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APOSTILA DE NOES DE ARQUIVOLOGIA

AULA 1: Noes bsicas de teoria arquivstica: O documento de arquivo;


O princpio de provenincia; O princpio de ordem original; O ciclo de vida
dos documentos. A Tabela de Temporalidade e Destinao de
Documentos.

Arquivologia uma disciplina cientfica da Cincia da Informao.


Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa,
a Arquivologia cuida da informao que tem por objetivo se tornar
evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a
Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e
tratamento de documentos, e sua converso em potencial de informao.
No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam
bacharis. Esses profissionais vm preencher uma lacuna que foi suprida
por bibliotecrios, historiadores e outros que, na maioria das vezes, no
observavam os princpios da Arquivologia no tratamento da informao
arquivstica.
Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantao,
organizao e direo dos arquivos de informao arquivsticas. O
profissional deve conduzir gesto da informao, o acompanhamento do
processo documental e informativo, a identificao das espcies e
tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos
documentos e o controle de meios de reproduo.
O tratamento tcnico dos documentos arquivsticos fazem parte de
etapas de trabalho, como o arranjo, a descrio, avaliao, conservao e
restaurao de documentos. Inclui tambm como perfil a direo e
organizao dos centros de informao constitudos de acervos
arquivsticos, assim como servios de microfilmagem e de informatizao
aplicados aos arquivos. E ainda de sua competncia elaborar projetos,
pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivsticos, assim
como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica, jurdica,
administrativa e tcnica. Trata-se do profissional gestor de processos
documentais e dever estar apto a trabalhar as solues de tratamento
funcional da documentao arquivstica, atendendo s demandas
administrativas e tcnico- cientficas de instituies pblicas, privadas e
organizaes no governamentais.
Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domnio e o
acompanhamento da evoluo das tecnologias da informao, com vistas
implementao de informao.

GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS


Informao e documento so termos polissmicos to amplamente
usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna
quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos esto sendo
empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos.
Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a
estrutura social. tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construmos,
vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao. Usaremos aqui,
portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos
que informao tudo, ou seja, informao so todos os dados que so
organizados e comunicados.
Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma
organizao, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem
competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada
pelos seguintes fatores:
identificao de custos;
entendimento da cadeia de uso;
incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao;
dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de
informao e produtos especficos;
tradio de se tratar a informao como uma despesa geral;
diferentes expectativas e percepes dos usurios;
fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao.
Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas
decises so tomadas com informao perfeita, devido a alguma
insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao
desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem
sobre o processo decisrio. Se a informao adicional resultar em uma
deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter pouco ou
nenhum valor.
Documento um termo tambm polissmico, posto que se possa
considerar documento qualquer suporte que registre informaes. So
documentos as camadas da terra escavadas pelos gelogos, os vestgios
materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos arquelogos,
os registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e
socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou pblicos
que so estudados pelos historiadores. A partir do momento em que se
fortalece a ideia de que tudo histria, todos os registros, vestgios,
marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar,
comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato.
Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos
documentos, alguns mantidos no seu prprio local de produo (como as
montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em ambientes diversos do
lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou
construo de referenciais tericos e prticos de organizao e
preservao.
Os documentos considerados documentos de arquivo, embora
possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no
suporte em que a informao est registrada, apresentam algumas
caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter
informaes de valor cientfico, histrico e cultural.
Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ou acumulados
organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, famlia,
instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados uns
aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da
sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional.
No caso da documentao privada, um cidado no ter uma carteira de
identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de
uma empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem
antes ter registrado sua firma num cartrio.
importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos
de arquivos porque isto significa que um documento no tem importncia
em si mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no
conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar,
demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca
compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma
empresa pblica ou privada.
Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com
finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes.
Embora alguns documentos possam no seu momento de criao, j ter um
valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio
Vargas em meados do sculo 20, no momento do seu suicdio ou um
tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliana
contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos
atende primeiramente s necessidades burocrticas, administrativas ou
legais.

O Valor da Informao

Como possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir


parmetros capazes de quantific-Io, o que no uma tarefa trivial. Uma
das maneiras realizada por meio dos juzos de valor, que, apesar de
serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e
a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na
sobrecarga de informao.
Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos
seguintes tipos:
valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao;
valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar
de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo tambm ser
denominado de valor de mercado;
valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;

valor de restrio, que surge no caso de informao secreta ou de interesse


comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.
Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao
estabelecendo uma equivalncia a uma quantia em dinheiro. Por ser um
bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto.
Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma
provvel equivalncia monetria.
Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias,
mais especificamente no mercado futuro, ter grande interesse em
informaes relativas produo agrcola de um determinado pais ou
regio. Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca
sistemtica deste tipo de informao, que ser utilizada na determinao de
indicadores de uma tendncia e que fundamentar decises sobre o tipo de
investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de
uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poder ser obtido algum
tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas
informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa preservar o
sigilo da aplicao.
Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize
censos demogrficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de
acompanhamento, dever manter, por razes legais, o armazenamento de
dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou
de uso. Neste caso, a informao ter um valor de propriedade.
O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois
domnios. No primeiro deles, ela deve atender s necessidades de uma
pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao
deve satisfazer os seguintes requisitos:
ser enviada pessoa ou ao grupo certos;
na hora certa e no local exato;
na forma correta.
O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a
respeito da determinao do valor da informao. Neste contexto, o valor da
informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio. A
determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural
do uso da informao como um insumo da tomada de deciso. Entretanto,
ainda que a informao adquira seu valor a partir de seu papel na tomada
de deciso, o produto informacional como um todo tambm agrega valor a
outras atividades no processamento da informao.
Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico?
Ela ter valor econmico quando levar satisfao dos desejos humanos.
Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se em produtos
finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo
valor deriva-se da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos
bens intermedirios, que so aqueles que conduzem a outros bens e
servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos bens e
servios que deles se utilizam.
Arquivo
O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE
PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU
FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E
CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS
FUTUROS.
Podemos, ento, a partir desse conceito, tirar algumas concluses
sobre a finalidade e as funes de um arquivo.
A primeira finalidade de um arquivo e servir administrao de uma
instituio qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade
administrativa acaba os arquivos comeam a funcionar para a histria e
para a cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em consequncia da
anterior: servir histria, como fonte de pesquisa.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas
funes bsicas so as mesmas: guardar e conservar os documentos, de
modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.
Uma viso moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-
arquivista dos Estados Unidos: Arquivo o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros
Segundo a Lei Federal n 8159, consideram-se arquivos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Receber os documentos

Atividades especficas
do arquivo Organizar os documentos

Preservar os documentos

Disponibilizar os documentos

FINALIDADE DOS ARQUIVOS


- servir administrao, constituindo-se, conseqentemente, em base do
conhecimento da Histria.

FUNO: Guarda e conservao dos documentos, visando a sua


utilizao.

TIPOS DE ARQUIVAMENTO
A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma dos
mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles: Horizontal e Vertical.
Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e
arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para
plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso ,
desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar
qualquer documentos necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o
que dificulta a localizao da informao.
Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros,
permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover
outros documentos ou fichas.

3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS


Os arquivos so classificados em quatro grupos assim especificados:
Quanto extenso de sua atuao
Arquivos setoriais: So aqueles localizados nos pr prios setores
que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos
muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos
correntes.
Arquivos gerais ou centrais: So os arquivos que se destinam a
receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores
que integram a estrutura de uma instituio, funcionando como
extenso daqueles.
Quanto natureza dos documentos
Arquivos especiais: So aqueles que tm sob sua guarda
documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos,
audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD,
documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta
razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento,
controle, conservao etc. Em suma: precisam de acondicionamento
especial.
Arquivo especializado: aquele que guarda documento os de
determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica
que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos
jornalsticos e os arquivos de engenharia. Em suma: Arquivo especfico.

Quanto entidade mantenedora


Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:
A) Arquivos pblicos:
1. Arquivo acumulado por instituio pblica no exerccio de suas
funes, independente de seu mbito de ao e do sistema de
governo do pas.
2. Arquivo integrante da administrao pblica e mantido por
entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou
municipal.
B) Arquivos privados: Conjunto de documentos produzidos ou
recebidos por instituies no pblicas, famlias ou pessoas fsicas,
em decorrncia de suas atividades especficas e que possuam uma
relao orgnica perceptvel atravs do processo de acumulao.
Obs.: os arquivos privados podem ser convertidos em arquivos de
interesse pblico por decreto presidencial.

Os principais orgos de documentao so:


Um documento qualquer registro de informaes, independentemente do
formato ou suporte utilizado para registr-las. Instituda pela cincia
arquivstica, a definio supra possui carter generalista, o que significa que
certas cincias ou alguns de seus ramos especializados podem adotar
definies mais especficas

INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

Na Arquivologia, quando nos referimos ao valor dos documentos no


financeiro, mas sim ao seu valor enquanto gnero. Fundamentalmente temos
dois valores: o primrio e o secundrio.

O valor primrio ou imediato inerente a criao do documento, podendo


apresentar valor administrativo, fiscal ou jurdico. Vejamos os conceitos:

Administrativo: quando o documento necessrio s atividades


cotidianas/ correntes de quem o criou.
Fiscal: neste caso o documento gerado para comprovar operaes
financeiras e seu valor cessa quando tal operao se conclui. Porm
preciso manter o documento por um determinado perodo para cumprir
exigncias fiscais ou legais.
Jurdico: os documentos com esse valor comprovam direitos a curto ou
longo prazo.

O valor secundrio ou mediato identificado quando cessa o valor primrio e


a guarda do documento faz-se necessria permanentemente. Podemos
enquadrar o valor secundrio em duas categorias:

Probatrio: atribui-se quando o documento comprova a organizao e o


funcionamento da entidade que o produziu ou comprova as aes de
determinado indivduo que o produziu.
Informativo: quando os documentos registram informaes sobre
pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenmenos que aconteceram e que
se pretende preservar.

Tipologia documental
o estudo que tem por objetivo os tipos documentai s, entendidos como a
configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade
que a gerou, a natureza do contedo ou tcnica de registro. o estudo do
tipo do documento.

Documento
Suporte: meio. Ex.: Papel.
Formatao : confeco. Ex.: Folha.
Forma: Estgio de elaborao. Ex.: Cpia.
Gnero: aspecto. Ex.: Textual
Espcie : diviso de gnero. Ex.: Certido
Tipo: diviso de espcie. Ex.: Certido de casamento.

Suporte do documento
Suporte do documento: Material sobre o qual as informaes so
registradas.
Exemplos de suporte do documento: fita magntica, filme de nitrato,
papel, CD, etc.

Forma do documento
Conjunto das caractersticas fsicas de apresenta o, das tcnicas de
registro e da estrutura da informao e contedo de um documento. o
estgio de preparao e transmisso de documentos. Ex.: cpia,
original, minuta, etc.

Formato do documento
a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o
modo como foi confeccionado.
Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz,
microficha, rolo de filme, tira de microfilme, etc.

Gnero documental
a designao dos documentos segundo o aspecto de sua formatao
nos diferentes suportes.
Quanto ao gnero, os documentos so classificados, segundo a forma em
que a informao foi registrada.
a) Documentos textuais: documentos cuja informao est eja em forma
escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatrios, certides.
b) Documentos microgrficos: documentos em microformas. Ex.:
microfilmes e microfichas.
c) Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma
de som e / ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita
cassete. Neste tipo de documento encontram-se os documentos sonoros
(cuja informao est em forma de som) e os filmogrficos (cuja
informao est representada por um filme).
d) Documentos informticos ou digitais: documento codificado em dgitos
binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.
Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.
e) Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma
reduzida, uma rea maior. Ex.: mapas, perfis e plantas.
f) Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em
forma de imagem esttica. Ex.: fotografias (que mais especificamente
podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos,
diapositivos (slides), desenhos e gravuras.

Espcie Documental
Designao dos documentos segundo seu aspecto, tais como: carta,
certido, decreto, edital, ofcio, relatrio, requerimento, gravura,
diapositivo (slid e), planta, mapa, etc.

Tipo Documental
Diviso de espcie documental que rene documentos por suas
caractersticas comuns em termos de frmula diplomtica, natureza de
contedo ou tcnica do registro, tais como: cartas precatrias, carta s
rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos
legislativos, fotografias temticas, retratos, litogravuras, serigrafias e
xilogravuras.

Princpios da Arquivologia : Os princpios arquivsticos constituem o marco


principal da diferena entre a arquivstica e as outras cincias documentrias.
So eles:
Princpio da Provenincia: Fixa a identidade do documento,
relativamente a seu produtor. Por este princpio, os arquivos devem ser
organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio
ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou
guarda dos documentos. Arquivos originrios de uma instituio ou de
uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu
contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de
origem distinta.
Princpio da Organicidade: As relaes administrativas orgnicas se
refletem nos conjuntos documentais. A organicidade a qualidade
segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades
da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e
externas.

Princpio da Unicidade: No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte,


os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do
contexto em que foram produzidos.

Princpio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo


devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio
no autorizada ou adio indevida.

Princpio da Cumulatividade: O arquivo uma formao progressiva,


natural e orgnica.

CICLO VITAL ARQUIVSTICO


O ciclo de vida dos documentos o elemento que forma o pano de fundo para
as intervenes arquivsticas e divide os arquivos de acordo com as fases
ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente:
corrente, intermedirio e permanente ou de 1 idade, 2 idade e 3 idade,
respectivamente.

