Idade dos documentos

Fabrcio Mariano *
Mestre em Economia
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Ps-gradu-
ado em Finanas e Gesto
Corporativa pela Univer-
sidade Candido Mendes

Idade dos arquivos

(UCAM). Graduado em
Fsica pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Ins-
A classificao das idades dos arquivos varia de autor para autor, pois tituto de Administrao
do Rio de Janeiro (IARJ).
cada uma tem origem em um pas diferente ou influenciada em maior ou Professor de cursos pre-
paratrios para concursos.

menor grau por uma cultura especfica.

A seguir, sero abordadas as idades dos documentos, no que se refere a

bibliografias indicadas para concursos pblicos.

Classificao das idades, segundo T. R. Schellenberg

Primeira idade: arquivo corrente ou ativo

constitudo de documentos de uso frequente, normalmente nas pr-
prias unidades que os receberam ou produziram. Nessa fase, os documentos
so analisados, organizados, classificados e arquivados, at que cumpram o
seu tempo de vida til, especificado na tabela de temporalidade.

Na verdade, os documentos de primeira idade so os que tm funo ad-

ministrativa e esto ligados alta gerncia da instituio. Diz-se tambm que
o documento na primeira idade tem gnero de valor primrio.

Segunda idade: arquivo intermedirio ou temporrio

constitudo de documentos que deixam de ser consultados frequente-
mente, mas que ainda podero ser solicitados (virtualmente transferidos dos
arquivos correntes), como tambm de documentos que aguardam o cumpri-
mento do prazo que antecede microfilmagem ou reproduo em CD-ROM.

Na verdade, os documentos de segunda idade so os que tm funo

administrativa, mas no ligados alta gerncia, mais ligados parte opera-
cional da empresa. Diz-se tambm que o documento na segunda idade tem
gnero de valor primrio.

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Terceira idade: arquivo permanente,

custdia, morto ou inativo
constitudo de documentos que perderam seu valor administrativo
e que so conservados por seu valor legal e/ou histrico. Normalmente,
so guardados distantes do local de trabalho e acondicionados em outras
mdias, visando o racionamento de espao. Possui documentos processados,
estudados ou assuntos resolvidos.

Deve ficar claro que arquivo permanente, custdia, morto ou inativo tem
denominao relativa terceira idade, mas, na verdade, cada nome tem uma
razo de ser, de acordo com a Revoluo Francesa.

Schellenberg (2005), enfatiza o gnero de valor primrio e secundrio

dos documentos.

 Gnero de valor primrio: so os documentos com funo admi-

nistrativa, logo, pertencem primeira ou segunda idade. Segundo
o autor, estes so os arquivos propriamente ditos. Deve ficar enten-
dido que o autor tem uma preocupao maior com os documentos
de uso corrente na instituio, ou seja, os documentos utilizados pela
instituio no seu dia a dia, seja ligado alta gerncia ou sua parte
operacional.

 Gnero de valor secundrio: um documento passa a ter gnero de va-

lor secundrio quando ele perde sua funo administrativa, podendo
este ser microfilmado. Deve ficar claro que a microfilmagem, de acordo
com Schellenberg, est diretamente associada importncia do docu-
mento, no que se refere ao seu destino final para a instituio. Caso este
seja importante, a microfilmagem ser necessria, seja para diminuir o
espao ocupado ou para garantir que no haja perda do documento.

Observao: Schellenberg preocupa-se com a destinao final da massa

documental, e os termos arquivo permanente, custdia e morto so conquis-
tas da Revoluo Francesa, e cada nome tem a sua caracterstica histrica.

Classificao das idades, segundo Helosa Bellotto

Helosa Bellotto define prazos fixos para a guarda do material de arquivo
independente do tipo de empresa, ou seja, independente da sua estrutura,
funo e ao.
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Primeira idade: arquivo corrente

Abrigam documentos no seu uso funcional, administrativo ou jurdico. A
permanncia dos documentos nesse arquivo depende de sua tipologia ou
funo, e principalmente de sua vigncia.

Os documentos nessa idade podem passar dali para um arquivo cen-

tral dentro do respectivo rgo gerador, onde permanecero de 5 a 10
anos.

