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mesmo parcial, por qualquer
processo mecnico,
eletrnico, reprogrfico, etc.,
sem a autorizao, por
escrito, do(s) autor(es) e da
editora.
MICROSOFT
Excel XP
MICROSOFT EXCEL XP
NDICE
Introduo _____________________________________________________________ 1
Como digitar dados nas clulas _____________________________________________ 4
Seleo de clulas _______________________________________________________ 5
Seleo de uma nica clula ______________________________________________________ 5
Seleo de mltiplas clulas ______________________________________________________ 5
Mover e copiar contedo de clula ___________________________________________ 6
Como mover uma clula: ________________________________________________________ 6
Como copiar uma clula _________________________________________________________ 6
Autopreenchimento e autoconcluso _________________________________________ 6
Como utilizar o autopreenchimento ________________________________________________ 7
Como utilizar a autoconcluso_____________________________________________________ 8
Renomeando a planilha ___________________________________________________ 8
Formatao ____________________________________________________________ 9
Como formatar a fonte _________________________________________________________ 11
Como formatar o alinhamento ___________________________________________________ 13
Visualizar impresso ____________________________________________________ 15
Como visualizar a impresso_____________________________________________________ 15
Entendendo a tela do visualizar impresso __________________________________________ 16
Configurando as pginas da planilha ________________________________________ 17
Definindo rea de impresso ______________________________________________ 26
Como definir a rea de impresso_________________________________________________ 26
Limpando a rea de impresso ___________________________________________________ 27
Imprimindo a planilha ___________________________________________________ 27
Classificar dados _______________________________________________________ 28
Grfico _______________________________________________________________ 30
Como criar um grfico__________________________________________________________ 30
Alterando a aparncia do grfico__________________________________________________ 37
Funes e frmulas _____________________________________________________ 40
Usando o autosoma____________________________________________________________ 40
Compreendendo os operadores___________________________________________________ 42
Frmulas que geram valores de erro ______________________________________________ 43
Criando frmulas ______________________________________________________________ 43
Mdia_______________________________________________________________________ 43
Soma _______________________________________________________________________ 45
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Formatao condicional __________________________________________________ 46
Colar funo ___________________________________________________________ 48
Chamando a janela do colar funo _______________________________________________ 48
Funo SE ___________________________________________________________________ 49
Funo PROCV________________________________________________________________ 53
Fixar clula ___________________________________________________________ 56
Atingir meta ___________________________________________________________ 58
Subtotais _____________________________________________________________ 59
Autofiltro _____________________________________________________________ 61
Modo de exibio da planilha ______________________________________________ 63
Inserir comentrio ______________________________________________________ 65
Frmulrio ____________________________________________________________ 66
MICROSOFT EXCEL XP
MICROSOFT EXCEL XP
INTRODUO
O Excel for Windows XP uma planilha eletrnica capaz de executar clculos, gerar
grficos e armazenar dados funcionando como um banco de dados, alm de muito mais. Uma de
suas principais caractersticas o fato deste programa ser muito prtico, facilitando tarefas que
dariam muito trabalho para serem realizadas.
O Excel possui recursos de formatao de texto como negrito, itlico, formatao
de fonte, alm de verificador ortogrfico, que o fazem ficar semelhante a um editor de textos.
Os dados do Excel so inserido nas clulas de suas planilhas, os quais podem ser
alterados a qualquer momento e com facilidade e a simples alterao de um dado afeta todas as
clulas cujos clculos esto baseados nesse dado.
Ele ainda possui formatos de nmero monetrio, percentual, data, hora, etc., alta
qualidade e recursos de impresso, objetos de desenho como setas indicadoras e caixas de
textos, diversos estilos de formatao de planilha pr-definidos, permite a importao e
exportao de dados para programas como Lotus, Dbase, Clipper, Foxpro, alm de diversos
outros recursos.
Para iniciar o Excel basta clicar no menu Iniciar / Programas / Microsoft Excel. Se a
verso do Windows que voc estiver usando for a Windows XP clique em Iniciar / Todos os
Programas / Microsoft Excel.
Ao ser aberto, a seguinte tela ser colocada na rea de trabalho. Vamos conhecer
seus principais menus, barras e cones.
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Caixa de
NOME
Barra de Ttulos
Barra de
Status
Barra de Menu
Guias de Planilhas
Barra de
Ferramentas
Padro
Barras de
Rolagem
Barra de
Formatao
Barra de
Frmulas
Painel de
Tarefas
BARRA DE TTULOS
Alm de permitir que voc saiba qual aplicativo e arquivo esto abertos, voc ainda
pode, atravs dos botes que se encontram na barra de ttulos minimizar, restaurar ou maximizar
e fechar o Excel.
BARRA DE MENU
A barra de menu mostra os menus por meio dos quais voc seleciona comandos
para trabalhar com o Excel. Voc usar a barra de menu constantemente para executar as
opes na planilha.
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Pg.: 2
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BARRA DE FERRAMENTAS PADRO
A Barra de Ferramentas Padro serve como para digitar os comandos do Excel
usados com mais frequncia (voc simplesmente dar um clique no mouse, em vez de chamar
um menu na Barra de Menu). Voc pode posicionar o mouse sobre cada um dos cones dessa
barra e ver uma breve descrio do mesmo.
BARRA DE FRMULA
Voc usa a Barra de Frmula para introduzir informaes na planilha. medida que
voc se movimenta pela planilha, a Barra de Frmula mostra o contedo da clula ativa.
AS BARRAS DE ROLAGEM
As barras de rolagem tem a mesma funo das barras de rolagem do Word e de
outros programas. So usadas para rolar a janela para que seja possvel ler o que est escondido
na tela.
A BARRA DE STATUS
A Barra de Status est localizada ao longo da parte inferior da tela. Do lado
esquerdo da Barra de Status aparece uma mensagem relatando o estado atual do Excel. Por
exemplo, a palavra Pronto indica que o Excel est esperando que voc comece uma tarefa. O
indicador muda para Digite quando voc insere dados em uma clula ou muda para Edita quando
voc edita o contedo de uma clula.
Quando voc destaca um item de menu ou d um clique sobre um boto da Barra
de Ferramentas, a Barra de Status indica a tarefa que aquele item ou boto executa.
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PAINEL DE TAREFAS
O Painel de Tarefas funciona como uma janela auxiliar que traz os comandos mais
utilizados e pode variar dependendo da ao que est sendo feita.
Endereo da
Clula Ativa
Barra
frmula
Clula
Selecionada
Tecle ENTER para que o Excel entenda que voc terminou a digitao daquela
clula e selecione a clula imediatamente abaixo.
Outra forma de ativar uma clula usando uma das quatro setas de movimentao
do seu teclado, que permitiro que voc caminhe pela planilha, at que a clula desejada esteja
selecionada. Experimente ainda a tecla Tab (seleciona a clula ao lado) e a tecla Enter
(seleciona a clula abaixo).
Observe que o contedo da clula A1 est invadindo a clula B1. Mas se voc
selecionar a clula B1 (clicando com o mouse em forma de cruz branca sobre ela), ver pela
barra de frmulas que ela continua completamente vazia.