A definio das idades ou etapas do ciclo de vida est intimamente ligada a


identificao dos valores primrio e secundrio dos documentos, conceito que
j trabalhamos anteriormente. Conceitualmente podemos definir as etapas do
ciclo vital dos documentos como:

Corrente ou 1 idade: composto pelos documentos em tramitao ou


que so frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo,
fiscal e/ou jurdico. Precisam ficar prximo ao seu produtor/ acumulador,
possuem valor primrio.
Intermedirio ou 2 idade: constitudo por documentos consultados
ocasionalmente e originrios dos arquivos correntes. Nesta etapa os
documentos aguardam o trmino do seu prazo precaucional para
eliminao ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem
valor primrio.
Permanente ou 3 idade: formado por documentos de valor secundrio,
que devem ser guardados permanentemente, ou seja, no podem ser
eliminados/ descartados de forma alguma em decorrncia de seu valor
probatrio e/ou informativo para o Estado ou sociedade.
Tabela de Temporalidade.

Nos termos do dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, Tabela de


Temporalidade o instrumento de destinao, aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e condies de guarda, tendo em vista a
transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos.
De incio, importante registrar que a Tabela de Temporalidade um
instrumento resultante da atividade de avaliao de documentos. Ateno!
Nas provas, costuma aparecer a atividade de classificao de documentos, o
que no correto. A avaliao dos documentos de arquivo consiste
em identificar seus valores (primrio/administrativo ou secundrio/histrico)
e definir prazos de guarda. Os documentos dos arquivos corrente e
intermedirio possuem valor administrativo e os do arquivo permanente
possuem valor histrico. Os documentos de arquivo permanente no podem
ser eliminados, logo, o prazo de guarda s ocorre nas fases corrente e
intermediria. A avaliao deve ser feita na idade corrente, a fim de se
distinguirem no s os documentos de valor eventual, de eliminao sumria,
como os de valor informativo e probatrio. Para que a avaliao acontea
necessrio que os documentos estejam
preliminarmente classificados adequadamente. Ou seja, preliminarmente, os
documentos so agrupados em classe, posteriormente, so objetos de estudo
por uma comisso de avaliao.
Vale registrar, tambm, que a Tabela de Temporalidade o instrumento
fundamental de avaliao, pois registra o ciclo de vida dos documentos.
Cabe reforar que nela devem constar os prazos de arquivamento dos
documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo intermedirio,
e de sua destinao final, quando se determina sua eliminao ou recolhimento
ao arquivo permanente.
Outro aspecto que vale destacar que, no referido instrumento,
consta informao dos documentos que devero ser reproduzidos em
outros suportes (microfilmagem, digitalizao, etc.).
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade dever ser aprovada por
autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionrios da
instituio.
A Tabela um instrumento dinmico de gesto de documentos, por
isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de incorporrar os novos
conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as alteraes que,
eventualmente, ocorrerem na legislao.
Observe que a Tabela de Temporalidade no elaborada ao livre arbtrio da
instituio. O processo de avaliao para se chegar Tabela vinculado
legislao em vigor. Como vou eliminar um documento que a legislao
determina que seja guardado por um determinado perodo (prazo
prescricional)? Alm disso, importante registrar que para os casos em que a
legislao no dispe, a anlise feita com base em critrios definidos pela
prpria instituio (por exemplo, documento classificado de interesse para a
memria organizacional). Portanto, a avaliao sempre obedecer aos
critrios para criao do referido instrumento de destinao: legal ou
estabelecido pela prpria instituio.
LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Dispe sobre a poltica nacional de


arquivos pblicos e privados e d
outras providncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICA,
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte lei:

CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de


proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de
prova e informao.

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos


de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de


procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes


de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel
segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos


documentos pblicos na forma desta lei.

Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material


ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e
administrativa.

CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS

Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos


produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos
de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de
suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas
encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter
pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica
pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes,


intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no
sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados.

Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies


pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.

Art. 10. Os documentos de valor permanente so inalienveis e


imprescritveis.

CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de


documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em
decorrncia de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder


Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados
como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento
cientfico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico


e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade
documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico
exercer preferncia na aquisio.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados


como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante
autorizao de seu proprietrio ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico


e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies
arquivsticas pblicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas


produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como
de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES
ARQUIVSTICAS PBLICAS

Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter


pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito
Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo,
e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados,
tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do
Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da
Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo,
o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o
arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo
com sua estrutura poltico-jurdica.

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos


documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar
e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo
Nacional poder criar unidades regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a


gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a


gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos
de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir


os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais,
bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituio Federal e nesta lei.

CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS

Arts. 22 a 24. (Revogados pela Lei n 12.527, de 18/11/2011,


publicada no DOU Edio Extra de 18/11/2011, em vigor 180 dias aps a
publicao)

DISPOSIES FINAIS
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos
de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ,


rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de
arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-
Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies
arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo
sero estabelecidos em regulamento.

Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.

Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.

Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da


Repblica.

FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA

ACERVO. Totalidade dos documentos conservados num arquivo (2). (CAMARGO &
BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)

ACERVO. Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.


(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ACESSO. 1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Funo arquivstica destinada a


tornar acessveis os documentos e a promover sua utilizao mediante a preparao e a
publicao de instrumentos de pesquisa, a organizao de servios educativos, de referncia e
divulgao. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 134.)

ACONDICIONAMENTO. Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma apropriada


sua preservao [acesso] e manuseio. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 134.)

ACUMULAO. Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades


de uma entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica] ou famlia. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Unidade acumuladora.

AMOSTRAGEM. Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado


por meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplificar, revelar
especificidades, alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, e registrar
ocorrncias em momentos marcantes. (OLIVEIRA, Daise. 2003, p. 186.)

AMOSTRAGEM. Tcnica de seleo em que, de um dado conjunto de documentos elege-se


um subconjunto representativo do todo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ANEXAO. Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na


qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

ANEXO. 1. Documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro documento ou


processo, eventualmente da mesma procedncia, por afinidade de contedo. 2. Depsito(1)
fora da sede do arquivo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

APENSAO. Juntada, em carter temporrio, 4 com o objetivo de elucidar ou subsidiar a


matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. (ARQUIVO
NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Desapensao.

APENSAMENTO. Ao pela qual se rene a um processo, em carter provisrio ou definitivo,


documento a ele relacionado. Ver tambm: Anexao; Juntada. (CAMARGO & BELLOTTO,
Dicionrio... 1996.)

APENSO. Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integr-lo.


(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Desapensao.

4 A definio de apensamento, dada pelo CAMARGO & BELLOTTO, admite o carter


provisrio ou definitivo do apensamento, e no apenas o carter temporrio, como define o
Dicionrio do Arquivo Nacional. Seria mais apropriado considerar o apenso/apensamento
como uma juntada provisria de um processo ou outro documento e, quando a juntada for
definitiva, seria considerada uma anexao e no uma apensao.
APENSO. Documento reunido a um processo por apensamento. (CAMARGO & BELLOTTO,
Dicionrio... 1996.)

ARRANJO. Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam a organizao dos


documentos de um arquivo(1) ou coleo, de acordo com um plano ou quadro previamente
estabelecido. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ARRANJO. Ordenamento fsico dos documentos visando torn-los inteligveis e utilizveis,


realizado com base em sua classificao e em princpios e mtodos especficos.
(SCHELLENBERG)

ARQUIVAMENTO. Conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de


documentos. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)

ARQUIVAMENTO. 1. Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda


ordenada de documentos. Ver tambm: arranjo, mtodo de arquivamento e sistema de
arquivamento. 2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento
cessada a sua tramitao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ARQUIVO. "Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos


produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos." (BRASIL. Lei
8.159/1991, art. 2 .)

ARQUIVO. 1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados


por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no desempenho de suas atividades. 52.
Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia,o processamento tcnico, a
conservao e utilizao de arquivos. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 135.)

ARQUIVO ADMINISTRATIVO. Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes do


exerccio de atividades meio de uma instituio;expresso usada em oposio a arquivo
tcnico. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 135.)

ARQUIVO CENTRAL. Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos


aplicados aos arquivos (1) de uma administrao, podendo ou no assumira centralizao do
armazenamento. Tambm chamado arquivo geral. Ver tambm: Arquivo setorial. (CONS. NAC.
ARQ. Classificao..., 2001, p. 135.)

ARQUIVO CORRENTE. 1. Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor
primrio, objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua
administrao. Arquivo (2) responsvel pelo arquivo corrente(1). (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

ARQUIVO DIGITAL. Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por um
programa de computador e armazenada em suporte apropriado. (CONS. NAC. ARQUIVOS.
Glossrio. 2009. )

ARQUIVO GERAL. Ver: Arquivo central.

ARQUIVO HISTRICO. Ver arquivo permanente.

ARQUIVO INTERMEDIRIO. 1. Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes(2),


com uso pouco freqente, que aguarda destinao. 2. Arquivo(2) responsvel pelo arquivo
intermedirio(1). Tambm chamado pr-arquivo. 3. Depsito(1) de arquivos intermedirios.
(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ARQUIVO PERMANENTE. 1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em


funo de seu valor [secundrio]. 2. Arquivo(2) responsvel pelo arquivo permanente(1)
Tambm chamado arquivo histrico. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...)

ARQUIVO PRIVADO. 1. Arquivo (1) produzido por instituio pblica no exerccio de suas
funes, independente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas. 2. Arquivo (2)
integrante da administrao pblica. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 136.)

ARQUIVO PBLICO. Arquivo (1) produzido por pessoa fsica ou jurdica de direito privado.
(CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 136.)
ARQUIVO PBLICO. "So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e
recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais,
em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e
recebidos por agentes do Poder Pblico no exerccio de seu cargo ou funo ou deles
decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de
economia mista." (BRASIL. Decreto 4.073/2002, art. 15.)

ARQUIVO SETORIAL. 1. Arquivo(1) de um setor ou servio de uma administrao. 2.


Arquivo(2) responsvel pelo arquivo setorial(1); existindo um arquivo central, estar a ele
tecnicamente subordinado. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ARQUIVO TCNICO. Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes do exerccio


das atividades-fim de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivo administrativo,
(1) (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 137.)

ATIVIDADE. Aes, encargos ou servios decorrentes do exerccio de uma funo.


(BERNARDES & DELATORRE, 2007, p. 15 e 30.)

ATIVIDADE-FIM. Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituio


Tambm chamada atividade finalstica. Ver tambm: Atividade-meio. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

ATIVIDADE-MEIO. A atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de uma


instituio. Tambm chamada atividade mantenedora. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005.) Ver tambm: Atividades-fim.

AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO. o termo que caracteriza a abertura do


processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo
esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises,
informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

AVALIAO. Processo de anlise de documentos de arquivo(1) que estabelece os prazos de


guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Ver tambm:
comisso de avaliao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

AVALIAO DE DOCUMENTOS. ... processo de anlise que permite a identificao dos


valores dos documentos, para fins de definio de seus prazos de guarda e destinao, seja
para eliminao ou para guarda permanente. O instrumento resultante da avaliao a Tabela
de Temporalidade de Documentos. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 67.)

CAMISA. Folha de papel almao utilizada para separar conjuntos de documentos dentro de
uma pasta. Ver tambm: pasta intercaladora.

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS. Sucessivas fases por que passam os documentos de
um arquivo (1), da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente. Ver tambm:
Teoria das trs idades. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 137.)

CLASSE. Cada diviso que compe um sistema de classificao (1). (CONS. NAC. ARQ.
Classificao..., 2001, p. 137.)

CLASSIFICAO. Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas,


funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.
(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996)

CLASSIFICAO. O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes e s


atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos.
Podemos entender que a classificao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do
organismo produtor de documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas, que
dizem respeito s funes/atividades detectadas (estejam elas configuradas ou no em
estruturas especficas, como departamentos, divises etc.). (GONALVES, Como classificar...,
1998, p. 12.)

CLASSIFICAO. 1. Organizao dos documentos de um arquivo(1) ou coleo, de acordo


com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. 2. Anlise e
identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se-lhes (sic) atribuir cdigos. 3. Atribuio a documentos, ou s
informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm
chamada classificao de segurana. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Ver
tambm: Desclassificao. Documento classificado. Documento sigiloso.

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS. ...conjunto de procedimentos e operaes tcnicas


que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao rgo produtor, funo,
subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. O instrumento resultante
da classificao o Plano de Classificao de Documentos. ... (BERNARDES, Como
elaborar..., 2005, p. 68.)

CLASSIFICAO DECIMAL. Classificao(1) decorrente da aplicao do mtodo decimal.


(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

CDIGO. Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma
conveno, representam dados. Ver tambm: cifra e notao. (ARQUIVO NACIONAL.
Dicionrio..., 2005.)

CDIGO DE CLASSIFICAO. Cdigo derivado de um plano de classificao. (ARQUIVO


NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

CDIGO DE CLASSIFICAO. O cdigo de classificao da srie documental a referncia


numrica que a associa ao seu contexto de produo, e composto das seguintes unidades de
informaes: rgo produtor, funo, subfuno, atividade e srie documental. ...
(BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)

CDIGO DE CLASSIFICAO. Smbolo que representa um a classe ou subclasse de


documentos, integrante de um Plano de Classificao de Documentos e de uma Tabela de
Temporalidade e Destinao. O cdigo de classificao, no mtodo funcional, representa uma
funo, subfunco, atividade ou uma srie de documentos arquivsticos. O Conselho Nacional
de Arquivos usa o termo cdigo para referir-se ao Plano de Classificao, quando, na
realidade, os cdigos so elementos do Plano.
COMISSO DE AVALIAO E DESTINAO. Grupo multidisciplinar encarregado da
avaliao de documentos de um arquivo(1), responsvel pela elaborao da tabela de
temporalidade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Avaliao;
Destinao.

COMPLETEZA. Atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos os


elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema
jurdico-administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar conseqncias.
(CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio, 2009.) Ver tambm: Confiabilidade; Elemento intrnseco;
Elemento extrnseco.

