NoveNNnmbro

N
O Mtodo 5 S

Novembro de 2005


O Mtodo 5 S

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Diretor-Presidente
Dirceu Raposo de Mello


Diretores
Cludio Maierovitch Pessanha Henriques
Franklin Rubinstein
Victor Hugo Costa Travassos da Rosa

Gerente-Geral de Laboratrios de Sade Pblica
Galdino Guttmann Bicho

Equipe Tcnica
Ana Camila Teixeira de Campos
Andr Luis Oliveira da Silva
Claudinei Oliveira Zima
Galdino Guttmann Bicho
Giselle Chaia Silva
Lara Cristianine Tenrio
Lbia Bentes Machado
Marcus Vencius Pires
Maria do Cu Borralho e Albuquerque
Maria Lcia Prest Martelli
Marta Maria Bolson
Paula Bernadete de Moura Ferreira
Riviane Mattos Gonalves
Srgio Luiz da Silva
Silvnia Vaz de Melo Mattos

Elaborao do Documento
Giselle Chaia Silva

Reviso
Giselle Chaia Silva





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Introduo:
A gesto da Qualidade primordial para o estabelecimento e sobrevivncia de
uma instituio e para viabilizar o controle de atividades.informaes e
documentos. A meta a boa prestao de servios, de forma eficiente e dinmica
para que o solicitante fique satisfeito.
Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra implantar o Sistema
da Qualidade total numa empresa ou instituio o Programa 5S. Este o ponto
de partida e um requisito bsico para o controle da qualidade, uma vez que
proporciona vrios benefcios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a
autodisciplina so essenciais para a produtividade. Porm, este programa
implantado sozinho, somente ele, no assegura o Sistema da Qualidade eficiente.
necessrio haver melhorias contnuas, treinamentos e conscientizao do pessoal
quanto filosofia da qualidade.
O Programa 5 S tem aplicabilidade em diversos tipos de empresas e rgos,
inclusive em residncias, pois traz benefcios a todos que convivem no local,
melhora o ambiente, as condies de trabalho, sade. higiene e traz eficincia e
qualidade.
De acordo com experincias de empresas que j implantaram o programa, a
chave no somente a aplicao dos conceitos, mas a mudana cultural de todas
as pessoas envolvidas e a aceitao de que cada um deles importante para
melhorar o ambiente de trabalho, a sade fsica e mental dos trabalhadores e o
sistema da qualidade.
O conceito do Mtodo 5S e as palavras surgiram no Japo, onde cada um
destes conceitos comea com a letra S, por isso o mtodo ser chamado 5S.
Apesar disto, houve adaptao dos conceitos para a lngua portuguesa, assim
como adaptao em outros pases que desenvolveram programas semelhantes
para aprimorar a qualidade.
Mas importante lembrar que implantar o programa no apenas traduzir os
termos e estudar sua teoria e seus conceitos. Sua essncia mudar atitudes,
pensamento e comportamento do pessoal.








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Conceito:
O Mtodo "5S" foi base da implantao do Sistema de Qualidade Total nas
empresas. Surgiu no Japo, nas dcadas de 50 e 60, aps a Segunda Guerra
Mundial, quando o pas vivia a chamada crise de competitividade. Alm disso,
havia muita sujeira nas fbricas japonesas, sendo necessria uma reestruturao
e uma limpeza.
O pas precisava reestrutura-se, organizar as indstrias e melhorar a produo
para ser compatvel com o mercado mundial
O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos
bsicos e simples, porm essenciais e que fazem a diferena no Sistema da
Qualidade.
Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porm com nomes
diferentes: Teoria da Escova e Housekeeping, respectivamente; mas a idia a
mesma- sempre buscar o Sistema da Qualidade Total .
possvel eliminar o desperdcio (tudo o que gera custo extra) em cinco fases,
com base no mtodo "5S". Foi um dos fatores para a recuperao de empresas
japonesas e a base para a implantao da Qualidade Total naquele pas.
Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pela
Fundao Cristiano Ottoni.
Os 5 conceitos so:

1. S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAO

CONCEITO: "separar o til do intil, eliminando o desnecessrio".

2. S - SEITON - SENSO DE ARRUMAO

CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar
facilmente".