Pg.: 4
de
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Sendo assim deve-se ento aumentar a largura da coluna A, para que o texto
Microsoft Excel XP caiba dentro da clula A1. Para isso, posicione o mouse sobre a diviso entre
as colunas A e B e quando ele virar uma seta apontando para os dois lados, clique, mantenha o
clique pressionado e arraste de maneira aumentar a largura da coluna A, de maneira que o texto
caiba em A1. Se voc tem o domnio do duplo clique do mouse, pode dar um duplo clique ao
invs de clicar e arrastar. Nesse caso o Excel ir ajustar a coluna de maneira que ela tenha a
largura mnima necessria para que o texto caiba na clula.
SELEO DE CLULAS
de grande importncia que voc saiba como selecionar as clulas do Excel. Voc
sempre precisar selecionar uma ou vrias clulas para poder inserir dados, formatar, alterar
dados, etc.
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duas esto selecionadas igualmente. Caso voc deseje selecionar vrias clulas alternadas, basta
manter a tecla CRTL pressionada e ir clicando com o mouse nas outras clulas.
AUTOPREENCHIMENTO E AUTOCONCLUSO
Os dois recursos so muito parecidos e servem para ajud-lo a agilizar e facilitar o
trabalho de digitao dos dados nas clulas.
O autopreenchimento permite que voc digite o incio de uma srie contnua e o
Excel continuar essa srie.
A autoconcluso serve para incluir valores iguais em uma mesma coluna, sem a
necessidade de digit-los novamente. Basta digitar o texto em uma clula e quando digitar na
mesma coluna voc precisar digitar apenas as iniciais do texto e quando perceber que o Excel
completou o texto restante, basta teclar ENTER e a entrada de dados ser concluda para voc.
Pg.: 6
MICROSOFT EXCEL XP
COMO UTILIZAR O AUTOPREENCHIMENTO
Vamos ver um exemplo:
1. Selecione a clula A3 e digite o valor 1. No se preocupe em digitar o restante
da planilha.
2. Em seguida, selecione a clula A4 e digite o valor 2.
3. Agora selecione as duas clulas ao mesmo tempo. Para isso, basta que voc
clique na primeira clula (A3) com o ponteiro do mouse em forma de uma cruz
branca, mantenha o clique pressionado e arraste at a clula A4. Veja na figura
como ficaro as duas clulas selecionadas. Lembre-se que a primeira clula da
seleo indicada apenas com uma moldura em volta.
4. Coloque o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da clula A4
(quadradinho) at que o mouse tome a forma de uma CRUZ preta e fininha
(Ala de Preenchimento). Com o ponteiro em forma de cruz fina, pressione o
boto esquerdo do mouse, arraste o ponteiro do mouse at a clula A6 e solte.
Observe que medida que voc vai arrastando o mouse um quadradinho
colocado ao lado da seleo, indicando qual ser o contedo daquela clula.
Aps soltar o clique do mouse, uma caixa com opes de autopreenchimento
ser exibida. Clicando-se no drop down desta caixa uma lista de opes
exibida Veja a figura:
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Preencher sem formatao: neste caso, ele far a numerao seqencial,
porm, se as clulas que esto sendo copiadas tem algum tipo de formatao, esta formatao no
ser copiada.
Vamos escolher a opo Preencher seqncia.
Veja abaixo o resultado final:
OBSERVAO
Voc pode digitar apenas o nmero 1 na clula A3 e usar o autopreenchimento,
tambm funcionar se voc escolher a opo Preencher sequncia.
RENOMEANDO A PLANILHA
Uma das maneiras de renomear uma planilha dar um duplo clique na guia onde
est escrito plan1 e em seguida digitar o novo nome. Aps a digitao tecle ENTER ou clique em
qualquer clula da planilha, de maneira a fazer com que o cursor pare de piscar na guia.
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FORMATAO
A formatao d uma melhor aparncia a planilha. Ela funciona como a
maquiagem, ou o complemento de uma arrumao. Veja a barra de formatao do Excel e
conhea suas principais ferramentas:
1.
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Controle do Windows. Este formato, se aplicado antes da digitao, d a
impresso de que nada aconteceu na clula, mas assim que algum valor for
digitado, aparecer separado por milhares.
Aumentar casas decimais: Adiciona uma casa decimal ao nmero cada vez que
voc clicar sobre o cone.
Diminuir casas decimais: Diminui uma casa decimal ao nmero cada vez que voc
clicar sobre o cone.
Aumentar recuo: aumenta o recuo do contedo de uma clula, afastando seu
contedo para a direita.
Diminuir recuo: Diminui o recuo do contedo de uma clula, afastando seu
contedo para a esquerda.
Bordas: Exibe uma paleta de estilos de bordas para que voc aplique nas clulas
selecionadas. Veja a figura:
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Insere borda externa simples na rea de clulas selecionada.
Insere borda externa grossa na rea de clulas selecionada.
Deixa o ponteiro do mouse em forma de lpis para que seja possvel desenhar
a tabela manualmente.
Cor do preenchimento: Muda a cor do preenchimento da clula. Se voc clicar
diretamente no cone, ele aplica a cor que est sendo usada para sublinhar o
boto. Voc pode ainda clicar na setinha que fica ao lado do cone e selecionar
a cor que mais lhe agradar.
Cor da fonte: Muda a cor do contedo da clula. Se voc clicar diretamente no
cone, ele aplica a cor que est sendo usada para sublinhar o boto. Voc pode
ainda clicar na setinha que fica ao lado do cone e selecionar a cor que mais lhe
agradar.
Tipo da fonte
Tamanho
Negrito
que fica
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Ainda necessrio colocar bordas na planilha para que ela fique mais bonita e fcil
de visualizar aps ser impressa. Voc pode achar que isso desnecessrio, visto que est
enxergando as linhas de grade da planilha. Mas por padro, essas linhas no so impressas.
Para melhorar a aparncia da planilha, selecione todas as clulas que contm dados
(uma dica: basta selecionar uma clula da rea de dados e em seguida, manter a tecla CTRL
pressionda e pressionar a tecla * do teclado que toda a rea de dados ser selecionda). Em
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seguida clique na setinha que fica ao lado do cone bordas e selecine o segundo item da terceira
coluna, conforme a figura.
Borda simples
externa e interna
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Justificar: justifica o texto na clula, ou seja, alinha as margens esquerda e
direita. Para que voc sinta o efeito desse recurso, necessrio que o texto tenha
pelo menos duas linhas completas com mais de uma palavra em cada linha.
Retorno automtico de texto: desde que o texto no caiba na largura da clula,
passa para a linha de baixo. Apenas um cuidado deve ser tomado com esse recurso. O Excel no
se preocupa com a diviso silbica das palavras. Voc deve posteriormente ajustar a largura da
coluna para que o texto fique dividido corretamente ou de maneira que uma palavra inteira fique
na linha superior ou inferior. Ser necessrio ainda alargar a linha que contm o texto para que o
mesmo possa ser visto. Para a clula I2, marque esse recurso e ao clicar no OK, ajuste as
larguras da linha e da coluna.
Reduzir para ajustar: Reduz o tamanho da fonte de maneira que o texto caiba na
largura da clula. Com um texto grande pode se tornar difcil a sua leitura.
Mesclar clulas: Mescla as clulas selecionadas. o mesmo recurso que voc j
que fica na barra de formatao. Essa opo atravs do
vem utilizando ao clicar no boto
menu muito utilizada quando necessrio desfazer a opo mesclar clulas.
Orientao: nas opes de orientao, voc pode escolher como o texto ficar
disposto na clula.
Direo do texto: especifica a ordem de leitura e o alinhamento.
Veja na figura a seguir a janela Formatar clulas com a guia Alinhamento
selecionada:
Orientao
permite
que voc decida como
ser a orientao do
texto
da
clula
selecionada.