CONFIABILIDADE. Credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma afirmao do


fato. Existe quando um documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e
estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle
exercido no processo de sua criao. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver
tambm: Completeza.

CONTEXTO. Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na anlise do


contexto de um documento arquivstico o foco deixa de ser o documento em si e passa a
abranger toda a estrutura que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurdico-
administrativo, de procedimentos, de provenincia e tecnolgico. (CONS. NAC. ARQUIVOS.
Glossrio. 2009.)

CONTEXTO DE PROCEDIMENTOS. Refere-se a normas internas que regulam a produo,


tramitao, uso e arquivamento dos documentos da instituio. (CONS. NAC. ARQUIVOS.
Glossrio. 2009.)

CONTEXTO DE PROVENINCIA. Refere-se a organogramas, regimentos e regulamentos


internos que identificam a instituio produtora de documentos. (CONS. NAC. ARQUIVOS.
Glossrio. 2009. )

CONTEXTO DOCUMENTAL. Refere-se a cdigo de classificao, guias, ndices e outros


instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, ao fundo.
(CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )
CONTEXTO JURDICO-ADMINISTRATIVO. Refere-se a leis e normas externas instituio
produtora de documentos as quais controlam a conduo das atividades dessa mesma
instituio. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )

CONTEXTO TECNOLGICO. Refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware, software e


padres) que envolve o documento. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )

CONSULTA. Busca direta ou indireta de informaes. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,


2005.) Ver tambm Acesso.

CORRESPONDNCIA. toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou


entidades, exceo dos processos. Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em
interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida. (MINISTRIO..., Portaria ... 05,
2002.)

COTA. Ver notao.

CUSTDIA. Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos(1),


independentemente de vnculo de propriedade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DADO. Representao mnima de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo, passvel


de ser transferida [comunicada], processada e interpretada de forma manual ou automtica.
(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio, 1996.)

DATA DE ACESSO. Momento a partir do qual um documento, submetido a classificao (...)


fica liberado para consulta. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

DATA DE ACESSO. 1. Elemento de identificao cronolgica do fim da restrio de acesso a


um documento. 2. Elemento de identificao cronolgica do acesso efetuado a um documento
em meio eletrnico. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DATAS-BALIZA. Ver Datas-limite.

DATAS-LIMITE. Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados os anos de


incio e trmino do perodo abrangido pelos documentos de um processo, dossi, srie, fundo
ou coleo. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

DESAPENSAO. Separao de documento ou processo juntado por apensao.


(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Apensao.

DESAPENSAO. a separao fsica de processos apensados. (MINISTRIO..., Portaria ...


05, 2002.)

DESCARTE. Excluso de documento de um arquivo (2) aps avaliao. (ARQUIVO


NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: eliminao.

DESCLASSIFICAO. Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta, no todo ou


em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: classificao.

DESCRIO. Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de


contedo dos documentos para elaborao de instrumentos de pesquisa. (ARQUIVO
NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Instrumentos de pesquisa.

DESENTRANHAMENTO DE PEAS. a retirada de peas de um processo, que poder


ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Desmembramento.

DESMEMBRAMENTO. a separao de parte da documentao de um ou mais processos


para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao e
instrues especficas do rgo interessado. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver
tambm: Desentranhamento de peas.

DESPACHO. Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido
apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo
administrador, servidor pblico ou no. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

DESTINAO. Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentos


para a guarda permanente, descarte ou eliminao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005.)

DIGITALIZAO. Processo de converso de um documento para o formato digital por meio de


dispositivo apropriado, como um escner. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DILIGNCIA. o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a
fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
DISTRIBUIO. a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele
tratada. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
DIVISES. Ver Guias.

DOCUMENTAO. 1. Conjunto de documentos (...) 2. Disciplina que trata da organizao e


do processamento de documentos, incluindo identificao, anlise, armazenamento,
recuperao e disseminao da informao (...) 3. Em processamento de dados, conjunto
organizado de documentos descritivos do sistema operacional e do software bsico.
(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio, 1996.)

DOCUMENTAO. 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou servio de coleta, processamento


tcnico e disseminao de informaes e documentos. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005.)

DOCUMENTAO TEXTUAL. Gnero documental que utiliza como linguagem bsica a


palavra escrita. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Documento
textual.

DOCUMENTO. Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou o


formato. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO. toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,


estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar. De acordo com seus diversos elementos, formas e
contedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza,
... (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Documentao textual. Documento
arquivstico. Documento especial Documento textual. Gnero documental.

DOCUMENTO ARQUIVSTICO. Informao registrada, independente da forma ou do suporte,


produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de
organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas
atividades. (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Glossrio..., 2004, p. 7.)

DOCUMENTO ARQUIVSTICO. ... documento que um determinado organismo, seja ele


pessoa fsica ou jurdica, produz no exerccio de suas funes e atividades. Produo que pode
significar tanto a elaborao do documento pelo prprio organismo, como a recepo e
guarda). (GONALVES, Como classificar..., 1998, p. 20.)

DOCUMENTO ARQUIVSTICO. Registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o


magntico ou tico; produzidos ou acumulados por uma pessoa ou organizao pblica ou
privada, no exerccio de suas funes e atividades. (BERNARDES, Como fazer avaliao...,
2003, p. 4.)

DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL. Documento arquivstico codificado em dgitos


binrios produzido, transmitido e armazenado por sistema computacional. (CONS. NAC. ARQ.
CTDE. Glossrio..., 2004, p. 7. Ver tb: CONARQ, Res. 20, art. 1., 2.)

DOCUMENTO ARQUIVSTICO ELETRNICO. Documento eletrnico reconhecido e tratado


como um documento arquivstico. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver tambm::
Documento arquivstico; Documento eletrnico.

DOCUMENTO CLASSIFICADO. 1. Documento submetido a algum cdigo ou sistema de


classificao (1 e 2). 2. Documento ao qual foi atribudo grau de sigilo. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)
DOCUMENTO COMPOSTO. As unidades documentais [denominadas documentos
compostos, so] os expedientes ou processos. (OLIVEIRA, Daise, 2003, p. 186.) Ver tambm:
Documento mltiplo.
DOCUMENTO DE ARQUIVO. Mesmo que documento arquivstico. "... documento que um
determinado organismo seja ele pessoa fsica ou jurdica produz no exerccio de suas funes
e atividades. Produo que pode significar tanto a elaborao do documento pelo prprio
organismo, como a recepo e guarda." (GONALVES, Como classificar..., 1998, p. 20.)

DOCUMENTO DE ARQUIVO. ...todos os registros de informao, em qualquer suporte,


inclusive o magntico ou ptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos e
entidades da Administrao Pblica Estadual. Os documentos de arquivo so identificados
como correntes, intermedirios e permanente. Os documentos de arquivo, em razo de seus
valores, podem ter guarda temporria ou guarda permanente. (BERNARDES, Como
elaborar..., 2005, p. 68.)

DOCUMENTO DIGITAL. Unidade de registro de informaes codificadas por meio de dgitos


binrios. (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Glossrio..., 2004.)

DOCUMENTO ELETRNICO. Unidade de registro de informaes acessvel por meio de um


equipamento eletrnico. (CONARQ. CTDE. Glossrio, 2004.)

DOCUMENTO ESPECIAL. Documento em linguagem no-textual, em suporte no


convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que exige
procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e preservao, e cujo
acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao tecnolgica. (ARQUIVO NACIONAL.
Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO MLTIPLO. Conjunto de itens materialmente indissolvel ou resultado de


acumulao de vrios documentos simples, no decorrer de sua trajetria. (BERNARDES &
DELATORRE, 2007, p. 14.) Unidade documental constituda fisicamente por vrios itens
documentais que no podem ser desmembrados fisicamente, o que constituiria uma mutilao
da unidade. Exemplo: livro de atas, dossi, pronturio, processo. Ver tambm: Documento
composto; Documento simples; Dossi; Processo.

DOCUMENTO OFICIAL. Documento emanado do poder pblico ou de entidades de direito


privado capaz de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. (ARQUIVO
NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO OSTENSIVO. Documento sem qualquer restrio de acesso. (ARQUIVO


NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO PBLICO. Documento produzido, recebido e acumulado pelos rgos do poder


pblico no exerccio de suas atividades. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio..., 1996.)

DOCUMENTO PBLICO. 1. Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico(1). 2.


Do ponto de vista da propriedade, documento pertencente ao poder pblico. 3. Do ponto de vista da
produo, documento emanado do poder pblico. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO SIGILOSO. Documento que pela natureza de seu contedo sofre restrio de
acesso. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Documento Secreto. Grau
de sigilo.

DOCUMENTO SIMPLES. Unidade documental correspondente a um nico item documental


ou pea. Exemplo: uma carta, uma nota fiscal, um recibo. (BERNARDES & DELATORRE,
2007, p. 14.) Ver tambm: Documento composto.
DOCUMENTO SIMPLES. As unidades documentais simples so constitudas por um s
documento... (OLIVEIRA, Daise, 2003, p. 186.) Ver tambm: Documento composto;
Documento mltiplo.

DOCUMENTO SINGULAR. Ver documento simples.

DOCUMENTO TEXTUAL. Gnero documental integrado por documentos manuscritos,


datilografados ou impressos, como atas de reunio, cartas, decretos,livros de registro,
panfletos e relatrios. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm:
Documentao textual.

DOCUMENTOS DE ARQUIVO CORRENTES. ... aqueles em curso ou que se conservam junto


s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por elas
consultados. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)

DOCUMENTOS DE ARQUIVO INTERMEDIRIOS. ... aqueles com uso pouco freqente que
aguardam prazos de prescrio e precauo nas unidades (...) de Arquivo Intermedirio...
(BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)

DOCUMENTOS DE ARQUIVO PERMANENTES. ... aqueles com valor histrico, probatrio e


informativo que devem ser definitivamente preservados. (BERNARDES, Como elaborar...,
2005, p. 68.)

DOCUMENTOS DE ARQUIVO DE GUARDA PERMANENTE. ... aqueles que, esgotados os


prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por fora das
informaes neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de
direitos ou fonte de pesquisa. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)

DOCUMENTOS DE ARQUIVO DE GUARDA TEMPORRIA.


... aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que
tenham atribuies de arquivo (...) podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou
memria da Administrao... (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)

DOCUMENTOS SECRETOS. So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo


teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligao
ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em
razo de sua responsabilidade funcional. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm:
Documentos sigilosos. Documentos ostensivos. Documentos reservados. Grau de sigilo.

DOCUMENTOS URGENTES. So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade


que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, do Poder Judicirio e
das Casas do Congresso Nacional; mandados de segurana; licitaes judiciais ou
administrativas; pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias para
afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia da
Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial. (MINISTRIO..., Portaria ...
05, 2002.)
DOCUMENTOS OSTENSIVOS. So documentos cujo acesso irrestrito. (MINISTRIO...,
Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Documentos sigilosos. Documentos ostensivos.
Documentos reservados. Grau de sigilo.

DOCUMENTOS RESERVADOS. So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento do


pblico em geral. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Documentos sigilosos.
Documentos ostensivos. Documentos reservados. Grau de sigilo.

DOSSI. Unidade documental em que se renem informalmente documentos de natureza


diversa, para uma finalidade especfica. Ver tambm:: processo. (CAMARGO & BELLOTTO,
Dicionrio..., 1996.)
DOSSI. Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa,
lugar, projeto) que constitui uma unidade de arquivamento. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Processo.

ELEMENTO EXTRNSECO. Atributo que caracteriza a forma externa do documento


arquivstico. Exemplo: tipo, cor e tamanho da letra; apresentao (textual, grfico, sonoro ou
multimdia); selo, logomarca; assinatura digital; links e outros. (CONS. NAC. ARQUIVOS.
Glossrio. 2009.) Ver tambm:: Documento arquivstico; Elemento intrnseco.

ELEMENTO INTRNSECO. Atributo que caracteriza a forma interna do documento


arquivstico. Exemplo: autor, destinatrio, data, local, assinatura, assunto e outros. (CONS.
NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver tambm:: Documento arquivstico; Elemento
extrnseco.

ELIMINAO. Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor


permanente. Tambm chamada expurgo de documentos. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005.) Ver tambm: Descarte;6 Termo de eliminao.

ELIMINAO DE DOCUMENTOS PBLICOS. A eliminao de documentos produzidos por


instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. (BRASIL. Lei 8.159 / 1991, art.
9o.) Ver tambm: Termo de eliminao.

ENTIDADE COLETIVA. Grupo de pessoas que age de maneira organizada e identificado por
nome especfico, variando no seu grau a forma de organizao, como movimentos sociais e
polticos, feiras, seminrios, conferncias, instituies econmicas, sociais, polticas e
religiosas, embarcaes e aeronaves. Tambm chamadas entidades corporativas. (ARQUIVO
NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ENTIDADE CUSTODIADORA. Entidade responsvel pela custdia e acesso(2) a um acervo.


Tambm chamada custodiador. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ENTIDADE PRODUTORA. Entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica] ou famlia identificada


como geradora de arquivo(1). Tambm chamada produtor. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

ESPCIE DOCUMENTAL. Configurao que assume um documento de acordo com a


disposio e a natureza das informaes (1) nele contidas. Exemplos: ata, boletim, certido,
declarao, relatrio. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm:: tipo
documental.

ETIQUETAS. Ver Tiras de insero.

EXPEDIENTE. Unidade administrativa encarregada da expedio de correspondncia.


(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Protocolo.

FASE CORRENTE. Primeira fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos em que os
documentos encontram-se em tramitao ou concluram sua tramitao, mas, sendo ainda
objeto de consultas freqentes. Ver tambm: Arquivo corrente; Ciclo de vida dos documentos.

