3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

3.1 Descrição da situação atual da empresa

3.1.1 Estrutura Organizacional

Atualmente a empresa não conta com uma estrutura organizacional formal, a

comunicação é informal e não a nada que indique aos funcionários a quem devem se reportar,
suas respectivas tarefas e responsabilidades, este modo de trabalhar aparenta atender as
necessidades da empresa. Conforme dados coletados em entrevista com os gerentes, foi
elaborado o organograma atual da empresa.

Direção

Ger. de
Vendas/Produção

Assistente

Aux. Serv. Estagiário

Vendedor Tapeceiro Marceneiro Entregador
Gerais de Arquitetura

3.1.2 Descrição de cargos e funções.

De acordo com a observação realizada junto a empresa em estudo, os funcionários

ocupantes dos cargos exercem tarefas e funções, conforme descrito a seguir:
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Cargo: Direção

Descrição Sumária:

Zela pela saúde financeira da empresa, realiza compras, gerencia os recurso

humanos, contratos de propagandas.
Descrição do cargo:

- Controle de contas a pagar e a receber;

- Atender clientes, quando necessário;
- Compra de matéria prima, material de escritório e imobilizado;
- Recebe a matéria prima e coordena sua armazenagem;
- Controla os níveis de estoques;
- Recrutamento e seleção de pessoal;
- Controla folha de pagamento;

Cargo: Gerente de vendas/Produção

Descrição Sumária:

Realizar pedidos de compras de tecidos e decoração; atender e conquistar clientes;

demonstrar produtos; verificar crédito de cliente em outras instituições; aprovar crédito ao
cliente; aprovar vendas a prazo; concluir vendas; coordenar e efetivar processo de
recrutamento e seleção de pessoal do setor de Vendas; participar de mostras de novas
tendências de mercador. Recebe os pedidos dos venderes e encaminha para a produção;
Coordenar e monitorar toda produção controle de qualidade dos produtos e coordenar entrega
de produtos vendidos;

Descrição do cargo:

- Verificar limpeza da empresa e instruir o responsável pela função quando

necessário;
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- Resolver todo tipo de problemas com clientes e fornecedores de tecidos e artigo de

decoração;
- Exigir um atendimento de qualidade;
- Coordenar a realização do processo de recrutamento e seleção de pessoal do setor
Vendas;
- Participar de eventos e mostras de novas tendências de mercado;
- Realizar treinamento aos novos funcionários (setor de vendas) ou quando houver a
necessidade;
- Fazer verificações para aprovação do crédito ao cliente;
- Aprovar vendas a prazo após análise e de acordo com normas da empresa;
- Demonstrar produtos, sempre buscando informar qual o melhor produto à cada
cliente/situação;
- Calcular preço final dos produtos;
- Coordenar o setor produtivo, repassando os pedidos de produtos e serviços aos
subordinados por meio de ordem de serviço;
- Zelar pela qualidades dos produtos.

Cargo: Assistente

Descrição Sumária:

Suporte ao Gerente de Vendas/Produção, atendimento per. ao cliente, auxilio no

controle de qualidade, filtro para possíveis problema na produção.

Descrição do cargo:

- Realizar os serviços solicitados pelo Gerente de Vendas/Produção;

- Visitar o domicilio do cliente;
- Planejar o layout do Show Room;
- Auxiliar no controle produtivo;
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- Filtrar problemas de qualidade

- Carregar e descarregar mercadorias, quando solicitado;
- Fazer entregas de pedidos quando o gerente de produção solicitar.
Cargo: Vendedor

Descrição Sumária:

Atendimento direto ao cliente que visita o show room.

Descrição do cargo:

- Atendimento a cliente no show room;

- Atende telefone;
- Demonstração de produtos;
- Cotação de preços;
- Venda de produtos;
- Fazer pedidos;

Cargo: Tapeceiro

Descrição Sumária:

Estofar e fazer revestimento dos produtos com de tecidos

Descrição do cargo:

- Receber a estrutura e a ordem de serviço do marceneiro

- realizar o estofamento da estrutura;
- Costurar os tecido de revestimento;
- Fazer o acabamento final;
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Cargo: Marceneiro

Descrição Sumária:

Montar a estrutura dos produtos.