Segunda idade: arquivo intermedirio

Os documentos nessa fase j ultrapassaram seu prazo de validade jurdi-
co-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.

Nessa fase, os documentos j so transferidos para um arquivo que cen-

traliza documentos de vrios rgos da instituio, onde devem permanecer
por aproximadamente 20 anos.

na segunda idade que documentos so submetidos s tabelas de tem-

poralidade, que determinam seus prazos de vigncia e vida, de acordo com
a finalidade dos documentos.

Terceira idade: arquivo permanente ou histrico

caracterizada pelo recolhimento dos documentos, podendo ficar de 25
at 30 anos.

Observao: Helosa argumenta que os arquivos propriamente ditos so

os de terceira idade, pois na passagem da segunda para a terceira idade
que devemos fazer a TTD (Tabela de Temporalidade dos Documentos) e,
nesse sentido, ou seja, atravs do estudo da TTD, que ser verificado o que
se deve fazer com os documentos.

De acordo com Helosa Bellotto, os arquivos propriamente ditos so

de terceira idade. Isso significa que a sua preocupao maior quanto ao
destino final dos documentos, e dentro desse contexto entende-se que o
documento de primeira e segunda idade tem objetivo funcional e funo
administrativa.

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Classificao das idades, segundo

Marilena Leite Paes

Primeira idade: arquivo ativo

Possui funo administrativa e utilizado com muita frequncia.

Segunda idade: arquivo inativo

Possui funo administrativa, mas utilizado com pouca frequncia.

Terceira idade: arquivo permanente

So arquivos que perderam sua funo administrativa e so guardados
pelo seu carter legal, e so conservados em razo de seu valor histrico ou
documental, e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolu-
o. So arquivos propriamente ditos.

De acordo com Marilena Leite Paes, os documentos tambm devem obe-

decer ao Princpio da Provenincia, ou seja, princpio bsico da Arquivolo-
gia, segundo o qual os arquivos gerados por uma instituio ou pessoa no
devem ser misturados aos de outros geradores.

Segundo o princpio da provenincia, pode-se verificar que os documen-

tos podem vir de outros rgos, e se acumular em um arquivo central.

De acordo com a definio acima, esse arquivo central nada mais que
um centro de documentao que recebe documentos de outros rgos de
arquivos de terceira idade, em regra, pois esses documentos perdem sua
funo administrativa no respectivo e recaem em um arquivo central, po-
dendo esses documentos serem de vrios tipos, classificao e formas.

Tabelas de temporalidade dos documentos

A Tabela de Temporalidade dos Documentos (TTD) um instrumento arqui-
vstico, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinao de documen-
tos. Esse instrumento resultante do processo de avaliao de documentos.

Na elaborao da tabela de temporalidade, deve ser observada a teoria

das trs idades, que define parmetros gerais para arquivamento e destina-
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o dos documentos de arquivos, em sntese, a TTD um mtodo de pesqui-

sa utilizado pelo profissional de Arquivo.

Em resumo, pode-se dizer que a TTD um mtodo de pesquisa que orien-

ta o arquivista, no que se refere criao das idades dos documentos.

Classificao dos documentos quanto

entidade mantenedora
 Pblicos: so documentos provenientes de rgos federais, estaduais
e municipais.

 Privados: so documentos provenientes de instituies particulares.

Classificao dos documentos quanto ao acesso

 Franqueados: tem como caracterstica o fato de serem disponibiliza-
dos ao pblico.

 Restritos: referentes segurana nacional e ordem poltica, acessa-

dos somente por militares.

 Confidenciais: documentos de posse do Ministrio das Relaes Exte-

riores, e acessados somente por pessoas credenciadas.

Resoluo de questes
1. Podemos associar os termos arquivo inativo, arquivo central e arquivo
morto, respectivamente, aos arquivos:

a) corrente, intermedirio e permanente.

b) permanente, intermedirio e corrente.

c) permanente, intermedirio e permanente.

d) intermedirio, corrente e permanente.

e) permanente, permanente e permanente.

