Curso: Excel

Avanado

Formador: Carlos Maia

 Programa para o Mdulo

Formataes avanadas da folha de clculo
Proteco de dados
Estilos de formatao
Modelos

Frmulas e Funes
Frmulas e funes avanadas (IF; Vlookup; Hlookup, etc...)
Definir e utilizar nomes de clulas
Auditoria de frmulas

Sries de dados
Preenchimento automtico de sries

Gesto de dados
Gerir dados
Filtros automticos e avanados
Ordenao de dados
As tabelas dinmicas
Os nveis de dados
A utilizao de subtotais
A consolidao de dados
2
 Programa para o Mdulo

As tcnicas de simulao
Cenrios
Atingir objectivo
O Solver

A criao de grficos
Formatao avanada de grficos
Formatao de grficos tridimensionais

Criar e utilizar macros

Os Formulrios

Ferramentas de Reviso

As ligaes do Excel com outras aplicaes
Importar texto do Word
Importar informao de uma base de dados

A integrao do Excel com a Internet
A transformao de documentos Excel em formato HTML
3
Reviso de conceitos
 Funes
Sintaxe
Nome_da_funo (argumento; argumento2;)

Caracter separador

Exemplo = SUM(2;3;4;5)

Nome da funo Argumentos da funo

5
 Algumas Funes
Nome Resultado
Average Mdia
Min Minimo
Max Mximo
Count Contar
Countif Contar se
Sum Somar
Sumif Somar se
Power Exponnciao
Today Hoje
Date Data
Now Agora
6
 Demonstrao da
utilizao de funes

7
Criar frmulas complexas usando
o Function Wizard

Wizard - Assistente para construo de frmulas.

Chamada do
Function Wizard

8
Utilizao do Function Wizard
Funes

Categorias
de funes

Sintaxe da funo seleccionada

9
Calculo da mdia usando o Wizard

10
 Demonstrao da
utilizao do Function
Wizard

11
Estilos

12
 Novo Estilo

1. Seleccionar a clula com o

estilo criado
2. Format -> Style
3. Escrever um nome para o
estilo
4. Clicar em Add
5. Efectuar as modificaes
necessrias
6. OK
13
 Juntar Estilo de outra Folha

1. Format -> Style

2. Clicar em Merge
3. OK

14
 Boto de Estilo

Na barra de formatao, clicar com o boto direito e escolher a
opo customize

Arrastar de seguida o boto para a barra de formatao.

15
 Estilos

Quero usar estilos que criei em outras folhas.
Como posso us-los?
Abrir um livro onde pretendemos juntar os estilos
Juntar os estilos (boto merge)
Gravar como Template (*.xlt)

16
Formatao de clulas mediante
condies

Objectivo: Formatar clulas mediante a
verificao de condies (Format  Conditional
Formatting).

Exemplo: assinalar todas as notas inferiores ou
iguais a 12 valores

17
Resultado ....

18
Grficos

Chart wizard

1. Seleccionar a
rea que contm
a informao
para o grfico.

2. Chamar o
chart wizard
3. Seguir os passos
apresentados
19
 A utilizao do Chart Wizard
Seleccionar o tipo de grfico

20
A utilizao do Chart Wizard
Verificar / Identificar a gama de valores

21
 A utilizao do Chart Wizard

Titulo do grfico

Etiqueta para o
eixo do X

Etiqueta para o
eixo do Y

22
 A utilizao do Chart Wizard

As opes para a colocao da legenda

23
A utilizao do Chart Wizard

As etiquetas no grfico (data labels)

24
A utilizao do Chart Wizard

A localizao do grfico

25
O grfico como objecto

26
 Formatao de grficos

Depois do grfico elaborado poder-se- alterar a sua

aparncia, formatando os vrios elementos que o
constituem.

H vrias maneiras de aplicar alteraes, no entanto, a mais

fcil um duplo clique no elemento em causa.

