1

Guia OZ! Organize seus Arquivos

Com este guia voc est dando um passo importante para ser uma pessoa mais eficiente, criando
ou aperfeioando seu sistema de arquivos.
Muitas pessoas se vangloriam de ter muito conhecimento, muita informao ou de conhecer
muitas pessoas. A questo que isto s tem valor se houver organizao suficiente para que esta
informao ou conhecimento possam ser recuperados rapidamente.
De que adianta conhecer uma pessoa que poderia te ajudar a resolver um problema urgente, se
voc no achar seu telefone, seu carto ou conseguir algum que o tenha no momento que
precisa?
De que adianta achar que sua TV que acabou de quebrar est ainda na garantia, se nem lembra
onde guardou a nota fiscal ou certificado?
Poder recuperar uma informao importante ou encontrar um papel ou documento que
precisamos em no mximo 10 segundos tem um valor enorme nos dias de hoje, e passar a ter
cada vez mais.

Nveis de Organizao

Muitos sistemas e metodologias de organizao abordam apenas a questo
de colocar sua mesa, gavetas e arquivos em ordem, ou seja, arrumar a
baguna no seu local de trabalho, onde passa a maior parte do tempo.
Acontece que atualmente, organizar-se engloba muito mais que isso.
Vamos trabalhar nesta metodologia com 3 nveis de organizao: o fsico, o
lgico e o do conhecimento.
O primeiro, mais concreto e mais fcil de lidar o nvel fsico, o qual vamos
nos aprofundar um pouco mais, principalmente no que diz respeito a
organizao de arquivos e documentos. Ele compreende toda aquela
desordem que voc pode tocar. Sua agenda, seus papis, seus documentos,
arquivos, livros, CDs, anotaes e tudo o mais que voc enxerga e est ao
alcance de suas mos. a organizao dos seus "espaos .Tudo aquilo que
voc fizer para melhorar a organizao neste nvel, impactar diretamente
na melhoria da sua produtividade.
Depois temos o nvel lgico *, que compreende a correta utilizao dos
recursos tecnolgicos que temos cada vez mais nossa disposio e que
engloba os computadores, PDAs e Smartphones. Acontece que muitas
pessoas ainda se perdem quando vo utilizar estes equipamentos e acabam
por comprometer sua produtividade. Neste nvel podemos colocar ainda a
sua organizao financeira por exemplo.
2
Por ltimo temos o nvel da organizao do conhecimento *, mais recente
e raramente abordado nas metodologias que tratam da administrao do
tempo, porm cada vez mais importante nos dias de hoje, onde temos que
lidar com uma quantidade crescente de informaes, recebidas por um
nmero cada vez maior de canais de comunicao.

* Os nveis lgico e do conhecimento no sero tratados neste mdulo. Se
quiser saber mais,visite www.organizesuavida.com.br em organize seu
espao.



Taxonomia Pessoal - NIVEL FSICO

Vamos iniciar pelo nvel da organizao fsica, onde fundamental que voc
possua um sistema de Taxonomia Pessoal (categorizao) bem
estruturado.
Taxonomia o ramo da biologia, que se ocupa da classificao natural dos
seres vivos. Quando aplicado cincia da computao, o mesmo conceito
destina-se s tcnicas de classificao, de categorizao, de agrupamento e
de hierarquizao das informaes.
O primeiro passo na fase de organizao, fazer a sua taxonomia pessoal,
ou seja, definir as reas de informao do seu interesse, da maneira mais
abrangente e hierquica possvel.
Existe uma forma simples de realizar essa taxonomia, que a aborgagem
por assuntos gerais, levando em conta a forma mais confortvel como voc
separa os temas. O mapa mental a seguir um exemplo do que poderia ser
uma taxonomia pessoal simples, baseada em assuntos gerais.

3


Dicas

Crie "ramos principais com macroassuntos de seu interesse e depois
crie os sub ramos derivados
No crie ramos principais em exagero. O ideal ficar com menos de
10
Evite criar ramos principais ambguos pois eles podem confundi-lo na
hora de localizar informaes
Mantenha uma estrutura simples, de fcil memorizao


Categorias de Sistemas de Arquivo - Taxonomia

Categorizao geralmente a rea de arquivamento que mais confusa
para a maioria das pessoas. A regra geral de manuseio manter itens
semelhantes ou relativos juntos.
Para tornar isto um pouco mais fcil para voc, aqui esto algumas
categorias comuns usadas em sistemas de arquivos domsticos e de
negcios. Voc pode utiliza-las como ramos principais sendo que alguns
itens podem ser aplicados como sub ramos

