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Guia do Estudante
Prazo - O sistema considera o dia da sua matrícula como data inicial do curso. A partir de então,
você terá 60 dias para conclusão. O não cumprimento do prazo estabelecido implicará o
cancelamento automático de sua matrícula e consequente impedimento por 3 meses de nova
matrícula nos cursos oferecidos pelo ILB.
Avaliação Final - Para concluir o curso, faça a Avaliação Final, clicando no item "Objetivas" do
menu lateral. Lembre-se de que a Avaliação Final é o único instrumento válido para a certificação
do curso.
IMPORTANTE: Você só pode acessar a Avaliação Final quando concluídas todas as etapas do
curso. Porém, procure respondê-la quando estiver efetivamente preparado, visto que as
questões não são as mesmas a cada tentativa.
Certificação - Na Avaliação Final você deverá obter no mínimo 70 pontos (de 100 possíveis).
Nesse caso, será aprovado e fará jus à certificação. O certificado será disponibilizado 60 (sessenta)
dias após a data de efetivação da matrícula. Caso não tenha obtido o desempenho exigido, não
desista. Você pode inscrever-se novamente neste ou em outro de nossos cursos sem tutoria após 3
meses.
Sugerimos que você imprima seu certificado em cores e com gramatura (espessura da folha)
específica para diplomas.
Suporte técnico
E-mail: ilbead@senado.gov.br
(Identifique o E-mail interno, informando seu nome completo e o curso
em que está inscrito.)
Horários de atendimento ao aluno virtual: 10h às 12h e 15h às 17h (dias úteis)
• As atitudes do estudante a distância, traduzidas em hábitos de estudo, são fatores que ajudam o
aluno a persistir e permanecer no curso, determinando o sucesso final.
• Administre bem seu tempo - assegure-se de que terá disponibilidade para se dedicar ao estudo.
• Execute as atividades propostas em sequência de módulos – eles são planejados de acordo com a
complexidade dos conteúdos.
APRESENTAÇÃO DO CURSO
São oferecidos alguns textos de apoio ao conteúdo. Eles foram cuidadosamente selecionados para
complementar seus estudos e espera-se que você os leia atentamente. Cada módulo está dividido
em um conjunto de unidades. Em cada uma delas, além do texto principal e dos textos de apoio,
você dispõe de links que conduzem a sítios na Internet, onde você terá a oportunidade de
aprofundamento no conteúdo proposto.
Por se tratar de um curso de educação a distância por meio da Internet, sem auxílio de tutoria,
você será o responsável pelo seu próprio aproveitamento e definirá seu percurso ao longo do
conteúdo proposto, de modo que possa alcançar os seguintes objetivos:
Ao longo do curso, você encontrará ícones que lhe convidarão para a realização de atividades de
apoio, importantes para solidificar os conhecimentos construídos, para abrir novas perspectivas ou
simplesmente para dinamizar sua relação com o conteúdo proposto. São eles:
Mensagem
Pesquise na Internet
Assista ao filme
Atenção
Você sabia?
Ouça a música
Atividade proposta
Acessar autoavaliações
Avaliação final
Imprimir
Esperamos que você aprecie este curso de Excelência no Atendimento e que ele lhe seja útil na
melhoria da qualidade de sua atividade profissional. Aproveite seu tempo!
Equipe de Coordenação de EaD
Neste Módulo I, o atendimento ao público é abordado sob o enfoque da qualidade. Após a sua conclusão,
você deverá ser capaz de:
• identificar os motivos que têm levado as empresas privadas e as organizações públicas a se preocuparem
com a qualidade dos seus produtos e serviços e com a qualidade no atendimento a seus usuários;
Embora a globalização venha sendo alvo de críticas, seu processo tem propiciado visibilidade de
produtos e serviços de boa qualidade e gerado competição entre as organizações empresariais, o
que tem acarretado benefícios para o cliente.
Nesse sentido, tem crescido o interesse pela qualidade tanto por parte dos empresários quanto por parte dos
clientes. Por um lado, os empresários buscam melhorar a qualidade dos seus produtos e imprimir qualidade
no atendimento. Por outro, os clientes, que se tornaram mais exigentes, buscam serviços e produtos de
qualidade.
Nesse contexto, o setor público tem sido pressionado para melhorar a qualidade dos seus serviços e para
institucionalizar o atendimento de excelência ao público.
A qualidade, assim, deixa de ser fator exclusivo dos produtos da organização e passa também a caracterizar o
comportamento de seus atores, principalmente no que diz respeito a:
b) fortalecimento da comunicação;
Conceito de qualidade
A preocupação com a qualidade surgiu no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, suscitada pelas orientações
do Dr. W. Edwards Deming. Após a derrota na guerra, os japoneses se fixaram na possibilidade de
alcançarem, de maneira simples, a qualidade e a produtividade. A partir daí, a experiência de sucesso dessa
nação começou a ser implementada em outros países.
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No Brasil, a preocupação com a qualidade teve início na década de 90, com a criação de dois programas: o
Programa Brasileiro de Qualidade e Produtividade (PBQP) e o Programa de Competitividade Industrial (PCI).
Com a extinção do Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade (PBQP) e a instalação do Movimento
Brasil Competitivo (MBC), em novembro de 2001, o Programa da Qualidade no Serviço Público passou a
integrar o Conselho das Partes Interessadas (CONPI), assumindo, em parte, a condução das ações do MBC
relativamente à administração pública.
