14 simples passos para você cumprir suas

metas em 2014 (sem desculpas!)

No próximo domingo já estaremos em dezembro. Junto com a árvore de natal, as
pessoas começam a tirar do armário algo que ficou guardado o ano inteiro: metas e
objetivos para o ano novo.

As famigeradas resoluções de ano novo costumam durar até o Carnaval. Depois o ano
entra em velocidade de cruzeiro e quase todo mundo esquece o que prometeu, pelo
menos até dezembro do ano seguinte.

Por que isso acontece?

Simples, as pessoas apenas fazem resoluções aleatórias, não traçam nenhum plano e
depois ainda se perguntam porque não conseguem emagrecer, ganhar mais dinheiro,
estudar mais, fazer exercícios físicos, tocar guitarra ou seja lá qual for o objetivo.

Não precisa ser assim. Ao longo deste artigo, mostraremos exatamente como cumprir
suas metas em 2014, incluindo:

 14 simples passos, bem mastigadinhos, para você não ter mais desculpas para
não agir
 Infográfico com todo o fluxo de trabalho
 Vídeos explicando o que fazer
 Sugestões de diversas pessoas que conseguiram cumprir metas grandiosas, como
Marco Gomes (boo-box), Christian Barbosa (Neotriad), Augusto Campos
(Efetividade), Conrado Navarro (Dinheirama) e vários outros

A proposta é interessante? Então separe um tempinho e continue lendo o artigo para

saber quais são os 14 passos.

Prelúdio
Antes de seguirmos, você deve saber que este passo a passo baseia-se no famoso
sistema de produtividade Getting Things Done, ou GTD, criado por David Allen. Este
excelente método de produtividade pessoal tem sido usado por milhares de pessoas em
todo mundo desde 2001, quando o livro de mesmo nome foi lançado.

Ative as legendas e escolha a opção de traduzir para português

Por conta de sua grande flexibilidade, o GTD tem sido adaptado por seus usuários de
acordo com as demandas específicas de cada um. Foi isso o que fizemos aqui ao
acrescentarmos os itens que, em nossa visão, faltam no sistema original (sobretudo o
conceito de Desafios e o foco na criação de Hábitos).

Passo 1: Defina os seus Princípios

O primeiro erro que as pessoas cometem ao traçar metas para o ano novo é ir direto para
o quê? antes de passar pelo por quê?.

Por isso, antes de fazer qualquer resolução de ano novo, tenha bem claro quais são os
seus Princípios.

Os Princípios que você escolher e hierarquizar vão influenciar as suas metas.

Por exemplo, o que você valoriza mais: conforto ou aventura? A simples opção por um
ou outro pode influenciar o emprego que você escolhe, o lugar onde mora, a pessoa que
escolhe para viver a vida junto, o estilo das roupas, a forma de investir o dinheiro e
muitas outras coisas.

Embora todos nós inconscientemente saibamos mais ou menos quais são nossos
Princípios, poucos são aqueles que os colocam no papel e hierarquizam tudo isso de
uma forma racional.

Então o primeiro passo para fazer um 2014 diferente é colocar no papel os seus
Princípios:

1. Identifique os seus Princípios atuais e coloque-os em ordem de importância.

2. Pergunte-se quais devem ser os Princípios necessários para criar o ano diferente
que você deseja em 2014 e coloque-os em ordem de importância.

Passo 2: Esclareça sua visão de futuro

Ainda antes de chegar a suas metas e objetivos, tenha claro na sua cabeça a sua visão de
futuro. Como você se vê ao final de 2014?

Da mesma maneira que inventores e cientistas criam soluções antes nem sonhadas, um
realizador traça seu destino primeiro na mente para depois começar a realizá-los.

No momento de traçar sua visão de futuro, ainda não precisará se preocupar em como
chegará lá. Esse será um passo mais adiante, na definição das metas em si. Por agora,
fique livre para descrever como você se vê ao final de 2014.

“Mantenha-se em linha reta, focado naquilo que você gostaria de fazer se hoje fosse o
último dia de sua vida. Ou melhor: se o dia de hoje fosse o mesmo pelos próximos 10
mil anos. Se você ainda não achou o que seria isso, continue procurando.”

Mauro Amaral, criador do Carreira Solo

Passo 3: Defina a suas áreas de controle

Todos nós atuamos em diversas frentes. Todos nós temos diversas áreas de
responsabilidade. Dependendo do contexto, assumimos o papel de pai, de mãe, de filho,
de filha, de marido, de esposa, de estudante, de profissional, de professor, de atleta
amador, de aventureiro, de jogador, de patrão, de empregado.

Definir suas áreas de controle nada mais é do que classificar a sua visão de futuro nas
diferentes frentes em que você atua. Isso serve para efeito de organização e também
para mantermos nossas identidades sempre coerentes com os Princípios que definimos,
com uma visão clara dos diferentes papéis que assumiremos ao longo do ano.