Sistema de Arquivos de Escritrio


4


Sistema de Arquivos Domsticos




Guia OZ! Organize seus Arquivos

Sistemas de arquivos so indispensveis, tanto na vida profissional quanto
na pessoal. Nenhum negcio ou residncia pode ficar sem um lugar para
guardar os documentos ou sem um sistema de arquivos. Levando em conta
que todos devem lidar com papis, e existe uma montanha deles, um
eficiente sistema de arquivos possibilita uma fcil recuperao de papis,
sempre que necessrio.
5

No existe uma "frmula mgica para arquivar. Seu sistema de arquivos
sempre depender de suas necessidades pessoais.
Seja qual for que voc use, um sistema de arquivo eficiente aquele que
permite a voc encontrar qualquer papel em 10 segundos ou menos.
Uma vez que voc tenha todos os instrumentos no lugar, decida como quer
arrumar suas pastas. As escolhas incluem:
Alfabeticamente - tima para arquivos com nomes de clientes.
Assunto - uma boa escolha se voc vai usar subcategorias.
Numericamente - excelentes para material datado, como ordens de
compra e contas.
Cronologicamente - uma boa soluo para arquivos de backup que
precisam ser arrumados por ms.
Arquivos especiais - timos para tarefas bem detalhadas, como
busca de contas, correspondncia e materiais de leitura. Arrume-os
por dia, ms e ano.
Categorias especiais de arquivo

Amostras de produtos, fotos e catlogos so exemplos de itens que no se
encaixam em pastas de arquivo imediatamente. A organizao de
equipamentos para arquivar ou armazenar tais itens incluem:
Caixas que comportam pastas suspensas e amostras.
Cartolina, apoios de metal ou plstico (timos para revistas e
catlogos) que ficam bem em sua prateleira.
Tubos que acomodam grandes impresses ou mapas enrolados.
Envelopes grandes que guardam papis grandes no fundo de uma
gaveta de arquivos.



" Podemos ficur reorgunizundo us cudeirus do convs do Titunic enquunto eIe
ufundu porm isso ignorur o verdudeiro probIemu,"
Dr, Eric AIIenbuugh

O Seu Mvel para Arquivos

Cuidado com gaveteiros (arquivos) muito baratos. Eles so,
geralmente, um estorvo, perigosos e um desperdcio de dinheiro.
6
Decida quantos arquivos voc precisa e de que tamanhos. Um
pequeno, de duas gavetas, pode ser ideal por agora, mas se voc vai
acumular mais papis no futuro - e provavelmente ir - compre um
mvel maior. Procure fazer planos para o futuro e voc vai economizar
tempo e dinheiro.
Se o mvel muito leve, o peso das pastas pode faz-lo tombar para
a frente quando as gavetas de cima estiverem abertas. Compre um
mais robusto.
Assegure-se de comprar um arquivo que comporte os tamanhos de
papel mais comuns (A4, Carta, etc).
Considere sempre um design, uma cor e um estilo que lhe agrade. Ele,
provavelmente, estar no seu escritrio por muitos anos. Lembre-se
do sistema de tranca, mesmo que voc no considere guardar papis
confidenciais hoje, no futuro essa realidade poder mudar.
Assegure-se de que as gavetas deslizem facilmente nos trilhos sem ter
que forar.
Mveis para arquivos no servem apenas para escritrios. So
perfeitos para a organizao domstica tambm. Mantenha todos os
papis categorizados e organizados em um arquivo de qualidade e no
esquea-se de aplicar sua taxonomia pessoal. Se voc vai deix-lo
exposto, voc deve considerar que ele tenha um bom acabamento e
que combine com sua moblia. Por outro lado, um robusto arquivo de
metal pode at cair bem. Certifique-se de que ele venha equipado com
um sistema para colocar pastas suspensas. Caso contrrio voc
precisar comprar um separadamente.

