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1.
Caractersticas
documentos de arquivo
dos
Assim,
apresentamos
algumas
caractersticas de diferentes tipos de
documentos (baseado em Arajo et al.,
2012).
a) Imparcialidade:
qualidade
que
deriva
do
fato
de
que
os
documentos de arquivo no foram
criados
para
dar
contas
mas
carregar
informaes no verossmeis. Por
exemplo,
uma
certido
de
nascimento pode ser lavrada no
cartrio de registro de nascimentos,
pelo tabelio, apresentando os
dados requeridos pelo cdigo civil,
o que no significa que os pais
sejam os pais verdadeiros da
criana. Autenticidade e veracidade
no andam sempre juntas.
c) Naturalidade: qualidade derivada
do fato de que os documentos de
arquivo no so colecionados, mas
acumulados naturalmente ao se
executarem as atividades da pessoa
ou
instituio.
Documentos
escolhidos de forma isolada no
podem
ser
considerados
documentos de arquivo. Sempre
devemos relacionar naturalidade
como uma caracterstica ligada
acumulao.
Comentrio:
a
relao
entre
documentos,
atividades
e
rgos,
revelando
inter-relacionamento,
organicidade relao entre rgos. Uma
outra possibilidade de confuso seria
incluir a naturalidade como alternativa, o
que ainda seria incorreto, uma vez que a
naturalidade deve ser uma caracterstica
sempre
associada
acumulao
(cumulatividade diferente das colees
biblioteconmicas e museolgicas).
Gabarito: Alternativa d.
2 A poltica nacional
arquivos no Brasil
de
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do Poder Pblico a
gesto documental e a proteo especial
a
documentos
de
arquivos,
como
instrumento de apoio administrao,
cultura, ao desenvolvimento cientfico e
como elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos,
para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter
pblico
e
entidades
privadas,
em
decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que
seja
o suporte
da
informao
ou
a
natureza
dos
documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de
documentos o conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento
em
fase
corrente
e
intermediria, visando a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber
dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular ou de interesse
coletivo
ou
geral,
contidas
em
documentos de arquivos, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujos
sigilo
seja
imprescindvel
pblico,
por
entidades
privadas
encarregadas da gesto de servios
pblicos no exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividades de
instituies pblicas e de carter pblico
implica
o
recolhimento
de
sua
documentao instituio arquivstica
pblica ou a sua transferncia instituio
sucessora.
Art. 8 - Os documentos pblicos so
identificados
como
correntes,
intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos
correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentao, constituam
objeto de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos
intermedirios aqueles que, no sendo de
uso corrente nos rgos produtores, por
razes
de
interesse
administrativo,
aguardam
a
sua
eliminao
ou
recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os
conjuntos de documentos de valor
histrico, probatrio e informativo que
devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos
produzidos por instituies pblicas e de
carter pblico ser realizada mediante
autorizao da instituio arquivstica
pblica, na sua especfica esfera de
competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor
permanente
so
inalienveis
e
imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos
privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas
fsicas ou jurdicas, em decorrncia de
suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem
ser identificados pelo Poder Pblico como
de interesse pblico e social, desde que
sejam considerados como conjuntos de
fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados
identificados como de interesse pblico e
social no podero ser alienados com
disperso
ou
perda
da
unidade
documental, nem transferidos para o
exterior.
Pargrafo nico - Na alienao
desses arquivos o Poder Pblico exercer
preferncia na aquisio.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Para facilitar o estudo, considere o
seguinte quadro em relao Lei 8.159:
Capt
ulo
I
II
III
Nome
Contedo
Disposies
gerais
Reconhecimento
do
dever
do
estado para com
a documentao
pblica.
Definio
de
arquivo.
Definio
de
gesto
de
documentos.
Definio
do
custo de acesso
franqueado pela
adm. Pblica.
Resguardo
do
direito de sigilo.
Definio
de
arquivos
pblicos.
Definio
do
destino
dos
arquivos pblicos
de rgos que
findem
suas
atividades.
Definio
de
arquivos
correntes,
intermedirios e
permanentes.
Condicionalidade
para eliminao
de
docs.
pblicos.
Definio
de
arquivos
privados.
Possibilidade de
identificao de
arquivos
privados
como
de
interesses
pblico e social.
Destino
dos
arquivos
privados
de
interesse pblico
e
social.
Condies
de
acesso
aos
arquivos
privados
considerados de
interesse pblico
Dos
arquivos
pblicos
Dos
arquivos
privados
IV
Da organizao e
administrao de
instituies
arquivsticas
pblicas
Do acesso e do
sigilo
dos
documentos
pblicos
Disposies
finais
e
social.
