APOSTILAS OPO

A Sua Melhor Opo em Concursos Pblicos

O primeiro tratado moderno de arquivstica, de autoria dos holandeses
Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitulase, em edio brasileira, Manual de arranjo e descrio de arquivos
(1960).Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicaes Ltda.
CONCEITO
Arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas, ou mesmo
pessoas fsicas, na constncia e em decorrncia de seus negcios, de suas
atividades especficas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que
seja a informao ou a natureza do documento.
Os arquivos, portanto, podem ser pblicos ou privados.
1. Arquivos pblicos: so conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por rgos governamentais, em nvel federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas atividades administrativas, judicirias ou
legislativas. Existem trs espcies de arquivos pblicos: correntes, temporrios e permanentes:
Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que so objeto
de consultas e pesquisas frequentes.
Temporrios: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes
que aguardam remoo para depsitos temporrios.
Permanentes: so conjuntos de documentos de valor histrico, cientfico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.
2. Arquivos privados: so conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por instituies no pblicas, ou por pessoas fsicas, devido a
suas atividades especficas.
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade,
seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados
com outros objetivos, no devem misturar-se com o arquivo principal, j que
o tratamento que a eles se deve dar diferente. Uma empresa. imobiliria
de porte mdio forosamente ter um arquivo composto de documentos
relativos atividade que desenvolve. Haver contratos de locao, de
imveis residenciais e comerciais; opes de venda de casas, apartamentos, terrenos; cartas pedindo informaes; contratos de compra e venda;
certides; traslados; anncios em jornais; relatrios e vistorias e outros
documentos ligados ao setor. Um catlogo de livros de uma editora, por
exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, no deve fazer
parte do arquivo principal. Tratando-se, porm, de uma empresa ligada
rea educacional, a abordagem seria outra, pois catlogo de livros fundamental a sua prpria sobrevivncia, enquanto certides, traslados, opes de compra de terrenos e outros documentos prprios do ramo imobilirio seriam afastados do arquivo principal.
IMPORTNCIA
A importncia dos arquivos to evidente que a prpria Constituio
Federal, em seus artigos 215 e 216, determina:
Art. 215. O Estado garantir a todos o pleno exerccio dos direitos culturais e acesso s fontes da cultura nacional, e apoiar e incentivar a
valorizao e a difuso das manifestaes culturais.
1 O Estado proteger as manifestaes das culturas populares, indgenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo
civilizatrio nacional.
2 A lei dispor sobre a fixao de datas comemorativas de alta significao para os diferentes segmentos tnicos nacionais.
Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores
de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I as formas de expresso;
II os modos de criar, fazer e viver;
III as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;
IV as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos
destinados s manifestaes artstico-culturais;
V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico.
1 O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e
proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros,
vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e preservao.
2 Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta
a quantos dela necessitem.
3 A lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento
de bens e valores culturais.

NOES DE ARQUIVOLOGIA:
1. Arquivstica: princpios e conceitos.
2. Gesto de documentos.
2.1. Protocolo: recebimento, registro, distribuio, tramitao e expedio
de documentos.
2.2. Classificao de documentos de arquivo.
2.3. Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo.
2.4. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
3. Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo.
4. Preservao e conservao de documentos de arquivo.

ARQUIVOLOGIA
Considerada disciplina, tcnica e arte, a arquivologia uma cincia auxiliar da histria. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organizado constitui valioso patrimnio e pode documentar o passado de uma
nao.
Arquivologia o conjunto de conhecimentos sobre a organizao de
arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservao de documentos, ttulos e textos de valor permanente e elaborao dos respectivos
instrumentos de pesquisa, como no que toca eliminao de peas de
valor transitrio e controle dos arquivos em formao. Inclui tambm as
tarefas dos arquivistas. O termo arquivstica pode, de modo geral, ser
empregado como sinnimo de arquivologia.
Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgnico denominado fundo, grupo, ncleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem
documentos escritos e iconogrficos, como os audiovisuais, discos, fitas
magnticas e filmes. Comeam tambm a ser objeto da arquivologia os
arquivos eletrnicos. Os arquivos econmicos, de empresas comerciais,
bancrias, industriais, desde que se revistam de importncia histrica,
como ocorre, em alguns casos, com papis de famlias e pessoas ilustres,
interessam arquivstica.
A preocupao dos governos e autoridades em conservar determinados documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa,
jurdica ou militar, remonta antiguidade, sobretudo no que diz respeito a
ttulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a
ocupar-se dos arquivos como fonte da histria, dando incio aos estudos de
diplomtica, que levariam moderna crtica histrica. A partir da revoluo
francesa, os arquivos tornaram-se bem pblico, proclamando-se o direito do
povo de acesso aos documentos, cuja preservao foi oficialmente reconhecida como de responsabilidade do Estado.
Uma arquivstica essencialmente voltada para os diplomas medievais
surgiu no sculo XIX, principalmente aps a criao da cole des Chartes
(Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas palegrafos altamente qualificados. Em meados do mesmo sculo lanaram-se as bases da
arquivstica moderna, com os princpios do respect des fonds (todos os
documentos originais de uma autoridade administrativa, corporao ou
famlia devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das
instituies que os criaram); da provenincia (os documentos pblicos
devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os
originaram); do respeito ordem original (o arranjo dado aos documentos
pelos rgos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custdia permanente); e da centralizao (unidade e indivisibilidade dos arquivos
pblicos nacionais).
Uma srie de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos
da civilizao, marcam a arquivologia na segunda metade do sculo XX.
So eles, entre outros: adoo de arquitetura moderna e funcional nos
prdios de arquivos; uso de microfilmagem de substituio; programas de
histria oral; restaurao de documentos pelo emprego de mquinas e
material sinttico; interveno dos arquivistas na gesto de papis administrativos e nos arquivos econmicos, pessoais e familiares; aparecimento de
depsitos intermedirios de arquivos ou centros de pr-arquivamento;
tentativas de aplicar as conquistas da eletrnica ao trabalho arquivstico.
O grande problema da arquivologia contempornea o volume de papis criados e acumulados pelas administraes e a necessria eliminao
de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padres de
avaliao, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material
repetitivo de descarte automtico. As listas e tabelas de descarte especificam o perodo de reteno de documentos comuns maioria dos servios
existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administrao em particular. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto destinao dos documentos.

Arquivologia

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4 Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na

forma da lei.
5 Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de
reminiscncias histricas dos antigos quilombos.
No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituio de 1824, foi criado em 1836.
No passado, a preservao do patrimnio documental era encarada
principalmente por seu valor histrico. Aps a Segunda Guerra Mundial,
comearam a aparecer as primeiras preocupaes com uma nova concepo arquivstica, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histrico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalizao da informao, a eficincia administrativa e a finalidade prtica na tomada de decises.
A difuso da informao de contedo tcnico e cientfico, a nova mentalidade que se introduz na administrao pblica, a necessidade de pesquisa constante e sistemtica, objetivando particularmente a correta tomada de deciso pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um
novo enfoque do arquivo, distante daquele critrio eminentemente histrico.
Como consequncia, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua
importncia ultrapassou os limites que at h bem pouco tempo existiam.
Atualmente, j no se conseguem restringir e delimitar o campo de atuao
e a utilidade do arquivo. Sua importncia e seu potencial de crescimento
so ilimitados.
ORGANIZAO
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condies
de segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso:
Segurana: o arquivo deve apresentar condies mnimas de segurana, incluindo-se medidas de preveno contra incndio, extravio, roubo
e deteriorao. Dependendo da natureza do arquivo, importante cuidar do
sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
Preciso: o arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a
documentos e assegurar a localizao de qualquer documento arquivado,
ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.
Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso.
As possibilidades de erros so reduzidas em arquivos simples e funcionais.
O nmero e a variedade de documentos no exigem necessariamente um
arquivo complexo e de difcil entendimento.
Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou
crescimento da empresa, ou rgo pblico, ajustando-se ao aumento do
volume e complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas
de classificao no devem ser muito rgidas, pois apenas dificultam a
atividade de arquivamento.
Acesso: o arquivo deve oferecer condies de consulta imediata, proporcionando pronta localizao dos documentos.
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos ltimos anos, graas principalmente necessidade cada vez maior de informaes. O arquivo no se reduz apenas a guardar documentos; significa
tambm uma fonte inesgotvel de informaes, que pretende atender a
todos e a todas as questes.
ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO
Esses arquivos so muito importantes para a empresa, j que por meio
deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providncias: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a
pagar; aplices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou controles para renovao de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem
assinados; enfim, inmeros assuntos que no devem ser simplesmente
arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibilita secretria constante follow up.
Tambm conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, precisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem mtodos
tradicionais, como o cronolgico e o alfabtico, e modernos, como o de
jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, prprios para
vrios tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informtica.
1. Mtodo cronolgico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de doze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas
de1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser
disposto apos a guia do ms em curso. medida que os dias vo passando, deve-se coloc-los nos ms seguinte. No caso de empresas com muito
movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30,
60 ou 90 dias, recomenda-se a utilizao de trs jogos de guias numeradas, de modo que o acompanhamento seja trimestral e no mensal, ou,

Arquivologia

ento, que se guardem os documentos em pastas separadas at o momento oportuno.

O mtodo cronolgico permite a utilizao de pastas ou cartes. Havendo opo pelo uso de pastas, ser necessria uma cpia adicional de
todos os documentos que exigem prosseguimento e que sero colocados
nas pastas por ordem alfabtica dos nomes e, em seguida, arquivados
aps as guias que correspondem s datas de acompanhamento.
O emprego de cartes ou fichas elimina a necessidade de cpias adicionais dos documentos, porm exige anotaes pormenorizadas para que
se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o
nmero de cartes ou fichas imenso, tal fato dificulta sobremaneira o
manuseio e, alm disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompanhamento.
2. Mtodo alfabtico: esse mtodo tambm possibilita o uso de pastas
ou cartes. As pastas so colocadas em ordem alfabtica. Nas margens
superiores das pastas, devero constar: letra correspondente; nmeros de
1 a 31, representando os dias do ms; e um indicador mvel que se desloca na pasta, servindo para indicar o dia especfico.
Os documentos so postos nas pastas em ordem alfabtica. Em cada
pasta, os documentos so colocados em ordem cronolgica e, medida
que os dias vo passando, os documentos so retirados e o indicador
mvel vai-se deslocando at o fim, dia 31, retornando ao dia 1 no incio de
um novo ms.
A possibilidade de uso de cartes ou fichas tambm existe, embora seja mais trabalhosa, pois exige a anotao de todos os pormenores do
documento. Os cartes so colocados nas pastas alfabticas respectivas,
conforme o modelo descrito, e seu funcionamento tambm ser o mesmo.
3. Mtodos modernos: surgiram com o prprio desenvolvimento das
empresas e da tecnologia, notadamente da informtica. Existem, entretanto, mtodos que oferecem fichas j preparadas para os diversos controles,
como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros.
Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visveis e
os dados principais so lanados tambm na margem superior das fichas,
vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.
O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser
adaptadas a qualquer empresa. As informaes necessrias para o correto
acompanhamento so fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por
uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilizao
da informtica, alm da rapidez, a reduo da margem de erro.
REFERNCIAS CRUZADAS
A expresso referncias cruzadas largamente usada pelas pessoas
que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecrios a palavra mais
empregada remisso.
A principal finalidade das referncias cruzadas a de informar a quem
for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome est arquivado
em tal pasta. As referncias cruzadas podem vir em pequenas fichas,
principalmente quando colocadas em ndices. Quando, porm, guardadas
nos prprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas
nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavelmente ter uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razo social
dessa loja de departamento ser Casa Anglo Brasileira S:A.. Recomendase, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel:
muito comum encontrar anotaes como Veja tambm, indicando
que o assunto ou nome possui outras ligaes importantes. Suponha-se
uma empresa que se dedica principalmente ao comrcio exterior. E provvel que ela arquive os conhecimentos areos relativos carga transportada
numa pasta de Carga Area. Entretanto, essas exportaes so efetuadas
por uma companhia area, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomenda-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que podero ser
colocados, por exemplo, os horrios dos vos, inclusive dos vos cargueiros, as cidades que ela serve, as conexes possveis, as tarifas de carga
area e outras informaes pertinentes, e ainda uma observao: Veja
tambm Carga Area.
Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referncia cruzada.
Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referncia para
Carteira de Comrcio Exterior, ou vice-versa. O importante que a pasta
fique com a forma mais conhecida e mais fcil. Por exemplo, talvez seja
prefervel abrir uma pasta para Instituto Nacional do Livro e uma referncia cruzada para INL, para no se fazer confuso com IML (Instituto
Mdico Legal).
De um lado, a referncia cruzada muito importante, pois ajuda e agiliza o funcionamento do arquivo, porm, de outro, deve-se tomar cuidado e
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evitar o excesso de referncias que acarretam volume muito grande de

papis, congestionando, consequentemente, o arquivo.
TRANSFERNCIA
H documentos que esto sujeitos ao fator tempo, isto , h aqueles
que tm valor de um ano; outros de dois, trs, cinco ou mais anos; outros,
ainda, possuem valor permanente e nunca podero ser destrudos.
Os documentos tambm podem ser analisados pela frequncia de sua
utilizao: alguns so muito procurados, outros so consultados poucas
vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, aps a concluso do
fato que os criou, no serviro para mais nada.
Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarregados de papis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendncia adquirir mveis novos, na tentativa de se resolver o problema de
espao. Soluo muito mais lgica, econmica e eficaz a de eliminar ou
destruir o que no tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso
ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferncia a operao
que visa separar os documentos que ainda esto em uso, ou so bastante
consultados, daqueles que perderam sua utilidade prtica, mas no seu
valor.
A transferncia pretende:
liberar o arquivo de papis sem utilidade prtica atual;
manter espao disponvel e de fcil manuseio nos arquivos em uso ou
ativos;
facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos
arquivos;
manter o arquivo em bom estado de conservao, aumentando sua
vida til; e
reduzir ou eliminar despesas desnecessrias com novos equipamentos.
Portanto, as transferncias de documentos devem ser cuidadosas e criteriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenas no
apenas quanto frequncia do uso ou da consulta, mas tambm quanto a
seu valor.
Tipos de arquivo
No que se refere frequncia do uso ou consulta, existem trs tipos de
arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.
Arquivo ativo: mantm arquivados os documentos e papis de uso,
consulta e referncia constantes e atuais, ou que se encontram em fase de
concluso.
Arquivo inativo: guarda documentos e papis que oferecem menor
frequncia de uso, consulta ou referncia.
Arquivo morto: armazena documentos de frequncia de uso, consulta
ou referncia quase nulas. No entanto, no se deve considerar este arquivo
como um depsito de lixo, mesmo porque os documentos definidos como
inteis ou imprestveis devem ser destrudos. O arquivo morto precisa,
inclusive, ser organizado dentro das mesmas tcnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes sero necessrias a imediata
localizao e a consulta a papis em desuso.
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existncia dever
manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados,
mesmo que entre eles existam alguns j aposentados ou falecidos. A
destruio desses registros s ser possvel ou permitida no caso de se
proceder a uma completa microfilmagem.
Destaque-se que se deve fazer anotao dos documentos transferidos
e, no caso de destruio, registro da data em que ocorreu a destruio e
referncia ao contedo deles.
Atualizao de arquivo
Existem trs tipos de transferncias de documentos ou papis de um
arquivo para outro: transferncias peridicas, transferncias permanentes e
transferncias dirias:
Transferncias peridicas: as transferncias so efetuadas em
intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequncia de uso.
Transferncias permanentes: so transferncias realizadas em
intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem quando o acmulo de papis no arquivo ativo to grande que
chega a atrapalhar o bom andamento do servio. A transferncia, ento, ir acarretar grande perda de tempo, j que o arquivo inteiro ter
de ser analisado.
Transferncias dirias: so as mais recomendveis, porque mantm
em ordem os arquivos ativos. O trabalho poder ser grandemente facilitado se do documento j arquivado constar sua validade ou vencimen-