Descrição do cargo:

- Receber a ordem de serviço do Dep. De Vendas/ Produção;

- Montar a estrutura dos produtos;
- Encaminhar a estrutura para o tapeceiro;

Cargo: Aux. de Serv. Gerais

Descrição Sumária:

Auxiliar o tapeceiro e o marceneiro

Descrição do cargo:

- Auxiliar na montagem das estruturas dos produtos

- Transportar produtos para outras áreas da fabrica;
- Desmontar produtos para reformas;
- Auxiliar na entrega de produtos;
- Zelar pela Limpeza da Fabrica;

3.2 Análise da situação atual da empresa

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A Madeireira Santa Rosa constitui-se em uma empresa familiar, onde as funções são
divididas e supervisionadas pelo proprietário. Pode-se observar pelo organograma que o
proprietário ocupa o nível mais alto na organização, tendo como responsabilidade a tomada de
decisões, desde a compra das madeiras até a venda e entrega das mesmas. Gerando acúmulo
de funções, pois o proprietário além das funções de tomada de decisão, desempenha outras
tarefas operacionais, não optando por delegar algumas delas aos subordinados alegando que
as mesmas devem ser realizadas pelo próprio proprietário.
A contabilidade administrativa e as vendas são realizadas por um gerente
administrativo, comercial e de vendas, auxiliado por uma secretária. Esta se responsabiliza
por informar o referido gerente quanto aos pedidos. E ele se responsabiliza pelo atendimento
aos clientes e pelo controle administrativo, encaminhando os pedidos ao gerente de produção,
entretanto, todo o processo segue sob a supervisão do proprietário. O excesso de funções
delegadas ao gerente administrativo comercial e de vendas culminam em sobrecarga de
trabalho, o que o impede de possuir condições (tempo e autonomia) para buscar potenciais
clientes e estreitar relacionamento com os clientes atuais. Outra consequência do acúmulo de
funções sobre o cargo deste gerente resulta na necessidade de que o proprietário se preocupe
demasiadamente com tarefas rotineiras.
Nota-se que o organograma atual da empresa, ao representar a divisão de trabalho e
as linhas de comando, torna clara a inadequada divisão hierárquica. Percebe-se que a divisão
de trabalho no setor comercial e de vendas faz-se necessária, pois o respectivo gerente esta
sobrecarregado de funções, as quais poderiam ser divididas mais adequadamente. A linha de
comando apresenta-se confusa aos funcionários, por conta do excesso de funções
desempenhadas por alguns cargos. Consequentemente, a falta de definição de um quadro de
tarefas dificulta o entendimento das funções a serem exercidas. Por exemplo, quando há
necessidade, o auxiliar de produção se dirige ao gerente de produção; este, por sua vez se
dirige ao gerente administrativo comercial e de vendas; e, este último se dirige à direção. O
processo seria simplificado se o gerente de produção se dirigisse diretamente à direção, o que
aliviaria o gerente administrativo comercial e de vendas, que poderia se dedicar mais a outras
funções.
A comunicação ocorre predominantemente de maneira informal. A falta de
padronização para elaboração e encaminhamento de pedidos, orçamentos ou simplesmente
recados, prejudicam o desenvolvimento das tarefas, como, por exemplo, pedido de cliente
quando anotado e não repassado ocasiona atraso na entrega do produto.
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Em função da situação atual da empresa, problemas podem ser detectados e possíveis

sugestões podem ser identificadas com o intuito de melhorar o funcionamento da empresa.

3.3 Possíveis problemas detectados

- Organograma atual não atende as necessidades da empresa;

- Linha de comando confusa;
- Acúmulo de funções no cargo de gerente administrativo comercial e de vendas;
- Ausência de manual com descrição de cargos e respectivas funções;
- Comunicação sem clareza e sem procedimentos definido.

