Padronização de documentos: notas fiscais

Visando a padronização das informações a serem indexadas junto aos documento

inseridos na ferramenta GED, segue um formato utilizado pelo CCD de indexação de
notas fiscais, para que todos os envolvidos nesta tarefa sigam um padrão único de
indexação.

Nome do arquivo: As informações contidas no nome do arquivo devem seguir um padrão

pré-estabelecido para a uniformização deste, evitando duplicação e facilitando a
identificação do mesmo.
Segue abaixo exemplo de nota fiscal e o padrão adotado pelo CCD para o nome do
arquivo:

17 02 2011

Formato:

• razão social_nº da nota fiscal_data

Exemplo:
• roberto de sousa vieira _0001 _17 de fevereiro de 2010

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Nota-se que no nome dado ao arquivo, os assuntos são separados por underline, ou seja:
razão social_nº da nota fiscal_data.

No caso da data temos na nota: 17/02/2011 contudo para o nome do arquivo usa-se o
nome do mês por extenso ou seja: 17 de fevereiro de 2010.

Palavras-Chave: As palavras-chave ou descritores são termos que resumem e ajudam a

identificar um determinado documento. Na arquivística, eles são fundamentais para
facilitar um resgate mais eficiente da informação a partir de sua padronização, ou seja, é
por meio das palavras chave e os descritores que se pode buscar mais facilmente um
arquivo classificado.
Segue abaixo a nota para exemplo e o formato adotado pelo CCD para
descritores de notas fiscais:

17 02 2011

Formato:
• Descrição do documento
• Nº da nota
• Data
• Razão Social

• CNPJ

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 Exemplo:
• Nota Fiscal de Entrada
• 0001
• 17 de Fevereiro de 2011
• Roberto de Sousa Vieira

• 11.539.424/0001-18

Evitando possíveis erros:

Para evitar problemas de duplicidade de informação ou perda de documentos no sistema,

faze-se uma leitura simples, de avalização de documento, que auxilia na padronização da
informação.
Essa leitura consiste, única e simplesmente, na indexação da informação conforme ela está
em seu documento, ou seja, se porventura uma nota qualquer estiver com a numeração
0000001 será exatamente o número 0000001 que entrará como nome do arquivo ou nas
palavras chave, isso serve apenas para o número da nota e o nome da empresa, segue
exemplo:

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Após primeira avaliação podemos concluir que as informações pertinentes que serão
publicadas como palavras chave são:

Nome da empresa: Roberto de Souza Vieira (Forma como está descrito na nota Fiscal)

Número da nota fiscal: 0001 (Forma como está descrito na nota Fiscal)

É importante ressaltar que os dados inseridos no GED são exatamente aqueles a que o
usuário recorrerá para resgatar o documento posteriormente. Portanto, deve-se ter
muita atenção nesta hora, pois qualquer informação indexada erroneamente poderá
dificultar sua busca ou até mesmo ocasionar a perda deste documento no sistema.