GUIA FÁCIL – COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO

Por Isaias Alves Machado¹ e Elvino Pinheiro2

Este guia fácil visa compartilhar experiências de desenvolvimento de congressos com

jovens e adolescentes. Este documento organiza seqüencialmente os principais passos para
um líder planejar e executar um congresso, podendo ser este aberto ou fechado.

1 – Definições

Congresso de jovens ou adolescentes possuem basicamente duas configurações

básicas, podendo ser:

Aberto – Esta modalidade de congresso normalmente é realizado em locais aberto

com igrejas, acampamentos próximos aos centros urbanos onde geralmente os
congressistas tem opção ou necessidade de hospedar fora das dependências do
congresso;

Fechado - Nesta modalidade o congresso é oferecido em local com infra-estrutura

suficiente para que o congressista passe todos os dias dentro das dependências do
congresso. Sendo assim as acomodações e alimentação é fornecida e o custo incluído
na inscrição do congresso.

2 – Planejamento

A fase de planejamento do congresso é fundamental para sucesso, uma vez que nessa
etapa será organizada a espinha dorsal do evento.
2.1 – Definição do publico alvo
Essa deverá ser uma das premissas quando pensar em congresso. A definição exata guiará na
escolha da infra-estrutura bem como os palestrantes oficinas e músicas de acordo com a faixa
etária.
Alguns congressos são preferíveis fazer focado em jovens ou adolescentes separadamente,
porém é viável fazer um congresso que abranja as duas faixas.