Simplesmente divida suas intenções para 2014 de acordo com as áreas em que atua.
Abaixo segue uma lista exemplificativa para você adaptar à sua realidade:

 Aventuras
 Casa
 Carro
 Cultura

 Dinheiro
 Educação
 Esposa/Marido
 Família

 Saúde
 Trabalho
 Religião
 Hobbies

Passo 4: Trace as metas com objetividade e clareza

Traçar metas é o primeiro passo para transformar o abstrato em concreto.

Muita gente acha que possui metas claras: perder peso, comprar um carro, mudar de
emprego, mudar o visual, fazer mais aventuras.

Na verdade, isso não são metas. São apenas sonhos, intenções, ou como definimos
agora há pouco, uma visão de futuro.

Quanto peso você quer perder? Qual carro vai comprar? Vai mudar para qual emprego?
Qual visual vai abandonar e qual vai adotar? Que aventuras vai fazer?

Há muito tempo, especialistas em produtividade pessoal definiram que as metas devem

ser Smart, palavra que significa “esperta” (em inglês), mas que também é um acrônimo
para específicas (Specifics), mensuráveis (Measurable), realizáveis (Achievable),
relevantes (Relevants) e com prazo definido (Timed).

Retomando nosso primeiro exemplo.

“Escreva sua meta, factível e clara, em algum lugar (tipo no espelho do banheiro) e leia
todos os dias. Não se trata de espiritualidade, é que, lendo isso todo dia, você
inconscientemente vai tomar decisões que te levem a ela.

Em 2007 (ano de criacao da boo-box) eu escrevi a minha meta na primeira folha de um

bloco de anotaçõoes que usava sempre. Até hoje a missão da empresa não mudou, é
aquilo que está no bloco de papel.”

Marco Gomes, fundador da boo-box

Em vez de sonhar que quer “perder peso” você deve definir uma meta de que vai perder,
por exemplo, 10 quilos de gordura, mantendo o percentual de massa magra, dentro de
no máximo doze meses a partir de 1º de janeiro de 2014, para melhorar sua saúde e
sentir-se mais atraente.

Observe como uma meta que cumpre os cinco critérios do acrônimo Smart são muito
mais fáceis de serem cumpridas do que um simples e amplo sonho.

O primeiro passo para quem quer realmente cumprir uma Meta Smart é registrá-la por
escrito, sempre verificando se os cinco critérios estão sendo cumpridos.

Uma outra boa ideia, não incluída no conceito original de Meta Smart, é comprometer-
se publicamente com a meta. Decidiu o que vai fazer? Então conte à sua família,
espalhe entre os amigos, publique no seu blog, Twitter ou Facebook. Ninguém gosta de
ficar mal na frente dos outros, então uma vez que você se compromete com todos, fica
mais difícil quebrar a promessa.

“Eu uso uma técnica das mais antigas para manter-me motivado em relação aos meus
objetivos pessoais e profissionais: eu os torno públicos. Claro que com isso quero dizer
que é importante que você registre seus objetivos (o ato de formalizá-los começa a
torná-los importantes e aciona o comprometimento) e então conte para as pessoas
importantes de seu círculo familiar e de amizades. Vou dar um exemplo: eu queria
publicar mais um livro em 2013 e contei isso para esse grupo. Sempre nos encontros e
reuniões, ouvia deles E o livro para este ano, Conrado? Está saindo?. Essa “cobrança”
(entre aspas porque é uma situação proposital que eu mesmo criei) cumpriu seu papel e
contribuiu para o resultado que foi a publicação de Dinheiro é um Santo Remédio“.

Conrado Navarro,
criador do Dinheirama
Passo 5: Elabore Projetos e Desafios
Para efeitos deste artigo, utilizaremos o termo Projeto no sentido dado por David Allen
no livro Getting Things Done. Quando falamos de projetos estamos nos referirmos a
qualquer tipo de desdobramento de uma Meta Smart que signifique uma sequência de
ações e hábitos necessários para alcançar (ou aproximar-se) da visão de futuro que você
traçou para 2014.

E o que seriam os desafios?

O conceito de Desafios deu origem à rede social Mude.nu. Estamos falando aqui
daqueles Projetos capazes de gerar mudanças significativas, intensas e que sejam
“divisores de água”.

Em essência, um Desafio é uma espécie do gênero Projeto. A diferença é que os

Projetos são relacionados ao cotidiano, àquilo que fazemos para manter a vida em
funcionamento. São itens relacionados ao dia a dia de trabalho e estudo: pagamento de
contas, manutenção da casa, compras no supermercado etc.

Já os Desafios são pontos de ruptura, são ações que você não está certo se estão dentro
do seu campo de possibilidades. Um bom Desafio é aquele que te faz sair da roda dos
dias iguais.