Nessa perspectiva, o Programa de Qualidade no Serviço Público vem, desde 1991, procurando transformar as
organizações públicas brasileiras e orientá-las na direção da qualidade na prestação de serviços ao público,
retirando o foco dos processos burocráticos. O Programa visa tanto elevar o padrão dos serviços prestados
quanto tornar o cidadão mais exigente em relação aos serviços que lhe são prestados. Os objetivos do
Programa são:
• promover a adesão das organizações públicas brasileiras ao Programa da Qualidade no Serviço Público;
• apoiar e avaliar as ações que visem ao aprimoramento e à melhoria da qualidade dos serviços prestados
pelas organizações públicas ao cidadão e à sociedade;
• promover a participação dos cidadãos no processo de definição, implementação e avaliação da ação pública;
• sensibilizar os servidores para a participação no esforço de melhoria da qualidade da gestão pública e dos
serviços prestados ao cidadão e à sociedade;
Procure organizar seu processo de aprendizagem neste curso, em que você, sem tutoria,
é responsável por seu avanço. Utilize o caderno disponível no menu de apoio da
Plataforma, faça anotações a respeito do conteúdo proposto. Interaja com o curso!
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A primeira, originária do Japão, sugere que o termo qualidade esteja sintonizado com o jargão “fazer bem
feito desde a primeira vez”. Em outras palavras, qualidade significa ter zelo e cuidado na realização de
qualquer atividade, identificando-se sua validade, a quem se destina e quais os níveis de controle
indispensáveis para que se alcance o máximo de resultados com o menor esforço.
Sua metodologia, que fornece diretrizes tanto para pequenos empreendedores quanto para grandes
organizações, está apoiada em dez princípios básicos:
1. total satisfação do
cliente;
2. gerência participativa;
3. desenvolvimento de
recursos humanos;
4. constância de
propósitos;
5. aperfeiçoamento contínuo;
6. delegação;
7. garantia de qualidade;
8. gerência de processos;
9. não aceitação de erros;
10. disseminação de informação.
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A segunda proposta surgiu na Europa (Suécia e Inglaterra) e tem como princípios sete dimensões, que, na
opinião de alguns autores, não têm o mesmo sentido para todas as pessoas, o que dificulta a avaliação de
alguns serviços. As sete dimensões são:
Certamente você já percebeu que a habilidade de leitura é sua grande aliada neste curso. Seja
disciplinado nesse sentido, concentre-se na abordagem dos conteúdos e valorize o tempo investido
no curso. Agora, complementando o estudo, conheça um pouco da história do Senado e suas
iniciativas para modernização, texto que enfoca a qualidade no atendimento.
Para saber mais, entre no sítio do Senado e explore todos os serviços disponíveis ao
público.
Atividade 1: E você? Quais são suas ideias e princípios sobre a qualidade no
atendimento? Exercite a compreensão desse conceito elaborando sua própria
lista de princípios. Lembre que as atividades correspondentes a esse ícone,
propostas ao longo do curso, têm caráter autoinstrucional. São sugestões de
exercícios para que você elabore melhor os conhecimentos acerca dos temas desenvolvidos no
curso e consiga trazer para sua realidade os aspectos tratados. Elas deverão ser executadas - no
entanto, não serão avaliadas, exceto por você mesmo. Bons estudos!
Para fundamentar esta atividade, acesse e navegue no sítio sobre A polêmica definição
de Qualidade.
c) Qual o nível de satisfação das pessoas que dependem do resultado dos serviços executados por
mim?
Respostas a essas e a outras questões podem levar a descobertas surpreendentes, entre elas, o
tipo de tratamento dispensado aos usuários internos, que são tão importantes quanto os usuários
externos. Algumas organizações já perceberam que pessoas a quem é dispensado bom tratamento
costumam trabalhar com prazer e tendem a aumentar sua produtividade. A qualidade no
atendimento é, portanto, fator essencial para garantir essa dinâmica.
Atividade 2: Na Unidade 1 deste módulo, você foi convidado a elaborar seus próprios
critérios de qualidade. Reveja-os agora considerando as perguntas que foram enunciadas.
Não se esqueça de que o curso foi elaborado para você, e a sua satisfação é nosso
primeiro fator de qualidade. Estamos abertos à sua opinião. Envie uma mensagem para o
endereço eletrônico ilbead@senado.gov.br, faça sugestões e questione!
O princípio nº 1 da Gestão da Qualidade Total estabelece o usuário como a pessoa mais importante
da organização. No caso das empresas privadas, a importância dada a esse princípio evoluiu com
mais rapidez, e é fácil imaginar por quê. O sucesso da venda (lucro financeiro) depende não só da
qualidade do produto, mas também da satisfação do cliente com o tratamento recebido e com o
resultado da própria negociação.
Na aplicação desse princípio ao serviço público, não se verificou a mesma rapidez. Primeiro, pela
dificuldade que as pessoas têm de considerar os serviços públicos como um produto. Segundo, pela
dificuldade em se visualizar o sucesso da prestação de serviços como um lucro social.
Alguns setores públicos oferecem produtos e serviços de fácil identificação pela sociedade. A água
tratada, por exemplo, é reconhecida por todos como um bem precioso, e a saúde dos que pagam
por esse serviço, como o grande lucro social.
Outros segmentos públicos também produzem serviços úteis para a população, os quais nem
sempre são reconhecidos ou identificados por todas as pessoas. Na atualidade, muitos desses
serviços têm sido divulgados pelas emissoras de rádio e TV de órgãos públicos. Manter os usuários
informados sobre o desenvolvimento de suas atividades e apresentar os resultados dos serviços à
sociedade devem ser os principais objetivos das organizações públicas.
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- adotarem a missão de gerar e manter valor social (não apenas valor privado);
Você está comprometido com as melhorias que pode promover em seu ambiente de trabalho
focando a satisfação do cliente? Leia o texto "Indicadores de satisfação do cliente" e reflita sobre
suas ações.