2.2 – Definição da estrutura do evento

A estrutura do evento é de fundamental importância e tem suas características próprias de
acordo com a faixa de idade. Para tanto deverão ser observados os seguintes critérios:
a) Localidade – A localidade do congresso será importante pois será um elemento
motivador para o congressista. A acessibilidade do local deverá estar bem claro na
divulgação, colocando opções de meios de transportes públicos. Caso seja distante de
centro urbano, deverá ser sugerido aos congressitas alternativas de caravanas para
deslocamento da galera. Em congressos muito próximo de centros urbanos, deverá ter
 estratégias de manter o congressista no evento, evitando que a todo momento ele
saia para ir em casa, na lanchonete ou cinema. Isso quebra o congresso.
b) Espaço físico – O local deve ser muito bem planejado. Deverá ter locais adequado para
as celebrações, oficinas, refeitório, dormitórios e banheiros. Deverá ser observado se
os locais permitem separação com boa privacidade entre os sexos. Caso o local seja
distante de centros urbanos, lembrar de reservar local para preletores, bandas e
convidados.
c) Custo – Deverá ser levantado o custo geral para o congresso tomando como medida
uma expectativa realista do número de congressista, adicionando a ela uma margem
de segureança. Deverão ser considerado, custo do aluguel do local, som, iluminação,
alimentação, ofertas de preletores, deslocamento de equipes, manutenção pós
eventos. Todas essas informações deverão ser contabilizada para então traçar o preço
do congresso. Caso a estrutura esteja onerando o peso do congresso acima da média,
deverá buscar outros meios de levantar o dinheiro para investimento (patrocínios,
cantinas, vendas de camisas, etc.
d) Programação - a definição da temática do congresso sempre que possível deverá ser
elaborada por um grupo de pessoas com experiência em congresso. O tema que guiará
o congresso, bem como quem vai ministrar a música, dança, oficinas e mensagens
deverá ser democraticamente definida. Após formalizar a idéia central, escolher um
título que desperte interesse no publico alvo, evitando temas repetitivos, desconexos
e excessivamente previsíveis. O tema será utilizado como fonte de marketing.
e) Divulgação – Deverá ser discutido as estratégias de divulgação levando em
consideração a distribuição e localização do publico alvo. Deverá constar como
premissa que a meta é atingir 100% dos jovens de todas as igrejas. Poderá ser elabora
um cartaz bem expressivo, com uma arte bem elaborada e informações claras.
Importante que cada igreja receba com ao menos 45 dias de antecedência o cartaz
para dispor no mural da juventude ou igreja. Poderão ser utilizado mala direta, e-
mails, web site ou quantos meios estiverem a mão. Importante que seja criado um
comitê de divulgação, não centralizando apenas no presidente ou diretoria.
f) Alimentação – Poderão ser utilizados vários métodos, tais como:
a. Equipe local – Poderão ser organizado pela própria juba uma equipe de
cozinheiros, apoio, etc para montar uma cozinha (caso o espaço caiba) para
atendimento as necessidades dos congressistas. A equipe deverá ter pessoas
com experiência para elaborar um cardápio adequado, fazer lista de compras,
preparar alimentos de boa qualidade. A quantidade e qualidade da refeição
influencia diretamente a decisão do congressista retornar ou não no ano
seguinte, principalmente se for a única opção de alimentação.
b. Terceirizar – Caso opte por terceirizar, deixar bem claro qual o cardápio e
número de jovens que deverão ser plenamente atendido. Se possível elaborar
um contrato simples onde devem constar os deveres e compromissos de
ambas as partes e se necessário as bonificações e penalidades pelo
cumprimento das metas estabelecidas e acordadas. Como boas opções teriam
igrejas com Know how para essa atividade.
Obs. Atenção especial deverá ser dado a qualidade da alimentação, pois um
produto vencido pode trazer complicações a todo congresso tal como infecção
intestinal, etc.
g) Som e iluminação – Considerando que o ponto central do congresso serão as
mensagens e os momentos de celebração, a estrutura de som não pode deixar a
desejar. Poderão ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa. Ambas as
opções deverão ser planejadas levando em consideração opiniões de técnicos de som,
pessoas experientes com bandas e observa a acústica do ambiente. Para reduzir custo
 poderão ser emprestados os materiais de igrejas, desde que haja uma comissão para
montagem antecipada no local.
h) Definição de equipes – Ainda na fase de planejamento definir equipes para trabalhos
voluntários. O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e
infra estrutura. Nessa fase, importante definir um âncora para cada atividade e a
medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomando outras formas e
crescendo de acordo com as necessidades. Importante definir se haverá benefícios
para os membros da equipe e sempre manter foco no custo conforme item “C”. as
principais equipes são:
1. Inscrição – Organizar lista de todos os inscritos e confirmar com antecedência
direcionando os recursos para a tesouraria para pagamentos das contas do
congresso;
2. Recepção – Será responsável por dar as boas vindas aos congressistas quando
chegarem ao evento. Deverão ser pessoas simpáticas, bem vestidas e munidas
de bastante informação;
3. Som e iluminação – preparar a estrutura de comunicação e manter a qualidade
durante todo evento.
4. Programa – Deverá ser responsável por acompanhar a programação,
antecipando as eventualidades e fazendo cumprir os horários estabelecidos.
Essa função deverá ter exclusividade evitando que os horários sempre atrasem
por excesso de ocupação do presidente. O cumprimento dos horários é
fundamental para sucesso do congresso e as exceções e imprevistos durante o
congresso deverão ser gerenciados pela equipe de programa juntamente com
a liderança do congresso;
5. Entretenimento – Deverá ser prevista uma equipe para condução de atividades
de laser e entretenimento, como esporte durante o dia, multimídia na parte
da noite e até mesmo dinâmicas durante o congresso;
6. Alimentação – Equipe que definirá o cardápio e o seu cumprimento. Essa
equipe também será responsável pelo cumprimento dos horários das refeições
e constantes ajustes durante o congresso;
7. Ornamentação – Equipe que planejará, executará e fará manutenção da
ornamentação do local. Tanto o salão da celebração quanto, salas de oficinas,
refeitórios e banheiros deverão ser contempladas;
8. Limpeza e organização – Esta equipe será responsável pela manutenção de um
ambiente higiênico e organizado dentro do congresso. Deverão manter foco
no asseio da cozinha, banheiro e áreas comuns. Deverão ser dispostas lixeiras
em pontos estratégicos e cartazes solicitando colaboração. A organização
constante do espaço é fundamental, mesmo sendo repetitivo após as
celebrações e refeições;
9. Acessos – Deverá ter equipe para controlar acessos, principalmente se o local
for afastado de centros urbanos. O local do congresso deverá ser restrito aos
congressistas e pessoas autorizadas pela direção do congresso. A área dos
dormitórios deverão ser restritas aos congressistas. Pessoas estranhas deverão
ser cuidadosamente abordadas em companhia de outros líderes. Ter sempre a
mão telefones de autoridades policiais para caso de sinistros.
10. Manutenção – Uma equipe deverá ser designada para eventuais concertos e
reparos antes, durante e pós congresso. Uma descargas que se quebra pode
trazer transtorno para o congresso caso não seja corrigido de imediato.
Banheiro, cozinha deverão ter prioridades justa;
11. Transporte – Uma equipe exclusiva para transporte facilitará o trabalho.
Agilidade e responsabilidade são fundamentais para efetuar eventuais
 compras de emergência, socorro a uma pessoal com mal estar, transportar
mensageiros, preletores, etc,
12. Saúde – Uma equipe de profissionais da saúde será fundamental para manter
um local reservado para eventuais emergências. Medicamentos e estratégias
para emergência são bem vindo quando houver bom senso da equipe.

