ARQUIVOS DE LABORATRIOS: RECOMENDAES PARA

ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS

Sumrio

1 - INTRODUO
2 - ARQUIVOS DE LABORATRIO
3 - COLEES BIOLGICAS
4 - DOCUMENTOS DOS LABORATRIOS
5 - ORIENTAES E PROCEDIMENTOS PARA GESTO DE DOCUMENTOS
6 - PROCEDIMENTOS BSICOS DE PRESERVAO

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1 - INTRODUO
Este manual um dos produtos do projeto A ARQUIVOLOGIA NOS LABORATRIOS DAS
CINCIAS BIOLGICAS: UMA ANLISE DOS MTODOS E DAS PRTICAS DE GESTO DE
DOCUMENTOS E ARQUIVOS. Ele servir aos administradores, arquivistas e demais
profissionais que se dedicam organizao, controle e uso de documentos em
laboratrios, mas tambm aos pesquisadores, estudantes e tcnicos que desenvolvem
suas atividades nestes ambientes de pesquisa cientfica.
Por que realizar um projeto desta natureza? Nas duas ltimas dcadas, a questo dos
arquivos gerados pela atividade cientfica vem ganhando destaque. Na medida que as
instituies de cincia & tecnologia se modernizam e buscam alcanar padres mais
adequados de desempenho, ampliam-se os projetos e iniciativas que associam este
objetivo preservao, organizao e difuso dos acervos e da memria institucional.
Na metodologia do projeto foram realizadas, no ano de 2010, entrevistas com vinte e
dois pesquisadores de nove1 laboratrios do Instituto Oswaldo Cruz (IOC), centro de
pesquisa biomdica da Fundao Oswaldo Cruz (Fiocruz), dedicado investigao, ao
desenvolvimento tecnolgico, ao ensino e a prestao de servios de referncia em
sade. Nas entrevistas tivemos como objetivo mapear - a partir do conhecimento dos
processos de trabalho no laboratrio - a produo documental e as formas de gesto,
uso e preservao empregadas por pesquisadores e demais profissionais que
manipulam documentos no desenvolvimento cotidiano de suas atividades.
Vale destacar que este manual contribuir ainda para:
(A) O fortalecimento das aes de implantao do SIGDA Sistema de Gesto de
Documentos e Arquivos da Fiocruz;
1

Foram os seguintes laboratrios: Laboratrio de AIDS e Imunologia Molecular, Laboratrio de

Esquistossomose Experimental, Laboratrio de Fisiologia Bacteriana, Laboratrio de Genmica
Funcional e Bioinformtica, Laboratrio de Imunomodulao e Protozoologia, Laboratrio de Patologia,
Laboratrio de Pesquisa em Leishmaniose, Laboratrio Interdisciplinar de Pesquisas Mdicas e
Laboratrio de Transmissores de Hematozorios.

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(B) A identificao da gnese documental, e as tipologias e espcies documentais

produzidas a partir da atividade cientfica em laboratrios de pesquisa
biomdica;
(C) A sistematizao e difuso de procedimentos tcnicos voltados para a gesto
adequada de documentos em arquivos de laboratrio.

Por meio de projetos e produtos desta natureza, a Casa de Oswaldo Cruz cumpre sua
funo de gerar conhecimento em suas reas de atuao e coordenar os servios
arquivsticos da Fiocruz, na busca das boas prticas de gesto de documentos e
arquivos, da inovao gerencial e da preservao do patrimnio documental da
instituio.

