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PUBLICADO POR: Copyright 1987-2010, Reservados todos os direitos. Proibida a reproduo total ou parcial deste manual, ainda que citando a sua provenincia.
IMPORTANTE
Qualquer manipulao dos ficheiros do programa, bem como a sua listagem, descompilao, desasemblagem, etc., alheias s operaes descritas neste manual de instrues, pode afectar o seu correcto funcionamento, reservando a , nesse caso, o direito de aplicar as clusulas de resciso da licena de utilizao, que figuram na referida licena. O programa necessita, para o correcto funcionamento, que durante a sua utlizao se encontre permanentemente colocada na porta paralela do computador a chave de proteco que se fornece com ele. Caso tenha uma impressora ou plter conectada, esta deve de estar permanentemente on-line. Os fabricantes das chaves de proteco no aseguram o seu correcto funcionamento quando se conectam vrias chaves proteco em srie, quer sejam do mesmo ou de diferentes fabricantes, pelo que aconselhamos que coloque somente a chave do programa que esteja a utilizar a cada momento. Uma possvel soluo instalar vrias sadas paralelas nos computadores. ,
e SO MARCAS REGISTADAS DA WINDOWS, WORD E EXCEL, SO MARCAS REGISTADAS DA MICROSOFT AUTOCAD MARCA REGISTADA DA AUTODESK INC. ALLPLAN MARCA REGISTADA DA NEMETSCHEK
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Prlogo
Este manual de instrues de de gesto de bases de dados, oramentao, caderno de encargos, autos de medio, desvios e gantt, foi pensado e desenvolvido no sentido de facilitar a sua utilizao por parte de todas aquelas pessoas que possam converter-se em futuros utilizadores. Foi nossa inteno criar um documento til, tanto para pessoas pouco familiarizadas com a utilizao dos computadores como para quem tenha uma larga experincia na utilizao dos mesmos. Pretendemos igualmente que o programa e, portanto, este manual, sirvam tanto a quem os deseje empregar em toda a sua complexidade, como para utilizadores que queiram realizar com ele clculos mais simples. Tanto o programa como este manual foram realizados pensando em proporcionar ferramentas de trabalho fceis de utilizar pelos utilizadores. A melhor forma de o conseguir reconhecendo as sugestes e correces que nos remetam, as quais agradecemos sinceramente. O nosso agradecimento antecipado na esperana de que os nossos programas e este manual sejam de sua utilidade,. Com os nossos melhores cumprimentos,
Indice
CAPTULO 1 ................................................................................................................................. 3
CAPTULO 10 ............................................................................................................................. 35
Autos de Medio......................................................................................................36
CAPTULO 12 ............................................................................................................................. 39
Exerccios ..................................................................................................................39
Exerccio 01 Base de Preos............................................................................................. 40 Exerccio 02 - Oramentos ................................................................................................. 42 Exerccio 03 Autos de Medio ......................................................................................... 43
Captulo 1
mbito de Aplicao
Gest um programa desenvolvido pela Arktec para a rea da arquitectura, engenharia e construo. Gest baseia o seu funcionamento num poderoso motor de gesto de bases de dados direccionado para a introduo e manipulao de fichas de preos simples e compostos bem como a associao de variada informao s referidas fichas. tos com uma enorme quantidade de informao associada a cada preo da base, como por exemplo:
Gest, permite, atravs do gestor da base de dados, criar e gerir bases de preos simples e compos-
Informao de Condies Tcnicas para cada preo simples ou composto (para gerao automtica do Caderno de Condies Tcnicas ou Caderno de Encargos). Imagens associadas ao preo e que podero ser impressas com o oramento de forma a melhor ilustrar os trabalhos a efectuar. Informao comercial sobre os materiais ou actividades a realizar. Catlogos, vdeos, apresentaes em powerpoint, etc. Informao sobre fornecedores de material ou prestadores de servios e sobre os ltimos contratos realizados com cada um. Quantidade de resduos gerada por cada actividade da obra (necessita do programa Gest.Resduos) Identificao de Actividades da Obra que geram textos especficos para a Memria do Plano de Segurana (necessita do programa Gest.Segur). Textos de descrio mais extensos para uma descrio mais exacta da actividade, material ou equipamento. Composies alternativas para o mesmo preo composto ou unidade de obra.