Arquivologia

to, ou marcao indicando a data da transferncia. Dessa forma, as

transferncias podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva
ou se consulta um documento qualquer.
Conservao e proteo de documentos
Determina-se o valor do documento levando em considerao todas as
finalidades que possui e seu tempo de vigncia, que muitas vezes se
subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um quadro ou tabela de prazos de vigncia para os diversos documentos, facilitando sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos so classificados
por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporrios.
Permanentes - vitais: so documentos que devem ser conservados
indefinidamente, pois possuem importncia vital para a empresa, isto ,
sem eles a empresa no tem condies de funcionar. Citam-se, entre
outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros
de aes; cartas - patentes; frmulas (qumicas); procuraes.
Permanentes: so documentos que devem ser guardados indefinidamente, porm no tm importncia vital. Como exemplo, podem-se relacionar: rela trios anuais; registros de empregados; livros e registros
contbeis; recibos de impostos e taxas; avaliaes; e outros.
Temporrios: so documentos que tm valor temporrio de um, dois,
cinco ou mais anos. Recomenda-se a confeco de um quadro ou tabela, com anotao da vigncia do documento que, naturalmente, seguir critrios determinados pela prpria empresa. Assim, so temporrios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos
bancrios; aplices de seguro; folhetos; correspondncia; memorandos
e outros.
Os documentos considerados vitais para a empresa, alm de serem
conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notadamente de proteo contra incndios, inundaes, furtos, desabamentos e
outros eventos. A perda ou destruio de tais documentos pode, em casos
extremos, significar at o fracasso total de uma empresa. Existem algumas
formas de proteger esses documentos:
Utilizao de cofres a prova de fogo.
Preparao de cpias adicionais dos documentos e envio delas a
outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da
empresa, ou escritrios de advogados.
Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservao dos
microfilmes em local seguro.
A conservao e a proteo desses documentos devem ser acompanhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde
foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamente.
CENTRALIZAO OU DESCENTRALIZAO?
Trata-se de uma questo muito comum, principalmente nas grandes
empresas. A centralizao dos arquivos proporciona vantagens, mas
existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se
tomar uma deciso sobre o assunto. As principais vantagens da
centralizao so as seguintes:
Eficincia: devido centralizao, tende-se a manter um especialista
em arquivstica, o que sem dvida melhora a eficincia e a rapidez do
trabalho em todas suas etapas.
Responsabilidade: o cuidado e a proteo de documentos melhora
muito, pois a responsabilidade se encontra nas mos de um especialista.
Economia: grande a economia de equipamento; de pessoal; de
tempo gasto no arquivamento; na localizao e na preparao de cpias adicionais ou referncias.
Uniformidade: proporciona certa padronizao ao sistema e mtodos
de arquivamento, o que no acontecer se houver inmeros arquivos
departamentais.
Concentrao: os documentos so concentrados por assuntos, oferecendo ao consulente viso global. Na descentralizao, os mesmos
assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.
Utilizao: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga
sua vida til.
H algumas desvantagens na centralizao, que precisam ser apontadas:

Consulta dificultada: necessidade de locomoo at o centro de

arquivos; tal fato no ocorre com a descentralizao, em que o arquivo do
departamento se encontra mo.

Acmulo de pessoas: poder acontecer o acmulo de pessoas

no local onde esto colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e
tumultua o trabalho do arquivista.
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Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoo at o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se
houver muitas pessoas no local.

Espao: necessidade de mais espao para incluir todos os arquivos, alm de mesas e cadeiras para as diversas consultas.

Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos consulta generalizada, dificultando a manuteno do sigilo, to necessrio vida
da empresa.

Disperso: a pasta em que est classificado um documento, no

momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro
departamento.
As solues variam de empresa para empresa; o mais comum, entretanto, a opo pelo sistema misto, ou seja, centralizao parcial. Em
princpio, os documentos vo para o arquivo central; entretanto; documentos especficos que s interessam a certos departamentos ficam nos arquivos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no
prprio departamento de vendas a relao de representantes ou clientes,
seus pedidos, reclamaes, correspondncia de modo geral.
Outro caminho a seguir o que procura basicamente centralizar o controle e no o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde
devero ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles
que so vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precaues. Em seguida, ele dever planejar os diversos arquivos localizados nos
vrios departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma
fundamental nessa etapa. Seu trabalho, alm da administrao do arquivo central, pressupe a classificao e a distribuio diria de documentos
aos diversos departamentos.
Realmente, trata-se de um assunto de soluo no muito fcil, j que
existem vantagens e desvantagens em todos os mtodos. O importante
que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condies,
necessidades e objetivos a curto, mdio e longo prazos.
MICROFILMAGEM
Observa-se na poca atual excessivo aumento do nmero de documentos. De um lado, devido expanso da administrao pblica em todos
os setores e em todos os nveis: federal, estadual e municipal; de outro,
graas ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rpido avano
da tecnologia, em todos os setores da economia.
crescente a indagao de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a produo de documentos e, por consequncia, seu
arquivamento e conservao. O microfilme surgiu como uma das principais
respostas a essa questo.
O microfilme um processo de reproduo fotogrfica reduzida, chegando a quase 95% do documento original. So vrias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do
arquivo ativo para o inativo, j que dificilmente o microfilme ser utilizado
para arquivos ativos. As vantagens so:
Economia: os ganhos em espao, peso e tamanho dos arquivos
chegam a mais de 80% em muitos casos.
Reduo do volume: muito grande a reduo do volume de papis e
documentos, o que proporciona economia de tempo e mo-de-obra.
Segurana: os microfilmes protegem e conservam os documentos
vitais da empresa ou rgo pblico, dos riscos de eventos, como incndio, inundao ou furto, pois, alm de representarem cpias adicionais desses documentos, so facilmente guardados em cofres especiais. Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingindo at 150 anos.
Reproduo: a microfilmagem oferece condies de reproduo
ilimitada, alm de fidelidade, exatido perfeita dos documentos reproduzidos.
Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado,
preciso levar em considerao a economia que proporciona com a reduo do espao, de equipamento e de pessoal necessrio para a manuteno de arquivos convencionais, especialmente nas grandes empresas.
Consulta: a consulta a documentos imediata e mais fcil, agilizando
em muito o servio. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de
cheques compensados.
As tcnicas modernas de microfilmagem evoluram muito nos ltimos
anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de
modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.

Arquivologia

A deciso de utilizar a microfilmagem na empresa tambm pode ser

auxiliada pela ocorrncia de um ou mais dos seguintes fatos:
necessidade de entregar ou devolver s pessoas os originais dos
documentos;
necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos;
necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou
permanentemente;
necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incndio,
inundao ou furto.
Em princpio, a organizao de um arquivo de microfilmes deve seguir
o sistema e o mtodo empregados nos arquivos de documentos; o arquivo
deve vir acompanhado de ndices que facilitem a pronta localizao, bem
como deve existir na empresa aparelho prprio para a leitura dos microfilmes.
muito importante, tambm, considerar o aspecto legal da microfilmagem. A legislao brasileira determina a guarda de originais por tempo
determinado ou mesmo indefinidamente. A reproduo de um microfilme no
formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em
cartrio e vista do documento original.
Portanto, a microfilmagem no deve ser entendida apenas como substituidora de documentos originais. Antes de mais nada, preciso encarar o
microfilme como cpia adicional de documento cuja utilidade para a empresa tenha sido estudada e comprovada.
EQUIPAMENTOS
Entende-se por equipamento o mvel utilizado para arquivamento. O
conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvantagens, ir facilitar em muito o servio do arquivista. Denomina-se sistema
de equipamento a maneira como os documentos so colocados no mvel
arquivador. So trs os sistemas de equipamento:
1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posio
horizontal dentro do mvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda
utilizado em algumas reparties pblicas, que amarram ou colocam os
documentos em pacotes. Tambm pertencem ao sistema horizontal as
mapotecas, muito utilizadas, e os fichrios tipo kardex, Securit, muito conhecidos e empregados com bastante sucesso em inmeras empresas.

Mvel Securit para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias

e mapotecas
As vantagens do sistema so as seguintes:

a iluminao direta;

as anotaes podem ser efetuadas no mesmo local;

as possibilidades de perda de documentos so bastante reduzidas.

As desvantagens so:

ocupa muito espao;

h necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou

retirar um documento;

a consulta demorada;

a consulta exige o deslocamento de outros documentos.

2.Vertical: os documentos permanecem no interior do mvel arquivador em posio vertical. So dois os tipos nesse sistema:

Frontal. Os documentos so colocados uns atrs dos outros,

com a frente voltada para o arquivista.

Lateral. Os documentos so colocados uns ao lado dos outros,

com a lateral voltada para o arquivista.

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Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigncias do

mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de
braos metlicos apoiados em suportes especiais.
So vantagens do sistema:

custo mais baixo;

fcil manuseio;

fcil conservao;

fcil atualizao do material arquivado;

possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espao;

consulta rpida e sem necessidade de deslocar outros documentos.

So desvantagens do sistema:

necessidade de retirar o documento para fazer anotaes;

iluminao deficiente;

pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.

3.Rotativo: os documentos so colocados de modo que possam girar
em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema muito empregado
em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informaes rpidas.
Fichrios
So caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartes, podendo ser de madeira, de ao, de material plstico ou de acrLico. So
largamente utilizados e servem a muitas finalidades: ndices, informaes,
endereos, relao de clientes, representantes, fornecedores e outras.
O equipamento deve satisfazer s necessidades da empresa e dos
servios a que se destina. Alguns requisitos so:

adequao s necessidades do servio;

obteno de maior economia de espao;

facilidade de acesso;

possibilidade de expanso;

resistncia e durabilidade;

garantia de segurana e conservao de documentos;

aparncia e funcionalidade.
H inmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utilizados pelos trs sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos
sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os
critrios apontados e outros que so considerados essenciais pela empresa
ou rgo pblico e que prevalecem numa boa administrao.
1.
Cadeado.
2.
Suporte regulvel.
3.
ndice alfabtico.
4.
Estrutura.
5.
Dispositivo antiimpacto.
6.
Ps antiderrapantes.
ACESSRIOS
Acessrios so materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e
eficiente utilizao dos mesmos criar condies favorveis para o andamento do servio.
A escolha acertada dos acessrios est diretamente ligada ao sistema
e mtodo de classificao e arquivamento empregados, assim como ao
conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado.
Os principais acessrios so: pastas; guias; projees; tiras de insero e notaes.
1. Pastas: so pedaos de cartolina dobrada, que formam uma aresta
comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os
documentos comuns a um assunto e, normalmente, tm dimenses padronizadas. Com relao ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfonadas, para permitir o maior acmulo de documentos; algumas possuem
divises internas. No que se refere projeo, ela poder ou no constar
da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos
modernos, so semelhantes s convencionais, apenas com a particularidade de possurem dois braos metlicos ou outro material que se apia nos
suportes laterais do arquivo.
2. Guias: so pedaos de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo
menores, com uma salincia na parte superior, chamada projeo. As guias
servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto
projeo, podem ter, ou no, encaixes para as tiras de insero. Nas
guias, as projees podem vir em posio central, em diferentes posies
ou, ento, formando um jogo de, por exemplo, duas, trs, quatro, cinco ou
mais posies. A diferena das posies possibilita ao arquivista ampla
visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localizao de documentos.

Arquivologia

3.Projees: so salincias colocadas na parte superior das pastas ou

das guias que recebem as anotaes ou dizeres pertinentes. Servem para
ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projees podem
ser de papelo, de material plstico ou de ao. Alm disso, podem ser fixas
ou adaptveis. Essas ltimas no fazem parte das pastas ou das guias e
podem ser colocadas posteriormente.
4. Tiras de insero: papeletas ou rtulos que, aps receberem os dizeres ou inscries correspondentes, devero ser inseridas nas projees
das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da
guia.
5. Notaes: so os dizeres, as inscries registradas nas tiras de insero e em seguida inseridas nas pastas ou guias.
fato conhecido que um dos fatores para a excelncia dos arquivos
reside na combinao harmoniosa e funcional dos sistemas e mtodos de
classificao e arquivamento, e dos equipamentos e acessrios.
SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A opinio de que os arquivos so simples depsitos de papis ou documentos velhos e inteis, arquivados por mera tradio, apia-se no fato
de que a maioria dos arquivos mal organizada, mal administrada e, portanto, dificulta a localizao imediata das informaes desejadas. Mera
opinio, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, um
centro atuante de informaes, um instrumento de controle para a atividade
administrativa, que auxilia na correta tomada de deciso.
Entretanto, para que isso acontea, necessrio que se decida sobre o
sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa.
Sistema um conjunto de princpios interligados, que orienta o que se
deve fazer para atingir um fim especfico. So trs os sistemas de arquivamento: direto, indireto e semi-indireto.
Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer a um ndice. Neste sistema, inclui-se, principalmente, o
mtodo alfabtico de arquivamento e suas variaes.
Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um ndice para ser
consultado. O sistema inclui, em especial, o mtodo numrico de arquivamento e suas variaes.
Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxlio de ndices, mas com a utilizao de tabelas em forma de carto. Neste sistema,
encontra-se, por exemplo, o mtodo automtico, variedade do mtodo
alfanumrico.
A opo por um dos sistemas est intimamente ligada empresa, a
seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, mdio ou longo prazos.
O principal, antes de tudo, compreender o verdadeiro potencial que o
arquivo representa, considerando-se que a memria viva da empresa.
Para ser eficaz, o sistema necessita de mtodos que indiquem a maneira de proceder, isto , o que se deve fazer para alcanar o fim desejado.
Os mtodos de arquivamento sero analisados mais adiante.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM RGOS PBLICOS
A administrao de documentos oficiais pressupe a existncia de um
sistema de arquivamento. O conceito de sistema tambm vlido para os
rgos da administrao pblica, e as trs espcies, direto, indireto e semiindireto, sero empregadas conforme os critrios estabelecidos previamente.
Nas instituies pblicas, predomina um modelo de sistema de organizao de arquivos em que o documento pblico controlado desde sua
produo. conhecido como a teoria das trs idades, concepo moderna de arquivstica, em que se distinguem trs etapas quanto aos documentos:
Corrente: os documentos circulam pelos canais decisrios, buscando soluo ou resposta. So os arquivos correntes.
Temporria: os documentos apresentam interesse e so objeto de
consultas, embora os assuntos neles contidos j tenham sido solucionados
ou as respostas, obtidas. So os arquivos temporrios.
Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e cientfico. So os arquivos permanentes ou histricos.
A criao do arquivo temporrio, por exemplo, segunda etapa do sistema, foi um grande avano e tomou-se pea fundamental dentro do sistema de arquivamento da administrao pblica. So inmeras as vantagens
conseguidas: obteno de mais espaos fsicos pela retirada de documentos dos arquivos correntes; reduo ao essencial da quantidade de documentos nos arquivos correntes; reduo de pessoal e consequente economia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos;
melhor manuteno, uso e superviso dos arquivos; e melhor critrio de
preservao, controle e eliminao de documentos.
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Um sistema de arquivos moderno e bem organizado ter todas as condies para oferecer subsdios a planos e decises da administrao pblica, seja mostrando as relaes e planejamento do passado, seja evitando
duplicidade antieconmica de velhas iniciativas.
Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos rgos do governo em
desenvolver sistemas de informaes altamente sofisticados, em que a
informtica assumiu posio de grande relevncia.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Modernamente, o arquivo de informaes tornou-se uma atividade que
pode ser realizada eletronicamente atravs de computadores. A tarefa da
secretria, neste caso, consiste em registrar as informaes em programas
previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em programao (ou j dispe dele em seu quadro de empregados), que dever
preparar um programa segundo as necessidades da secretria. Enganamse os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos
mtodos tradicionais de classificao de informaes. O programador
apenas executar um programa depois de ouvir a secretria sobre as reais
necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os variados mtodos de classificao para propor solues apropriadas. Acrescente-se que o estudo dos mtodos aqui expostos permite a aquisio de
tcnicas de classificao e simplificao de tarefas. Deixar de aprend-los
prejudicial at mesmo para o domnio de um pensamento claro e bem
estruturado. Alm disso, a secretria manipula informaes escritas (documentos), internas e externas, que ela precisa arquivar.
Havendo um sistema de arquivamento j definido, a empresa ou rgo
pblico dever decidir qual mtodo de arquivamento ir empregar. O mtodo estabelece o que preciso fazer para alcanar o fim desejado pelo
sistema de arquivamento.
Um plano previamente estabelecido para a colocao e guarda de documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informaes e
proporciona uma correta tomada de deciso.
Os diversos mtodos de arquivamento, que atravs dos anos foram
desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto
nas empresas como nos rgos governamentais. Todos so bons e apresentam vantagens e desvantagens. O importante que a deciso quanto
ao mtodo leve em considerao o tamanho, a estrutura organizacional e
os objetivos da empresa ou do rgo pblico; as pessoas normalmente
envolvidas; os servios prestados; as informaes comumente solicitadas;
e os tipos de documento que devem ser arquivados.
So trs os principais mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico e
alfanumrico.
Esses mtodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram
vrios outros.
Mtodos de arquivamento:

Mtodo alfabtico:
especfico ou por assunto;
geogrfico;
mnemnico;
variadex.