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2 - ARQUIVOS DE LABORATRIO
2.1 O QUE SO
O laboratrio de pesquisa pode ser definido como a unidade central de produo do
conhecimento e inovao, desenvolvendo atividade de pesquisa bsica e aplicada, de
desenvolvimento tecnolgico, de ensino, de servios de referncia e de manuteno
de colees cientficas. O laboratrio configura-se ainda como uma estrutura
organizacional com atribuies executivas nas reas de planejamento, oramento,
gesto de recursos humanos, cooperao tcnica e captao de recursos para
financiamento pesquisa.
Os laboratrios possuem caractersticas comuns em diferentes campos do
conhecimento cientfico. So concebidos, criados, adquirem uma estrutura material,
prdios, salas e equipamentos, e possuem uma autoridade hierrquica, o chefe ou
diretor. No laboratrio trabalham pesquisadores e tcnicos. Os primeiros conduzem
suas atividades de investigao, interagindo com outros pesquisadores, com os
organismos superiores, as instituies de ensino, as agncias de financiamento e as
entidades associativas. Podem ainda estabelecer contato com a indstria, na medida
em que desenvolvem produtos ou processos tecnolgicos destinados ao mercado.
Nos laboratrios das universidades, institutos e centros de pesquisa ocorrem as
atividades de funcionamento cotidiano, que se materializam em documentos, como os
cadernos de protocolo. Ele possui uma utilidade diria e rotineira para os trabalhos
realizados na bancada e eventualmente consultado no momento de elaborao de
artigos e comunicaes de divulgao dos resultados alcanados. Ao mesmo tempo, os
pesquisadores tambm identificam outros documentos que so produzidos em suas
atividades e merecem registro. Assim, podemos mencionar os artigos, projetos, e
relatrios de pesquisa. Ao lado do caderno de protocolo, estas espcies cumprem
funo central nas diferentes etapas do trabalho cientfico, que, de acordo com Helen
Samuels (1995) podemos dividir em (1) planejamento e administrao da pesquisa; (2)
desenvolvimento da pesquisa; (3) comunicao e disseminao.

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Os documentos que revelam todo o processo de experimentao, explorao,

teorizao e divulgao so produzidos no laboratrio e ali devem permanecer at
que ocorra a avaliao, atividade tcnica de natureza arquivstica sobre a qual
trataremos adiante.
Em uma estrutura organizacional complexa como a Fiocruz e o prprio Instituto
Oswaldo Cruz, o arquivo de um laboratrio no pode ser confundido com o arquivo de
outro laboratrio. Eles devem ser mantidos separadamente e recolhidos ao arquivo
permanente da instituio aps o trabalho tcnico de avaliao dos documentos.

2.2 ARQUIVO INSTITUCIONAL E ARQUIVO PESSOAL

possvel estabelecer uma distino entre arquivos pessoais de cientistas e arquivos
de laboratrio? Para alguns estudiosos os primeiros assemelham-se, confundem-se
com os arquivos de laboratrio, especialmente onde seus titulares exerceram ou
exercem funes de chefes, lderes de grupos. Isso pode gerar inmeras dificuldades
em estabelecer uma distino formal entre documentos pessoais e documentos
institucionais. Para evitar dificuldades algumas diretrizes so indicadas:
A equipe de pesquisadores e tcnicos do laboratrio deve estabelecer os critrios
que ajudem na definio dos limites entre os documentos de natureza institucional e
pessoal;
Recomenda-se aos pesquisadores que os documentos pessoais integrem um arquivo
pessoal, de preferncia localizado em sua residncia;
Como decorrncia dessa orientao, no recomendvel que os pesquisadores
mantenham no laboratrio documentos referentes sua trajetria profissional em
outras instituies;
Caso sejam mantidos documentos pessoais no laboratrio, os mesmos devem ser
arquivados separadamente; em alguns laboratrios comum a existncia de pastas ou
dossis com documentos pessoais (caderneta de vacinao, comprovante de frias,

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certificado, currculo, declarao de concluso de curso, registro de identidade etc),