Gavetas para Arquivos e Suportes para Pastas Suspensas

Algumas mesas vm convenientemente equipadas com uma gaveta
larga para acomodar arquivos dirios. Se voc no teve sorte o
bastante para ter uma mesa assim, certifique-se de que possa
acomodar um arquivo para pastas suspensas.
Se voc no possui uma mesa com uma gaveta para arquivos dirios,
uma tima idia colocar um pequeno suporte mvel para pastas
suspensas em um canto da sua mesa, ao alcance das mos. Ou,
considere o uso de um arquivo mvel, com rodinhas, que possua
gavetas comuns e uma gaveta para pastas suspensas que possa ser
colocado embaixo de sua mesa.
Coloque uma etiqueta na parte externa de cada gaveta. Voc no ter
que abrir e fechar cada uma para saber o que tem dentro delas. Este
procedimento especialmente til se outras pessoas precisarem
encontrar documentos em seus arquivos.
Se voc precisa manter seus documentos em cadernos, consiga pastas
suspensas que suportem este uso. Acomode-os na gaveta de pastas
suspensas e coloque visores que identifiquem cada caderno
facilmente, de forma que voc possa encontrar o que precisa logo ao
abrir a gaveta.
7
Quando operacionar mais que um negcio ou duas divises, use dois
arquivos ou dois recipientes de pastas suspensas separados; um para
cada negcio/diviso. Ou, voc pode desejar identificar por cores os
assuntos, vermelho para um negcio e verde para outro. As
possibilidades so infinitas, mas o ponto principal que se voc est
tentando manter tudo na mesma rea, sem qualquer diviso clara,
ento tudo est prestes a se misturar e ficar completamente
desorganizado.

Suas Pastas de Arquivos e Visores

Suas pastas de arquivos devem ser firmes e novas. No mantenha
pastas amassadas, tortas, rasgadas ou sujas. Elas so desordenadas e
anti-profissionais. As pastas velhas devem ser colocadas no cesto para
reciclagem.
Antes de escrever a etiqueta que vai no visor de suas pastas, antes
etiquete as pastas que vo dentro da pasta suspensa (arquivo manila),
e a escreva sobre elas. Voc no deixar impresses digitais ou
borres de tinta quando passar os dedos para grudar a etiqueta na
pasta.
Coloque uma etiqueta adesiva e escreva sobre ela. Voc tambm pode
utilizar uma etiquetadora eletrnica ou manual, se o volume justificar.
Este kit contm um rotulador para esta funo.Mantenha sempre
algumas pastas j adesivadas para economizar tempo. Voc terminar
tudo em alguns segundos.


Umu bou idiu
Voc pode monfer um orquivo em suo coso. AIem de documenfos pessoois (cerfides,
opoIices, efc) e ofimo orquivor orfigos inferessonfes sobre os mois diversos
ossunfos, viogens, dicos de orrumoo do coso, efc.
Pode fombem orquivor monuois e nofos fiscois dos coisos que compro. Sempre que
precisor enconfro-Ios podero fo;e-Io ropidomenfe.


Siga estas dicas para suas pastas de arquivo suspenso

Uma cor pode funcionar, mas se voc tiver um nmero grande
de categorias como Finanas, Funcionrios, Clientes e
Vendedores, use cores separadas para cada categoria.
Certifique-se de comprar pastas de um tamanho apropriado,
carta ou ofcio, dependendo de suas necessidades.
Certifique-se de que os visores das etiquetas so de plstico
transparente ou compre-os separadamente, se necessrio.
Sempre compre mais do que o que voc precisa agora. Desta
forma, voc no vai ter que correr papelaria.
8

Siga estas dicas para suas pastas que vo dentro das pastas de
arquivo suspenso:

Voc pergunta, " Por que eu preciso destas pastas se j tenho
as de arquivo suspenso? Bem, voc no obrigado, mas h
duas razes para voc querer isso:
Use apenas as pastas de arquivo suspenso e em cerca de
um ms (se no menos) os papis inseridos nelas vo
comear a enrolar, ficar para baixo e acabar amassando.
As pastas de arquivo suspensos so geralmente usadas
para categorias amplas, e as outras podem ser usadas
para as subcategorias.

J que voc pode codificar por cor os arquivos suspensos,
aconselhvel que as pastas de dentro estejam todas em uma s
cor.
Certifique-se de adquirir pastas de tamanho apropriado, carta ou
ofcio, de acordo com suas necessidades.
Use etiquetas brancas e um pincel atmico preto com ponta
mdia para etiquetar.

Limpe os arquivos quando eles estiverem muito grossos para serem
manuseados ou a cada seis meses. Fique com papis ainda teis.
Jogue fora tudo que obsoleto. Use os sacos que acompanham
este kit para esta tarefa. Faa agora, faa j!