Conceito de paradigma
Adotar princípios de qualidade no atendimento ao público, como os anunciados na Unidade 1 deste módulo e
como os que você foi solicitado a elaborar anteriormente, pode consistir em uma verdadeira mudança de
paradigma no que diz respeito à dinâmica e ao funcionamento de sua atividade profissional.
De acordo com o Dicionário Aurélio, o termo “paradigma” significa “modelo”, “padrão”. Na atualidade, tem
sido usado com frequência nas mais diversas áreas do conhecimento – educação, economia, política, religião,
estética, entre outras. Na década de 60 (séc. XX), essa palavra foi utilizada pelo físico Thomas Kuhn para
mostrar ao mundo científico que leis, teorias e modelos aceitos pela prática científica são exemplos de
paradigmas que podem sofrer mudanças.
A partir daí, outras noções sobre o termo foram surgindo. Uma delas se refere ao modo como cada pessoa
percebe o mundo, em razão das suas crenças, dos seus valores, da sua experiência de vida, entre outros
aspectos.
Outro conceito de paradigma está atrelado à ideia de regras, normas e regulamentos que interferem no modo
de vida das pessoas. Nessa visão, o conceito de paradigma está vinculado à condição humana, pois considera-
se que as ideias, as opiniões e os problemas que nascem nas relações interpessoais possibilitam o surgimento
de um paradigma.
Leia o artigo publicado na Revista ISTOÉ (nº 2082, ano 32, de 07/10/2009), intitulado:
Por que ser gentil vale a pena - que mostra o quanto a mudança de paradigmas no
comportamento de cada indivíduo torna-se uma necessidade no convívio social e merece
a atenção especial de empresas que prestam serviços ao público. Confira!
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Foco no usuário
Retomemos, agora, sob outra ótica, o tema já discutido na Unidade 2 deste módulo:
a necessidade crucial de se priorizar o usuário.
O paradigma que postula o foco da qualidade no cliente espalhou-se pelo mundo. Porém, esse modelo depara-
se com algumas questões ainda não solucionadas. A primeira diz respeito à aceitação dessa ideia por todas as
pessoas que fazem parte de uma organização; a segunda, ao conceito individual de qualidade. O que é
satisfatório para um indivíduo pode não ser para outro.
Critérios como rapidez, confiabilidade, precisão e validade são subjetivos e é difícil interpretá-los.
O modelo de gestão que recomenda “priorizar e encantar o usuário”, por exemplo, embora não seja de fácil
padronização, é aceito e compreendido no contexto do lucro financeiro. Porém, no contexto do lucro social, a
aceitação e a aplicação dessa ideia estão nos primeiros passos.
Uma das razões tem relação com a cultura das organizações, que, de maneira geral, é permeada por valores,
hábitos e modos de pensar tão cristalizados que, embora pareçam normais para os integrantes da
organização, nem sempre são aceitos pelos usuários.
Nesse sentido, a incorporação de ideias da Gestão da Qualidade Total tem ajudado as organizações a reverem
suas missões institucionais, a qualidade dos seus serviços e o atendimento dispensado aos seus usuários
internos e externos. Essa é uma das primeiras ações para se incorporar, na cultura da organização, a ideia da
excelência, e se permitir que o usuário contribua na definição dos critérios que podem promover a qualidade
dos serviços.
O foco no usuário está intimamente relacionado com uma atitude ética do servidor público. Existe
um Código de Ética do Servidor Público do Poder Executivo Federal. Leia esse código e
verifique se há referências à qualidade e ao compromisso no atendimento ao público. Se há, quais
são? Se não há, quais deveriam ser?
A atividade proposta na Unidade 2 do Módulo I acerca dos conceitos de cliente, usuário e público-
alvo é bastante relevante para que você usufrua, com qualidade, o conteúdo deste curso. Se, por
algum motivo, você não a realizou, procure cumprir essa atividade.
Atividade 4: Há uma palavra-chave essencial que permeia o atendimento ao público sob a ótica da
qualidade. Clique no ícone abaixo, imprima a página aberta e identifique essa palavra-chave na
atividade proposta.
Seguindo as pistas anunciadas abaixo, complete com as palavras solicitadas nas colunas horizontais e
descubra a palavra que aparecerá na coluna vertical em destaque. Essa palavra reflete uma atitude
fundamental para imprimir qualidade ao atendimento.
2. Tendência a admitir modos de pensar, de agir e de sentir que diferem dos nossos.
3. Envolvimento, comprometimento.
Para realizar essa atividade, acesse a "Versão para imprimir", localizada no menu de apoio. Imprima a
página 2 e preencha os campos. Bom trabalho!
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O primeiro princípio para o bom atendimento, foco no cliente, postula que é necessário que o usuário fique
satisfeito com a qualidade dos serviços prestados.
Para o cumprimento do paradigma da qualidade e, especificamente, desse princípio, é preciso cuidar de dois
pontos principais:
1. verificar se o que é estabelecido como qualidade atende a todos os usuários, inclusive aos mais
exigentes;
2. fazer bem feito o serviço e, depois, checar os passos necessários para a sua execução.
Esses cuidados podem equilibrar o foco, fazendo-o voltar-se para o atendimento do usuário e para as
atividades (rotinas) que envolvem o serviço.
O segundo princípio estabelece que o serviço deve atender a uma real necessidade do usuário. Ele é
relacionado à dimensão da validade, isto é, o serviço (produto, informação) deve ser exatamente como o
usuário espera, deseja ou necessita que ele seja.
O terceiro princípio diz respeito à manutenção da qualidade dos serviços. O padrão de qualidade mantido
ao longo do tempo é que leva à conquista da confiabilidade.
