FESTIVAL DE ROCK ROCK IN SUMAR

A Dinamus decidiu montar um festival de Rock

Bandas nacionais e internacionais
Evento para 50 mil pessoas
Diretrizes:
6 meses de organizao e divulgao
5 milhes de reais de oramento

Gerente de Projetos: Fred

INICIAO
Prazos

TERMO DE ABERTURA
Objetivo
Fomentar o Rock no interior
paulista
Lucratividade de 15%

Justificativa
Exposio da marca
Parcerias e Patrocnios
Contatos para novos eventos

Identificao de Stakeholders

Patrocinadores
Servios pblicos
Bandas internacionais

Bandas nacionais

Comunidade

Pblico-alvo
Servios contratados

P
O
D
E
R

INTERESSE

PLANEJAMENTO
Prazos

Escopo
O que voc vai produzir?

ESCOPO DO PRODUTO
Festival de Rock para 50 mil pessoas com
durao de 2 dias
10 bandas (7 nacionais e 3 internacionais)
rea total de 10.000m2
Comrcio

Lanchonetes
Pizzarias
Restaurantes
Cervejarias
Outros interessados

Diverso

Parque
Bungee jump
Tirolesa
Asa delta

Servios

Segurana
Transporte pblico
Bombeiros
Polcia
Emergncia
Banheiros

ESCOPO DO PROJETO
Organizar o evento como um todo
Contratar e organizar parcerias, patrocnio,
diverses e servios (inclusive logstica)
Contratar propaganda e acompanhar a
divulgao
Escopo Negativo:
Registro de vdeo e fotogrfico do evento

PREMISSAS
Estudo de mercado
assegura o pblico
Patrocinadores
arcaro com a
construo dos
stands e lojas
Redes de TV faro a
cobertura do evento

RESTRIES
Zoneamento deve
ser seguido risca

ESCOPO ESTRUTURA ANALTICA DO PROJETO

Festival de
Rock

Planejamento

Pr-evento

Evento

Ps-evento

Definies

Pessoas

Shows

Desmontagem

Planos

Bandas

Servios

Fechamento de
contas

Local

Infraestrutura

Comrcio

Avaliao geral

Parcerias /
Patrocnios

Diverses

Publicidade

ESCOPO - DICIONRIO DA EAP

Festival
de Rock
Planejamento

Pacote

Descrio

Definies

Definir Bandas, tema, parcerias,

zoneamento etc

Planos

Planejar todas as reas do PMBOK, com

enfoque em Aquisies

Local

Planejamento da contratao e
estruturao do local do festival

Definies

Planos

Local

Descreve detalhes sobre os pacotes de trabalho da EAP

AQUISIES
Aquisies

Custos
Aquisies

Qtd

Valor
R$

Aluguel do Local

600.000

Aluguel e Montagem de estruturas

1.000.000

Agncia de publicidade

500.000

Empresa de Segurana

10

60.000

Transportadora

100.000

Parque

250.000

Bandas

10

1.500.000

Subtotal

4.010.000

Mostra os produtos, servios (e terceirizaes) a serem adquiridos para execuo do projeto

C_____
USTOS
Despesas

Qtd

Valor R$

Transporte

50x5

7.500

Alimentao

50x5

5.000

Salrio (Dirias de 250 $)

Total de Aquisies

50x5
-

62.500

Sub-total
Reserva de contingncia (5%)
Reserva de gerenciamento (3%)

4.010.000
4.085.000
204.250

122.550

Total

4.411.800

O projeto
vivel?

O PROJETO CONTINUA VIVEL?

Plano de Custos
Despesas

Qt
d

Valor
R$

Transporte

50x5

7.500

Alimentao

50x5

5.000

$4.411.800
Salrio (Dirias de 250 $)
Total de Aquisies

50x5

62.500

4.010.000

Sub-total

4.085.000

Reserva de contingncia (5%)

204.250

Reserva de gerenciamento
(3%)
Total

Termo de Abertura

122.550
4.411.800

$5.000.000

=
Projeto
VIVEL!!