Dê uma olhada na lista de desafios do Mude.nu para entender melhor sobre o que
estamos falando: saltar de paraquedas, entrar em forma, praticar voluntariado, publicar
um livro, conquistar independência financeira, completar um triathlon, trabalhar no que
se ama etc. Não confunda Desafios com esportes de aventura ou algo do tipo. Um
Desafio pode ser algo puramente intelectual, como publicar um livro, por exemplo.

São os Desafios que nos impelem para a ação com mais facilidade. Muitas pessoas
consideram-se preguiçosas, mas a verdade é que elas possuem apenas Projetos, coisas
normais, que não as animam, não as tiram da Zona de Conforto.

“Eu acho que a melhor dica que as pessoas podem fazer para serem mais produtivas e os
produtos sairem de verdade é serem capazes de tornar o grande pequeno, na verdade
bem pequeno. Quanto menor melhor. Agora para isso funcionar precisa ter um ótimo
sistema de gestão de atividades. Esses dois fatores somados a um planejamento
adequado de tempo faz os sonhos acontecerem.”

Christian Barbosa, criador do Neotriad

Convenhamos: arrumar a casa, manter as contas em dia, dar banho no cachorro, entregar
um trabalho no emprego ou na escola podem ser essenciais para que a vida siga em
frente, mas não são tarefas lá muito atrativas. Ou você já viu alguém acordar explodindo
de entusiasmo e dizendo: “Opa! Hoje eu tenho que ir ao banco pagar as contas!”?

Se você possui Desafios excitantes, isso irá gerar um ímpeto de conseguir tempo,
dinheiro, contatos e energia física para vencê-los o mais cedo que puder. Desafios nos
fazem dormir tarde e acordar cedo, nos fazem dar o melhor de nós mesmos.

O mais importante ao estabelecer um Desafio é encontrar algo que seja grande o

bastante para inspirá-lo. Se a primeira vista o Desafio parece impossível de ser realizado
de acordo com o seu histórico de vida, está aí uma boa pista de que você tem um ótimo
Desafio em mãos.

Passo 6: Substitua hábitos ruins

A maioria das pessoas foca nas ações quando tentam cumprir uma resolução de ano
novo, mas para a maior parte das metas você deve dar mais importância aos novos
hábitos que precisa criar para chegar à visão de futuro que você planejou.

Se queremos criar uma mudança a longo prazo, devemos reforçá-la constantemente. É

preciso que sejamos condicionados para ter êxito não apenas uma vez, mas
rotineiramente. Pensar o contrário é achar que é possível ir a uma academia de ginástica
apenas uma vez no ano e achar que vai ter um corpão pelo resto da vida.

“Não esperem se sentir 100% prontos antes de se lançar em um projeto. É ilusão, nunca
nos sentimos completamente preparados e o mercado continua se movimentando
enquanto isso. Reúna informações, entre de cabeça e aprenda apanhando”

Thiago Mobilon, criador do Tecnoblog

Mesmo que você racionalize e saiba com clareza a imensa importância das suas metas,
se você não se esforçar para criar novos Hábitos, com certeza acabará caindo nos velhos
padrões de comportamento.

Hábitos como passar ou não o fio dental, assistir à TV de noite ou fazer exercícios
físicos fazem parte de nossa vida. Qualquer ação que repetimos com frequência,
conscientemente ou não, é um hábito. Nada menos que 40% do nosso dia são tomados
pelos hábitos, como mostra uma pesquisa da Universidade Duke, dos Estados Unidos.

É como se voássemos no piloto automático por mais de nove horas ao dia.

Por isso qualquer Meta Smart, Projeto ou Desafio que você escolha tem que ter não
somente um plano de ação, mas também uma estratégia para formação ou quebra de
hábitos.
Diversas pesquisas científicas têm estudado como podemos deliberadamente abandonar
velhos Hábitos e criar novos. O jornalista Charles Duhigg reuniu centenas delas,
entrevistou mais de 300 pesquisadores e executivos e publicou tudo em um excelente
livro chamado O Poder do Hábito.

A conclusão a que o autor chegou, com ajuda dos especialistas do MIT (Massachusetts
Institute of Technology), foi que a forma mais eficiente de mudar um hábito é
entender o seu ciclo de formação e em seguida substituí-lo por outro.

As pesquisas a que Duhigg teve acesso mostram que, longe de ser uma coisa ruim, os
Hábitos funcionam como um verdadeiro mecanismo de sobrevivência. Nosso cérebro
tenta transformar qualquer atividade de rotina em um hábito, porque os hábitos
permitem que nossa mente descanse um pouco. Um cérebro eficiente requer menos
espaço, o que significa cabeças fisicamente menores, facilitando partos e diminuindo a
mortalidade infantil. É, assim, segundo as pesquisas apresentadas no livro, um
mecanismo de preservação da espécie.

