Curso e-learning

Mapeamento e Modelagem de
Processos e o BPM
(Business Process Management)
Tempo passado

Custo da Proporção Duração

Atividade Rejeitada da
Atividades
Sim

Preparar
Compilar Preparar Distribuir
Aceitável? Relatório
Informação Relatório Relatório
Final

Não

Razões Qualidade
para da Saída
rejeição

Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição

física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor.
Objetivos do curso

Este curso é dirigido a todos os profissionais que querem

Turn TV On

Does picture Is TV
No
come on? plugged in?
Yes

conhecer como mapear e modelar processos focando nos

No

Yes
Plug in TV

objetivos do negócio – BPM, para melhorar a eficiência e a Is picture Does picture Call TV repair
Yes No
good? come on? man

No

eficácia da organização a fim de aumentar os lucros,

Yes
Is picture
Adjust knobs good?
No

Watch
Yes
program

reduzir custos e alterar para melhor a qualidade de vida de

todas as partes envolvidas: funcionários, fornecedores,
clientes, acionistas, etc.

Durante este curso iremos:

Entender o que é macro processo, processo, sub-processo e atividades

Entender porque para mapear processos é necessário que a organização tenha missão e
visão de futuro claramente definidas

Aprender a identificar processos e atividades dentro da organização

Aprender a analisar, melhorar e modelar processos

Desenvolver habilidades para levantamento de dados através de observação e entrevistas

Conhecer a metodologia BPM – Business Process Management

Aprender a estruturar e planejar um projeto de mapeamento e modelagem de processos
através do BPM
Conteúdo programático

Visão de processo; Conceito de mapeamento e modelagem de

MÓDULO 1 processos; Os 10 passos para mapear e modelar um processo;
Exercício.
Fluxograma utilizado para mapeamento e modelagem de processos;
MÓDULO 2 Exemplos; Exercício; Outras metodologias para mapeamento de
processos: IDEF e EPMA; Como utilizar o software MS Visio.
Processos – foco no cliente; Dificuldades e benefícios em se trabalhar
MÓDULO 3 com processos; Necessidade da administração estratégica; Visão
empresarial: missão, visão, valores e objetivos; Exercício.

MÓDULO 4 Modelagem de processo; Árvore de processos; Análise e melhoria;

Avaliação de desempenho; Balanced Scorecard; Exercício.

Planejamento e realização de projeto de mapeamento e modelagem

MÓDULO 5 de processos; Responsabilidades; Atividades-chave; Exercício.
Desenvolvimento do projeto com foco no negócio – BPM; Análise e
MÓDULO 6 desenvolvimento; Benefícios; Detalhamento da metodologia de
modelagem do fluxo de trabalho – EPMA; Exercício.
Módulo 1

Módulo 1
Visão de processo; Conceito de
mapeamento e modelagem de
processos; Os 10 passos para mapear
e modelar um processo; Exercício.
Visão de Processos

Insumos Produtos

Fornecedor Serviços

Clientes

Entradas A B C Saídas

Requisitos Satisfação
Tarefas e Recursos
Visão funcional (vertical) de uma industria têxtil

PRESIDÊNCIA

SUPERINTENDÊNCIA

Informática Júridico/RH

Diretoria Comercial Diretoria Industrial Diretoria Financeira

Almoxarifado
Desenvolvimento Gerência de
e Criação Contabilidade
PCP
Administração de Recursos
Vendas Fiação financeiros
Supervisão de Orçamentos e
Vendas Tecelagem Custos
Comércio Exterior Beneficiamento Compras

Controle de Qualidade

Setor Técnico

Manutenção Industrial

Manutenção Elétrica
Visão processual de uma indústria têxtil

A abordagem de processos cruza as fronteiras funcionais para focalizar o cliente

Comercial Industrial Financeiro

Desenvolvimento de produto

Elaboração de propostas e vendas

Planejamento

Aquisição, Recebimento, Estoque

Produção, Armazenamento, Expedição

Contas a pagar, Contas a receber, Controles

Atributos de uma cultura de processos

Os departamentos são sócios, não concorrentes. E

seus colaboradores são avaliados por suas
contribuições para a eficácia e eficiência do processo.

O desempenho do processo é medido e rastreado
continuamente.

