Pouca gente, na verdade, desperdiça

tempo; simplesmente não o usam

adequadamente. No entanto, podemos
cultivar hábitos de valor inestimável.

DEZ “DICAS” PARA AJUDÁ-LO A ADMINISTAR SEU TEMPO

Condensado de “Getting Things Done” com a devida autorização Edwin C. Bliss.

A primeira vez que me interessei pelo uso eficaz do tempo era assessor de um
senador norte-americano. Trabalho de comissão, votos no plenário, discursos,
investigações, entrevistas, instruções, correspondência, problemas de eleitores e a
necessidade de estar bem informado sobre uma variedade de assuntos são requisitos
urgentes e conflitantes na agenda dos membros do Congresso. Os mais bem sucedidos logo
desenvolvem técnicas para obter o máximo proveito com o mínimo investimento de tempo.
Se não o fazem, não retornam ao Congresso.
Percebendo que era um daqueles que não usavam o tempo eficazmente, comecei a
aplicar na minha própria vida algumas das técnicas que observara. Aqui estão as dez mais
úteis que encontrei:
Planeje. Você necessita um plano de ação par o seu dia. Caso contrário, usará o
tempo de acordo com o que chegar à sua mesa, e acabará cometendo o erro fatal de lidar
mais com problemas do que com oportunidades. Comece o dia elaborando um plano geral,
com ênfase em duas ou três coisas de maior importância, que gostaria de realizar, inclusive
aquelas que o ajudarão a atingir seu alvos de longo prazo. Lembre-se de que as pesquisas
comprovam o que o bom senso nos diz: quanto mais tempo se gasta planejando um projeto,
menos tempo se gasta para executá-lo. Não deixe que as ocupações de hoje roubem seu
tempo de planejamento.
Concentre. De todos os princípios de administração de tempo, a concentração é o
mais básico. As pessoas que têm problemas sérios quanto ao uso do tempo, quase sempre
estão tentando fazer um número excessivo de coisas de uma vez. Não é o total de tempo
empregado um projeto que conta, mas o tempo gasto sem interrupções. Poucos problemas
resistem a um ataque persistente; não muitos são resolvidos parceladamente.
Faça intervalos. Trabalhar por períodos longos sem fazer intervalos de descanso
não é fazer uso eficaz do tempo. A energia diminui, vem o tédio, a tensão e o “stress” se
acumulam. A mudança, por alguns minutos, da atividade mental para uma atividade física –
exercícios insométricos, dar uma volta pelo escritório, e até mesmo o levantar-se da cadeira
para ficar de pé – pode trazer descanso.
Entretanto, descansar mesmo é o melhor caminho, e não devemos pensar que o
intervalo de “descanso” implique em mau uso do tempo. O descanso não somente
aumentará a sua eficiência, como também aliviando a tensão lhe beneficiará a saúde. Tudo
que contribui para a saúde é boa administração de tempo.
Evite Desordem. Algumas pessoas têm um constante amontoado de papéis em suas
mesas e supõem que de alguma forma os assuntos mais importantes virão à tona. Na
maioria das vezes, porém, a desordem impede a concentração e produz tensão e frustração
– aquele sentimento de que está “pelo pescoço” de trabalho.
 Sempre que sua mesa estiver se tonando caótica, separe tempo para reorganizá-la.
Examine todos os papéis (use a cesta de lixo à vontade) e divida-os por categorias: 1) ação
imediata; 2) pouca prioridade; 3) pendente e 4) material de leitura. Ponha o item de maior
prioridade da lista no centro de sua mesa e guarde o resto. Lembre-se de que só pode pensar
em uma coisa de cada vez e trabalhar em uma só tarefa de cada vez; portanto, focalize toda
sua atenção naquilo que é mais importante. Uma nota final: limpar a mesa completamente
ou, pelo menos, organizá-la todas as tardes deve ser parte da rotina diária. Dará ao próximo
dia um bom começo.
Não se Acanhe de Dizer Não. De todas as técnicas de ganhar tempo, talvez a mais
eficaz seja o uso freqüente da palavra não. Aprenda a declinar, com tato, mas firmemente,
todo o pedido que não contribua para atingir seus alvos. Se mostrar que não está
procurando fugir ao trabalho, mas economizar tempo para executar melhor as tarefas
realmente importantes, você terá boas possibilidades de evitar tarefas não produtivas. Não
se esqueça de que quem vive preocupado em não ofender aos outros, acaba por viver de
acordo com as prioridades destes.
Não Seja Perfeccionista. Há uma diferença entre se esforçar por boa qualidade e
lutar por perfeição. O primeiro é atingível, agradável e saudável. O segundo é
freqüentemente inatingível, frustrante e tem um quê de neurótico. É também um enorme
desperdício de tempo. A estenógrafa que torna a copiar uma carta comprida por causa de
um erro trivial, ou o chefe que exige isso dela, beneficiar-se-ia bastante se examinassem a
Declaração de Independência (dos Estados Unidos de América, N.T.): o escrivão daquele
documento cometeu dois erros de omissão e incluiu as letras que faltavam nas entrelinhas.