É por isso que quebrar um Hábito não é algo fácil. Fazer isso requer mais energia,
requer sair da zona de conforto. Você vai precisar de tempo e disposição. É tudo o que o
cérebro não quer. A única saída é compreender o ciclo de formação do hábito e adotar
uma estratégia para substituí-lo.

O ciclo de um hábito compõe-se de três etapas, conforme o diagrama a seguir:

A primeira etapa é o sinal, o gatilho que desencadeia o hábito. Depois vem a rotina, ou
o hábito propriamente dito. Por fim, uma recompensa, que é aquilo que
inconscientemente buscamos ao repetir o hábito. Veja a explicação de Duhigg:

Ative as legendas ocultas

O autor apresenta um sistema que ensina como substituir hábitos destrutivos por outros
melhores.

Logo de saída, o autor deixa claro que não se trata de uma receita de bolo: cada
indivíduo e cada hábito é diferente. Mesmo com essa ressalva, Duhigg apresenta um
framework para substituição de hábitos, composto de quatro ações:

1. Identificar a rotina

Para entender seus hábitos, você precisa identificar em cada um deles os três
componentes do ciclo: gatilho, rotina e recompensa.

O primeiro passo para entender o ciclo é você identificar a rotina: Qual o

comportamento que você deseja modificar?

Depois, vem as etapas mais difíceis: Qual o gatilho para esta rotina? E qual é a
recompensa?

Essas não são respostas simples. Nós não comemos demais necessariamente porque
estamos com fome, por exemplo. O gatilho, o evento que “dispara” o hábito, pode ser
tédio, falta de um nutriente específico, procrastinação.

Defina a meta em termos de ações a executar, e não de resultados a alcançar. Ou seja:

nada de perder 10 quilos, a meta tem que ser fazer 50 minutos de exercícios três vezes
por semana”

Augusto Campos, autor do Efetividade

E a recompensa também não é necessariamente o sabor da comida. Pode ser passar mais
tempo à mesa, estender uma conversa ou ser simplesmente uma forma de distração
temporária do trabalho.

Como as respostas não são óbvias, você terá que fazer um pouco de experimentação
com seus próprios hábitos.

2. Experimentar com recompensas

Recompensas são poderosas porque satisfazem nossos desejos, embora estes não sejam
tão óbvios. Para identificar quais os desejos que estão movendo seus hábitos, você terá
que experimentar com diferentes recompensas.

Pense nisso como um experimento em que você é o cientista. Isso pode levar apenas
alguns dias, mas também pode levar semanas. É importante ter a plena consciência de
que, nesse momento, você está realizando um experimento e não modificando os seus
hábitos ainda. Não coloque pressão em si mesmo prematuramente.

No primeiro dia de teste, ajuste a rotina para obter uma recompensa diferente. No dia
seguinte, teste outra. E assim sucessivamente.

O objetivo é testar diferentes hipóteses para determinar qual desejo está movendo o seu
hábito.

À medida em que você testa diferentes recompensas, Duhigg recomenda que você anote
no papel as três primeiras coisas que lhe vêm à mente quando você conclui a rotina.
Podem ser emoções, pensamentos aleatórios, reflexões sobre como você se sente, ou
simplesmente as três primeiras palavras que aparecem na sua cabeça.

A ideia aqui é forçar um pequeno momento de consciência sobre o que você está
pensando ou sentindo. Os estudos mostram que escrever algumas palavras ajuda você a
se lembrar do que estava pensando no momento em que executava a rotina de um
hábito.

Ao final do experimento, quando você revisar essas notas, será muito mais fácil lembrar
o que você estava sentindo.

Programe um alarme para quinze minutos depois e então pergunte-se: Você ainda sente
o mesmo desejo? Lembre-se de que o ponto do experimento é identificar qual a
recompensa que você deseja. Isolando a recompensa que você realmente deseja você
poderá remodelar suas rotinas e obter o satisfazer o mesmo desejo.

3. Isolar o gatilho

Assim como as recompensas, os gatilhos que “disparam” nossos Hábitos não são tão
óbvios.

Você toma café da manhã todo dia por que está com fome? Ou é por que o relógio
aponta sete horas da manhã? Ou é por que seus familiares estão à mesa?

Essas são algumas perguntas que Duhigg faz para compreendermos que os gatilhos
muitas vezes não são tão óbvios como pensamos. Mais uma vez, teremos que agir como
cientistas em busca dos gatilhos, para podermos modificar nossos hábitos.

O segredo aqui é identificar categorias de comportamentos antes que eles aconteçam,

para organizá-las de forma a reconhecer padrões. As pesquisas mostram que os gatilhos
mais comuns caem em cinco categorias:

1. Lugar
 2. Tempo
3. Estado emocional
4. Outras pessoas
5. Ação imediatamente precedente

Então, a melhor maneira de você identificar os gatilhos de seus hábitos é responder a

cinco perguntas no momento em que o desejo surge:

1. Onde você está?

2. Que horas são?
3. Qual o seu estado emocional?
4. Quem está por perto?
5. Qual foi a ação que aconteceu imediatamente antes de surgir o desejo?