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Soluo:

Um documento, quando chamado de inativo, pode pertencer tanto

segunda idade (de acordo com Marilena Leite Paes) quanto terceira
idade (de acordo com Schellenberg). De acordo com esse fato, o ter-
mo inativo pode gerar uma dvida, pois a questo no cita em qual
autor se baseia.

Entretanto, quando se fala em arquivo central, no h dvida de que o

autor Helosa Bellotto, ou seja, o documento est na primeira idade.

Assim, o arquivo central tem que pertencer primeira idade, e a nica

alternativa cujo termo intermedirio se refere ao arquivo corrente per-
tencendo primeira idade a D.

Gabarito: D

2. Em mbito arquivstico, os termos acondicionar, ordenar e descrever

podem ser associados, respectivamente, a

a) embalar // instruir // segunda idade.

b) guardar // arranjar // terceira idade.

c) guardar // organizar // primeira idade.

d) embalar // instruir // primeira idade.

e) embalar // arranjar // terceira idade.

Soluo:

Analisando o termo ordenar, tem-se duas correntes distintas: a viso de

Schellenberg e a de Marilena Leite Paes. Para Schellenberg, ordenar um
ato executrio, ou seja, uma ordem para fazer o arquivo, depois de feita
a anlise e classificao do material.

De acordo com Marilena Leite Paes, ordenar est associado a organizar

os documentos. Assim, Marilena define o conceito de arranjo como
o processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste
na ordenao dos documentos em fundos e na ordenao das sries
dentro dos fundos (PAES, 2005).

A autora tambm define descrio como sendo o conjunto de proce-

dimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo

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das unidades de arquivamento, as representa nos instrumentos de

pesquisa (PAES, 2005).

Considerando essas definies, conclui-se que o termo ordenar equivalen-

te a arranjar, e se refere a documentos de terceira idade. Nesse caso, as nicas
alternativas possveis so B e E. Como acondicionar significa embalar os docu-
mentos e guardar a funo do arquivo, a nica alternativa possvel a E.

Gabarito: E

3. (BNDES) No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos

Ltda. existe uma pasta de nmero 14, onde os documentos da firma
Antunes & Cia estavam arquivados. Devido a fatores externos, as tran-
saes com a Arquiz de Investimentos Ltda. no puderam continuar.
Desta forma, o tcnico administrativo transferiu os documentos da
pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empre-
sa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o
nmero da pasta 14 ser:

a) transferido junto com a documentao.

b) aproveitado para um novo cliente.

c) eliminado, mantendo-se a notao.

d) conservado no arquivo intermedirio.

e) recolhido ao arquivo permanente.

Soluo:

Em uma caixa que contm documentos, deve ser escrito com lpis ou
caneta. De acordo com a banca CESPE e alguns autores de Arquivologia,
a regra : caneta pode, mas a preferncia lpis, pois quando o lpis
usado, pode-se aproveitar a numerao, dado que a massa documental
flexvel e as caixas podem aumentar ou diminuir no tempo.

De acordo com a definio anterior, pode-se verificar que a caixa pode

ser aproveitada para um novo cliente.

Gabarito: B

4. (BNDES) A teoria arquivstica apresenta as trs idades dos arquivos

como estgios de sua evoluo. A idade em que so arquivados os do-
cumentos que perderam todo o valor de natureza administrativa a:
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a) permanente.

b) especializada.

c) pblica.

d) corrente.

e) empresarial.

Soluo:

De acordo com Schellenberg, quando um documento perde a funo

administrativa, este passa a no pertencer mais primeira nem segun-
da idade, pois, segundo o autor, os documentos da primeira e segunda
idade tm natureza administrativa (funo administrativa).

Quando o documento passa para a terceira idade, ele perde a natu-

reza administrativa. De acordo com o referido autor, o documento na
terceira idade pode ter as seguintes denominaes: inativo, custdia,
morto ou permanente.

Logo, segundo Schellenberg, a alternativa correta a A.

Gabarito: A

5. Qual o nome dado passagem do material de arquivo de segunda

idade para terceira idade?

a) Abstrao documental.

b) Fatores concretos.

c) Transferncia.

d) Custdia.

e) Recolhimento.

Soluo:

Quando um documento passa da primeira para a segunda idade, diz-

-se que h uma transferncia. Quando um documento passa da se-
gunda para a terceira idade, tem-se o recolhimento. Assim, a alterna-
tiva correta a E.