Mtodo numrico:
simples;
dplex.

Mtodo alfanumrico:
decimal;
automtico;
automtico moderno.
Protocolo
o registro das deliberaes ou das atas de um congresso ou conferncia diplomtica. Por protocolo tambm se entende o livro em que os
escrives do juzo registram o que se passa na audincia e que no fim
desta assinado pelo juiz.
De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os documentos apresentados numa repartio ou, ento, os fatos e as decises
ocorridos numa assemblia ou audincia. A principal funo do protocolo
autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a deciso ou o fato
que deve ser registrado. Em linguagem diplomtica, significa a prpria
deliberao ou resoluo que foi registrada na ata da reunio respectiva e
que acarretou uma espcie de conveno entre os participantes da assemblia ou congresso.
Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos

Arquivologia

em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao

documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
de conhecimento comum o grande avano que a humanidade teve
nos ltimos anos. Dentre tais avanos, incluem-se as reas que vo desde
a poltica at a tecnolgica. Tais avanos contriburam para o aumento da
produo de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importncia para a rea da arquivstica, no sentido de ter despertado nas pessoas a importncia dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por
falta de conhecimento, a acumulao de massas documentais desnecessrias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funes fundamentais. Para tentar
sanar esse e outros problemas, que recomendvel o uso de um sistema
de protocolo.
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes
(Protocolo, Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta, Destinao)
vamos dar ateno especial ao Protocolo. sabido que durante a sua
tramitao, os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo
(recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos), da a denominao comum de alguns rgos como Protocolo e
Arquivo. E neste ponto que os problemas tm seu incio. Geralmente, as
pessoas que lidam com o recebimento de documentos no sabem, ou
mesmo no foram orientadas sobre como proceder para o documento
cumpra a sua funo na instituio. Para que este problema inicial seja
resolvido, a implantao de um sistema de base de dados, de preferncia
simples e descentralizado, permitindo que, to logo cheguem s instituies, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu
prprio setor de trabalho seria uma tima alternativa. Tal ao diminuiria o
montante de documentos que chegam as instituies, cumprem suas
funes, mas sequer tiveram sua tramitao ou destinao registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de
que no se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente
poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita
importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea).
Dentre as recomendaes de recebimento e registro (SENAC. D. N.
Tcnicas de arquivo e protocolo.
Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de
carter particular, distribuindo as de carter particular a seus destinatrios.
Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de
cumprirem suas funes. Para que isto ocorra, devem ser distribudos e
classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio Para
isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo.
Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigiloso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus respectivos destinatrios;
Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivos por
meio da leitura, requisitando a existncia de antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio;, carimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via
da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados
das fichas de protocolo;
Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas,
fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua exata localizao,
seus dados principais, como data de entrada, setores por que j passou,
enfim, acompanhar o desenrolar de suas funes dentro da instituio. Isso
agiliza as aes dentro da instituio, acelerando assim, processos que
anteriormente encontravam dificuldades, como a no localizao de documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio, por
exemplo.
Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter
seu destino decidido, seja este a sua eliminao ou recolhimento. nesta
etapa que a expedio de documentos torna-se importante, pois por meio
dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim
decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as
recomendaes com relao a expedio de documentos, destacam-se:
Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados;
Separar as cpias, expedindo o original;
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avaliar documentos? Para o administrador, que est com seus depsitos
abarrotados de documentos, sem dvida, a avaliao sugere uma eliminao imediata de papel, com vistas liberao de espao fsico. No entanto,
se o processo de avaliao no for efetivamente implantado atravs das
Tabelas de Temporalidade, no tardar muito para que a produo e acumulao desordenadas preencham novamente todos os espaos disponveis.
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a
estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a
racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a
preservao do patrimnio documental.
A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir
prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de
seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico
ou qualquer outro.
A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de classificao, para evitar a acumulao desordenada,
segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos. Esse o grande
problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos
arquivos centrais ou intermedirios, especialmente nos do servio pblico.
O critrio de arquivamento dos processos administrativos ainda o sequencial numrico/cronolgico, de acordo com o nmero recebido no
protocolo, no momento da autuao. Essa prtica resulta na mescla de
documentos gerados no exerccio de funes diversas, o que dificulta a
recuperao do contexto original de produo. A avaliao de documentos
arquivados em sequncia numrica implica basicamente a anlise de
documento por documento, o que bastante trabalhoso em face da massa
documental acumulada com o decorrer do tempo. frequente, por isso, a
eliminao sem critrio ou, o que igualmente grave, a reproduo do
acervo em outros suportes, sem a prvia identificao e avaliao dos
conjuntos documentais. O que interessa, nessa viso imediatista, a
liberao de espaos.
Esse procedimento pode representar um investimento intil quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo, probatrio ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se
deles apenas pequenas amostragens.

Encaminhar as cpias ao Arquivo.

vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que cada instituio possui suas tipologias documentais, seus
mtodos de classificao, enfim, surgem situaes diversas. Servem apenas como exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio.
Aps a discusso das vantagens de implantao de um sistema de
protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de
forma errnea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema
simples de insero de dados, que venha a atender as necessidades da
empresa. Contudo, essencial que as pessoas que trabalham diretamente
com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento
adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto
que, se feita da forma errada, todo o trmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a idia de que basta inserir dados e nmeros
num sistema, que todos os problemas sero resolvidos. A prpria conscientizao dos funcionrios, no sentido de que, se organizados e devidamente
registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornaro
mais fceis para todos que venham a execut-las., proporcionado assim
um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma sada para os problemas mais comuns de tramitao
documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrrio, a implantao deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda
maior.
AVALIAO E GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES
O termo gesto de documentos ou administrao de documentos
uma traduo do termo ingls records management. O primeiro originrio da expresso franco-canadense gestion de documents e o segundo
uma verso iberoamericana do conceito ingls. Entre essas duas variantes,
o primeiro parece ser o mais difundido entre ns.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um
aspecto da administrao geral relacionado com a busca de economia e
eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo
em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gesto de documentos como um
conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na
criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.
No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o
conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente .
RACIONALIZAO, EFICINCIA, PRESERVAO DA MEMRIA
GESTO DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos
os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao
final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e
eficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural.
A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos
documentos desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para
guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende
todas as atividades inerentes s idades corrente e intermediria de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produo documental nos
arquivos correntes (valor administrativo/vigncia), das transferncias aos
arquivos centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente
aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminaes e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histrico-cultural).
So de fcil reconhecimento, assim, os trs momentos da gesto, no
necessariamente consecutivos:
1.
Produo dos documentos: inclui a elaborao de formulrios,
implantao de sistemas de organizao da informao, aplicao de
novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
2.
Manuteno e uso: implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, mobilirio,
materiais, local.
3.
Destinao final dos documentos: programa de avaliao que
garanta a proteo dos conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminao de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatrio e
informativo.
A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo de implantao de polticas de gesto de documentos, tanto nas
instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa

Arquivologia

CONCEITO DE CONSERVAO E RESTAURAO

Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas sees devem ser
enfocadas: a de conservao e a de restaurao.
1 - Conservao - um conceito amplo e pode ser pensado como
termo que abrange pelo menos trs (3) ideias: preservao, proteo e
manuteno.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc)
defend-lo da ao dos agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os
atacam.
O principal objetivo portanto da conservao o de estender a vida til
dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, manuseio e
armazenamento.
A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural consistindo
na conservao desses patrimnios em seus estados atuais. Por isso,
devem ser impedidos quaisquer danos e destruio causadas pela umidade, por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manuteno, a limpeza peridica a base da preveno.
2 - Conservao Preventiva (Restaurao) - tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restaurao
uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, pacincia,
amor arte, pois nesta seo se praticam verdadeiras intervenes cirrgicas com os bens culturais, "a restaurao quase uma neurose da perfeio, em que o mais ou menos no existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes.
Em uma restaurao nenhum fator pode ser negligenciado, preciso
levantar a histria, revelar a tecnologia empregada na fabricao ou a
tcnica de impresso utilizada e traar um plano de acondicionamento do
objeto restaurado de modo que no volte a sofrer efeitos de deteriorao do
futuro.
Como sabemos so poucos os tcnicos ligados a esta rea e leva anos
para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que
melhor: Conservar e preservar para no restaurar"
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS
1. FSICOS
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Reduo do custo do nmero de cpias, aumento de produtividade na
procura, no re-encaminhamento de documentos e reduo do espao de
arquivo;
Gesto de Informao Integrada conseguida a partir da consolidao
transparente dos documentos eletrnicos (originados pela aplicaes
Office) e de documentos com origem em papel;
Uniformizao de Processos de reencaminhamento, aprovao,
arquivo e eliminao dos documentos, mantendo o histrico de verses dos
documentos;
Digitalizao dos documentos;
Descentralizao do espao fsico, isto , os documentos e processos
esto sempre disponveis, independente do local onde o utilizador aceda
aplicao;
Com o auxilio de um browser a pesquisa da informao dos
documentos est facilitada e rpida;
Formao de um Backup que permite a recuperao da informao em
caso de incndio ou inundao do seu arquivo fsico;
As solues de Gesto Documental tm mecanismos de controlo de
acessos e segurana protegendo os seus documentos de acessos no
autorizados.
Casos de aplicao
A Gesto Documental quer seja eletrnica ou em arquivo de papel est
presente em todas as organizaes. As solues de Gesto Documental
aplicam-se a um conjunto alargados de reas funcionais:
Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de no
conformidade)
Produo (desenho tcnicos, normas e procedimentos operacionais e
controlo de produo)
Jurdica (contratos, propostas, concursos pblicos e cadernos de
encargos)
Servios a Cliente (informaes, apiam tcnico e documentos de
Cliente)
Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificaes de
produtos)
Desenvolvimento (memrias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas tcnicas e
regulamento)

Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de

degradao dos materiais bibliogrficos.
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condies de conservao sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frgil e isto se chama envelhecimento natural.
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficincia de gua
2. QUMICOS
Acidez do Papel - Os papis brasileiros apresentam um ndice de acidez elevado (pH 5 em mdia) e portanto uma permanncia duvidosa.
Somemos ao elevado ndice de acidez, o efeito das altas temperaturas
predominante nos pases tropicais e subtropicais e uma variao da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorvel na conservao de
documentos em papel. Dentre as causas de degradao do papel, podemos citar as de origem intrnseca e as de origem extrnsecas.
Poluio Atmosfrica - A celulose atacada pelos cidos, ainda que
nas condies de conservao mais favorveis. A poluio atmosfrica
uma das principais causas da degradao qumica.
Tintas - a tinta um dos compostos mais importantes na documentao. Foi e usada para escrever em papis, pergaminhos e materiais
similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avano
tcnico e cultural, e ainda indispensvel para a criao de registros e para
atividades relacionadas aos interesses de vida diria.
3. BIOLGICOS
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos
e bibliotecas, destruindo colees e documentos preciosos. Os principais
insetos so:
Anobideos (brocas ou carunchos)
Thysanura (traa)
Blatta orientalis (barata)
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem
pigmentos
que
mancham
o
papel.
Roedores - A luta contra ratos mais difcil que a preveno contra os
insetos. Eles podem provocar desgastes de at 20% do total do documento.
4. AMBIENTAIS
Ventilao - um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biolgicos, quando h pouca aerao.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre os materiais grficos, a presena de p.
5. HUMANOS
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos um outro inimigo
dos livros e documentos, embora devssemos imaginar que ele seria ser o
mais cuidadoso guardio dos mesmos.

AUTOMAO
O novo mundo dos arquivos automao
.James M. Turner U. de Montreal
Introduo
Para bem se entender a problemtica atual dos arquivos, preciso
compreender o sculo XX sob o ponto de vista da extraordinria rapidez da
evoluo tecnolgica. suficiente lembrar que diversos atores, cada um
tendo uma influncia profunda sobre a sociedade humana, se instalaram no
cenrio tecnolgico durante esse perodo: por exemplo, a eletricidade, o
rdio, o telefone, o automvel, o cinema, a mquina de escrever, para
nomear somente alguns. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se
chegada da fotocopiadora, a eletrnica, a televiso, os satlites, e sobretudo os computadores. A partir da dcada de 1970, a telemtica, ou seja, o
computador conectado a outros computadores via linhas telefnicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicao de documentos.
Desde 1990, a Internet e a World Wide Web no cessam de nos espantar
por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de
interao no mundo da informao.
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivstica conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas tcnicas de organizao e nos mtodos de trabalho. Constata-se, entretanto, que apesar de
nossa disciplina ainda no estar estabilizada definitivamente, desde j
preciso rever seus fundamentos tericos e estabelecer um novo paradigma
para a disciplina em funo das novas tecnologias da informao.
til observar nesse contexto que no h nada de novo. Pode-se
constatar que so sempre as mudanas tecnolgicas que determinam a
maneira de se realizar nosso trabalho de organizao da informao. O
surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informao,
como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg, causaram tambm
mudanas fundamentais nos mtodos de trabalho das pessoas que geravam a informao no momento desses desenvolvimentos e pelos sculos
seguintes. Essas tecnologias tambm mudaram profundamente a sociedade em seu conjunto. Ns que vivemos sobre a terra nesse momento somos

Gesto documental
A gesto documental ou gesto de documentos um ramo da
arquivstica responsvel pela administrao de documentos nas fases
corrente e intermediria (primeira e segunda idade).
Em termos informticos, a Gesto Documental uma soluo de
arquivo, organizao e consulta de documentos em formato eletrnico onde
existe toda a informao de natureza documental trocada entre os
utilizadores da aplicao. Esta soluo permite a colaborao numa
organizao atravs da partilha de documentos, beneficia e facilita os
processos de negcio de uma empresa. A Gesto Documental integrada
com outras solues, como por exemplo, a digitalizao, fax e email
permitem gerir toda a informao no estruturada (documentos) importante
da organizao. Num processo de gesto documental o seu inicio quando
h a recepo do documento em que este passa pela fase de
desmaterializao, ou seja, digitalizao do documento geralmente em
formato papel para um formato eletrnico. Numa segunda fase os
documentos em formato eletrnico so submetidos a uma classificao, de
seguida h uma definio dos vrios estdios do ciclo de vida do
documento ao longo da sua existncia, como por exemplo, a publicao,
aprovao, distribuio, reencaminhamento e desactualizado (destrudo).
Por ltimo, este processo disponibiliza ao utilizador um mtodo de
localizao eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google.
Vantagens na sua utilizao
As empresas que investem pela soluo Gesto Documental
conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos
em papel, h um ganho na produtividade devido a uma uniformizao dos
processos e facilitando a implementao de normas de qualidade. As
vantagens na sua utilizao so as seguintes:

Arquivologia

A Opo Certa Para a Sua Realizao

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A Sua Melhor Opo em Concursos Pblicos

testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade

impressionante.
Histrico recente
Durante os anos de 1960 assiste-se implantao de computadores
nos governos e corporaes mais importantes. Muito caros, esses aparelhos so sensveis temperatura e precisam ser instalados nos locais
talhados sob medida e com acesso controlado. Os computadores no so
muito inteligentes, mas o que interessa que podem calcular com muita
rapidez. Somente hoje os computadores comeam a ser capazes de tratar
de atividades mais inteligentes.
Ao mesmo tempo, as organizaes de menor tamanho buscam a mquina de escrever eltrica, que se espalha durante os anos de 1960 e 1970.
Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se chegada de aparelhos
dedicados ao tratamento de textos. Ainda uma vez, os preos so to
elevados que somente as organizaes bastante importantes tm condies de usar essas mquinas. Ao mesmo tempo, as mquinas de escrever
eletrnicas chegam ao mercado, mas sua utilizao no se torna muito
difundida em razo da chegada quase simultnea dos microcomputadores.
O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o
quadro tecnolgico. O computador pessoal custa menos que um automvel. Hoje um computador custa muito menos que um carro e capaz de
executar as importantes operaes que os grandes computadores do tipo
mainframe no realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo ambiente, que
se instala rapidamente, cria um problema de escala para os aparelhos
administrativos, que se vem impossibilitados de seguir tantos desenvolvimentos.
Por exemplo, a poltica do NARA ( National Archives and Records Administration, nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues est to
mal estabelecida (aproximadamente 25 anos aps o comeo da informatizao), que a chegada da microinformtica nos obriga a interrogar sobre a
pertinncia dessa poltica (Bergeron 1992,54).
Alis, os exemplos de perdas de arquivos eletrnicos importantes se
multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960, a primeira
mensagem de correio eletrnico em 1964, os dados sobre as florestas do
Brasil capturadas por satlite nos anos de 1970, os dados da NASA, e
assim por diante. Os exemplos americanos so caractersticos da situao
por toda parte do mundo.
A situao hoje
Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e
muito velozmente, abalando assim os fundamentos tericos do arquivismo.
Ns transferimos para o ambiente informatizado as polticas desenvolvidas
para os documentos sobre papel, mas a complexificao das tecnologias e
a influncia dessas ltimas sobre nossos mtodos de trabalho foram de tal
ordem que essas polticas no so mais suficientes. O documento eletrnico tornou-se um conjunto de relaes ou de trechos de informao, podendo residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o
relatrio anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto,
cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador
textual diferente num ambiente informtico diverso. Pode-se encontrar na
relao das fotos e outros grficos criados com outros sistemas operacionais, assim como os quadros estatsticos criados com diferentes sistemas
operacionais, e ainda grficos gerados por outros sistemas, tudo reunido
em um documento eletrnico colocado em pgina para a impresso sobre
papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma verso diversa
para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento em
papel, mas o arquivista responsvel pelo documento eletrnico deve pensar
a organizao para a armazenagem, a marcao e a preservao de todos
esses arquivos, bem como a relao entre eles.
Outro problema de capacidade: no se pode mais conservar a informao apenas em formato linear. O hipertexto e as ligaes hipertextuais e
hipermiditicas, assim como as estruturas relacionais das bases de dados,
acrescentam uma outra dimenso e complexificam mais o problema. Por
outro lado, a chegada dos arquivos multimdia torna mais complexos do
que nunca os arquivos eletrnicos (Bergeron 1992,53).
Outros fatores importantes que contribuem para as mudanas fundamentais nas teorias e nas prticas, quando se trabalha com os documentos
eletrnicos, so a dependncia diante da mdia e dos aparelhos, a impossibilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da informao, sua
segurana e sua integridade, e a proliferao de formatos proprietrios, de
sistemas de explorao, de sistemas operacionais, de verses desses
sistemas operacionais, bem como o preo do desenvolvimento de tudo
isso.

Arquivologia

Breve, no espao de trinta anos, a natureza da matria de que tratam

os arquivistas ter mudado radicalmente. Deve-se j distinguir o conceito
de suporte daquele de informao. Antes, como a informao estava sempre integrada ao suporte, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensavam-se nos dois como sendo uma coisa s: um documento. Para adaptar a
expresso de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos tomos, hoje
tratam-se dos bits.
Questes atuais
Para os fins de nossa apresentao hoje, dividimos as questes em
cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a
normalizao, a converso e a preservao. Os documentos e seus suportes: A tendncia para a numerizao faz com que quase a totalidade dos
arquivos seja j criado em formato informtico. claro, pode-se encontrar
excees; entretanto, essa tendncia clara. Ora, o antigo papel pode
durar milhares de anos, mesmo em ms condies. Pode-se maltrat-lo e
mesmo assim ler facilmente o texto que est relatado sobre o papel. Ao
contrrio, os suportes eletrnicos so muito instveis, mesmo nas melhores
condies. A durao dos suportes eletrnicos suficiente para muitas
situaes, claro, mas pouca para a conservao a longo prazo dos arquivos. O problema tributrio do fato de que nossa tendncia adotar, para
fins de gesto da informao, as tecnologias criadas para outros fins.
Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes, tem-se recorrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se o sinal eletrnico sobre um
suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Todavia, hoje, os desenvolvimentos tecnolgicos esto de tal forma rpidos, que esta prtica no
mais suficiente. Agora a mudana que precisa ser vista a "migrao", ou
seja, a prtica no somente de copiar um documento eletrnico antigo
sobre um suporte novo, mas tambm de o converter a uma verso mais
recente do sistema operacional empregado para o conceber, ou ainda em
um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler, a fim de
assegurar sua consultabilidade a longo prazo.
A interconectividade, representada atualmente pela Internet e pelo
Word Wibe Web, acrescenta uma dimenso nova problemtica. No
somente pode-se conectar dois computadores via rede telefnica, mas vse hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta superrede em escala mundial. V-se nesse contexto do desenvolvimento da
Infovia, numerosas vantagens para os depsitos dos arquivos: por exemplo, a visibilidade, a difuso ampla das fontes, a facilidade de consulta
pelos usurios, a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. Mas at
onde deveria ir esta presena? Dever-se-ia contentar com informaes
gerais num resumo das fontes, ou seria melhor colocar em linha os instrumentos de pesquisa, os planos de classificao, os calendrios de conservao, e eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Deverse-ia fornecer o acesso via as redes s nossas bases de dados, aos documentos eletrnicos, s imagens de documentos manuscritos?
Por outro lado, esse novo mundo nos apresenta um problema filosfico: sobre a Infovia, h uma verdadeira distino entre arquivos numricos e
bibliotecas numricas ( arquivos digitais e bibliotecas digitais)? Se todos
os textos so conservados em formato eletrnico, em que a cpia original
estocada num computador para consulta atravs das redes, ou seja, se um
documento de arquivo torna-se um fichrio informtico e se um livro tornase tambm um fichrio informtico, podemos ainda distinguir as bibliotecas
dos arquivos ( Preserving digital information 1996, 7)? Esse problema
demonstra a que ponto as mudanas tecnolgicas so profundas.
Nesse complexo contexto , os metadados, essas camadas de dados
adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos
documentos eletrnicos, ganham muita importncia. H mltiplos tipos de
metadados: para a apresentao do documento (por exemplo, os sinais de
estilos, de caracteres itlicos), para exprimir suas relaes com outros
documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a catalogao, a classificao, a indexao ( os pontos de acesso para o tema), para
gerir o fichrio informtico (por exemplo, as informaes tcnicas concernentes ao formato do fichrio), etc.. Porm, sobretudo a normalizao dos
metadados que de uma importncia capital nesse contexto. Se se deseja
permitir o acesso a muita informao via redes, tem-se todo o interesse em
normalizar prticas de descrio e de organizao, seno o usurio ser
obrigado a aprender a linguagem de cada novo sistema com o qual deseja
trabalhar.
Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas, por exemplo, as
Regras para a Descrio dos Documentos de Arquivos (RDDA, no Canad), a Encoded Archival Description (EAD, nos Estados Unidos), a Standart
Generalized Markup Language (SGML, norma ISO 8879), e a Duplin Core,
9

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a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a
comunicao de documentos em rede). Resta ainda muito trabalho a fazer,
especialmente o aperfeioamento das normas e sua implantao universal
de forma independente dos sistemas operacionais e do material informtico. O que nos permite ser otimistas que, a longo prazo, seremos os
conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informaes concernentes estrutura e organizao desses documentos "viajem" atravs das redes com os documentos como parte integrante de tudo
isso, no importando onde esto os diversos destinatrios eletrnicos pelo
mundo afora. Com a sistematizao das prticas, passa-se de um mundo
tecnolgico catico a um mundo ordenado.
Para chegar a um mundo no qual toda a informao est em formato
eletrnico e acessvel a quem possua um computador e uma ligao com
as redes, precisaria considerar a converso macia dos fichrios j existentes, seno no se poderia consultar as informaes mais recentes. Como
assinalava Clifford Lynch, este importante observador das atividades das
grandes redes, se se confia nas informaes disponveis em linha, teremos
a impresso de que a histria da raa humana sobre a terra comeou em
1970. Que fazer ento com as informaes acumuladas em nossos depsitos depois de sculos?
preciso demonstrar se a converso dos fichrios existentes desejvel, se ela necessria, se ela possvel. No momento, entretanto, h
obstculos importantes, especialmente as infra-estruturas atuais, o estado
das tecnologias e os custos necessrios. Tomemos por exemplo o estado
dos numriseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento tico de
caracteres (ROC). O alvo desses ltimos permitir a converso de documentos impressos sobre papel e fichrios tratveis por computador e isso a
custo abordvel. Mas os melhores sistemas operacionais atuais no fazem
prova de uma taxa de resultados alm de 97% ou 98% (Linke 1997, 70).
Em princpio, isso pode parecer muito elevado, mas quando se considera
que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em
espao duplo, compreende-se facilmente que a interveno humana
necessria para efetuar a correo de cada pgina antes que a possamos
considerar como consultvel.
Por outro lado, seria necessrio prever muitas vezes no apenas a
converso de textos em octetos, mas tambm uma restruturao dos
dados. Por exemplo, um fichrio de informao estocado sobre fichas de
carto tomar sem dvida a forma de uma base de dados. preciso no
somente prever os campos evidentes nas estruturas, mas tambm de
outros para acomodar a informao analgica e aquela que pode ser acrescentada mo sobre as fichas, seno h perda de informaes.
Consideremos igualmente o caso da dimenso dos fichrios de imagens de pginas, fichrios onde o texto no tratvel por computadores,
mas que se pode ler sobre uma tela. A uma resoluo de 400 pontos por
polegada (ppp), se conta em torno de 85Ko/pgina. Porm, quando melhora-se a resoluo para 600 ppp, ele nos custa em espao de estocagem
cerca de 500 Ko/pgina. Para atender a resoluo do microfilme, precisaria
escanear a 1000 ppp. A ttulo de exemplo desse problema escala de um
arquivo, nota-se que para contar o estado civil dos habitantes de Qubec,
em torno de 18 milhes de certides, ele custar 650 Go de espao de
estocagem para registrar somente as imagens desses dados, que no
estaro ainda em formato de fichrios manipulveis para uso, sem falar nos
trinta meses de trabalho para efetuar essa pesquisa (Lubkov 1997, 42).
Para disfarar os problemas desses fichrios de imagens que permitem
ao usurio ver a colocao de um texto na pgina, mas que no o permite
manipular os dados, desenvolve-se atualmente linguagens de descrio de
pginas. Isto acrescentou uma camada de metadados, permitindo afixar o
texto com a sua colocao na pgina exigida, e substituiro, pode-se esperar, esses sistemas operacionais intermitentes tal como o Acrobat dAdobe,
que oferece uma colocao em pgina que exige muita memria informtica, mas que est sempre em forma de ficha no manipulvel, como uma
telecpia.
Os problemas associados imagem fixa e em movimento so ainda
mais importantes. A questo mais notvel associada a esse gnero de
documentos a dimenso dos fichrios quando esses documentos so
informatizados. Para a imagem fixa, no h mais problema com as simples
imagens em preto e branco, mas cada pixel que compe a imagem tem
necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores, e assim
mais memria informtica. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25 cm,
preciso mais ou menos 1Mo de memria. Para a imagem em movimento,
sem compresso, necessita-se 40 Mo/imagens. A taxa de affichage do
filme de 24 imagens/segundo, e do vdeo, 30 imagens/segundo. O custo

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em memria para estocar um filme de 90 minutos ento de 960 Mo por
segundo de filme, e ento de 59,6 Go por minuto e de 3,5 To/hora, ou seja,
aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme.
A ttulo de exemplo do que estes algarismos representam em um caso
concreto, pode-se notar que o sistema Cineon de Kodak, um dos poucos
sistemas disponveis para a numerao da imagem em movimento, necessitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme, ao custo de 13.000 $
US pela fita magntica somente! Alm disto, o sistema necessitaria de 110
horas para converter a imagem em movimento do formato analgico ao
formato numrico. Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento por
minuto de filme. No falamos ainda de custos de tratamento. E com tudo
isso, seria necessrio transplantar cassetes em dez ou vinte anos para
evitar a perda de todo esse trabalho!
Como os suportes numricos no so confiveis para a conservao a
longo prazo, enaltece-se s vezes a impresso sobre papis do cdigo
informtico codificado em algarismos 1 e 0, em razo das propriedades de
conservao a longo praz do papel. Mais tarde um sistema operacional de
reconhecimento tico de caracteres ler o cdigo para reconstituir o fichrio
informtico. Para a imagem em movimento, esta prtica no ser nada
prtica, pois um clculo rpido nos d os algarismos seguintes, baseados
sobre um sistema que permite a resoluo comandada de 320 milhes de
pixels por imagem: a 24 imagens/segundo, sero necessrios aproximadamente 8 bilhes de pixels/segundo de filme 35mm. No ritmo de 6000
bits/pgina (quando se datilografa com entrelinha simples, calcula-se 3000),
contaremos 5600 pginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por cada
segundo de filme, e portanto 180 m3 por minuto de filme, vale dizer, 16 km
de espao para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente, no se
poder considerar a numerao das colees de imagem em movimento
antes de encontrar maneiras mais econmicas de estocar os fichrios
assim criados.
Considerando a preservao e a conservao dos arquivos eletrnicos,
podemos nos voltar um pouco para as concluses do grupo de trabalho
sobre a preservao dos arquivos numricos (Preserving digital information
1996, 37). Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade primeira
para a informao numrica permanece com os criadores, os fornecedores
e, eventualmente, os proprietrios. Alm disso, o grupo enaltece a criao
de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de suportar um sistema distribudo de dados. Na disposio de uma tal estrutura,
criar-se- um processo de certificao de organizaes capazes de estocar,
de migrar e abastecer o acesso s colees numricas. Estas organizaes
certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda de documentos depositados alhures, em caso de perigo de destruio, seja por uma
ameaa fsica integridade dos documentos, seja por uma mudana de
polticas de conservao em outro lugar, devido privatizao de um
arquivo, por exemplo.
Obstculos automao
Nesta parte, resume-se brevemente alguns obstculos atuais automao dos arquivos. Em nvel das infra-estruturas, a banda frequentada
ter necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa
responder convenientemente s necessidades dos usurios cujo nmero
no cessa de crescer. Devemos prever eventualmente o acesso universal
Internet e seus sucessores, como o caso do correio escala internacional, ou ainda do telefone. Lembremos que no momento somente uma
nfima parte da populao global est em linha, e que mesmo nos pases
industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da populao.
A questo da priso ASCIL, expresso de Mitchell Kapor para designar o problema das lnguas no inglesas que lutam para ostentar suas
marcas diacrticas no meio informtico, extremamente importante no
contexto das redes. A consortium Unicode trabalha h vrios anos para
desenvolver um cdigo informtico que d conta de todas as lnguas escritas, mas esse cdigo toma 16 bits de memria para cada caracter comparado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL, e os produtores de
sistemas operacionais no os adotam muito rapidamente. Todavia, com o
desenvolvimento das solues a baixo custo dos problemas de estocagem
e de tratamento, este problema importante vai, sem dvida, ser solucionado
num futuro no muito distante. Um passo importante: a World Wide Web
Consortium vem de anunciar (julho 1997) a publicao da primeira verso
de trabalho da HTML 4, a qual adota como jogo de caracteres a Unicode.
Ao nvel dos suportes fsicos, o obstculo principal sua instabilidade.
necessrio encontrar solues neste nvel para evitar que estejamos
eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a
totalidade de arquivos que possumos. No momento, no h nada alm de
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tecnologias experimentais, mas preciso crer que o problema ser resolvido eventualmente. Passa-se sob silncio os problemas de deteriorao
qumica e biolgica.
Ao nvel do endocage, assinalemos os problemas de integridade e autenticidade dos dados. Os arquivistas precisam ter confiana de que os
documentos informticos dos quais eles tm a guarda no podem ser
alterados, e que o documento que eles oferecem aos usurios por consulta
o mesmo que eles receberam por arquivo.
Ao nvel dos sistemas operacionais, tem-se a necessidade de desenvolver os sistemas melhor integrados s necessidades dos arquivistas e
dos usurios, tanto ao nvel das linhas diretas entre os sistemas de gesto
e documentos quanto ao nvel da interao pessoa-mquina. Visto desta
ltima perspectiva, os sistemas operacionais disponveis atualmente so
bastante penosos, no recorrem seno de maneira muito primitiva aos
aparelhos cognitivos dos usurios.
Como vimos, a converso dos fichrios permanece um problema importante por vrias razes. Podemos assinalar particularmente as dificuldades de converso de fichrios de ordem tcnica e aqueles de ordem econmica. Alm disso, teramos vantagem em considerar como inaceitvel a
prtica atual de versar os dados nos sistemas de informao sem controle
de qualidade, ao dizer que se far correes mais tarde. Muito frequentemente vimos que as condies econmicas no permitem essas correes.
As pessoas que administram os oramentos tm a impresso de que os
trabalhos esto completos, e so os usurios que sofrem a utilizao desses dados no verificados e no corrigidos. Como o caso em qualquer
ouro lugar, o controle de qualidade importante no arquivamento de dados
eletrnicos.
Terminando, analisaremos o problema considervel da pilha de fichrios necessria para a estocagem de imagens em movimento quando estas
ltimas so numerosas, os problemas arquivsticos associados compreenso de imagens para melhor estoc-las, o trabalho considervel requerido para efetuar os trabalhos de converso, os custos implicados nesse
processo, e o problema ao nvel da infra-estrutura incapaz de tratar convenientemente esses enormes fichrios.
Solues a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes problemas associados atualmente aos arquivos automatizados, podemos ainda
assim esperar ver melhoras considerveis a curto, mdio e longo prazo. A
importncia dos trabalhos em curso nos deixa crer que se ver o controle
dos dados desde sua criao at sua disposio eventual, seja por eliminao, seja por sua instituio como arquivos permanentes. Nossos mtodos,
nossos processos, nossas prticas, nossas normas sero estabilzadas
eventualmente. O turbilho tecnolgico no qual nos encontramos atualmente dar lugar aos mtodos normalizados, sobre os quais trabalhamos
atualmente.
No que concerne aos computadores, esses instrumentos de trabalho
to importantes nossa vida, veremos bem eventualmente a chegada de
computadores melhor educados para responder a nossas necessidades.
Eles sero capazes de detectar um problema de funcionamento que experimentamos, por exemplo, e intervir de maneira interativa para nos apontar
as solues possveis. Veremos disponveis em linha de demonstraes
vdeo para nos mostrar como executar tal funo, como executar tal tarefa,
efetuar tal manobra informtica. Alm disso, o desenvolvimento de tipos de
memria viva e morta que no se apagam automaticamente ou que no se
corrompem em funo de uma falha de eletricidade nos permite assegurar
nossos temores psicolgicos face a nossas relaes com esses instrumentos que tm uma importncia to grande em nossas vidas. Veremos eventualmente a automatizao de procedimentos de salvaguarda, de formao
de usurios, de migrao de dados e de outras funes arquivistas. Finalmente, com o tempo assistiremos sem dvida ao desenvolvimento de
suportes informticos to inabalveis quanto o velho papel.
Terminando, ser bom lembrar que ns nos encontramos atualmente
no meio desse turbilho tecnolgico, que o papel que representamos neste
momento de uma grande importncia histrica, pois a presente gerao
de arquivistas que assegura a transio entre dois mundos tecnolgicos
fundamentalmente diferentes um do outro. na gesto dessa transio que
ns podemos tirar vantagem de nossas atividades para os prximos anos.
Traduo de Andra Arajo do Vale, Carla da Silva Miguelote e Rejane
Moreira.

