PROGRAMA DE EDUCAO CONTINUADA A DISTNCIA

Portal Educao

CURSO DE

ADMINISTRAO DO TEMPO E A
PRODUTIVIDADE

Aluno:
EaD - Educao a Distncia Portal Educao

AN02FREV001/REV 4.0

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CURSO DE

OPERADOR DE COBRANA
ADMINISTRAO DO TEMPO E A
PRODUTIVIDADE

MDULO IV

Ateno: O material deste mdulo est disponvel apenas como parmetro de estudos para este
Programa de Educao Continuada. proibida qualquer forma de comercializao ou distribuio
do mesmo sem a autorizao expressa do Portal Educao. Os crditos do contedo aqui contido
so dados aos seus respectivos autores descritos nas Referncias Bibliogrficas.

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MDULO IV

Vdeo: Tempo e Produtividade

Disponvel em: http://migre.me/58hjU
Acesso em: 28 jun. 2011.

13. TAREFAS IMPORTANTES X URGENTES

FIGURA 13

FONTE: Disponvel em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-image-techie-girl-image14461276>. Acesso em: 5 jun. 2010.

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Voc vai daqui para , faz isso, faz aquilo, corre para todo lado, tentando
conciliar trabalho, exigncias familiares, estudos, lazer e outras atividades? Voc
tem ou j teve a sensao de que est passando pela vida? De que no est
vivendo adequadamente, aproveitando os melhores momentos da vida? Pois bem,
qualidade de vida no est associada somente com a quantidade de dinheiro ou
recursos materiais que dispomos. Depende muito mais de como priorizamos nossas
atividades. Afinal, tempo muito mais do que dinheiro, limitado s 24 horas, j o
dinheiro algo relativo. Portanto, vale pena sacrificar nossa sade, nossa
disposio, nosso tempo e mais um monto de coisas em busca de apenas mais
dinheiro?
Se as exigncias em geral esto lhe consumindo cada vez mais, obrigandoo a trabalhar alm da hora e nos finais de semana, que tal voc parar para pensar
em reorganizar-se separando suas tarefas em:
1. Urgentes e importantes devem ser feitas logo, no serem adiadas;
2. Urgentes mas no importantes delegue tais tarefas, treine algum
para realiz-las em seu lugar;
3. Importantes mas no urgentes planeje um perodo de cada dia para
atender tais tarefas;
4. No importantes e nem urgentes deixe de faz-las!

Outra coisa: no caia na tentao de fazer tudo, ser tudo e supervisionar

tudo! Mesmo tarefas urgentes e importantes, se fizerem parte da rotina, podem ser
delegadas. Apenas assegure-se que treinar adequadamente a pessoa que a
realizar e certifique-se que decises importantes sejam levadas ao seu
conhecimento, antes de serem tomadas.
Se voc consome excessivamente seu tempo em determinado assunto,
questione se esse assunto realmente importante? Posso simplificar ou fazer
diferente? Analise criteriosamente se todas as tarefas que voc est realizando so
realmente necessrias! Organize-se! Por exemplo: determine um horrio especfico

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de atendimento a terceiros; que tal usar seu e-mail ao invs do telefone para
conversas desnecessrias; desligue o MSN, SKYPE e afins, assim ir se concentrar
mesmo nas suas tarefas; voc pode tambm desligar o celular. Difcil? Poder at
ser no incio, mas com o tempo voc perceber um ganho, inclusive de qualidade de
vida e perceber que valeu pena!

E lembre-se: Tempo muito mais que dinheiro!

14 ADMINISTRAO DO TEMPO AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE NO

TRABALHO

Voc uma pessoa que no trabalho tem que cumprir prazos e mais prazos?
Vivemos dias em que as equipes e os prazos de entrega vivem em constante luta.
Travamos batalhas diariamente contra o tempo. Torna-se cada vez mais importante
saber gerenciar o tempo disponvel, dividindo as tarefas em algumas categorias e,
claro, priorizando aquelas mais urgentes, em detrimento de outras no to urgentes,
ou seja, enfatizando os pedidos para ontem.
O paradigma do tempo mudou muito nos ltimos anos, vejamos:
antigamente quem ficava depois do horrio era sinal de incompetncia, pois no
conseguia dar conta de suas funes. Hoje, pelo contrrio, aquele que apenas
cumpre o horrio determinado no valorizado pela organizao, pois se busca no
mercado profissionais com engajamento aos ideais da empresa e, principalmente, a
realizao de projetos em curto prazo de tempo.

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FIGURA 14

FONTE: Disponvel em: <http://www.dreamstime.com/stock-photo-bars-chartimage6306440>. Acesso em: 27 maio 2010.