RECURSOS HUMANOS
Nome

Papel

Depto

Responsabildiades

Mercury

Patrocinador

Fred

Gerente do
Projeto

Projetos

Gerenciar toda a execuo do projeto

Lennon

Publicitrio

Mkt

Gerenciar a contratao da campanha

publicitria

John

Comprador

Compras

Supervisionar a contratao de todos

os fornecedores de servios, comrcio,
diverso e bandas.

Financeiro Apoiar a execuo do projeto

Fazer o controle financeiro

TEMPO

Estimar Recursos
Estimar
Trabalho
Sequenciar

Definir
atividades

D______
EFINIR LISTA
DE A__
TIVIDADES
____
_________
Entrega

ID

Nome da Atividade

Pessoas

Definir equipes

Pessoas

Treinar equipes

Bandas

Selecionar

Bandas

Definir agenda

Bandas

Fechar contrato

Infra

Contratar estruturas de ferro

Bandas

Infra

Contratar empresa de
montagem/desmontagem

Infraestrutra

Infra

Contratar empresa de transporte

Infra

Montar

Parcerias

10 Buscar patrocinadores

Parcerias

11 Buscar parcerias comerciais

Publicidade

12 Contratar agncia de publicidade

Festival
de Rock
Pr-evento

Pessoas

Parcerias/
Patrocnios
Publicidade

SEQUENCIAR LISTA DE ATIVIDADES

Entrega

ID

Nome da Atividade

Predecessora

Pessoas

Definir equipes

Pessoas

Treinar equipes

Bandas

Selecionar

Bandas

Definir agenda

Bandas

Fechar contrato

Infra

Contratar estruturas de ferro

Infra

Contratar empresa de montagem/desmontagem

Infra

Contratar empresa de transporte

Infra

Montar

Parcerias

10

Buscar patrocinadores

Parcerias

11

Buscar parcerias comerciais

Publicidade

12

Contratar agncia de publicidade

6,7
6,7,8
4 II

5 II

ESTIMAR RECURSOS
Entrega

ID

Nome da Atividade

Pred

Recursos

Pessoas

Definir equipes

Pessoas

Treinar equipes

Bandas

Selecionar

Bandas

Definir agenda

Fred

Bandas

Fechar contrato

John

Infra

Contratar estruturas de ferro

John

Infra

Contratar empresa de
montagem/desmontagem

John

Infra

Contratar empresa de transporte

Infra

Montar

Parcerias

10

Parcerias
Publicidade

Fred, Mercury
1

Fred, Lennon
Lennon

6,7

John

6,7,8

Fred

Buscar patrocinadores

4 II

Lennon

11

Buscar parcerias comerciais

4II

Lennon, Fred

12

Contratar agncia de publicidade

5 II

John, Fred

ESTIMAR TRABALHO
Entrega

ID

Nome da Atividade

Pessoas

Definir equipes

Pessoas

Treinar equipes

Bandas

Selecionar

Bandas

Definir agenda

Bandas

Fechar contrato

Infra

Infra

Pred

Recursos

Durao (dias)

Fred, Mercury

Fred, Lennon

15

Lennon

15

Fred

10

John

45

Contratar estruturas de ferro

John

10

Contratar empresa de
montagem/desmontagem

John

10

Infra

Contratar empresa de
transporte

6,7

John

10

Infra

Montar

6,7,8

Fred

20

Parcerias

10

Buscar patrocinadores

4 II

Lennon

90

Parcerias

11

Buscar parcerias comerciais

4II

Lennon, Fred

90

Publicidade

11

Contratar agncia de
publicidade

5 II

John, Fred

20

CRONOGRAMA

Inicio
Shows
Encerramento

O projeto
continua
vivel?

