimento de que tomar uma deciso totalmente racional uma tarefa praticamente impossvel, pois o tomador de deciso no tem condies de possuir conhecimento sobre todas as variveis influenciadoras do processo; isso porque, no momento da coleta de informaes, j se pressupe a anlise inicial das alternativas e, tambm, das provveis consequncias que cada uma pode causar. Nesse contexto, Robbins (2005, p. 114) define racionalidade limitada como a construo de exemplos simplificados que atraem os aspectos essenciais dos problemas, sem capturar toda a sua complexidade; isso porque o indivduo no tem condies cognitivas para se apropriar de todas as informaes que lhe so oferecidas e, nessa circunstncia, somente o que julga importante assimilado. Trata-se de

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minimizar o problema, dar enfoque e supervalorizar os aspectos mais relevantes ou mais visveis. A limitao da racionalidade descreve o processo de tomada de decises utilizado na contratao da maioria dos novos funcionrios. Aps identificar a necessidade de um novo funcionrio, os executivos tentam ajustar as exigncias do cargo qualificao dos candidatos. Depois, eles entrevistam um nmero limitado de candidatos e escolhem aquele que acreditam ser o que oferecer um nvel aceitvel de desempenho [...] O processo de tomada de decises racionais pressupe que levantemos informaes objetivamente. Mas isso no acontece. Ns levantamos as informaes seletivamente. O vis de confirmao representa um tipo especfico de percepo seletiva. Buscamos informaes que corroborem nossas escolhas anteriores e desprezamos aquelas que as contestam (ROBBINS, 2005, p. 116). Essa situao ocorre porque o indivduo despreza informaes que contrariam a deciso tomada, ou seja, o indivduo tende a ignor-la ao invs de analis-la; por outro lado, as informaes que confirmam a deciso so supervalorizadas. No processo de tomada de deciso, a maneira mais fcil para se obter um resultado satisfatrio refere-se a analisar as informaes que contradizem a deciso escolhida, pois, atravs dessa anlise, possvel detectar seus pontos fracos, isto , qual a possibilidade da deciso falhar ou de no se obter o resultado esperado. J as informaes que corroboram a deciso so comprometidas, principalmente, pelo indivduo que tende a sentir-se confiante com a deciso tomada.

2.2 Modelo processual


O modelo processual elucida as fases e os ciclos que subsidiam as atividades decisrias, aparentemente complexas e dinmicas. Foi desenvolvido, inicialmente, por Mintzberg, Raisinghani e Thort (1976). As questes-chave deste modelo so: quais so as organizaes que atuam nesse tipo de circunstncia?; quais so as rotinas e procedimentos utilizados usualmente?; quais so as informaes disponveis?; e quais so os procedimentos padres utilizados nesses casos? Este modelo concentra-se nas fases, nas atividades e na dinmica dos comportamentos decisrios (CHOO, 2003, p. 283). O modelo tem um grande nmero de elementos: trs fases decisrias principais, trs rotinas de apoio s decises e seis grupos de fatores dinmicos. As trs principais fases decisrias so:

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a) Identificao: reconhece a necessidade de tomar uma deciso e desenvolve a compreenso das questes implicadas na deciso. Consiste em rotinas de reconhecimento e rotinas de diagnstico do problema; b) Desenvolvimento: desenvolvimento de uma ou mais solues para um problema, crise ou oportunidade. Consiste na busca (memria, passiva, armadilha, ativa) e rotinas de criao; d) Seleo: avalia as alternativas e escolhe uma delas (CHOO, 2003, p. 283-287). As trs rotinas de apoio no modelo processual so: a) Rotinas de controle: guiam o processo decisrio e consistem em planejamento, determinam os limites do espao da deciso; b) Rotinas de comunicao: renem e distribuem a informao como parte do processo decisrio; c) Rotinas polticas: importantes nos processos estratgicos, pois podem assumir a forma de barganha, de persuaso ou de cooptao (CHOO, 2003, p. 283-287). Os seis grupos de fatores dinmicos so: a) Interrupes: intervenes ambientais, tanto internas quanto externas; b) Adiantamento de prazos: diminuir o ritmo das atividades do processo decisrio; c) Feed-back: surge quando os responsveis guardam os resultados de aes praticadas para serem usadas mais tarde; d) Ciclos de compreenso: necessrios para lidar com questes complexas; e) Ciclos de fracasso: ocorrem quando no se consegue chegar a uma deciso (CHOO, 2003, p. 283-287). No modo processual, quando os objetivos so claros, mas os mtodos e as tcnicas para ating-los so incertos, a necessidade de tomar uma deciso d incio a um processo marcado por muitas interrupes e repeties. Apesar disso, o processo revela uma linha geral de desenvolvimento, cujo incio se d com o reconhecimento e o diagnstico do problema, prossegue com a anlise das alternativas, por meio de buscas de solues prontas ou da criao de solues customizadas, e termina com a avaliao e seleo de uma alternativa que deve ser autorizada ou aprovada (CHOO, 2003, p. 367-368). Este modelo apresenta vrias semelhanas ao modelo racional e suas principais caractersticas so confluentes em muitos aspectos.