por pesquisador;
A existncia de pastas ou dossis com documentos pessoais dos pesquisadores do
laboratrio uma das exigncias da NBR ISSO IEC 17025-2005 e das diretrizes da OCDE
de Boas Prticas pra Centros de Recursos Biolgicos;
A pesquisa e as demais atividades realizadas em um laboratrio so definidas de
acordo com o planejamento institucional que compreende objetivos estratgicos,
metas, recursos, resultados e produtos definidos;
Mesmo quando destinado ao registro das atividades de um pesquisador, o caderno
de protocolo no deve ser considerado um documento pessoal. Os cadernos de
protocolo de pesquisa so documentos institucionais e, portanto, devem ser
conservados no laboratrio durante todo o processo de experimentao e por um
perodo aps a finalizao do seu uso;
Nos laboratrios so produzidos documentos que devem estar submetidos a
restries de acesso. Neste caso encontram-se os documentos que possuem
informaes sobre via privada (registro de pacientes voluntrios, amostras etc) e
desenvolvimento de produtos com objetivo de obteno de patente;
Recomenda-se que os laboratrios possuam uma secretaria que centralize a
produo e guarda da correspondncia, dos relatrios de atividades cientficas e
administrativas e dos dossis de gesto de pessoal, material, recursos financeiros e
infra-estrutura e todos os demais documentos que no utilizados nas atividades
cotidianas de pesquisa.

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3 COLEES BIOLGICAS
Define-se coleo biolgica como um conjunto de organismos, ou partes desses
organismos, que so organizados de uma forma tcnica adequada, a fim de fornecer
informaes sobre a procedncia, a coleta, e a identificao de cada um dos
espcimes, o que confere um status cientfico coleo. Os espcimes que constituem
uma coleo biolgica so a base para consultas e pesquisas, sendo representativos da
biodiversidade e do patrimnio gentico. As colees, como fontes de recursos
genticos, so alicerces para pesquisas cientficas, atividades educacionais, servios e
podem apresentar valioso material com importncia histrica.
As colees microbiolgicas da Fiocruz tm como principal funo a aquisio,
preservao, armazenamento, identificao, catalogao e distribuio de microorganismos

autenticados

para dar suporte

pesquisa

cientfica, estudos

epidemiolgicos, bem como ao desenvolvimento e produo de bioprodutos para

diagnstico, vacina e medicamentos, atuando tambm como provedores de servios
especializados.
No trabalho de constituio, gesto e uso das colees biolgicas so criados
diferentes documentos, tais como: caderno de registro de entrada das amostras, ficha
de entrada de material, e caderno de preparo de soluo/ de meio de cultura.
Os laboratrios que possuem colees e desejam atuar como centro de recursos
biolgicos, adotando as diretrizes da OCDE, esto obrigados a seguir alguns preceitos,
entre eles o de ter um Sistema de Gesto da Qualidade implantado.

A introduo do Sistema de Gesto da Qualidade no laboratrio gera novos

documentos que integram o referido sistema. Estes documentos so:
Manual da qualidade - Documento que descreve a estrutura da documentao e
o pessoal envolvido no sistema da qualidade. Declara a poltica da qualidade, seus
princpios e objetivos; define as responsabilidades e atribuies do pessoal
envolvido no Sistema da Qualidade.
Procedimento operacional de apoio (POA) Documento que serve de apoio ao
POP, quando o processo tcnico a ser executado necessita de maiores

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detalhamentos ou apresenta diferentes formas de processamento a serem

utilizadas.
Procedimento operacional padro (POP) - Documentos que fornecem regras,
diretrizes, caractersticas e a metodologia para desenvolver uma atividade tcnica
ou gerencial, atribuindo responsabilidades, visando obteno de um grau timo
de realizao dos servios.
Procedimento de utilizao de equipamentos (PUE) - Documento do sistema da
qualidade que descreve o modo correto de operao, manuteno e limpeza de
um equipamento especfico, atribuindo responsabilidades.
Programa da garantia da qualidade Documento que descreve o programa da
qualidade
Registro da qualidade So todos os registros que comprovem a realizao das
etapas de cada processo, armazenados por meio fsico e/ou eletrnico,
comprovando o atendimento aos requisitos especificados e demonstrando a
eficcia do Sistema da Qualidade.
Todo o processo de planejamento e gesto do laboratrio deve ser monitorado. Assim,
os cadernos de atas de reunies cumprem importante funo, servindo como registro
dos trabalhos e parte do Sistema de Gesto da Qualidade. Este possui forte interao
com a gesto de documentos. O controle de documentos consiste em estabelecer um
padro e verificar seu cumprimento, para a boa gesto da informao dentro do
laboratrio. Estes padres garantem que os documentos sejam analisados, emitidos,
alterados, aprovados ou (re)provados sob condies controladas, de forma a evitar o
uso de documentos obsoletos ou no-validados. Esses procedimentos garantem a
identificao unvoca de ensaios e quaisquer registros dentro do laboratrio, alm de
assegurar a segurana e confidencialidade dos mesmos e a rastreabilidade dos dados.

