Como Conduzir Reuniões Produtivas

Aprenda tcnicas potenciais para conduzir
reunies e obter o engajamento de sua

equipe
SPEECH PAPER
Muitas pessoas reclamam
(e-Summary)
das reunies e no se
sentem motivadas a
participar ativamente com
ideias e solues. Mas, por
que isso acontece? COMO
CONDUZIR
Lder, suas reunies esto REUNIES
sendo realmente eficazes?
PRODUTIVAS
1
Van Marchetti
SPEECH PAPER (e-Summary)
COMO CONDUZIR
REUNIES PRODUTIVAS
Tcnicas Potenciais para Conduzir Reunies e
obter o Engajamento de sua Equipe
VAN MARCHETTI
1 EDIO
2014
2
Copyright
Autora
Van Marchetti
Editor
Attitude Plan Online
Copyright 2014 [Attitude Plan Online]
1 edio 2014
O contedo deste livro eletrnico tem direitos autorais reservados para a autora. Isso significa
que, mesmo sendo um contedo digital, no de domnio pblico e no pode ser reenviado
ou duplicado para terceiros.
parte integrante dos Speech Papers que compem o material didtico da srie dos Cursos
Online de Comunicao Interpessoal e Oratria da Attitude Plan Online.
Se voc quiser indicar o livro para algum adquiri-lo, por favor, fornea o endereo de e-mail:
cursos@attitudeplan.com.br, onde ele poder ser adquirido legalmente.
Fazendo isso, voc e
star contribuindo para a produo de contedo digital de qualidade.
Muito obrigada!
3
Uma reunio em
que todos os
presentes esto
absolutamente de
acordo, uma
reunio perdida
Albert Einstein
4
CONSIDERAES INICIAIS
Van Marchetti
Um timo lder no diz o que deve ser feito. Ele sabe

fazer as perguntas certas para gerar auto-reflexo.
O CENRIO
Esta frase do Einstein bastante pertinente nesta nossa discusso. Vocs

devem estar perguntando: mas como assim? As reunies so feitas para obter
um consenso e no para criar divergncias... Muito bem, concordo com voc
... mas, em partes. E vou explicar o porque.
O conflito, quando funcional e bem conduzido, ou seja, quando atravs das

divergncias, traz novas formas de olhar, novas tendncias ou simplesmente
muda uma perspectiva, pode ser muito produtivo nas reunies. As pessoas
pensam diferente, vivem histrias diferentes e, por isso, podem contribuir de
uma forma muito rica uma vez que seja aberto espao para isso, conforme
vamos ver no decorrer desta leitura.
Em meus anos de experincia na gesto de pessoas e liderana de equipes,

tanto comerciais quanto administrativas, bem como em minha atuao como
consultora empresarial, sempre encontrei barreiras quando o assunto :
reunio corporativa. A palavra reunio j indica: unio de pessoas.
Bem, pessoas se comunicam e, onde h comunicao h (ou pelo menos

dever haver) emissores e receptores, que, conversando entre si, geram a
comunicao interpessoal, a qual rege as relaes interpessoais. Correto?
5
Speech Paper (e-Summary): Como Conduzir Reunies Produtivas
Van Marchetti
Sim! Correto. Porm, aonde h uma reunio de pessoas (com crenas,

convices, culturas, vivncias e opinies diferentes e por vezes, divergentes),
h a grande possibilidade de conflitos.
Bem, um grande desafio para os lderes! Estes, por sua vez, precisam, para a
boa conduo de pessoas, ter habilidades bem desenvolvidas em trs pontos,
os quais considero os pilares para a conduo de reunies eficazes:
1) Habilidades de Comunicao Interpessoal;
2) Habilidades de Relaes Interpessoais;
3) Habilidades de Gesto de Conflitos Organizacionais;
Mesmo havendo um excelente planejamento e sabendo exatamente quais

objetivos atingir, no teremos uma boa conduo do grupo, caso o lder no
tenha bem incorporadas essas trs habilidades.
Ento eu lhe pergunto: como esto suas habilidades nesses quesitos? Vamos
verificar? Uma impacta diretamente na outra. Veja o quadro abaixo:
HABILIDADES
COMUNICAO RELACIONAMENTO GESTO