02/01
21/06
17/07

QUALIDADE
Requisitos de Qualidade:
Papel revista
Impresso colorida
A5

Tolerncia:
Papel comum invs de
Revista
BANDAS CONFIRMADAS
Hotplay
BlueFloyd
Aquasmith
Goldalica
Seane

Para-choques
Os Cunhados
Baro Verde
L Quest
Ratos de
Sto

Como mensurar:
Checklist de itens
obrigatrios a cada lote

RISCOS
Risco

Impacto

Probabilidade

Exposio

Haver atraso na montagem por causa de chuvas

Equipamento de som ser danificado

Haver dificuldades para contratar as bandas

Cronograma

Plano de Resposta aos

Riscos

Plano de Custos
Despesas
Transporte
Alimentao
Salrio (Dirias de 250 $)
Reserva de gerenciamento
(3%)
Total

Qtd

Valor R$

50x5
50x5
50x5
-

7.500
5.000
62.500

122.550
24
4.411.800

COMUNICAO
Quem
Marketing e
Financeiro
Marketing
GP e
Patrocinador
Marketing e
Financeiro
Financeiro

O que
Nmero de pessoas no
evento
Anlise de satisfao do
pblico
Andamento da montagem

Quando
Nos dias do
evento
Nos dias do
evento
Pr -evento

Como
Relatrio final

Volume de ingressos
vendidos
Volume de negcios

Ao longo do
projeto
Ao longo do
projeto

Relatrio final

Quem precisa ser

informado?
De que? Quando?

Relatrio final
E-mail

Relatrio final

APROVAO DOS PLANOS

Cronograma
Plano de Custos

Plano de Resposta aos

Riscos
Despesas

Qtd

Valor R$

Transporte

50x5

7.500

Alimentao

50x5

5.000

Salrio (Dirias de 250 $)

Reserva de gerenciamento (3%)

50x5

62.500

122.550

Total

4.411.800

Plano de
Recursos Humanos

Plano de Riscos
Risco

Im
p

Pro
b

Exp

Haver atraso na montagem por

causa de chuvas

Equipamento de som ser

danificado

Haver dificuldades para contratar

as bandas

Nome

Papel

Depto

Mercury

Patrocinador

Fred

Gerente do
Projeto

Projetos

Lennon

Publicitrio

Mkt

John

Comprador

Compras

Financeiro

Responsabildiades
Apoiar a execuo do
projeto
Gerenciar toda a
execuo do projeto
Gerenciar a contratao
da campanha publicitria
Supervisionar a

EXECUO
Prazos

PLANEJAMENTO

Definies

Planos

Local

PR-EVENTO
Contratao de Pessoas
Contrato com as Bandas
Parcerias
Patrocnios
Publicidade
BANDAS CONFIRMADAS
Hotplay
BlueFloyd
Aquasmith
Goldalica
Seane

Para-choques
Os Cunhados
Baro Verde
L Quest
Ratos de
Sto

P__
R-______
EVENTO

Chuva atrasa
montagem
Montagem da Estrutura e Som

QUAL O IMPACTO NO PROJETO?

Trplice Restrio
Que ao vai ser
tomada?
Requer alguma
mudana integrada?

AO DE CONTINGNCIA PLANEJADA
Risco

Impacto

Probabilidade

Exposio

Haver atraso na montagem por causa de chuvas

Equipamento de som ser danificado

Haver dificuldades para contratar as bandas

Plano de Resposta
ID do Risco
1

Estratgia

Estratgia

Aceitar

Minimizar impacto construindo coberturas o mais breve

possvel. Se as chuvas ocorrerem antes, ser preciso
replanejar o projeto.

IMPACTO NO CRONOGRAMA
Atraso total de 1 semana
Muitas horas-extras
Custo aumentou em 100.000
Despesas

Qtd Valor
R$

Total de Aquisies

4.010.000

Sub-total

4.085.000

Reserva de contingncia
(5%)
Reserva de gerenciamento
(3%)
Total

204.250
122.550
-

4.411.800

CHECAGEM FINAL DO PR-EVENTO

Cronograma

Plano de Custos
Despesas

Total de Aquisies

Qtd

Valor R$

4.010.000

Sub-total

4.085.000

Reserva de contingncia (5%)

204.250

Reserva de gerenciamento (3%)