Captulo 2
A rea central onde sero apresentadas as janelas com a informao solicitada e trabalhada a cada instante. A informao pode ser apresentada em janelas do tipo Separadores ou em janelas normais. A seleco do tipo de janela a apresentar faz-se no menu Janela Seguidamente apresenta-se um esquema da rea de trabalho onde se identificam claramente os elementos acima referidos.
De referir um aspecto final relativo ao ambiente de trabalho do programa Gest. O Gest utiliza uma tcnica que facilita a identificao de vrios cones similares. Essa tcnica baseiase na utilizao de um cdigo de cores para o design de cones que representam funes similares mas para conjuntos de informao diferente. Por exemplo, as funes de visualizao da rvore da base de preos, do oramento, das condies tcnicas, da memria do plano de segurana e da contabilidade utilizam cones similares (pois servem para visualizar informao no formato rvore) com cores diferentes consoante o tipo de informao visualizada. Assim temos:
Cor do cone Amarelo Azul Claro Verde Claro Vermelho Azul Escuro Verde Escuro Roxo
Informao associada Base de Preos Oramento Condies Tcnicas Segurana (programa Segur) Contabilidade (programa Constructo) Gesto de Resduos (programa Gest.Resduos) Livro de Edifcio
cone
Captulo 3
A organizao de menus no programa Gest a seguinte: Boto Constructo Semelhante aos restantes programas Windows este menu permite abrir e criar projectos, definir opes de trabalho, importar ficheiros externos, etc. Projecto Menu que permite aceder s funes de criao e gesto de bases de preos, criao e gesto de oramentos, criao e gesto de autos de medio, criao e gesto de bases de condies tcnicas e visualizao de diagramas e cronogramas do oramento. Segur S existente para detentores do programa Gest.Segurana. Permite elaborar um plano de segurana a partir de textos activados pela seleco de preos (unidades de obra) para o oramento. Livro do Edifcio Menu que permite aceder s funes de criao e gesto de base de dados de textos para elaborao do livro do edifcio. Resduos S existente para detentores do programa Gest.Resduos. Permite determinar os resduos produzidos a partir dos preos (unidades de obra) seleccionados para o oramento da obra, permitindo gerir o tratamento dado aos resduos e oramentar o custo associado. Custos S existente para detentores do programa Gest.Controlo. Permite gerir e controlar todo o processo de execuo de uma obra e obter os custos. Facturao S existente para detentores do programa Gest.Facturao. Permite efectuar a facturao da empresa ou obra. Software certificado pelo Ministrio das Finanas. Contabilidade S existente para detentores do programa Gest.Contabilidade. Permite gerir a contabilidade analtica e financeira da empresa construtora. Ferramentas Menu que permite aceder potentes funes de gesto de informao entre dois ficheiros distintos ou dentro do mesmo ficheiro (alterar famlias de cdigos, copiar ou eliminar informao de ficheiros e entre ficheiros, etc.). Permite ainda gerir as restries de acesso ao
programa e aos ficheiros, definir as opes de trabalho do programa e verificao ortogrfica das bases de dados. Janela Menu que permite gerir as janelas do programa como por exemplo definir o tipo e disposio de janelas a utilizar pelo programa a cada instante. Ajuda Menu de acesso aos manuais dos programas, vdeos exemplificativos e actualizao pela internet.
A barra de Assistentes possui as seguintes funes: Novo Oramento Permite criar um oramento desde o inicio. Abre o oramento no formato simplificado. Modificar Oramento Permite editar um oramento j introduzido. Abre o oramento no formato simplificado. rvores Base-Projecto Permite visualizar, lado a lado, as janelas com as rvores da base de preos e do oramento para criar o oramento com arrastar e largar. Novo Auto de medio Permite criar um novo auto de medio, tendo em considerao os autos de medio j existentes para o ficheiro de obra aberto. Modificar Auto de medio Permite editar um oramento j introduzido. Para o efeito abre-se uma janela em que se visualiza informao do oramento e de todos os autos existentes, sendo possvel editar qualquer um deles. Criar Preos Permite abrir uma ficha para a introduo de um preo simples ou composto. Normalmente ser mais til recorrer ao cone rvore da Base para criar ou editar preos. Actualizar Preos Permite actualizar desde um nico preo simples at uma famlia inteira de preos simples numa nica operao.