INTERPESSOAL INTERPESSOAL DE CONFLITOS
PREMISSAS PREMISSAS PREMISSAS
Ouvir com ateno Entender

Empatia as diferenas
Mostrar interesse Buscar sinergia nas
diferenas
No fazer julgamentos Crtica construtiva
Estimular o dilogo
Ser conciso e objetivo Assertividade
Ser o Mediador
Comunicar com Soluo
Engajamento
entusiasmo Ganha-Ganha
Ter a certeza de que
Fazer perguntas Estimular o acordo
houve entendimento
6
Van Marchetti
Fazendo uma rpida autoanlise dos pontos acima, em quais voc acredita
que est bem desenvolvido e quais voc ainda precisa desenvolver. Analise
com calma, pense com bastante profundidade quais so as atitudes que voc
vem manifestando na conduo de reunies.
Espao para anotaes
7
Van Marchetti
8
NDICE
Consideraes Iniciais O Cenrio............................................................................... 04
Parte 1 Uma conta que no fecha ............................................................................. 09
Parte 2 Uma viso ampla .......................................................................................... 15
Parte 3 Passos para conduzir uma reunio produtiva ........................................... 20
Consideraes Finais ................................................................................................... 27
Sobre a Autora ............................................................................................................... 29
9
Van Marchetti PARTE 1
Homens e mulheres desejam fazer um bom trabalho. Se lhes for dado

o ambiente adequado, eles o faro. (Bill Hewlett-Fundador da HP)
1 UMA CONTA QUE NO FECHA
Aqui vamos falar sobre os sentimentos de ambas as partes: quem conduz e

quem participa da reunio. Quando perguntamos s pessoas sobre o que
acham das reunies, geralmente temos os seguintes quadros:
Vamos primeiro analisar como se sente o gestor quando pensa em conduzir

uma reunio:
SENSAES NEGATIVAS
CONDUZINDO REUNIES
Tempo desperdiado;
Falta de envolvimento das pessoas;
Perda de controle da gesto das discusses que fogem do tema central;
Falta de comprometimento dos participantes com os objetivos propostos;
10
Van Marchetti
E se mudarmos o foco. Vamos imaginar agora como se sente quem chamado

para uma reunio:
SENSAES NEGATIVAS
PARTICIPANDO DE REUNIES
Tempo desperdiado
Vai atrasar todo o meu trabalho;
Hoje vou ter que ficar at mais tarde;
Esse assunto j foi falado;
Um monte de bla bla bla, mas nada na prtica;
Sou tmido. At tenho ideias, mas no conseguirei falar nada;
Sempre que tento falar, sou interrompido;
Sempre que manifesto uma ideia, sou vetado;
E assim por diante...
Essa uma realidade presente em empresas de todos os portes e segmentos.

Uma vez que a reunio uma ferramenta importante, pois permite que
informaes sejam transmitidas, que projetos sigam em andamento, que
solues sejam alcanadas, importante mensurar os impactos que as
reunies esto causando na sua empresa.
O cenrio igual ou pelo menos, semelhante ao descrito acima? Ento

importante, em primeiro lugar, verificar o que est acontecendo? Por que as
pessoas esto com esses sentimentos em relao s reunies? interessante
ouvi-las, entender suas posies.
Tendo como exemplo a frase de abertura deste captulo, citao de Bill

Hewlett-Fundador da HP: Homens e mulheres desejam fazer um bom
11
Van Marchetti
trabalho. Se lhes for dado o ambiente adequado, eles o faro. Assim, a

ideia que deixo aqui seguinte: oua as pessoas, procure entender suas
razes. Faa entrevistas individuais, colha as informaes e tabule. Depois
rena o grupo para discutir como poderiam utilizar as reunies de uma forma
mais produtiva.
Certamente em sua tabulao, voc perceber pontos que precisam ser

desenvolvidos, principalmente nos lderes, pois so estes que conduzem o
grupo e que so os responsveis por estar frente, mediar e estimular as
pessoas para a ao.
Porm, esse desenvolvimento tambm ser importante nos times.