Dia após dia, faça-se essas perguntas e anote por escrito. Com apenas alguns dias, ficará
bem claro qual dos gatilhos repetem-se e desencadeiam seus hábitos.

Procure substituir um hábito de cada vez, de acordo com as metas que traçou para 2014
e com a visão de futuro para o final do ano seguinte. O processo é trabalhoso, mas vale
a pena.

Passo 7: Utilize o ciclo de cinco etapas durante todo o

ano
Para se manter na linha durante todo o ano de 2014, é imprescindível que você possua
um fluxo de trabalho praticamente automatizado para transformar qualquer demanda
que apareça em sua vida em uma Próxima Ação fácil de ser identificada e executada.

Utilize as mesmas cinco etapas elaboradas por David Allen em Getting Things Done:
Perceba que tudo gira em torno das suas Metas Smart. Cada demanda que aparecer na
sua vida deverá passar por essas cinco etapas pelo menos semanalmente para que você
mantenha-se na rota e com a sua Próxima Ação sempre à mão.

Todas as cinco etapas devem funcionar de forma consistente, pois o seu sistema será tão
fraco quanto o elo mais frágil dessa cadeia.

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comando da sua própria vida. Saiba mais.

Passo 8: Escolha as suas caixas de entrada

Nossas Metas, Projetos, Desafios e tudo o que temos que fazer mudam o tempo todo.
Embora devamos manter firmes os nossos Princípios, seu planejamento para 2014 só
fará sentido se for adaptável e flexível para receber as novidades. E durante o ano,
acredite, irão surgir muitas novidades. Boas e ruins.

Para se manter produtivo ao longo do ano, você precisa coletar e reunir marcadores ou
representações de tudo o que você considera que está pendente. Não importa se é algo
grande ou pequeno, tudo o que aparece deve ser coletado no que David Allen chama de
caixas de entrada.
O ideal é você ter bem claro quais são as suas caixas de entrada. Então o oitavo passo é
simplesmente listá-las. Abaixo segue uma lista apenas exemplificativa, para você ter um
modelo de como definir a sua:

1. Caixa de entrada física ao lado do computador no escritório

2. Caixa de correspondências próximo à entrada de casa
3. Caixa do e-mail pessoal no Gmail
4. Caixa do e-mail profissional no Outlook
5. Caixa de entrada do Evernote (software de anotações)
6. Caixa de entrada do Wunderlist (software de gerenciamento de tarefas)
7. Caixa de mensagens do Facebook
8. Bloco de anotações na mesa de cabeceira da cama

Tenha tantas caixas de entrada quanto precisar, mas foque no número mínimo com que
consegue coletar tudo o que aparece na sua vida.

Passo 9: Dê uma geral na sua vida antes do réveillon

Antes mesmo de os fogos estourarem no dia 31 de dezembro de 2013, dê uma geral na
sua vida coletando todas as pendências que deixou para trás durante o ano nas caixas de
entrada que você acabou de definir.

A coleta deve começar com uma busca em seus ambientes físicos (casa e escritório,
geralmente). Tudo o que representar alguma ação e estiver fora de lugar deve ser
colocado em suas caixas de entrada.

Estamos falando aqui de correspondências, contas a pagar, algum folheto de publicidade

que você tenha guardado, documentos e tudo mais o que tiver alguma ação atrelada. Se
algo for muito grande ou muito abstrato para colocar na caixa de entrada (uma bicicleta
que você quer doar, por exemplo), você pode anotar a ação relativa em um pedaço de
papel e jogar lá, como uma representação desse objeto ou ação.

Em seguida, faça uma busca de itens “virtuais”. Estamos falando de e-mails, anotações
em seu software de notas, tweets, mensagens no Facebook ou em outras redes sociais,
atualizações de programas, anotações na sua agenda etc.

Não caia na tentação de ficar processando e organizando à medida em que coleta os

itens. Sua função aqui é só jogar na caixa de entrada, de preferência no minuto em que a
pendência aparece em sua frente.

Passo 10: Processe tudo o que coletou

As suas caixas de entrada precisam ser esvaziadas, pelo menos, uma vez por semana.

Quando falamos em esvaziar, isso não significa que você deve executar toda semana
tudo o que coletou em suas caixas de entradas. Basta você processar as novas demandas.

O ato de Processar, realizado semanalmente, significa apenas que você vai analisar tudo
o que está em suas caixas de entrada, item a item, para decidir o que fazer com eles.
Processe um item de cada vez, de cima para baixo e nunca (nunca mesmo!) devolva um
item para a caixa de entrada.

Para cada item, você deve seguir este fluxo de trabalho:

Pegue a sua lista de caixa de entradas e vá verificando, item a item, de cima para baixo,
o que é aquilo. Pergunte-se sempre: Posso agir sobre isso? Em caso de resposta positiva,
identifique se a ação é realizada em um passo único, em passos múltiplos ou se são
passos cíclicos.