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4 DOCUMENTOS DOS LABORATRIOS

4.1 NA PESQUISA
Quando indagados sobre os documentos que criam e/ou utilizam em suas atividades,
os pesquisadores e tcnicos apontam um conjunto diverso de espcies e tipos
documentais, que se vinculam organicamente s diferentes etapas do seu trabalho de
investigao, ensino, gesto de colees e prestao de servios de referncia. Entre
os documentos mais citados esto os cadernos de protocolo que, de acordo com o
laboratrio, pode receber diferentes denominaes. Alm dos cadernos, so citados
com freqncia os artigos, projetos, e os relatrios tcnicos e financeiros dos projetos.
Nos laboratrios que possuem o Sistema da Qualidade implantado ou em fase de
implantao citado o Procedimento Operacional Padro (POP) documento que
sistematiza as metodologias utilizadas.
Com relao aos cadernos vale estabelecer uma distino confirmada por
pesquisadores de diferentes laboratrios: uma primeira espcie destina-se ao
lanamento do protocolo das tcnicas, dos resultados de experincias, do
acompanhamento das aes e rastreabilidade dos dados, e uma segunda, destina-se a
uma funo gerencial, por meio do registro das atividades dirias, das possveis
concluses e reflexes que podero originar um novo protocolo, alm do
planejamento das prximas etapas do trabalho.
A Fiocruz possui uma normalizao estabelecida, na dcada passada, para uso e
guarda dos cadernos dos laboratrios. A norma, um Procedimento Operacional Padro
(POP), tem como objetivo orientar pesquisadores, tecnologistas, tcnicos, estudantes
e bolsistas quanto ao uso dos livros de registro, para manuteno da rastreabilidade
dos dados gerados nos trabalhos experimentais de laboratrio na instituio. O livro
verde (de experimentao) considerado propriedade da Fiocruz, foi criado para adoo
pelos pesquisadores, que devem zelar por sua guarda e integridade. Paralelamente foi
criado o livro bord (de gesto) para registro padronizado das anotaes geradas nas
atividades de gesto, planejamento e acompanhamento das aes do laboratrio.

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Embora exista um POP dos livros de registro para experimentao, grande parte dos
pesquisadores afirma que os cadernos de protocolo no possuem uma regra especfica
para sua elaborao. No entanto, reconhecem a exigncia de uma escrita clara que
permita a repetio do procedimento. Ao mesmo tempo necessrio o registro
sistemtico de todas as etapas do experimento e a observao sobre os resultados
obtidos. O resultado do que foi realizado pode gerar fotos, grficos, imagens de gis
etc, a partir dos equipamentos utilizados. Estes documentos so impressos e
guardados junto ao protocolo.
No que se refere ao uso do caderno pode-se afirmar que ocorre nas seguintes
situaes:
Realizao do trabalho de experimentao na bancada;
Anlise de dados;
Utilizao de uma metodologia que no realizada h muito tempo. Aqui se observa
a qualidade de reprodutividade do caderno, pois quando o laboratrio possui os
registros de protocolo feitos em perodos anteriores, possvel reproduzir o
experimento com todo controle;
Elaborao de artigo ou outro trabalho cientfico.
De todo o processo de trabalho repleto de inscries e documentos, apenas uma parte
vai surgir sob a forma de publicao ou comunicao cientfica. Peas fundamentais
dessa engrenagem, inmeros documentos que representam o conjunto de etapas
intermedirias so esquecidos assim que se obtm o produto final, a inscrio.
As etapas intermedirias so fundamentais ao conhecimento da atividade cientfica. O
objetivo final, que a produo de artigos, comunicaes cientficas e conferncias,
necessita dessa cadeia de operaes de escrita que vai do primeiro resultado
rabiscado em um pedao de papel at a classificao e guarda do artigo publicado no
arquivo. Roteiros de conferncias com projeo, notas preliminares de pesquisa,
cadernos de laboratrio com resultados de testes e mtodos e verses dos artigos
formam a sedimentao natural de um arquivo de laboratrio. Os artigos cientficos,
de forma especial, so obras tecnocientficas de criao intelectual, intrinsecamente