Gabarito: E
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6. (TSE Tcnico Judicirio CESPE) O arquivo intermedirio uma das

fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Constitui objetivo
do arquivo intermedirio:

a) evitar a manuteno de documentos por um longo perodo, nos

escassos espaos dos setores de trabalho.

b) guardar os documentos histricos.

c) diminuir os custos com a duplicao de documentos.

d) manter os documentos de maneira descentralizada.

Soluo:

Como o arquivo intermedirio guarda documentos que em regra so

documentos utilizados com menor frequncia em relao primeira
idade, pode-se dizer que o objetivo do arquivo intermedirio evitar
que documentos menos utilizados ocupem espao dos arquivos mais
utilizados.

Gabarito: A

7. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) No processo de anlise dos ar-

quivos, com vistas sua destinao final, levam-se em conta, entre
outros,

a) valores administrativos, isto , qualidades pelas quais os documen-

tos demonstram a aquisio, manuteno, transferncia, modifica-
o ou extino de direitos.

b) valores fiscais, isto , qualidades inerentes aos documentos, a par-

tir da presena de sinais de validao.

c) valores probatrios, isto , qualidades pelas quais os documentos

permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio
que os acumulou.

d) valores histricos, isto , referncias a grandes personagens da

vida poltica, econmica e social de uma nao.

e) valores jurdicos, isto , qualidades pelas quais os documentos ser-

vem ao desempenho das atividades-meio e das atividades-fim de
uma instituio.

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Soluo:

No que se refere destinao final dos documentos, deve-se levar em

conta o seu valor probatrio. De acordo com alguns autores, pode-se
definir valor probatrio como valor de prova dos documentos, ou seja,
qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura
e o funcionamento da instituio que os acumulou.

De acordo com a definio acima, e fazendo uma analogia com Mari-

lena Leite Paes, quando se fala em conhecer a estrutura e o funciona-
mento da instituio que acumulou o documento, deve ficar entendi-
do que ela est se referindo ideia de arquivo central, ou seja, centro
de documentao que recebe documentos de outros rgos.

Gabarito: C

8. (TRE/SE Tcnico Judicirio FCC) O conceito de instrumento de pesquisa,

no mbito dos arquivos permanentes, aplicado, com exclusividade, a

a) mecanismos de controle topogrfico do acervo, para fins de pre-

servao dos documentos mais antigos.

b) transcries integrais de documentos isolados, para efeitos de sua

eventual publicao.

c) obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resu-

me ou transcreve fundos, grupos, sries e peas documentais.

d) formas seletivas de descrio, com a perspectiva de disponibilizar

repertrios dos documentos mais importantes do acervo.

e) bancos de dados e outros produtos do advento da tecnologia da

informao.

Soluo:

O conceito de instrumento de pesquisa, no mbito dos arquivos per-

manentes, aplicado, com exclusividade, a obra de referncia.

Gabarito: C

9. (UFRJ/Arquivista) Os princpios arquivsticos adquirem universaliza-

o a partir do seu emprego e referncia. No entendimento de alguns
autores, como Schellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por

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fundos, isto , reunir todos os ttulos (documentos) provenientes de

um corpo, de um estabelecimento, de uma famlia ou de um indiv-
duo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos,
da essncia do princpio da:

a) provenincia.

b) territorialidade.

c) naturalidade.

d) temporalidade.

e) informalidade.

Soluo:

O princpio da provenincia est diretamente relacionado ideia de

arquivo central, ou seja, esse arquivo central recebe documentos de
outros rgos associados a seus documentos, que perderam a sua fun-
o administrativa.

De acordo com essa realidade, pode-se dizer que o arquivo central re-
cebe documentos de vrias fontes, tipologias e suportes, sendo estes
recolhidos, transferidos, transportados, arrumados, acondicionados
nesse arquivo central. No entanto, deve ficar claro que esses docu-
mentos so oriundos de outros arquivos.

Gabarito: A

Dica de estudo
MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.

Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.

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DISPONVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20

mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.

DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.

Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.

FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de

Janeiro: FGV, 2005.

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