21 Dicas OZ! para Sistema de Arquivos Bsico

Nunca use uma pasta de arquivos com o ttulo Diversos isto o que
pode se chamar de o "beijo da morte. Arquivos diversos tm 99,9%
de chance de nunca serem vistos de novo. Todo papel que voc
realmente precisa pode ser categorizado em um nome de arquivo
especfico, descritivo e fcil de encontrar.
Arquive novos papis em suas pastas sempre na frente, assim o
material mais velho est sempre no final. Voc no vai ter que gastar
tempo folheando toda a pasta para encontrar a informao mais
atualizada.
No tenha pastas superlotadas. Uma vez suas pastas categorizadas
tenham mais de 50 folhas, vasculhe olhando o que j no
necessrio. Se imperativo que voc mantenha tudo nelas - por
propsitos legais - voc precisar comear uma nova pasta com o
mesmo nome de categoria.
9
Marque todos os documentos com a data de descarte antes de
arquiv-los. Na prxima vez que for limpar seus arquivos voc pode
jogar fora os com a data expirada.
No deixe seu arquivo escapar por entre seus dedos. Arquive o mais
rpido possvel. Separe um horrio dirio ou semanal para arquivar.
Deixe uma pasta " A arquivar em cima de seu armrio de arquivos
para deixar temporariamente os papis at voc designar uma data
para arquivar.
Use cdigo de cores para facilitar na identificao. Por exemplo:
Vermelho para Urgncias/ Itens Importantes
Amarelo para Clientes
Azul para Funcionrios
Verde para Finanas
Nunca use clipes de papel nos papis de sua pasta de arquivos. Eles se
prendem a outros papis e atrapalham o arquivo. E tambm ocupam
muito espao. Se precisa deixar papis juntos use um grampeador.
Crie uma " Lista de Sistema de Arquivo para ajudar sua memria a
lembrar onde arquivou algo. Liste o nome do assunto, gaveta do
arquivo e pasta.
Antes de iniciar uma nova pasta com uma nova categoria para um
papel, assegure-se de no pode arquiv-lo em nenhuma outra
categoria j existente antes. Tenha cuidado para no comear
categorias novas demais que no vo fazer nada alm de confuso.
No enfie catlogos de grandes lojas ou de pedidos pelo correio em
seu armrio de arquivos. Eles tomam muito espao. Guarde este tipo
de material em uma caixa de revistas.
Se voc tem um papel que pode ser colocado em duas diferentes
categorias de arquivo e voc no tem certeza de qual usar, arquive em
uma. Depois, cruze as referncias em sua Lista de Sistema de
Arquivos.
Quando estiver arquivando alfabeticamente, arquive pessoas com
nomes iguais assim: Sobrenome (ltimo nome), Nome (Primeiro) e
Inicial do nome do meio.

Exemplo: Correa, Jefersson / Correa, Jefersson M / Davene, Maria / Davene, Maria F.S

Quando tiver empresas com nomes como "A Loja da Casa ou "O
Paraso das Plantas, elimine os artigos em seu sistema de arquivos.

Exemplo: Loja da Casa / Paraso das Plantas

Quando estiver arquivando alfabeticamente, sempre arquive, Ultimo
Nome, antes do Primeiro Nome.

Exemplo: Anderson, Mario (e no Mario Anderson)

10
Quando estiver arquivando em ordem cronolgica, voc pode arquivar
por:

Ano (1999, 2000, 2001, 2002)
Ms ( Jan, Fev, Mar)
Data (03/01/1998, 04/01/99, 05/01/2005)
Ou use uma combinao, como separar em ano na categoria principal e em meses nas sub-
categorias:
1999 Jan, Fev, Mar,...
2000 Jan, Fev, Mar,...
2001 Jan, Fev, Mar,...

Ande sempre com sua caneta marca textos e marcadores de
pginas (vendidos em papelarias). Quando encontrar num livro ou
revista um assunto ou contedo que vai precisar utilizar depois,
marque na mesma hora a seo ou texto (com a caneta), e a pgina
(com o marcador adesivo).
Arquive apenas o que for realmente necessrio. Pesquisas
demonstram que 70% do que arquivamos no procurado outra vez.
Evite desperdcio de tempo e de espao.
O computador pode trazer mais papel sua rotina se voc tiver o
hbito de imprimir emails, documentos e informaes da Internet. Isto
no faz muito sentido na maior parte das vezes. Use um bom sistema
(outlook, por ex) e gerencie seus emails e documentos, aprenda a
criar bookmarks das pginas interessantes que visita na Internet. No
imprima o que no for absolutamente necessrio.
Crie no seu programa de email a mesma organizao de pastas e a
mesma terminologia que voc utilizou em seu sistema de arquivos
pessoal. Isto ir facilitar bastante sua vida
Use sua Agenda para escrever lembretes e fazer outras anotaes.
Esquea os postits.