Conseguir administrar a rotina e aproveitar ao mximo as horas que trabalha

pode, nesse momento, ser muito favorvel para alcanar a performance esperada.
Por isso, fundamental que o profissional faa uma gesto do seu tempo e planeje
as tarefas dirias. A partir do momento em que se comea a adotar um mtodo para
organizar o tempo, os resultados aparecem em um curto perodo. Anotar em
cadernos, agendas, ou computador todas as atividades pode ser extremamente til
para elevar o desempenho.
A m gesto do tempo disponvel e o acmulo de tarefas podem acarretar
desgastes, estresse, cansao fsico e psicolgico, alm de dificuldades de
concentrao. A gesto do tempo considerada um paradoxo, pois sabemos que
no possvel gerir o tempo, mas possvel nos gerenciar. O autogerenciamento
requer planejamento e disciplina.

Vdeo: Dicas para melhorar a sua produtividade

Disponvel em: http://migre.me/58gUc
Acesso em: 28 jun. 2011.

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15. ECONOMIZADORES DE TEMPO - EMPECILHOS ADMINISTRAO DO

TEMPO

Existem algumas atividades chamadas de desperdiadores do tempo, que

tendem a dominar muitas vezes nosso tempo. Precisamos eliminar as atividades
inteis. Alguns economizadores do tempo nos ajudaro neste processo, j que o
tempo gasto nunca recuperado e ele proporciona oportunidades iguais para todos.
Abaixo apresentamos alguns deles:
Definio de metas;
Criao de listas de afazeres com definio de prioridades;
Utilizao de uma agenda ou um calendrio de reunies;
Manuteno de suas metas em vista;
Acompanhamento das prioridades;
Organizao das tarefas;
Organizao e acesso s informaes usadas com frequncia com
rapidez.

16. SOLUES PRTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO

Em uma poca em que a competitividade global determina a capacidade que

a organizao ter para sobreviver num mercado de mltiplas escolhas, a racional
gesto do tempo resultar em dias menos estressantes, prazos cumpridos e metas
alcanadas, em perfeita sintonia com a vida pessoal e profissional. Parece fcil, no
mesmo? Mas por que est cada vez mais complicado gerenciar a agenda? Como
conciliar os compromissos, sem prejuzo de nenhum deles? Com disciplina, foco no

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trabalho e planejamento possvel se atingir a excelncia sem maiores desavenas

com o relgio.
O grande segredo assumir as rdeas da situao e conduzir o processo
para se conquistar a autonomia. E, nesse caso, a contribuio da tecnologia, por
meio dos computadores, palmtops e agendas eletrnicas, ineficaz. Voc j deve
ter ouvido esta frase: O meu dia necessita de pelo menos umas oito horas a mais
para completar minhas tarefas. Tais lamentaes podem ter diversas formas
semnticas, mas o contedo converge para uma s concluso: a administrao do
tempo transformou-se em uma arte a ser conquistada.
Quantas pessoas, ao trmino do dia, se perguntam: a que resultados nossa
empresa chegou hoje? Fizemos 20 telefonemas, enviamos dez oramentos,
participamos de quatro reunies com clientes e no fechamos nenhum pedido.
Estamos conseguindo administrar o nosso tempo, de forma a aproveit-lo da melhor
forma possvel? Com certeza, estamos longe.
E se h algo que devemos fazer para sermos bem-sucedidos no uso que
damos ao nosso pouco tempo planejar. E planejar significa, na prtica, identificar
eventos futuros e traz-los para o presente, de forma que possamos fazer alguma
coisa agora. Na realidade, no podemos controlar tudo, mas podemos ter influncia
sobre a maioria das coisas se cumprirmos um processo de forma correta, com incio,
meio e fim.
Vejamos algumas dicas:

Estabelea metas: anuais, mensais, semanais e dirias. Lembre-se:

elas devem estar relacionadas com seus objetivos pessoais;

Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em funo

dessas metas;

Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se

nelas;

Faa as coisas em ordem de prioridade (veremos mais adiante);

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Controle diariamente as atividades realizadas e os resultados

alcanados;

Saiba onde seu tempo realmente empregado (voc j sabe disso

por meio de sua Agenda do Tempo);

Estabelea data e hora para incio e fim de cada atividade;

Elimine desperdiadores de tempo;

Melhore suas rotinas e hbitos de trabalho.

A seguir vamos falar mais detalhadamente sobre alguns economizadores.

muito provvel que nem todas sejam aplicveis em seu trabalho e possvel que
no possa colocar todas em prtica, devendo decidir o que pode ser aplicado em
sua empresa ou a voc mesmo. Vamos l?