3. S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e
aprendendo a no sujar".

4. S - SEIKETSU - SENSO DE SADE E HIGIENE

CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorvel a sade e higiene".


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5. S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hbito, transformando
os 5s's num modo de vida".


Objetivos do programa:
Baseado em sua prpria elaborao, o Mtodo 5S visa a combater eventuais
perdas e desperdcios nas empresas e indstrias; educar a populao e o pessoal
envolvido diretamente com o mtodo para aprimorar e manter o Sistema de Qualidade
na produo.
importante a alterao no comportamento e atitudes do pessoal. A
conscientizao dos integrantes da importncia dos conceitos e de como eles devem ser
usados facilita a implantao do programa.
A abordagem do programa deve ser aplicada como hbito e filosofia, no apenas
no house keeping ( cuidar da casa).
Deste modo, o 5S auxiliar na reorganizao da empresa, facilitar a identificao
de materiais, descarte de itens obsoletos e melhoria na qualidade de vida e ambiente de
trabalho para os membros da equipe.
Cada fase intimamente ligada outra, sendo tambm um pr-requisito para a
consolidao da fase seguinte. Uma vez iniciado o processo, fica mais fcil dar
continuidade implantao do mtodo. Consequentemente, haver consolidao do
Sistema da Qualidade e melhoria do desempenho geral no setor.



















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Planejamento e Prtica dos Conceitos

De acordo com o conceito japons, pode-se eliminar o desperdcio, e
consequentemente o custo extra tambm, nestas cinco fases que ajudaro tambm a
implantar o Sistema da Qualidade.


1. S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAO

CONCEITO: "separar o til do intil, eliminando o desnecessrio".

Tambm pode ser interpretado com Senso de Utilizao, Arrumao, Organizao,
Seleo.

Nesta fase, o trabalho comea a ser colocado em ordem, para que s se utilize o
que for realmente necessrio e aplicvel. Por isso, importante ter o necessrio, na
quantidade adequada e controlada para facilitar as operaes.

essencial saber separar e classificar os objetos e dados teis dos inteis da
seguinte forma:

o que usado sempre: colocar prximo ao local de trabalho.
o que usado quase sempre: colocar prximo ao local de trabalho.
o que usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho.
o que usado raramente, mas necessrio: colocar separado, em local
determinado.
o que for desnecessrio: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa
espao necessrio e atrapalha o trabalho.


Vantagens:
Reduz a necessidade e gastos com espao, estoque, armazenamento,
transporte e seguros.
Facilita o transporte interno, o arranjo fsico, o controle de produo.
Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e tambm os
danos a materiais ou produtos armazenados.
Aumenta a produtividade das mquinas e pessoas envolvidas.
Traz maior senso de humanizao, organizao, economia, menor cansao
fsico e maior facilidade de operao.
Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal,

Todos da equipe devem saber diferenciar o til do intil, o que realmente
necessrio e o que no . Na terminologia da Qualidade, denomina-se bloqueio de
causas ou ao preventiva.





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2. S - SEITON - SENSO DE ARRUMAO

CONCEITO: "IDENTIFICAR E ARRUMAR TUDO, PARA QUE QUALQUER PESSOA POSSA
LOCALIZAR FACILMENTE

Tambm pode ser definido como Senso de Ordenao, Sistematizao, Classificao,
Limpeza.

O objetivo identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar
facilmente o que precisa e a visualizao seja facilitada.

Nesta fase importante:
padronizar as nomenclaturas.
usar rtulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padro.
guardar objetos diferentes em locais diferentes.
expor visualmente os pontos crticos, tais como extintores de incndio,
locais de alta voltagem, partes de mquinas que exijam ateno, etc.
determinar o local de armazenamento de cada objeto
onde for possvel, eliminar as portas.
No deixar objetos ou mveis no meio do caminho, atrapalhando a
locomoo no local.

