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Kanban passo a passo: evoluindo das 3 colunas

para boards flexíveis
por Alex Novkov Alex Novkov Seguir 0 Seguidores, traduzido por Edeilson Silva Edeilson
Silva Seguir 0 Seguidores em 23 ago 2018. Tempo estimado de leitura: 10 minutos Dê sua
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Pontos Principais
Apressar-se em uma implementação complexa do Kanban pode resultar em problemas
a longo prazo.
É necessário mapear um fluxo de trabalho detalhado para otimizar os processos depois
de de aderir ao Kanban.
Os processos mais importantes devem ser incluídos em colunas no Kanban board.
Atividades similares podem ser agrupadas com a ajuda de raias (swimlanes),
direcionando o fluxo de trabalho de acordo com as prioridades.
Ao desenhar um fluxo de trabalho flexível com colunas diferentes para cada swimlane,
será possível otimizar o fluxo de trabalho e utilizar todo o seu potencial.

A popularidade do Kanban está crescendo a cada dia; por ser aplicável a todos os tipos de
indústria, da construção civil ao marketing, milhares de pessoas estão entregando melhores
resultados graças a este método.

Embora a implementação do Kanban pareça bem simples, obter o melhor do método só é

possível para aqueles dispostos a experimentá-lo em seu fluxo de trabalho e ir além,
refletindo sobre os resultados do teste em etapas reais.

Nos parágrafos seguintes, veremos as etapas mais comuns na implementação do Kanban e

aprenderemos como melhorar a visualização e controle do fluxo de trabalho conforme sua
proficiência com o método aumente.

Mantenha-se firme até o fim para ver o que pode ser otimizado em cada etapa de cada
processo distinto de cada time em um board de times, sem deixar confuso.

Comece por onde você está

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Se a equipe acabou de começar com Kanban, não devemos nos precipitar desenhando um
board complexo e configurando um WIP (work in progress) limite que não pode ser cumprido.
Utilize o tempo necessário para levar a equipe ao board e dê espaço para que pratiquem
com o básico do método.

A variação mais simples de um board Kanban consiste em três colunas:

(Clique na imagem para ampliar)

Requisitado
Em desenvolvimento
Feito

Um board de layout básico é fantástico para equipes sem experiência com Kanban porque é
mais fácil engajar as pessoas com a visualização do fluxo de trabalho. É um bom ponto de
partida para construir o hábito de mover os cards de acordo com o estado das atribuições
escritas neles. Entretanto, também é ótimo para estabelecer a gestão do fluxo orientando a
equipe a selecionar seu trabalho por conta própria.

O layout deste board não requer muito esforço para se manter atualizado e tem fundamento
sólido para iniciar com limites de WIP (um dos fundamentos do Kanban), especialmente para
equipes que utilizam quadro branco físico para o Kanban.

Limitações do board básico do Kanban

Normalmente, uma implementação básica do Kanban é suficiente para entregar melhorias
visíveis na forma em que as equipes trabalham, mas logo atingirão a estagnação em sua
produtividade.

Passado o período de familiarização, começamos a notar algumas limitações no Kanban

board de 3 colunas, especialmente se o Kanban estiver sendo praticado em um ambiente de
trabalho focado no conhecimento.

Para iniciantes, existirá um limite para a quantidade total de trabalho em progresso (WIP), e
verá todas as tarefas iniciadas pela equipe. Contudo, não terá ideia sobre o estado de cada
tarefa.
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A tarefa que uma pessoa estará trabalhando será evidente, porém, a menos que alguém
pergunte pelo relatório de status, não haverá informações se esta pessoa está realmente
trabalhando na tarefa ou esperando por algo.

Entretanto, é justo dizer que exceto por possibilitar a limitação da quantidade de trabalho que
está em andamento, a implementação mais básica do Kanban fornece uma visibilidade
limitada tanto do fluxo de trabalho quanto para orientação à melhoria.

Como iniciar um mapeamento preciso do fluxo de trabalho

Quando a equipe estiver confortável com o Kanban, algumas colunas e raias devem ser
adicionadas no Kanban board para obter uma visão mais precisa do fluxo de trabalho.