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associados funo de realizar pesquisas e comunicar seus resultados. So escritos e

reescritos por seus autores, que os submetem a editores e revisores de peridicos,
seus pares, membros da mesma comunidade.
O trabalho final o artigo - no revela as diversas etapas de construo de uma obra,
eliminando de sua trajetria os vestgios, dando a impresso de ordem e racionalidade
que tm as caixas pretas, isto , os fatos cientficos estabilizados, consensuais, que j
no esto mais sujeitos a dvidas e controvrsias. Os laboratrios, onde os cientistas
passam boa parte de suas vidas, so o local natural de permanncia de importantes
aspectos da construo dos fatos e das teorias cientficas, em resumo, das prticas
cientficas.
A gesto dos documentos e arquivos dos laboratrios deve levar em considerao a
produo de inmeros documentos que revelam as diferentes fases de
desenvolvimento do trabalho cientfico, as etapas intermedirias da pesquisa.
Portanto, necessrio garantir que os registros documentais que revelam a conduo
da pesquisa, o conjunto de passos e decises, sejam analisados e avaliados como parte
da produo documental do laboratrio.
4.2 NAS COLEES
Na atividade de gesto de colees os laboratrios tambm geram diferentes
documentos. Em alguns casos, o mesmo documento recebe nomes distintos. Entre os
documentos mais mencionados encontram-se: cadernos de registro de entrada de
amostras ou material experimental, fichas de entrada de material, e cadernos de
preparo de soluo/ de meio de cultura.
No Laboratrio de Pesquisa em Leishimaniose, todas as amostras que entram so
registradas no caderno de registro e a medida que os ensaios so realizados, o
resultado que passa a identificar a amostra com uma codificao atribuda pelo
laboratrio tambm registrado no caderno. No Laboratrio de Patologia o
procedimento semelhante. Os cadernos de registro de material experimental so
utilizados para registrar todo o material experimental que entra no laboratrio para
processamento, principalmente o material citolgico para gerar lminas. No caderno

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fica apenas o registro do material quando ele entra. Ele recebe um nmero, e dali em
diante, dentro daquele laboratrio, ele ser identificado por aquele nmero.
Estes cadernos possuem uma numerao seqencial de entrada. E ao mesmo tempo
em que feito o registro no livro, criada uma ficha de controle que vai acompanhar o
material em todos os passos dentro do laboratrio, isto , do processamento,
passando pelo corte, at a colorao. Quando termina o processo gerado um
protocolo de encerramento daquele material e a ficha arquivada.
Os cientistas tambm realizam trabalhos de campo que correspondem a uma das
etapas do processo de desenvolvimento da pesquisa. Em determinadas reas da
investigao biolgica a coleta de exemplares ir compor determinada coleo. Para
tanto utilizado o que denominam o livro em forma de registro, contendo o material
de campo, o material de coleo. Este livro pode ser organizado de duas formas: (1)
ordem alfabtica da espcie; (2) ficha por ordem cronolgica de entrada do animal no
laboratrio.
4.3 NO ENSINO
Parcela significativa dos pesquisadores desempenha atividades vinculadas docncia
nos cursos de ps-graduao (stricto e lato sensu) em universidades e institutos de
pesquisa. Nestas atividades eles ministram aulas em disciplinas e cursos de diferentes
modalidades, orientam dissertaes e teses, e participam de bancas. Os documentos
mencionados com maior freqncia so: avaliao dos alunos; cronogramas das aulas;
dissertaes; lista nominal com as notas; programa de disciplina; roteiro das aulas
prticas; relatrio dos alunos sobre a disciplina; e teses. Considerando que os
pesquisadores participam com freqncia de bancas e acumulam dissertaes e teses,
recomenda-se os seguintes procedimentos:
Dissertaes e teses so documentos pblicos disponveis em meio eletrnico
nos sites dos programas de ps-graduao, portanto, no recomendvel
conserv-las no laboratrio;
Dissertaes e teses de alunos orientandos, a critrio do pesquisador, podem
ser mantidas no prprio laboratrio;