Clique nos losangos
que eles iro angular
seu texto ou digite o
valor
desejado
em
graus
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VISUALIZAR IMPRESSO
Quando construmos uma planilha, no temos a idia exata de como ela ficar ao
ser impressa. Seria improdutivo e dispendioso imprimir para ver como est a planilha, fazer as
alteraes necessrias e depois imprimir novamente. um bom hbito sempre visualizar a
impresso antes de imprimir planilha.
O visualizar impresso um recurso utilizado para se ter uma prvia de como
ficar a planilha aps a impresso.
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ENTENDENDO A TELA VISUALIZAR IMPRESSO
BARRA DE STATUS
Barra que se encontra na parte inferior da tela, logo abaixo da pgina. Serve para
indicar o Status do visualizar impresso. Veja a figura a seguir:
Barra de Status
BARRA DE OPES
A barra de opes fica acima da visualizao da pgina. atravs dela que voc
poder navegar atravs das pginas, aumentar ou diminuir o zoom para visualizao, configurar
a pgina, etc. Veja a figura abaixo e conhea a seguir cada um de seus itens.
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e rodap e a largura das colunas. Clicando pela segunda vez em margens voc oculta as
alas.
Visualizar quebra de pgina / Modo de exibio Normal: clicando
no visualizar quebra de pgina voc alterna para a visualizao da quebra de pgina na
planilha, podendo ajust-las na planilha ativa, podendo ainda redimensionar a rea de
impresso e editar a planilha. Para voltar ao modo de exibio normal, clique no menu
Exibir/Normal e clique novamente no cone Visualizar impresso para continuar
visualizando a impresso da planilha. Se voc estava no modo quebra de pgina e
visualizou impresso, clique em Modo de exibio normal para visualizar a planilha
ativa no modo normal.
Fechar: Clicando em Fechar voc fecha a janela de visualizao
de impresso e volta visualizao anterior da planilha ativa.
Ajuda: Clicando em ajuda ser apresentada uma janela na tela
com ajuda para cada um dos itens citados acima.
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Margens: Exibe a janela com opes para configurao das margens da planilha,
alm das opes para centralizar a planilha no papel.
Cabealho e Rodap: Exibe a janela com opes para personalizar o cabealho e
o rodap da planilha.
Planilha: Exibe a janela com opes para configurao da planilha. Algumas
opes estaro desativadas, mas podero ser acessadas atravs do menu
Arquivo/Configurar pginas, que se encontra no modo de edio da planilha
(para voltar a esse modo, clique no boto Fechar).
GUIA PGINA
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Retrato
Paisagem
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GUIA MARGENS
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Ela agora comea a tomar um aspecto mais profissional, mas est muito no centro
da pgina no sentido vertical. Para fazer com que ela no fique muito no alto nem to no centro
voc pode usar uma combinao de recursos. Clique novamente em Configurar e na guia
Margens, desmarque a opo Centralizar na pgina Vertical e altere o valor da margem superior
para 5. Clique no OK para ver como a planilha est ficando.
Em seguida clique novamente em Configurar para aprender mais recursos.
GUIA CABEALHO/RODAP
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Na janela acima, voc ainda percebe que existem os botes
e
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Mas como voc digitou o total de pginas, precisaria se lembrar disso e configurar novamente o
rodap para alterar o valor digitado.
Esse ltimo trabalho poderia ter sido poupado se voc tivesse inserido o total de pginas do
arquivo atravs da funo e no digitado o valor.
Ainda poderamos levar em considerao que uma planilha muitas vezes pode crescer, visto que
voc pode vir a acrescentar novos dados. Dependendo da quantidade de dados ela pode passar a
possuir at uma ou mais pginas. Mais uma vez voc teria que alterar a configurao do rodap.
Ao inserir o total de pginas do arquivo no cabealho ou no rodap, voc ver na tela acima
&[pginas] exatamente no local onde cursor estava piscando quando clicou no cone
correspondente. Aps clicar em todos os OK necessrios e voltar a visualizar a impresso, poder
ver exatamente como ser impresso.
Insere a data corrente do sistema operacional no local onde cursor estiver piscando quando
voc clicar no cone. Aparecer &[data] no local onde ela for inserida. A vantagem de inserir a
data do sistema operacional que toda vez que voc for imprimir o arquivo ele ir atualizar a
data, independente de quando tenha sido feito.
Mas ateno, se voc deseja que a data da impresso seja sempre a mesma, aquela na qual a
planilha foi construda, voc deve digitar a data e no inserir.
Insere a hora corrente do sistema operacional no local onde o cursor estiver piscando quando
voc clicar no cone. Aparecer &[hora] no local onde ela for inserida. A vantagem de inserir a
hora do sistema operacional que toda vez que voc for imprimir o arquivo ele ir atualizar a
hora, independente de quando tenha sido feito.
A atualizao da hora feita no momento da impresso, significa que voc no ver as horas
correrem na tela.
Mas ateno, se voc deseja que a hora da impresso seja sempre a mesma, aquela na qual a
planilha foi construda, voc deve digit-la e no inseri-la.
Insere a referncia do local onde o arquivo est gravado e o seu nome.
Insere o nome do arquivo que contm a planilha. Aparecer &[arquivo] no local onde o
cursor estiver piscando quando voc clicar no cone. Aparecer &[arquivo] no local onde for
inserido.
Insere o nome da guia da planilha (aquele que voc digitou no lugar de plan...) no local onde
o cursor estiver piscando quando voc clicar no cone. Aparecer &[guia] no local onde for
inserido.
O primeiro cone permite inserir uma figura no cabealho ou rodap e o segundo permite
formatar a figura inserida alterando, por exemplo, a largura, altura e brilho da figura.
muito comum ver o caminho, o nome do arquivo e da guia da planilha num local bem discreto,
geralmente no canto inferior direita, com tamanho de fonte bem pequeno, de forma que no
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chame a ateno, Isto utilizado para o caso de voc ter a planilha impressa e precisar fazer
alguma alterao ou imprimi-la novamente, ficando assim fcil localiz-la.
Voc deve ter percebido que o cabealho e o rodap esto divididos em trs sees,
cada um. possvel digitar um texto e/ou inserir uma ou mais funes citadas anteriormente em
qualquer uma das sees. A diferena entre as sees a seguinte:
Seo esquerda: tudo que for inserido ou digitado na seo esquerda fica na
margem superior ou inferior esquerda e seu alinhamento ser esquerda.
Seo central: tudo que for inserido ou digitado na seo central fica na margem
superior ou inferior central e seu alinhamento ser centralizado em relao ao ponto onde o
cursor estiver piscando.
Seo direita: tudo que for inserido ou digitado na seo direita fica na margem
superior ou inferior direita e seu alinhamento ser direita.
GUIA PLANILHA
, depois
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Depois de selecionar na planilha a rea que deseja imprimir, veja que na janela
rea de impresso mostrado o intervalo de clulas selecionadas. Para voltar janela do
que aparece do lado direito da janela rea de Impresso. A
Configurar pgina clique no cone
janela do Configurar Pgina ser novamente mostrada.
Na caixa rea de impresso, voc tambm pode digitar referncias de clula ou
nomes correspondentes s reas na planilha. Por exemplo, para especificar as clulas no
adjacentes A1:B5 e D1:E5, clique na caixa e digite a1:b5,d1:e5. Estas reas no adjacentes
sero impressas em pginas separadas. A1:B5 significa A1 at B5 e assim por diante.