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Porm, um fator que o difere a condio de flexibilidade, permitindo que os gestores realizem ajustes quando necessrio.

2.3 Modelo anrquico


No modelo anrquico, tanto os objetivos quanto os procedimentos so ambguos. No h clareza em relao aos problemas e s decises; tambm conhecido como modelo lata de lixo. Foi primeiramente desenvolvido por Cohen, March e Olsen (1972). Neste modelo, as organizaes no apresentam coerncia em relao s situaes vivenciadas, visto que os problemas e as solues so jogados pelos decisores e as decises resultam do encontro de correntes independentes de problemas, solues, participantes e situaes de escolha. Choo (2003, p. 295) explica que: [...] o modelo anrquico de deciso pode ser comparado a uma lata de lixo, onde vrios tipos de problemas e solues so atirados pelos indivduos, medida que so gerados. A deciso ocorre quando problemas e solues coincidem. Observamos que se trata de um modelo que no segue nenhum tipo de estrutura e/ou sequncia, uma vez que regido pelo acaso e pela sorte. No modelo anrquico, as decises so tomadas de trs maneiras: a) Resoluo: a tomada de deciso que ocorre depois de se pensar sobre o problema, por determinado tempo; b)Inadvertncia: uma escolha adotada rpida incidentalmente, para outras escolhas serem feitas; e

c) Fuga: ocorre quando os problemas abandonam a escolha, quando no h resoluo do problema (CHOO, 2003, p.297). As preferncias usadas na tomada de deciso so mal definidas e incoerentes, no so sistematizadas como no modelo racional e processual. A organizao trata as situaes de forma obscura, assim como os processos e procedimentos no so muito bem definidos, o que gera falta de entendimento e insegurana em seus colaboradores.

2.4 Modelo poltico


O modelo poltico, conforme o nome j diz, tem na poltica o mecanismo de apoio deciso, ou seja, os atores ocupam diferentes posies e exercem diferentes graus de influncia, de modo que as

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decises no resultam em uma escolha racional, mas, ao contrrio, resultam da influncia dos atores. Este modelo foi inicialmente desenvolvido por Allison (1971), que afirma que a deciso est intimamente relacionada ao poder que cada indivduo possui e como essa rede de relacionamento se desenha no mbito organizacional. As questes chave para este modelo so: quais so os canais usados para produzir aes que resolvam um tipo de problema?; quem so os atores e quais suas posies?; e quais so as presses que esto influenciando? Para a abordagem poltica, a organizao vista como um conjunto de atores, que podem ser indivduos ou grupos, dotados de interesses e objetivos prprios, controlando diferentes recursos como: autoridade, status, recursos, ideias e informaes. A organizao no tem objetivos claros a priori. Os indivduos ou grupos conduzem estratgias particulares a partir de uma situao prpria (NIOCHE et al., 1993, p. 307, traduo nossa). Este modelo foco de disputas internas de poder e de influncia. Muitas vezes, os objetivos pessoais ultrapassam os organizacionais e, s vezes, prejudicam a prpria organizao. Observamos que esse tipo de disputa mais acentuado em organizaes pblicas, porquanto so ambientes altamente influenciados pela poltica que rege o desenvolvimento das estratgias de ao e o desempenho organizacional. A anlise tcnica est presente em todos os sistemas polticos. Ela compreende a reunio de fatos, discusso racional de temas, etc.. [...] O processo poltico de tomada de deciso acaba se assemelhando ao processo racional tradicional, cheio das limitaes (TEODSIO; SILVA; RODRIGUES, 2007, p.13), ou seja, todos os modelos de tomada de deciso dependem de informaes para definirem e embasarem suas escolhas. Choo (2003, p.300) argumenta que o modelo poltico foca nos efeitos dos objetivos conflitantes sobre as decises. No entanto, a incerteza mais baixa, pois cada participante do processo tem clareza quanto s alternativas preferidas e os objetivos que pretende atingir. As decises e as aes decorrentes se constituem no resultado da troca ou da barganha entre os envolvidos, cujo processo possvel, porque os envolvidos ocupam posies que lhes atribuem algum tipo de poder. No modelo poltico h duas categorias de informaes buscadas pelos que tomam as decises: a informao usada para tomar decises e a informao usada para apoiar decises j tomadas (MELTSNER, 1976 apud CHOO, 2003, p. 293), pois necessrio justificar as decises que foram tomadas, seja antes ou depois da deciso. Os objetivos organizacionais so superados pelos objetivos pessoais, pois o que se sobressai so as preferncias individuais de quem tem o 154