Provavelmente voc ir sentir a necessidade de trabalhar as relaes
interpessoais, a colaborao e inovao.
Mas, voltando ao nosso cenrio, interessante analisarmos a conta seguinte:
Tempo investido na reunio X Resultados produzidos
Por exemplo: se cada colaborador recebe de salrio fixo: R$ 1.500,00, sendo

CLT e mais benefcios, podemos dobrar para R$ 3.000,00. Dividindo esse valor
por 30 dias, temos o investimento nesse colaborador em R$ 100,00/dia.
Levando-se em conta uma jornada de trabalho de 8 horas, temos um
investimento de R$ 12,50 a hora (no estou contando posto de trabalho e
outras implicaes).
Agora, supondo que voc parou uma equipe de 10 pessoas para uma reunio
com durao prevista de 1 hora, temos um investimento de cerca de R$
125,00. Se estendeu por mais meia hora, acrescentamos conta mais R$
62,50, totalizando 187,50. Parece um valor irrisrio? Talvez no seja. Isso
depender de quantas reas esto fazendo reunio nesse exato momento. Se
so 5 reas, j temos uma conta diria de R$ 937,50. E se multiplicarmos isso
por um ms inteiro? R$ 28.125,00. Isso faz algum sentido para voc?
12
Van Marchetti
E se colocarmos executivos com um salrio mais alto? Para quanto vai essa
conta?
No importa o tamanho da empresa. O impacto nos resultados ser

proporcional. O que est sendo aqui discutido que uma reunio no pode ser
apenas uma obrigao dentro de um processo de gesto. Ela tem a
obrigao de ser produtiva e gerar resultados. H um investimento e todo
investimento exige um retorno. No estou apenas falando de retorno financeiro
isso essencial para a sade de toda empresa estou falando tambm de
retorno de: motivao, engajamento e comprometimento das pessoas
diretamente envolvidas e, consequentemente, das no diretamente envolvidas.
Essa imagem bastante sugestiva, no mesmo?
Fonte: Google Images
Este tem que ser o impacto. Gerar um engajamento to eficaz nas pessoas
diretamente envolvidas que o impacto motivacional vai atingindo outras
pessoas em um envolvimento legtimo.
Agora, faa uma conta novamente:
13
Van Marchetti
No caso de uma reunio no produtiva. Investimento de R$ 187,50 em dinheiro

e investimento em mais desmotivao e falta de comprometimento =
incalculvel (negativamente). Retorno: R$ 0,00 em um cenrio menos
pessimista. Em um cenrio pior: temos muitas perdas: absentemo, altssimo
turnover e assim por diante.
E no caso de uma reunio altamente produtiva? Investimento de R$ 187,50 em

dinheiro e investimento em mais motivao, e comprometimento = incalculvel
(positivamente). Retorno: alm do retorno financeiro pois pessoas que
produzem mais, trazem mais resultados temos tambm maior reteno de
talentos, motivao muito mais sustentvel e impacto de engajamento entre as
pessoas e as reas.
Faa voc tambm esse clculo, voc certamente se surpreender. Em

grandes empresas, com inmeras salas de reunio, o agendamento de salas
extremamente disputado. Imagine a quantidade de horas dirias?
E esse impacto muito grande para as pequenas empresas tambm. O menor

nmero de profissionais que fazem parte do quadro de colaboradores indica
que, ao retirar alguns membros por algum tempo para uma reunio, essa conta
pode vir a ser ainda muito maior. Afinal, cada membro em uma pequena
empresa responsvel por uma parcela significativa do trabalho.
Bem, dentro desse contexto e sabendo que as reunies so ferramentas

imprescindveis para novas ideias, atitudes mais colaborativas, integrao de
equipes, apresentao de propostas, desenvolvimento de pessoas,
alinhamento de projetos e muitos outros objetivos, precisamos chegar a um
ponto importante:
COMO TRANSFORMAR AS REUNIES EM FERRAMENTAS DE