Imprimir ttulos: Selecione os ttulos de impresso para as planilhas
selecionadas. Os ttulos so impressos como ttulos somente depois que as linhas e colunas que
os contm terem sido impressas. Por exemplo, se voc selecionar uma linha ou coluna na
segunda pgina como ttulos de impresso, os ttulos sero impressos apenas a partir da terceira
pgina.
Linhas a repetir na parte superior: Selecione a caixa e, depois, na
planilha, selecione a linha a ser utilizada como ttulos, ou digite uma referncia de clula. Voc pode
selecionar linhas adjacentes mltiplas.
Colunas a repetir esquerda: Selecione a caixa e depois, na planilha,
selecione a coluna a ser utilizada como ttulos, ou digite uma referncia de clula. Voc pode
selecionar colunas adjacentes mltiplas.
Imprimir
Comentrio: Imprime os comentrios (um recurso do menu Inserir que funciona
como uma anotao) criados na planilha. Por padro nenhum, mas se quiser, voc pode definir
a impresso no final da planilha ou onde o comentrio foi criado.
Imprimir:
Linhas de grade: Quando esse item for marcado, as linhas de grade da planilha
sero impressas.
Preto e branco: Imprime toda e planilha em preto e branco, usando escala de
cinza para imprimir o que for colorido.
Qualidade de rascunho: Como o prprio nome diz, imprime numa qualidade de
rascunho. uma qualidade inferior, onde alguns itens como as linhas de grade
(quando marcadas) no so impressos, mas em contrapartida reduz o tempo de
impresso e consome menos tinta da impressora.
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Cabealhos de linha e coluna: Imprime os nmeros das linhas e as letras das
colunas. interessante que voc marque essa opo, clique no OK e visualize a
impresso do cabealho de linha e coluna.
Erros de clula como: Permite especificar qual ser a aparncia dos erros no
documento impresso, por exemplo, quando se digita uma frmula errada. Selecione
Exibido para imprimir os erros da forma como eles aparecem na tela. Selecione
<em branco> para imprimir clulas em branco em vez de erros. Selecione -- ou
#N/D para que esses caracteres sejam impressos em vez do erro da clula.
Ordem da Pgina:
Controla a ordem de impresso e numerao das pginas de uma planilha que
possui mais de uma pgina.
Abaixo e a direita: A impresso e a numerao comeam na primeira pgina,
seguindo para a que est imediatamente abaixo dela. Quando completar a primeira
coluna de pginas passa para a Segunda. Veja a figura a seguir:
Pgina 1
Pgina 3
Pgina 2
Pgina 4
Pgina 2
Pgina 3
Pgina 4
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IMPRIMINDO A PLANILHA
Clique no menu Arquivo / Imprimir. A janela abaixo ser mostrada:
Impressora: permite que voc selecione a impressora com a qual deseja imprimir
(no caso de ter mais de um drive de impressora instalado).
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Intervalo de impresso: Especifica quais as pginas nas planilhas selecionadas
que devem ser impressas.
Tudo: Imprime todas as pginas nas planilhas selecionadas.
Pgina(s): Imprime o intervalo de pginas especificado nas caixas "De" e "At". Os
nmeros de pginas selecionados nas caixas "De" e "At" afetam a determinao
de quais clulas sero impressas e no a numerao das pginas em que sero
impressas. Para mudar a numerao de pginas impressas, especifique um nmero
na caixa "Nmero da primeira pgina" da guia Pgina na caixa de dilogo
Configurar Pgina.
Imprimir:
Seleo: Imprime somente a rea selecionada previamente na planilha.
Planilha(s) selecionada(s): Imprime as planilhas cujas guias estiverem
selecionadas. Para selecionar mais de uma guia de planilha, utilize as teclas SHIFT
(para uma seleo em sequncia) e CTRL (para uma seleo alternada).
Pasta de trabalho inteira: Imprime todas as planilhas da pasta de trabalho.
Cpias:
Nmero de cpias: Permite que voc determine quantas cpias deseja imprimir
para a planilha em questo.
Agrupar: Permite agrupar a impresso para planilhas que tenham mais de uma
pgina. Imagine que uma planilha tenha tantos nomes que possui 10 pginas. Voc
precisa imprimir 5 cpias dessa planilha. Se a opo agrupar estiver desmarcada,
ao mandar imprimir voc ver que sero impressas 10 cpias da pgina 1, em
seguida 10 cpias da pgina 2, e assim por diante. Com essa opo marcada, ser
impressa uma cpia completa da planilha, da pgina 1 at 10, depois uma segunda
cpia completa da planilha e assim por diante, o que facilitar muito no momento
que voc for separar essas cpias.
CLASSIFICAR DADOS
Classificar no Excel significa ordenar os dados da planilha. O Excel possui uma
classificao em ordem ascendente ou descendente, permitindo que voc escolha por qual coluna
deseja que os dados sejam classificados, alm de permitir uma classificao dentro de outra.
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MICROSOFT EXCEL XP
Pg.: 29
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Duas caixas adicionais permitem que voc especifique a ordem de classificao das
linhas, caso haja itens repetidos na coluna especificada anteriormente. Selecione o boto de
opo Crescente ou Decrescente em cada caixa para determinar a ordem dos dados.
Minha lista tem
Determina se a primeira linha da lista ser includa ou excluda quando os dados
forem classificados. Se a lista possuir rtulos de coluna, a opo Linha de cabealho ser
selecionada e a primeira linha ser excluda.
Selecione o boto de opo Nenhuma linha de cabealho, para incluir a primeira
linha na classificao.
Opes
Exibe a caixa de dilogo Opes de Classificao a partir da qual voc pode:
Alterar a orientao da classificao de cima para baixo e Da esquerda para a
direita.
Especificar uma classificao que faa distino entre letras maisculas e
minsculas.
Especificar uma ordem de classificao para a coluna especificada na caixa Ordem
de classificao da primeira chave.
GRFICO
O grfico permite que voc visualize mais claramente dados da planilha, afinal,
sabemos que a mente humana consegue fixar muito melhor as imagens do que os textos. O
grfico gera uma imagem permitindo comparao entre valores atravs de visualizao grfica,
como o prprio nome diz.
Agora vamos fazer o grfico das notas da Mariazinha. Antes de qualquer coisa, voc
precisa selecionar a rea de planilha que ser necessria para a confeco do grfico. Para isso
sempre bom idealizar antes como voc deseja que o grfico fique. Nas primeiras vezes, faa at
mesmo um esboo do grfico e veja exatamente quais dados da planilha voc precisou consultar
para fazer seu esboo. Esses sero os dados selecionados. Para que o Excel gere o grfico
contendo o nome dos cursos e as notas tiradas em cada curso, devemos selecionar o intervalo de
clulas A2:D3. Faa ento essa seleo e em seguida clique no cone Assistente de grfico
. O assistente de grfico abre a janela Assistente de grfico etapa 1 de 4 tipo de
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grfico, o que significa que voc est na primeira etapa de uma srie de 4 etapas e que essa
primeira etapa recebe o nome tipo de grfico. Nessa etapa voc deve selecionar o tipo do
grfico que deseja construir, veja a figura a seguir:
Aps selecionar o
tipo do grfico,
selecione o
subtipo
desejado.
Selecione o tipo
de grfico que
deseja construir
Breve descrio
do subtipo de
grfico
selecionado
Na figura anterior, clique nos tipos de grfico para conhec-los e tambm conhecer
seus subtipos. Para a nossa planilha, Curso de Informtica, vamos selecionar o tipo Colunas e o
subtipo Colunas agrupadas, conforme a figura.