Captulo 4
Conceitos Prvios
Para perceber o funcionamento interno do programa Gest vamos apresentar alguns conceitos bsicos inerentes ao programa e analisar uma representao esquemtica do funcionamento do mesmo. Para melhor interpretar este Manual e perceber o funcionamento do programa vamos necessitar de definir alguns conceitos prvios.
A base de preos Obra 01 uma base de projecto ou oramento. A base de preos Empresa a base de dados da empresa.
Preo Simples
constitudo por um cdigo, uma unidade, um texto resumido, um texto de descrio e o preo unitrio.
Preo Composto
constitudo por um cdigo, uma unidade, um texto resumido, um texto de descrio uma composio de preos e rendimentos que originam o seu preo unitrio.
Preo Auxiliar
um preo composto que entra na composio de um outro preo composto (por exemplo a argamassa - constituda por cimento, gua, mo de obra, etc. que faz parte do preo Aplicao de Reboco).
Meios Auxiliares
uma percentagem sobre a totalidade ou parte dos preos que fazem parte da composio do preo composto. Serve para, por exemplo, simular desgaste de ferramentas ou perdas por quebra de materiais, etc.
Artigos
So os captulos e artigos do Oramento. So constitudos por um cdigo, um preo associado, um texto descritivo e uma medio.
Condio Tcnica
So textos associados aos preos simples ou compostos e que do origem ao Caderno de Encargos ou Condies Tcnicas. constitudo por um cdigo, uma seco (captulo), um texto e os vnculos (cdigos de preos associados) da condio tcnica.
Caracteres Especiais
So caracteres com funes especficas para o Gest. So o asterisco, o cardinal, o ponto de interrogao e o smbolo de percentagem. O asterisco (*) e o ponto de interrogao (?) utilizam-se para filtrar informao quando se realizam pesquisas de preos por cdigos (por exemplo EA* representa todos os preos cujo cdigo comea pelos caracteres EA e EA? representa todos os cdigos com trs caracteres em que os dois primeiros sa EA). O cardinal serve para identificar os cdigos que representam captulos na base de preos e no oramento (por exemplo EA# um captulo da base de preos e 03# pode ser o terceiro
captulo de um oramento).
Captulo 5
Famlias de Preos: Deve reservar os primeiros caracteres do cdigo do preo para criar
famlias de preos. Os restantes caracteres serviriam para o cdigo, em concreto, do preo (com 4 dgitos antecedidos do caractere ponto, por exemplo).
plo abaixo ilustrado temos uma codificao que recorre a um mximo de 4 caracteres (EADE#) para a criao de cdigos de captulos, pastas ou famlias (famlia dos preos compostos das actuaes prvias relativas a demolies de estrutura e fundao) de preos na base de dados. A seguir a estes 4 caracteres surge o ponto para ilustrar a separao para os cdigos dos preos propriamente ditos.
EADE.3a pertence famlia dos preos compostos (E#) das actuaes prvias (EA#) relativas a demolies de estrutura e fundao (EAD#) e tem um cdigo prprio (3a) separado por um ponto (.).
Uma boa regra de codificao utilizar at 6 caracteres para cdigos de captulos, um ponto e at 5 caracteres para cdigos de preos (por exemplo ABCDEF.00001). O mais usual utilizar 4 caracteres para cdigos de captulos, um ponto e 4 caracteres para o cdigo do preo (por exemplo EADE.0001).