FASE INTERMEDIRIA. Segunda fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos em que
estes so consultados eventualmente e esto aguardando destinao, no sendo guardados
pelo produtor/acumulador.
FASE PERMANENTE. Terceira fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos em que
estes, pelo seu valor secundrio so objeto de guarda permanente.

FICHRIO. Conjunto de fichas ordenadas segundo critrios preestabelecidos, utilizadas para


fins de controle e recuperao de documentos e informao. 2. Mvel utilizado para guarda de
fichas. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

FIDEDIGNIDADE. Ver confiabilidade.

FOLHA DO PROCESSO. So as duas faces de uma pgina do processo. (MINISTRIO...,


Portaria ... 05, 2002.)

FUNO. Corresponde ao conjunto das atividades que um rgo pblico ou empresa privada
exerce para a consecuo de seus objetivos. As funes podem ser diretas ou essenciais
[funes finalsticas] e indiretas ou auxiliares... [funes administrativas]. (BERNARDES &
DELATORE, p. 30.) Ver tambm: Subfuno.

FUNDO. Conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale a


arquivo(1). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

FUNDO. Unidade constituda pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade
que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos (1) de outras [entidades].
(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) 7

FUNDO ABERTO. Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em funo (...)
de a entidade produtora continuar em atividade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

FUNDO FECHADO. Fundo que no recebe acrscimos de documentos em funo de a


entidade produtora no se encontrar mais em atividade. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

GNERO DOCUMENTAL. Configurao que assume um documento de acordo com o sistema


de signos utilizado na comunicao de seu contedo. (CAMARGO & BELLOTTO.
Dicionrio..., 1996.)

GNERO TEXTUAL. Ver Documentao textual; Documento textual.

GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS. A CTDE [Cmara Tcnica de Documentos


Eletrnicos] entende gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto documental,
ressaltando a caracterstica arquivstica desta gesto para diferencia-la de outros tipos de
gerenciamento de documentos. (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Modelo... p. 14, nota 7.)

GESTO DE DOCUMENTOS. Considera-se gesto de documentos o conjunto de


procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente. (BRASIL. Lei 8.159 / 91, art. 3.) Termo equivalente a gesto documental.

GESTO DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e


eficincia na criao, tramitao, classificao (1), uso primrio e avaliao de arquivos (1).
(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Termo equivalente a gesto documental.

GESTO DE DOCUMENTOS. Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes


produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento(1 e 2). (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.) Termo equivalente a gesto documental.

GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. ... conjunto de procedimentos e operaes


tcnicas referentes sua produo, classificao, avaliao, tramitao, uso, arquivamento e
reproduo, que assegura a racionalizao e a eficincia dos arquivos. (BERNARDES, Como
elaborar..., 2005, p. 69.) Termo equivalente a gesto documental.
GRAU DE SIGILO. Indicador dos nveis de restrio ao acesso {a documentos]. (CAMARGO
& BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: classificao.

GRAU DE SIGILO. Gradao de sigilo atribuda a um documento em razo da natureza de


seu contedo e com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade de
conhec-lo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Classificao.

GUARDA PERMANENTE. Os documentos destinados guarda permanente so aqueles cuja


informaes so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e para a comunidade. Esses
documentos, alm do valor administrativo, legal e fiscal,encerram tambm valor de prova e
como fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados.
(BERNARDES & DELATORRE, p. 41.)

GUARDA PROVISRIA. ... tempo de permanncia de cada conjunto documental na unidade


produtora e na unidade com atribuies de arquivo. (BERNARDES & DELATORRE, 2007, p.
38.)

GUIA. So cartes resistentes, do tamanho das pastas ou das fichas; as guias so usadas
para auxiliar o arquivamento vertical e o encontro rpido dos documentos pois separam as
vrias sees nas gavetas dos arquivos. Servem tambm para proteger as pastas, para manter
a arrumao vertical em ordem e para evitar enganos no arquivamento. Essas guias so
chamadas, tambm, divises ou ndices.A guia divisria dever ser do tamanho das pastas ou
fichas e dotada de projeo na parte superior. (PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 41.) Ver
tambm Guia divisria.

GUIA DIVISRIA. Retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees
dos [gavetes dos] arquivos ou fichrios reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas.
Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. (PAES, Arquivos
teoria e prtica, 1997, p. 44.)

GUIA DE RECOLHIMENTO. Instrumento de controle de entrada de documentos em setores de


arquivos permanentes. 8

GUIA DE TRANSFERNCIA. Instrumento de controle de entrada de documentos em [setores


de] arquivos intermedirios. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 140)

GUIA FORA. Indicador (carto, ficha, folha anotada) que se coloca no lugar de uma unidade
de arquivo, [ou] item documental, indicando que foi retirado(a) temporariamente para consulta,
processamento tcnico ou outra finalidade administrativa. (NAGEL, Dicionrio..., 1989.)

GUIA-FORA. Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou pea [item]


documental para assinalar sua remoo temporria. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio...,
1996.)

NDICE. a designao convencionada para designar as guias e pastas. Elas podem ser
numricas, codificadas, alfabticas ou nominais, segundo as determinaes do mtodo de
arquivamento adotado. (PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 42.) Ver tambm Guia.

NDICE. Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contido em


documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referencias para sua
localizao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Instrumento de busca;
Guia.

INFORMAO: 1. Todo e qualquer elemento referencial [noo, ideia ou mensagem] contido


num documento (...) 2. Em processamento de dados, um ou mais dados articulados colocados
na memria do computador. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm:
Dado.

INFORMAO ARQUIVSTICA. Informao orgnica registrada, isto , informao contida em


documento arquivstico. (LOPES, A informao e os arquivos ..., 1996, p. 32.)

INSTRUMENTO DE BUSCA. Ver Instrumento de pesquisa.

INSTRUMENTO DE PESQUISA. Meio que permite a identificao, localizao ou consulta a


documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos
permanentes(1). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Instrumento
descritivo.

INSTRUMENTO DESCRITIVO. "Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza,


resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas
documentais existentes em um arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso
ao acervo." (CAMARGO & BELLOTO, Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Instrumentos de
pesquisa.

ITEM DOCUMENTAL. .A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. Pode ser


constituda de uma ou mais folhas ou de um volume. (NAGEL, Dicionrio..., 1989.)

ITEM DOCUMENTAL. Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm referido como


pea. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 141.)

ITEM DOCUMENTAL. 1. Menor unidade documental, intelectualmente indivisvel, integrante


de dossis ou processos. 2. Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm chamada
pea. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

JANELA. ... abertura central [de uma projeo de metal] (...) onde colocamos pequenas tiras
(rtulos) com as notaes desejadas. (PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 42.) Ver tambm
Tiras de insero.

JUNTADA. Ao pela qual se insere a um processo, definitivamente, documento [inclusive


outro processo] que, pela sua natureza, dele deva fazer parte integrante. (CAMARGO &
BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Anexao; Apensao. Juntada por anexao.
Juntada por apensao.

JUNTADA. 1. Apensao ou anexao de um processo a outro. 2. Juno de documentos a


um processo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Anexao;
Apensao; Juntada por anexao. Juntada por apensao.
JUNTADA. a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se
por Anexao ou Apensao. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Anexao;
Apensao; Juntada por anexao. Juntada por apensao.

JUNTADA POR ANEXAO. a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais


processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que
pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. (MINISTRIO...,
Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Anexao; Apensao

JUNTADA POR APENSAO. a unio provisria de um ou mais processos a um processo


mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes,
com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de
servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo,
constituir um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo
principal. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Anexao; Apensao
LISTAGEM DE ELIMINAO. Registro de informaes sobre os documentos arquivsticos que
sero eliminados. (CONS. NAC. ARQ., Res. no. 7, de 20 de maio de 1997, art. 3.)

LISTAGEM DE ELIMINAO. Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada por


autoridade competente. Tambm chamada lista de eliminao. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

MASSA ACUMULADA. Conjunto dos documentos de arquivo de uma entidade que no foi
objeto de classificao e avaliao.

MTODO DE ARQUIVAMENTO. Seqncia de operaes que determina a disposio dos


documentos de um arquivo(1) ou coleo, uns em relao aos outros , e a identificao de
cada um. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Arranjo; Ordenamento dos
documentos da srie.

MTODO DECIMAL. Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de distribuio
dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez
subclasses e assim por diante. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

METRO LINEAR. Unidade de medida de extenso dos arquivos(1). (CAMARGO &


BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

MINUTA. Verso preliminar de documento sujeita aprovao. (ARQUIVO NACIONAL,


Dicionrio..., 2005.) Ver tambm Original.

MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO


ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS (e-ARQ). Especificao de requisitos a serem cumpridos
pela entidade titular do arquivo pelo sistema de gesto arquivstica pelos documentos com a
finalidade de garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso aos documentos. Tem por
objetivos orientar a implantao da GAD em acervos hbridos e fornecer especificaes
tcnicas e funcionais e metadados para orientar avaliao/aquisio de sistema pr-existente,
a especificao de um sistema e o desenvolvimento de um sistema. (CONS. NAC. ARQ.
CTDE. Modelo... p. 3, 6-7.) A funo primordial do e-ARQ ... garantir que os documentos
arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma confivel, autntica e permaneam
acessveis. (Idem, p. 7.)

MOVIMENTAO. Ver: Tramitao.

NOTAO. Identificao das unidades de arquivamento, feita atravs de nmeros, letras


oucombinao de nmeros e letras, para permitir sua localizao nos depsitos. (CAMARGO
& BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Cdigo.
NOTAO. Cdigo de identificao que permite a ordenao ou localizao das unidades de
arquivamento. Tambm chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a (...) [Norma
Brasileira de Descrio Arquivstica NOBRADE], 9 equivale a cdigo de referncia.
(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

NUMERAO DE PEAS. a numerao atribuda s partes integrantes do processo.


(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Pea.

ORDENAMENTO DOS DOCUMENTOS DENTRO DA SRIE. Disposio dos documentos de


uma srie, a partir de elemento convencionado para sua recuperao. (CAMARGO &
BELLOTO, Dicionrio..., 1996.) Mesmo que mtodo de arquivamento.

ORGANICIDADE. Relaes que os documentos arquivsticos guardam entre si e que


expressam as funes e atividades da pessoa ou organizao que os produziu. A organicidade
se constitui em um atributo essencial para que um determinado conjunto de documentos seja
considerado um arquivo. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )

ORGANICIDADE. Relao natural entre documentos de um arquivo(1) em decorrncia das


atividades da entidade produtora. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ORIGINAL. 1 Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. 2 Verso final de
um documento, j na sua forma apropriada. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver
tambm Minuta.

PGINA DO PROCESSO. cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Processo.

PASTA INTERCALADORA. Pasta utilizadas para separar grupos de documentos dentro de


outra pasta. Ver tambm: Camisa.

PATRIMNIO ARQUIVSTICO. Conjunto dos arquivos(1) de valor permanente, pblicos ou


privados, existentes no mbito [de um pas], 10 de uma nao, de um estado ou de um
municpio . (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

PCD. Sigla de Plano de Classificao de Documentos.

PEA. Unidade documental materialmente indivisvel. (CAMARGO e BELLOTTO.


Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Item documental. Ver tambm: Numerao de pea; Pea do
processo.

PEA DO PROCESSO. o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha,
folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo,
nota fiscal, entre outros. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Processo.

PERODO DE RETENO. Ver prazo de guarda.

PLANO DE CLASSIFICAO. A classificao geralmente traduzida em esquema no qual a


hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente. Esse esquema
chamado plano de classificao. (GONALVES, Como classificar..., 1998, p. 12.) Esta
expresso mais utilizada em arquivos em fase corrente. Ver tambm: Cdigo de
classificao; Plano de classificao de documentos.

PLANO DE CLASSIFICAO. Esquema de distribuio de documentos em classes, (...)


elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do
arquivo(1) por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.
(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Esta expresso mais utilizada em arquivos em
fase corrente. Ver tambm: Cdigo de classificao.

PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS. o instrumento utilizado para classificar


todo e qualquer documento de arquivo. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 69.)

PRAZO DE ELIMINAO. Prazo fixado em Tabela de Temporalidade [e Destinao] ao fim do


qual os documentos no considerados de valor permanente devero ser eliminados.
(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

PRAZO DE GUARDA. Prazo, definido na Tabela de Temporalidade [e Destinao] e baseado


em estimativa de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente(2) ou no
arquivo intermedirio(2), ao fim do qual a destinao efetivada. 11 Tambm chamado perodo
de reteno ou prazo de reteno. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

PRAZO DE PRECAUO. Intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por


precauo, antes de elimina-lo ou encaminh-lo para guarda permanente. (BERNARDES,
Como elaborar..., 2005, p. 70.)

PRAZO DE PRESCRIO. Intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do


Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos
documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou a suspenso da prescrio, em
conformidade com a legislao vigente. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 70.)

PRAZO DE RETENO. Ver prazo de guarda.

PRAZO DE VIGNCIA. Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos


administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo.
(BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 70.)

PRESCRIO. Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos


documentos. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Vigncia.

PRESERVAO. Funo arquivstica destinada a assegurar as atividades de


acondicionamento, armazenamento, conservao e restaurao de documentos. (CAMARGO
e BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

PRESERVAO. "... toda ao que se destina a salvaguardar ou recuperar as condies


fsicas e proporcionar a permanncia aos materiais dos suportes..." (SILVA, 1998, p. 2.)

PRINCPIO DA PROVENINCIA. Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo(1)


produzido por uma entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica] ou famlia no deve ser
misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio de respeito aos
fundos. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio.... 2005.)

PRINCPIO DE RESPEITO AOS FUNDOS. Ver Princpio da provenincia.