Se isso foi aceitável no documento que deu origem à liberdade norte-americana, certamente
o será no caso de uma carta, que será lida de relance e depois arquivada ou jogada na cesta
de papéis!
Não Procrastine. A procrastinação é, em geral, um hábito profundamente
enraizado. Podemos, porém mudar nossos hábitos uma vez que adotemos o sistema correto.
William James, o pai da psicologia americana, abordou tal sistema em sua conhecida obra
“Princípios da Psicologia”, publicada em 1890. Funcionada assim:
1) Decidida que vai começar a mudar tão logo você termine este artigo, enquanto
há motivação. Tomar esse primeiro passo imediatamente é importante.
2) Não tente fazer muitas coisas de imediato. Apenas obrigue-se a fazer agora uma
coisa que você vem adiando. Depois, a partir de amanhã, comece o dia fazendo
a coisa mais desagradável de sua agenda. Muitas vezes é uma coisa pequena:
uma confrontação com algum colega de trabalho; uma desculpa atrasada; um
trabalho maçante que você deva fazer. Seja o que for, encarregue-se disso antes
de começar a sua rotina matinal. Esse procedimento simples pode dar-lhe a
correta disposição para o dia. Um senso de satisfação lhe advirá de saber que,
embora o dia mal tenha começado, você já se livrou da coisa mais desagradável
do programa. Todavia, uma advertência, é necessária: não faça exceções.
William James comparou a exceção ao ato de enrolar uma bola de barbante: um
simples escorregão pode desfazer o que levou muitas voltas para conseguir. Seja
severo consigo mesmo durante os primeiros minutos de cada dia, por duas
semanas, e prometo-lhe um novo hábito de valor inestimável.
 Aplique Cirurgia Radical. Atividades que desperdiçam tempo são como o câncer.
Sugam a vida e tendem ao crescimento. A única cura é a cirurgia radical. Se você está
gastando tempo em atividades que o entediam, desviam-no dos seus objetivos reais e
minam-lhe a energia, corte-as de uma vez por todas.
Esse princípio aplica-se aos seus hábitos, rotinas e atividades particulares, como
também àqueles associados ao seu trabalho. Verifique sua agenda, sua atividades
particulares, sua lista de leitura, seus hábitos de assistir televisão, e elimine tudo aquilo que
não lhe dá aquele sentimento de realização ou satisfação.
Delegue. Um exemplo muito antigo de falha em delegar responsabilidades
encontra-se na Bíblia. Moisés, tendo liderado o povo no êxodo do Egito, ficou tão
impressionado com seu próprio conhecimento e autoridade que insistiu em decidir
pessoalmente toda controvérsia que surgia em Israel. Vendo que isto era uso deficiente do
tempo do líder, seu sábio sogro, Jetro, recomendou uma abordagem dupla: primeiro, educar
o povo com relação às leis; segundo, selecionar líderes capazes e dar-lhes completa
autoridade sobre assuntos de rotina, o que deixaria Moisés livre para concentrar-se nas
decisões mais importantes. O conselho ainda é válido.
Você não precisa ser um líder político ou executivo de alguma companhia para
delegar. Pais que não delegam serviços caseiros a seus filhos, prejudicam a si mesmos e a
eles. A administração de um grupo de escoteiros pode tomar tanto tempo quanto a
administração da General Motors, se o líder tenta fazer tudo sozinho. Uma advertência: dar
aos subordinados trabalhos que nem você nem qualquer outro quer fazer, não é delegar,
mas designar tarefas. Aprenda a delegar trabalhos que desafiam e são compensadores,
juntamente com a autoridade suficiente para a tomada das decisões necessárias. Isto pode
ajudar-lhe s ter mais tempo livre.
Não Seja um Trabalhador Inveterado. A maioria dos executivos de sucesso que
conheço trabalham muitas horas; porém, não deixam o trabalho interferir nas coisas da vida
que realmente são importantes, tais como a família, os amigos e a pesca. Isto os diferencia
dos trabalhadores inveterados, que fazem do trabalho vício, da mesma forma que outros
usam o álcool. Os sintomas do vício do trabalho se manifestam na recusa de tirar férias, na
incapacidade de se esquecer do serviço nos fins de semana, na pasta abarrotada e em se ter
uma esposa, filha, ou um filho, que são praticamente estranhos.
O aconselhamento pode ajudar a enfrentar tais problemas. Mas, para principiantes,
faça você mesmo seu próprio aconselhamento. Pergunte-se se o trabalho até altas horas da
noite está lhe afetando a saúde. Pergunte-se onde a família entra na sua lista de prioridades;
se está dando o bastante de si mesmo à sua esposa e filhos, e se está iludindo a si mesmo ao
alegar que os sacrifícios que está fazendo são realmente para eles.
A boa administração de tempo é, antes de tudo, a percepção de que hoje é o único
tempo de que dispomos para trabalhar. O passado irremediavelmente se foi, o futuro é
apenas um conceito.
O passado é um cheque já descontado.
O futuro é uma nota promissória.
O presente é dinheiro vivo. Use-o!