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poder de deciso. Trata-se de uma constante negociao entre os distintos poderes existentes.

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3 Informao orgnica
Informao insumo do processo decisrio empresarial, por isso tem papel fundamental para qualquer modelo de gesto empresarial. Para tomar a deciso certa preciso que o gestor possua informaes internas e externas selecionadas, tratadas, organizadas e acessveis, de forma que propicie a reduo das incertezas. Portanto, de suma importncia que o acesso informao seja no tempo certo, que a informao seja confivel, bem como seja consistente. Nomeamos a informao produzida internamente a uma determinada organizao como informao orgnica, visto que gerada em decorrncia do cumprimento das funes organizacionais, pelos prprios colaboradores da organizao que, ao mesmo tempo, so produtores e consumidores. Por essa razo, a organizao deve ter clareza quanto ao valor da informao orgnica, visto que ela se constitui em um recurso importante para os processos organizacionais, inclusive o decisrio. Louzada e Valentim (2008, p. 254) defendem que a informao orgnica produzida internamente, sendo produto resultante da execuo das funes e das atividades organizacionais, ou seja, produto do exerccio das funes administrativas e se constitui no registro fsico das transaes de uma determinada atividade, tarefa ou tomada de deciso. Portanto, insumo para os gestores desempenharem suas funes e tomarem suas decises. Lopes (1996, p. 32) explica: [...] orgnica a informao que pertence pessoa ou organizao que a acumulou [...], isto , a informao orgnica intrnseca organizao que a gerou. Alm disso, a combinao desse tipo de informao pode gerar novas informaes de carter orgnico. Destacamos alguns tipos de informao orgnica em ambientes organizacionais: diretivas, relatrios, planejamentos, programas, normas, procedimentos, oramentos, balanos financeiros, atas, contratos, processos de clientes, processos de contratao de pessoal, entre outros (ROSSEAU; COUTURE, 1998, p. 65). Assim, identificar os tipos de informaes produzidas internamente permite aos gestores de uma organizao detectar possveis desvios e/ou gargalos de fluxos informacionais, que possam vir a prejudicar a dinmica organizacional que engloba o processo decisrio. A informao orgnica um dos elementos que subsidia o processo decisrio. um recurso informacional acessvel somente pela prpria organizao, fato que a torna um recurso informacional estratgico, principalmente aps anlises diferenciadas em que possvel agregar valor informao original, transformando-a em um insumo informacional diferenciado. Este tipo de informao se constitui em um dos fatores responsveis pela sobrevivncia das organizaes, visto que desempenha papel relevante no processo decisrio, propiciando ao gestor conhecimento sobre os pontos fortes e fracos da organizao e, consequentemente,

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proporciona mais segurana no momento da deciso em relao aos riscos e incertezas, influenciando diretamente o desempenho da organizao. A informao orgnica est presente em todos os nveis organizacionais, estratgico, ttico e operacional, sendo gerada em todos os setores e por todas as pessoas que nela atuam.