27
 Modificaes ao grfico

Mudar tipo de grfico

Mudar sries de dados

28
 Modificaes ao grfico

Adicionar dados

Ou com copiar e colar especial

em cima do grfico

29
 Modificaes ao grfico

Mostrar a segunda srie

30
 Modificaes ao grfico

Mostrar valores em ordem inversa

31
 Modificaes ao grfico

Adicionar uma TrendLine

32
 Modificaes ao grfico

Adicionar uma imagem s sries

33
 Grficos 3D

160

140

120

100

80

60 Series1
Series2
40

20

0
Domingo

Segunda

Tera

Quarta

Quinta

Sexta

Sbado

34
 Modificar Grficos 3D

Modificar Viso
Seleccionar as paredes

35
 Modificar Grficos 3D

Mudar Sries de dados
Format -> Selected Data Series

36
 Demonstrao da
criao/formatao de
grficos

37
 Trabalhar com dados em listas

Ordenao de dados

38
Critrio de ordenao

1 critrio de ordenao

2 critrio de ordenao

3 critrio de ordenao

39
 Orientao da Ordenao

O Excel permite alterar a

orientao da ordenao,
isto , escolher entre
ordenao por linha ou
coluna

DataSort...... (Options)

40
Sries de Preenchimento

41
 Criar Sries de Preenchimento

Seleccionar e arrastar com o boto direito do rato

42
 Sries e Tendncias

Baseado no histrico
Exemplo Saber o crescimento das vendas nos prximos meses
baseado nos ltimos trs

43
 Criar Listas / Sries

Tools -> Options

44
Definir nomes de clulas / intervalos

OU
45
Utilizar nomes de clulas /
intervalos

46
 Criao de Subtotais

Em Excel possvel criar, de forma automtica,
subtotais de valores em listas sem recorrer
criao de formulas;

Opo: DataSubtotals

47
 Criao de Subtotais

Indicadores

48
Remover Subtotais

Remover Subtotais

49
 Listas e Formulrios de Dados

Por definio, uma base de dados uma coleco

de informao organizada;

Uma base de dados constituda principalmente
por tabelas, registos e Campos;

Em Excel, uma lista presente numa folha pode
servir como uma base de dados;

Entende-se por lista um conjunto de mltiplas
linhas, com tipos de dados semelhantes;

Em Excel as linhas servem de registos e as colunas
de campos;
50
 Tabelas

Nome do campo

Registo

Campo

As funcionalidades para tratar dados esto disponveis no menu DATA

51
 Criao de formulrios

Para criar um formulrio necessrio:

Seleccionar a informao que pretendemos tratar atravs de
formulrios;
Escolher no menu Data a opo Form

Utilizao do formulrio
A utilizao do formulrio possvel atravs dos botes
disponveis na caixa de dialogo respectiva.

52
 Aplicao de Formulrios

Data->Form
53
Introduo de dados no
formulrio

Fazer um clique no
boto new e preencher
a informao para os campos

As alteraes efectuadas
reflectem-se na lista que
originou o formulrio

54
Navegao num formulrio

Registo anterior
Registo Seguinte
(respectivamente)

55
Eliminao de registos

Seleccionar o registo a
eliminar e fazer um
clique no boto Delete

56
Consultar dados no Formulrio

Na escolha do critrio
podem utilizar-se os
operadores lgicos
<; >; >=; <=; <>

1- Fazer um clique no boto Criteria

2- Colocar o critrio pretendido
3- Premir Enter

57
 Utilizao de Filtros

A utilizao de filtros aplica-se quando
pretendemos esconder temporariamente
informao;

Quando se aplicam filtros, o Excel esconde todos
os valores que no respeitem o critrio
estabelecido;

Podemos utilizar filtros mais ou menos elaborados;

Existem filtros automticos, contudo possvel
elaborar os nossos prprios filtros;

58
Utilizao de Filtros

Opo: Data - Filter

59
 Filtros automticos

Aparecem setas

Atravs das setas podemos escolher o critrio a aplicar.