INOVAO E BUSCA DE SOLUES POR PARTE DA EQUIPE?
14
Van Marchetti
Espao para anotaes
15
Se voc no consegue entender o meu silncio de nada ir adiantar as

palavras, pois no silncio das minhas palavras que esto todos os meus
maiores sentimentos. (Oscar Wilde)
2 UMA VISO AMPLA
Depois de fazer a anlise de sentimentos e posies sugerida no captulo

anterior, deixo aqui um exerccio bem interessante para ajudar na organizao
das ideias, facilitando uma viso mais ampla e ao mesmo tempo mais focada
da situao atual.
O que deve ser feito primeiro? Voc j tabulou as informaes e as classificou.

Tem em mos um material bem rico sobre as percepes tanto da liderana,
quanto das equipes. Agora hora e organiz-las. Segue abaixo um modelo. As
informaes do rodap voc ir substituir pelas levantadas nas entrevistas e
dinmicas de grupo.
Primeiro, temos as percepes dos lderes, condutores de reunies. Voc

dever substituir as percepes listadas, pelas que voc diagnosticou na
anlise feita anteriormente. Depois dever classific-las, para chegar a um
novo planejamento:
16
Van Marchetti
LDERES
10
9 Ocorre sempre
8
7 Ocorre vrias vezes
6
5 Ocorre s vezes
4
3 Ocorre pouco
2
1 Ocorre muito pouco
0
Falta de envolvimento
Discusses que fogem
Falta de conhecimento
comprometimento das
Perda de Tempo
do tema central
das pessoas
Percepes
Poucas ideias
da situao
oferecidas
pessoas
Falta de
Analisando este grfico, podemos perceber ao todo, as percepes de quem

conduz as reunies na empresa. Agora hora de planejar quais as aes que
precisam ser implementadas para melhorar esse quadro.
Perguntas:
Como posso aumentar o envolvimento das pessoas?
Como posso ativar o interesse?
Como posso aumentar o comprometimento das pessoas?
17
Van Marchetti
Aqui, temos as percepes dos participantes das reunies. Voc dever

substituir as percepes listadas, pelas que voc diagnosticou na anlise feita
anteriormente. Depois dever classific-las, para chegar a um novo
planejamento:
EQUIPE
10
9 Ocorre sempre
8
7 Ocorre vrias vezes
6
5 Ocorre s vezes
4
3 Ocorre pouco
2
1 Ocorre muito pouco
0
Muita teoria e pouco na
No tenho tempo hbil

No consigo expor as
Atraso do trabalho
Aumenta as horas de
Perda de Tempo
para me preparar
Percepes
trabalho
prtica
ideias
Analisando este grfico, podemos perceber ao todo, as percepes de quem

participa das reunies na empresa. Agora hora de planejar quais as aes
que precisam ser implementadas para melhorar esse quadro.
Perguntas:
18
Van Marchetti
Como posso fazer com que as pessoas j venham mais preparadas?
Como posso administrar melhor o tempo?
Como posso criar um processo para que realmente as aes sejam

implementadas?
Quando as pessoas percebem que muito do que falado morre na praia, ou

seja, no praticado, a credibilidade nas reunies diminui agressivamente.
Outro ponto muito importante instigar as pessoas a vir preparadas, isso
certamente demonstra que suas opinies so importantes e que sua
participao essencial.
19
Van Marchetti
Espao para anotaes
20
Os nossos conhecimentos so a reunio do raciocnio e experincia de

numerosas mentes. (Emerson)
3 4 PASSOS PARA CONDUZIR REUNIES PRODUTIVAS
Bem, agora voc j est munido das informaes necessrias para a tomada
de decises em seu planejamento para as prximas reunies, tornando-as
produtivas e eficazes.
Este o momento de implementar as novas aes. Abaixo, listo os passos