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Algumas dissertaes e teses possuem descries detalhadas de mtodos e

tcnicas de referncia para determinados experimentos, portanto, tornam-se
documentos de consulta no laboratrio;
Dissertaes e teses de programas de outras unidades da Fiocruz ou
instituies devem ser encaminhadas para a Biblioteca de Cincias Biomdicas
ou descartadas;
Os documentos resultantes das atividades de ensino no se misturam com os
documentos da pesquisa.

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5 - ORIENTAES E PROCEDIMENTOS PARA GESTO DE

DOCUMENTOS

5.1 - A IMPORTNCIA DA IMPLANTAO DE PROGRAMAS DE GESTO DE

DOCUMENTOS
A implantao de programas de gesto de documentos e a conseqente elaborao e
aplicao dos instrumentos tcnicos, como planos de classificao e tabelas de
temporalidade e destinao, vm ocorrendo de forma progressiva em inmeras
instituies pblicas do pas.
Longe ainda de expressar uma adoo clara de polticas pblicas direcionadas para a
administrao dos arquivos, estes programas tendem a ampliar a cobertura de massas
documentais sob interveno de prticas arquivsticas, e ao mesmo tempo,
desencadear discusses conceituais e metodolgicas. Contudo, essas iniciativas ainda
encontram um quadro onde predominam os arquivos (in)visveis. Arquivistas e
demais profissionais depararam-se, desde sempre, com situaes crnicas resultantes
da ausncia de gerenciamento e sistematizao nos processos de tratamento, guarda e
uso dos conjuntos documentais produzidos e acumulados. As instituies cientficas,
como as universidades e os institutos de pesquisa, no escapam esta situao.

5.2 - ROTEIRO DE IMPLANTAO DA GESTO DE DOCUMENTOS

A implantao de um Programa de Gesto de Documentos requer, em primeiro lugar a
elaborao de um diagnstico da situao dos arquivos de um setor, laboratrio,
departamento ou instituio. Esse diagnstico deve contemplar:
Levantamento da legislao relativa a criao, misso, funes e atividades do setor,
laboratrio, departamento ou instituio;
Aplicao dos instrumentos para levantamento dos dados;
Entrevistas (gravadas) com gestores e profissionais de cada rea;

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Registro fotogrfico de todas as reas de trabalho, de guarda e depsito de

documentos;
Anlise dos dados coletados;
Elaborao de Relatrio sobre a situao arquivstica com plano de ao corretivo
dos problemas identificados, e cronograma de trabalho;
Este relatrio dever ser entre encaminhado e, se possvel, apresentado aos
dirigentes da instituio.
Na Fiocruz as aes realizadas no mbito do Sistema de Gesto de Documentos e
Arquivos (SIGDA) ainda no alcanaram parcela significativa da instituio. Portanto,
algumas unidades no possuem um programa de gesto que contemple todos os
documentos produzidos e garanta, desta forma, o controle, a organizao, a
preservao e o acesso.
Para os laboratrios - lugares de testemunho da ao cientfica e tecnolgica da
instituio - recomenda-se um conjunto de orientaes e procedimentos que devem
ser seguidos por pesquisadores, tcnicos, estudantes e pessoal administrativo:
1. Os documentos produzidos pelas atividades dos laboratrios, incluindo a
gesto das colees biolgicas, devero ser organizados com base no Cdigo de
Classificao de Documentos aprovado pela Portaria Fiocruz N 371/2007PR;

2. Os documentos produzidos pelos laboratrios, principalmente, os originados

das atividades de pesquisa, gesto de colees, ensino e prestao de servios
em sade podem ser preservados para fins de registro da memria institucional
e garantia da rastreabilidade das aes realizadas;