Caso contrário, verifique se você pode jogar aquilo fora ou se pode servir para
referência futura ou mesmo se é algo que você deseja realizar algum dia.

Passo 11: Organize tudo o que processou

Depois de Processar, a etapa seguinte é Organizar os itens que você identificou, ou seja,
colocá-los nos locais corretos, com alguns marcadores específicos.

Para liberar a sua mente de preocupações de nível inferior e deixá-la livre para um
raciocínio de nível mais elevado, o seu sistema de organização física precisa ser
melhor do que o mental.

Para tanto, crie as seguintes listas:

 Projetos: onde você colocará tudo aquilo que engloba uma sequência de ações e
que significa manutenção da sua vida
  Desafios: onde você colocará tudo aquilo que engloba uma sequência de ações e
que significa um momento de ruptura na sua vida
 Calendário: todas as ações que têm dia e horário certo para ocorrer
 Ações avulsas: passos únicos que não estão ligadas a nenhum projeto ou desafio
 Hábitos: ações que devem se repetir em uma periodicidade pequena
 Arquivo de Referência: material que não requer uma ação imediata, mas pode
servir para consulta futura
 Algum dia: todos os Projetos, Desafios, Ações e Hábitos que você já decidiu
fazer, mas que não fará nesse momento, deixando-as para o futuro (ou aqueles
que você está em dúvida se vai fazer ou não)
 Na Espera: as ações que você delegou para outras pessoas e está esperando um
retorno

Além de colocar os itens nas listas corretas, a etapa de Organizar significa também
etiquetar todas as ações com marcadores específicos de lugar, tempo/energia, dinheiro
e prioridade.

Lugar significa em que contexto a tarefa pode ser realizada. Por exemplo, a tarefa
“Comprar molho de tomate” deve ser marcada com o contexto “supermercado”. Já
“Trocar a resistência do chuveiro” só pode ser feita no contexto “casa”.

Os contextos não significam necessariamente locais físicos. Por exemplo, você pode
marcar com o contexto “telefone” todas as ações que tiver que realizar quando estiver
ao telefone ou “online” para as ações que só podem ser feitas quando você estiver na
internet.

Tempo está relacionado ao intervalo necessário para realizar a tarefa.

O ideal é criar marcadores em minutos para classificar suas ações. Os blocos de minutos
que recomendamos são 5~15, 15~30, 30~60, 60~120. Por exemplo, se você estima que
determinada ação vai levar cerca de dez minutos para ser feita, coloque o marcador
5~15.

Energia está relacionada ao esforço necessário para cumprir a tarefa. É algo subjetivo,
mas você pode classificar as tarefas em “baixa”, “média” e “alta” energia. “Atualizar
um aplicativo no celular” é uma tarefa que requer energia baixa: basta um clique e
pronto. “Escrever uma página da tese de mestrado” já requer uma alta energia.

Tempo e energia geralmente estão relacionados, pois quando você está com energia em
alta faz rapidamente uma tarefa que, de outra forma, levaria bem mais tempo.

Dinheiro está ligado a quanto você precisa para realizar aquela ação. Nem todas as
ações necessitam de dinheiro, mas todas têm um custo, seja de energia ou de tempo.

“Planeje e execute o mais rápido possível. Acho que nós conseguimos nos precaver
mais dos possíveis problemas e necessidades quando temos um planejamento bem feito.
E executar o mais rápido possível para acabar de vez com a procrastinação, e tirar do
papel o que foi planejado. Isso funcionou muito bem para mim e para a nossa empresa
em 2013 (nosso faturamento no meio do ano já era igual ao do ano anterior) e estou
seguindo com o mesmo objetivo para 2014.”
Bernardo Pina, autor do Produzindo.net

Prioridade está relacionada a qual próxima ação que vai lhe trazer mais proveito. Aqui
utilizaremos o conceito dos quatro quadrantes de prioridade conhecidos como Matriz de
Eisenhower, por ter sido elaborada por Dwight Eisenhower, Presidente dos Estados
Unidos entre 1953 e 1961.

Assim, se uma tarefa é urgente e importante, você deve marcar como “Prioridade 1″.
Essas tarefas devem ser realizadas o quanto antes, pois já se tornaram uma crise ou
incêndio.

Se for não urgente e não importante, coloque o marcador “Prioridade 4″. Essas açõem
podem até ser ignoradas, já que não lhe trarão ganho algum, não passando de perda de
tempo.
Já se a ação for urgente e não importante, marque como “Prioridade 3″. Essas são
aquelas tarefas que representam perda de tempo, então o ideal é você delegar ou só fazer
quando der.