60
 Criao de filtros personalizados

Criar o critrio pretendido

Podemos criar filtros com

dois critrios de comparao
utilizando and/or

61
Utilizao de funes de procura

O Excel dispe de 2 funes que permitem

procurar valores relacionveis;
VLOOKUP (PROCV) procura um valor na coluna mais
esquerda, e retorna o valor da linha, presente na coluna que
especificamos.
HLOOKUP (PROCH) procura um valor comparvel com a linha

Exemplo de aplicao
Determinao da nota de 1 aluno em determinada disciplina

62
 VLOOKUP & HLOOKUP

Sintaxe das funes:

VLOOKUP(Lookup value; Table array; Column index number)
HLOOKUP(Lookup value; Table array; Row index number)

Onde:
Lookup value o valor que a funo procura na primeira
coluna/linha superior da tabela;
Table array o intervalo de clulas que contm a tabela com os
valores;
Column index number / Row index number a coluna/linha da
Table array nde constam os valores que estamos interessados.

63
 Ver as frmulas nas clulas

Ver Formlas

Pode-se tambm usar a combinao de teclas Ctrl + Shift +

64
 Exemplos VLOOKUP

Neste caso, necessrio ordenar previamente

a tabela para no haver erros

65
Exemplos HLOOKUP

Com FALSE no
necessrio
ordenar
previmente a tabela

66
 Funes de Base de Dados

Dcount Similar funo count

Dcounta - Similar funo counta (no nulos)

Dsum - Similar funo sum

Daverage - Similar funo average

Etc...

67
Algumas funes

68
 Tabelas Dinmicas

As tabelas dinmicas permitem

confrontar/analisar informao de acordo com as
especificaes colocadas;

Os campos que sero confrontados so escolhidos
durante o processo de criao da tabela;

69
Criao de tabelas dinmicas
DATA - PIVOT TABLE

70
 Passo 2

Indicao do intervalo que contm a informao

Passo 3

Escolha do posicionamento da tabela pivot

71
 Construo da tabela

Apenas necessrio fazer drag-and-drop para os locais onde se

pretende o campo
72
 Criar um grfico

Estilos pr-definidos

Actualizar dados
73
74
 Fazer projeces sobre dados

Utilizao da funo PMT()

75
 Exemplo I

NOTA: A taxa apresentada uma taxa ANUAL.

Como estamos a calcular o valor da prestao
mensal, temos que a dividir por 12 (n de meses
num ano)

76
Exemplo I

77
 Criao de cenrios

A utilizao de cenrios permite atribuir nomes a

um conjunto de valores, que podem ser
utilizados para efectuar uma srie de operaes
numa folha;

Passos para criar um cenrio
1. Seleccionar a primeira clula a alterar com base no cenrio;
2. Escrever um valor que se pretende incluir no cenrio;
3. Seleccionar o intervalo de clulas que contm os valores que
se pretendem alterar com base no cenrio;

78
Criao de cenrios - Passo 1

79
Criao de cenrios (cont)

Invocar o sumrio

Escolher o tipo
de relatrio

80
Resultado

81
 Utilizao do Solver

O Solver utiliza-se quando se pretende encontrar a melhor
soluo para um problema, considerando um conjunto de
restries especficas;

Uma restrio um limite imposto.

Se o Solver no estiver visvel:
ToolsAdd-insSolver Add-in
Confirmar com OK

82
 Resolver o problema com o
Solver

Seleccionar: ToolsSolver

Escolher a clula onde ser colocado o resultado

Definir as condies;

Definir as restries;

Fazer um clique em solver

83
Exemplo de utilizao do Solver

Considere-se a situao de um agregado familiar

onde:
Vencimento 1000 Euros

Despesas
Desp. Familiares
Desp. Alimentao
Desp. Transporte
Saldo

84
 Condies

Problema: Qual o mximo que possvel dispender

para a prestao da casa?

