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Alguns usam estas horas de forma proveitosa e til, enquanto outros tm dificuldades em coordenar este recurso to limitado e precioso. Se tempo dinheiro, importante sabermos aproveit-lo bem, j que no possvel guard-lo, vend-lo, alug-lo ou fazer qualquer outra coisa, seno somente us-lo. Vamos aprender, neste curso, as principais tcnicas de utilizar adequadamente o tempo. V em frente e persista: voc vencer! Quase todos ns somos muito ocupados, mas sempre haver espao para nos aperfeioarmos e melhorarmos nosso dia-a-dia. O nico derrotado aquele que desistiu de lutar !
PLANO DE AO DIRIO
Voc precisa adotar um plano de ao para o seu dia. Se no o fizer, ir dedicar tempo precioso quilo que aparecer primeiro na sua mesa de trabalho. Trabalhe com o que IMPORTANTE e no somente com o que URGENTE. Comece o dia fazendo um esquema geral, com destaque para 2 ou 3 coisas mais importantes que gostaria de realizar. No permite que suas preocupaes dirias lhe impeam de planejar seu esquema. Exemplo: (as tarefas mais importantes e prioritrias esto sublinhadas) 8 horas: Ler o jornal 8.15 horas: Ler relatrio da diretoria 8.30 horas: Reunio com chefia 8.50 horas: leitura dos e-mails 9.10 horas: Projeto do novo produto 9.50 horas: Pausa para ginstica 10 horas: Atendimento do cliente IMPORTANTE 11 horas: Redigir relatrio da visita do cliente 12 horas: Almoo 13.30 horas: Telefonemas e pendncias 14.30 horas: Leitura da correspondncia 15.00 horas: Visita seo de Pesquisa e Desenvolvimento 15.30 horas: Reunio do Departamento Comercial e Marketing 17.00 horas: Reviso final do relatrio de visita do cliente 17.50 horas: Programao geral para o dia seguinte
No incio, talvez seja difcil voc organizar suas tarefas. Compre uma agenda e v incluindo os horrios e tarefas. A medida que o dia for progredindo, v assinalando o que voc j fez. Isto representar uma motivao a mais, j que, ao final do dia, voc poder olhar a lista e (certamente) poder dizer: quanta coisa que eu fiz! Se voc no gosta de usar agendas prontas, basta copiar o modelo adiante para seu editor de texto, e preencher diariamente ou imprimir para preencher a caneta ou lpis: (copie a partir daqui) PLANO DE AO PARA O DIA ....../........../.......... Horrio Tarefa
MODELO
Efetuada?
CONCENTRAO!
A melhor maneira de economizar tempo concentrar-se no que voc faz. No possvel fazer 2 ou 3 coisas ao mesmo tempo. Assuma uma tarefa e concentre as foras nela. No interrompa para dar uma telefonada, ou para bater papo, etc. V AT O FIM! Poucos problemas resistem a um ataque macio. Como aumentar sua concentrao? Talvez voc ter que desligar o rdio, ou a TV, ou parar de comer e beber durante a execuo de suas tarefas... Ler um jornal e ao mesmo tempo tentar redigir um relatrio tcnico algo extremamente difcil. Largue o jornal e, apenas, redija o seu relatrio!
CRIE MODELOS!
Uma das formas de conseguir ganhar tempo padronizar certos servios, como relatrios. Guarde em seu computador modelos ou relatrios que voc j elaborou, e utilize-os para fazer novos relatrios (bastando s preencher os dados que so solicitados pelo seu relatrio especfico). Tudo o que voc faz que rotina pode ter economia de tempo, padronizando-se os procedimentos.
Por exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do Excel (planilha eletrnica) para guardar relatrios e efetuar clculos e controles financeiros dirios. Outro exemplo: guarde os documentos que voc tem que lidar diariamente em um s lugar (pasta) para ter acesso imediatamente a qualquer um deles, sem perder tempo em procurar nas gavetas ou arquivos. Exerccios do Mdulo 1: a) Escreva abaixo 2 ou 3 coisas que diariamente voc tem de fazer, obrigatoriamente, no seu trabalho:
1.............exemplo: ler o relatrio dirio de acompanhamento de clientes
2............. 3............. b) Muito bem, agora estabelea um horrio determinado para que cada tarefa acima seja executada:
Tarefa Exemplo: ler o relatrio dirio de acompanhamento de clientes Horrio dirio
8.15 s 8.50
c) Tudo OK? Agora relacione outras tarefas e aes corriqueiras que voc precisa fazer, para incluir no seu Plano de Ao Dirio: Tarefa ou Ao
Exemplo: ler os e-mails Tempo necessrio por dia
20 minutos
d) Muito bem! Agora organize seu dia, com base nos exerccios b e c anteriores (se necessrio, use o modelo sugerido nesta lio). Voc consegue!
