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Curso de Análise e Desenvolvimento de Sistemas

Disciplina: APLICAÇÕES COMPUTACIONAIS

Profa. Vânia Franciscon Vieira

Empresa Jofege Pavimentação e Construção Ltda

Análise do Sistema ao ERP RM TOTVs

GRUPO Nº 12

Igor Monte – RA: 002201900491


Richard Marcos Rosa – RA: 002201900894
Stefani Pereira da Silva – RA: 002201901686
Thiago de Souza – RA: 002201900359

Itatiba
Março / 2019
1. CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA.

Nome da empresa: Jofege Pavimentação e Construção Ltda.


Ramo de Atividade: Prestadora de serviços.
Endereço completo: Av. Pedro Mascagni, 650 - Jardim Galetto, Itatiba - SP,
Tempo no mercado/ Data de fundação: 50 anos de mercado, fundada em 1968.
Produtos e/ou serviços oferecidos: Pavimentação de estradas ou rodovias, obras
de saneamento básico, Obras de infraestrutura.
Planos de crescimento futuros: Espera-se melhorar cada vez mais nos
procedimentos internos para que o a empresa volte a crescer.

2. CARACTERICAÇÃO DA ÁREA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO.

O departamento de TI da Jofege possuí scanners, computadores, servidores,


switches e celulares. Além disso, utilizam alguns aplicativos como Pandion,
Outlook, Visual Studio, Team Viewer, , SISMA, SIMOVA, Fluig, SafeDoc, Dynamicca,
RC, os frameworks Ionic e Angular, o ERP RM TOTvs

3. CARACTERIZAÇÃO DO SISTEMA.

3.1 Características básicas do sistema.

O sistema a ser estudado será o de Compras, que é um módulo pertencente ao ERP


RM TOTVs, que é composto de vários programas para atender ao procedimento de
compra.

3.2 Funcionamento do sistema atual.

O ERP trabalha com movimentos, que são grupos de processos presentes em cada
programa do módulo, através destes são definidos movimentos de entrada ou
saída de mercadorias, como também o tipo de procedimento a ser feito e a onde
será enviado o custo, a seguir veremos detalhadamente o procedimento de
solicitação, cotação e ordem de compra, cujos movimentos serão 1.1.10 para
solicitação e 1.1.09 para compras.

3.2.1 Solicitação de Compra.

Para solicitar produtos, é necessário que o usuário gere um novo movimento, para
isto ele deverá clicar no ícone “novo” de sua interface, com isso, abrirá uma janela,
onde por default iniciará no Identificação/Cabeçalho do movimento, neste
cabeçalho deverão ser preenchido o local de estoque, que indica para qual tipo de
local deverá ser enviado o material, por exemplo, caso seja almoxarifado central,
ao lançar a NF, o saldo caíra sobre o local, e o disponibilizará para ser solicitado.
Figura 1 – Cabeçalho da Solicitação de Compra.

O próximo passo será informar os itens da solicitação, e para isso o usuário clicará
em “novo” e em uma nova janela deverá ser informado o código do produto, que é
atrelado ao cadastro do produto do módulo Cadastros, ao preencher, o ERP
preencherá automaticamente os campos relacionados ao produto, a Descrição
Completa do Item e a Unidade de medida, com isso faltará apenas inserir a
quantidade a ser solicitada.

Figura 2 – Itens da Solicitação de Compra.

Feito isto, por obrigatoriedade, o usuário deverá preencher os campos despesas


que fica em Integrações, definindo que tipo de despesa este determinado item
pertence, além disso, em Rateios deverá ser preenchido o centro de custo do
material, ou seja, em qual conta da empresa cairá o custo. Em Informações, poderá
ser incluso alguns detalhes sobre o produto, como a marca, o modelo, o código do
item no mercado, informações técnicas e as aplicações, para salvar as alterações e
concluir a inclusão do item, basta clicar em Ok para salvar e fechar a janela, ou
clicar em salvar, para evitar a abertura da tela toda vez, no canto superior
esquerdo há o ícone de inclusão do item, onde poderá ser adicionado mais itens
ainda na mesma tela.

Após adicionar o número de itens desejados, pode-se concluir a solicitação dando


ok em todas as janelas anteriores.

3.2.2 Cotação.

Diferente dos outros programas, a cotação não é controlada por grupo de


movimentos, ela é única e integrada a todos tipos de movimentos, fazendo com
que a base de dados se concentre em apenas um local.
Após as solicitações desenvolvidas pelos requisitantes dos almoxarifados, o
comprador terá vários itens do movimento 1.1.10 para comprar. Com isso, em
primeiro lugar o comprador deverá abrir o programa de cotação e gerar uma nova
cotação, com isso o sistema abrirá a janela de Assistente de cotação para que seja
informado o nome do comprador, a data limite para resposta do fornecedor, a
coligada e o movimento desejado para cotação.

Figura 3 – Dados Iniciais do Assistente de Cotação.