3.4 Sugestões e/ou recomendações

Sugere-se a elaboração de um novo organograma com os cargos já existentes na

empresa e com a exclusão do cargo de gerente administrativo comercial e de vendas e a
inclusão de dois novos cargos, gerente administrativo e gerente de compras e vendas. A
inclusão destes cargos torna-se viável a partir da concepção de delegação e ordenamento e
não vai gerar custos adicionais à empresa. Ou seja, os ocupantes dos novos cargos serão
remanejados de cargos já existentes na empresa e desempenharão funções das quais já
desempenhavam nos antigos cargos, todavia reorganizadas e re-divididas.

Figura 1: Organograma sugerido

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Fonte: Elaborado pelas autoras

Com o organograma sugerido, a hierarquia foi organizada de forma adequada, onde

os gerentes estão posicionados na mesma linha de comando e abaixo deles, os subordinados
que deverão auxiliá-los. O cargo de gerente administrativo, comercial e de vendas teve suas
funções divididas em gerente administrativo e gerente de compras e vendas, conforme
descrito a seguir.

DESCRIÇÃO DE CARGOS
Cargo: GERENTE ADMINISTRATIVO
Descrição Sumária:
Realizar abertura e fechamento da empresa; zelar pela organização e manutenção da limpeza;
estoques (de pregos e madeiras); controlar emissão e lançamento de notas fiscais; aprovar
crédito ao cliente; aprovar vendas a prazo; controlar todo o setor financeiro; coordenar e
efetivar cobranças; coordenar e realizar processo de recrutamento e seleção de pessoal do
setor administrativo; monitorar os recursos humanos; incentivar a interação intergrupal;
organizar treinamentos aos demais funcionários; zelar pelo uso do equipamentos de
segurança; e, resolver problemas com clientes, fornecedores, funcionários e outros, quando
houver.
Descrição do cargo:
- Realizar abertura e fechamento da loja, no horário estipulado pela empresa;
- Verificar limpeza da empresa e instruir o responsável pela função quando necessário;
- Controlar emissão de notas fiscais e realizar lançamentos quando necessário;
- Aprovar vendas a prazo após análise e de acordo com normas da empresa;
- Aprovar crédito ao cliente conforme normas pré-determinadas pela empresa;
- Resolver todo tipo de problemas com clientes, fornecedores, funcionários e outros, tendo
muita paciência e consciência antes da ação;
- Coordenar a realização do processo de recrutamento e seleção de pessoal do setor
administrativo, sempre que for necessário, por meio de anúncios, testes e entrevistas,
utilizando a metodologia pré-definida pela empresa, visando o preenchimento das vagas
existentes.
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- Realizar o desenho de cargos, anualmente, por meio de questionamento aos funcionários,

visando a atualização do desenho de cargos;
- Realizar a avaliação de desempenho, trimestralmente, por meio de métodos mistos, visando
o conhecimento do desempenho dos funcionários;
- Participar de cursos oferecidos pela empresa e sempre que houver outras oportunidades de
aperfeiçoamento comunicar ao superior imediato;
- Organizar treinamento para os funcionários, sempre que lhe for solicitado ou quando
houver necessidade, por meio de parcerias com o sindicato, SEBRAE, fornecedores, entre
outros, visando a capacitação dos funcionários;
- Estimular a interação intergrupal, bimestralmente, por meio de eventos, tais como
confraternizações, dinâmicas, dentre outras, visando bom relacionamento entre os
funcionários;
- Realizar descrição e análise de cargos, anualmente, por meio de observação direta,
questionários, entrevistas diretas, visando um melhor aproveitamento das tarefas realizadas
por cada funcionário;
- Realizar planos de benefícios sociais, periodicamente, visando a redução da rotatividade de
pessoal, melhoria do clima organizacional;
- Realizar monitoração de Recursos Humanos, periodicamente, por meio de análises,
controles, visando o acompanhamento do que está acontecendo;
- Controlar toda parte financeira, inclusive o caixa, sempre, utilizando metodologia pré-
definida pela empresa podendo apresentar sugestões para a melhoria da mesma, visando o
máximo controle dessa área da empresa;
- Realizar os controles do pagamento de boletos e duplicatas diariamente;
- Realizar o acompanhamento financeiro dos movimentos realizados pelos bancos dos quais
a empresa é cliente, diariamente, utilizando-se do controle do livro de conta corrente onde
costumam ser anotados os movimentos de depósitos, saques e outros, evitando o pagamento
de juros de cheque especial e a devolução de cheques;
- Fazer verificações para aprovação de vendas a prazo a clientes;
- Realizar cobrança de duplicatas em atraso de clientes, semanalmente, utilizando
metodologia pré-definida pela empresa, visando a diminuição de inadimplência na empresa;
- Realizar recebimento de clientes;
- Acompanhar o processo de assistência de produtos e realizar trocas de produtos quando
necessário, por meio de métodos pré-determinados na empresa;
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- Atender, realizar e controlar ligações;