Tabela de temporalidade
Tabela de temporalidade o instrumento com o qual se determina o
prazo de permanncia de um documento em um arquivo e sua destinao
aps este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por

Arquivologia

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mais tempo como os relacionados s reas contbil, fiscal, financeira e
pessoal. Ela muito utilizada pelos rgos pblicos, importante frisar que
a eliminao de documentos de arquivos, devem obedecer s normas do
CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os rgos
integrantes do poder pblico.
Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade
documental (TTD) o instrumento de gesto arquivstica que determina:
os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo
corrente (setorial);
quando devem ser transferidos ao arquivo intermedirio (central);
e por quanto tempo devem ali permanecer.
Alm disso, a TTD estabelece critrios para a migrao de suporte
(microforma, digitalizao etc.) e para a eliminao ou recolhimento dos
documentos ao arquivo permanente.
Comisso permanente de avaliao de documentos
necessrio que cada organizao faa a constituio legal de sua
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Dependendo do porte
da mesma, poder haver mais de uma Comisso. A comisso permanente
de avaliao de documentos tem por finalidade assessorar Diviso de
Arquivo Geral nas aes e procedimentos referentes a avaliao
documental, tambm orientar e realizar a anlise, avaliao e seleo da
produo documental produzida e acumulada, deve ser formada por
representantes dos mais importantes setores da instituio.
Caractersticas
Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um
documento institucional e normativo, servindo de suporte para questes
que se referem a perodos de permanncia de documentos no arquivo da
mesma. Os processos de arquivamento que no estejam orientados por
uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizaes, pois o
crescimento em volume passa a no ter limites, ser descontrolado e
desordenado.
A equipe do arquivo ter que dedicar um tempo considervel para
trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que
diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organizao,
maior ser a eficcia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa
responsvel pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento
bsico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento
do arquivo.
Vantagens
So inmeras as vantagens da aplicao de uma TTD, como por
exemplo, diminuio da ocupao do espao fsico, agilidade na
recuperao da informao, definies de responsabilidade para com a
gesto dos processos de arquivamento, diminuio com custos
operacionais, controle geral da massa documental, eficcia sobre a gesto
documental.
Dicas
As organizaes devem levar em considerao algumas orientaes
prticas para efetivao das TTDs que so as seguintes: planejar com
simplicidade sobre os mecanismos de execuo, a participao de todos da
organizao para criao da Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos, obteno de conhecimento sobre a estrutura funcional da
organizao, de seu objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer
a tipologia documental produzida ou recebida pela organizao.

Arquivamento
de arquivo.

ordenao

de

documentos

Os principais Sistemas ou Tipos de classificao utilizados em arquivos

so:
Classificao Alfabtica
Classificao Numrica
Classificao Alfa-numrica
Classificao Cronolgica
Classificao Geogrfica
Classificao Ideolgica
Classificao Decimal
Classificao Decimal Universal (CDU)
Classificao Automtica
Vejamos todas como :
Classificao Alfabtica
A classificao alfabtica o sistema de classificao mais conhecido,
o mais utilizado e o mais antigo de todos. Se primeira vista nos d a
sensao de ser o mais simples de aplicar, essa simplicidade aparente.
Quando a documentao a ser classificada pouco numerosa e se refere a
11

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pessoas fsicas, so poucos os problemas que surgem. Contudo, se o
volume da documentao for elevado surge o problema dos homnimos.
Da mesma forma quando a documentao diz respeito a denominaes de organismos ou empresas, frequentemente em forma de siglas, a
sua classificao pode tornar-se complexa e de difcil resoluo.
No sistema de classificao alfabtico, os grupos principais so ordenados pelas letras do alfabeto e dentro de cada grupo os documentos a
serem classificados organizam-se segundo a ordem alfabtica da palavrachave, permitindo intercalar, continuadamente, novos documentos no lugar
correspondente. por isso considerado um sistema aberto.
A coincidncia do primeiro apelido numa srie de documentos obriga a
tomar como recurso uma nova palavra-chave para servir de orientao na
classificao de documentos. Este procedimento pode no resolver o
problema e ter de se arranjar uma terceira palavra-chave para a sua
resoluo e assim sucessivamente. Os critrios assim aplicados para
solucionar estes problemas so subjetivos e susceptveis de serem escolhidos segundo o capricho do tcnico que classifica no momento, e pode
originar aplicaes diferentes para um mesmo organismo.
Este problema s pode ser ultrapassado com a elaborao e aplicao
de normas que regulam as classificaes, como j acontece em alguns
pases, por exemplo na Frana. Independentemente das normas a serem
aplicadas, h um determinado nmero de regras que se utilizam genericamente e que permitem, partida, encontrar a palavra-chave do documento
a ser classificado para, posteriormente, ser ordenado por ordem alfabtica.
Antes de proceder a explanao destas regras, convm referir, que
qualquer denominao susceptvel de decomposio em vrias palavraschaves. Por exemplo, o nome Francisco Manuel Costa pode descompor-se
em trs palavras-chave: a primeira, Francisco; a segunda, Manuel; e a
terceira, Costa. Isto quer dizer, que qualquer uma das partes do nome de
uma pessoa ou organizao susceptvel de ser escolhida como palavrachave e pode ser ordenado alfabeticamente.
muito importante a existncia de regras, normas e procedimentos a
serem adoptados para que os critrios a aplicar nas organizaes sejam
uniformes. As regras que se encontram nesta hiperligao so bsicas e
podem ser adaptadas a qualquer organizao ou servio de forma a proporcionar critrios uniformes
Classificao Numrica
A classificao numrica utiliza a sequncia natural dos nmeros inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos. Este sistema de classificao utilizado em conjunto com outros sistemas, normalmente, com o sistema alfabtico, para que se possam arquivar ou recuperar
os documentos. Est combinao pode ser traduzida em ficheiros remissivos, ordenados alfabeticamente, ou mediante a utilizao de meios informticos que permitiro a localizao os documentos para posterior utilizao.
Este sistema tem como vantagens principais: o fato de permitir a classificao de um modo indefinido e sem interrupes; possibilita a deteco
imediata da falta de um processo ou documento pela ausncia do nmero
sequencial correspondente, j que se torna mais fcil ler nmeros do que
letras e permite uma arrumao dos documentos ou processos de forma
rpida e expedita.
O principal inconveniente o fato de se tornar muito difcil a localizao
de um documento ou processo quando se lana erradamente um nmero.
Classificao Alfa-numrica
A classificao alfa-numrica resulta da combinao dos sistemas de
classificao alfabtica e numrica. Baseia-se, na atribuio de um nmero
ou conjuntos de nmeros a uma determinada classe alfabtica para posterior arquivamento e localizao.
Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco de erro
no arquivamento dos documentos e processos, j que estes so localizados pelo nmero atribudo a classe, procurando-se a seguir, na sequncia
alfabtica. A probabilidade de erro fica assim restringida ao espao compreendido pela classe.
Exemplo:
O n 1 corresponde classe compreendida entre: Aa Al
O n 2 corresponde classe compreendida entre: Am Az
O n 3 corresponde classe compreendida entre: Ba Bl
O n 4 corresponde classe compreendida entre: Bm Bz
O n 5 corresponde classe compreendida entre: Ca Cl
O n 6 corresponde classe compreendida entre: Cm Cz
E assim sucessivamente

Arquivologia

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Se quisermos localizar um processo referente a Costa, Jos Gonalves, temos de o procurar no n 6 (Cm Cz) e dentro desta classe encontrase arquivado por ordem alfabtica.
Classificao Cronolgica
A classificao cronolgica tem por base a possibilidade em agrupar
determinado nmero de documentos de acordo com as divises naturais do
tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode
observar, muito semelhante ao sistema numrico simples e utiliza-se,
muitas das vezes, em combinao com outros sistemas classificativos,
sobretudo, o alfabtico.
A localizao de um documento classificado cronologicamente requer
um conhecimento perfeito da data exata (ano, ms ou dia) sem a qual no
ser possvel localiza-lo. Este tipo de classificao no oferece especiais
dificuldades quando se procede a incorporao de novos documentos.
Quando se pretende localizar e recuperar os documentos necessrio
elaborar fichas remissivas alfabticas, por exemplo de assuntos, que possibilitam a indicao da data do documento.
As conservatrias do Registro Civil, por exemplo, so servios onde a
ordenao e pesquisa de documentos elaborada mediante recurso s
datas de nascimento, casamento, morte e de outros assuntos. Este tipo de
classificao aplicado em arquivos de documentos de origem contabilstica: faturas, pagamentos de contribuies, ordenados e outros assuntos
relacionados com esta e em Arquivos Histricos e Etnogrficos, uma vez
que proporciona a ligao do passado ao presente e nos mostrando-nos a
evoluo das instituies ao longo da histria.
Classificao Geogrfica
Este sistema utiliza um mtodo idntico ao cronolgico com a diferena
de que os documentos so classificados e agrupados com base nas divises geogrficas/administrativas do globo: pases, regies, provncias,
distritos, conselhos, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e
outros critrios geogrficos e de localizao.
Este sistema combinado com outros sistemas classificativos, como
por exemplo; o alfabtico, o numrico ou o decimal, com vista a um melhor
acondicionamento e localizao dos documentos e a sua informao.
O sistema de classificao geogrfica resulta do fato de haver necessidade de localizar fatos ou pessoas num espao geogrfico determinado,
como por exemplo; as colees ou sries filatlicas que normalmente so
agrupadas por localidades, pases, regies e outros critrios relacionados
com estes. muito utilizado em museus etnogrficos e de arte popular.
Classificao Ideolgica
A classificao ideolgica, tambm designada como ideogrfica, metdica ou analtica baseia-se, fundamentalmente, na diviso de assuntos,
ideias, conceitos e outras divises, sendo os documentos referentes a um
mesmo assunto ou objeto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma
alfabtica.
Este sistema parte da anlise de um assunto e divide-o em grupos e
sub-grupos com caractersticas cada vez mais particulares e restritas
exigindo um certo controlo e disciplina devido grande variedade de palavras com significados anlogo.
Para aplicar este sistema necessrio elaborar um instrumento de trabalho que sirva de orientao para a classificao de assuntos nos arquivos e que se designa normalmente por classificador ou listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado respeitando um determinado nmero de regras, tais como, evitar as abstraes (por abrangerem matrias
demasiado vastas) e afastar a utilizao de palavras com significados
anlogos, colocando-se na lista uma remissiva para a palavra-chave que
est a ser utilizada.
Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter a listagem
a uma cuidadosa avaliao pelos utentes do arquivo, de forma a poder
introduzir os melhoramentos necessrio que permitam a recuperao dos
documentos arquivados Este instrumento deve ser periodicamente revisto e
atualizado, e deve refletir a estrutura interna do organismo.
As principais vantagens atribudas a este sistema classificativo resultam do fato de se poder ter uma viso global dos assuntos que so abordados na documentao, permitir o agrupamento dos documentos de acordo
com o seu contedo, ser extensvel at ao infinito e de ser altamente flexvel.
A tcnica que se costuma aplicar na diviso dos assuntos a seguinte:
Diviso do assunto em captulos
Diviso de cada captulo em famlias
12

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Diviso de cada famlia em grupos, representando assuntos especializados
Diviso eventual de cada grupo em sub-grupos, indicando uma diviso particular
Classificao Decimal
O sistema de classificao decimal pode ser considerado um critrio
classificativo resultante da combinao da classificao numrica com a
ideolgica.
Este mtodo classificativo foi idealizado pelo bibliotecrio norteamericano Mevil Dewey que a definia, na essncia, como uma classificao
de assuntos relacionados a um ndice relativo. No s foi criada para a
arrumao dos livros nas prateleiras mas tambm para indicaes nos
catlogos, recortes notas, manuscritos e de um modo geral, todo material
literrio de qualquer espcie. Foi aplicado pela primeira vez a partir de
1851, na biblioteca de Amhrest College de Massachussets, nos Estado
Unidos da Amrica e com bons resultados.
A classificao decimal consiste, essencialmente, na diviso dos assuntos ou matrias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9)
que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim
sucessivamente. Assim, por exemplo, ao grupo de primeira categoria ou
principal atribuda a seguinte numerao:
0123456789
Sendo as divises de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as seguintes:
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o n 55 noutro
de terceira categoria:
550 551 552 553 554 555 556 557 558 559
Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos assuntos ou
matrias que iriam ser objeto de classificao, baseando-se no principio de
que a formao dos nmeros decimais ilimitada e entre dois nmeros
decimais, consecutivos da mesma ordem, podem intercalar-se outros dez
da ordem imediatamente inferior.
Exemplo:
51. Expediente e arquivo
510. Expediente e arquivo em geral
511. Arquivo
512. Seleco documental
513. Reprografia
514. Entrada e sada de correspondncia
5140. Entrada de correspondncia
5141. Sada de correspondncia
515. Servios auxiliares
5150. Servios auxiliares em geral
5151. Transportes pelas cantinas
516. Telefone
517. Viaturas
Apesar deste sistema de classificao ter imensos simpatizantes devido sua aparente simplicidade acontece, porm, que enferma de alguns
inconvenientes, entre os quais, a rigidez que impe na diviso dos vrios
ramos do conhecimento humano; um sistema relativamente moroso, quer
na sua construo, quer na sua aplicao organizao espacial do arquivo e posterior localizao, exigindo pessoal especializado.
Classificao Decimal Universal (CDU)
A classificao Decimal Universal (CDU) um esquema de classificao uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano.
Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edio
do que viria a ser a Classificao Decimal Universal. Esta primeira edio
do Manuel du Repertoire Bibliografique Universal um desenvolvimento do
esquema base utilizado por Dewey que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes classes, que por sua vez, so divididas em dez
subclasses que se dividem em dez grupos. Cada conceito traduzido por
uma notao numrica ou alfanumrica por exemplo, ao conceito geral de
educao corresponde a notao numrica 37.
A CDU baseia-se em trs princpios fundamentais os quais so:
Classificao: por ser uma classificao no sentido restrito da palavra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes.