PROCEDNCIA. A instituio que originou o documento. (MINISTRIO..., Portaria ... 05,


2002.)

11 Ao final do prazo de guarda no setor de arquivo corrente, os documentos podem ser


eliminados ou transferidos para o setor de arquivo permanente, conforme determinar a
Tabela de Temporalidade e destinao

PROCESSO. Unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza


diversa, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto
materialmente indivisvel. (CAMARGO e BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

PROCESSO. Termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de


documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no
decurso de uma ao administrativa ou judiciria. (PAES. Arquivo, teoria e prtica, 1997, p.
27.) Ver tambm: Dossi; Documento mltiplo; Pgina do processo; Pea do processo.

PROCESSO. o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais


detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos
ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e
autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. (MINISTRIO..., Portaria ...
05, 2002.) Ver tambm: Folha do processo; Processo acessrio; Processo principal.

PROCESSO. Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao


administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. (ARQUIVO NACIONAL.
Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Dossi; Documento mltiplo; Pgina do processo; Pea do
processo.

PROCESSO. Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao


administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. (ARQUIVO NACIONAL.
Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Dossi; Documento mltiplo; Pgina do processo; Pea do
processo.

PROCESSO ACESSRIO. o processo que apresenta matria indispensvel instruo do


processo principal. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Folha do processo;
Processo; Processo principal

PROCESSO PRINCIPAL. o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a
anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso. (MINISTRIO...,
Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Folha do processo; Processo; Processo acessrio.

PRODUTOR. Pessoa fsica ou jurdica que produz, recebe ou acumula documentos


arquivsticos em funo de seu mandato/misso, funes ou atividades. (CONS. NAC.
ARQUIVOS. Glossrio. 2009.)

PROJEO. Salincia colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas
suspensas destinada ao registro de informaes, permitindo rpida visualizao. (CONS.
NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 143.)

PROJEO. Salincia que se apresenta na parte superior de uma guia [ou pasta], podendo ser
de ao, plstico ou do mesmo material da guia [ou pasta]. Destina-se a receber a notao.
Pode ter a dimenso correspondente a metade, um tero, um quarto ou um quinto da largura
da guia [ou pasta]. A projeo pode aparecer disposta em diferentes posies, para favorecer
sua visibilidade, de acordo com sua dimenso. (GORBEA, e outros. Sistemas de arquivos...,
1976, p. 26-27). As projees recebem as notaes determinadas pelo mtodo de
arquivamento. (PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 41.)

PRONTURIO. Dossi cujo objeto uma pessoa fsica. Pode ser funcional, mdico ou policial.

PROTOCOLO. Servio encarregado do recebimento, registro, classificao(2), distribuio,


controle da tramitao e expedio de documentos. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio...,
2005.) Ver tambm: Protocolo central; Protocolo setorial.

PROTOCOLO. Setor encarregado do recebimento, classificao, registro, distribuio interna,


controle da tramitao, e expedio de documentos para destinatrios externos. (MACHADO &
CAMARGO. Como implantar arquivos pblicos municipais, 2000, p. 23. CAMARGO &
BELLOTTO, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Protocolo central; Protocolo setorial.

PROTOCOLO CENTRAL. a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos


procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Protocolo; Protocolo setorial.

PROTOCOLO SETORIAL. a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou
entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de
documentos no mbito da rea a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as
atividades do protocolo central. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Protocolo
central; Protocolo setorial.

PROVENINCIA. Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica]
ou famlia produtora de arquivos(1). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm:
Entidade produtora; Princpio da provenincia.
QUADRO DE ARRANJO. Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um
arquivo(1), a partir do estudo das estruturas, funes ou atividades da entidade produtora e da
anlise do acervo. Expresso adotada em arquivos permanentes(2). (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

RECOLHIMENTO. 1. Entrada de documentos pblicos em arquivos permanentes(2), com


competncia formalmente estabelecida. 2. Operao pela qual um conjunto de documentos
passa do arquivo intermedirio(2) para o arquivo permanente(2). (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

RECUPERAO DA INFORMAO. Identificao ou localizao da informao desejada.


(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

REGISTRO. a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a


controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais, aos interessados. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

RTULOS. Ver Tiras de insero.


SELEO. Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de
eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de
temporalidade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

SRIE. Seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. (CAMARGO & BELLOTTO.


Dicionrio..., 1996.)

SRIE. Subdiviso do quadro de arranjo que corresponde a uma seqncia de documentos


relativos a uma mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto. (ARQUIVO NACIONAL.
Dicionrio..., 2005.)

SRIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos do mesmo tipo produzido pelo mesmo rgo,
resultante do exerccio da mesma funo [subfuno] ou atividade do rgo, tendo formas de
produo e tramitao idnticas e obedecendo mesma temporalidade e destinao.
(BERNARDES, Como fazer avaliao... 2003, p. 11.)

SRIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos do mesmo tipo produzido pelo mesmo rgo,
resultante do exerccio da mesma funo ou atividade do rgo, tendo formas de produo e
tramitao idnticas e obedecendo mesma temporalidade e destinao. (BERNARDES,
Como fazer avaliao..., 2003, p. 11.)
SIGILO. Ver Grau de sigilo.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO. Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de


arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e a preservao de
documentos ou arquivos(1), bem como o acesso(1) s informaes neles contidas. (ARQUIVO
NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

SISTEMA DE ARQUIVOS. Conjunto de arquivos(2) de uma mesma esfera governamental ou


de uma mesma entidade, pblica ou privada, que, independente da posio que ocupam nas
respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na
consecuo de objetivos tcnicos comuns. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

SISTEMA DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS.


Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a
eficcia da gesto arquivstica de documentos. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.)
Ver tambm:: Gesto arquivstica de documentos; Sistema informatizado de gesto arquivstica
de documentos.
SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS. Sistema
desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos
arquivsticos, sejam os documentos convencionais ou os digitais, convencionais e dinmicos,
inclusive pginas web e bancos de dados. As aes do SIGAD aplicam-se a documentos
convencionais, ao registrar suas referncias, podendo, ainda, incorporar imagens digitalizadas
dos documentos. Aplicam-se, ainda aos documentos digitais, atravs de sua captura,
armazenamento e promoo de acesso. O SIGAD poder ser composto por software nico ou
vrios softwares integrados, adquiridos ou encomendados. Seu sucesso depender da
implantao prvia de um Programa de Gesto Arquivstica de Documentos. (CONS. NAC.
ARQ. CTDE. Modelo... p. 4-5.)

SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS. Conjunto de


procedimentos e operaes tcnicas caracterstico do sistema de gesto arquivstica de
documentos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes
hbridos, isto , documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo. (CONS. NAC.
ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver tambm:: Gesto arquivstica de documentos.

SUBFUNO. ...agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a uma


modalidade da respectiva funo. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 70.) Ver tambm:
Funo.

SUPORTE. Material sobre o qual as informaes so registradas. (CAMARGO & BELLOTTO.


Dicionrio..., 1996.) Exemplo: papel, fita magntica, filme de nitrato, digital.

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO. Instrumento de destinao, aprovado por


autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a
transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO. "Instrumento aprovado por autoridade


competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente),
define prazos para a guarda temporria (vigncia, prescrio e precauo), em funo de seus
valores administrativos, legais, fiscais e determina prazos para sua transferncia, recolhimento
e eliminao." (BERNARDES, Como fazer avaliao..., 2003, p. 8.)

TEORIADAS TRS IDADES. Teoria segundo a qual os arquivos correntes, intermedirios ou


permanentes, de acordo com a freqncia de uso por suas entidades produtoras e a
identificao de seus valores primrio e secundrio. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005.) Ver tambm: Ciclo de vida dos documentos.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS. uma nota utilizada para informar sobre a


retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm:
Desentranhamento.

TERMO DE DESAPENSAO. uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois
ou mais processos apensados; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Apensao.
TERMO DE ELIMINAO. 12 Instrumento que rene informaes sucintas sobre os
documentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de
temporalidade, foram eliminados. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 146.) Ver tambm:
Listagem de eliminao.

TERMO DE ENCERRAMENTO. uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo;


pode ser por intermdio de carimbo especfico. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA. uma nota utilizada para registrar a juntada de
folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Juntada

TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA. uma nota utilizada para registrar a retirada
de folha(s) ou pea(s) do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

TERMO DE RESSALVA. uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do
processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a
ausncia de uma pea; pode ser por intermdio de carimbo especfico. (MINISTRIO...,
Portaria ... 05, 2002.)

TIPO DOCUMENTAL. Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a
atividade que a gerou. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Exemplo: boletim de
ocorrncia, certido de bito, declarao de bens, relatrio de fiscalizao. Significa o mesmo
que Tipologia documental. Ver tambm: Srie documental.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Ver Tipo documental.

TIRA DE INSERO. So pequenos rtulos que podem ser encaixados nas janelas das
projees ou nas barras inferiores dos porta-fichas usados nos arquivos horizontais modernos,
trazendo as notaes identificadoras. (PRADO. A tcnica de arquivar..., 1974, p. 42.)

TIRA DE INSERO. uma tira de papel gomado ou cartolina, picotada, onde se escrevem
as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. (PAES, Arquivo, teoria
e prtica..., 1997, p. 47.)

TRAMITAO. a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa,


atravs de sistema prprio. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

TRAMITAO. Curso do documento desde sua produo ou recepo at o cumprimento de


sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite. (ARQUIVO
NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

12
Sobre o temo de eliminao, ver o artigo 4. da Resoluo 7, de 20 de maio de 1997, do
Conselho Nacional de Arquivos, disponvel em www.conarq.arquivonacional.gov.br

TRMITE. Ver Tramitao.

TRANSFERNCIA. Passagem de documentos do arquivo corrente(2) para o arquivo


intermedirio(2). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

TRATAMENTO ARQUIVSTICO. Conjunto de operaes e tarefas que se aplicam aos


documentos em cada fase de seu ciclo de vida,com o objetivo de garantir sua conservao,
organizao, acessibilidade e utilizao de acordo com a finalidade que determinou sua
produo. (OLIVEIRA, Daise, 2003, p. 187.) Ver tambm: Gesto documental.

TRIAGEM. Ver Seleo.

TTD. Sigla de Tabela Temporalidade e Destinao.

UNIDADE ACUMULADORA. Setor da Instituio responsvel pela produo/recepo de


documentos arquivsticos. O mesmo que rgo acumulador. Ver tambm: Acumulao.

UNIDADE CUSTODIADORA. Entidade ou setor responsvel pela custdia de documentos


arquivsticos.
UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO. Ver Unidade de arquivamento, conforme CAMARGO &
BELLOTTO, Dicionrio... 1996.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO. Recipiente, invlucro ou formato(1) que se tomam por base


para fins de acondicionamento e armazenamento. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio...
1996.) Neste sentido, para evitar confuso terminolgica, seria prefervel utilizar o termo
unidade de acondicionamento.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO. Documento(s) tomado(s) por base para fins de


classificao(1), arranjo, armazenamento(1) e notao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005) Ver tambm: Dossi; Processo.

UNIDADE PRODUTORA. Ver Acumulao; Unidade acumuladora.

VALOR ADMINISTRATIVO. Valor que um documento possui para a atividade administrativa de


uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.
(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Integra o valor primrio.
VALOR ARQUIVSTICO. 13 Ver Valor permanente.

VALOR FISCAL. Valor atribudo a documentos ou arquivos(1) para comprovao de


operaes financeiras ou fiscais. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Integra o valor
primrio.

VALOR HISTRICO. Ver Valor permanente.

VALOR INFORMATIVO. Qualidade pela qual um documento, independentemente de seu valor


probatrio (...), permite conhecer seres, coisas e fatos. (CAMARGO & BELLOTTO,
Dicionrio... 1996.) Integra o valor secundrio.

VALOR INFORMATIVO. Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas
independentemente de seu valor probatrio. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
Integra o valor primrio.

VALOR LEGAL. Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou
constituir um direito. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio.., 2005.) Integra o valor primrio. Ver
tambm: Valor probatrio.
VALOR PERMANENTE. Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda
permanente de um documento em um arquivo(1). Tambm chamado valor arquivstico ou valor
histrico. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Integra o valor secundrio.

VALOR PRIMRIO. Valor primrio ou imediato (...) decorre da razo pela qual o documento foi
gerado pela instituio, no exerccio de suas atividades, destacando-se o valor administrativo,
fiscal e legal. (BERNARDES & DELATORRE, 2007, p. 37.) Negrito nosso.

VALOR PRIMRIO. Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a
entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

VALOR PROBATRIO. 1. Qualidade pela qual um documento evidencia a existncia ou a


veracidade de um fato. 14 (...) 2. Qualidade pela qual os documentos de arquivo (1) permitem
conhecer a origem, a estrutura, a competncia e/ou o funcionamento da instituio que os
produziu. 15 (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)

VALOR PROBATRIO. Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo(1) servir de


prova legal. Ver tambm: valor legal. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
VALOR SECUNDRIO. Qualidade informativa que um documento pode possuir para alm de
seu valor primrio. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)

VALOR SECUNDRIO. Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter
para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes
daqueles para os quais foi originalmente produzido. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)

VERSO. Uma ou mais variantes de um mesmo documento. (CONS. NAC. ARQUIVOS.


Glossrio. 2009.) Ver tambm: Minuta.