essenciais para que as reunies corporativas venham a agregar resultados
importantes para seus negcios. importante salientar que as pessoas gostam
de estar em grupo, adoram sentir que pertencem a algo maior e,
principalmente, sentem-se bastante realizadas quando conseguem que seu
trabalho seja apreciado e reconhecido.
No que no gostem de reunies. Elas no se sentem comprometidas com

os modelos atuais das reunies: sem planejamento correto, muitas vezes sem
organizao, sem gesto do tempo e sem a possibilidade de um dilogo
realmente aberto e promissor.
21
Van Marchetti
Tenho absoluta certeza e falo por minha prpria vivncia com equipes - de
que quando estimulamos as pessoas pelos caminhos certos, conseguimos
obter o melhor delas. J tive equipe que passou a noite (acompanhando uma
obra), em uma das unidades de uma empresa que eu prestava consultoria,
para que uma sala ficasse pronta e dentro dos padres para um evento que iria
acontecer repentinamente. Era um evento que estava h algum tempo para
acontecer, mas eles no estavam conseguindo fechar o qurum necessrio de
participantes. Fizeram um trabalho rduo e, de repente, as inscries foram
acontecendo. Como a diretoria no estava confiante no resultado, no acelerou
a obra da sala. E o que aconteceu? Eles estiveram pessoalmente envolvidos
com a obra e o evento aconteceu de uma forma brilhante.
Este uma histria real. E narro aqui com muito orgulho desta minha equipe. E
existem muitas outras!!!
Vamos agora aos passos para que possamos atingir esses objetivos e trazer o
melhor das pessoas para as reunies.
PASSO 1 QUAL O OBJETIVO DA REUNIO?
Cada reunio carece de um formato especfico, dependendo do objetivo que se

quer alcanar. Cito abaixo, alguns dos principais modelos:
Informar algo ela ser mais trabalhada no sentido do condutor transmitir a

mensagem para os participantes, porm deve abrir espao para a
interatividade. Deve-se obter o feedback da mensagem.
Buscar a soluo para um problema aqui imprescindvel que as pessoas

venham preparadas e j com propostas. Neste formato, a interatividade
fundamental e o condutor faz seu papel como mediador.
Levantar novas ideias / inovao Neste formato, a interatividade impera e

um processo de brainstorm bem conduzido a chave para o sucesso. O
condutor precisa ter uma grande dose de entusiasmo para contagiar os
presentes e os instigar a participar ativamente. O objetivo deve ser muito bem
estabelecido desde o incio, pois h uma grande chance de disperso.
22
Van Marchetti
Apresentar resultados este um formato em que o condutor tanto pode

estar apresentando resultados alcanados pela equipe, quanto a equipe
apresentar seus resultados individualmente ou em grupo. No primeiro caso,
imaginando um resultado positivo, a hora certa de elogiar e incentivar as
pessoas aos prximos passos. No segundo caso, importante o condutor
calcular o tempo necessrio para a reunio, levando em conta o nmero de
participantes e estipulando, desde o incio, o tempo determinado para cada
uma das pessoas.
Apresentar uma proposta / projeto pode ser uma apresentao individual

ou de um grupo. O importante aqui que se voc for o condutor, certifique-se
de que conhece muito bem seu pblico e suas expectativas. Leve um
planejamento muito bem elaborado e j v preparado para responder as
possveis crticas e questionamentos. Faa perguntas, instigue a interatividade.
Tomar uma deciso aqui o condutor, muitas vezes j sabe a resposta,

porm leva sua equipe a buscar e propor solues. Esta uma forma bem
acessvel de desenvolvimento, uma vez que o lder esteja preparado para
conduzi-la da forma mais adequada.
PASSO 2 QUAL O PBLICO A SER CONVIDADO?
Saber escolher pessoas-chave e entender as expectativas do grupo, faz uma

grande diferena no desenvolvimento da reunio. Uma dica : escolha cerca de
trs participantes (que sejam estratgicos para seu objetivo), antes da
realizao da reunio e tenha uma conversa informal sobre o tema. Perceba o
impacto, suas emoes e seu entusiasmo. Movimente previamente esse
interesse e essas pessoas sero um importante alicerce para obteno do
comprometimento do grupo.
Quem pode melhor trazer a soluo demandada?
O que posso extrair de cada membro, de acordo com suas habilidades e