Para agirmos com base nesses princípios, podemos nos orientar por algumas ações que imprimem qualidade
ao atendimento, tais como:
• atenuar a burocracia;
• analisar as reclamações;
Essas ações estão relacionadas a indicadores que podem ser percebidos e avaliados de forma positiva pelos
usuários, entre eles: competência, presteza, cortesia, paciência, respeito.
Por outro lado, arrogância, desonestidade, impaciência, desrespeito, imposição de normas ou exibição de
poder tornam o atendente intolerável, na percepção dos usuários.
Após a leitura cuidadosa da unidade, complemente seus conhecimentos acessando o texto de apoio
que aborda aspectos da “inteligência emocional”.
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Para concluir este tópico, destacamos um fator crucial para a excelência no atendimento ao público: a
empatia. A empatia é um tema muitas vezes negligenciado, mas a utilização adequada dessa ferramenta no
momento em que as pessoas estão interagindo é fundamental. O bom atendimento requer a inclusão de
frases como “Bom dia”, “Boa tarde”, “Sente-se, por favor”, ou “Aguarde um instante, por favor”, que, ditas
com suavidade e cordialidade, podem levar o usuário a perceber o tratamento diferenciado que algumas
organizações já conseguem oferecer ao seu público-alvo.
Ainda, se você quiser saber mais a respeito de empatia, acesse e leia o artigo “Empatia no trabalho: o
segredo biológico da empatia profissional”, publicado no sítio do próprio autor.
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Para finalizar...
Nas unidades do Módulo I deste curso, examinamos informações diversas a respeito da qualidade
no atendimento. Constatamos que a qualidade deixou de ser motivo de preocupação apenas das
empresas privadas. O setor público vem, há algum tempo, lidando com os desafios de operar
mudanças profundas no sistema gerencial e na cultura corporativa por meio da importação de
diretrizes da Gestão da Qualidade Total, sempre com o propósito de melhorar a satisfação dos
usuários com a qualidade dos serviços públicos.
O Legislativo tem conduzido suas ações com base no desenvolvimento humano nas relações de
trabalho, principalmente após a elaboração da Constituição Federal de 1988, conhecida como
“Constituição Cidadã”. Uma evidência dessa preocupação e meta de trabalho é o espaço aberto
para a “voz do cidadão”. A esse respeito, leia o que disse o Deputado Ulysses Guimarães,
Presidente da Assembleia Nacional Constituinte, em seu histórico discurso de promulgação da Nova Carta.
Processo de comunicação
Para avançarmos no conteúdo proposto, vamos, nesta primeira unidade do Módulo II, abordar os elementos
do processo de comunicação.
Considerando que a palavra é o instrumento básico da comunicação, sabe-se que só a utilização de uma
sequência ordenada de palavras não garante uma comunicação de qualidade. Além de usar palavras corretas
e adequadas ao contexto, o emissor deve transmitir à outra pessoa, o receptor, informações, ideias,
percepções, intenções, desejos e sentimentos, ou seja, a mensagem do processo de comunicação.
Os três elementos básicos do processo de comunicação são: emissor, receptor, mensagem. Há outros três
elementos: o canal de comunicação, a tradução da mensagem em um código e o contexto em que se realiza o
ato comunicativo.
O processo de comunicação é o centro de todas as atividades humanas. Mas, para que a comunicação ocorra,
não basta transmitir ou receber bem as mensagens. É preciso, sobretudo, que haja troca de entendimentos.
Para tanto, as palavras são importantes, mas também o são as emoções, as ideias, as informações não
verbais.
Elementos da comunicação
A comunicação verbal realiza-se oralmente ou por meio da escrita. São exemplos de comunicações orais:
ordens, pedidos, debates, discussões - tanto face a face quanto por telefone, rádio, televisão ou outro meio
eletrônico. Cartas, jornais, impressos, revistas, cartazes, entre outros, fazem parte das comunicações
escritas.
A comunicação não verbal realiza-se por meio de gestos, mímica, olhar, expressão facial e corporal, que
podem reforçar ou contradizer o que está sendo dito. Cruzar os braços e as pernas, por exemplo, é um gesto
que pode ser interpretado como posição de defesa.
Gestos como colocar a mão no queixo, coçar a cabeça ou espreguiçar-se na cadeira podem indicar falta de
interesse no que a outra pessoa tem a dizer.
Também são gestos interpretados como forma de demonstrar desinteresse durante a comunicação: ajeitar
papéis que se encontrem sobre a mesa, guardar papéis na gaveta, responder a perguntas com irritação ou
deixar de respondê-las.
Aprofunde seus conhecimentos sobre a comunicação não verbal. Acesse o texto “Linguagem do
Corpo”, publicado pelo PET - Programa Especial de Treinamento.
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O Feedback
Um outro fator importante do processo de comunicação é o feedback, palavra inglesa traduzida como
retroalimentação, que significa a verificação do próprio desempenho. Se obtemos retorno do nosso
comportamento, temos mais oportunidades de desenvolver e melhorar a nossa comunicação e a nós mesmos.
O feedback pode ser verbal ou não verbal. Devemos estar atentos aos feedbacks que recebemos
constantemente das pessoas que atendemos ou com as quais nos relacionamos. Assim, por exemplo, uma
pessoa que não entende do que estamos falando pode estar com a testa franzida ou demonstrar desinteresse,
pelo olhar vago e distante, ou até por um bocejo.
Um feedback dirigido com assertividade pode garantir uma comunicação saudável, sem
agressividade. A assertividade é a coerência entre pensamento, sentimento e comportamento.
De maneira geral, a comunicação de retorno é realizada de três formas: agressiva, não assertiva e assertiva.