122.550

Total

4.411.800

Festival de
Rock
Planejamen
to

Pr-evento

Evento

Ps-evento

Definies

Pessoas

Shows

Desmontag
em

Planos

Bandas

Servios

Fechament
o de contas

Local

Infraestrutu
ra

Comrcio

Avaliao
geral

Parcerias /
Patrocnios

Diverses

Publicidade

Plano de Qualidade

No dia do Evento!!
Milhares de pessoas entrando no Festival
Tirolesa, roda-gigante, muito chopp!
Todas as emissoras de TV cobrindo o evento

NO SEGUNDO DIA
A banda BlueFloyd faltou o evento!!
O Risco no havia sido previsto, e agora??
A Hotplay aceita aumentar
seu tempo de show pela
bagatela de R$100.000
Solicitar

Implementar

Analisar

Aprovar

AO DE CONTORNO
Reserva de Gerenciamento: R$122.550
Foi possvel contrat-los!!

O Pblico foi embalado ao som de sua msica

ORANGE: Look at the stars. Look how they
shine on you

Sucesso de Pblico
Negcios
Comemorao!

MONITORAMENTO E CONTROLE
Festival de
Rock

Planejamento

Pr-evento

Escopo
Evento

Ps-evento

Definies

Pessoas

Shows

Desmontagem

Planos

Bandas

Servios

Fechamento
de contas

Local

Infraestrutura

Comrcio

Avaliao geral

Parcerias /
Patrocnios

Diverses

Foi 100% cumprido, com uma

Mudana Integrada no show
do BlueFloyd e Hotplay

Publicidade

Cronograma

Tempo
Houve um atraso de 1
semana, sem impacto no
prazo final

MONITORAMENTO E CONTROLE
Custo

Plano de Custos
Despesas

Total de Aquisies

Qt
d

Valor
R$

A reserva de gerenciamento foi

utilizada para aumentar a durao
do show da HotPlay

4.010.000

Sub-total

4.085.000

Reserva de contingncia (5%)

204.250

Reserva de gerenciamento (3%)

122.550

Total

4.411.800

Plano de Qualidade

Qualidade
Sem desvios significativos
Plano de Riscos
Risco

Imp

Prob

Exp

Haver atraso na montagem por causa

de chuvas

Equipamento de som ser danificado

Haver dificuldades para contratar as

bandas

Riscos
A reserva de gerenciamento foi
utilizada para aumentar a
durao do show da HotPlay

MONITORAMENTO E CONTROLE
Plano de RH
Nome

Papel

Depto

Responsabildiades

Mercury

Patrocinador

Fred

Gerente do
Projeto

Projetos

Lennon

Publicitrio

Mkt

John

Comprador

Compras

Financeiro

Apoiar a execuo do
projeto
Gerenciar toda a
execuo do projeto
Gerenciar a contratao
da campanha publicitria

Recursos Humanos
Sem desvios significativos

Supervisionar a

Plano de Comunicao
Quem

O que

Quando

Coomo

GP e Patrocinador

Andamento da montagem

Pr -evento

E-mail

Marketing e
Financeiro

Volume de ingressos vendidos

Ao longo do
projeto

Relatrio final

Financeiro

Volume de negcios

Ao longo do
projeto

Relatrio final

Comunicao
Ajustes para comunicar ao pblico
a mudana ocorrida nos shows

Plano de Aquisies
Aquisies

Qtd

Agncia de publicidade

Empresa de Segurana

10

Transportadora

Parque

Bandas

10

Subtotal

Valor
R$
500.000
60.000
100.000
250.000
1.500.000
4.010.000

Aquisies
Ampliao de contrato
Litgio

PS-EVENTO - ENCERRAMENTO
Desmontagem do
Evento
Pagamento de
fornecedores

Avaliao geral (lies aprendidas)

O projeto foi bem sucedido?
O que pode ser melhorado no
prximo?

DISCUSSO FINAL
Que lies aprendidas obteve com o case?
Sua percepo sobre a Gesto de Projetos
mudou?
Se fosse se autoavaliar novamente, qual seria
sua pontuao?

Curso Bsico de Gesto de Projetos

Coordenao: Eli Rodrigues

www.elirodrigues.com