VIGNCIA. Perodo no qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies


contidos nos documentos. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 146.) Ver tambm:
Prescrio.
AULA 2: O ARQUIVO INTERMEDIRIO: A AVALIAO DE DOCUMENTOS;
O PLANO DE CLASSIFICAO

A avaliao constitui atividade essencial do ciclo de vida dos documentos


arquivsticos, tendo em vista que ela representa a anlise dos documentos da
instituio, com a finalidade precpua de estabelecer os prazos de guarda
dos documentos nas fases corrente e intermediria bem como a
destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente) a partir
do valor primrio e do valor secundrio.
A avaliao dos documentos permite que a documentao considerada sem
valor secundrio seja eliminada dentro de determinados prazos e que a massa
documental de determinada instituio ou pessoa seja reduzida sem que
ocorra qualquer prejuzo ao conjunto informacional.
A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental
arquivstico, na medida em que define quais documentos sero preservados
para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser
eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o
valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou
e para a sociedade.
Documento especial: Documento em linguagem no-textual, em suporte no
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais,
que exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda
e preservao, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao
A avaliao de documentos constitui-se em um trabalho complexo medida
que deve analisar um conjunto de direitos e obrigaes e todo um contexto
social, histrico e informativo antes de se definir pela eliminao ou pela
guarda permanente um conjunto ou srie documental. Em face disso, as
instituies ou pessoas responsveis pela gesto do acervo devem compor
equipes tcnicas multidisciplinares (tambm conhecidas como Comisso
Permanente de Avaliao CPAD) para a realizao dessa atividade, que, ao
seu trmino, dar origem ao instrumento de gesto documental conhecido
como Tabela de Temporalidade. Ressalta-se que todos os prazos de guarda e
as aes de destinao final apurados durante a fase de avaliao devero
estar presentes nesse instrumento.
Composio recomendada pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ
para instituio de uma CPAD:
De acordo com o E-arq Brasil (2006, p.32), a aplicao dos critrios de
avaliao feita com base na Teoria das Trs Idades e efetiva-se,
primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos
de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor probatrio e/ou
informativo.
Deve-se evitar a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos
que no tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliao
e seleo nos arquivos de segunda idade so extremamente onerosas do
ponto de vista tcnico e gerencial.

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS


Conforme suas caractersticas e elementos essenciais, os documentos podem
ser classificados de acordo com o gnero, a natureza do assunto, a forma, o
formato, a espcie e a tipologia.

Classificao quanto ao Gnero


Gnero documental a configurao que assume um documento de acordo
com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.
Classificao quanto natureza do assunto

Quanto natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser


classificados de duas formas distintas:
Ostensivo ou ordinrio: documento sem qualquer restrio de acesso e
cuja divulgao no prejudicial administrao ou s partes.
Sigiloso: documento que pela natureza de seu contedo sofre restrio de
acesso. Ou seja, aquele que fica temporariamente submetido restrio
de acesso pblico em razo de sua imprescritibilidade para a segurana da
sociedade e do Estado. Esse tipo de documento requer medidas especiais
de salvaguarda para sua custdia, divulgao e acesso.
Pela grande importncia dessa matria para a sociedade em geral, o sigilo e o
acesso informao so tratados em legislao especfica (Lei 12.527/2012
Lei de Acesso Informao), que estabelece que uma informao pblica
somente deva ser classificada como sigilosa quando, de forma inequvoca, for
considerada imprescindvel segurana da sociedade ( vida, segurana ou
sade da populao) ou do Estado (soberania nacional, relaes
internacionais, atividades de inteligncia).
Informaes pessoais
Informaes pessoais so aquelas relacionadas pessoa natural identificada
ou identificvel, cujo tratamento deve ser feito de forma transparente e com
respeito intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem
como s liberdades e garantias individuais.
As informaes pessoais tero seu acesso restrito, independentemente de
classificao de sigilo, pelo prazo mximo de 100 (cem) anos a contar da
sua data de produo. Elas podero ser acessadas ou divulgadas pelos
prprios indivduos ou por terceiros, sendo que neste ltimo caso dever haver
previso legal ou consentimento expresso da pessoa a que as informaes se
referirem.

Classificao quanto forma ou tradio documental:


Forma representa o estgio de preparao e transmisso dos documentos,
podendo ser dividida em minuta, original e cpia.
Minuta: forma sob a qual um documento, antes de sua feio definitiva,
apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de
validao, j foi devidamente revisado.

Bellotto (2007, p.105) ressalta que h diferena entre minuta e rascunho,


sendo este sujeito a correes e rasuras, supresses, acrscimos e
substituies. A autora considera a minuta em dois sentidos:

1. Como a forma diminuta, diminuda e abreviada do original, seria um escrito


preparatrio e reduzido para que, a partir dele, se pudesse confeccionar o
original, isto , um conjunto de dados essenciais para a redao definitiva
do documento.

2. Em outro sentido, a minuta o original, portanto, o rascunho j passado a


limpo, porm, sem os sinais de validao (assinaturas, carimbos, tintas,
selos). Na verdade, sem validao, as minutas no podem ter f, no sendo
levadas em conta do ponto de vista jurdico.
Original: representa a verso final de um documento, j na sua forma
apropriada. Para Bellotto (2007, p.106), o original o documento feito por
direta vontade dos autores e conservado em matria e formas genunas sob as
quais foi originalmente emitido.
Deve-se considerar no original:
1. O seu carter de primeiro, de matriz;
2. O seu carter de acabado, perfeito, limpo.

Elementos que distinguem os originais das minutas e das cpias: as


assinaturas ou subscries, carimbos, selos, tintas, etc. inseridos no
documento no momento justamente em que ele se torna original.
Cpia: representa um documento formalmente idntico a um original. Ela pode
conviver com seus originais ainda existentes ou pode vir a substitu-los.
Classificao quanto espcie e tipologia documental
Espcie documental a configurao que assume um documento de acordo
com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. a espcie que
identifica o modelo que servir como base jurdica ou consensualmente vlida
para que o contedo do documento arquivstico, correto em sua estrutura
semntica, se torne legtimo/fidedigno/credvel.
Tipo documental a configurao que assume a espcie documental de
acordo com a atividade que a gerou. Ou seja, o tipo documental formado
quando agregamos espcie documental as atividades, funes e
competncias da entidade produtora/acumuladora de documentos.

Classificao quanto ao formato


Formato a configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza
e o modo como foi confeccionado.
Exemplos:
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve propiciar o
acesso imediato a informao desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando
a tomada de deciso; a escolha do mtodo de arquivamento tem que ser
determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da Organizao.

Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas:

Direto

Sistemas Indireto
Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em bsicos e padronizados:

BSICOS
MTODO ALFABTICO
o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das
pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas
rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao.

MTODO NUMRICO
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero,
devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou numrico
cronolgico.

Numrico Simples
Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos
ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica.

Numrico Cronolgico
Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de
emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data.
adotado em quase todas as reparties pblicas.
Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado
colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so
transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado de processo.
Alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo, devem ser
preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomsticos, de
precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.

MTODO GEOGRFICO
O mtodo geogrfico do sistema direto. a busca feita diretamente ao
documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser
considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenaes geogrficas so:
- Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um
arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro
lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao
s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais.
Exemplo:

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Lusa


Amazonas Itacoatiara Santos, Antnio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, Jos de
So Paulo So Paulo (capital) Corra, Gilson
So Paulo Lorena Silva, Alberto

- Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento


de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa
ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais.
Exemplo:

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

Campos Rio de Janeiro Almeida, Jos de


Itacoatiara Amazonas Santos, Antnio J.
Lorena So Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Lusa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
So Paulo So Paulo Corra, Gilson

No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos


estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade.
imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em
segundo lugar, porque h cidades com o mesmo em diferentes estados.
Exemplo: Braslia (Distrito Federal)
Braslia (Minas Gerais)
Itabaiana (Paraba)
Itabaiana (Sergipe)

Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o pas,


seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas
em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.
Exemplo:

PAS CIDADE CORRESPONDENTE

Frana Paris (capital) Unesco


Frana Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, Jos
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Porto Ferreira, Antnio

VANTAGEM DESVANTAGEM

Busca direta. Exige duas classificaes local e nome


Fcil manuseio. do correspondente.

MTODO IDEOGRFICO (ASSUNTO)


No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista, para
elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a organizao da
instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dos
documentos a serem analisados. aconselhado nos casos de grandes
massas documentais. Podem ser adotados dois mtodos no arquivamento
por assunto: o alfabtico e o numrico.
O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionria e ordem enciclopdica.

Alfabtico
1. Dicionrio
Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem
alfabtica.
2. Enciclopdico
Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados
alfabeticamente.
Numrico
O numrico pode ser subdividido em: decimal e duplex.
a) Decimal
A diviso dos assuntos parte do geral para o particular.
As 10 primeiras divises so denominadas classes; as 10 seguintes,
subclasses, e, a seguir, diviso, grupos, subgrupos, subsees etc.
A tabela com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou
cdigo.
Torna-se necessrio organizar de um ndice alfabtico.

b) Duplex
Neste mtodo, a documentao dividida em classes, conforme os
assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a
minscula. A quantidade de classes a ser aberta ilimitada, por isso,
exige-se muito cuidado para no serem abertas pastas para assuntos,
como primrias, de assuntos j includos em subclasses. preferido ao
decimal por possibilitar a abertura ilimitada de classes.

c) Unitermo ou Indexao Coordenada


Consiste em atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um
nmero de ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo
(numerao simples). A este nmero, controlado em livro prprio, atribui-
se a denominao de nmero de registro; deve ser assinalado no
documento, em lugar visvel e previamente determinado.
Aps o trabalho de numerao do documento, abre-se uma ficha ndice
onde constaro os elementos identificadores que serviro pesquisa
posterior: nomes, assuntos, fatos e outros em forma de palavras-chave.
A ficha-ndice, alm de fornecer uma descrio pormenorizada dos
documentos a que se refere, funciona como instrumento de controle dos
nmeros de registro e do acervo.
Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em 10 colunas,
numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito na ficha ou fichas
correspondentes s palavras-chave escolhidas para sua identificao, na
coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento.

As fichas-ndice so arquivadas em ordem numrica e as demais em rigorosa


ordem alfabtica dos descritores ou palavras-chave.

Os documentos so arquivados em ordem numrica (nmero de registro) em


pastas, envelopes ou caixas.

A pesquisa feita por intermdio das fichas de palavras-chave, as quais devem


ser consultadas superpostas, uma vez que o mtodo aqui descrito funciona
base de comparao.

MTODO PADRONIZADO

Mtodo Variadex: Mtodo proveniente do mtodo alfabtico, introduz as cores


como elemento auxiliador para facilitar no s o arquivamento, como tambm a
localizao dos documentos.

LETRAS CORES

A, B, C, D e abreviaes ouro
E, F, G, H e abreviaes rosa
I, J, K, L, M, N e abreviaes verde
O, P, Q e abreviaes azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes palha

A ideia basicamente em dividir os arquivos em sees menores, restringindo


o campo de pesquisa e a manipulao de pastas ou fichas. Este mtodo
trabalha com chaves constituda de cinco cores, as cores da chave devem ser
atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de
entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica correspondente para
ordenao.

Exemplo:

NOMES ENTRADA CORES

C. Catram S.A. C. (abreviao) ouro


Dcourt, Maria Luiza Dcourt rosa
Figueiredo, Hugo Figueiredo verde
Flores, Jos Antnio Flores verde
Pontes, Armando Pontos azul
Trota, Luiz Trota palha

QUESTES DE CONCURSOS

1) Quanto classificao dos arquivos, assinale a alternativa INCORRETA.


a) Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
b) Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes
c) Um arquivo pode ser classificado de acordo com a entidade criadora em
pblico, institucional, comercial ou pessoal.
d) Um arquivo pode ser classificado de acordo com a extenso da ateno,
podendo ser especial ou especializado.
e) Nenhuma das alternativas anteriores.

2)Sobre os conceitos bsicos de arquivamento, leia as afirmativas.


I. O prazo de guarda varia de documento para documento e estar expresso na
tabela de temporalidade da instituio.
II. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediria.
III. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases
intermediria e permanente.
IV. Transferncia o envio de documentos da fase corrente para a fase
intermediria.
V. Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ou intermediria
para a fase permanente.
Est incorreto o que se afirma em:
a) somente quatro das afirmaes.
b) somente trs das afirmaes.
c) nenhuma das afirmaes.
d) somente duas das afirmaes.
e) somente uma das afirmaes.

3) Saiba quais documentos devem ir para o lixo e quais precisam ser


arquivados

Antes de se desfazer da papelada que no tem mais uso, confira o que precisa
guardar e o que pode eliminar

So centenas, milhares de folhas que se avolumam todos os anos na


escola em pilhas, gavetas e prateleiras. Fichas de matrcula, atas de reunies,
circulares e folhas de ponto, entre outros. O que fazer com essa quantidade
enorme de papis depois que eles j no tm mais utilidade imediata? Jogar no
lixo? Guardar? Por quanto tempo?

A resposta para essas questes depende do documento em questo, pois


cada um deles tem uma funo e um objetivo. Alguns servem como
comprovante de um procedimento, outros comunicam informaes pontuais e
logo perdem a validade. Muitos, apesar de inteis no momento, tm valor
histrico e ao longo do tempo podem servir de consulta para a elaborao ou a
atualizao de outros registros. [...]
(Edio 34 de GESTO ESCOLAR DIGITAL, disponvel em
http://gestaoescolar.abril.com.br/administrao/. Acesso em 20/07/2015.)
De acordo com o texto, alguns documentos possuem valor histrico. Sobre
esses documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as
falsas.

( ) So documentos que devem ser mantidos no arquivo permanente, pois


perderam valor de natureza administrativa, mas constituem meios de conhecer
o passado e sua evoluo.

( ) Compreendem documentos que devem ser eliminados, pois perderam valor


de natureza administrativa.
( ) Referem-se a documentos que devem ser conservados no arquivo da
primeira idade, pois, como perderam valor de natureza administrativa,
requerem baixa frequncia de consulta.