Declarao
de
arquivos
de
instituies
religiosas
produzidos
anteriormente ao
cdigo civil como
de
interesse
pblico e social
Definio
de
arquivos
federais,
estaduais
e
municipais.
Declarao
da
competncia
para
administrao de
documentos dos
Trs
Poderes
(Executivo.
Legislativo,
Judicirio).
Revogado
pela
Lei
12.527, de
2011 Lei de
Acesso
Informao.
Declarao
de
sano
para
destruio
de
documentos de
interesse pblico
e social. Criao
do
Conselho
Nacional
de
Arquivos
CONARQ.
consulta
aos
documentos pblicos.
c) o Arquivo Nacional do Poder Executivo,
os arquivos do Poder Legislativo, do Poder
Judicirio e aqueles dos ministrios da
Marinha, das Relaes Exteriores, do
Exrcito
e
da
Aeronutica
so
considerados arquivos federais.
d) os registros civis de arquivos de
entidades religiosas no podem ser
identificados como de interesse pblico e
social.
e) os arquivos privados so os conjuntos
de documentos produzidos ou recebidos
exclusivamente por pessoas fsicas.
Comentrio:
3- Gesto de documentos
A gesto de documentos uma aplicao
da administrao no tratamento da
documentao. De acordo com Moreno
(2008, p. 85), as aes de gesto
objetivam,
entre
outros,
assegurar
documentao adequada, garantir a
preservao e o acesso aos documentos,
permitindo
uma
recuperao
das
informaes de forma gil e eficaz,
proporcionar o cuidado adequado e o
armazenamento a baixo custo, reduzir ao
essencial a massa documental, otimizar
recursos humanos, fsicos e materiais.
No que se refere aos rgos pblicos, ela
est institucionalizada na Lei 8.159 de
1991, em seu artigo 3: Considera-se
gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda
permanente..
As fases documentais, considerando o
contexto das instituies pblicas, esto
definidas na mesma lei, como segue:
Art. 8 - Os documentos pblicos so
identificados
como
correntes,
intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos
correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentao, constituam
objeto de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos
intermedirios aqueles que, no sendo de
Arquivos
Intermediri
os
Segunda
Idade
Aguardam
destinao:
eliminao
ou
guarda
permanente
ciclo
Valor
Secundrio
Arquivos
permanente
s
Terceira
Idade
Inalienveis,
imprescritv
eis.
b) Expedio
c) Arquivamento ordenao nos
arquivos correntes
d) Emprstimo e Consulta
e) Destinao
a. Protocolo,
classificao,
movimentao
recebimento
registro
e
e
III
Avaliao
e
destinao
de
documentos: etapa mais complexa, que
envolve anlise e determinao de prazos
de guarda dos documentos, visando
estabelecer sua destinao final guarda
permanente ou eliminao.
Comentrio:
Gabarito: Alternativa e.
Comentrio:
Comentrio:
Gabarito:
a) a ao fsica de acondicionar os
documentos a partir do plano de
classificao.
b) determinada pelas espcies de
documentos.
c) deve ignorar os princpios da
provenincia e de respeito ordem
original.
d) uma atividade intelectual voltada
para o agrupamento dos documentos a
partir das funes e atividades geradoras
desses documentos.
e) a disposio dos documentos dentro
das divises estabelecidas no instrumento
de descrio.
Comentrio:
Gabarito: Alternativa d.
Comentrio:
Gabarito: Alternativa b.
c) classificao.
d) descrio.
e) indexao.
Comentrio:
Gabarito: Alternativa a.
4-Preservao e Conservao
de Documentos
Comentrio:
Gabarito: b
Comentrio:
Gabarito: d
Comentrio:
Gabarito: e
Comentrio:
Gabarito: c
Comentrio:
Gabarito: d
REFERNCIAS
BELLOTTO, H. L. Arquivstica: objetos,
princpios e rumos. So Paulo: ARQ SP,
2002.
FONSECA, M. O. Informao, arquivos e
instituies arquivsticas. In: Arquivo &
Administrao, Rio de Janeiro, v.1, n.1, p.
33 45, 1998.
MORENO, N. A. Gesto documental ou
gesto
de
documentos:
trajetria
histrica. IN: BARTALO, L.; MORENO, N.A.
(Org.)
Gesto
em
Arquivologia:
abordagens mltiplas. Londrina: Eduel,
2008.
PAES, M. L. Arquivo: teoria e prtica. Rio
de Janeiro: Editora FVG, 2002.