Condies:
O saldo mensal do agregado familiar dever ser >= 100 euros
A prestao da habitao dever ser <= 40% * vencimento

85
Soluo

86
87
 Utilizao de Auditorias

As ferramentas de Auditing permitem fazer uma
auditoria da folha Excel;

Opo: ToolsAuditing

88
89
 Utilizao da Funo If

A funo if (Se) utiliza-se para testar contedos

das clulas e determinar se as clulas cumprem
com determinadas condies;

possvel utilizar as funes OR (ou) e AND (e) em
conjuno com a If;

Sintaxe:
If (teste lgico; Valor se verdadeiro; Valor se Falso)

Exemplo:
If (Media>9,5; Aprovado; Reprovado)
90
Utilizao do If

91
Utilizao do And

92
 Trabalhar com Macros

A utilizao de Macros permite automatizar um
conjunto de aces;

A forma de utilizao semelhante do Word;

93
Criar uma Macro
Nome da Macro

Terminar a gravao
da Macro

94
Seleccionar/Invocar uma Macro

95
Adicionar uma Macro a um boto
e coloc-la na barra de Tarefas

possvel associar a Macro a um boto para mais

facilmente a invocar;

tambm possvel colocar o boto na barra de
tarefas

Opo: Menu ViewCustomize

96
Adicionar uma Macro a um boto
e coloc-la na barra de Tarefas

Passos:
1. Invocar a opo de Menu ViewToolbars Customize
2. Fazer um clique no separador Commands
3. Fazer um clique em Macros na lista Categories
4. Fazer um clique no boto Custom Button
5. Arrastar a imagem genrica para a barra de tarefas
6. Fazer um clique em Modify Selection
7. Seleccionar a Macro pretendida na lista Assign Macro e OK

97
Adicionar uma Macro a um boto e
coloc-la na barra de Tarefas
1- Invocar a opo de
Menu View 
Toolbars

2 - Fazer um clique no
separador Commands
98
Adicionar uma Macro a um boto
e coloc-la na barra de Tarefas

3 e 4 Fazer um clique em
Macros na lista Categories
99
 Adicionar uma Macro a um boto
e coloc-la na barra de Tarefas

5 - Arrastar a
imagem
genrica
para a barra de
tarefas

100
 Adicionar uma Macro a um boto
e coloc-la na barra de Tarefas

7 - Seleccionar a
Macro pretendida
na lista Macro
Name

6 - Fazer um clique em Modify Selection e Assign Macro

101
Gravar documentos para a
Internet

Esta opo permite

duma forma rpida,
gravar documentos
em HTML, de forma
a tornar possvel a sua
divulgao na Internet.

102
Abrir Modelos

103
Criar Modelos

104
 Formulrios

Definir a estrutura
1. Planear o formulrio
2. Definir o esqueleto
3. Adicionar interactividade
4. Proteger o formulrio
5. Distribuir como modelo ou documento
Mail
Rede

Preencher e guardar informaes de um

formulrio

105
Formulrios

106
Adicionar Controles aos Formulrios

107
Adicionar Controles aos Formulrios

108
Adicionar Controles aos Formulrios

109
Adicionar Controles aos Formulrios

110
 Adicionar Controles aos Formulrios

Adicionar IFs

111
Adicionar Controles aos Formulrios

112
Adicionar Controles aos Grficos

113
Adicionar Controles aos Grficos

114
Adicionar Controles aos Grficos

115
Adicionar Controles aos Grficos

116
Adicionar Outros Controles

117
Proteger folhas de clculo e Livros

A proteco efectua-se mediante a colocao de
passwords. possvel:
Definir uma password para evitar um acesso no autorizado;
Definir uma password para evitar um alteraes no
autorizadas;
Abrir um livro (workbook) s
para leitua.

118
Proteger folhas de clculo e Livros
Proteco da Folha Desproteco da Folha Proteco do livro

Proteco da partilha

119
 Trabalho Cooperativo

Reviso
Comentrios
Tracked Changes/Registo de Alteraes

120
 Comentrios

View Toolbars - Reviewing

121
Inserir Comentrio

Novo
Comentrio

122
Comentrios de Mltiplos Revisores

123
Comentrios de Mltiplos Revisores

124
Pesquisa de Informao nos
Comentrios

125
Imprimir Informao de Comentrios

126
Registo de Alteraes
Ligar
Registo de
Alteraes

127
Registo de Alteraes
Desligar
Registo de
Alteraes

128
 Aceitar / Rejeitar Alteraes

Tools -> Track Changes -> Accept or Reject

Changes

129
Envio para Reviso

130
 As ligaes do Excel com as
restantes aplicaes do Office

131
132