3. Os documentos portadores de dados brutos ou dados analisados devem ser

preservados, independentemente do tipo, suporte e formato;

4. Os diferentes estgios de elaborao de documentos, tais como minutas,

verses de artigos, roteiro de conferncias, aulas, captulos de livros, etc,

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devem ser analisados de forma cuidadosa, pois podem constituir registros da

memria da ao institucional, independente do formato em que foram
produzidos;

5. Qualquer mensagem de correio eletrnico que registre atividades da instituio

deve ser considerada como documento de arquivo e ser tratada como tal, ou
seja, o documento tem que ser completo, criado por pessoa autorizada e ser
redigido de acordo com o manual de redao da Presidncia da Repblica. No
devem ser tratados assuntos fora da matria que originou o documento. Alm
disso, devem existir procedimentos que controlem a tramitao e o
arquivamento do documento, de forma a garantir sua autenticidade;

6. As mensagens de correio eletrnico no devem ser eliminadas sem que haja

uma poltica institucional de tratamento destes documentos, que devem ser
gerenciados segundo os mesmos critrios dos documentos em suporte papel.
Em caso da ausncia desta poltica, a Casa de Oswaldo Cruz dever ser
acionada para fornecer orientaes;

7. Os documentos produzidos pelas atividades dos laboratrios, desde que

classificados, devem passar por um processo de avaliao que resultar na
Tabela de Temporalidade e Destinao, instrumento que estabelece os prazos
de guarda, transferncia, recolhimento ao arquivo permanente, eliminao e
reproduo de documentos;

8. De acordo com a legislao arquivstica brasileira no permitida a eliminao

de documentos sem aprovao da instituio arquivstica competente. Os
documentos dos laboratrios no podero ser eliminados sem que haja o
assessoramento da Casa de Oswaldo Cruz, rgo coordenador do Sistema de
Gesto de Documentos e Arquivos (SIGDA) da Fiocruz, que dever acionar a
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos;

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9. Os back-ups dos computadores no devero ser feitos em cd, dvd ou pen-drive,

devido instabilidade das mdias. Atualmente, os HDs externos podem ser
uma opo. As solues devem ser padronizadas pela instituio. Enquanto
isto no ocorrer deve-se utilizar mais de uma mdia para o back-up e as
mesmas devem ser guardadas em locais diferentes, dentro da instituio;

10. Os documentos ou informaes, considerados de acesso restrito, no devem

ser transportados para fora da instituio, principalmente nos casos de backups;

11. Antes de qualquer deciso sobre a guarda externa de documentos da Fiocruz,

por empresas de guarda e gerenciamento de acervos, a Casa de Oswaldo Cruz
deve consultada para anlise tcnica;

12. Antes de qualquer mudana dos suportes originais dos documentos, a Casa de
Oswaldo Cruz deve ser consultada para anlise tcnica;

13. A preservao dos documentos, principalmente os digitais, depende de

condies ambientais apropriadas para sua guarda;

14. O arquivo do laboratrio forma um conjunto documental com identidade

prpria, indivisvel e no poder ser misturado com arquivos de outros
laboratrios ou setores.

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6 - PROCEDIMENTOS BSICOS DE PRESERVAO