Arquivologia

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Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento humano, encarando-os sob os vrios aspectos.
Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano dividida em
dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdivide de novo decimalmente, pela adio de cifras decimais.
Este sistema mais utilizado em bibliotecas e servios de documentao para a elaborao de ficheiros por assuntos ou matrias e posterior
catalogao e arrumao do material bibliogrfico. Em Portugal, o uso
deste sistema de classificao generalizado, tanto nas Bibliotecas Universitrias, como nas Bibliotecas Pblicas e Escolares.
A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada para fazer face ao surgimento de novos conceitos e conhecimentos do saber
humano, principalmente, na rea da cincia e tecnologia.
A CDU composta por:
Uma tabela principal de matrias, que enumera hierarquicamente o
conhecimento, nas referidas 10 classes. As divises principais so:
0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religio. Teologia
3 Cincias Sociais
4 Classe actualmente no usada
5 Cincias Exactas. Cincias naturais
6 Cincias Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitectura. Recreao e Desporto
8 Lingustica. Lngua. Literatura
9 Geografia. Biografia. Histria
Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclasses que
por sua vez tambm se subdividem em reas cada vez mais especializadas.
As tabelas auxiliares, que representam no assuntos, mas formas
de os especificar (por lugar, tempo, forma, lngua, etc.), flexibilizando
muito mais a representao dos conceitos.
Um ndice, lista alfabtica de conceitos. A cada conceito corresponde uma notao que serve de guia na consulta da tabela principal, para
mais fcil e rapidamente se localizar a notao adequada ao assunto que
se pretende pesquisar.
Uma das principais vantagens desta classificao reside na sua dimenso universal e internacional, dada a sua independncia face a todas as
expresses idiomticas, o que facilita enormemente a pesquisa e a troca de
informao ao nvel internacional.
No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a notao 37 e o
conceito que lhe est associado, igual em todas as bibliotecas do mundo
que adaptem este sistema de classificao.
O seu grande inconveniente resulta da sua aplicao que exige pessoal altamente especializado dado que um grande risco classificar matrias
diferentes com o mesmo nmero.
Classificao Automtica
As operaes de classificao podem ser objeto de uma automatizao
em moldes parciais, j que a inteligncia humana continua a ser indispensvel para selecionar o assunto principal e determinar as informaes
secundrias. Atualmente a sua aplicao feita a ttulo experimental em
algumas bibliotecas.
A classificao automtica assenta no seguinte princpio geral: ao caracterizar diversos objetos de uma coleo organizando-os por sries de
atributos (data, forma, lngua, domnio, e outros), possvel comparar,
agrupando, de dois em dois e contar para cada par o nmero de atributos
comuns. O resultado conduz colocao em conjunto dos objetos que
possuem caractersticas frequentes, constituindo classes no priori mas
sim posteriori.
O interesse que desperta a classificao automtica situa-se ao nvel
da pesquisa documental. Ela permanece sem utilidade em organizaes
que j possuem a classificao fsica das obras, sendo incapaz de recriar
automaticamente um esquema classificatrio. A concepo e desenvolvimento de uma linguagem classificatria e a sua aplicao a um determinado fundo documental so de competncia exclusiva do domnio do homem.
A Associao Internacional para a Classificao situada na Alemanha
publica sob o patrocnio da FID (Federao Internacional de Documentao, a revista International Classification onde se apresentam estudos
sobre a teoria dos conceitos, a terminologia sistemtica e a organizao do
saber. Estas organizaes e outras interessam-se pelos mtodos matemticos aplicveis neste domnio. Esta matria foi retirada do site de Joaquim
Ribeiro
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Arquivstica viso geral
Origem: Wikipdia, a enciclopdia livre.
A origem da arquivstica no conhecida. No entanto, as duas
primeiras obras sobre o assunto, de que se tem conhecimento, foram dois
manuais de autoria do nobre alemo Jacob von Ramingen. Esses
antecessores da cincia arquivstica foram impressos em 1571, sob o ttulo
"Von der Registratur" ("O Registrador"), e provavelmente foram escritos
durante a primeira metade do sculo XVI, por isto Ramingen pode ser
considerado o "pai" (antecessor) desta disciplina, e seus manuais podem
ser considerados os responsveis pelo surgimento de uma tradio
arquivstica que continuou a existir na Alemanha durante pelo menos mais
dois sculos. Em 2010, os manuais de Ramingen foram traduzidos do
alemo para o ingls por JBLD Strmberg.
Conceitos fundamentais
Arquivologia ou Arquivstica
Cincia e disciplina que objetiva gerenciar todas as informaes que
possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se
de princpios, normas, tcnicas e procedimentos diversos, que so
aplicados nos processos de composio, coleta, anlise, identificao,
organizao, processamento, desenvolvimento, utilizao, publicao,
fornecimento, circulao, armazenamento e recuperao de informaes.
Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a
arquivologia gere a informao que tem por objetivo tornar-se evidncia ou
prova de que algum evento ocorreu. Tambm a este campo do
conhecimento cabe estudar a informao ligada a processos de trabalho.
Ainda hoje h aqueles que confundem as funes e prticas
de bibliotecas,museus e arquivos, visto que essas trs instituies se
ocupam da guarda, conservao e processamento de documentos para
uso futuro ou corrente. No entanto, a natureza do documento e a finalidade
de cada instituio difere e caracteriza cada uma delas, distintamente.
Essas trs entidades que se ocupam da guarda de documentos podem ser
chamadas de rgos de documentao.
Arquivo
O termo arquivo pode se referir tanto a um conjunto de documentos
quanto instituio que o armazena.
Documento
Unidade de registro de informaes (ideias e fatos), qualquer que seja
o suporte ou formato utilizado . suscetvel de consultas, pesquisas ou
estudos, e tambm pode ser utilizado como evidncia ou prova, neste caso
servindo para, respectivamente, evidenciar ou comprovar a ocorrncia ou
existncia de fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem,
em uma determinada poca ou lugar.
Documentao
o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou
elucidam certos fatos, servindo para evidenci-los ou comprov-los.
Alternativamente, tambm pode se referir disciplina que trata das
atividades de manipulao das informaes contidas nos documentos, para
posteriormente disponibiliz-las aos usurios.
Formato
a unio de todas as caractersticas de um documento: suas
caractersticas fsicas, as tcnicas de registro que foram utilizadas nele, a
estrutura da informao nele registrada, e seu contedo informativo .
Fundo
Nome dado ao conjunto de documentos que possuem todos a mesma
provenincia. O mesmo que arquivo.
Suporte
o material no qual as informaes so registradas.
Plano de classificao documental
O objetivo primordial de uma eficaz estruturao dos arquivos consiste
na criao de condies para a recuperao da informao de forma
rpida, segura e eficaz. Por esta razo, no incio de funcionamento de um
arquivo deve-se estabelecer o plano de classificao documental ou plano
do arquivo, que consiste em:
Elaborao de frmulas e padres homogneos para o registro dos
atos administrativo independentemente do suporte.
Atribuio de cdigos de classificao.
Definio da temporalidade dos documentos.
Padronizao da tipologia documental.
Garantia de acesso aos administradores e ao usurio do servio
pblico.
Para iniciar o objetivo de garantir agilidade no acesso s informaes e
a meta de aumentar a transparncia e a qualidade no servio pblico,

Arquivologia

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necessrio priorizar a aplicao de instrumentos arquivsticos
fundamentados em princpios de classificao que recuperem o contexto no
qual os documentos foram produzidos, recebidos e acumulados,
associados avaliao documental, controle e acompanhamento da
produo, tramitao, arquivamento e destinao final de documentos.
Preservao, conservao e restaurao de documentos
A Conservao tem por objetivo a adoo de um plano para a
desacelerao do processo de degradao. importante diferenci-la da
Restaurao e da Preservao; a primeira trata das medidas que visam a
estabilizar os danos atravs da recuperao dos documentos deteriorados;
j a Preservao tem uma dimenso mais abrangente, j que conjugam
iniciativas administrativas, polticas e sociais de proteo das possveis
deterioraes que comprometem a inteireza e a existncia dos documentos
e, consequentemente, das informaes neles contidas, muitas vezes
portadoras da histria e da memria de um indivduo, de uma instituio,
localidade, comunidade, pas, etc. As instituies que sero aqui abordadas
arquivos, bibliotecas e museus necessitam de planejamento para que
os materiais ali presentes possam ser preservados. As prticas de
conservao, restaurao e preservao, na arquivstica, corresponde com
as atividades finalsticas da instituio, mas so importantes para que suas
informaes se mantenham ntegras. importante salientar que tais
organizaes, atualmente, tm a mesma funo, que disponibilizar os
documentos e informaes sob sua guarda; elas possuem um mesmo
passado, pois durante algum tempo as definies sobre arquivo, biblioteca
e museu coadunavam, j que a finalidade, a forma fsica dos documentos e
os objetivos eram os mesmos. O que h de distino entre elas que os
arquivos atendem a ordenao documental de uma pessoa fsica ou
jurdica; a biblioteca mantm seus livros impressos para a consulta do
pblico; e o museu disponibiliza peas e objetos para a apreciao do
pblico. Com isso, para que se mantenha a memria social contida nos
materiais que se encontram nesses estabelecimentos fundamental que
iniciativas que interfiram diretamente no processo de deteriorao sejam
colocadas em prtica, pois desta forma as informaes contidas nos
suportes sero mantidas para as futuras geraes. No entanto no deve
ser esquecida a influencia dos pesquisadores na manuteno das
informaes presentes em instituies que disponibilizam o acesso a seu
acervo.
A importncia da conservao reside no fato de que os documentos
constituem-se num registro cultural de uma determinada poca e lugar, que
podem ser significativos tanto para pequenos grupos quanto para toda a
humanidade. Conservar manter vivo, de alguma forma, um patrimnio,
uma memria.
Conservar vs. Restaurar
Por vrias vezes, o restauro do documento parte crucial para o
processo de conservao do mesmo. No entanto, necessrio ter em
mente que:
O objeto original importante;
As marcas que ele carrega podem ser de importncia histrica;
Certifique-se que sua interferncia seja mnima;
Qualquer alterao no objeto original deve ser facilmente reconhecvel
futuramente e reversvel, caso seja necessrio, sem dano ao objeto
original.
Fatores de deteriorao
comum encontrarmos acervos em pssimo estado de conservao e
como reflexo dessa realidade, podemos perceber uma alta incidncia de
documentos deteriorados. A informao pode estar contida em diversos
suportes e estes provem de naturezas distintas (orgnica animal ou
vegetal - e sinttica) e, portanto, reagem com o meio de maneiras
diferentes, em termos de deteriorao.
So intrnsecos os fatores de deteriorao que advm do material que
compe o prprio suporte. Geralmente, so de natureza qumica. Ex.:
acidez do papel, devido presena da lignina e a qumica adicionada s
fibras para branqueamento; pelcula cinematogrfica que contem
nitrocelulose, suscetvel a autoingnio; pelcula cinematogrfica de
acetato, que quando em decomposio, por hidrlise, gera o cido actico vinagre, etc.
So extrnsecos os fatores de deteriorao que no provm do
suporte, mas sim, do meio externo a ele. Podem ser de natureza fsica
(luminosidade, temperatura, umidade), qumica (poluio ambiental e
poeira), biolgica (microorganismos fungos; insetos: barata, cupim, traa,
broca; roedores e o prprio homem) e mecnica (manuseio incorreto,
desastres).
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As prticas de conservao de documentos arquivsticos
Documentos de arquivo se caracterizam por terem sido produzidos
e/ou recebidos por instituies ou por pessoa fsica que, no
desenvolvimento de suas atividades, constituem provas ou informaes;
so de carter orgnico e refletem os atos estabelecidos durante as
funes exercidas. O documento de arquivo, para ser preservado,
depende dos procedimentos adotados em sua produo, tramitao,
acondicionamento e armazenamento fsico, tal como consta na p. 6 das
Recomendaes para a Produo e Armazenamento de Documentos de
Arquivo, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos. Dessa forma, a
vida til do documento ampliada e as informaes nele contidas so
protegidas de possveis danos.
A conservao de documentos arquivsticos segue algumas etapas:
Higienizao: considerada a primeira delas. Antes, contudo, deve
ser feito um levantamento de quais materiais podero ser utilizados para
que a limpeza possa ser efetuada sem causar danos ao material. Esta
etapa visa a limpar e a remover as sujidades encontradas em um suporte
documental. Ela pode ser mecnica, com a utilizao de pincis, flanelas,
aspirador de p, bisturi, pina, esptula, cotonetes, borracha de vinil, luvas,
mscaras, papel mata-borro, pesos, cola metilcelulose, etc. J a limpeza
qumica tem por finalidade a remoo de colas, etiquetas, fitas adesivas,
grampos, clipes; aqui so utilizados solventes, que devem ser manipulados
cuidadosamente. Se o suporte estiver frgil essa etapa no poder se
realizar, pois o documento pode vir a se fragmentar;
Estabilizao: nessa etapa, os furos, rasgos e partes que esto
faltando so tratados, visando a cessar a ao de deteriorao; no entanto,
isso deve ser feito mediante anlise do melhor procedimento a ser
empregado;
Acondicionamento: aqui se avalia em que lugar e de que forma os
documentos tratados devem ser mantidos. Deve-se analisar quais
invlucros devem ser utilizados para cada tipo de natureza documental; as
caixas, pastas e envelopes devem ter o formato que se adeque ao
documento ali armazenado. J o mobilirio (em geral, arquivos, estantes e
armrios) deve servir para facilitar o acesso ao documento ao mesmo
tempo em que se adequa ao suporte e ao formato. O invlucro, juntamente
com o mobilirio, deve garantir proteo contra possveis danos;
rea de armazenamento: o ambiente onde ficaro guardados os
documentos arquivsticos deve ser climatizado. imprescindvel o controle
de umidade relativa e da temperatura. Aconselha-se a utilizao de
acabamento inerte, sem a utilizao de madeiras que oscilam conforme a
temperatura e ainda podem liberar gases que prejudicam os documentos.
Deve-se ter ateno para o isolamento de portas e janelas. Para a
iluminao, lmpadas com baixa incidncia de raios ultravioleta (UV);
Plano de Emergncia: as instituies devem contar com este plano
para salvaguardar o local de armazenamento; deve direcionar-se para a
preveno contra possveis riscos e para o salvamento de acervos em
situaes de calamidade com fogo, gua, insetos, roubo e vandalismo
(Conarq, 2005, p. 16);
Manuseio e deslocamento dos documentos: o manuseio, tanto
daqueles que esto tratando do acervo quanto dos usurios, deve ser feito,
preferencialmente, com a utilizao de luvas e mscaras; esses cuidados
protegem a sade de quem os manipula, alm de proteger os documentos.
O transporte de documentos entre sees deve ser feio por carrinhos,
evitando que os documentos caiam no trajeto e assegurando sua
integridade.
A importncia da preservao e conservao em outras reas do
conhecimento
O pesquisador e a conservao
O artigo 19 da Declarao Universal dos Direitos do Homem de 1948
adotado pela Assemblia das Naes Unidas afirmou que toda pessoa tem
direito de receber e transmitir informaes e idias, sendo assim, o
acesso s informaes contidas nos documentos de arquivo reconhecido
como um direito universal de toda sociedade. Sendo os arquivos patrimnio
nacional, guardies da memria institucional e coletiva, necessrio que
todos que o utilizem participem de maneira ativa na sua conservao. A
guarda e a conservao dos documentos no so fins em si mesmos, s
fazem sentido se houver livre acesso ao acervo, um direito legal e legtimo
do cidado.
Os documentos esto submetidos a diversos tipos de agente de
degradao, dentre estes agentes est o homem que capaz dos maiores
atos de vandalismo, intencionais ou por desconhecimento. O principal fator
de deteriorao relacionado ao homem o manuseio inadequado, os