Depois de selecionadas as opes voc pode pressionar e manter o boto
para ter uma prvia visualizao do grfico. Em seguida clique
para passar etapa 2 da construo do grfico dados de origem do
no boto
grfico. Essa etapa mostra o intervalo de dados que voc selecionou previamente para a
construo do grfico. Caso voc verifique que esse no o intervalo correto, pode alter-lo no
prprio assistente de grfico bastando para isso clicar no quadradinho ao lado do intervalo de
dados (a janela da etapa 2 de 4 minimizada), selecionar a rea desejada e clicar novamente no
quadradinho para maximizar a janela do assistente de grfico e continuar a sua construo. Voc
pode ainda cancelar a construo do grfico voltando a sua planilha, selecionar novamente os
dados e recomear a confeco do grfico atravs do assistente. Veja a seguir a figura janela de
etapa 2 de 4.
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Visualizao do
grfico
Intervalo de
dados
Minimiza a janela
do assistente de
grfico e permite
alterar a rea
selecionada.
Permite escolher se a
plotagem dos dados
ser horizontalmente
em linhas ou
verticalmente em
colunas
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Repare as vrias guias e veja que a guia Ttulo est selecionada. Vamos comear
por ela. Caso voc esteja com outra guia selecionada, clique na guia Ttulo para que veja a
mesma tela da figura. Observe que para passar de um campo para outro voc no deve teclar
ENTER, pois acionaria o boto Avanar. Tecle TAB ou se preferir clique com o mouse no campo
desejado.
Informtica).
Mdulos).
Notas).
Eixo das segundadas categorias (X) e dos segundos valores (Y): Essas
opes esto desativadas porque o grfico em questo no possui mais de duas dimenses.
Agora clique na guia Eixos e ver uma janela conforme a figura a seguir.
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Experimente desmarcar as opes Eixo das categorias (X) e Eixo dos valores
(Y) e observe no exemplo do grfico o que acontece. Veja a figura a seguir.
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Clique na prxima guia, Legenda. Nela voc pode determinar se deseja ou no que
a legenda seja exibida e selecionar o local onde a mesma deve aparecer. Veja a figura e no caso
do grfico que est sendo construdo, como a legenda no traz nenhuma informao relevante,
desmarque essa opo, voc ver que o grfico vai parecer mais claro, mas ateno, muitas
vezes a legenda pode ser de extrema importncia para um melhor entendimento do grfico.
Clique na guia Rtulos de dados. Nessa guia voc poder definir se deseja ou no
que os nomes das categorias, srie ou valores sejam mostrados diretamente no grfico. Muitas
vezes isso pode ajudar na interpretao do grfico, mas em outras pode confundir. Experimente
todas as opes, mas ao final deixe marcada a opo Valor, que para o grfico em questo
parece ser bastante interessante. Ao ativar o rtulo Valor, a caixa Cdigos da legenda fica
ativa. Esta caixa coloca os cdigos de legenda, com o formato e a cor atribudos, prximos aos
rtulos de dados do grfico. Neste caso, deixaremos esta caixa desmarcada.
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A nota de cada mdulo ser mostrada acima da barra que representa aquele
mdulo. Veja a figura a seguir:
A ltima guia da Etapa 3 de 4 Tabela de dados. Essa guia permite exibir junto
ao grfico os dados que foram selecionados para a confeco do mesmo. No caso de uma planilha
muito grande, onde apenas alguns valores foram utilizados na confeco do grfico essa opo
muito utilizada. Veja ainda que ela permite mostrar o cdigo da legenda junto tabela de dados.
Experimente marcar e desmarcar as opes disponveis para poder perceber melhor o que elas
mostram ou ocultam. No nosso caso vamos deixar desmarcada a opo Mostrar tabela de
dados. Veja na figura a seguir como ficaria caso deixssemos marcada essa opo e a Mostrar
cdigos de legenda. Observe ainda que a opo Mostrar cdigos de legenda s estar
habilitada quando a opo Mostrar tabela de dados estiver marcada.
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Como nova planilha: voc estar criando uma nova guia de planilha e deve
dar o nome a ela no local onde est sendo sugerido Grfico1. Nesse caso, o grfico ocupar uma
planilha s para ele, mas mesmo assim continuar vinculado a planilha de origem, significando que
toda alterao feita na planilha afetar tambm o grfico.
Como objeto em: voc estar inserindo o grfico como um objeto na
planilha escolhida. Repare que uma lista Drop Down permite que voc escolha em qual planilha
deseja inserir o grfico e j est sendo sugerida a planilha que contm os dados que foram
utilizados para a confeco do mesmo.
Faa como a figura a seguir que mostra a seleo da opo Como nova planilha e
foi dado o nome da planilha Grfico Mariazinha e em seguida, clique no boto Concluir. Observe
que como voc j est na ltima etapa do Assistente de grfico, o boto Avanar est
desabilitado.
Lista Drop
Down
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voc queira dar um destaque especial a uma delas, por exemplo, a barra internet, que representa
a maior nota, clique uma vez sobre uma das barras (todas ficam selecionadas), agora clique
novamente sobre a barra Internet e observe que apenas ela ficou selecionada. Escolha agora a
cor que deseja para esta barra, clicando, por exemplo, no azul do balde de tinta.
Para alterar a cor de fundo, clique uma vez sobre o fundo e selecione a cor
desejada atravs do balde de tinta. Por exemplo, um cinza claro.
Voc ainda pode fazer vrias alteraes em seu grfico como redefinir alguns
parmetros que foram definidos nas etapas do assistente de grfico, mudar o tipo e o subtipo de
grfico, alterar o local do grfico, fazendo com que ele passe a ser um objeto em alguma planilha
ao invs de ser uma planilha. Para fazer essas modificaes, repare que voc possui na barra de
menu a opo Grfico. Clique nela e vejamos algumas de suas opes. Veja a figura a seguir:
Pg.: 38
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FUNES E FRMULAS
Para tornar os dados realmente teis voc precisa criar frmulas. Elas podem
desempenhar tarefas simples como somar valores de duas ou mais clulas ou tarefas mais
complexas.
O Excel possui previamente definidas uma srie de funes comumente utilizadas
para facilitar o uso. Vamos aprender agora a funo mdia. No nosso dia a dia usamos vrias
vezes essa funo.
O uso de frmulas pode ajud-lo a analisar os dados de uma planilha. Atravs de
frmulas, voc pode executar operaes tais como adio, multiplicao e comparao de valores
da planilha. Toda vez que desejar incluir valores calculados em uma planilha o melhor recurso a
utilizar ser frmula.
Algumas vezes pode te parecer mais fcil pegar uma calculadora de bolso e fazer
os clculos que voc sempre fez dessa forma, mas lembre-se que usando os recursos do Excel
para construir a planilha, voc s precisa fazer o clculo a primeira vez e independente de quanto
sua planilha cresa, o Excel continuar fazendo os clculos para voc. E ainda com uma
confiabilidade muito maior, pois a probabilidade de erro em uma planilha bem preparada, chega a
zero.
USANDO O AUTOSOMA
Antes de comear a fazer os clculos efetivamente na sua planilha, importante
conhecer alguns conceitos do Excel:
Uma Frmula no Excel sempre inicia com o sinal de =, para visualizar a frmula
basta clicar duas vezes sobre a clula que a contm ou clicar uma vez e visualizar o contedo da
clula na barra de frmulas.