Captulo 6
Esta codificao (com dois dgitos por captulo e artigo) permite at 99 captulos, 99 subcaptulos dentro de cada captulo e 99 artigos dentro de cada subcaptulo. Caso se pretenda utilizar at 999 captulos baste utilizar uma codificao com 3 dgitos por captulo, subcaptulo e artigos. NO se devem utilizar codificaes do tipo: 01# 0101# 0102 (os 4 dgitos atribudos a um artigo quando esto reservado para captulos) 0103# 0104#
Captulo 7
Todo o funcionamento do programa Gest assenta na gesto da base de dados de preos da empresa. Gest proporciona s empresas de construo a possibilidade de manterem um elevado nvel de organizao da informao relativa s actividades que realizam e um elevado nvel de produtividade ao fornecer ferramentas que agilizam a gesto da informao. A base de preos de uma empresa a traduo fiel dos servios prestados, das actividades desenvolvidas, das unidades de obra realizadas, dos materiais produzidos pela empresa de construo. tambm o espelho do nvel organizacional da empresa, do nvel de conhecimento que possui da actividade que realiza. Uma empresa que possui uma base de dados em que a unidade de obra Parede de Alvenaria de Tijolo de 7 tem somente associada a unidade (m2) e um preo unitrio (12,00 Euros) est a anos luz de uma empresa que na sua base de dados inclui a mesma unidade de obra Parede de Alvenaria de Tijolo de 7 porm estrutura esta unidade de obra em custos parciais relativos ao nmero de tijolos necessrios por m2, s horas de cada profissional necessrio, aos custos da argamassa e do reboco, etc. S a segunda empresa que sabe realmente o que gasta, ao que concorre e com que custos, etc. S a segunda empresa que conhece verdadeiramente a sua actividade. A importncia dos dados includos na base de preos da empresa enorme pelo que a sua organizao e gesto deve ser a mais sofisticada e produtiva possvel. Toda esta introduo serve para salientar a importncia fundamental da base de preos da empresa. No esquema anteriormente apresentado podemos ver representada a base de preos da empresa e perceber o seu carcter essencialmente dinmico ao longo do tempo (alteram-se preos unitrios, passa-se a incluir novas actividades, servios ou unidades de obra que a empresa passou a desenvolver, retiram-se outras actividades, servios ou unidades de obra que a empresa deixou de realizar, surgem novos materiais, equipamentos, etc.). Podemos igualmente ver que possvel empresa, de uma forma eficaz e extremamente produtiva, preparar oramentos para obras. Atravs da simples escolha de preos na base da empresa e do seu arrastar para uma hierarquia de oramento por ns escolhida, realizamos toda a estrutura do oramento. Faltar apenas introduzir as medies nas respectivas folhas de medio do oramento. Por exemplo: se pretendemos realizar o oramento da Obra 01 vamos abrir um ficheiro com esse nome e seleccionar da Base da Empresa (importante ir base correcta seleccionar os preos) os preos e captulos que necessitamos para o oramento da Obra 01. Durante este processo o programa cria uma pequena base de preos com o mesmo nome do oramento onde colocar cpias dos preos seleccionados na base da empresa. Esta pequena base de preos ser a base de preos do oramento (projecto). Esta pequena base de preos ir conter toda a informao associada aos preos pelo que se ir estar a criar um caderno de encargos especfico para a obra 01, um plano de segurana especfico para a obra 01, etc. importante perceber bem esta forma de funcionamento do programa que permite:
- Manter uma cpia intacta dos preos utilizados no oramento, caderno de encargos e plano de segurana, independentemente das modificaes que se realizem diariamente na base de preos da empresa. - Realizar uma reoramentao rpida, uma vez que possvel abrir o oramento da obra com a base de preos da empresa, com preos actualizados, associada. - Criar captulos, subcaptulos e preos s para o oramento da obra sem afectar a base de preos da empresa.
Captulo 8
Abaixo destas trs linhas introduz-se o ramo S# Segurana e Higiene e clica-se no cone da disquete para gravar. Estaria assim introduzido um novo captulo na base de preos.
A Actualizao de Preos
Captulo 9
O Caderno de Encargos
Gest permite gerar cadernos de encargos ou condies tcnicas ao mesmo tempo que se est a
criar o oramento da obra. A gerao automtica do caderno de encargos possvel porque a base de dados da empresa pode ter associado a preos ou famlias de preos textos de condies tcnicas. Estes textos so seleccionados para o caderno de encargos da obra quando o preo a que esto associados seleccionado para o oramento dessa mesma obra. Na base de preos da obra e\ou do oramento Gest permite criar uma estrutura de captulos para um caderno de encargos ou condies tcnicas. Seguidamente, possvel associar textos a cada preo (ou famlia de preos) da base de dados da empresa. Esses textos podem ser direccionados para os diferentes captulos do caderno de encargos. O processo de preparao dos textos para automatizar o processo de criao de cadernos de encargos passa pelos seguintes passos:
Impresso do Caderno de Encargos ou Condies Tcnicas A impresso do Caderno de Encargos ou Condies Tcnicas realiza-se atravs da funo Constructo\Imprimir\Documento\Documento facetado para um projecto.
