Vamos observar alguns aspectos do cotidiano de uma empresa, relatados na situao a seguir:

Estamos no cenrio de um escritrio de cobrana. Rosa, a secretria, recebe os clientes que chegam ao escritrio para uma reunio com o Dr. Carlos, seu chefe. Ela os acomoda na sala de recepo, tendo a delicadeza de oferecer-lhes cafezinho e gua. Logo em seguida, Rosa vai at a sala do Dr. Carlos anunciar a chegada dos clientes para a reunio e inform-lo de que a agenda para o dia seguinte est pronta. Enquanto isso, Marcelo, outro funcionrio da empresa, realiza um servio externo: ele est no banco fazendo um depsito e depois ir aos Correios despachar uma encomenda. J est previsto que quando chegar de volta empresa distribuir documentos internamente, para outros funcionrios. No final da tarde, Marcelo sair outra vez, para entregar documentos a uma empresa cliente da sua. Ao mesmo tempo, Marina providencia, com urgncia, a compra de material de escritrio para a diretoria, a partir de um pedido de Rosa. E Llian prepara uma relao do mobilirio e do equipamento que necessitam de manuteno, solicitando cpias dessa relao para enviar ao diretor.

Nesse cenrio, podemos destacar as seguintes atividades de auxiliar administrativo: O atendimento aos clientes que chegam empresa; O preparo da agenda do chefe; A realizao de depsitos bancrios; A expedio de cartas ou encomendas; A distribuio interna de documentos, para funcionrios da empresa; A entrega de documentos a clientes; A compra de material de consumo; O controle dos bens mveis, isto , do equipamento e do mobilirio da empresa; As providencias para a manuteno dos bens mveis; Cpias de documentos.

Lembre-se de que tudo isso est sendo realizado em um escritrio de cobrana, cuja finalidade principal cobrar dvidas em nome de seus clientes. No entanto, no fossem essas tarefas ou atividades seria praticamente impossvel que a empresa atingisse seus objetivos. Por isso dizemos que o servio de cobrana, para essa empresa, a sua atividade-fim, a atividade para a qual ela existe, ou seja, sua misso. E as outras, que so realizadas para apoiar e tornar

possvel o pleno desenvolvimento dessa atividade-fim constituem os servios de apoio administrativo. Portanto, a essas aes, que do o apoio realizao das atividades-fim de uma empresa, denominamos servio de apoio administrativo. Servio de apoio administrativo o nome dado s diversas tarefas e atividades que so imprescindveis ao desenvolvimento das atividades-fim da empresa, estas voltadas para seu objetivo central. O servio de apoio administrativo pode ocorrer dentro e fora das organizaes, sendo realizado por profissionais recrutados para esse fim. S para citar alguns exemplos, podemos listar as seguintes aes: efetuar pagamentos, receber contas, separar e organizar documentos, classificando-os por divises ou setores, e organizar correspondncias. Uma empresa s cumprir seus objetivos se tambm os servios de apoio administrativo forem exercidos por profissionais competentes, esforados e empenhados em realizar um trabalho de qualidade. Nas organizaes os auxiliares administrativos, so cobrados a toda hora por seu desempenho e qualidade de servio. O certo que quando demonstra qualidades e potencial profissional, uma pessoa consegue ampliar suas chances de progresso funcional dentro da organizao ou, at mesmo, em outras empresas do mercado. E visando aproveitar essas pessoas em funes nas quais possam utilizar melhor o seu potencial que as empresas, muitas vezes, procuram desenvolver a formao de seus trabalhadores, oferecendo-lhes qualificao tcnica ou aperfeioando seus conhecimentos, para encaminh-los a outras posies. Outras vezes, tambm, promovem um constante rodzio de seu pessoal. Esse procedimento possibilita melhor assimilao e maior adaptao do trabalhador s aes rotineiras da empresa, ajudando-o a encontrar uma atividade profissional com a qual melhor se identifique.

A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA A organizao muito importante nos servios de apoio administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio administrativo para uma melhor estruturao das atividades que pretende realizar. A palavra organizao tem um sentido de preparao, de planejamento de uma atividade de acordo com um mtodo de trabalho. Mas organizao tambm significa, a forma como os dados e documentos so arrumados, guardados, dispostos. E isso muito importante para que eles no se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem necessrios. Como se pode constatar, organizao uma espcie de ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcanar os objetivos estabelecidos. E a relao entre organizao e ferramenta muito forte. A organizao necessria em qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa como no trabalho. No de estranhar, portanto, que as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar, arrumar, colocar os dados e as informaes nos devidos lugares.

J no princpio do sculo XX o mundo se via s voltas com inmeros problemas de desorganizao e falta de mtodos nas empresas. Foi ento que Frederick W. Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que aquelas experincias pudessem ser repetidas depois, servindo de modelo para a realizao de outras. a Taylor que se deve um sistema de produo baseado na organizao racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento mximo com o mnimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que sero desenvolvidas. Agindo dessa maneira, certamente o trabalho se tornar mais fcil de executar e, consequentemente, se realizar em menos tempo e com maior qualidade. Mas para planejar ou estruturar uma tarefa ou atividade torna-se necessrio definir: O que precisa ser feito para realizar aquele servio; Que pessoas devero fazer o servio; Quanto tempo ser preciso para execut-lo; Que recursos materiais e financeiros sero utilizados em sua execuo.

Em geral, o supervisor que deve organizar a tarefa ou atividade, definindo todos esses aspectos. E ao profissional de apoio administrativo cabe, antes de tudo, identificar se a tarefa ou atividade est ou no organizada. Em caso negativo, ele mesmo precisa ter a iniciativa de fazer isso, pois deve saber que necessrio realizar aquela tarefa, independentemente de os responsveis terem ou no organizado o trabalho. E isso no difcil! Quer ver? Os procedimentos listados a seguir so bastante prticos e podem ajudar o profissional de apoio administrativo no seu dia-a-dia de trabalho. Preste ateno.

1.

Procure entender bem a atividade solicitada, inclusive a importncia de sua realizao para a

empresa. Se necessrio, faa perguntas para esclarecer dvidas que possam prejudicar a execuo do trabalho. 2. 3. Analise se est capacitado a fazer o que foi solicitado, ao contrrio pea ajuda. No realize a atividade sem antes pensar, pois qualquer trabalho deve ser feito a partir de um

planejamento. 4. Verifique, ento, quais as condies materiais para fazer o que pedido: H necessidade de mquinas ou outros equipamentos para realizar o trabalho; O tempo estipulado suficiente; Sero necessrios documentos para consulta, dinheiro, etc.

5. 6.

Busque uma atividade que tenha sido bem-feita, para servir de modelo que foi solicitada. Informe seus colegas sobre o andamento do trabalho. Isso ajuda a eliminar imperfeies e a

garantir o xito da atividade. 7. Sempre que possvel, antecipe-se aos problemas, nunca deixando acontecer o pior. Se voc

percebe que algo est falhando, no continue o trabalho. Suspenda-o imediatamente e verifique o que est ocorrendo. Informe seus colegas sobre os problemas e troque ideias com os mais experientes. 8. Seja voc o primeiro a supervisionar seu prprio trabalho. Isso significa agir com maturidade

em todos os momentos, pois esse o papel dos profissionais experientes e srios. Agindo assim, com planejamento, a probabilidade de ocorrer um erro fica mais remota. Bem, voc leu aqui apenas alguns procedimentos. As experincias do seu dia-a-dia certamente lhe ensinaro vrios outros, todos muito valiosos. Tenha sempre em mente que aquilo que deve ser feito deve ser bem-feito.