4 Modelos de tomada de deciso e a informao orgnica


No modelo racional todas as fases exigem informaes. O decisor necessita ter em mos informaes que tenham relao com o objetivo que se pretende alcanar. As informaes so obtidas internamente em diferentes setores da organizao, ou seja, no modelo racional todos os tipos de informaes orgnicas produzidas podem servir para a tomada de deciso. No modelo processual a busca da informao mais intensa do que no modelo racional, em parte porque a coleta de informaes expande-se com o tempo e repete-se em muitos ciclos, e em parte porque uma parcela substancial da busca precisa ser feita durante a fase de desenvolvimento do processo (CHOO, 2003, p. 302). Isso se deve ao fato de que este modelo mais malevel e pode ser ajustado quando a deciso no for mais satisfatria. Nesse caso, h novamente a busca por novas informaes, que possibilitem a formulao de novas alternativas. O uso da informao centralizado, medida que repetidos ciclos de processamento da informao tendem para uma soluo especfica de um problema especfico, e que tem de ser submetida autorizao de superiores. Neste modelo, sem dvida, h maior utilizao da informao orgnica, pois se trata de um modelo que privilegia o uso da informao gerada internamente organizao e relacionada aos distintos fazeres organizacionais. No modelo anrquico a busca intencional de informao ocorre em um nvel mais baixo, porquanto as solues e as alternativas esto desligadas dos problemas, e a informao perpassa as situaes decisrias de uma maneira um tanto aleatria. No h controle do uso da informao, as solues ligam-se a problemas por acaso ou por interesse individual, e as decises so tomadas mais por fuga ou inadvertncia do que por resoluo racional (CHOO, 2003, p. 300-301). Neste modelo, so usados todos os tipos de informao orgnica. Contudo, o tomador de deciso no se d conta de que utiliza a informao para embasar suas decises. Isso se deve ao fato de ser um modelo que no apresenta estrutura definida ou processos articulados e sistematizados. Por isso, o uso da informao apresenta nveis mais baixos do que os demais modelos, ou seja, no h uma busca sistematizada por informaes, visando resoluo de problemas, ao contrrio, a busca ocorre de maneira inconsciente. No modelo poltico, embora a busca de informao possa ser seletiva e orientada para informaes que confirmem as opes preferidas, a coleta de informao intensifica-se por duas possveis razes: as informaes que confirmam uma alternativa preferida 157

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acumulam-se devido a uma ampla sondagem de vrias fontes, inclusive as especializadas e as relevantes; e as informaes so checadas e verificadas em detalhes, para que sua confiabilidade aumente e elas possam resistir aos argumentos contraditrios. O uso da informao fortemente controlado e dirigido, a informao processada seletivamente, de modo que informaes que contrariem pressupostos ou expectativas so ignoradas ou reinterpretadas (CHOO, 2003, p. 301302). Observamos que as informaes mais utilizadas so de cunho estratgico, oriundas da alta administrao e dizem respeito s aes estratgicas da organizao. Neste tipo de modelo, as informaes so fortemente controladas, pois so estratgicas, para definir metas de mdio e longo prazo e, portanto, apresentam elevada utilizao no processo decisrio, porque os gestores tendem a buscar informaes que confirmem suas decises e no que as contrariem. H, tambm, uma preocupao em satisfazer todas as partes envolvidas no processo decisrio. Seja qual for o modelo de tomada de deciso adotado pelos gestores, todos os modelos dependem de informaes. No entanto, a busca e o uso da informao variam de acordo com o modelo. Evidenciamos que a informao orgnica inerente ao processo de tomada de deciso e observamos certo consenso na literatura analisada sobre o entendimento de que os gestores que tomam decises rpidas esto, provavelmente, utilizando informaes de algum tipo. Ressaltamos que mesmo que um modelo no admita usar este recurso, como no caso do modelo anrquico, h a utilizao de informao de maneira inconsciente pelos decisores. Desse modo, observamos que todos os modelos apresentam algum tipo de similaridade, pois todos utilizam a informao como recurso para conhecer pontos fortes e fracos, diminuir as incertezas e os riscos e reconhecer oportunidades no momento da deciso. Contudo, aps a anlise dos modelos, notamos que nenhum modelo apresenta a informao orgnica como recurso principal do processo decisrio.

5 Modelo orgnico de tomada de deciso


O modelo proposto se denomina Modelo Orgnico, fundamentado no modelo de sistema integrado de gesto da informao orgnica (SIGIO), proposto por Rosseau e Couture (1998, p. 67). O modelo pode ser divido em trs fases conforme apresentado a seguir. A primeira fase visa, principalmente, o reconhecimento das informaes que so geradas na organizao, quando do cumprimento das funes que lhe competem. Tem por funo mapear e monitorar os fluxos informacionais e documentais, identificando em cada setor quem so os produtores de informao e quais podem vir a se tornar potenciais produtores. Ressaltamos que essa tarefa precisa ser realizada em todos os setores da organizao, isto porque compreendemos que todas as pessoas so produtores de informao orgnica. 158