Visitas inesperadas e interrupes: As causas da perda de tempo podem

ser as mesmas a cada nvel, podem, no entanto variar de intensidade. O diretor de
uma empresa tem menos problemas com visitantes inesperados que os
administradores de nvel mdio. O resultado das interrupes provocadas por
visitantes inesperados so maiores do que o problema das comunicaes que eles
tm de passar. Os lderes competentes opem-se poltica de portas abertas. Eles
sabem da necessidade que tem em planejar e, para isto, necessitam ter um tempo
de completo isolamento, sem interrupes.
Precisa receber todas as pessoas que querem falar com voc? E pelo tempo
que elas quiserem? Obviamente no, muitos dos seus visitantes podero ser bem
atendidos por outra pessoa que no voc. Se tiver outras prioridades, uma
prerrogativa sua determinar os limites de tempo dos seus dilogos. Verifique,
portanto, seus esforos para organizar sua agenda de entrevistas. Mas, nem todas
as interrupes, obviamente so ruins. Na verdade, existem algumas interrupes
boas, aquelas onde se discutem boas ideias. Para cortar interrupes indesejveis:
Elimine

os

assuntos

atrasados

para

no

ter

de

enfrentar

as

consequncias;

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 Administre seu trabalho de forma total e correta, para reduzir os pedidos

de correes;
D instrues claras e completas para os seus subordinados, a fim de
reduzir os pedidos de esclarecimento e as suas frustraes quando as
coisas no forem feitas da maneira certa na primeira vez;
Lembre-se de que a sua funo educar os seus funcionrios quanto
forma de executar tanto as tarefas de rotina quanto os trabalhos maiores;
Quando deixar recados deixe informaes completas;
Pea que se anotem recados completos quando os outros lhe ligarem;
Administre as interrupes, expondo as suas limitaes de tempo.
Temos apenas 20 minutos para esse assunto, pois tenho outro
compromisso inadivel!;

Apoie uma cultura com menos interrupes;

Comece a dividir a sua comunicao em lotes, evitando em cada assunto

que surgir discutir imediatamente com o responsvel, interrompendo o que
estava fazendo.

Em vez disso discuta vrios problemas em um mesmo momento

predeterminado para isso. Veremos mais nos tpicos Planejando Cada Tarefa em
Rotinas e Lotes e Priorizando Assuntos.

Concentre-se em suas tarefas: Parte de seu dia deve ser reservada para
resolver as tarefas importantes. No permita interrupes. A princpio seus colegas
podero sentir-se feridos pelo isolamento que voc mesmo se impe, mas logo se
acostumaro. A hora de concentrao o conceito mais importante na questo do
controle do tempo. Pode produzir um efeito visvel em toda a companhia ou
organizao. Uma pesquisa indica que os administradores so interrompidos, em
mdia, uma vez em cada oito minutos. Se fosse concedida uma hora de
concentrao, quase todos eles admitiriam que pudessem realizar o trabalho de trs

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horas em uma hora. Isto praticamente confirma que se podem poupar duas horas
com somente uma hora de concentrao.

Papeladas e correspondncias: Solicite sua secretria que selecione a

correspondncia, eliminando as cartas que no sejam do seu interesse,
respondendo ela mesma as comunicaes de rotina e separando o resto para a sua
ateno pessoal. Evite a curiosidade pela correspondncia. O fato de ter sido
mandada para voc no significa que deva perder tempo com ela. Voc pode at
listar os documentos que recebe; classifique-os em grupos de prioridades A, B e C.
Ento, delegando, eliminando e condensando, reduza drasticamente seu gasto de
tempo com os itens C e, em menor grau, com os assuntos B, permitindo desse
modo, mais tempo para os de prioridade A.
Ao ler uma carta ou memorando, responda imediatamente enquanto o
assunto ainda est fresco em sua mente. Se voc no est em condies de
responder, no deixe que o assunto fique sobre a mesa. Passe-o para algum para
receber sugestes ou maior informao. Mantenha-o em movimento. Ao despachar
as correspondncias de menor valor, despache na prpria correspondncia que
recebeu. Simplesmente responda ao final ou verso da carta recebida e despache.

Padronize-se: Utilize modelos padronizados de respostas, relatrios, cartas,

procedimentos regulares, e-mails, etiquetas autocolantes, entre outros, sempre que
for necessrio e principalmente nas coisas em que faz com maior frequncia.

Anotaes a todo o momento: Problemas aparentemente insolveis so

resolvidos quando os colocamos no papel. Utilize cartes para anotar dados ou
ideias. Utilize seu tempo de espera em uma consulta, durante um engarrafamento
de trnsito, em uma viagem de nibus ou avio, para ir fazendo coisas. As melhores
ideias geralmente surgem nestas ocasies. No confie na memria, anote.