O novo autosoma do Excel XP alm de somar valores que esto em uma coluna ou
linha, agora faz outras operaes como, por exemplo, a Mdia. Para efetuar uma operao
usando a autosoma basta posicionar o mouse na clula logo aps a seqncia de dados e clicar
no drop down do cone de autosoma
mostrada.
Vamos ver como utilizar a autosoma para calcular a mdia e a soma das notas da
planilha da Escolinha.
Veja o exemplo da planilha abaixo. Vamos utilizar a autosoma para somar as notas
dos alunos. Vamos somar a nota do Alberto Roberto. Clique na clula G3. Agora clique no drop
down do cone Autosoma e escolha a funo Soma. Veja a figura abaixo:
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Veja que o prprio Excel criou a frmula para somar as notas do aluno. Observe
que o sinal de = vem antes do restante da frmula. Veja tambm que entre os parnteses est
o intervalo de clulas que sero usados para a soma.
Pressione a tecla ENTER. Pronto !! O resultado aparece na clula G3. importante
perceber que o que se v na clula G3 agora o nmero 25, porm, se voc olhar para a barra
de frmulas, ver que l, mostrada a formula utilizada para a soma. Esta frmula pode ser
construda por voc sem a utilizao do autosoma, como veremos mais a diante, porm, este
recurso bastante conveniente quando queremos executar operao como soma e mdia para
dados que esto em seqncia e cujo resultado aparecer logo aps os dados.
No necessrio repetir a operao para cada um dos outros alunos. Se voc
selecionar da clula G3 at a clula G9 e executar o mesmo procedimento, tambm funcionar.
Veja a figura:
A autosoma pode ser feita tanto para somar dados na horizontal (como fizemos
acima) como tambm na vertical. Por exemplo: Se quisssemos somar as notas do 1 Bimestre
bastaria clicar na clula C10 e escolha a funo Soma do Autosoma. Vamos calcular a mdia de
cada bimestre. Selecione da clula C10 at a clula F10 e clique no drop down do autosoma e
escolha a funo Mdia. Veja a figura abaixo:
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Clique na funo Mdia e veja que o Excel calculou a mdia para cada um dos
bimestres. Se aparecerem vrias casas decimais nos resultados das mdias, basta clicar no cone
Diminuir casas Decimais.
COMPREENDENDO OS OPERADORES
Os Operadores so usados para especificar a operao, como adio, subtrao
ou multiplicao, a ser executada nos elementos de uma frmula.
Operadores Aritmticos:
+
adio
subtrao
diviso
multiplicao
% porcentagem
^
exponenciao
igual
>
maior que
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<
menor que
#N/D
#NOME?
#NULO!
#NM!
#REF!
CRIANDO FRMULAS
MDIA
Vamos usar a planilha abaixo para aprendermos a utilizar as frmulas:
Para fazer a mdia, voc pode utilizar a mesma frmula da matemtica, onde soma
as notas dos alunos em cada mdulo e divide pela quantidade de alunos. A frmula para o clculo
da mdia do Mdulo Windows ficaria da seguinte maneira: =(B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9)/7.
necessrio o uso dos parnteses para que a soma seja feita antes da diviso. Voc poderia fazer
dessa forma, mas o Excel traz um facilitador, ele j possui a funo mdia pr-definida. Veja a
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seguir o que chamamos de sintaxe da funo, ou seja, a funo em sua essncia, bastando ser
adaptada a cada caso.:
MDIA(CLULA INICIAL:CLULA FINAL), onde CLULA INICIAL:CLULA FINAL
o intervalo de clulas para as quais voc deseja calcular a mdia.
Aps digitar a funo, tecle ENTER.
Ao teclar ENTER o Excel automaticamente converte para maisculo o que for
necessrio. Clique na clula que contm a frmula e ver o seguinte na barra de frmulas:
=MDIA(B3:B9).
Veja na figura a seguir como a planilha deve estar nesse momento. Observe
tambm na planilha que a clula B10 est selecionada e que a funo mdia pode ser visualizada
pela barra de frmulas.
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SOMA
Para calcular a soma voc pode somar uma a uma as clulas ou utilizar a recurso j
visto anteriormente, o AutoSoma. A sintaxe da funo soma :
=SOMA(CLULA INICIAL:CLULA FINAL), muito parecida com a sintaxe da funo mdia.
Veja que apenas foi trocada a palavra MDIA para SOMA. Vejamos a funo soma sendo usada
na planilha abaixo. Nesse caso, o resultado seria o mesmo se voc tivesse digitado
=B3+C3+D3+E3. Numa planilha pequena, a primeira vista pode at parecer mais fcil digitar a
ltima opo, mas pense no caso de um professor com mais de 100 alunos, como ficaria mais
fcil digitar a funo e somente arrastar o resultado.
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Uma das grandes vantagens do Excel quando voc trabalha com frmulas e
funes, atravs do relacionamento das clulas que ele atualiza os valores onde existe frmula,
toda vez que uma clula que foi utilizada para o clculo for alterada. Experimente alterar algumas
nota e verifique voc mesmo como o resultado final automaticamente atualizado. Veja na figura
a seguir algumas alteraes para voc fazer (as clulas que foram alterada, esto circuladas.
Lembre-se que aps alterar a clula necessrio teclar ENTER para que a modificao seja
efetivada. Uma observao importante, que se voc se arrepender da modificao feita e ainda
no tiver teclado ENTER, basta teclar ESC que o valor original da clula retornado):
FORMATAO CONDICIONAL
A formatao condicional reala dados que atendam a condies especificadas. De
acordo com condies estabelecidas por voc, o Excel pode formatar as clulas, incluindo nesse a
possibilidade de formatar fonte, bordas e sombreamento.
A janela permite que voc inclua at 3 condies diferentes para a mesma clula ou
intervalo de clulas. Leia para cada condio as caixas de texto formando uma frase.
Para fazer a primeira condio, proceda da seguinte maneira:
Na primeira caixa de texto, nada deve ser alterado. Mantenha O valor da clula .
Na segunda caixa de texto, clique na setinha e escolha a condio desejada.
Observe que agora s tem mais uma caixa de texto.
Na terceira caixa de texto digite o valor para a condio escolhida.
Clique no boto
janela que surge:
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Na janela Formatar clulas escolha a formatao que a clula dever ter caso
atenda s condies especificadas.
e veja a
Agora para fazer a formatao da Condio 2, clique no boto
seguir a janela que surge. Na verdade a mesma janela que recebe mais
dados.
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Clique no boto
que est abaixo da condio que voc acabou de
especificar para escolher a fonte para a clula caso ela atenda s condies
especificadas.
Antes de terminar a operao leia as frases que ficaram escritas em cada condio
para melhor entend-las:
Observe que abaixo das duas condies tem uma visualizao prvia da
formatao que voc escolheu para cada uma.
Clique no boto OK da janela Formatao condicional e veja o resultado na
planilha.
COLAR FUNO
Para usar funes alm da Autosoma, voc precisa digit-las na clula. Ficaria
impossvel voc saber de cabea a sintaxe de todas as funes do Excel, mas ele traz um grande
auxiliar, o recurso colar funo que substitui a digitao da funo por uma janela de dilogo
passo a passo.
O Colar Funo, permite que voc construa a funo na clula sem a necessidade
de digit-la, pois ele traz um auxiliar que vai te ajudando passo a passo na construo da funo.