O importante, na comunicação de retorno (feedback), é descrever sem avaliar o problema, de forma a não
provocar resistência nas pessoas. Veja os exemplos a seguir:
a) feedback descritivo: "- 80% das ligações do nosso setor são atendidas pela Maria, que tem outras tarefas a
realizar."
b) feedback avaliativo: "- Além de não fazer nada, você é incapaz de atender às ligações do nosso setor."
É bem evidente a diferença entre os dois modos de dizer e, por conseguinte, serão diferentes as reações do
interlocutor.
A Linguagem
A linguagem é um código utilizado pelos indivíduos para processar pensamentos, ideias e diálogos interiores,
ou comunicar-se com outros. A linguagem pode ser representada por uma língua ou pela não verbalização.
É importante observar que algumas palavras assumem diferentes significados para cada pessoa. Palavras
como amor, solidariedade, fraternidade, igualdade, entre outras, servem de rótulos para experiências
universais, mas têm significados particulares para cada indivíduo. A realidade subjetiva de cada pessoa é
formada pelo seu sistema de valores, pelas suas crenças, pelos seus objetivos pessoais e pela sua visão de
mundo. Daí a importância de checarmos a linguagem utilizada no processo de comunicação e adaptarmos
nossa mensagem ao vocabulário, aos interesses e às necessidades da pessoa a quem transmitimos alguma
informação.
No atendimento telefônico, assunto que será tratado ainda neste módulo, a linguagem é o fator
principal para garantir a qualidade da comunicação. Portanto, é preciso que o atendente saiba ouvir
o interlocutor para responder às suas demandas de maneira cordial, simples, clara e objetiva. O
uso correto da língua portuguesa e a qualidade da dicção também são fatores importantes para
assegurar uma boa comunicação telefônica. É fundamental que o atendente transmita a seu
interlocutor segurança, compromisso e credibilidade.
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A teoria da comunicação caracteriza-se pela diversidade de perspectivas. Para saber mais sobre as
correntes teóricas, visite o sítio Teorias de Comunicação.
www.cade.com.br
www.yahoo.com.br
www.google.com.br
Antes de iniciar o estudo da unidade, veja um divertido vídeo que ilustra uma situação inadequada
de atendimento ao cliente. (Duração: 6min15)
Caso não consiga visualizar:
1) seu acesso ao Youtube pode estar bloqueado;
2) pode precisar atualizar o Flash Player (http://get.adobe.com/br/flashplayer/)
E então, você já passou por situações semelhantes? Assistindo ao vídeo acima podemos identificar algumas
barreiras e distorções na comunicação, tema desta unidade.
Ruídos na comunicação
A comunicação é uma extraordinária ferramenta da qualidade no atendimento. Portanto, é preciso muito
cuidado para evitar ruídos na comunicação, ou seja, é necessário reconhecer os elementos que podem
complicar ou impedir o perfeito entendimento das mensagens.
Por exemplo, às vezes, uma pessoa fala e a outra não entende exatamente o que foi dito. Ou, então, tendo
em vista a subjetividade presente na mensagem, muitas vezes o emissor tem uma compreensão diferente da
que foi captada pelo receptor. Além dessas dificuldades, existem outras que interferem no processo de
comunicação, entre elas, as barreiras tecnológicas, psicológicas e de linguagem. Essas barreiras são
verdadeiros ruídos na comunicação.
As barreiras de linguagem podem ocorrer em razão das gírias, regionalismos, dificuldades de verbalização,
dificuldades ao escrever, gagueira, entre outros.
As barreiras psicológicas provêm das diferenças individuais e podem ter origem em aspectos do
comportamento humano, tais como:
a) seletividade: o emissor só ouve o que é do seu interesse ou o que coincida com a sua opinião;
b) egocentrismo: o emissor ou o receptor não aceita o ponto de vista do outro ou corta a palavra
do outro, demonstrando resistência para ouvir;
c) timidez: a inibição de uma pessoa em relação a outra pode causar gagueira ou voz baixa, quase
inaudível;
Enfim, comunicar-se adequadamente é um desafio e uma condição para o bom relacionamento com o público,
principalmente em situação de trabalho.
Atividade 2: Você sabia que a linguagem humana tem uma série de funções?
Quais são elas?
Conheça um planejamento de aula que trata das Funções da Linguagem. É útil e esclarecedor para
alunos e professores.
c) ouvir o usuário com atenção, para compreender o que é dito e “como” é dito;
e) eliminar frases que possam desapontar ou irritar o usuário, como “Não sabemos”, “Não
podemos”, “Não temos”;
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No início do século passado, o telefone era a grande novidade tecnológica no universo das
tecnologias de comunicação e informação. Pouco a pouco, todas as áreas de atuação humana eram
atingidas pela tecnologia da telefonia. Até nossa música popular contempla a influência dessa onda
tecnológica. Ouça a canção "Pelo telefone", composta por Donga (Ernesto Joaquim Maria dos
Santos) e Mauro de Almeida - primeira música registrada como samba.
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a) agir de forma receptiva (demonstrar paciência e disposição para servir, como, por exemplo,
responder às dúvidas mais comuns dos usuários como se as estivesse respondendo pela primeira
vez);
b) ouvir com atenção (evitar interrupções, dizer palavras como “compreendo”, "entendo” e, se
necessário, anotar a mensagem do interlocutor);
e) evitar fazer ruídos durante a ligação telefônica (deve-se evitar comer ou beber enquanto
se fala);
f) concentrar-se no que diz o interlocutor (evitar distrair-se com outras pessoas, colegas ou
situações, desviando-se do tema da conversa);
Atividade 4: Verifique sua qualidade vocal. Utilize um gravador (do seu computador ou
do celular) e registre dois ou três atendimentos telefônicos. Ouça-os observando os
seguintes aspectos:
Saber ouvir é ter atenção e interesse pelo assunto abordado pela outra pessoa. Não basta escutar
as palavras que são ditas, é preciso compreender o significado de cada uma delas na situação
exposta pelo interlocutor.