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O mapeamento pode ser executado atravs da aplicao de questionrios, entrevistas estruturadas ou no-estruturadas, a fim de identificar os possveis produtores. Esse trabalho precisa ser realizado periodicamente, uma vez que surgem novos produtores de informao no ambiente organizacional. Essa etapa importante, pois alicera todo o restante do modelo, e se no for bem realizada poder comprometer todo o processo, porquanto ocorrero perdas informacionais. No so todas as informaes orgnicas que podem ser usadas no processo decisrio, portanto, preciso reconhecer quais possuem real potencial. Primeiramente, para no se perder tempo com aes informacionais que no sero aproveitadas; em segundo plano, para que uma informao relevante seja de fato selecionada. Ressaltamos a importncia de no se confundir as informaes que foram produzidas, internamente, das que foram produzidas externamente, pois isso comprometeria a principal caracterstica do modelo, o carter orgnico. A segunda fase apresenta como caractersticas principais a disseminao, acesso e uso das informaes produzidas internamente e que foram identificadas como sendo de carter estratgico. Esta etapa fundamental para o processo decisrio e deve ser executada com muita ateno, pois as informaes tm que estar disponveis no momento adequado para os responsveis pelas decises, ou seja, o acesso deve ser rpido para um uso eficiente. A disseminao e acesso devem ser realizados atravs de um banco ou base de dados, cuja atualizao deve ser constante e, assim, o uso das tecnologias de informao e comunicao (TICs) so essenciais para este tipo de modelo. As informaes devem ser classificadas de acordo com o departamento que a gerou, o responsvel, o tipo documental, data da insero, contedo/assunto, os nveis de acesso entre os usurios e, tambm, os nveis de sigilo e de confidencialidade. Os usurios do sistema devem ser classificados de acordo com as competncias organizacionais e o acesso dever ser relativo s funes e responsabilidades exercidas. Somente a alta administrao ter acesso a todos os nveis informacionais. Para tanto, preciso levar em considerao os seguintes aspectos: quem ou qual setor ser responsvel pela identificao e seleo das informaes?; e quem ou qual setor definir os nveis de acesso?. As respostas para essas questes devem ser minuciosamente estudadas para a elaborao do sistema, ouvindo, inclusive, os prprios usurios do sistema. O desenvolvimento do sistema deve ser feito pelo setor de tecnologia de informao, em parceria com o responsvel de cada departamento e, tambm, pelo arquivista. A participao do arquivista, nesse momento, indispensvel, pois o profissional que possui competncias e habilidades para realizar o mapeamento, identificando e selecionando as informaes, bem como poder ser o gerenciador do sistema, disponibilizando as informaes da melhor maneira para os tomadores de deciso.
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O exemplo de uma tela de um banco ou base de dados (FIG. 1) apresenta alguns campos como: identificao do setor/departamento, responsvel pela informao gerada/produzida, tipo documental, data em que foi gerada, contedo/assunto principal e contedos/assuntos secundrios, grau de sigilosidade, etc. Certamente outros campos podem ser acrescentados em acordo com as necessidades de cada organizao.

FIGURA 1 - Banco/base de dados de informao orgnica


Fonte: Elaborado pelas autoras.

O campo referente ao Setor/Departamento diz respeito origem da informao/documento, ou seja, onde ela foi gerada/produzida. Trata-se de um campo muito importante, pois vincula a provenincia de ambos. O Responsvel a pessoa que gerou/produziu a informao/documento. O Tipo refere-se tipologia documental como, por exemplo, relatrios, ofcios etc.; este um campo relevante, pois pode ser uma das formas de recuperao da informao. O campo Data indica quando a informao foi gerada/produzida. O Contedo/Assunto , sem dvida, o mais importante para o tomador de deciso, visto que o campo em que consta a descrio da informao/documento, cujo contedo propiciar a recuperao da informao/documento, quando o tomador de deciso realizar a pesquisa/busca no sistema. O grau de sigilosidade pode ser dividido em alto, mdio, baixo. Este campo delimita o nvel acesso informao pelos colaboradores que atuam na organizao, uma vez que no so todas as informaes/documentos que podem ser disponibilizados integralmente. O banco ou base de dados deve permitir que a pesquisa/busca, bem como a recuperao da informao/documento, seja realizada atravs de qualquer campo existente no sistema.