Vantagens:
Menor tempo de busca do que preciso para operar, ler, enviar, etc.
Menor necessidade de controles de estoque e produo.
Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, alm de
facilitar a execuo do trabalho no prazo.
Evita a compra de materiais e componentes desnecessrios ou repetidos ou
danos a materiais ou produtos armazenados.
Maior racionalizao do trabalho, menor cansao fsico e mental, melhor
ambiente.
Melhor disposio dos mveis e equipamentos
Facilitao da limpeza do local de trabalho
A ordenao eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma
nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas,
estoques, etc e com a indicao correta do local de estocagem. As pessoas devem saber
onde procurar cada coisa quando necessrio e todos devem seguir as regras.
importante fazer uma anlise da situao atual da instituio, como as coisas
esto organizadas e onde. Sempre que possvel, deve-se trabalhar para reduzir os
estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.
A idia principal nesta fase :
Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.



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3. S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DA
SUJEIRA E APRENDENDO A NO SUJAR
Tambm pode ser definido como Senso de Zelo.
Cada pessoa deve saber a importncia de estar em um ambiente limpo e dos
benefcios de ambiente com a mxima limpeza possvel. O ambiente limpo traduz
qualidade e segurana.
O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:
Maior produtividade das pessoas, mquinas e materiais, evitando o retrabalho.
Evita perdas e danos de materiais e produtos.
Para isto, importante que o pessoal tenha conscincia e habitue-se a:
Procurar limpar os equipamentos aps o seu uso, para que o prximo a usar
encontre-o limpo.
aprender a no sujar e eliminar as causas da sujeira.
definir responsveis por cada rea e sua respectiva funo.
manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condio de uso
possvel.
Aps usar um aparelho, deix-lo limpo e organizado para o prximo utilitrio
Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando ateno para os
cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira
No jogar lixo ou papel no cho
Dar destino adequado ao lixo, quando houver
Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e
informaes atualizados, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom
relacionamento com os colegas. Tudo isto fundamental para a imagem (interna e
externa) da empresa.

4. S - SEIKETSU - SENSO DE SADE E HIGIENE

CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORVEL A SADE E
HIGIENE".

Tambm pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.

Higiene manuteno de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida tambm
da aparncia. Em um ambiente limpo, a segurana maior. Quem no cuida bem de si
mesmo no pode fazer ou vender produtos ou servios de qualidade


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O pessoal deve ter conscincia da importncia desta fase, tomando um conjunto
de medidas:
ter os trs S's previamente implantados.
Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos esto sendo aplicados
realmente e corretamente
eliminar as condies inseguras de trabalho, evitando acidentes ou
manuseios perigosos
humanizar o local de trabalho numa convivncia harmnica.
difundir material educativo sobre a sade e higiene.
respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,
colaborar, sempre que possvel, com o trabalho do colega
cumprir horrios,
entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hbil,
no fumar em locais imprprios, etc.

Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e matrias de limpeza.
Requer manuteno da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da
equipe deve ter conscincia da importncia de se trabalhar num local limpo e
organizado.
As vantagens so:
melhor segurana e desempenho do pessoal.
Preveno de danos sade dos que convivem no ambiente.
Melhor imagem da empresa internamente e externamente.
Elevao do nvel de satisfao e motivao do pessoal para com o trabalho
Algumas medidas importantes e teis nesta fase tambm podem ser colocar avisos
ou instrues para evitar erros nas operaes de trabalho, bem como designaes,
avisos e identificao dos equipamentos (recursos visuais).
Quando importantes, os avisos devem ser vistos distncia, bem destacados e
acessveis a todos do setor.
importante nesta fase conferir se o programa est sendo realmente implantado,
verificando cada etapa, se o pessoal est preparado e motivado a cumprir o programa.

5. S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: "fazer dessas atitudes um hbito, transformando os 5s's num modo de
vida".

Atitudes importantes:
Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.
Melhorar a comunicao entre o pessoal no trabalho.
Compartilhar viso e valores, harmonizando as metas.


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Treinar o pessoal com pacincia e persistncia, conscientizando-os para os 5s's .
De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanos.

importante cumprir os procedimentos operacionais e os padres ticos da
instituio, sempre buscando a melhoria. A auto-disciplina requer a conscincia e um
constante aperfeioamento de todos no ambiente de trabalho. A conscincia da
qualidade essencial.

Com o tempo, a implantao do programa traz benefcios:
Reduz a necessidade constante de controle.
Facilita a execuo de toda e qualquer tarefa/operao.
Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utenslios, etc.
Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operao.
Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de
controles, presses, etc.