PAUSAS!
Mas trabalhar durante longas horas, sem fazer um descanso, no bom modo de aproveitar eficazmente o tempo. A energia acaba e o tdio instala-se, cansao fsico e mental terminam por sepultar o aproveitamento. Trocar, por alguns minutos, um trabalho mental por um fsico (caminhar, respirar intensamente, exerccios leves, etc.) ajuda a recuperar o nimo.
No pense que um repouso desperdiar tempo. Ele aumentar a eficincia, beneficiando sua sade, na medida que alivia a tenso. Tudo o que contribua para manter sua boa sade um bom emprego do seu tempo!
ORGANIZAO DA PAPELADA...
A pior coisa para perdermos tempo a confuso de papis sobre a mesa. A desordem prejudica a concentrao, provoca tenso e frustra-nos com a sensao que estamos soterrados. Sempre que sua mesa esteja se tornando catica, reserve algum tempo para organiz-la: separe os papis em 4 montes: 1) o que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!): propagandas, papis velhos, anotaes gerais... 2) providncias imediatas 3) prioridade menor 4) para leitura posterior Arquive somente o que imprescindvel. Arquivar muitos documentos multiplica a necessidade de espao e tempo para administrar, tanto o espao quanto o arquivamento. Ao final do dia, limpe a mesa. Assim, o seu dia seguinte comear livre e sem entulhos do dia anterior. Arranje 3 pastas de cartolina e coloque os papis em cada pasta (cada pasta deve Ter uma cor diferente, para facilitar). Exemplo:
Pasta Azul: Para leitura posterior Pasta Verde: Prioridade menor Pasta Vermelha: Prioridades imediatas!
Muito bem! Agora voc j sabe o que atacar de frente: a pasta vermelha (prioridades imediatas!). V em frente e voc obter... uma grande vitria!
10 de fevereiro
15 de fevereiro
Pedir para o pessoal escrever, em 10 a 20 linhas, o que acharam que realizado de importante no ano anterior (novos clientes, treinamento, nova forma de trabalho, etc.) Escrever a primeira verso do relatrio, juntando o modelo + o que o pessoal j escreveu Reviso e alteraes Enviar o relatrio para a Diretoria
Nota: aps preencher, coloque na pasta VERDE (prioridade menor), e, perto do prazo da entrega da tarefa, coloque na pasta VERMELHA (prioridade imediata).
Foi feito?
Exerccios do Mdulo 2: a) Defina um horrio, tanto de manh quanto tarde, em que voc far uma pausa s sua no seu trabalho e se dedicar a uma rpida relaxada, ou a ginstica leve ou a ler aquele livro guardado durante anos na sua gaveta... b) Pratique, diariamente, o que voc estabeleceu no exerccio anterior c) Verifique agora os papis na sua mesa. Separe-os nos 4 tipos. Jogue o maior nmero possvel no lixo! Pegue os 3 tipos de papis que sobraram e coloque nas pastas de papelo (se no tiver, improvise at comprar... marque na agenda para no esquecer!). d) Ataque, de imediato, a pasta vermelha (ou aquela que voc separou para as PROVIDNCIAS IMEDIATAS). e) Muito bem! Pense numa tarefa que voc tem que realizar daqui a um ou dois meses. Escreva qual esta tarefa: ....................
f) OK. Agora anote quais as aes que voc precisa fazer para conseguir entregar a tarefa: AES PARA CUMPRIR A TAREFA: 1. 2. 3. 4. 5. g) Viu como fcil? Agora basta definir as DATAS em que voc ir desenvolver cada tarefa: DATA TAREFA: 1. 2. 3. 4. 5.
h) Agora coloque na pasta VERDE (prioridade menor) a relao que voc fez no exerccio g. Ao se aproximar a data (2 ou 3 dias antes) que voc colocou, transfira para a pasta VERMELHA (providncias imediatas). Aps cumprir aquela ao, o papel pode voltar para a pasta VERDE, e assim sucessivamente. VOC VENCER!