conhecimentos?
Em seu planejamento, voc deve traar um breve perfil de cada um e

colocar o que espera da participao;
23
Van Marchetti
PASSO 3 PREPARAO DA PAUTA DA REUNIO?
Este passo de fundamental importncia. neste momento que voc faz todo
o planejamento, cria o roteiro e busca as estratgias mais certeiras para a
obteno dos resultados esperados.
Qual o tema ser abordado?
Quais os tpicos?
Destes tpicos, quais precisam ser tratados como prioridade ou quais

so os que despertam mais interesse?
Quanto tempo ter a reunio como um todo e tambm definir qual o

tempo destinado discusso de cada tpico;
Seu tema ter algum impacto polmico? Quanto mais polmico, maior a
probabilidade de perguntas e crticas. Esteja preparado;
Quais suas estratgias para estimular a participao das pessoas? Das

mais tmidas s mais falantes;
Qual sua estratgia para conduzir a discusso quando sair do foco?
Qual sua estratgia para obter o comprometimento das pessoas?
Qual a sua estratgia de feedback e mensurao dos resultados?
Defina quem ser o responsvel pela ata da reunio;
24
Van Marchetti
PASSO 4 CONSEGUINDO A ADESO DAS PESSOAS
Neste momento a comunicao eficaz do lder, faz toda a diferena. Quem

detm essa habilidade est muitos passos frente na conduo de excelentes
reunies. Cito aqui alguns pontos essenciais:
Envie a pauta para os participantes, com pelo menos, 48h de

antecedncia. Dependendo da preparao que espera, este prazo
dever ser antecipado. Se for de uma semana, por exemplo, envie
mensagens motivacionais (no de cobrana), lembrando do encontro e
do que espera das pessoas;
Chegado o dia, inicie com uma mensagem breve (quebra-gelo), a qual

dever conter a essncia do tema, objetivando sintonizar as pessoas a
um momento comum a todos;
Depois discorra brevemente sobre o tema proposto, os tpicos e o

tempo estabelecido para que a reunio ocorra. Procure ser o mais
pontual possvel, tanto ao iniciar quanto a terminar. Isso vai aumentar a
credibilidade para os prximos eventos;
Lembre-se, voc est no controle. Ento seu autocontrole tem que ser
muito bem administrado. Tenha conscincia de sua comunicao no-
verbal (responsvel por cerca de 93% de sua mensagem): postura,
linguagem corporal e tom de voz;
Fique o tempo todo atento linguagem corporal das pessoas. Perceba

os tmidos que, atravs da postura, parecem querer falar, porm no
tm coragem. Instigue-os a participar, porm com cautela, para que seja
motivador e no traumatizante;
Seja um moderador. Leve as pessoas ao, participao, porm

esteja atento a trazer a discusso para o centro, caso haja desvios do
assunto;
25
Van Marchetti
Pratique a escuta ativa: oua com real ateno, olhos nos olhos,
mostre interesse e no interrompa uma fala, a no ser que seja
extremamente necessrio para no perder o foco;
Anote os pontos principais. De preferncia utilize um flip chat ou quadro

branco. Isso fixa o contedo para as pessoas e as estimula a anotar
tambm;
Quando as propostas ou solues estiverem colocadas, estimule a

discusso (saudvel) do grupo, sobre os prs e contras, para que a
responsabilidade das decises seja compartilhada;
Procure no julgar as ideias. Desabilite filtros de julgamento e procure

entender as colocaes. Faa, atravs das perguntas certas, a pessoa
refletir sobre sua proposta e estimule a argumentao. Caso tenha a
certeza de que a ideia proposta no atende, no faa um comentrio
direto e mais duro isso inibe participaes futuras procure mostrar de
uma forma assertiva que no seria possvel e diga o porque;
Ao definir as propostas ou solues, esteja certo do entendimento e