Vantagens do gerenciamento por processos:

Alinha estrategicamente a organização

Foca a organização no cliente

Obriga a organização a prestar contas pelo
desempenho dos seus processos

Alinha a força de trabalho com os processos

Evidencia a necessidade de alocação de recursos

Melhora a eficiência
Conceito de processo

O que é um processo?

Um processo é qualquer seqüência de atividades relacionadas para realizar um
trabalho.

Um processo pode ser...

Simples: Complexo:
Fazer uma cópia Produzir uma copiadora
Comprar uma filmadora Projetar um sistema de segurança
Checar o saldo bancário Verificar as contas de um município

A B C
A B C

S
C D

D F
Conceito de processo

Elementos de um processo:

Cada processo recebe entradas (matéria prima, informação, etc.)

Entradas são transformadas por um processo

Os componentes de um processo incluem trabalho humano, tecnologia, métodos,
materiais e gerenciamento

Um processo gera saídas (os produtos do processo)

Clientes são receptores das saídas

Fornecedores são provedores de serviços ou matérias primas (entradas do processo)

Processo
Pessoas utilizando recursos (materiais,
Entradas matéria prima, informações, máquinas Saídas
e equipamentos, etc.) realizam um
conjunto de atividades com o propósito
de transformar as entradas em saídas Produtos e
Matérias primas, atendendo os requisitos dos clientes. serviços
serviços, informações,
requisitos, etc.
O que e mapeamento de processos ?

É O CONHECIMENTO E A ANÁLISE DOS PROCESSOS

E SEUS RELACIONAMENTOS
COM OS DADOS ESTRUTURADOS EM UMA
VISÃO TOP-DOWN,
ATÉ UM NÍVEL QUE PERMITA SUA PERFEITA COMPREENSÃO.
Critérios para mapeamento de processos

Foco no cliente do próximo processo

Terminologia padronizada

Uso pleno da tecnologia da informação (informatização)

Integração entre os processos

Generalidade nos processos

Controle de documentos

Desvinculação com a estrutura organizacional (hierárquica)

Identificação de áreas/processos atuais e futuros

Focos: o que/como fazer

Os processos precisam ser medidos para serem gerenciados

Processos são "construídos pelas equipes”
Conceito do mapeamento de processos

Entendendo e identificando um processo

Para que um processo seja melhorado é
necessário o seu entendimento completo.

É importante ouvir cuidadosamente os
indivíduos envolvidos com o dia-a-dia dos
processos. Eles poderão fornecer
informações sobre “como o processo
funciona realmente”.

Um entendimento comum do processo
raramente existe no início. Integrantes de um
mesmo processo possuem, em geral, um
conhecimento detalhado de uma única parte
do processo e não das demais,
caracterizando uma visão compartimentada.

Geralmente os limites de um processo são
confundidos com os limites de uma função.
Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 01 – Identificar os objetivos do processo

Passo 02 – Identificar as saídas do processo
Passo 03 – Identificar os clientes do processo
Passo 04 – Identificar as entradas e componentes do processo
Passo 05 – Identificar os fornecedores do processo
Passo 06 – Determinar os limites do processo
Passo 07 – Documentar o processo atual
Passo 08 – Identificar melhorias necessárias ao processo
Passo 09 – Consensar melhorias a serem aplicadas ao processo
Passo 10 – Documentar o processo revisado
Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 1 - Identificar os objetivos do processo:

Os objetivos do processo estão relacionados com a razão de

existir do processo, com o papel que ele exerce no sistema
global da organização

Entender os objetivos do processo é fundamental para avaliar o
quanto o processo adiciona valor, bem como para classificar e
selecionar o correto tratamento a ele

Passo 2 - Identificar as saídas do processo:

Saídas são produtos ou serviços produzidos por um processo

Saídas podem ser físicas (um relatório ou um produto físico: um
televisor, por exemplo) ou informações, como uma decisão Saídas

Todos os processos, independentemente de seu tamanho ou

complexidade, transformam entradas em saídas
Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 3 - Identificar os clientes do processo:

Muitas pessoas foram ensinadas a reconhecer os

clientes como pessoas que recebem produtos
acabados ou serviços. Uma descrição mais
acurada de um cliente é: alguém que recebe ou
usa uma saída de um processo

Existem duas classificações de clientes na maioria
dos processos:
Clientes internos são empregados ou
unidades da organização
Clientes externos são indivíduos ou empresas
fora da organização
Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 4 - Identificar as entradas e componentes do processo