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Agende-se: Dedique-se de 10 a 15 minutos no incio de cada dia para

estabelecer um horrio dirio para o tempo, para anotar somente o que deseja fazer
e na ordem em que deseja faz-lo (o mais importante primeiro, veremos mais
adiante como estabelecer prioridades) e tambm a quantidade de tempo que vai
precisar para cada coisa.
O trabalho se expande de maneira a preencher o tempo disponvel. Ao
programar seu trabalho, realize-o com sentido de urgncia. Para isso existe a
tradicional agenda, mas nos dias atuais existem alguns programas de computadores
que podem lhe auxiliar, alm dos j conhecidos Palms (computadores de mo), em
que voc pode trabalhar sua agenda no computador e fazer a transferncia para o
Palm ou vice-versa.

Evite trabalhar em seus horrios de folga: Talvez quase sempre

impossvel evit-lo, entretanto, muitas pessoas levam seus trabalhos para terminar
em casa, noite ou nos finais de semana. Diga a voc mesmo que no ficar at
mais tarde e no levar trabalho para casa. D um sentido essencial de urgncia
durante as horas normais de trabalho.

FIGURA 15

FONTE: Disponvel em: <http://www.dreamstime.com/stock-image-i-am-freebusinessman-showing-freedom-image7299471>. Acesso em: 5 jun. 2010.

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Reconhea seu trabalho: Ao realizar uma tarefa realmente importante, d a

voc mesmo os parabns. Tire um tempo livre. Desfrute a sensao de realizao.
Voc a merece.

Comunicao eficaz: Ao ouvir atentamente, voc no perder tempo

verificando se realmente compreendeu o que foi dito. Obtenha dados: que, o que,
quando, onde e o porqu. Proceda assim cada vez que enfrentar um novo problema
e evitar voltar ao assunto para obter mais dados. Ir a uma reunio no dia errado
significa que voc no prestou ateno ao agendar a mesma. Ouvir atentamente,
utilizar linguagens simples, concisas e isenta de ambiguidades assegura a
compreenso e poupa o tempo com mal-entendidos.

Leituras: Os relatrios (gerados interna ou externamente) muitas vezes no

merecem ser lidos. Infelizmente, para que saibamos se o relatrio merece ou no
ser lido geralmente tem que l-lo, ou pelo menos folhe-lo. Uma soluo para o
problema o chamado Sumrio Executivo, que muitas empresas exigem, seja
juntado aos relatrios, que nada mais do que um resumo objetivo, de no mximo
duas pginas, do contedo do relatrio.
Com o sumrio, j temos uma ideia razoavelmente clara se devemos ou no
investir mais tempo na leitura. Ao concluir que determinados relatrios que lhe so
enviados de rotina no lhe interessam, pea para ser tirado da lista de pessoas a
quem o relatrio enviado. Isso poupa tempo e espao em sua estante ou em seu
cesto de lixo e ajuda a outra pessoa a economizar recursos.
s vezes, precisamos de uma quantidade razovel de leituras tcnicas (e,
talvez, at no tcnicas) a fazer. Se voc faz uma ps-graduao, ou se seu
trabalho exige que tenha uma quantidade maior de leituras, dever manter-se
atualizado. Para se organizar melhor e assim administrar seu tempo, primeiro limite
a quantidade de jornais, revistas e peridicos que voc l. Limite-se s revistas
tcnicas e profissionais mais importantes e essenciais sua tarefa. Elimine, tanto

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quanto possvel, quelas leituras que muita gente faz apenas para verificar se h ali
alguma coisa interessante (a menos que seu servio dependa destas informaes).
Contenha sua curiosidade. Muitas vezes alegamos, para justificar nosso
comportamento curioso, que preciso se manter bem informado. verdade que
qualquer profissional hoje precisa. Mas h uma diferena entre estar bem informado
e acumular dados acerca de fatos frequentemente triviais e sem importncia. Estar
atualizado ter conhecimento das informaes necessrias para o bom
desempenho de suas funes e de nossas metas e objetivos.
Algumas revistas podem ser lidas em situaes no agendadas. Folheie
suas pginas, por exemplo, enquanto estiver falando ao telefone, ou ento as
carregue consigo para folhe-las enquanto espera ser atendido em escritrios ou
consultrios, ou ao aguardar em filas e viagens (caso no dirija voc mesmo). Leia
os artigos de importncia, para tanto, o melhor momento quando voc est
trabalhando em um projeto para o qual as informaes contidas nos artigos so
importantes. nesse momento que voc realmente precisa deles.

Limpe sua mesa: Livre-se da papelada desnecessria, quantas coisas voc

tem sobre sua mesa de trabalho que realmente so necessrias? A organizao
outro fator facilitador na execuo das tarefas; uma aliada do tempo. Procure afastar
da sua esfera de trabalho aqueles objetos que possam distra-lo. Examine
cuidadosamente sua mesa todos os dias e mantenha a cesta de papis bem cheia
de coisas sem serventia.

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