3 – Desenvolvimento do congresso
A facilidade de execução do congresso está diretamente relacionada com o grau de
investimento na etapa de planejamento. Nessa fase todos os principais e eventuais problemas
foram descobertos a tempo e solucionados pelas equipes devidamente formalizadas.
Com a aproximação do congresso, reuniões periódicas deverão ser realizadas,
levantando as pendências e os responsáveis por saná-las. Nessa etapa será importante delegar
e não centralizar todas as decisões e provisões, porem alguém precisa ter controle do
andamento de tudo para que não haja surpresas.
Importante ter uma metodologia que controle as ações. Pode ser usado uma planilha
de “o que, quem , quando, como” ou check list de pendências (anexo). Mais importante que a
metodologia é o seu gerenciamento.
As comissões que por necessidade forem de numero expressivo, deverá ter um
responsável para que dê agilidade nas decisões. Durante o congresso, sempre que possível
deverá ser realizado reuniões com equipes para avaliação do congresso e providências
imediatas;
O cumprimento da agenda do congresso deverá receber prioridade durante o evento,
pois a soma dos imprevistos pode desestabilizar o congresso. Sendo assim a comissão deverá
estar pronta para flexibilizar ou inverter uma ou outra atividade.

4 – Pós congresso

Ao finalizar o congresso, as equipes deverão continuar mobilizadas até entrega do

local. A desmontagem dos cenários, limpeza do ambiente e organização do espaço precisará
do esforço de todos.
As equipes de limpeza e organização deverão liderar os demais voluntários para que
finalize o mais rápido possível. A equipe de manutenção deverá fazer revisão geral para que o
local seja entregue conforme adquirido.
Algumas atividades que não poderão ser reparadas no dia, por falta de tempo, recurso
ou ferramenta, deverão ser devidamente sinalizada e se necessário contratar mão de obra
especializada para reparo.
Uma reunião de avaliação posterior ao congresso com todas as equipes é de grande de
importância para o correto fechamento do congresso. Nessa reunião poderão ser discutidos:
a. Fechamento financeiro – Fornecer relatos a todos do fechamento e resultado
financeiro do congresso. Se ficar pendências, oportunidade de discutir soluções;
b. Pontos fortes – Discutir e apreciar os pontos fortes e resultados. Importante para
elogiar as equipes que cumpriram o planejamento;
c. Lições aprendidas – Importante destacar as eventualidades e problemas do congresso.
Esta parte deverá ser bem conduzida para não criar um clima desconfortável para as
equipes. O foco deverá ser o registro das dificuldades para experiências futuras.
ANEXO A – Acompanhamento de pendências (tabela)

Planilha de acompanhamento
Que Quem Como Quando
Definir cardápio Rogério Matias Reunir com 14/10/2010
alimentação (PIB Alegre) cozinheiras de sua
igreja
Alugar mesas e Alessandro Silva (I. Efetuar 3 cotações 25/10/2010
cadeiras B. Rio Branco) em empresas do
ramo

ANEXO B – Acompanhamento de pendências (check List)

a. Aluguel de cadeiras e mesas;

b. Definir cardápio para refeições;

c. Digitar programa do congresso;