Entradas são itens físicos ou informações que são mudados pelo processo

Componentes do processo são os recursos que fazem ou auxiliam a transformação das
entradas em saídas. Os componentes geralmente caem em uma das categorias abaixo:
Recursos humanos
Materiais
Tecnologia
Métodos
Gerenciamento
Máquinas
Meio ambiente
Etc.
Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 5 - Identificar os fornecedores do processo:

Fornecedores são os provedores de serviços ou

matérias primas que são entradas para o processo.
As entradas que eles entregam permitem o início
das atividades do trabalho

Existem duas categorias de fornecedores:
Fornecedores externos: que vendem matérias
primas e serviços para uma organização
Fornecedores internos: pessoas na
organização que fornecem informação, serviços
ou componentes para um processo interno
Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 6 - Determinar os limites do processo:

Os pontos onde os processos iniciam e

terminam definem os limites

O ponto de início do processo é quando
entradas são recebidas de um fornecedor, e
onde as pessoas que fazem o trabalho passam
a ter controle do processo

O ponto final do processo é quando a saída e o
controle do processo passam a um cliente
interno ou externo
Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 7 - Documentar o processo atual:

As informações obtidas sobre o processo devem ser

colocadas no papel

O processo documentado deve ser revisado por todos
os envolvidos para garantir que as informações estão
corretas e que não faltam informações

O modelo utilizado para documentação de processos
é o fluxograma. Esta metodologia tem várias variantes
e ferramentas: deve-se escolher a metodologia a ser
utilizada e a ferramenta.

Vamos aprender no módulo 2 a elaborar fluxogramas
e a utilizar o software Vision como ferramenta
Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 8 - Identificar melhorias necessárias ao processo:

Devemos identificar qual a missão do processo para

avaliar se não estamos fazendo demais ou de menos.
O importante é obter resultados com eficiência e
eficácia

Durante a identificação das diversas atividades do
processo devemos já identificar problemas e não-
conformidades a serem corrigidos

Os problemas identificados devem ser priorizados e
soluções para eles devem ser pesquisadas
Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 9 - Consensar melhorias a serem aplicadas

ao processo:

Em função dos objetivos do processo devemos

escolher as soluções que mais foquem em atingir
resultados

As soluções identificadas devem ser debatidas com
os envolvidos no processo até que se obtenha
consenso

Um plano de ação deve ser elaborado no modelo
5W2H para implantação das soluções

As ações planejadas devem ser acompanhadas para
se garantir que realmente sejam implantadas e sejam
eficazes
Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 10 - Documentar o processo revisado:

O processo revisado deve ser documentado e aprovado

pelos envolvidos

As ferramentas e a metodologia utilizadas podem ser
diferente da documentação inicial caso se tenha
percebido que outra metodologia ou ferramenta é mais
adequada

Esta alteração de metodologia e ferramenta só deve ser
feita na análise do primeiro processo. Todos os
processos documentados devem ser consistentes e ao
final usarem a mesma linguagem

Os processos devem ter as conexões entre eles
claramente identificadas
Exercício

Considere o processo de fazer pipoca na panela. Imagine passo-a-passo o que

você faria e identifique:

Fornecedores

Entradas (insumos)

Atividades do processo

Saídas (produtos)

Clientes
Resposta do exercício - O processo de “fazer pipoca”

Fornecedor Cliente
Entrada
Fornecedor Processo Saída Cliente
Entrada
Fornecedor Cliente

• Supermercado Descrição - “fazer pipoca”

• Loja de conveniência
• Máquina de venda automática
• Fazendeiro
• Milho de pipoca sem casca
• Óleo, sal
• Fogão, eletricidade ou gás
• Panela com tampa
• Colher, xícara
• Recipiente para pipoca
1. Pré-aqueça a panela • Vapor
2. Adicione 4 colheres de • Grãos estourados
sopa de óleo na panela • Grãos não estourados
3. Adicione 1 xícara de milho • Calor
4. Coloque a panela no fogo e • Panela, colher e xícara
tampe sujas
5. Sacuda até que o milho pipoque • Fogão quente
com espaço de 5 segundos
6. Tire do fogão, apague o fogo
7. Despeje no recipiente
8. Adicione sal
9. Sirva A turma do sofá
Fim do Módulo 1

Fim do Módulo 1