Sistema OZ! de Arquivo em 7 passos simples

Este sistema simples de 7 passos pode ajudar voc a fazer e manter um
sistema efetivo de arquivo. Uma vez feito, voc ser capaz de manter sua
papelada sob controle e encontrar tudo o que precisa em 10 segundos ou
menos.

1 - Separe suas informaes em categorias o mais amplas possvel.
Pense em seu supermercado. Eles tm reas especficas para maas e
laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As trs categorias amplas
so: Frutas, Laticnios e Aougue. O mesmo funciona para seus papis.
Algumas categorias comuns so: Contas a receber, Contas a pagar, Clientes
de A - H, Clientes de I - P, Clientes Q - Z, Prospectos, Empregados,
Documentos, Impostos, Manuais, etc

11
2 - Faa um arquivo suspenso para cada uma destas categorias.
Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em
vrias posies.

3 - Depois comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo.
Por exemplo, em seu arquivo suspenso para Impostos, voc pode ter
pastas separadas por ano (2001, 2002, 2003, 2004, etc...)

4 - Comece a colocar cada folha de papel na pasta correspondente.
Marque cada uma com uma data para descarte, desta forma, quando
voc for mexer nos arquivos daqui a um ano, voc saber imediatamente
o se voc deve manter aquele papel.

5 - Se voc encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas
pastas diferentes e voc no sabe ao certo em qual arquiv-lo, escolha
um deles e coloque uma referncia cruzada (uma anotao ) dentro do
outro arquivo em que ele se encaixaria.

6 - Deixe espao nos arquivos para que as gavetas no fiquem entaladas.
Mais, se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar ser uma tarefa
frustrante e bem provvel que voc no a cumpra.

7 - Uma vez voc tenha montado seu sistema de arquivo, arquive
diariamente ou pelo menos semanalmente. Se voc deixar seu sistema de
arquivos de lado, voc vai gastar muito tempo para coloc-lo em ordem
novamente.






OZ! Sistema de Agenda Arquivada
Nunca Esquea seus compromissos!

O Sistema de Agenda Arquivada OZ! perfeito para te ajudar a
lembrar dos itens que precisam ser cumpridos, reunies que esto por
vir, eventos que esto acontecendo e mais! Pode tambm ser
interessante para te ajudar quando voc vai comear a trabalhar em
tarefas e projetos. Ele automaticamente te mantm a par dos
detalhes e muito fcil e barato de colocar para funcionar. Veja
como:

Itens necessrios:
- 12 Pastas de arquivo suspenso com etiquetas de identificao (uma cor)
- 31 Pastas simples de papel ou tipo L para arquivo (uma cor, mas
diferente da do arquivo suspenso)
12
- 31 etiquetas brancas para os arquivos
- 1 pincel atmico com ponta mdia preto
- Um bloco de notas

1 - Pegue os 12 arquivos suspensos e coloque etiquetas com os meses do
ano.
2 - Coloque-os em um suporte para arquivos suspensos em sua mesa ou em
seu armrio de arquivos se voc preferir.
3 - Pegue as 31 pastas de arquivos internos e numere-as.
4 - Coloque todas elas dentro da pasta do ms atual.
5 - A medida que as coisas que voc precisa fazer em "tal dia surgem,
escreva uma nota e coloque na pasta correspondente a este dia. Se voc
precisa comear o item antes de certo dia do ms, coloque uma nota em
uma pasta com um nmero de dias a frente da data de quando tem que
estar pronto.
6 - A medida que as coisas comeam a surgir para o ms seguinte, coloque
uma anotao na pasta do ms.
7 - Quando o ms atual acabar, as pastas internas com os dias devem ser
movidas para a pasta do ms seguinte. Qualquer anotao que esteja no
arquivo suspenso deve ser colocada dentro da pasta do dia especfico.
8 - Pregue notinha para lembr-lo de olhar em seu Sistema de Lembrana
todos os dias em um horrio especfico.
9 - Se voc completar a atividade, jogue a anotao fora. Se no, coloque-a
em seu Sistema de Lembrana de novo, em outro ms, ou em um outro dia
do ms.




Bibliografia
Organize-se - Donna Smallin, editora Gente
A Trade do Tempo - Christian Barbosa, editora Campus
Professional Organizers Tell All! - Carol Halsey, USA
Finaly Organized - Maria Gracia , USA