Ao final do colar funo a mesma estar construda na clula anteriormente selecionada, sem a
necessidade de ter sido digitada e at o sinal de igual que deve vir antes da funo inserido
automaticamente.
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Nesta janela, voc pode localizar a funo digitando seu nome na caixa Procure
por uma funo e depois clicando no boto Ir, ou ento voc pode procur-la diretamente na
caixa Selecione uma funo.As funes que aparecem nesta caixa dependem da categoria que
est ativa na caixa Ou selecione uma categoria. Por exemplo, a funo Soma faz parte da
categoria matemtica e Trigonomtrica, a funo Mdia faz parte da categoria Estatsticas.
Obviamente voc no tem como saber em que categoria se encontram todas as
funes que deseja, por isto a caixa Procure por uma funo bastante til. Se voc no sabe
exatamente o nome da funo que deseja, duas categorias podero ajud-lo. Observe as
categorias Mais recentemente usada, que traz as ltimas funes que foram utilizadas pelo
Excel e Todas, que traz todas as funes existentes no Excel, independente de qual categoria ela
pertena.
FUNO SE
A funo SE retorna um valor se o teste lgico for avaliado como VERDADEIRO e
um outro valor se for avaliado como FALSO.
Vamos tentar entender melhor essa funo que simplesmente traduz para o Excel
exatamente aquilo que desejamos que ele faa.
Vamos imaginar uma planilha onde se a nota do aluno for maior ou igual a 60 ele
ser aprovado, e caso contrrio, ele ser reprovado.
maneira:
Reprovado.
inserir o resultado para o primeiro aluno. Em seguida clique no cone Colar funo
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Na caixa Procure por uma funo, digite Se e depois clique no boto Ir. A funo
SE normalmente se encontra na categoria Mais recentemente usada, mas ainda pode ser
encontrada nas categorias Todas e Lgicas.
Veja que uma breve descrio da funo colocada na base da janela.
Breve descrio da
funo selecionada
Nesse momento se voc precisar de mais detalhes sobre a funo, clique em Ajuda
sobre esta funo que aparece na base esquerda da janela e surgir o Assistente do Office.
Surgir uma tela conforme a figura a seguir, onde voc poder ver a descrio da
funo selecionada e ainda contar com exemplos dessa funo.
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Na primeira caixa de texto, Teste_lgico, voc deve digitar o teste que deseja
fazer. Na base da janela, logo abaixo da descrio da funo, colocada a descrio do campo
selecionado. importante que voc leia essa descrio.
Para a planilha em questo, o teste que deve ser feito se a nota do aluno maior
ou igual a 60. Para isso, necessrio escrever a referncia da clula onde est a nota do aluno,
visto que esse valor que ser comparado com 60.
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Observe pela barra de frmulas que a funo SE comea a ser construda para
voc. Clique na clula ou digite F3 na caixa de texto. Em seguida, sem deixar nenhum espao,
digite >=, representando maior ou igual e digite, ainda sem dar nenhum espao o valor 60. Veja
na figura a seguir como ficou a primeira caixa de texto da funo:
Observe que a palavra verdadeiro foi colocada ao lado da caixa de texto que voc
acabou de fazer. Significa, que o teste j foi feito e que o resultado foi verdadeiro.
Clique em seguida na segunda caixa de texto, Valor_se_verdadeiro ou pressione
a tecla TAB do teclado. Cuidado para no pressionar o ENTER, pois o mesmo acionaria o boto
OK e concluiria a funo exatamente no ponto em que ela se encontra.
Em Valor_se_verdadeiro voc deve escrever exatamente aquilo que deseja ver
escrito na clula de destino no caso do Excel ter encontrado um valor verdadeiro para a condio
especificada. Digite ento APROVADO nessa caixa de texto.
Clique na caixa de texto Valor_se_falso e digite exatamente o que voc deseja
ver escrito na clula de destino no caso do Excel ter encontrado um valor falso para a condio
especificada. Digite REPROVADO nessa caixa de texto. Veja na figura a seguir como ficou a janela
Colar funo SE aps terem sido digitados todos os campos:
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Se a nota do aluno for maior ou igual a 60, escreva Aprovado, se no, escreva Reprovado.
=SE(F3>=60;"APROVADO";"REPROVADO")
=SE(TESTE_LGICO; VALOR_SE_VERDADEIRO;VALOR_SE_FALSO)
FUNO PROCV
A funo PROCV procura um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela
auxiliar e retorna o valor na mesma linha de uma coluna especificada.
O primeiro passo a ser dado para usar a funo PROCV criar uma tabela auxiliar.
A mesma pode ser construda em uma nova planilha ou na planilha atual.
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Depois de construda a tabela auxiliar, voc precisa dar um nome a ela, de maneira
que o Excel identifique a rea da tabela toda vez que for feita uma referncia a esse nome. Para
nomear a tabela, selecione o intervalo de clulas clique no menu Inserir / Nome e escolha a
opo Definir. Surgir a seguinte janela:
Nome
tabela
da
Intervalo
de
dados
selecionado
Digite em Nomes na pasta de trabalho o nome que voc deseja dar para a
tabela auxiliar ou aceite o nome que o Excel sugere. importante saber que o nome da tabela
auxiliar no pode ter espao em branco. Clique no boto Adicionar e em seguida clique no boto
OK.
Veja a seguir a frmula que ser inserida na clula, juntamente com a sintaxe da
funo e uma breve explicao de cada item da mesma.
=PROCV(F3; tabaux;2)
=PROCV(VALOR PROCURADO;MATRIZ TABELA;NUM NDICE COLUNA)
valor procurado na coluna a esquerda de uma tabela auxiliar e retorna o valor na mesma linha de uma coluna especificada.
O num ndice coluna especifica em qual coluna da tabela est o resultado que
voc deseja ver escrito na clula destino e diferente do que voc j est acostumado, o Excel no
vai se referenciar a coluna atravs do seu ndice alfabtico, mas ir considerar o ndice da coluna
como sendo um nmero, de maneira que a primeira coluna da tabela recebe o ndice 1, a
segunda coluna recebe o ndice 2 e assim por diante.
Veja agora como construir a funo atravs do Colar funo. Certifique-se de que a
clula que receber a frmula esteja selecionada. Clique no cone Colar funo ( ), selecione a
categoria Todas (a ttulo de conhecimento, a funo PROCV faz parte da categoria Procura e
referncia) e selecione a funo PROCV. Veja a figura com a tela que voc est visualizando no
Excel.
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FIXAR CLULA
O Fixar Clulas permite criar uma referncia absoluta. Uma referncia absoluta
deve ser usada sempre que houver a necessidade de uma clula especfica ser a base de clculo
em vrias frmulas. Quando voc estiver construindo a frmula que ir usar a clula em questo,
dever ento, nesse momento, fixar a clula que contm o valor a ser utilizado no clculo.
QUANDO COPIADAS
A coluna e a linha mudaro
A coluna e linha no mudaro
A coluna B no mudar, mas a linha 2 mudar.
A linha 2 no mudar, mas a coluna B mudar.
Vamos calcular
seguinte frmula: =B4*B2.
Veja que ocorreu um erro em uma das clulas e nas outras, mesmo que no esteja
to visvel o erro, o valor chega a ser absurdo. Isto aconteceu porque ao arrastar a clula, o Excel
Pg.: 56
MICROSOFT EXCEL XP
est copiando a referncia. Observe o que aparece na barra de frmulas quando se clica em cada
uma das clulas da coluna C. A figura a seguir mostra a clula C5 selecionada.