O ideal mesmo é você se focar cada vez mais nas tarefas importantes mas não
urgentes, antes que elas se tornem urgentes e comecem a “injetar” estresse em você.
Marque-as como “Prioridade 2″ e concentre-se nelas para desenvolver as melhores
estratégias e ações planejadas.
A utilização desses quatro marcadores – Lugar, Tempo/Energia, Dinheiro e Prioridade –
é essencial para você avançar com consistência rumo a suas metas, como veremos no
próximo passo.

Passo 12: Revise seus Projetos e Desafios

semanalmente
Não guarde a sua resolução de ano novo embaixo da cama quando o Carnaval 2014
chegar. Para se manter firme no seu propósito, você deve estar em contato constante
com o que definiu.

Pelo menos uma vez por semana, revise todos os seus Projetos e Desafios, verificando
quais ações foram realizadas e quais foram deixadas para trás. Sexta-feira à tarde é um
horário bastante recomendado pelos seguidores do GTD, já que permite que você feche
a semana e entre no fim de semana relaxado. A revisão semanal precisa ser um
compromisso com data e hora marcada.

A maneira mais eficiente de realizar a sua revisão é elaborar um roteiro definido e

adaptado à sua realidade. Quando chegar o dia da semana que você definiu para realizar
a revisão, basta seguir o checklist.

“Olhe para trás constantemente. Se as pessoas tiverem esse mentalidade, alcançar o que
desejam vai ser mais fácil. Olhar para trás significa revisar o que você conseguiu de
concreto naquele período de tempo. Ao final do dia, se perguntar o que eu alcancei
hoje?. A mesma coisa aos finais de semana e aos finais de mês.

Paulo Roberto Ribeiro, do Estrategistas

Abaixo deixamos um modelo que pode servir como base para você adaptar à sua
realidade:

1. Processar item a item os e-mails da caixa de entrada e Organizar as tarefas nas listas
específicas

2. Processar item a item da caixa de entrada do seu software de listas e Organizar as

tarefas nas listas específicas

3. Processar item a item das suas caixas de entrada física e Organizar as tarefas nas
listas específicas

4. Processar item a item da caixa de entrada do Evernote (ou outra ferramenta de

anotação) e Organizar as tarefas nas listas específicas
5. Processar item a item da caixa de entrada Facebook ou outras redes sociais, responder
mensagens e Organizar possíveis tarefas nas listas específicas

6. Revisar sua lista de Projetos, com a respectiva sequência de ações

7. Revisar sua lista de Desafios, com a respectiva sequência de ações

8. Revisar sua lista de Hábitos

9. Verificar se suas contas na planilha financeira (ou outro software) estão “batendo”

10. Atualizar aplicativos do seu celular/computador/smartphone

11. Olhar o calendário e programar-se para os eventos com data marcada da próxima
semana

12. Limpar a Área de Trabalho do computador e Organizar possíveis tarefas nas listas
específicas

13. Organizar a mesa de trabalho

15. Definir as prioridades para a semana que entra: alguma tarefa mudou de grau de
urgência ou importância?

Passo 13: Reveja suas Metas mensalmente

A cada quatro ou cinco semanas, idealmente na primeira sexta-feira de cada mês, você
deve – além de fazer a tradicional Revisão Semanal – executar uma Revisão Mensal
mais ampla.

É o momento de avaliar se os seus Princípios continuam os mesmos e com aquela

mesma ordem de prioridade, se a sua visão de futuro ainda é interessante e se suas
Metas Smart ainda fazem sentido.

O objetivo da Revisão Mensal não é apenas manter as coisas nos trilhos, é fazer com
que você melhore continuamente.

Da mesma forma que fizemos para a Revisão Semanal, é essencial você ter um roteiro
pré-definido com os pontos que vai analisar durante a Revisão Mensal. Tome o
checklist abaixo como exemplo e adapte à sua realidade:

1. Os Princípios estão listados na ordem que faz mais sentido para mim
atualmente?
2. Essa ainda é a visão de futuro à qual quero chegar?
3. Qual avanço significativo fiz em relação às Metas Smart no últimos mês?
4. Os Projetos listados são os que estou lidando atualmente? É necessário ativar ou
desativar algum?
5. Cumpri ou avancei no Desafio Ativo no mês que passou? Já posso começar a
trabalhar em um novo desafio?
 6. Como foi a substituição de Hábitos antigos por novos e melhores? Em qual
hábito estou trabalhando atualmente?
7. A lista de Próximos Passos está refletindo meus Projetos e Desafios de forma
apropriada?
8. Como estão meus níveis de energia física? Alguma doença ou indisposição
atrapalha minha saúde? Tenho feito exercícios físicos e me alimentado
corretamente? Aproximei-me da minha meta de perda de peso/ganho de massa
muscular/flexibilidade/resistência?
9. Gastei menos do que ganhei no último mês e investi a diferença? Meu dinheiro
está investido nas quatro classes de ativos? Qual foi a rentabilidade líquida dos
meus investimentos? Houve evolução no meu patrimônio líquido?
10. Como vão meus relacionamentos com parceiros, amigos, colegas, familiares?
Há alguém de quem me distanciei no mês que passou? Há alguém de quem eu
queira me reaproximar?