Arquivologia

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pesquisadores devem ser orientandos quanto forma mais adequada de
seu manuseio, para isso uma srie de medidas deve ser de conhecimento
e adotadas pelo pesquisador no momento de sua pesquisa:
No umedecer as pginas do livro com saliva, seja no momento de
transio das pginas ou no ato de falar em cima dos documentos; Manter
as mos sempre limpas; No caso de livros, no retirar da estante
puxando-os pela borda superior; No comer enquanto consulta
documentos no arquivo, pois evita deixar cair restos alimentares, o que
contribui para a no proliferao de bichos no ambiente;
No se apoiar com os cotovelos no documento;
No rasgar as pginas;
No fazer anotaes no suporte;
No tocar os documentos com mos suadas;
No dobrar os documentos;
No colar clips, grampos, presilhas metlicas e fitas adesivas;
No tirar fotos usando o flash; e etc.
Todas essas aes provocam danos irreversveis no suporte,
comprometendo toda a informao. Na poca atual, existe uma maior
conscientizao das responsabilidades individuais e sociais, por isso o
movimento que se estabelece entre o uso e a preservao de bens
patrimoniais se torna possvel, posto que tanto o arquivo quanto o
pesquisador buscam o exerccio da cidadania, auxiliando-se mutuamente
na conservao e preservao do acervo documental, no permitindo que
se perca o registro das trajetrias, dos desafios, dos smbolos, imagens e
representaes que permearam a construo social de sua comunidade.
O bibliotecrio e a conservao
Gostaria de comear esse texto salientando a importncia da
conservao, preservao e restaurao de documentos para os
profissionais da informao. Sabemos que sem um trato correto e
adequado aos suportes em que se encontram as informaes seria invivel
pesquisar, fazer histria, construir o conhecimento de forma slida. Existem
diversos manuais que auxiliam os profissionais da informao a conservar e
preservar acervos, documentos etc., mas no ser meu foco neste texto.
Para saber um pouco mais sobre esse assunto recomento a leitura de
alguns autores como Cassares (2000), Beck (1991). Quero tratar
especificamente da importncia da preservao e conservao de
documentos no mbito da biblioteconomia, ou mesmo para os
bibliotecrios. Quando falamos de preservao e conservao de
documentos, por um instante, talvez, venha nossa mente a imagem do
arquivista ou at mesmo de uma equipe de um setor de conservao e
restaurao de documentos dentro de algum rgo pblico.
Esquecemos muitas vezes que esse um assunto importantssimo e
que diz respeito a todos os profissionais da informao: arquivistas,
muselogos, bibliotecrios, informticos.
Mais especificamente tratando sobre o profissional da biblioteconomia
vou dar uma definio bastante simplista da profisso de bibliotecrio.
Segundo a enciclopdia online Wikipdia o bibliotecrio : Um profissional
liberal (bacharel, mestre ou doutor) que trata a informao e a torna
acessvel ao usurio final, independente do suporte informacional. Ele
trabalha em bibliotecas centros de documentao e pode gerir redes e
sistemas de informao alm de gerir recursos informacionais e trabalhar
com tecnologia de ponta.
Ora, se o bibliotecrio trata a informao e a torna acessvel ao usurio
final seria interessante que este profissional tambm busque compreender,
minimamente, os aspectos pelos quais levam um acervo, por exemplo, a se
deteriorar. uma questo tica fazer com que todos tenham acesso
informao. Prevenir a deteriorao do suporte no qual encontra-se a
informao condio necessria para que todos tenham acesso ela.
Por isso, funo tica no s do arquivista, mas de todos os
profissionais da informao fazer com que haja uma boa conservao e
preveno da informao. No importa se em bibliotecas, museus, teatros,
na rua. Todos devem zelar pela conservao e preservao da informao.
O ponto de vista que quero defender neste texto a de que o
bibliotecrio deve assumir uma posio de gestor da informao, ou seja,
deve assumir uma postura de um profissional bem informado e que tenha
noes mnimas acerca dos riscos que pode vir a enfrentar. Gerir a
informao no significa dominar tudo e todos os procedimentos de
conservao, preservao e restaurao de documentos, mas sim entender
um pouco mais a fundo as causas, efeitos e danos que podem ocorrer caso
este profissional no entenda alguns aspectos essenciais, neste caso sobre
a conservao e preservao de documentos.

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Com uma viso de gesto o bibliotecrio saber, por exemplo, caso
enfrente alguma adversidade, quem chamar para resolver um problema.
Saber treinar e orientar seus funcionrios a no cometer deslizes que
podem acarretar problemas para a conservao do acervo.
Creio que essa viso de gesto acerca da conservao e preservao
de documentos tem faltado ao bibliotecrio. Este tem encarado seu
trabalho apenas com um agente que prepara a informao para ser
utilizada pelo usurio final, no se importando com os aspectos de
preservao e conservao.
preciso entender que deve haver um trabalho em conjunto com os
colegas arquivistas. Os bibliotecrios devem lutar juntos pela preservao e
conservao dos documentos. Afinal, trabalhando em conjunto tudo flui
melhor.
O muselogo e a conservao
Segundo a definio aprovada em 6 de julho de 2001, pela 20
Assembleia Geral em Barcelona, Espanha, museu uma Instituio
permanente, sem fins lucrativos, a servio da sociedade e do seu
desenvolvimento, aberta ao pblico e que adquire, conserva, investiga,
difunde e expe os testemunhos materiais do homem e de seu entorno,
para educao e deleite da sociedade. O museu , portanto, uma
instituio de cunho social, a fim de proporcionar ao pblico o acesso
informao.
O muselogo, profissional regulamentado e capacitado para o trabalho
em espaos museais, como define a lei n 7.287 de 18 de dezembro de
1984 , deve, no exerccio de sua funo, coletar, conservar, preservar e
divulgar o acervo museolgico. Logo, para que a funo do museu
enquanto comunicador e o muselogo como mediador da informao sejam
cumpridas, de fato, a conservao e preservao do acervo de suma
importncia.
por meio do objeto museal - frequentemente um objeto fsico,
podendo sua constituio ser dos mais variados materiais que o
muselogo ir dar voz ao discurso. por meio dele, tambm, que se
desenvolve pesquisas de carter histrico, social e afins. E este objeto, no
estando em condies adequadas de conservao, pode ficar mudo.
Deste modo pode-se dizer que essencial para o muselogo,
salvaguardista do bem material e imaterial, a constante preocupao em
manter as peas de seu acervo, independentemente de sua composio
fsica, integras para que assim a posteridade tambm possa usufruir de
capacidade comunicacional.
O historiador e a conservao
A importncia da preservao de nossa memria, composta pelos
inmeros documentos acumulados com o tempo primordial e deveria ser
de conscincia de todos. Mas infelizmente no o . Principalmente pela
dificuldade da prtica dessa seleo: qual o valor histrico de um
documento? - este processo to essencial quanto difcil e problemtico. O
reconhecimento de que os arquivos so elementos do patrimnio cultural
das naes estimulam a reflexo sobre o papel do historiador e dos
arquivistas sobre os arquivos como espao para o exerccio da
interdisciplinaridade.
Primeiro devemos quebrar o antigo conceito de valor histrico, aqui
no se subentende uma ordem hierrquica de fatos ou personagens. Por
isso torna-se difcil essa seleo, pois devemos pensar naquilo que ser til
para os historiadores e pesquisadores futuros ao explorarem por inteiro, do
macro ao micro, nossa sociedade. E tais parmetros variam de acordo com
a historiografia vigente.
Um historiador que estuda o perodo da Antiguidade se v tateando no
escuro pela escassez de documentos materiais ou escritos. Agora, no
contemporneo, a situao inversa, estamos inundados por informaes
dinmicas e extremamente volteis. Alm do mais, com o invento da World
Wide Web, parece que retrocedemos quela voz coletiva dos aedos da
Grcia histrica. Onde a informao no tem dono e passvel de
constantes alteraes o que desvaloriza sua credibilidade.
As perspectivas da pesquisa histrica se ampliaram ao longo do tempo,
introduzindo novas abordagens, temporalidades e sujeitos, antes
confinados as salas de pesquisas, os historiadores que pouco
questionavam o processo de formao dos acervos permanentes dos
arquivos passaram a ter papel ativo na produo, organizao e
conservao dos acervos e refletir sobre o acesso a essas informaes. A
ampliao do que passou a ser considerado documento pelo historiador,
obrigou-o a refletir sobre suas fontes e convidou-o a reconstruir o dilogo
com as disciplinas da Cincia da Informao, especialmente com a
Arquivologia, a Museologia e a Informtica.

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O papel do historiador de imensa prioridade para a conservao de
nossa memria e, no entanto vemos poucos exemplos desse intercmbio.
A necessidade de preservao dos arquivos enquanto elemento para o
desenvolvimento da cultura e identidade nacionais foi resultado de um
longo processo, no qual interagiram no apenas o Estado e a sociedade
civil, mas tambm os historiadores e arquivistas, este dilogo precisa
continuar, a conservao resultante da fora de todos os profissionais
que dependem do arquivo para a realizao de seu trabalho.
A profisso de arquivista
O arquivista um profissional de nvel superior, com formao em
arquivologia ou experincia reconhecida pelo Estado . Ele pode trabalhar
em instituies pblicas ou privadas, centros de documentao, arquivos
privados ou pblicos, instituies culturais etc. o responsvel pelo
gerenciamento da informao, gesto documental, conservao,
preservao e disseminao da informao contida nos documentos.
Tambm tem por funo a preservao do patrimnio documental de um
pessoa (fsica ou jurdica), instituo e, em ltima instncia, da sociedade
como um todo. Ocupa-se, ainda, da recuperao da informao e da
elaborao de instrumentos de pesquisa, observando as trs idades dos
arquivos: corrente, intermediria e permanente.
O arquivista atua desenvolvendo planejamentos, estudos e tcnicas de
organizao sistemtica e conservao de arquivos, na elaborao de
projetos e na implantao de instituies e sistemas arquivsticos, no
gerenciamento da informao e na programao e organizao de
atividades culturais que envolvam informao documental produzida pelos
arquivos pblicos e privados. Uma grande dificuldade que muitas
organizaes no se preocupam com seus arquivos, desconhecendo ou
desqualificando o trabalho deste profissional, delegando a outros
profissionais as atividades especficas do arquivista. Isto provoca
problemas quanto qualidade do servio e de tudo o que, direta ou
indiretamente, depende dela.
O arquivista um profissional muito importante dentro das
organizaes pblicas ou privadas no mundo atual. Tal importncia se deve
ao seu papel de gestor informacional, ou seja, est ligado diretamente
gesto do capital mais importante das organizaes: a informao.
Diante da necessidade de se desenvolver os processos de trabalho
dentro das organizaes e de constante aperfeioamento do fluxo de
documentos gerados no desempenho de suas atividades, o papel do
arquivista mudou de um simples organizador, que atuava focando a
organizao do documento produzido (sem ter como foco central o usurio
desta informao), para um gestor que tem o papel de melhorar o fluxo dos
processos dentro da instituio, organizar documentos (com foco no
usurio da informao) e criar polticas de segurana da informao (como
forma de proteger o capital intelectual).
Outra funo do profissional arquivista que anteriormente no existia
em seu mbito de atuao desenvolver a viso de que deve atuar
diretamente para preservar e disponibilizar a informao e no
propriamente ou apenas o suporte informacional, ou seja, este profissional
deve fazer uso dos meios e polticas para que as informaes sejam
perpetuadas. Para tal propsito, no basta conservar o suporte, mas
trabalhar com polticas de produo documental, tratamento e conservao
(preventiva e curativa) que contemplem a preservao do contedo
informacional.
Os referenciais tericos arquivsticos
As trs correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a arquivstica pode
ser abordada de trs maneiras:
Maneira administrativa (records
management),
cuja
principal
preocupao ter em conta o valor primrio do documento;
Maneira tradicional, que pe a tnica exclusivamente no valor
secundrio do documento; ou
Maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocuparse simultaneamente do valor primrio e do valor secundrio do documento.
Segundo Faria (2006, p. 29), entre os referenciais arquivsticos
destacam-se
os
princpios
fundamentais,
os
conceitos
de fundo e documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os
conceitos de valor primrio e valor secundrio, o princpio do respect des
fonds, as funes de classificao documental e avaliao documental, e a
definio de instrumento de gesto arquivstica.
Ciclo de vida dos documentos ou a teoria das trs idades
arquivos correntes, intermedirios e permanentes

16

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Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constitudo
de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos
escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em
dependncias prximas de fcil acesso . Por documentos em curso
entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para
atingirem a finalidade para a qual foram criados.
Arquivo de segunda idade, intermedirio ou limbo: constitudo de
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los , para
tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado.
No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A
permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso
tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados
na Gr-Bretanha para designar esta fase.
Arquivo de terceira idade, permanente, histrico ou de custdia:
constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evoluo . Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos so arquivados de forma definitiva.
Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar
de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira
diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma
organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas,
catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades
mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez,
adotara acondicionamento diferente da fase permanente .
Classificao segundo a valorao dos documentos
Valor administrativo: ou primrio, refere-se ao valor que o documento
apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o
documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua
criao. um valor temporrio, perdendo seu valor administrativo quando
atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o
funcionamento da instituio.
Valor histrico: ou secundrio, refere-se possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa
e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento,
aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e
uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo no podendo jamais
serem eliminados.

PROVA SIMULADA
01. Os princpios arquivsticos adquirem universalizao a partir do seu
emprego e referncia. No entendimento de alguns autores como Shellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto , reunir todos os ttulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma famlia ou de um indivduo, e dispor segundo
uma determinada ordem os diferentes fundos da essncia do princpio da:
a) Provenincia;
b) Territorialidade;
c) Naturalidade;
d) Temporalidade;
e) Informalidade.
02. Receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necessrio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas correspondentes s
operaes de:
a) prescrio;
b) notao;
c) avaliao;
d) classificao;
e) restaurao.
03. Muitas instituies produzem e acumulam documentos de maneira
indiscriminada, ou seja, sem critrios tcnicos ou cientficos, incorren-

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a)
b)
c)
d)
e)

do em problemas de difcil soluo para os arquivistas. Assim, garantir

condies de conservao da documentao de valor permanente;
aumentar o ndice de recuperao da informao; conquistar espao
fsico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos so objetivos da:
descrio;
indexao;
avaliao;
disseminao;
codificao.