Fazendo isso, será possível enxergar as possibilidades de melhorias potenciais no modo em

que a equipe trabalha e experimentar etapas diferentes em seu processo.

Colunas possíveis

Usando como exemplo o cenário de desenvolvimento de software, é possível dividir a coluna

"Em Progresso" em múltiplas colunas representando as etapas mais importantes do seu
processo como:

(Clique na imagem para ampliar)

Projeto da solução (Tech Design)

Codificação
Pronto para revisão de código
Em revisão
Pronto para o Deploy

Ao dividir a coluna "Em Progresso" em cinco etapas diferentes, será possível verificar o
progresso de cada tarefa sem deixar o board muito complexo para a equipe entender. Além
disso, será possível visualizar as etapas onde o trabalho mais se acumula durante o
processo de desenvolvimento - o estágio de revisão.

Raias possíveis
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Depois de evoluir o layout do board com colunas adicionais, seria apropriado adicionar
algumas raias e deixar a visualização do fluxo de trabalho mais objetivo.

Uma raia típica pode ser separada tanto por prioridade quanto por atividades. É comum
observar equipes de TI Ops dividirem seus boards em raias utilizando prioridades. Em um
cenário assim, um layout vertical padrão poderia ser:

(Clique na imagem para ampliar)

Acelerar
SLA de 24 horas
SLA de 48 horas

A lógica é simples: a equipe inicia um novo trabalho de acordo com a prioridade. Por
exemplo, se houver um card 'acelerar' nos requisitos, todas as outras tarefas que estão
sendo feitas serão interrompidas (a menos que seja outro card 'acelerar') e os trabalhos
desta tarefa iniciam imediatamente. Seguindo a linha de pensamento, cards SLA de 48 horas
ficam por último.

Dividindo o Kanban board em tipos de trabalho é uma prática comum para equipes de
desenvolvimento de software. Por exemplo, algumas raias da equipe de desenvolvimento
aqui no Kanbanize funcionam assim:

(Clique na imagem para ampliar)

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Problemas no cliente
Bugs
Débito técnico
Features de cliente ou negócio
Features técnicas

Parecido com as prioridades das raias no layout do board, aqui as tarefas são puxadas do
board por nossos desenvolvedores a partir da raia com posição mais alta. A lógica é bem
parecida: as raias do topo contém os tipos de cards mais importantes em que nossos
desenvolvedores trabalham.

Neste ponto surge uma questão importante: se os cards são retirados de acordo com sua
prioridade em ambos os casos, qual o sentido de agrupar os cards pelo tipo de trabalho?

A resposta se esconde na palavra planejamento. Embora o Kanban não seja um mecanismo

específico para planejamento, no desenvolvimento de software é algo necessário até certo
ponto.

Por exemplo, é importante ter poucos bugs no produto e pouco ou nenhum débito técnico.
Entretanto, não se pode parar completamente o desenvolvimento de novas funcionalidades
se quiser sobreviver em um mercado dinâmico.

Para simplificar, agrupando os cards em raias de acordo com o tipo de responsabilidade

permite que a capacidade da equipe seja otimizada e que se mantenha o fluxo de trabalho
em um caminho benéfico para o cliente e para seu empregador.

Libertando o poder do fluxo de trabalho no Kanban

Ao implementar o conhecimento obtido ao alcançar este ponto do artigo, seria possível
construir um fluxo de trabalho sólido no Kanban, o que poderia ser considerado avançado de
muitas formas. Entretanto, ainda estamos longe do potencial que a ferramenta pode nos
oferecer.
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Experimento com mapeamento horizontal

Visualizar as etapas mais importantes do processo é suficiente para otimizar o fluxo de

trabalho mas não para deixá-lo perfeito. Assim que você e sua equipe alcançarem um ponto
onde se sintam confortáveis com o Kanban, deveria ser feito o mapeamento horizontal
detalhado de todas as etapas importantes do seu fluxo de trabalho.

Somente trabalhando dessa forma será possível enxergar com precisão os gargalos,
organizando o rendimento de etapas específicas utilizando limites para os estágios/colunas
WIP para garantir que o gargalo não "fique entupido" (caso seja impossível removê-lo ou não
valer a pena o esforço).

Novamente, o foco deveria ser na seção 'Em Progresso' do board.