Captulo 10
Captulo 11
Autos de Medio
A introduo das medies ou valores relativos aos trabalhos efectuados em cada ms realiza-se atravs do assistente Novo Auto de medio ou atravs da funo Projecto\Autos\Autos de medio. Ao clicar-se no assistente ou na funo indicada o programa ir criar um novo ficheiro (do tipo G10), onde ficaro armazenados os trabalhos realizados nesse ms. Ao mesmo tempo que cria o ficheiro o Gest abre uma janela constituda por uma tabela que permite visualizar o oramento da obra e registar os trabalhos realizados em cada ms. Essa mesma tabela possui colunas que permitem saber o estado actual da obra, fornecendo essa informao atravs dos valores (em percentagem, medio ou valor monetrio) j executados em obra e do remanescente.
Quando se ultrapassam os trabalhos previstos no oramento, o programa automaticamente elabora o auto de trabalhos a mais e cria o respectivo ficheiro G10.
ainda possvel criar novas actividades no includas no oramento inicial. De uma forma resumida podemos dizer que esta tabela o historial analtico da obra (registo dos trabalhos efectuados em cada ms) e que permite saber, a cada instante, o estado actual da obra (trabalhos efectuados, trabalhos por realizar, trabalhos a mais, trabalhos no previstos, etc ). Barra de cones da janela Autos de Medio
Permite criar um novo auto de medio Permite associar novos ficheiros G10 como autos de medio Activa a medio por linhas Permite realizar a medio do artigo desbloqueando as linhas de medio j executadas Permite realizar a medio do artigo por percentagem de trabalho executado Permite indicar que a totalidade do trabalho previsto foi realizado Permite introduzir trabalhos no previstos no oramento inicial Permite definir textos para o cabealho e rodap da folha do auto de medio Permite eliminar um artigo do oramento e dos autos existentes Activar o modo de visualizao que s apresenta os dois ltimos autos de medio Opes da Folha de rosto do Auto de Medio:
Captulo 12
Exerccios
Nas pginas seguintes apresentam-se exerccios que abrangem alguns dos aspectos leccionados ao longo deste manual. So exerccios com um grau de dificuldade mdio, que permite aos formandos ganharem prtica nos principais procedimentos de trabalho do programa (criar preos, criar e gerir bases de preos com informao associada, criar oramentos atravs do mtodo Oramento simplificado, rvore do Oramento e do assistente rvores Base Projecto). Potencia-se desta forma a criao de automatismos no utilizador que lhe permitiro ganhar confiana na utilizao do programa para oramentao. Apresenta-se igualmente um exerccio sobre a elaborao de autos de medio, como forma de aplicao dos conceitos apresentados no respectivo captulo.
De notar que a simbologia utilizada pelo programa identifica os preos PBPM.1ca e PBPO.2bbbc como preos auxiliares (compostos dentro de um composto), pelo que teremos de criar esses preos como compostos, sendo livre a composio que quisermos criar).
Exerccio 02 - Oramentos
Alnea a) Ao longo deste exerccio vamos criar um oramento utilizando a base de dados Exemplo fornecida com o programa e criando o capitulo 1 com a funo Oramento Simplificado, presente no menu Projecto. O captulo 2 ser introduzido com a funo rvore do Oramento, presente no menu Projecto. O captulo 3 ser introduzido com o assistente rvores Base Projecto O oramento ser realizado para a Obra 02 e o seguinte:
Nota: os preos unitrios da base Exemplo podero ser diferentes dos apresentados nas imagens.
Alnea b) Criar textos personalizados para o cabealho e rodap dos autos de medio, segundo o esquema a seguir apresentado.