retome os principais pontos. Cada tarefa dever ter um responsvel pela
execuo e pelo prazo de entrega;
Uma dica interessante: elogie publicamente e, se possvel, crie uma

recompensa para as melhores solues propostas, mesmo que ainda
no implementadas. Isso estimula a gerao de novos insights;
Uma pessoa dever ser responsvel pela conduo da verificao das

metas estabelecidas e acompanhar as deads lines do projeto;
Encerre a reunio elogiando a participao de todos e mostrando a

importncia dos momentos que passaram juntos para os resultados que
procuram obter. Principalmente deixe claro que a participao deles foi
essencial para chegarem ao final com xito; Aqui importante deixar
bem claro o que espera de cada participante, bem qual o prazo a atingir
a meta proposta. Deixe j bem claro quando ser o prximo encontro de
verificao;
26
Van Marchetti
Espao para anotaes
27
CONSIDERAES FINAIS
Homens e mulheres desejam fazer um bom trabalho. Se lhes for dado

o ambiente adequado, eles o faro. (Bill Hewlett-Fundador da HP)
E assim, encerramos mais um Speech Paper (e-Summary) sobre Comunicao

Eficaz para Lderes. Reunies produtivas so uma das vrias ferramentas que
um gestor necessita para gerir pessoas com maestria.
Espero que tenha sido de grande valia e que possam aproveitar as dicas aqui
propostas. Este material acompanha a videoaula, para que o contedo seja
ainda mais fortalecido.
Gostaria muito de pedir uma gentileza: voc que teve acesso a esse material,
se puder dar um depoimento do que achou sobre o contedo, ficarei muito
agradecida, pois ser muito importante para a continuidade da qualidade do
trabalho e para que eu possa trazer temas relevantes.
Basta enviar para: vanmarchetti@attitudeplan.com.br
28
Van Marchetti
Acrescente ao final se permite ou no a divulgao no site ou material

informativo sobre o trabalho. Essa divulgao ajuda a que outras pessoas
tambm tenham acesso ao contedo.
Muito obrigada e at breve!!!
29
AUTORA QUEM VAN MARCHETTI
A
Van Marchetti
no mercado corporativo e
Com mais de 17 anos de acadmico, foram voltados ao
experincia profissional, Van desenvolvimento da
Marchetti COMUNICLOGA, Comunicao Interpessoal e
graduada pela ESPM, com Oratria em milhares de
grande expertise em profissionais, dentro do mbito
COMUNICAO INTERPESSOAL do: atendimento ao cliente,
NO TRABALHO e idealizadora relacionamento interpessoal,
do mtodo BW4 - BREAKING liderana e gesto de pessoas,
WALLS COMMUNICATION & tcnicas de apresentaes
ORATORY, criado para trazer executivas, tcnicas de
uma nova experincia na apresentaes para vendas,
aprendizagem de como fazer formao de instrutores de
apresentaes com maestria. treinamento, tcnicas de
didtica para professores de
graduao e ps-graduao e
apaixonada por desenvolver a tcnicas para apresentaes de
habilidade da comunicao nas TCC.
pessoas. Para ela, aprender e
ensinar lhe encanta. Est
constantemente em Em 2006, realizou um grande
aprendizagem, realizando sonho, fundou a Attitude Plan,
cursos e estudos em diversas empresa de Consultoria e
reas (teatro, oratria, poder Treinamento, especializada em
mental, liderana, gesto Comunicao Interpessoal e
emocional, negcios, relaes Oratria. Sua grande
interpessoais, entre outros) que experincia no segmento de
somam um grande Educao Executiva, como
conhecimento para aplicao Gestora de negcios e
de uma metodologia professora de MBA, tambm
diferenciada e orientada a lhe confere a expertise de atuar Milhares de alunos de
resultados, agindo no medo e como consultora especialista diversas localidades j
na ansiedade em falar em em orientao de carreira e participaram de seus
pblico, bem como em tcnicas tcnicas de apresentao, cursos abertos,
de melhoria na performance em ajudando diversos profissionais treinamentos in company e
apresentaes, aulas, vendas e em entrevistas de emprego e
suas aulas de MBA.
demais situaes de exposio, processos seletivos. tambm
baseada no que h de mais autora de diversos artigos. Van Marchetti
atual no mercado:
tambm atua como
Acesse o site e conhea o
(contedo + Prtica). contedo completo: personal consultant em
comunicao e oratria
Ao longo desses anos, todos
www.attitudeplan.com.br para executivos,
seus estudos, vivncias,
palestras, aulas e treinamentos empresrios e polticos.
30