Pesquisas têm demonstrado que o indivíduo comum, mesmo quando se esforça para ouvir, capta
apenas a metade do que ouve. Além disso, na comunicação, existem mensagens não manifestas
explicitamente, e, portanto, é preciso ter sensibilidade para compreendê-las.
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Para finalizar...
Para concluir esta Unidade, leia o poema a seguir, de Carlos Drummond de Andrade. Em
diferentes partes do poema, a capacidade de ouvir é enfatizada.
Esperamos que você esteja seguindo este curso com interesse e motivação. Por se tratar de
estudo por meio de educação a distância e sem assistência de tutoria, é fundamental seu
engajamento na compreensão do conteúdo para realização das atividades de autoavaliação.
Neste Módulo III são apresentados princípios e estratégias que podem ajudar a aprimorar o
atendimento presencial tanto aos usuários internos quanto aos usuários externos.
• da expressão do rosto;
• da voz;
• dos gestos;
• do vocabulário;
• da aparência (postura física, vestuário, penteado).
1. Princípio da competência
O usuário espera que cada pessoa que o atenda detenha informações detalhadas sobre o
funcionamento da organização e do setor que ele procurou.
2. Princípio da legitimidade
O usuário deve ser atendido com ética, respeito, imparcialidade, sem discriminações, com justiça e
colaboração.
3. Princípio da disponibilidade
O atendente representa, para o usuário, a imagem da organização. Assim, deve haver empenho
para que o usuário não se sinta abandonado, desamparado, sem assistência. O atendimento deve
ocorrer de forma personalizada, atingindo-se a satisfação do cliente.
4. Princípio da flexibilidade
O atendente deve procurar identificar claramente as necessidades do usuário e esforçar-se para
ajudá-lo, orientá-lo, conduzi-lo a quem possa ajudá-lo adequadamente.
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Há algumas estratégias verbais, não verbais e ambientais para que o usuário se sinta bem
atendido. Vejamos cada uma delas.
Estratégias verbais
• Reconheça, o mais breve possível, a presença das pessoas;
• Se houver demora no atendimento, peça desculpas;
• Se possível, trate o usuário pelo nome;
• Demonstre que quer identificar e entender as necessidades do usuário;
• Escute atentamente, analise bem a informação, apresente questões;
Estratégias ambientais
• Mantenha o ambiente de trabalho organizado e limpo;
• Assegure acomodações adequadas para o usuário;
• Evite deixar pilhas de papel, processos e documentos desorganizados sobre a mesa;
• Solicite, se for possível, uma decoração de bom gosto.
Há pessoas que ficam confusas quando se relacionam com uma pessoa portadora de
deficiência. Isso é natural. Todos nós podemos nos sentir desconfortáveis diante do
"diferente". Leia mais a respeito visitando o sítio “Como lidar conosco”.
Valor do Tempo
Não causa mais surpresa ouvir dizer que as novas tecnologias revolucionaram o
modo de viver, de estudar, de trabalhar, de viajar e até de as pessoas se
relacionarem. A troca de informações tornou-se mais rápida com o aparecimento
da Internet. O telefone celular, devido a sua praticidade, tornou-se popular
rapidamente. Empresas privadas e organizações não dispensam o uso de
tecnologias como a secretária eletrônica, o fax, o e-mail.
No entanto, os efeitos da utilização das novas tecnologias não são percebidos da mesma forma por
todos. Para uns, os recursos da modernidade apenas beneficiam o ser humano. Para outros, seus
efeitos representam motivo de preocupação, em razão das constantes interrupções causadas por
esse fluxo de informação e comunicação.
De outro ponto de vista, a rapidez do surgimento desses inventos e a velocidade que imprimem à
realização de tarefas do cotidiano passaram não só a interferir na forma de o indivíduo perceber o
tempo, mas também de exercer pressão para que os serviços sejam realizados em prazos cada vez
mais curtos.
Como, então, administrar o tempo diante desse novo contexto? De um lado, o volume de
informações que o indivíduo não consegue processar; do outro, as interrupções das ferramentas
tecnológicas, que, por vezes, interferem na otimização do trabalho.
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Letreiros, desenhos, fotografias, etiquetas coloridas, entre outros, são formas práticas e decorativas
que podem ajudar a identificar, com um rápido passar de olhos, o material impresso armazenado no
local de trabalho.
Materiais em arquivos eletrônicos devem ter uma classificação lógica, de forma que as pesquisas
sejam feitas rapidamente. Vale lembrar que uma informação incorreta, equivocada ou confusa
acarreta prejuízos para a imagem da organização.
Acrescente-se que é fundamental que o cidadão tenha sempre à sua disposição canais de
comunicação públicos para sugestões, reclamações e outros procedimentos, por meio de ouvidorias,
Internet ou banco de sugestões. Dessa forma, além de promover a inclusão do usuário no processo
de atendimento, há a possibilidade de beneficiá-lo com respostas mais rápidas às suas necessidades.
Ainda refletindo sobre o tema, leia atentamente o texto de Fernando Henrique da Silveira
Neto, Palimpsesto do Tempo, que relata, de forma curiosa, situações que ressaltam o
valor do tempo.