A elaborao de uma sistemtica de preservao constituda de medidas estruturais e
rotineiras permitir ao laboratrio resultados positivos no armazenamento, acesso e
guarda permanente dos seus documentos de arquivo. Neste sentido, recomenda-se:
6.1 INFRAESTRUTURA
Definio de um local destinado exclusivamente a guarda de documentos.
Aquisio de equipamentos e materiais compatveis com a guarda e conservao de
documentos de arquivo; recomenda-se consulta s recomendaes originadas do
Conselho Tcnico do SIGDA/Fiocruz.
6.2 PROCEDIMENTOS PARA USO DIRIO
Mantenha as mos sempre limpas ao manusear os documentos;
Evite umedecer os dedos com saliva para folhear documentos;
Evite rasgar, dobrar, furar, amassar, rasgar ou anotar nos documentos. Quando
for necessrio fazer uma anotao, use lpis de grafite macio;
Se o documento estiver danificado evite consert-lo. Consulte o Departamento
de Arquivo e Documentao da COC para saber como proceder;
Evite usar fita adesiva ou cola nos documentos;
Evite consumir alimentos, prximo das reas de guarda de documentos, ou
quando estiver manuseando os mesmos;
Evite clips e grampos desnecessariamente. No primeiro caso de preferncia ao
plstico e no segundo use os grampos de ao, pois no enferrujam;
Evite guardar documentos em locais onde haja variao de umidade e calor;
Em caso de fotografias no grampear ou usar clipes em retratos ou negativos;
Quando precisar fazer anotaes, utilize no verso lpis macio 6B;
As fotografias devem ser identificadas e acondicionadas separadamente e de
preferncia devem ser guardadas em pastas suspensas em arquivos de ao. Evite
colocar os dedos sobre a foto.

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6.3 GESTO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS ELETRNICOS

As instituies produzem a acumulam em meio digital inmeros documentos.
possvel identificar alguns problemas contemporneos gerados pelos documentos
digitais:
Incapacidade dos atuais sistemas eletrnicos de informao em assegurar a
preservao de documentos por um longo prazo;
Fragilidade intrnseca do armazenamento digital, mdias frgeis e de curta durao;
Alta Complexidade e custos da preservao digital.
Nosso objetivo apresentar algumas orientaes sobre como tratar os documentos
digitais, sem esquecer que estes documentos devem ser submetidos mesma
abordagem empregada aos outros produzidos em suporte tradicional, como o papel.
Logo, eles so passveis das aes da gesto de documentos, cujas fases passamos a
mencionar: produo, classificao, ordenao, arquivamento, conservao, avaliao
e destinao.
Com relao aos documentos digitais recomenda-se:
Manter a mdia distante de locais com campo magntico ou sob ao do calor ou de
raios solares;
Verificar a existncia de softwares e hardwares compatveis com as mdias
existentes;
Fazer cpia de segurana;
Todos os documentos originais recebidos ou expedidos, relacionados com as
atividades especficas dos laboratrios, devero ser arquivados em suporte papel;
Os documentos digitais devem receber a mesma organizao dos documentos em
outros suportes para fim de organizao, pois esta a base da sua conservao. Desse
modo, os arquivos em meio eletrnicos, devem ser classificados seguindo a

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metodologia do Cdigo de Classificao de Documentos e no podero ser eliminados

sem anlise da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da Fiocruz;
Verificar a existncia de duplicidade de arquivos (neste caso devem ser eliminados);
Os documentos devem ser guardados em pastas por assunto, que sigam a
metodologia do Cdigo de Classificao de Documentos.

Assim, cada novo

documento, gerado ou recebido, deve ser salvo na pasta referente ao assunto tratado,
dentro da estrutura de assuntos j definida no referido Cdigo;
Utilizar no nome do arquivo o estgio da produo do documento, minuta, verso,
final;
Verses de textos, artigos ou outros no devem ser eliminados;
Quando mensagens eletrnicas (e-mails) registrarem atividades da instituio devem
ser redigidas de acordo com as normas para elaborao de redao oficial (Manual de
Redao da Presidncia da Repblica);
Para que um uma mensagem de correio eletrnico seja impressa e inserida nos
processos em suporte papel a cpia impressa deve incluir os seguintes dados: autor,
remetente, assunto, data e hora de recebimento e indicao de anexos. Vale lembrar
que, neste caso, est sendo feita uma cpia do documento original, portanto, a mesma
dever ser devidamente autenticada, por pessoa devidamente autorizada para tal ato;
Periodicamente os documentos digitais devem ter o suporte e formato migrados
para outros mais atuais;
Os documentos devem ser replicados e preservados em locais diferentes;
A autenticidade dos documentos digitais deve ser garantida atravs de um sistema
de gerenciamento eletrnico de documentos arquivsticos digitais, que obedea aos
requisitos elaborados pelo Conselho Nacional de Arquivos, com base na padronizao
internacional.