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MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN

MANUAL SIPAC 2014

MDULO COMPRAS
1 FASE DO CCL

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SUMRI

1. USURIOS DO SIPAC ENVOLVIDOS.....................................................................3

2. CONSULTA DE MATERIAL.......................................................................................4
2.1 NO, O MATERIAL NO CONSTA NO CATLOGO.............................................4
2.2 SIM, O MATERIAL CONSTA NO CATLOGO........................................................4
3. CADASTRO DO MATERIAL.....................................................................................5
3.1 SERVIDOR RESPONSVEL PELA ANLISE DA ESPECIFICAO.................10
4. REQUISIO DE MATERIAL J CADASTRADO..................................................11
4.1 AUTENTICAO DA REQUISIO PELO ORDENADOR DE DESPESA.........15

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1. USURIOS DO SIPAC ENVOLVIDOS

- Cadastrador do Material
- Requisitor do Material
- Ordenador de Despesas
- Responsvel pela Especificao do Material
- CECOM
- Coordenao de Oramento

Para iniciar o processo acesse o SIPAC com seu usurio e senha e entre no Portal
Administrativo.

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2. CONSULTA DE MATERIAL
Portal Administrativo>Requisies>Material>Catalogo>Consultar Material:

Abrir a seguinte tela:

Nesta tela escrevemos o nome do material no campo DENOMINAO e clicamos em

buscar.
Existe o Material no Catlogo?
Poderemos ter duas possibilidades, SIM ou NO.

2.1 NO, O MATERIAL NO CONSTA NO CATLOGO

Ento ter que ser solicitado o Cadastro do material.
Seguir as orientaes do Item 3.

2.2 SIM, O MATERIAL CONSTA NO CATLOGO

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Seguir as orientaes do item 4.

3. CADASTRO DO MATERIAL

Cadastrador

Responsvel
pela
Especificao

CECOM

Coordenao
de Oramento

Catlogo de
Materiais

Clique no boto Solicitar cadastro de Material.

Aps clicar em solicitar cadastro de Material o Sistema perguntar qual tipo de material
deseja cadastrar: Material Permanente ou Material de Consumo.

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Depois de selecionado o Tipo do Material, selecionaremos o grupo no qual ele pertence.

O SIPAC mostrar uma lista de classificao:

Este ponto muito importante, caso tenham dvida em qual grupo inserir pode consultar
a Coordenao de Oramento, mas no tem segredo, basta ler os exemplos em cada
grupo.

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Por exemplo, vamos cadastrar uma mesa de reunio ento procuraremos o grupo de
material referente a mobilirio.
Depois de selecionado o Grupo do Material, abrir-se- a seguinte tela:

Nesta tela colocaremos a denominao, que tem que ser simples e objetiva.
Os detalhes do material sero inseridos na Especificao, que dever ser detalhada de
forma exaustiva, juntamente com padro de qualidade e desempenho. Sem identificao
da marca.
Determinar a unidade de medida que ser lanada no Termo de Referncia para
aquisio das quantidades.

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Uma novidade no SIPAC no ano de 2014 que teremos o autor da especificao para
validar a especificao do material solicitado.

Cada Cmpus especificar seu Servidor Responsvel pela anlise da especificao do

material, que dever ser informado no momento do cadastro do material.
S inclua esse especificador se voc tiver certeza que o mesmo possui cadastro no
SIPAC, pois apenas aps a autorizao do mesmo que o material ser enviado para
anlise da CECOM e da Coordenao de Oramento.
Para cadastrar esses servidores devemos abrir um chamado via help desk (DTIC) para
podermos dar a permisso no SIPAC.
Outra opo se colocar como responsvel pela especificao (desde que tenha
documentos a parte em que voc possa identificar o especificador).
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No caso dos materiais especificados pela Comisso de Eixo de Ensino, o responsvel

pela licitao no Cmpus (no caso o pregoeiro) ser o responsvel pela anlise da
especificao no SIPAC.
Caso o usurio que est cadastrando o material seja diferente do responsvel pela
Anlise da especificao, ser necessrio seguir o item 3.1.
Depois de preenchidas as etapas acima clique em solicitar cadastro. O SIPAC enviar
para a CECOM analisar o pedido e sendo aprovado, segue para anlise do Setor
Contbil e somente aps essa etapa o usurio receber um e-mail avisando que o
cadastro do material foi liberado.
Caso o material cadastrado apresente alguma irregularidade o mesmo ser negado e
retornar ao solicitante com uma justificativa o qual dever providenciar as devidas
correes.
Exemplo:

Um fator que gera a negao de uma solicitao de cadastro a incluso da marca

como visto na figura acima.
Aps a aprovao do Cadastro do Material seguir para o item 4.

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3.1 SERVIDOR RESPONSVEL PELA ANLISE DA ESPECIFICAO

O Usurio especificador vai validar a especificao pelo seguinte caminho:
Portal Adm> Requisies> Material>Catalogo>Analisar Especificao.

O usurio especificador dever analisar todos os cadastros de materiais o quais sejam

de sua alada, caso a especificao no esteja de acordo como ele ordenou ele poder
negar a solicitao e a mesma voltar para o usurio que a cadastrou para refaz-la e
envi-la para nova anlise do especificador.
No ser possvel cadastrar um material sem informar o usurio especificador.
Uma prioridade antes de lanar a demanda a definio dos especificadores para a
DTIC poder inserir as permisses para cada usurio.

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4. REQUISIO DE MATERIAL J CADASTRADO

Requisitor

Ordenador de
Despesas

CECOM

Unidade
responsvel
pela licitao

Processo
licitatrio

Voltamos na tela da Consulta de materiais e localizamos e clicamos em demandar para

nova compra.
Portal Administrativo>Requisies>Material>Catalogo>Consultar Material:

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Nesta tela teremos que informar o Calendrio de Compras, a quantidade e a finalidade.

Pode-se observar que esse produto tem cotao j cadastrada, cada cotao tem
validade de 150 dias corridos e caso algum produto no apresente no mnimo 03 (trs)
oramentos significa que temos que atualizar as cotaes antes de demandar para
compra. O sistema no deixar criar a requisio se no houver no mnimo as 03 (trs)
cotaes e com no mximo 05 (cinco) cotaes.
As cotaes tambm devem ser inseridas quando se tratar de um material cadastrado
recentemente no SIPAC.

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Para cadastrar as cotaes todos os campos com * so obrigatrios:

Depois de preenchido esses itens, clicar em Demandar e o SIPAC abrir a requisio

para esse material como mostrado na tela abaixo:

Todos os materiais que forem do mesmo OBJETO do CCL 2014 sero anexados a um
carrinho que esteja aberto pelo usurio, para inserir outro produto nessa compra basta
clicar no boto Nova Consulta de Material.
Caso um material seja de um OBJETO diferente deve-se ser selecionado o OBJETO
correto na opo Calendrio de Compras.
A justificativa deve ser anexada junto a requisio de compra (modelo padro j
divulgado anteriormente).

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Concluda essa etapa, clicar em Finalizar carrinho de compras (Boto Verde) o qual o
sistema encaminhar a requisio para anlise do ordenador de despesa cadastrado na
Unidade/Cmpus responsvel pela demanda. Ver passos do item 4.1.
Depois de aprovada e autenticada pelo ordenador de despesas, as requisies emitidas
pelo sistema sero enviadas para a CECOM juntamente com os oramentos para
analise.
Aps essa anlise a CECOM encaminhar o processo para o campus responsvel pela
licitao o qual dever realizar as tarefas restantes obedecendo s datas do CCL 2014.
Uma novidade a gerao automtica da Requisio e a impresso dos oramentos
dos produtos constantes nela.
Na requisio j aparecer autenticao do ordenador de despesa.

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4.1 AUTENTICAO DA REQUISIO PELO ORDENADOR DE DESPESA

Para autenticar a requisio o ordenador de despesa dever seguir os passos abaixo:
Portal Administrativo>Requisies>Autorizaes> Requisio de Material:

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