Por esta lista possvel chamar uma janela de ajuda que explica as possveis
causas dos erros, ignorar o erro, etc. Veja que a opo Mostrar etapas de calcula explicita que
estamos multiplicando um valor por um texto, o que alis fez gerar o erro:
Pg.: 57
MICROSOFT EXCEL XP
Veja que estamos multiplicando o valor 275 pelo texto Valor em dlar. Clique no
boto Fechar e vamos resolver este problema.
Esse um caso em que se deve utilizar a referncia absoluta. Para fazer dessa
forma, necessrio colocar o cursor antes da clula que dever ser fixada e pressionar a tecla
F4. Ser inserido um $ antes da referncia da clula. Por exemplo $B$2.
Quando uma clula fixada, mesmo usando o autopreenchimento para copiar a
frmula para outras clulas, aquela referncia absoluta (clula fixa), no ser modificada.
ATINGIR META
O Atingir meta permite que se voc tenha em mente um resultado especfico, o
Excel encontre automaticamente o valor de uma varivel para voc.
3.
4.
5.
Pg.: 58
MICROSOFT EXCEL XP
E importante saber que para utilizar o recurso Atingir meta necessrio que a
clula destino, contenha uma frmula que esteja relacionada com a clula onde voc ir variar o
valor e a clula onde voc ir variar o valor no pode conter uma frmula.
SUBTOTAIS
O recurso Subtotais permite resumir rapidamente dados de uma lista ou banco de
dados do Excel sem precisar criar frmulas na planilha. Voc escolhe o grupo de dados que
deseja totalizar e o Excel calcula automaticamente valores globais e os subtotais, insere e rotula
as linhas com os totais e esquematiza a lista em tpicos.
Com o recurso subtotais voc pode ter uma melhor viso dos totais de sua planilha
sem precisar fazer nenhum esforo para fazer os clculos, nem ao menos precisar inserir linhas
para acrescentar os resultados. O prprio recurso faz isso para voc.
UTILIZANDO SUBTOTAIS
Para utilizar o recurso de subtotais ser necessrio primeiramente criar uma
planilha. Veja o exemplo da planilha abaixo:
Pg.: 59
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Ser inserido
um subtotal
toda vez que
alterar o valor
da coluna que
for escolhida
aqui.
Qual funo
ser utilizada
no clculo do
subtotal.
Permite
escolher em
qual coluna
ser feito o
clculo e
exibido o
subtotal.
Substitui
subtotais,
se os
mesmos
j
existirem.
Clique em OK.
Veja na figura a seguir como ficou a planilha usada como exemplo:
Pg.: 60
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AUTOFILTRO
O recurso Auto Filtro permite a seleo de dados de maneira rpida e prtica em
sua planilha, atravs de critrios previamente estabelecidos por voc.
Como o nome diz, ele filtra os dados e quando voc precisar imprimir, sero
impressos somente os dados filtrados. Alm disso o filtro pode ser facilmente removido.
Aparecer uma setinha apontando para baixo ao lado de cada clula considerada
como clula de cabealho. Veja o exemplo abaixo.
Setinhas
indicativas
do recurso Auto Filtro
Por exemplo: para filtrar os telefones que comecem com 222 clique na setinha ao
lado de Telefone Residencial e selecione a opo Personalizar. Surge a janela Personalizar
auto filtro, na caixa de texto abaixo de Telefone Residencial voc deve selecionar a opo
comea com e na frente digitar 222. Em seguida clique no boto OK. Veja a figura a seguir:
Pg.: 61
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Aps a filtragem dos dados a planilha deve ficar como a figura a seguir:
Observe que a setinha da coluna Telefone Residencial, onde foi feito o filtro ficou de
cor diferente, indicando que ali foi feita uma filtragem de dados. Essa setinha no aparece no
visualizar impresso.
Voc deve ter observado que alm da caixa de texto que preencheu existe outra e
entre elas as opes e ou. Significa que voc pode fazer duas filtragens de dados no mesmo
campo, relacionando as duas.
A opo e associada a uma segunda condio, significa que voc deseja que as
duas condies devem ser atendidas na filtragem ao mesmo tempo.
A opo ou associada a uma segunda condio, significa que voc deseja que
uma condio ou a outra seja atendida.
Retire o filtro feito clicando no menu Dados / Filtrar / Mostrar todos e repita o
processo anterior, marcando agora a opo ou e clique no OK.
Pg.: 62
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MODO DE EXIBIO DA PLANILHA
O recurso Personalizar modo de exibio permite que voc personalize a maneira
como quer que a planilha seja visualizada. atravs dele que voc pode exibir ou ocultar as
Barras de frmula e status, configurar a maneira como os comentrios (prximo recurso que voc
ver ainda neste mdulo) e objetos sero visualizados na planilha, personalizar opes de janela
e cores.
PERSONALIZANDO
PLANILHA
MODO
DE
EXIBIO
DA
Mostrar:
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Comentrios:
Objetos:
Mostrar tudo: Exibe todos os objetos (ex.: grficos, figuras inseridas, etc.).
Opes de janela:
Valores zero: Exibe/Oculta o valor da clula quando o mesmo for igual a zero.
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INSERIR COMENTRIO
O recurso inserir comentrio permite que voc insira uma caixa de texto onde
poder digitar uma anotao ou lembrete que podero ser impressos na planilha ou visualizados
no momento desejado.
Muitas vezes pode ser interessante inserir uma anotao ou um lembrete em uma
clula, explicando, por exemplo, como voc chegou a uma frmula complexa.
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MICROSOFT EXCEL XP
FORMULRIO
O recurso Formulrio uma das formas do Excel de tornar mais eficiente a
entrada e pesquisa de dados em uma planilha.
Formulrio um recurso que transforma os dados dispostos em linhas e colunas
em um formulrio de fcil entendimento e digitao.
Para utilizar o recurso Formulrio, voc precisa entender antes o que um banco
de dados. Ele funciona da seguinte maneira:
A primeira linha fica sendo a linha de cabealho e o contedo de cada clula se
transforma num Banco de dados e cada coluna recebe o nome dos campos. Nome dos campos
aquilo que comum a todos os dados daquele tipo digitados na planilha.
Cada linha abaixo da primeira passa a ser um registro e cada clula da linha um
campo.
Para simplificar o entendimento, pense na sua agenda telefnica. Os nomes dos
campos seriam as palavras nome, endereo, telefone, etc. que aparecem para cada amigo que
voc v registrar ali. Os registros seriam cada amigo com todos os seus dados digitados (seu
nome, seu endereo e seu telefone).
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UTILIZANDO O FORMULRIO PARA INSERIR DADOS NA
PLANILHA
Alm de poder digitar os dados diretamente na planilha, voc pode utilizar o
recurso formulrio. Para isso necessrio ter pelo menos a linha de cabealho e a primeira linha
de dados digitadas na planilha, para que o Excel reconhea esta planilha como sendo um banco
de dados. Se a linha de dados contiver frmulas, no formulrio no ser necessrio fazer
absolutamente nada para que elas sejam copiada na clula imediatamente inferior.
Clique em qualquer clula da rea de dados, por exemplo B3 e em seguida no
menu Dados / Formulrio. Veja o exemplo a seguir:
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S ficam disponveis para edio os campos que no possuem frmulas ou funes,
visto que estes sero calculados aps voc ter digitado os dados necessrios.
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