( ) Tratam-se de documentos que, no arquivo de terceira idade, devem ser


conservados em local com o mnimo de umidade, evitando o desenvolvimento
de mofo.
Assinale a sequncia correta.
a) F, V, V, F
b) V, F, V, F
c) V, F, F, V
d) F, V, F, V

4) ___________ o instrumento utilizado para determinar os prazos em que os


documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e ou intermedirios,
ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para
microfilmagem ou eliminao. Assinale a alternativa que preenche
corretamente a lacuna.
a) Catlogo
b) Tabela de equivalncia
c) Tabela de temporalidade
d) Inventrio analtico

5) O instrumento de avaliao que registra o ciclo de vida dos documentos de


arquivo
a) o Plano de Classificao.
b) o Regimento da Comisso de Avaliao de Documentos.
c) a Ata ou Termo de Eliminao de Documentos.
d) a Ata ou Termo de Guarda Definitiva de Documentos.
e) a Tabela de Temporalidade

6) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao, aprovado pela


autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos
devem ser:
a) vistos como o menor conjunto de documentos, reunidos de acordo com um
critrio de arranjo preestabelecido.
b) mantidos nos arquivos correntes e intermedirios ou recolhidos aos arquivos
permanentes, estabelecendo critrios para preservao ou eliminao.
c) guardados nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem
prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido.
d) acessados por agente pblico legalmente autorizado, conforme a legislao
vigente, independentemente de classificao de sigilo.

7) Os arquivos correntes da PMSP so formados pelo conjunto dos


documentos correntes existentes nas suas vrias unidades poltico-
administrativas. Esses documentos
a) s podem ser eliminados aps o prazo mnimo de dois anos.
b) so de grande interesse para a pesquisa cientfica.
c) tm grande possibilidade/frequncia de uso.
d) possuem valor secundrio.
e)so normalmente classificados como sigilosos.

8) De acordo com a classificao dos documentos, filme, cdice e contrato so,


respectivamente, exemplos de:
a) natureza, forma e gnero.
b) gnero, tipo e natureza.
c) forma, suporte e espcie.
d) tipo, formato e forma.
e) suporte, formato e espcie.

9) Quanto aos tipos, os documentos podem ser classificados pelo controle de


acesso, com o grau de sigilo da informao determinado pelos requisitos da
tipologia documental, dentre outros aspectos. Como so classificados os
documentos cujo acesso prescinde de limitao explcita de conhecimento e de
divulgao?
a) Documentos sigilosos.
b) Documentos ostensivos.
c) Documentos reservados.
d) Documentos secretos.
e) Documentos ultrassecretos.

10) Contribuir para o acesso e a preservao dos documentos que meream


guarda permanente por seus valores histrico e cientfico constitui um dos
objetivos do (a):
a) sistema de temporalidade.
b) termo de recolhimento.
c) tabela de classificao.
d) plano de arquivamento.
e) gesto de documentos.

11) Documentos ostensivos so aqueles


a) que requerem rigorosas medidas de segurana.
b) cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores
pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam
autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade
funcional.
c) cujo acesso irrestrito.
d) cuja tramitao requer maior celeridade que a rotineira.
e) cujo assunto no deva ser do conhecimento do pblico em geral.

GABARITO
1.D 2.C 3.C 4.C 5.E 6.B 7.C 8.E 9.B 10.E 11.c
11.B 12.C 13.A
AULA 3: O SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE
DOCUMENTOS - SIGAD. PROCESSOS REPROGRFICOS,
MICROFILMAGEM, DIGITALIZAO.

um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam o controle do


ciclo de vida dos documentos, desde a produo at a destinao final,
seguindo os princpios da gesto arquivstica de documentos e apoiado em um
sistema informatizado.
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relao orgnica entre os
documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo
do tempo, aos documentos arquivsticos, ou seja, seu valor como fonte de
prova das atividades do rgo produtor.
Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do
plano de classificao, controle de verses, controle sobre os prazos de
guarda e destinao, armazenamento seguro e procedimentos que
garantam o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de
documentos arquivsticos digitais e no digitais.
Um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivsticos digitais
do rgo ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento,
gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases
de dados.
um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e, como tal,
sua concepo tem que se dar a partir da implementao de uma poltica
arquivstica no rgo ou entidade.

O sucesso do SIGAD depender, fundamentalmente, da implementao prvia


de um programa de gesto arquivstica de documentos. O SIGAD deve ser
capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os
convencionais.
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as
referncias sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o
armazenamento e o acesso so feitos por meio do SIGAD.
Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funes
da gesto arquivstica de documentos.

Glossrio

A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos elaborou um glossrio que se


atm aos termos da Tecnologia da Informao e aos da Arquivologia
relacionados gesto e preservao de documentos digitais.
Acervo - Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma
entidade custodiadora.
Acessibilidade - Facilidade no acesso ao contedo e ao significado de um
objeto digital.
Acesso - Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a
informao.
Anexo - Um objeto digital que segue junto com uma mensagem de correio
eletrnico ou um fluxo de trabalho.
Anotao - Informao acrescentada ao documento arquivstico aps sua
produo. Exemplo: Urgente, arquive-se, nmero do protocolo, cdigo de
classificao, temporalidade, data, hora e local da transmisso, indicao de
anexos e outros.
Armazenamento - Guarda de documentos digitais em dispositivos de memria
no voltil.
Arquivamento - 1. Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam
guarda ordenada de documentos. 2. Ao pela qual uma autoridade determina
a guarda de um documento, cessada a sua tramitao.
Arquivo - 1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma
entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de
suas atividades, independentemente da natureza do suporte. 2. Instituio ou
servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a
conservao e o acesso a documento arquivstico.
Arquivo digital - Conjunto de bits que formam uma unidade lgica
interpretvel por um programa de computador e armazenada em suporte
apropriado.
Assinatura digital - Modalidade de assinatura eletrnica, resultado de uma
operao matemtica, que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir,
com segurana, a origem e a integridade do documento. Os atributos da
assinatura digital so: a) ser nica para cada documento, mesmo que o
signatrio seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c)
possibilitar a verificao da integridade; d) assegurar ao destinatrio o no
repdio do documento digital, uma vez que, a princpio, o emitente a nica
pessoa que tem acesso chave privada que gerou a assinatura.
Assinatura eletrnica - Gerao, por computador, de qualquer smbolo ou
srie de smbolos executados, adotados ou autorizados por um indivduo para
ser o lao legalmente equivalente assinatura manual do indivduo.
Atualizao de suporte - Tcnica de migrao que consiste em copiar os
dados de um suporte para outro, sem mudar sua codificao, para evitar
perdas de dados provocadas por deteriorao do suporte.
Autenticao - Declarao de que um documento original autntico ou que
uma cpia reproduz fielmente o original feita por uma pessoa jurdica com
autoridade para tal (servidor pblico, notrio, autoridade certificadora) num
determinado momento.
Autenticidade - Credibilidade de um documento enquanto documento, isto , a
qualidade de um documento ser o que diz ser e que est livre de adulterao
ou qualquer outro tipo de corrupo.
Autoridade certificadora (AC) - Organizao que emite certificados digitais
obedecendo s prticas definidas na Infraestrutura de Chaves Pblicas ICP.
Autoridade de registro (AR) - Organizao que distribui certificados digitais
aos usurios finais, mediante processo de identificao estabelecido nas
prticas definidas na Infraestrutura de Chaves-Pblicas ICP.
Avaliao - Processo de anlise de documentos arquivsticos que estabelece
seus prazos de guarda e sua destinao, de acordo com os valores que lhes
so atribudos.
Banco de dados - 1. Ambiente computacional composto por: a) dados
estruturados em bases de dados relacionadas entre si, segundo um modelo de
dados; b) regras que definem as operaes vlidas sobre os dados e garantem
sua integridade. 2. Sistema Gerenciador de Banco de Dados SGBD: software
que implementa o banco de dados e permite a realizao de operaes de
manipulao de dados (incluso, alterao, excluso, consulta) e
administrativas (gesto de usurios, cpia e restaurao de dados, alteraes
no modelo de dados).
Base de dados - Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras
de acesso, formatao e validao, e gerenciados por um Sistema Gerenciador
de Banco de Dados SGBD.
Cadeia de preservao - Sistema de controles que se estende por todo o ciclo
de vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do
tempo.
Captura - Incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica,
por meio do registro, classificao e arquivamento.
Carimbo digital de tempo - Cdigo binrio, incorporado a um documento, que
registra a data e a hora em que ocorreu um evento, tal como produo,
recebimento, leitura, modificao ou eliminao. uma forma de autenticao
do documento.
Certificao digital - Atividade de reconhecimento em meio eletrnico que se
caracteriza pelo estabelecimento de uma relao nica, exclusiva e
intransfervel entre uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica,
mquina ou aplicao. Esse reconhecimento inserido em um certificado
digital por uma autoridade certificadora.
Certificado de autenticidade - Declarao de autenticidade das reprodues
dos documentos arquivsticos digitais emitida pela instituio responsvel por
sua preservao.
Certificado digital - Conjunto de dados de computador, gerados por uma
autoridade certificadora, que se destina a registrar, de forma nica, exclusiva e
intransfervel, a relao existente entre uma chave de criptografia e uma
pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao.
Chave privada - Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos,
usada para criptografia assimtrica e criada em conjunto com a chave pblica
correspondente que deve ser mantida em segredo pelo portador. Usada para
assinar digitalmente documentos, bem como para decifrar aqueles
criptografados com a chave pblica correspondente.
Chave pblica - Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos,
usada para criptografia assimtrica, criada em conjunto com a chave privada
correspondente, disponibilizada publicamente por certificado digital e utilizada
para verificar assinaturas digitais. Tambm pode ser usada para criptografar
mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada
correspondente.
Ciclo vital dos documentos - Sucessivas fases por que passam os documentos
arquivsticos, da sua produo guarda permanente ou eliminao.
Classificao - 1. Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo
da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes
atribuir cdigos. 2. Atribuio a documentos, ou s informaes neles contidas,
de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm chamada
classificao de segurana.
Cdigo de classificao - Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou
nmeros, derivado de um plano de classificao.
Completeza - Atributo de um documento arquivstico que se refere presena
de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao
produtora e pelo sistema jurdico-administrativo a que pertence, de maneira a
ser capaz de gerar consequncias.
Componente digital - Objeto digital que parte de um ou mais documentos
digitais, e os metadados necessrios para ordenar, estruturar ou manifestar seu
contedo e forma, que requer determinadas aes de preservao.
Confiabilidade - Credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma
afirmao do fato. Existe quando um documento arquivstico pode sustentar o
fato ao qual se refere, e estabelecida pelo exame da completeza, da forma do
documento e do grau de controle exercido no processo de sua produo.
Contexto - Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na
anlise do contexto de um documento arquivstico, o foco deixa de ser o
documento em si e passa a abranger toda a estrutura que o envolve, ou seja,
seu contexto documental, jurdico-administrativo, de procedimentos, de
provenincia e tecnolgico.
Contexto de procedimentos - Refere-se a normas internas que regulam a
produo, tramitao, uso e arquivamento dos documentos da instituio.
Contexto de provenincia - Referem-se a organogramas, regimentos e
regulamentos internos que identificam a instituio produtora de documentos.
Contexto documental - Refere-se a cdigo de classificao, guias, ndices e
outros instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que
pertence, ou seja, do fundo.
Ver tambm: Contexto; contexto jurdico-administrativo; contexto de
procedimentos; contexto de provenincia; contexto tecnolgico.
Contexto jurdico-administrativo - Refere-se a leis e normas externas
instituio produtora de documentos as quais controlam a conduo das
atividades dessa mesma instituio.
Contexto tecnolgico - Refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware,
software e padres) que envolve o documento.
Controle de verso - Conjunto de operaes que permite gerenciar as verses
de um documento arquivstico digital.
Converso - Tcnica de migrao que pode se configurar de diversas formas,
tais como: a) converso de dados: mudana de um formato para outro; b)
converso de sistema computacional: mudana do modelo de computador e de
seus perifricos.
Correio eletrnico - Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem
eletrnica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores.
Credencial de segurana - Um ou vrios atributos associados a um usurio
que definem as categorias de segurana segundo as quais o acesso
concedido.
Criptografia - Mtodo de codificao de dados segundo algoritmo especfico e
chave secreta, de forma que somente os usurios autorizados possam
restabelecer sua forma original.
Criptografia assimtrica - Mtodo de criptografia que utiliza um par de chaves
diferentes entre si que se relacionam matematicamente por meio de um
algoritmo, de forma que o texto cifrado por uma chave apenas seja decifrado
pela outra do mesmo par. As duas chaves envolvidas na criptografia
assimtrica so denominadas chave pblica e chave.
Criptografia simtrica - Mtodo de criptografia que utiliza uma chave
simtrica, de forma que o texto seja cifrado e decifrado com esta mesma
chave.
Custdia - Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos,
independentemente de vnculo de propriedade.
Dado - Representao de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo,
passvel de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou
automtica.
Descrio - Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos
formais e de contedo dos documentos arquivsticos para elaborao de
instrumentos de pesquisa.
Destinao - Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento
dos documentos para a guarda permanente ou eliminao.
Digitalizao - Processo de converso de um documento para o formato
digital, por meio de dispositivo apropriado.
Documento - Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o formato
ou o suporte.
Documento arquivstico - Documento produzido (elaborado ou recebido), no
curso de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade,
e retido para ao ou referncia.
Documento arquivstico digital - Documento digital reconhecido e tratado como
um documento arquivstico.
Documento arquivstico eletrnico - Documento eletrnico reconhecido e
tratado como um documento arquivstico.
Documento digital - Informao registrada, codificada em dgitos binrios,
acessvel e interpretvel por meio de sistema computacional. Informao
registrada, codificada em forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel e
interpretvel por meio de um equipamento eletrnico.
DOI - Sistema para identificao persistente de objetos digitais em redes, bem
como para o intercmbio de informaes sobre propriedade intelectual desses
objetos.
Dossi - Conjunto de documentos, relacionados entre si por ao, evento,
pessoa, lugar e/ou projeto, que constitui uma unidade.
Dossi hbrido - Dossi constitudo por documentos digitais e no digitais.
Elemento extrnseco - Atributo que caracteriza a forma externa do documento
arquivstico.
Por exemplo: tipo, cor e tamanho da letra; apresentao (textual, grfico,
sonoro ou multimdia); selo, logomarca; assinatura digital; links; e outros.
Ver tambm: Documento arquivstico; elemento intrnseco.
Elemento intrnseco - Atributo que caracteriza a forma interna do documento
arquivstico.
Exemplo: autor, destinatrio, data, local, assinatura, assunto e outros.
Ver tambm: Documento arquivstico; elemento extrnseco.
Eliminao - Destruio de documentos que, na avaliao, foram
considerados sem valor para a guarda permanente.
Emulao - Estratgia de preservao digital que se baseia na utilizao de
recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as
caractersticas de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo
as mesmas sadas.
Endereo de correio eletrnico - Nome nico de uma caixa postal eletrnica,
de uma pessoa, grupo ou organizao, associado a um servio de correio
eletrnico. formado por um identificador (nome, apelido, sigla ou cdigo), um
sinal @ e o domnio do provedor do servio.
Exportao - Processo de transferncia de dados de um sistema informatizado
para outro, podendo haver uma converso.
Formato de arquivo - Especificao de regras e padres descritos
formalmente para a interpretao dos bits constituintes de um arquivo digital.
Pode ser: a) aberto quando as especificaes so pblicas (por exemplo:
XML, HTML, ODF, RTF, TXT, PNG); b) fechado quando as especificaes
no so divulgadas pelo proprietrio (por exemplo: DOC); c) proprietrio
quando as especificaes so definidas por uma empresa que mantm seus
direitos, sendo seu uso gratuito ou no (por exemplo: PDF, JPEG, DOC e GIF);
d) padronizado quando as especificaes so produzidas por um organismo
de normalizao, sendo os formatos abertos e no proprietrios (por exemplo:
XML, PDF/A). Gesto arquivstica de documentos - Conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Grau de sigilo - Gradao de sigilo atribuda a um documento ou parte dele,
em razo da natureza de seu contedo e com o objetivo de limitar sua
divulgao a quem tem necessidade de conhec-lo.
Hardware - Conjunto dos componentes fsicos necessrios operao de um
sistema computacional.
Hipertexto - Forma de estruturao de documentos que permite a leitura por
meio de enlaces (hyperlinks) que possibilitam a conexo direta entre os
diversos itens de um documento e/ou deste para outros.
Hipermdia - Ampliao do conceito de hipertexto segundo a quais vrios
meios de armazenamento e transmisso de informao so integrados atravs
de enlaces (hyperlinks), permitindo a utilizao simultnea de sons, imagens
estticas e em movimento, e textos.
Identificador nico - Cdigo gerado automaticamente que identifica o dossi, o
processo ou o item documental de maneira a distingui-los dos demais.
Informao - Elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contidos num
documento.
Infraestrutura de chaves pblicas (ICP) - Conjunto de tcnicas, prticas e
procedimentos que estabelecem os fundamentos tcnicos e metodolgicos de
um sistema de certificao digital baseado em chave pblica. Normalmente,
composto por uma cadeia de autoridades certificadoras formada pela
autoridade certificadora raiz AC Raiz, pelas demais autoridades certificadoras
AC e pelas autoridades de registro AR.
Integridade - Estado dos documentos que se encontram completos e que no
sofreram nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem
documentada.
Marca-d'gua digital - Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital
com informao sobre a sua provenincia e caractersticas e so utilizadas
para proteger a propriedade intelectual. As marcas dgua sobrepem no mapa
de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou invisvel, o qual s
pode ser suprimido mediante a utilizao de um algoritmo e uma chave
protegida.
Mensagem eletrnica - Documento digital produzido ou recebido via um
sistema de correio eletrnico, incluindo anexos que possam ser transmitidos
com a mensagem.
Metadados - Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar,
gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do
tempo.
Migrao - Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a
capacidade de os objetos digitais serem acessados face s mudanas
tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de um objeto digital: a) de
um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel
para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais
atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de
descontinuidade para outra mais moderna. A migrao pode ocorrer por
converso, por atualizao ou por reformatao.
Minuta - Verso preliminar de documento sujeita aprovao.
Objeto digital - Conjunto de uma ou mais cadeias de bits que registram o
contedo do objeto e de seus metadados associados. A anatomia do objeto
digital percebida em trs nveis: a) nvel fsico refere-se ao objeto digital
enquanto fenmeno fsico que registra as codificaes lgicas dos bits nos
suportes (por exemplo: no suporte magntico, o objeto fsico a sequncia do
estado de polaridades negativa e positiva e, nos suportes pticos, a
sequncia de estados de translucidez transparncia e opacidade); b) nvel
lgico refere-se ao objeto digital enquanto conjunto de sequncias de bits,
que constitui a base dos objetos conceituais; c) nvel conceitual refere-se ao
objeto digital que se apresenta de maneira compreensvel para o usurio, por
exemplo, o documento visualizado na tela do computador.
OCR - Tcnica de converso de um objeto digital do formato de imagem para o
formato textual, de forma a permitir, por exemplo, edio e pesquisa no
contedo do texto.
Organicidade - Atributo de um acervo documental decorrente da existncia de
relao orgnica entre seus documentos. Essencial para que um determinado
conjunto de documentos seja considerado um arquivo.
Original - Primeiro documento completo e efetivo.
Patrimnio digital Conjunto de objetos digitais que possuem valor suficiente
para serem conservados, a fim de que possam ser consultados e utilizados no
futuro.
Plano de classificao - Esquema de distribuio de documentos em classes,
de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do
estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por
ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.
Preservao digital - Conjunto de aes gerenciais e tcnicas exigidas para
superar as mudanas tecnolgicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o
acesso e a interpretao de documentos digitais pelo tempo que for
necessrio.
Processo - Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma
ao administrativa ou judicial, que constitui uma unidade.
Processo hbrido - Processo constitudo de documentos digitais e no digitais
de natureza diversa, oficialmente reunidos no decurso de uma ao
administrativa ou judicial, formando um conjunto conceitualmente indivisvel.
Produtor - Pessoa fsica ou jurdica que produz, recebe ou acumula
documentos arquivsticos em funo de seu mandato/misso, funes ou
atividades.
Programa de computador - Sequncia lgica de instrues que o computador
capaz de executar para obter um resultado especfico.
Recolhimento - Entrada de documentos em arquivos permanentes.
Recuperao da informao - Processo de pesquisa, localizao e
apresentao do documento em sistemas de informao. A pesquisa feita por
meio da formulao de estratgias de busca para identificao e localizao de
documentos e/ou seus metadados. A apresentao pode ser feita por meio de
visualizao em tela, impresso, leitura de dados de udio e/ou vdeo.
Reformatao - 1. Tcnica de migrao que consiste na mudana da forma de
apresentao de um documento para fins de acesso ou manuteno dos
dados, por exemplo: impresso ou transformao de documentos digitais em
microfilme (tecnologia COM) ou transferncia dos documentos de um sistema
computacional para uma mdia mvel.
Registro - Procedimento que formaliza a captura do documento arquivstico no
sistema de gesto arquivstica por meio da atribuio de um identificador nico
e de outros metadados (data, classificao, ttulo etc.) que descrevem o
documento.
Relao orgnica - Vnculos que os documentos arquivsticos guardam entre
si e que expressam as funes e atividades da pessoa ou organizao que os
produziu.
Sistema de informao - Conjunto organizado de polticas, procedimentos,
pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem,
processam, armazenam e provm acesso informao.
Sistema de gesto arquivstica de documentos - Conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a eficcia da gesto
arquivstica de documentos.
Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos - Conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas caracterstico do sistema de gesto
arquivstica de documentos, processado eletronicamente e aplicvel em
ambientes digitais ou em ambientes hbridos, isto , em que existem
documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo.
Suporte - Base fsica sobre a qual a informao registrada.
Tramitao - Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o
cumprimento de sua funo administrativa. Tambm denominado de trmite ou
movimentao.
Transferncia - Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermedirio.
Trilha de auditoria - Conjunto de informaes registradas que permite o
rastreamento de intervenes ou tentativas de intervenes feitas no
documento arquivstico digital ou no sistema computacional.
Valor primrio - Valor atribudo a documento em funo do interesse que
possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para
fins administrativos, legais e fiscais.
Valor secundrio - Valor atribudo a um documento em funo do interesse
que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido.
Verso - Uma ou mais variantes de um mesmo documento.