04. Em qualquer arquivo, importante estabelecer critrios que visam a

otimizar sua administrao de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a prpria instituio e os funcionrios do arquivo permanente sobre o que deve ser
feito com os documentos da instituio a que dizem respeito, visando
no apenas a eliminao, mas principalmente, assegurar a preservao de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que caream de valor, como tambm os que possuem valor. Para atender s
necessidades da instituio e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noo remete interpretao do plano de:
a) descarte;
b) destinao;
c) levantamento;
d) organizao;
e) triagem.
05. Os procedimentos intelectuais e fsicos e os resultados da anlise e
organizao de documentos de acordo com os princpios arquivsticos
denominam-se:
a) arranjo;
b) levantamento;
c) triagem;
d) depurao;
e) acondicionamento.
06. A chamada unidade mnima de documentao possui o carter da
indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por
um conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunio optativa til para documentar um fato, evento, assunto etc. Essa a
definio de:
a) carta;
b) ofcio;
c) memorando;
d) dossi;
e) resoluo.
07. Alguns paradigmas da rea arquivstica permanecem ao longo dos
anos, pois, mesmo refutados em princpio, so corroborados mais adiante, garantindo consistncia da rea. Nessa perspectiva, a relao
entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa
geneticamente um axioma arquivstico que se traduz como:
a) integralidade;
b) viabilidade;
c) organicidade;
d) simultaneidade;
e) funcionalidade.
08. O arquivo da universidade est sendo mantido sob condies adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar,
agentes externos ao documento que so os mais responsveis pela:
a) racionalizao;
b) preveno;
c) conservao;
d) restaurao;
e) deteriorao.
09. O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigao
acadmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referentes segurana da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar
que esses documentos so restritos por um prazo mximo de:
a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento;
17

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b)
c)
d)
e)

30 anos, a contar da data de sua produo;

40 anos, a contar da data de sua movimentao;
50 anos, a contar da data de sua organizao;
60 anos, a contar da data de sua destinao.

10. A competncia do arquivista no desenvolvimento das atividades de

descrio fundamental para uma perfeita recuperao das informaes. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito, dever ser representado numa s descrio; se necessria a descrio
de suas partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total
de todas as descries obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o
fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries. Tal
tcnica denominada descrio:
a) multinvel;
b) relevante;
c) contextualizada;
d) identificvel;
e) estrutural.
11. Nome, termo, palavra-chave, expresso ou cdigo que pode ser
usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrio arquivstica conhecido como:
a) item de srie;
b) parte de arranjo;
c) ponto de acesso;
d) classe de referncia;
e) rea de relevncia.
12. A Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica estabelece
algumas regras gerais, sendo organizadas em sete reas de informao descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o cdigo do pas,
de acordo com a ltima verso da ISO3166; o cdigo do detentor, de
acordo com a norma nacional de cdigo de detentor e um especfico
cdigo de referncia local ou nmero de controle. Esses so os principais elementos de descrio constitutivos do cdigo de referncia da
rea de:
a) provenincia;
b) relacionamento;
c) determinao;
d) destinao;
e) identificao.

13.

a)
b)
c)
d)
e)

Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor

identificvel por meio de um cdigo, chave e outros procedimentos
tcnicos e conservados, na maioria, em memrias eletrnicas de
massa, o documento:
sistemtico;
mutvel;
sonoro;
imagntico;
eletrnico.

14. A legislao determina que ficar sujeito responsabilidade penal,

civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor...:
a) permanente;
b) especializado;
c) intermedirio;
d) tercirio;
e) corrente.
15.
a)
b)
c)
d)
e)

Implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,

visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo finalidade do:
CONAR;
SINAR;
ARCAR;
UNESCO;
AAB.

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16. Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de
Documentos dos rgos e das entidades geradoras dos arquivos da
administrao pblica, obedecendo aos prazos estabelecidos pela:
a) tabela de equivalncia e transferncia expedida pelo SINAR;
b) tabela de enquadramento e definio expedida pelo SIDAR;
c) tabela de prescrio e decadncia expedida pelo DENARQ;
d) tabela de avaliao e extino expedida pelo ABARQ;
e) tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ.
17. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da
entidade que determina o:
a) conjunto de classificaes;
b) mtodo de arquivamento;
c) sistema de notaes;
d) descarte de projees;
e) instrumento de pesquisa.
18. Constitudos de documentos em curso como plano de partida ou
prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decises das administraes so os arquivos:
a) correntes;
b) intermedirios;
c) permanentes;
d) sigilosos;
e) secretos.
19. De acordo com as regras de alfabetao, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NO so considerados na:
a) precedncia classificatria;
b) movimentao alfanumrica;
c) ordenao alfabtica;
d) tabela de codificao;
e) remissiva alfabtica.
20. Para organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo:
a) enciclopdico;
b) numrico;
c) dicionrio;
d) unitermo;
e) geogrfico.
21. Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento
definitivo a funo principal do arquivo:
a) onomstico;
b) permanente;
c) especializado;
d) intermedirio;
e) estratgico.
22. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de
acordo com os valores informativos e probatrios, atividade da comisso de:
a) avaliao de documentos;
b) incinerao de documentos;
c) restaurao de documentos;
d) movimentao de documentos;
e) preservao de documentos.
23. Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico
de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela
autoridade competente, que a tabela de:
a) operacionalidade;
b) caducidade;
c) organicidade;
d) temporalidade;
e) originalidade.

18

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24. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por
meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos, denomina-se:
a) monitorao;
b) climatizao;
c) esterilizao;
d) fumigao;
e) refrigerao.
25. O tcnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaborao de
uma publicao, descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados, visando a inclu-los num instrumento, utilizando
critrios temticos, cronolgicos, onomsticos etc. O instrumento que
deve ser elaborado o:
a) ndice;
b) repertrio;
c) guia;
d) inventrio;
e) topogrfico.
26. A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais
documentos, para indicar seu contedo e facilitar sua recuperao
denomina-se:
a) palavra-cpia;
b) palavra-guia;
c) palavra-chave;
d) palavra-ndice;
e) palavra-item.
27. O art. 4 da Lei 8.159 menciona que todos tm direito a receber dos
rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas
aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana do:
a) Arquivo e do Congresso;
b) Homem e da Comunidade;
c) Pblico e da Vida;
d) Governo e da Poltica;
e) Estado e da Sociedade.

28.
a)
b)
c)
d)
e)

So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor:

primrio;
permanente;
especial;
intermedirio;
corrente.

29. O rgo vinculado ao Arquivo Nacional que define a poltica nacional

de arquivos o:
a) SINARQ;
b) ABARQ;
c) REBARQ;
d) COLMARQ;
e) CONARQ.
30. Quanto ao gnero, os microfilmes so documentos classificados
como:
a) cartogrficos
b) iconogrficos
c) audiovisuais
d) textuais
31. Ao usar o Mtodo Numrico Simples, os correspondentes eventuais
tero a sua documentao arquivada em pastas, que constituiro uma
srie parte, chamadas de:
a) especiais
b) reservadas
c) miscelneas

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d)

confidenciais

32. A fase da operao de arquivamento, em que feito o arranjo dos

documentos, de acordo com a codificao dada aos mesmos, denomina-se:
a) classificao
b) automao
c) ordenao
d) inspeo
33. O conjunto de princpios (anlise, arranjo, descrio, avaliao, transferncia e recolhimento dos documentos) e tcnicas a serem observadas na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos
arquivos, denomina-se:
a) arquivoconomia
b) arquivonomia
c) arquivologia
d) arquivstica
34. O processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos denomina-se:
a) arranjo
b) avaliao
c) descrio
d) classificao
35. O mtodo de seleo que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critrio geogrfico, alfabtico, numrico e / ou cronolgico chama-se:
a) suporte
b) avaliao
c) destinao
d) amostragem
36. A Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os
arquivos permanentes chamada de:
a) triagem
b) seleo
c) descarte
d) recolhimento
37. O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo, todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou
pormenorizada chama-se:
a) catlogo
b) ndice
c) lista
d) guia
38. Nos arquivos, a guarda e conservao dos documentos visando sua
utilizao so caractersticas da:
a) criao
b) funo
c) finalidade
d) localizao
e) importncia
39. A centralizao dos arquivos correntes no apenas a reunio da
documentao em nico local, como tambm a concentrao de todas
as atividades de controle de documentos. O rgo encarregado dessa
centralizao o protocolo que concentra as seguintes atividades:
a) arquivo, controle, anlise e eliminao
b) expedio, controle, reteno e expurgo
c) avaliao, levantamento, movimentao e descarte
d) recebimento, registro, distribuio e movimentao
e) planejamento, anlise, implantao e acompanhamento

19

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40. O mtodo cronolgico adotado em quase todas as reparties
pblicas. Numera-se o documento depois de autuado, colocando-o
numa capa de cartolina. Alm do nmero, so transcritas outras informaes. Esse documento denomina-se:
a) catlogo
b) protocolo
c) inventrio
d) repertrio
e) processo
41. Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, visando a torn-los teis para fins administrativos,
pesquisas histricas funo do arquivo:
a) corrente
b) especial
c) permanente
d) intermedirio
e) especializado
42. A passagem dos documentos da 2 para a 3 idade do arquivo, chama-se:
a) conservao
b) recolhimento
c) referncia
d) transferncia
e) encaminhamento
43. obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na
utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento identificado como:
a) guia
b) ndice
c) catlogo
d) repertrio
e) topogrfico

44. O mtodo de seleo que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critrio geogrfico, alfabtico, numrico ou cronolgico o processo de:
a) arquivamento
b) amostragem
c) destinao
d) reteno
e) seriao
45. Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos
de valores que de acordo com os seus contedos, podem ser:
a) ativo e passivo
b) probatrio e fiscal
c) eventual e jurdico
d) transitrio e definitivo
e) administrativo e histrico
46. A atividade de sintetizar elementos formais e contedo textual de
unidades de arquivamento, adequando-os aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir, chama-se:
a) destinao
b) descrio
c) avaliao
d) coleo
e) classificao
47. O processo que na organizao de arquivos correntes consiste em
colocar os documentos em seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado, denominado:

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a)
b)
c)
d)
e)

doao
avaliao
classificao
destinao
distribuio

48. O documento, pela natureza de seu contedo informativo, determina

medidas especiais de proteo, quanto sua guarda e acesso pblico, classificao como:
a) sigiloso
b) oficial
c) pblico
d) secreto
e) urgente
49. Segundo as normas de organizao de Arquivos Intermedirios, ...
ainda que a documentao transferida do arquivo corrente permanea
no arquivo intermedirio..., o acesso a ela limita-se ao rgo:
a) produtor
b) receptor
c) organizador
d) consultor
e) acumulador
50. Estabelecer preceitos capazes de orientar a ao dos responsveis
pela anlise e seleo do documento, com vistas fixao de prazos
para sua guarda ou eliminao, competncia da:
a) recepo
b) avaliao
c) destinao
d) organizao
e) acumulao
51. O arranjo o processo de agrupamento dos documentos singulares
em unidades significativas e o agrupamento, em relao significativa
de tais unidades entre si. A relao significativa por Schelleenberg
o princpio da:
a) santidade
b) identificao
c) anlise
d) organicidade
e) funcionalidade
52. A sistemtica de arranjo inicia-se materialmente com o:
a) processamento
b) levantamento
c) planejamento
d) recolhimento
e) agrupamento
53. De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, a
seqncia de documentos da mesma natureza no interior de um fundo
chamada de:
a) srie
b) item
c) grupo
d) seo
e) diviso
54.
a)
b)
c)
d)
e)

A descrio tarefa tpica do arquivo:

corrente
intermedirio
permanente
especial
especializado

55. Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a caracterstica de uma lista alfabtica (e eventualmente cronolgica) de nomes
de pessoas, de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivsticas, estamos nos referindo ao ():
a) ndice
b) repertrio
d) catlogo
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A Opo Certa Para a Sua Realizao

APOSTILAS OPO
d)
e)

inventrio
guia

A Sua Melhor Opo em Concursos Pblicos

d)
e)

56. O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanos

importantes na rea de arquivologia no domnio da cooperao entre
pases foi criado em:
a) 1962 no mbito FID
b) 1945 no mbito AMC
c) 1971 no mbito CRCCF
d) 1950 no mbito UNESCO
e) 1964 no mbito da AFNOR
57. Em sentido restrito, as funes fundamentais dos sistemas e servios
relacionados com o tratamento da informao, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informao ou Servios de Informao so:
a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento
b) armazenar, avaliar e recuperar informao
c) registrar e permitir a acessibilidade s fontes de informao
d) avaliar informaes sobre necessidade e densidade de uso
e) organizar e conservar os documentos
58.
a)
b)
c)
d)
e)

Os mtodos de arquivamento so responsveis pela (o):

plano de armazenagem dos documentos
notao dos documentos
palavra-chave dos documentos
ordenao dos documentos
plano de destinao dos documentos

59. Ao longo da histria, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas
de arquivo:
a) conservao, memria, organizao e guarda
b) produo, tramitao, conservao e autuao
c) tratamento, conservao, gerao/gesto e difuso
d) organizao, apensamento, arquivamento e conservao
e) autuao, conservao, anlise, anlise documental e arquivamento
60.
a)
b)
c)
d)
e)

A definio da poltica nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a):

SOCINFO
SINAR
ABNT/ISSO
AFNOR
CONARQ

61. Conforme a natureza do contedo, os documentos podem ser categorizados em:

a) fiscais, de pessoal, tcnicos e histricos
b) administrativos, de pessoal, contbil, jurdico e tcnicos
c) diplomticos, administrativos, legais e tcnicos
d) histricos, administrativos, tcnicos ou especializados
e) tcnicos, administrativos, contbil-financeiros, de pessoal
62. A experincia piloto da criao do Projeto de Gesto de Documentos
para estabelecer uma organizao sistmica dos arquivos da administrao pblica brasileira teve como um dos objetivos especficos:
a) assegurar apoio necessrio ao planejamento no nvel ministerial
b) implementar decises governamentais no mbito do Ministrio
c) otimizar o processo de recuperao de informaes tcnicoadministrativas
d) assegurar apoio necessrio para implementao no nvel ministerial
e) identificar os tipos de documentos nas instituies e definir o software
para uso
63. De acordo com a poltica nacional de arquivos pblicos e privados (Lei
8.159), os arquivos privados so conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas fsicas e jurdica, em decorrncia de suas
atividades. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser:
a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental, nem
recolhidos para o exterior
b) alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior
c) recolhidos na sua totalidade para o exterior

Arquivologia

recolhidos para o exterior com anexao, mesmo que contenham

marginalia
transferidos para o exterior com apensamento e alienados com disperso

64. Considerando a teoria das trs idades, a avaliao dos documentos

de arquivo deve ser realizada no estgio:
a) intermedirio
b) corrente / intermedirio
c) intermedirio / permanente
d) corrente
e) permanente
65. Um arquivo pblico (federal, estadual ou municipal), para organizar a
documentao armazenada, dever introduzir uma poltica de gesto
dos documentos pblicos considerando as fases correntes e intermedirias, alm da permanente. De imediato, o seguinte procedimento
metodolgico operacional dever ser implementado:
a) arranjo e destinao da produo documental
b) otimizaodos procedimentos e das atividades arquivsticas
c) avaliao, seleo, arquivamento e microfilmagem
d) levantamento da produo documental
e) controle do fluxo de documentos
66. O procedimento arquivstico destinado a assegurar as atividades de
acondicionamento, armazenamento, conservao e restaurao de
documentos denomina-se:
a) preservao
b) descrio
c) conservao
d) restaurao
e) avaliao
67. A arquivstica preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura
o valor probatrio dos registros nos documentos eletrnicos. As duas
questes centrais desse problema so:
a) software e direito autoral
b) privacidade do cidado e direito autoral
c) direito autoral e hipertexto
d) rede de transmisso dos dados e formatos
e) hardware e direito autoral
GABARITO: PROVA III
01
A
11
C
2
D
12
E
3
C
13
E
4
B
14
A
5
A
15
B
6
D
16
E
7
C
17
B
8
E
18
A
9
B
19
C
10
A
20
B
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60

D
D
A
C
A
D
B
D
C
E

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62
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64
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66
67

21
22
23
24
25
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30

D
A
D
B
B
C
E
B
E
C

31
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35
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38
39
40

C
C
D
B
D
D
A
B
D
E

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44
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48
49
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C
B
A
B
E
B
C
A
A
B

E
C
B
D
D
A
B

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