MDULO 3 GANHANDO TEMPO POR PARTES O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO...
Existe diferena entre esforar-se por executar um trabalho timo e empenhar-se para atingir a perfeio. O primeiro caso alcanvel, produtivo e necessrio. O segundo quase inatingvel. Por que se esforar para fazer uma carta perfeita, se o seu chefe ir ler apenas os aspectos principais, para depois jog-la num arquivo qualquer ou mesmo no lixo? Por que imprimir 10 pginas novamente na impressora ou no xerox, se o erro est apenas na palavra comecar, que voc esqueceu de colocar o ? mais sensato, econmico e rpido apenas incluir o sinalzinho abaixo do c!!!! Raramente os perfeccionistas, aqueles que querem a perfeio em tudo (ou quase tudo) tem tempo para si, para os outros, ou para serem perfeitos!
DIGA NO !!!
O uso da palavra no uma eficaz ferramenta de economia de tempo. Aprenda a recusar, com educao mas firmemente, qualquer solicitao que no lhe parea imprescindvel para alcanar os resultados.
Voc pode desculpar-se dizendo que no deseja livrar-se do trabalho, mas dedicar-se melhor naquilo que realmente considera importante, e assim poder[a Ter chance de livrar-se dos trabalhos improdutivos. Quando nossa nica preocupao no ofender aos outros, acabamos entulhados de prioridades alheias. Exemplos: 1) Voc foi convidado para estar numa reunio de outro departamento, mas que nada tem a ver com suas tarefas ou com os clientes. Apenas convidaram voc porque querem valorizar a turma. Recuse sem hesitao! 2) Voc recebe um telefonema para dar uma opinio de marketing para um conhecido, onde dever cadastrar seus dados e responder a um questionrio na internet, com 50 perguntas (ou mais...!). Delicadamente, diga que voc no dispe do tempo necessrio para dar ateno devida ao assunto e... tchau!
CORTE!
H inmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo sobre futebol, na hora do trabalho, falar ao telefone alm do imprescindvel, remeter um e-mail sobre coisas corriqueiras, que no precisariam ser escritas, ler propagandas e aquele monto de malas diretas que chegam a sua mesa diariamente.... Estabelea horrios em que atender telefonemas de marketing direto (se que voc quer atender este tipo de telefonema...) e seja rigoroso, pedindo queles que desejam interromper suas atividades para serem breves e diretos. No se trata de m educao, mas de conduta apropriada para vencer as responsabilidades que voc tem!
Ah! Mas ento eu no posso mais conversar sobre futebol com meus colegas? Claro que pode! Mas utilize o tempo do almoo!
DELEGAR:
Ns precisamos saber distinguir entre aquilo que ns temos que fazer e aquilo que podemos deixar outros executar, por delegao direta. Delegar quer dizer incumbir, entregar uma tarefa a outrem, transmitir permisso de executar em meu lugar. O que voc poder deixar que seus subordinados faam? Faa uma revista de suas tarefas dirias, e verifique que parte delas dispensa sua ao direta! Se voc delegar corretamente, Ter mais tempo para assumir (novas) tarefas, mais complexas e de acordo com sua competncia, fazendo-o progredir profissionalmente! Exerccios do Mdulo 3: 1. Voc um perfeccionista? Responda cada uma das perguntas com um nmero, segundo a seguinte escala: 0 (zero) para NUNCA 1 para DE VEZ EM QUANDO 2 para QUASE SEMPRE 3 para SEMPRE:
( ) Se voc erra ao escrever um bilhete, ao invs de riscar o erro, voc escreve tudo de novo, em outra folha. ( ) Voc revisa um relatrio, a procura de erros, mesmo aps de j o ter entregue. ( ) Voc enfeita (coloca colorido, desenhos, etc.) seu trabalho, sempre que possvel, para agradar a quem o recebe. ( ) Um amigo lhe pede uma opinio sobre um assunto, em que voc um especialista. Voc d sua opinio, mas se estende nos detalhes, e fala por pelo menos 10 a 15 minutos. ( ) Numa reunio, voc precisa votar num assunto. Alm de votar, voc faz questo de explicar aos outros por que votou daquela maneira. ( ) Voc passa a limpo seus rascunhos, para uma nova folha, antes de digitar ou de redigir o texto definitivo. Some seus pontos aqui: ....... Vamos aos resultados: De zero a 5: parabns! Voc, certamente, no um perfeccionista! De 6 a 10: est na mdia, mas lembre-se que o perfeccionismo no significa, necessariamente, melhor qualidade no trabalho... Acima de 10: voc tem um estilo perfeccionista. Quanto lhe custa isto? Vale a pena? 2) Lembre-se de 2 coisas que voc PRECISA dizer no e no tem coragem. Agora, anote-as e tome a deciso de dizer NO assim que for solicitado a fazer! Preciso dizer NO para a seguinte pessoa: .......... que me convidou para fazer o seguinte: ....................................................... Tambm preciso dizer NO para o .............. (coloque o nome da pessoa) que quer que eu me responsabilize por ............................................... 3) Pense em uma tarefa que voc vem adiando, adiando... Escreva aqui esta tarefa: ................