As organizações que vestiram a “camisa do usuário”, além da atenção dispensada aos aspectos
estéticos, estão buscando eliminar fatores ligados ao ambiente de trabalho que possam causar
danos à saúde. Entre eles, estão:
a) poluição visual – o excesso de material visual (cartazes, fotos, entre outros) ou a desordem
dos objetos disponíveis no ambiente (mobiliário e equipamentos) podem causar desconforto visual;
b) poluição sonora – barulhos são inadequados ao ambiente de trabalho, uma vez que a
exposição contínua a grandes ruídos pode causar sérios prejuízos ao ser humano, tais como
nervosismo, fadiga mental e distúrbios auditivos.
Há uma série de sítios com informações sobre fatores ambientais que podem prejudicar a
qualidade do ambiente de trabalho e, por consequência, diminuir a eficácia no
atendimento. Visite-os:
• Higiene do trabalho
• Poluição visual
• Poluição sonora
• O barulho e seus efeitos sobre a audição
• Programa Nacional de Educação e Controle da Poluição Sonora
• Ar-condicionado: Infecções respiratórias
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Segundo especialistas, a iluminação adequada causa bem-estar físico e emocional aos indivíduos, e
a boa ventilação diminui os níveis de agentes nocivos à saúde.
Em linhas gerais, a disposição do mobiliário e dos equipamentos deve obedecer a dois princípios
básicos:
• o primeiro diz respeito à otimização do espaço, de forma a acomodar bem as pessoas, permitir
fácil acesso ao material de trabalho e facilitar a circulação no ambiente;
Deve-se considerar, ainda, que a decoração de um ambiente, por mais sofisticada ou planejada
que seja, não agrada a todos. Por outro lado, o conhecido preceito “gosto não se discute” está
perdendo força na atualidade, e a assessoria de especialistas no assunto pode ajudar a resolver
questões dessa natureza.
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Para finalizar...
A qualidade de seu ambiente de trabalho, fator essencial para causar boa impressão em seus
interlocutores, está relacionada à qualidade no atendimento presencial. É importante que seus
interlocutores se sintam bem acolhidos, possam sentar-se, no caso de uma interação mais
demorada, possam colocar-se diante de uma mesa bem arrumada, que indique eficiência e eficácia
daqueles que ali trabalham. A qualidade do ambiente de trabalho é um fator que transmite
segurança ao interlocutor e consolida uma imagem positiva da organização.
Pense nisso e avalie seu ambiente de trabalho. Procure meios de adequá-lo às exigências do
atendimento de qualidade conforme descrito neste módulo.
Você sabia que os objetivos de aprendizagem anunciados na introdução de cada
módulo devem ser considerados como elementos indicadores de seu percurso
no conteúdo proposto? Então, ao final de cada módulo, reveja os objetivos de
aprendizagem e certifique-se de tê-los atingido.
O sucesso profissional e pessoal pode fazer grande diferença, quando se une competência técnica e
competência comportamental. De acordo com especialistas no assunto, se essas competências
forem desenvolvidas, a organização ganha em qualidade e rapidez, e o servidor conquista o
respeito dos usuários internos e externos.
Mas, afinal, o que pode ser entendido como competência técnica e competência comportamental,
se a própria noção de competência apresenta múltiplos significados?
Sugerimos que você assista ao filme “Uma mente brilhante”. A trama do filme evidencia a
fronteira entre as competências técnica e comportamental. Leia a sinopse aqui.
Sabemos que não é fácil alcançar o equilíbrio entre esses dois tipos de competência. É comum
encontrarmos pessoas capacitadas realizando diferentes atividades com maestria, porém, com
dificuldade em manterem relacionamentos interpessoais de qualidade. Tratam de forma grosseira
tanto os usuários internos como os externos. Lutam para que suas ideias sempre prevaleçam. Não
conversam, gritam. Falam alto ao telefone. Fingem que não veem as pessoas.
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As organizações, ao contrário disso, buscam cada vez mais ter, em seus quadros, servidores com
sólida formação técnica, que, capazes de cultivar valores éticos, como justiça, respeito, tolerância e
solidariedade, demonstrem atitudes positivas e adequadas ao atendimento de qualidade. Para
compor esse perfil, o profissional necessita saber ouvir, conduzir uma negociação, participar de
reuniões, vestir-se adequadamente, conversar com educação e tratar bem os usuários internos e
externos.
http://www.google.com.br/
http://www.cade.com.br/
http://www.yahoo.com.br/
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A boa convivência na Internet depende de uma série de regras conhecidas como
“netiqueta” ou etiqueta na rede. As regras incluídas na etiqueta na rede não foram
definidas por uma autoridade no assunto, mas criadas pelos próprios usuários ao longo
do tempo. Também não existe um texto único e definitivo sobre o tema, mas várias
interpretações espalhadas pela web. No sítio "Introdução à Netiqueta" e "Alguns conselhos
úteis para comunicar-se na Internet", você vai encontrar uma pequena compilação das regras
mais importantes, assim como a lista dos documentos que foram consultados.
O que é cidadania
Podemos definir “cidadania” como o conjunto de direitos e deveres ao qual um indivíduo está
sujeito, em relação à sociedade em que vive. E, de acordo com a Carta de Direitos Humanos da
Organização das Nações Unidas (ONU), de 1948, todos os homens são iguais perante a lei, sem
discriminação de raça, credo ou cor, o que quer dizer que todo ser humano tem direito à cidadania.
Mas, se, por um lado, o ser humano conquistou uma série de direitos e está aprendendo a
reivindicar serviços públicos de qualidade, por outro, deve observar e cumprir os deveres que a ele
são atribuídos.
Muitos deveres dos servidores públicos identificam-se com os princípios da qualidade total. Entre
eles, podem ser citados: o cuidado com o bem-estar da coletividade, o zelo pelo patrimônio público
e a eliminação do desperdício e do desvio de verbas públicas.