Ao avançar, o comprador realizará uma buscar pelos movimentos de solicitação


que contenham itens da sua família de itens, por exemplo: elementos de fixação,
filtros, aço, derivados de petróleo e etc. Concluindo esta etapa, será redirecionado
a uma lista de fornecedores onde já foram comprados os determinados itens,
nesta o usuário selecionará até 5 fornecedores os quais ele deseja enviar,
concluindo, irá para o ultimo passo do processo, onde selecionará o prazo de
pagamento e entrega desejados, como também informar qual tipo de análise fará
para esta cotação, melhor oferta global (onde será calculado o fornecedor mais
viável segundo o montante) ou melhor oferta por produto (que irá destacar onde
cada produto está mais barato).

Fazendo isso, a inclusão da cotação está finalizada, e agora poderá ser direcionada
aos fornecedores. Clicando sobre a cotação realizada, o usuário deverá clicar no
botão logo abaixo do “x”, onde abrirá a janela de comunicar ao fornecedor.

Figura 4 – Janela de Cotação.

Nesta janela aparecerão 3 opções de envio, a primeira trata-se apenas da


impressão do Orçamento, onde poderá ser enviado ao diretório desejado com o
formato “PDF”, a segunda trata-se do envio direto ao fornecedor, via sistema,
onde poderá anexar o orçamento, a ultima opção é a cotação via web, onde a
cotação é inutilizada ao comprador até a data limite de resposta, ou o envio do
orçamento pelo fornecedor, e é liberada ao fornecedor com login e senhas
definidos pelo ERP para realizar o orçamento via web, ao final do preenchimento
do fornecedor, ele o enviará e o sistema baixará o orçamento no sistema através
dos Jobs, que são rotinas pré-definidas, neste caso, a rotina irá importar o
orçamento para o sistema de 30 em 30 minutos. Neste estudo, o processo que será
informado, será o de comunicação via e-mail.

Após receber o orçamento através do e-mail, o comprador irá preencher os dados


manualmente no sistema de cotação, e realizará o cálculo que será com base no
modelo de análise selecionado no assistente de cotação, com isso, o sistema
gerará um quadro comparativo que irá dispor a melhor oferta segundo a análise,
em alguns casos como o prazo de entrega, o comprador poderá optar por fazer
uma interferência na cotação e selecionar como vencedor o que possui melhor
prazo de entrega. Ao final, o comprador selecionará os itens que serão
encaminhados ao fornecedor e transformará a solicitação 1.1.10 em pedido 1.1.09,
concluindo o movimento anterior.
Figura 5 – Quadro comparativo da janela de Cotação.

3.2.3 Ordem de Compra.

Após gerar o movimento de compra, o comprador enviará o movimento ao


fornecedor para que realize a fatura do material. Este movimento é referência para
os recebimentos e lançamentos de NF, nele possuem todos os dados cadastrados
anteriormente, ele se reproduz no mesmo formado das solicitações, porém com
acréscimo de alguns campos, como mostra as figuras abaixo.

Figura 6 – Cabeçalho da Ordem de Compra.


Figura 7 – Itens da Ordem de Compra.

3.2. Análise do Sistema Atual (AS IS).

Mesmo com todas estas funcionalidades, o sistema apresenta algumas falhas, e


consigo também traz falhas de procedimento, como segue.

Um dos problemas encontrados no estudo sobre sistema de Compras é a não


utilização de todos os programas e campos dentro deles, muitas funcionalidades os
usuários não souberam responder o porquê existe e para que serve. A não
utilização de todos os recursos é grande problema, já que o sistema não exerce sua
total capacidade.

Outro problema encontrado foi as inúmeras quantidades de telas, que apesar de


organizado, gera muita lentidão para carregamento, travando momentaneamente
o processo, foi levando que, para a realização de uma solicitação de compra, o
usuário leva em média entre 5 e 10 minutos por solicitação, e o comprador para
executar os passos da cotação, contando apenas os processos sistêmicos, pode-se
levar em média entre 15 e 20 minutos por cotação.

Apesar de funcional, o quadro comparativo é um tanto confuso para os usuários,


alguns não sabem o que quer dizer alguns dos valores inseridos no quadro, outros
se perdem fácil na análise, prejudicando a tomada de decisão, outro ponto relativo
ao quadro é a interferência, onde é permitido realiza-la somente uma vez,
limitando o processo em algumas negociações que existem muita procura pelos
produtos e vem a ser necessário retrabalhar, cancelando a cotação e realizando o
processo inteiro.

No levantamento com os usuários, foi visto que uma funcionalidade de subtotal


para antes do quadro comparativo seria interessante, pois o comprador poderia
redefinir sua estratégia de acordo com a orçamentos e tomar rápidas providências.
3.3. Proposição de melhorias (TO BE).

É necessário treinamento no sistema, procurando se inteirar melhor das


funcionalidades como também entender a viabilidade de se ter uma destas
funções. Além disto, algumas funcionalidades como a cotação Web, se encontram
em fase de implementação, onde ainda é necessário realizar correções e testes
para uma melhor aproximação a este meio de cotação. Outro fator determinante
são as tecnologias disponíveis aos compradores, no atual momento o Excel vem
sendo como um auxiliar na tomada de decisão e orçamento, através dele estão
sendo analisados os timelines de compras, como também o fluxo de trabalho e
custeio, alguns dos relatórios do sistema estão necessitando de reparos, porém
como já são consultas demoradas devido a grande base de dados, a solicitação por
reparos encontra-se em stand by.