4) Com base na sua resposta anterior, possvel: a) b) c) d) Delegar esta tarefa para algum? Se sim, quem? Ento delegue-a! Cancelar esta tarefa, sem prejuzo para voc, sua empresa, seus clientes? Se sim, cancele-a imediatamente! Repartir esta tarefa com algum? Se sim, quem? Ento, o que voc est esperando? Fazer a tarefa imediatamente, agora? Se sim, execute-a!
Tem um monto de gente querendo disputar seu tempo. Talvez o telemarketing ativo (quando o pessoal fica ligando para voc para vender qualquer coisa chamada de lanamento, com inmeras vantagens da promoo...) seja o mais moderno e sutil meio de gastar seu tempo, dinheiro e pacincia. S h um jeito de eliminar estas dores: diga no imediatamente! Se voc no gosta de dizer no, ento diga: me telefone no ms que vem, at l vou pensar no assunto... Pelo menos voc ganhou um ms de liberdade... 6) CURSOS Pare de fazer cursos caros, demorados e ineficientes! Procure fazer os cursos intensivos, rpidos ou on-line. Voc economiza: transporte, estacionamento e... claro, tempo! 7) MALA DIRETA E OUTROS ENTULHOS Mais de 50% de toda correspondncia postal e eletrnica verdadeiro entulho propagandstico ou desperdcio de comunicao e recursos. Delete os e-mails de contedo publicitrio ou que nada tem a ver com suas metas, imediatamente. Coloque no lixo as malas diretas e nem perca tempo abrindo um envelope! Aps abrir milhares de malas diretas, ainda no achei um cheque ou cdula de dinheiro vivo nelas... 8) E-MAILS Consciente ou inconscientemente, ao abrir nossas caixas postais, fazemos, geralmente, uma varredura na linha de assunto, a fim de decidir quais mensagens iremos abrir, a prioridade das mesmas e aquelas que, simplesmente, sero excludas. Desta forma, ao enviar e-mails, jamais deixe o campo de assunto em branco, pois o destinatrio poder deixar de abr-la por no saber do que se trata. Redija o campo Assunto, com um ttulo informativo, que em pouqussimas palavras realmente expresse a essncia da sua mensagem. Lembre-se que a sua mensagem no a nica na caixa de entrada do destinatrio e o campo Assunto do e-mail poder decidir a prioridade em que a sua mensagem ser lida, ou at mesmo, se ser lida. Portanto, defina o que voc deseja comunicar em pouqussimas palavras e, ento, adicione sua mensagem. Mantenha a mensagem focada no assunto, pois, muitas vezes o destinatrio ao ler parcialmente a mensagem j a responde sem ler o e-mail integralmente. Dentro do possvel, evite os anexos e, principalmente, os que possuam um tamanho considervel. Utilize somente o que for necessrio para ilustrar a sua mensagem e, d preferncia, ao que voc possa colocar no corpo da mensagem a qual ir utilizar. Lembrando que, geralmente, e-mails extensos no so lidos at o final. 9) CELULAR? A maravilha do celular tambm um incmodo que rouba nossa concentrao e toca nas horas mais desagradveis. Desligue-o! Mantenha-o ligado somente quando puder atend-lo. 10) DESCULPE, POR FAVOR E GENTILEZA... Quando algum nos aborda e comea a falar ininterruptamente (inclusive nosso chefe), o que fazer? Utilize as palavras mgicas: desculpe, eu preciso voltar ao trabalho..., por favor, posso dar ateno
a voc em outra oportunidade...? e gentileza, estou me lembrando de algo que preciso fazer agora.... Falta de educao roubar tempo dos outros...!