Dicas para a prtica do mtodo 5S:

Cada pessoa deve saber diferenciar o til do intil. S o que tem utilidade certa
deve estar disponvel.
Eliminando-se o que no til, voc pode se concentrar apenas no que til. D
ateno a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (mquinas, ferramentas,
estoques, mveis, papis, etc.) e defina o que necessrio atravs de instrues claras
para que todos possam separar o til do intil.
Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar o processo:
1. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado?
2. O que pode ser til para outro setor ?
3. O que pode ser consertado ?
4. possvel trabalhar de forma mais econmica, racionalizando o
tempo?
Aps colocar em um local determinado aquilo que ser descartado, convide as
pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponveis, o que de fato
lhes interessar.

Analisar como as coisas esto guardadas, onde e por qu. Arrumao importante
para agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares.
Administrar bem o patrimnio da instituio essencial, principalmente no que se refere
a organizao e identificao de :
Laudos,
relatrios,


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atas ,
documentos em geral,
pareceres,
dados estatsticos,
arquivos e pastas de documentos.
Sempre que possvel, eliminar ou diminuir o processo burocrtico de aes ou
documentos, procurando aproveitar o tempo e economizar trabalho desnecessrio.
Cada um deve ficar responsvel pelo seu espao, sem prejudicar o espao do
outro.
Sempre deve-se questionar se algo est bom o suficiente ou se possvel ser
melhorado.

Estoques e utenslios de trabalho:
Para haver corretas armazenagem, organizao e identificao, devem ser feitas
algumas perguntas:
1. possvel reduzir os estoques ?
2. O que est mo precisa mesmo estar ali ?
3. Os nomes das coisas esto padronizados ?
4. Qual o melhor local para cada coisa e por que?
5. O que necessrio est mo?
Levante sugestes para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque, se
possvel, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. importante que
todos participem, fazendo a limpeza bsica em conjunto, jogando papis fora, fazendo
pequenos consertos, etc..
Compartilhe idias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize o
trabalho de cada um.
O que deve ser verificado e avaliado para elaborao de um ambiente organizado
e propcio, com a metodologia 5S implantada:
1. Apresentao dos funcionrios devem se apresentar com boa aparncia usando
trajes limpos, no rasgados.

2. Piso e rea externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos e
organizados, sem acmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhas
demarcando as reas de circulao.




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3. Higiene= O ambiente deve estar limpo, sem acmulo de materiais orgnicos ou
inorgnicos. Deve estar livre tambm de materiais/ equipamentos que
provoquem contaminao qumica..
O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de
segurana ( onde aplicveis), para garantir a integridade fsica.
importante tambm o cuidado com as mquinas, aparelhos, equipamentos e
utenslios.
As dicas de prtica do mtodo 5S devem tornar-se hbitos na instituio, entre os
funcionrios, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fique
mais fcil.
Em cada etapa, essencial que o mtodo seja verificado, a implantao tem de
estar em constante verificao; isto tambm e importante para a prxima fase, pois so
todas interligadas.
A ltima etapa de uma srie o ponto de partida para a primeira etapa da
prxima.
A fase de auto-disciplina, principalmente uma das mais importantes e cruciais do
programa, pois a fase em cada um dos envolvidos ter que desenvolver seu prprio
senso de ordenao e assumir o compromisso com a metodologia.e com suas atividades
Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa e a
manuteno da qualidade.

Cada um deve estar ciente de suas responsabilidades, ter suas funes definidas e
ser treinados para que haja eficincia na prestao dos servios, segurana no local de
trabalho e incentivo capacidade criativa.



Roteiro Sugestivo para implantar o 5S:

1 etapa: equipe de implantao

Formada por 3 pessoas, no mnimo, de diferentes setores da instituio e 1 pessoa
da alta administrao. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo,
orientar, esclarecer dvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.


2 etapa: Planejamento

Equipe de implantao pode elaborar um cronograma, um plano de orientao,
determinar as ferramentas que sero utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as
responsabilidades devem ser distribudas e todos devem se comprometer com os prazos
de cumprimento.