Por exemplo, poderia ser sensato dividir as etapas maiores em diversas etapas pequenas.

O projeto da solução (Tech Design) pode ser dividido em 4 colunas distintas.

(Clique na imagem para ampliar)

Projeto da solução (Tech Design)

Pronto para revisão de projeto
Em revisão do projeto
Pronto para codificar

A próxima etapa pode ser divida em outras 4 colunas:

(Clique na imagem para ampliar)

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Codificação
Teste
Pronto para revisão de código
Em revisão de código

Ainda podemos dividir a última etapa do desenvolvimento de software, deployment, em

múltiplas etapas como:

Para ser testado em produção

Em teste em produção

Podemos ver claramente como o layout do board pode fornecer mais informações sobre o
estado das responsabilidades de sua equipe em uma simples observação. Tendo em mente
que se busca um fluxo de trabalho estável e o aumento de tarefas que a equipe finaliza,
pode-se testar tanto quanto necessário as colunas em seu board.

Otimize suas raias

A função primária das raias do Kanban é agrupar os cards mais parecidos. Entretanto, só
será possível obter o melhor do seu Kanban board se o personalizar até um ponto que
permita que o trabalho seja seguido da forma mais estável e rápida em direção à entrega
final.

Nessa etapa, não devemos ter medo de quebrar as limitações típicas do board e fazer
adaptações avançadas no fluxo de trabalho, colocando colunas específicas em cada raia do
board.

Vamos colocar isso em prática. Se voltarmos ao board de desenvolvimento de software, será

fácil verificar que as colunas apresentam alguns parágrafos acima delas, perfeitos para
mapear uma nova raia para o desenvolvimento de uma nova feature.

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Contudo, neste board existem atividades como lidar com problemas de clientes e correção
de bugs. Como requerem mais agilidade, passar por cada uma das 10 etapas, na maioria
dos casos, seria desnecessário.

Quando existe um problema relacionado a uma funcionalidade já implantada, normalmente

iniciamos o card a partir da codificação. Após resolvida a questão, uma revisão rápida
deveria ser suficiente para determinar se o conteúdo de um card é uma solução funcional e ir
diretamente para a implantação.

(Clique na imagem para ampliar)

Neste caso é possível fundir o projeto da solução, codificação e os testes. Como resultado,
essas raias dedicadas a correção de bugs serão muito mais velozes.

Podemos ainda considerar fundir as colunas verticalmente através das raias. Essa é uma
opção perfeita para equipes que dependem das mesmas pessoas para a revisão dos cards
em todas as raias. Se fundirmos verticalmente a revisão dos códigos através das raias, todos
os cards submetidos para revisão serão colocados no topo do board.

(Clique na imagem para ampliar)

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Isso nos possibilita manter todos os cards, que estão aguardando a revisão, no mesmo lugar.
Facilitando para que os stakeholders responsáveis possam processá-los no melhor
momento. Também poderemos colocar um limite de WIP individual na coluna Pronto para
Revisão e abordar as revisões em lote assim que o limite for atingido.

Mesclar colunas é o melhor caminho para fazer um board com uma estrutura flexível sem
deixá-lo complicado, mesmo para praticantes de Kanban avançado. Deveríamos ter isso em
mente quando consideramos as etapas do fluxo de trabalho para cada raia.

E sim, podemos mapear todo os fluxos de trabalho das equipes em um único e gigantesco
Kanban board com etapas completamente diferentes nas raias. Entretanto, estaremos mais
próximos de criar uma confusão do que gerar benefícios para todos.

Para concluir, é razoável dizer que o Kanban é simples somente à primeira vista. Dominar o
método e utilizar tudo que o Kanban pode oferecer exige muita prática e experimentação. O
caminho do board de 3 colunas para o desenho de um fluxo de trabalho flexível pode
requerer meses ou até anos. Não se sinta desencorajado por isso, adote o melhoramento
contínuo e aperfeiçoe seu fluxo de trabalho no Kanban um passo de cada vez.

Sobre o autor
Alex Novkov é líder de conteúdo da Kanbanize, uma empresa que desenvolve
softwares Kanban. Praticante experiente do Kanban, dedica seu tempo a
ensinar ao mundo como ser mais eficiente.

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