Quais so seus objetivos a longo, mdio e curto prazo; Ponha seus objetivos no papel, assim voc poder v-los e avali-los melhor; O que voc quer na vida? Escreva e trace seus objetivos; Voc nunca chegar, se no souber aonde quer ir; Tenha claro em sua mente: Qual a sua misso? Qual a misso do seu cargo? Programe na sua agenda as atividades necessrias para atingir seus objetivos. Fixe datas com antecipao; Dedique-se aos assuntos importantes, isto , queles que efetivamente contribuem para que voc possa atingir seus objetivos; Resista s falsas urgncias trazidas por terceiros, pois elas desviaro sua ateno das tarefas importantes; Reserve tempo para dedicar-se aos assuntos importantes, mas aparentemente no urgentes (planejamento, desenvolvimento e avaliao), pois neles que reside a chave do sucesso; Pergunte-se o que eu estou fazendo que no nem importante, nem urgente? Livre-se destas atividades; Escolha os poucos assuntos que realmente so importantes e dedique mais tempo a eles; Assuntos de menor importncia devem ser agrupados e tratados em massa, com aplicao mnima de tempo; So poucas as atividades que daro uma real contribuio ao seu negcio. Escolha-as, portanto, com carinho, dedicando-lhes tempo suficiente; O tempo no elstico, portanto, o trabalho que deve ser ajustado ao tempo, e no vice-versa; Fixe prioridades para seus trabalhos em atividades A, B,C. Programe na sua agenda os assuntos A em primeiro lugar, em seguida os classificados como B e por ltimo o item C; So raros os dias que voc conseguir fazer todo seu trabalho. Programe-se, portanto, de maneira tal que os assuntos mais importantes sejam executados em primeiro lugar; Se voc tiver pouco tempo, melhor iniciar um assunto importante do que se ocupar com assuntos de prioridade C; Para combater a procrastinao (adiamento de assuntos importantes), coloque suas prioridades no papel e programe horrios especficos para tratar destes assuntos; Para romper o ciclo de procrastinao, verbalize seus compromissos; Aprenda a encurtar as interrupes; evite dar corda a quem interrompe; Quando interrompido, explique que voc est ocupado e sugira uma alternativa: fulano resolveria esta questo melhor do que eu, ou que tal amanh 9:00 horas, quando eu poderei lhe dar mais ateno?; Dificulte ser interrompido. Esconda-se, se necessrio. Utilize um local livre de interrupes; Para abreviar as interrupes, use a tcnica do silncio. Preste ateno, mas procure manter-se calado; Procure mexer uma nica vez em cada correspondncia ou documento (documento fsico ou pela internet); Classifique e-mails e documentos em prioridade A, B e C; Seja sucinto ao escrever, controle as idias de forma seqenciada; Procure agrupar seus telefones para faz-los em horrios pr-fixados;
Planeje seus telefonemas. Relacione os assuntos para trat-los de uma vez, evitando ligaes repetidas; Se a outra pessoa fala demais ao telefone, use a tcnica do silncio; no d corda (dizendo pois , isso a), falando s quando solicitado; V direto ao assunto quando falar ao telefone. Evite desperdiar seu tempo; Marque todos seus atendimentos, encontros e compromissos na sua agenda; Ao atender as pessoas, deixe claro, de forma diplomtica, de quanto tempo voc dispe; Ao incio de um atendimento ou entrevista, esclarea o objetivo do encontro; No final da entrevista ou atendimento, procure resumir o assunto tratado, e se for o caso, as medidas a serem tomadas; Nas entrevistas e atendimentos, lembre-se de ouvir atentamente para captar o verdadeiro sentido da conversa; Planeje por escrito suas reunies, fixando os objetivos e a pauta comunicando-os aos participantes com antecedncia; Lembre-se de programar folga na sua agenda para atender imprevistos; Preserve sempre na sua programao um tempo arbitrrio para reflexo e o uso da criatividade; Voc trabalha para viver ou vive para trabalhar? Compatibilize suas vidas profissional e pessoal; Qual a melhor forma de aplicar seu tempo, neste exato momento? A escolha sua; Planeje seu futuro com antecedncia para poder viver o presente com intensidade; Quando dedicamos nosso tempo naquilo que gostamos, tudo fica mais fcil. Portanto, passe a fazer o que gosta ou passe a gostar do que faz. Saiba que a DISCIPLINA a chave essencial para quem quer melhor resultado no uso do tempo.