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Os direitos e deveres dos servidores públicos estão descritos na Lei nº 8.112, de 11 de dezembro
de 1990. Entre os deveres (art. 116), há dois que se encaixam no paradigma do atendimento que
tem como foco principal o usuário. São eles:
Há, nessas determinações, duas palavras – presteza e urbanidade – que nem sempre são fáceis de
avaliar, uma vez que não têm o mesmo sentido para todas as pessoas, como demonstram as
situações descritas a seguir.
• Serviços realizados em dois dias úteis, por exemplo, podem não corresponder às reais
necessidades dos usuários quanto ao prazo.
• Um atendimento cortês não significa oferecer ao usuário aquilo que não se pode cumprir.
Para minimizar as diferentes interpretações para esses procedimentos, uma das opções é a
utilização do bom senso. Quanto à presteza, o estabelecimento de prazos para a entrega dos
serviços tanto para os usuários internos quanto para os externos pode ajudar a resolver algumas
questões. Quanto à urbanidade, é conveniente que a organização inclua tal valor entre aqueles que
devem ser potencializados nos setores em que os profissionais que ali atuam ainda não se
conscientizaram sobre a importância desse dever.
Uma boa sugestão é a leitura do artigo do Professor Miguel Reale sobre os direitos e deveres
do indivíduo.
Consulte no sitio indicado o artigo que aborda “A ética nas funções de Estado”, do Ministro
Marco Aurélio Mendes de Farias Mello..
Uma parcela expressiva da humanidade tem demonstrado que não é mais aceitável tolerar
condutas inadequadas na prestação de serviços e acredita que o século XXI exigirá mudança de
postura do ser humano.
Aos poucos nasce a consciência de que precisamos abandonar velhas crenças como “errar é
humano”, “santo de casa não faz milagres”, “em time que está ganhando não se mexe”, “gosto não
se discute”, entre outras, substituindo-as por:
b) “santo de casa faz milagres” – organizações e pessoas, quando valorizadas, têm apresentado
soluções criativas na identificação e resolução de problemas;
c) “em time que está ganhando se mexe sim” – em todas as atividades da vida profissional ou
pessoal, o sucesso pode ser conseguido por meio da melhoria contínua dos processos, das atitudes,
do comportamento; a avaliação daqueles que lidam diretamente com o usuário pode apontar os
que têm perfil adequado para o desempenho de atividades de atendimento ao público;
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Além dessas mudanças, há necessidade da adoção de outros paradigmas em consonância com as
transformações que a globalização e as novas tecnologias vêm trazendo para a humanidade. O
desenvolvimento pessoal é um deles e está entre os temas debatidos na atualidade, por se tratar
de um valor indispensável à cidadania.
Não é à toa que as organizações estão exigindo habilidades intelectuais e comportamentais dos
seus profissionais, além de apurada determinação estratégica. Entre outros requisitos, essas
habilidades incluem:
• atualização constante;
Nesta leitura de apoio vamos pensar sobre O servidor público e as exigências da atualidade.
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Para finalizar...
A postura ética também é fator que agrega valor à organização e que está diretamente relacionado
às representações positivas que os usuários venham a construir a respeito da organização.
Esperamos que você já tenha percebido a importância desse componente no âmbito das ações de
atendimento e que já o tenha integrado a seu perfil profissional.
Atividade 3 -Sua organização teve que se adaptar aos paradigmas da atualidade. Dessa
forma, os profissionais deverão alterar algumas crenças e procedimentos. Vamos pensar
sobre eles. Em seu Caderno, procure relacionar o que sugerimos abaixo:
A. Faça uma reflexão sobre as mudanças que ocorreram em sua vida pessoal e profissional nos
últimos cinco anos.
B. Identifique, no mínimo, duas atividades necessárias para o seu desenvolvimento pessoal que
podem ser realizadas nos próximos 12 meses.
Sucesso!
Para concluir o curso, faça a Avaliação Final clicando ao lado, no item "Avaliações" do
menu lateral. Lembre-se de que a Avaliação Final, além de ser o único instrumento
válido para a certificação do curso, não poderá ser refeita. Logo, responda às questões
apenas quando tiver certeza da resposta.
ATENÇÃO
Uma vez aberta a Avaliação Final, você tem 120 minutos para finalizá-la e salvá-la.
Passado esse prazo, o sistema fechará automaticamente o arquivo, salvando o que foi
feito. A Avaliação Final não poderá ser acessada uma segunda vez.
Conclusão do curso
É importante que você, comprometido como esteve com o curso que lhe foi proposto, tenha
atingido os objetivos de aprendizagem, os quais repetimos abaixo com a intenção de enfatizar sua
importância:
• evidenciar detalhes ambientais que possam interferir na qualidade dos serviços prestados;
Esperamos que você esteja satisfeito com o curso e que o conteúdo apresentado seja efetivamente
útil ao seu desempenho profissional e o ajude a aumentar a credibilidade de sua organização, de
seu setor de trabalho, de sua equipe.
Créditos
CRÉDITOS
Conteudista
Alcione Tomé
Coordenação
Polliana Alves
Núcleo pedagógico
Carlos Eugênio Escosteguy
Claudia Pohl
Danuta Horta
Jenifer de Freitas
Lucas Machado
Marcelo Larroyed
Márcia Perusso
Polliana Alves
Rosângela Rabello
Simone Dourado
Tatiana Beust
Valéria Maia e Souza
William Robespierre Athanazio
Núcleo web
Alessandra Brandão
Bruno Carvalho
Carlos Inocente
Francisco Wenke
Renerson Ian
Sônia Mendes
Núcleo administrativo
Luciano Marques
Paula Meschesi