PROCESSOS REPROGRFICOS, MICROFILMAGEM, DIGITALIZAO.

Microfilme o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos,


dados e imagens,
por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo (Decreto
no 1.799/1996 regulamenta a lei da microfilmagem).
O microfilme reduz os espaos em aproximadamente 98%, em relao ao
documento original.
Com isso, h um domnio maior da massa documental, implicando a busca
mais eficiente da informao.
A microfilmagem no elimina o prvio tratamento da documentao.

1.1. Objetivos
reduzir o volume documental;
garantir a sua durabilidade (expectativa de vida: 500 anos).

1.2. Vantagens
validade legal (confere ao microfilme o mesmo valor do documento original);
economia de espao;
reduo do volume de papis e documentos;
segurana na conservao dos documentos vitais da empresa;
facilidade de consulta a documentos arquivados;
durabilidade do suporte;
complementao de acervos;
reproduo fiel e exata do documento microfilmado (s vezes, um documento
encontra-se em mau estado de conservao, j tendo inclusive ocorrido perda
da informao. Ele pode ser microfilmado, mas a imagem no ser a
reproduo exata do documento original, e sim do documento microfilmado).
Portanto, a leitura do documento no ocorrer de forma to fcil.
Haver um pouco de dificuldade, nesses casos especficos.
preservao dos documentos originais;
favorece o sigilo documental.

1.3. Desvantagens
alto custo
difcil a comparao entre imagens, em um mesmo microfilme.
1.4. Etapas
a) preparo retirar grampos e clips; desamassar todos os documentos; definir
o arranjo da documentao, entre outros procedimentos.
b) microfilmagem depois de preparados, os documentos sero
microfilmados (microfilmadoras rotativas ou planetrias). Diversos fatores sero
levados em conta na hora de se decidir por um determinado equipamento
(tamanho e conservao do documento etc.)
c) processamento tal procedimento dar visibilidade ao documento
microfilmado.
d) duplicao a microforma original ser preservada em um arquivo de
segurana. As cpias podero ser acessadas por quem de direito.

Dica de prova:

MICROFILMAGEM DE SUBSTITUIO Ocorre quando o documento


microfilmado no tem valor permanente (secundrio), podendo, dessa
forma, ser eliminado. Assim, libera espao nos arquivos corrente e
intermedirio. Como o documento original (no suporte papel) ser
eliminado, substituiremos o mesmo pelo microfilme.

MICROFILMAGEM DE PRESERVAO Ocorre quando o documento


original tem valor permanente (secundrio). Por essa razo, mesmo
microfilmado, ele nunca poder ser eliminado. Ser preservado em
definitivo. A razo da microfilmagem preservar o documento original,
sendo utilizado o microfilme para fins de consulta.
QUESTES DE CONCURSOS

1) (ST M/2011 UnB/Cespe) A respeito de digitalizao e microfilmagem


aplicada aos arquivos, julgue os itens que se seguem.
O processo de microfilmagem de documentos arquivsticos deve adotar
smbolos ISO nas sinalticas. ( ) CERTO ( ) ERRADO

2) Pode-se eliminar documentos arquivsticos submetidos a processos de


digitalizao mesmo que a eliminao noesteja prevista na tabela de
temporalidade de documentos.
( ) CERTO ( ) ERRADO

3) (TRE/ES/2011 UnB/Cespe) Com relao aos sistemas informatizados de


gesto arquivstica de documentos (SIGAD) e microfilmagem de documentos,
julgue o item a seguir. De acordo com a legislao em vigor, o original do
documento permanente microfilmado no pode ser eliminado. ( ) CERTO ( )
ERRADO

4) (CVM/2010 Esaf) Acerca da microfilmagem, assinale a opo correta.


a) autorizada apenas para documentos pblicos.
b) Os documentos de valor histrico microfilmados no devero ser eliminados.
c) Os traslados e as cpias f otogrficas no produz em efeitos em juzo ou fora
dele.
d) Os filmes negativos resultantes da microfilmagem sero armazenados no
Arquivo Nacional.
e) O Arquivo Nacional autorizar a microfilmagem de documentos.

5) (Ministrio da Sade/2010 UnB/Cespe) Para os documentos considerados


de guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira
de preservar o original, sem elimin-lo. ( ) CERTO ( ) ERRADO

6) (Arquivo Nacional/2006 NCE/UFRJ) Para que os documentos de um


acervo arquivstico possam ser microfilmados, necessrio que, alm de
estarem higienizados:
a) possuam as mesmas dimenses;
b) possuam um mesmo assunto;
c) estejam devidamente organizados;
d) estejam f ora de uso corrente;
e) no possuam mais valor de uso.

7) (BNDES/2006 Cesgranrio com adaptaes) Os dados que descrevem o


sistema operacional, o programa que gera os documentos, a localizao fsica
dos documentos no sistema eletrnico. O texto acima focaliza a categoria de:
a) infodados;
b) metadados;
c) arquidados;
d) contextodados;
e) organodados.

GABARITO
1. C
2. E
3. C
4. B
5. C
6. C
7. B