- Exigir qualidade no atendimento, organização em toda a empresa e verificar o uso de
equipamento de segurança pelos demais funcionários;

DESCRIÇÃO DE CARGOS
Cargo: GERENTE DE COMPRAS E VENDAS
Descrição Sumária:
Atender telefone; atender clientes; conquistar novos clientes; cadastrar clientes; verificar
crédito do cliente em outras instituições; demonstrar produtos; efetivar vendas; participar de
cursos; realizar compras de madeiras brutas; realizar entregas de mercadorias, buscando-as
quando for necessário.
Descrição do cargo:
- Realizar atendimento, com o subsídio de treinamentos realizados pela empresa, visando
bom atendimento e satisfação do cliente;
- Conquistar clientes, conhecendo-os e atendendo-os bem, buscando fidelizá-los;
- Demonstrar produtos, sempre se informando sobre os mesmos (finalidade e características),
para saber qual o melhor produto à cada cliente/situação;
- Concluir vendas a prazo, seguindo os métodos pré-definidos pela empresa;
- Concluir vendas com pagamento a vista, seguindo os métodos pré-definidos pela empresa,
visando atingir sua meta e informar ao financeiro a venda realizada com todos os dados
necessários;
- Realizar cadastro de clientes com todos os dados necessários conforme metodologia da
empresa;
- Realizar entregas de mercadorias, buscando-as quando necessário;
- Acompanhar compras de madeira realizadas pela empresa, com o apoio de informações de
compras anteriores, visando maior segurança na decisão a ser tomada;
- Realizar pedidos junto aos fornecedores ou repassá-los ao gerente de produção para que
ele o faça;
- Realizar compras de material de limpeza, material de expediente, de produtos como portas,
batentes, pregos e madeirites, quando necessário;
- Pesquisar preços junto aos fornecedores e concorrentes para verificação de preços de
mercado;
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 Atender e efetuar ligações.

Recomenda-se, que após as funções serem determinadas, sejam transcritas em um

manual, que depois de digitado e impresso em folha de sulfite A4, poderá ser encadernado.
Quando concluído, o manual deverá ser apresentado a todos os funcionários da empresa, de
modo a esclarecer em que nível hierárquico do organograma cada um estará situado, o
respectivo cargo que ocupará e as relativas funções a serem desempenhadas.
Sugere-se que a comunicação escrita (recados, pedidos e orçamentos) seja
padronizada por meio do uso de blocos de pedidos que possuam duas vias, sendo a segunda
entregue junto ao setor ou à pessoa responsável, obtendo visto que confirme o recebimento da
mesma, conforme modelo do Anexo II. Dessa maneira, será comprovado que o
recado/pedido/orçamento foi levado ao conhecimento do setor correto. Melhorando o
atendimento e funcionamento da empresa.
Espera-se que a partir da adoção das sugestões citadas, a nova organização do
organograma esclareça a estrutura hierárquica da empresa, suas linhas de comando e divisão
das tarefas. A divisão dos cargos e respectivas funções poderá contribuir para diminuir a
sobrecarga de trabalho e para a realização de tarefas com melhor qualidade. Já a padronização
poderá melhorar a comunicação escrita, tornando-a mais clara e eficaz e contribuindo para o
melhor desenvolvimento da empresa.