Passo 14: Entre em ação!

Com os 13 passos anteriores, você montou um sistema completo e abrangente para
finalmente traçar resoluções de ano novo que tenham uma grande chance de serem
cumpridas em 2014, como mostra o infográfico abaixo:
Tudo o que você fez até aqui, embora seja importantíssimo, não gerou avanços
significativos para você cumprir as suas Metas. O que realmente vai gerar avanço é
Fazer aquilo que você coletou, processou e organizou.

“Meu conselho seria Comece antes de estar pronto. Foi o conselho mais importante que
apliquei em 2013. Não é meu, é do Steven Pressfield (autor de War of Art e Do the
work). Percebi que, quando mais jovem, eu fazia isso sem perceber. Pois não tinha o
sentimento ou voz interior dizendo Você não está pronta, precisa estudar mais, precisa
ler mais etc etc. E isso é resistência. Percebi que talvez nunca sentirei que estou pronta
mas se começar hoje ao invés de encontrar a hora perfeita (que não existe) é uma ótima
forma de encarar (e calar) a resistência.”

Grace Athayde,
autora do Organize Você!

Por sorte, agora está bastante fácil para você decidir que ações executar em um dado
momento. Digamos que você tem uma janela de tempo de 30 minutos no início da noite,
está em casa e com baixos níveis de energia.

Tudo o que você tem a fazer é buscar em seu sistema confiável as ações marcadas com
o lugar “casa”, com os blocos de tempo “5~15″ e “15~30″ e/ou com o nível de energia
“baixo”. O sistema irá listar as tarefas que atendem a esse critério. Daí tudo o que você
tem a fazer é escolher a de maior prioridade e executá-la.

Você agora tem estabelecidos antecipadamente os critérios do que fazer em diversas

situações. Se você estivesse no escritório, com uma hora disponível e nível de energia
turbinado por uma xícara de café no início da manhã, a lista de tarefas oferecidas pelo
sistema seria diferente. Esta foi a grande contribuição que David Allen deu ao mundo da
produtividade pessoal ao criar o método Getting Things Done.

A única maneira de transformar metas em realidade é através da ação.

Você pode ter Princípios lindos e traçar as Metas Smart mais precisas, entretanto nada
disso terá valia se não começar a botar a mão na massa. Saber o que fazer não adianta
de nada se você não faz o que sabe. Nada de significante vai mudar na sua vida se você
não agir diariamente para isso.

Assim que você tiver seus Projetos e Desafios definidos, comece imediatamente a criar
o ímpeto de agir. Se possível, dê o primeiro passo no momento em que decidiu fazer
algo. Lembre-se de que até que você tome uma ação, tudo o que você fez não passa de
imaginação.

“Pratique o jejum das mídias sociais. Para a grande maioria das pessoas elas são uma
grande armadilha, inclusive para mim. É facil entrar em uma rede social para fazer algo
pontual que levaria 5 minutos e passar uma hora jogando o seu tempo no lixo”
André Valongueiro, editor do Mude.nu

Mesmo que seja um pequeno passo, o importante é ir em frente, aproximar-se um pouco

dos seus objetivos todo santo dia.

Se você não tomar cuidado, ficar traçando metas e planejando projetos pode se tornar
apenas uma distração e não irá levar você a lugar nenhum. Pode ser que você já tenha
feito planos grandiosos antes, apenas para não seguir em frente e depois de algum
tempo refazer novos planos fascinantes.

Novos planos esses que muitas vezes não funcionam. Não funcionam para você entrar
em forma, não funcionam para ganhar mais dinheiro, não funcionam para conseguir um
novo emprego.

E a principal razão pela qual esses planos não funcionam é porque eles nos distraem do
que realmente é importante: a ação diária, constante e consistente.

A única maneira de entrar em forma é fazer exercícios e alimentar-se bem todo santo
dia. A única forma de ganhar mais dinheiro é trabalhar para todo santo dia aumentar o
valor de nossos ativos, seja nossa capacidade ou os bens que compramos como
investimentos.

É simples. E talvez por isso nosso cérebro não se encante tanto com isso. Convenhamos,
é bem mais atrativo formular grandes e ambiciosos planos do que enfrentar a realidade
de acordar mais cedo, calçar os tênis e ir fazer exercícios rotineiramente.

Mas o segredo é esse. É criar novos hábitos. É agir com consistência. É se dispor a fazer
o trabalho diário, cotidiano, repetitivo. Mesmo que isso seja bem menos atraente do que
formular planos mirabolantes.

Se você for adiante, mesmo que um milímetro a cada dia, será recompensado pelo seu
empenho com os resultados que você tanto busca para 2014.

Um feliz ano novo para você que chegou até aqui!