Como Conduzir Reuniões Produtivas

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Fazendo isso, voc e

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Um timo lder no diz o que deve ser feito. Ele sabe

Esta frase do Einstein bastante pertinente nesta nossa discusso. Vocs

O conflito, quando funcional e bem conduzido, ou seja, quando atravs das

Em meus anos de experincia na gesto de pessoas e liderana de equipes,

Bem, pessoas se comunicam e, onde h comunicao h (ou pelo menos

Sim! Correto. Porm, aonde h uma reunio de pessoas (com crenas,

1) Habilidades de Comunicao Interpessoal;

2) Habilidades de Relaes Interpessoais;

3) Habilidades de Gesto de Conflitos Organizacionais;

Mesmo havendo um excelente planejamento e sabendo exatamente quais

COMUNICAO RELACIONAMENTO GESTO

PREMISSAS PREMISSAS PREMISSAS

Ouvir com ateno Entender

Espao para anotaes

Consideraes Iniciais O Cenrio............................................................................... 04

Parte 1 Uma conta que no fecha ............................................................................. 09

Parte 2 Uma viso ampla .......................................................................................... 15

Parte 3 Passos para conduzir uma reunio produtiva ........................................... 20

Consideraes Finais ................................................................................................... 27

Sobre a Autora ............................................................................................................... 29

Homens e mulheres desejam fazer um bom trabalho. Se lhes for dado

1 UMA CONTA QUE NO FECHA

Aqui vamos falar sobre os sentimentos de ambas as partes: quem conduz e

Vamos primeiro analisar como se sente o gestor quando pensa em conduzir

Falta de envolvimento das pessoas;

Perda de controle da gesto das discusses que fogem do tema central;

Falta de comprometimento dos participantes com os objetivos propostos;

E se mudarmos o foco. Vamos imaginar agora como se sente quem chamado

Vai atrasar todo o meu trabalho;

Hoje vou ter que ficar at mais tarde;

Esse assunto j foi falado;

Um monte de bla bla bla, mas nada na prtica;

Sou tmido. At tenho ideias, mas no conseguirei falar nada;

Sempre que tento falar, sou interrompido;

Sempre que manifesto uma ideia, sou vetado;

E assim por diante...

Essa uma realidade presente em empresas de todos os portes e segmentos.

O cenrio igual ou pelo menos, semelhante ao descrito acima? Ento

Tendo como exemplo a frase de abertura deste captulo, citao de Bill

trabalho. Se lhes for dado o ambiente adequado, eles o faro. Assim, a

Certamente em sua tabulao, voc perceber pontos que precisam ser

Porm, esse desenvolvimento tambm ser importante nos times.

Mas, voltando ao nosso cenrio, interessante analisarmos a conta seguinte:

Tempo investido na reunio X Resultados produzidos

Por exemplo: se cada colaborador recebe de salrio fixo: R$ 1.500,00, sendo

No importa o tamanho da empresa. O impacto nos resultados ser

Essa imagem bastante sugestiva, no mesmo?

Fonte: Google Images

Agora, faa uma conta novamente:

No caso de uma reunio no produtiva. Investimento de R$ 187,50 em dinheiro

E no caso de uma reunio altamente produtiva? Investimento de R$ 187,50 em

Faa voc tambm esse clculo, voc certamente se surpreender. Em

E esse impacto muito grande para as pequenas empresas tambm. O menor

Bem, dentro desse contexto e sabendo que as reunies so ferramentas

COMO TRANSFORMAR AS REUNIES EM FERRAMENTAS DE

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2 UMA VISO AMPLA