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3 etapa: Fotos e registros

importante registrar a situao atual da organizao, em todas as reas,
especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a
equipe deve se reunir e discutir as falhas, as aes corretivas, dar sugestes de
melhoria baseadas nas fotos. importante a opinio de cada um, principalmente por
que pertencem a reas diferentes na empresa.



4 etapa: Reunio

A equipe pode convidar o pessoal da instituio para uma reunio, compartilhar os
dados e mostrar o compromisso e a disposio para implantar o mtodo. Nesta reunio,
a equipe pode iniciar o trabalho de conscientizao do pessoal, da importncia do
programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe tambm pode explicar os objetivos
do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefcios.


5 Etapa: Implantao

Aps esta reunio de sensibilizao do pessoal com a equipe responsvel, o
programa comea a ser efetivamente implantado. As responsabilidades so divididas de
acordo com as reas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do
trabalho. Em casa fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades,
esclarecer as dvidas, citar exemplos, etc. A interao da equipe com o pessoal
envolvido importante, para que no fiquem dvidas a respeito do programa e para
que tudo corra bem na fase seguinte.


6 Etapa: Acompanhamento

A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas reas de
implantao com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a
visita. Nas visitas, os quesitos necessrios para a implantao do programa devem ser
acordados, conforme a orientao do colaborador. Os pontos positivos, como os
negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as
orientaes. O ideal que a equipe faa um mapa de acompanhamento mensal para
verificar os benefcios, os resultados , as mudanas. essencial que todos sigam o
programa, desde os gerentes e diretores aos tcnicos de apoio.

Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importncia dos conceitos e de
sua aplicao, tornando a metodologia um hbito no trabalho. Dessa forma, o sistema
vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade.

Os tcnicos e funcionrios novos, que forem se incorporando empresa, tambm
se habituaro a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema j implantado.



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A gerncia, setor ou empresa deve tambm se responsabilizar por planejar
reunies peridicas com os membros da equipe para verificar como est sendo seguida
cada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivao
em sempre manter o hbito da metodologia e a manuteno do programa sempre
implantado.

Os treinamentos dos membros da equipe, tcnicos e funcionrios, deve ser
peridico e o acompanhamento deve ser constante. Com os novos treinamentos, a
equipe pode verificar os resultados, avaliaes do pessoal, as melhoras e o que ainda
pode ser feito.
Tambm uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e
harmonizao da equipe.



Custo de Implantao do Mtodo 5S:

O custo para a implantao do programa no alto e os recursos podem ser
alocados do oramento da empresa ou do setor.
De acordo depoimentos de instituies em que com o mtodo j foi implantado ou
est em implantao, no houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra
excessiva de itens.
Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que depender
tambm do nmero de pessoas envolvidas no processo, do nvel de compromisso da
equipe,da estrutura fsica e da situao atual da empresa.
Quanto mais rpido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar,
menores sero tempo e gastos para implantar.




Idias principais do Mtodo 5S:

Se voc sabe e no faz, como se voc no soubesse.

Os trs primeiros Ss, ou seja, as 3 primeiras fases so a base para o sucesso da
implantao do programa.

Ordenar identificar.

O ambiente mais limpo no o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.

Organizao do pessoal reflete organizao do ambiente.

Todo o trabalho tem de ser feito em equipe.

A tolerncia tambm uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida
certa.


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Referncias Bibliogrficas:

1 -Pginas eletrnicas:

www.assessoriacomercial.vilabol.uol.com.br
Revista Digital de Biblioteconomia e Cincia da Informao; jul/dez 2005
www.medianeira.com.br
www.indg.com.br - Cear
www.geocities.com AFA Administrao
www.polivet-itapetinga.vet.br

2 Apostilas:

Programa de Qualidade da Universidade Estadual de Gois Avaliao 5S

Programa 5S Control Lab; autores: Mrcio Mendes Biasoli e Carla A. de Oliveira

Programa do 5S - Toyota





Agradecimentos:

Pela elaborao deste material didtico, gostaria de agradecer a colaborao dos
colegas:

Leonardo Carvalho de Lima
Srgio Luiz da Silva
Silvania Vaz de Melo Mattos

















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LABORATRIOS DE SADE
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