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O melhor ambiente para armazenar esse tipo de sistema a Intranet da organizao, isso porque so informaes/documentos de cunho estratgico, que geralmente no devem ser disponibilizados em outros tipos de ambiente como, por exemplo, a Web, mais propcio aos ataques de hackers. A terceira fase compreende a preservao e a conservao das informaes/documentos. Pressupe, ainda, que o restante do processo tenha sido realizado com qualidade e o mximo de eficincia. A preservao importante, principalmente porque as informaes perdem seu valor muito rapidamente. Algumas questes em relao preservao so essenciais como, por exemplo: quanto tempo preservar a informao?; necessrio o estabelecimento de uma poltica de preservao ou a conservao automtica?; necessrio o estabelecimento de uma poltica de descarte ou a eliminao diretamente proporcional ao uso?. Avaliar todos esses aspectos extremamente importante, porque, como j mencionado anteriormente, as informaes relevantes podem se perder, bem como aquelas que no so utilizadas, mas por possurem carter estratgico, podem vir a ser teis no futuro. A preservao documental se apoia em conceitos bem definidos existentes na literatura. A avaliao deve ser realizada anteriormente conservao, respeitando-se, por exemplo, a tabela de temporalidade e, assim, indicar quais so as informaes/documentos que devem ser preservados ou eliminados. Essa etapa tem por objetivo, tambm, colaborar com a constituio da memria institucional, resguardando, assim, os fatos e acontecimentos que foram destaque no desenvolvimento e no desempenho da organizao. O modelo proposto (FIG. 2) tem como objetivo principal colaborar com o processo decisrio organizacional e definir os gestores responsveis por essa tarefa to importante para qualquer tipo de organizao. Nesse sentido, o reconhecimento da importncia da informao orgnica vital para a aplicao do modelo, que tem como insumo bsico o uso deste recurso.

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FIGURA 2 - Modelo orgnico de tomada de deciso


Fonte: Elaborado pelas autoras.

Neste modelo de tomada de deciso, a informao orgnica o elemento chave. O modelo possui trs fases: a primeira tem por finalidade identificar os fluxos informacionais e documentais da organizao, identificando os geradores/produtores de informao orgnica. Essa fase deve ser realizada periodicamente, de forma que sua dinmica seja sempre atualizada, uma vez que a dinmica organizacional e, por consequncia, seus processos e fluxos se alteram. A segunda fase visa disseminao, o acesso e o uso das informaes orgnicas, sistematizando-as, de forma que no momento da tomada de deciso o gestor possa acess-las e us-las com segurana, eficincia e eficcia. A terceira e ltima fase envolve a preservao e a conservao dessas informaes, atividades que contribuiro para a formao da memria organizacional.

6 Consideraes finais
A partir da anlise da literatura sobre essa temtica foi possvel compreender os modelos de tomada de deciso mais usuais em organizaes. Constatamos que a informao orgnica se constitui em um dos elementos responsveis pela sobrevivncia das organizaes, visto que desempenha papel extremamente importante para o processo decisrio. A informao orgnica insumo e, ao mesmo tempo, produto dos processos organizacionais, o que a torna um recurso estratgico para o processo decisrio. Para este trabalho, consideramos quatro modelos de tomada de deciso: racional, processual, anrquico e poltico. Os modelos racional e processual apresentam caractersticas comuns. A diferena entre eles reside no fato de que o processual permite ajustes na deciso quando no se atinge os objetivos desejados. O modelo anrquico pode ser avaliado

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como o mais ambguo entre eles, pois no apresenta regras e procedimentos pr-estabelecidos. O modelo poltico diretamente influenciado pelos interesses dos atores do processo, a deciso geralmente no a mais indicada para a soluo do problema, mas, sim, a que ir satisfazer aos interesses dos envolvidos. Observamos que todos os modelos apresentam algum tipo de similaridade, visto que todos utilizam a informao como recurso subsidiador da deciso. Nenhum dos modelos analisados apresenta como insumo principal a informao orgnica. Compreendemos que a tomada de deciso inerente ao trabalho de qualquer pessoa. No caso dos gestores, a tomada de deciso faz parte de sua funo, ou seja, to importante quanto qualquer outra atividade sob sua responsabilidade. Nessa perspectiva, a informao orgnica fundamental para o processo decisrio de qualquer organizao, porquanto vem colaborar com o desenvolvimento e aperfeioamento do trabalho dos gestores. Ressaltamos a influncia que a informao orgnica exerce em relao ao processo decisrio, pois se apresenta como um recurso de carter estratgico, colaborando para que os objetivos organizacionais possam ser atingidos, garantindo, assim, melhores resultados para a organizao.

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