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N o m e d o A l u n o - C P F d o A l u n o
Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU

Teoria e Exercícios
Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff
Introdução ........................................................................................ 01
Aula demonstrativa – Ciclo vital dos documentos: a teoria das 3 idades ..... 03
Lista de questões ............................................................................... 11
Bibliografia ........................................................................................ 13
Introdução
Prezado Aluno,
É com muita satisfação que ministraremos para você, a quatro mãos, a

disciplina de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do Ministério
Público da União (MPU).
Antes de darmos início a nossa aula, permita-nos falar um pouco sobre nós.
Meu nome é Davi Barreto, sou cearense e graduado em engenharia eletrônica

pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Atualmente, sou Auditor
Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União (TCU), tendo
obtido o 1° lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB.
Meu nome é Fernando Graeff, sou gaúcho de Caxias do Sul. Sou formado em
Administração de Empresas e, antes de entrar no serviço público, trabalhei
mais de 15 anos na iniciativa privada.
Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades

Centrais deste Órgão. Atualmente, exerço o cargo de Auditor Federal de
Controle Externo do Tribunal de Contas da União. No serviço público, exerci
ainda os cargos de Analista de Finanças e Controle da Secretaria do Tesouro
Nacional - área contábil – em Brasília e de Analista de Orçamento do Ministério
Público Federal em São Paulo.
Feitas as apresentações, vamos falar um pouco sobre nosso curso.
Você deve saber que, em um concurso tão concorrido como este, cada questão
é decisiva. Não se pode desprezar nenhuma das disciplinas cobradas, todas
são importantes, em maior ou menor grau.
Arquivologia faz parte do núcleo denominado Conhecimentos Específicos que

conta com 90 itens. Assim, é muito provável que a disciplina em questão
represente algo em torno de 15 a 20 itens da sua prova, de forma que aquele
que for bem nessa matéria estará um passo a frente dos outros candidatos.
Por outro lado, não podemos perder tempo, temos que focar no que realmente
é importante.
Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1


Portanto nosso curso está formatado para ser um curso de teoria e exercícios
bastante objetivo, especialmente desenvolvido para que você na medida em
que aprende a matéria, concomitantemente, treine para o dia da prova.
Para isso, o conteúdo programático exigido pelo edital será abordado em 4

aulas, de acordo com o cronograma abaixo:
Aula Data Tópicos abordados

Aula 00 Aula demonstrativa
Conceitos fundamentais de arquivologia.
Aula 01 21/07/2010 O gerenciamento da informação e a gestão de Documentos
(parte 1).
O gerenciamento da informação e a gestão de Documentos
Aula 02 04/08/2010
(parte 2).
Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem;
Aula 03 18/08/2010 automação; preservação, conservação e restauração de
documentos.
Nesta aula demonstrativa daremos uma pequena amostra de como será o

curso, e falaremos de um assunto que será retomado com mais calma na aula
01: a teoria das três idades do arquivo.
Outra coisa, caso você queira resolver as questões antes de ver os

comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista
de todas as questões tratadas durante a aula.
E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do

Ponto. Lá você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar
no aprimoramento dos nossos cursos.
Dito isto, mãos à obra...


Ciclo Vital dos Documentos: A Teoria das Três Idades
Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas
provas do Cespe, e que de certa forma, nos dá uma boa base para
entendermos arquivologia: a teoria das três idades.
Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam

desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos
estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje
em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade
com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização.
Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender

as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de
evolução por que passam os arquivos.
Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos
arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e
permanente.
Vejamos em que consiste essa definição:
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de

documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados
nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os
produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São os
documentos mais utilizados, que frequentemente são consultados.
Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os

documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja,
podem ser emprestados a outros setores para atingirem a
finalidade para a qual foram criados.
Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira

idade são o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que,
pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela
entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.
Aguarde, veremos o que significa valor primário mais adiante...
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de

documentos que deixaram de ser frequentemente consultados,
mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda
solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um
problema novamente focalizado.

Não há necessidade de serem conservados próximos aos

escritórios. Então, são aqueles documentos que não são
consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente,
serem necessários.
A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por

isso, são também chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os
documentos ficam aguardando sua destinação final.
Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o

“conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com
uso pouco frequente, que aguarda destinação”.
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de

documentos que perderam todo valor de natureza administrativa,
que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e
que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.
Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases

anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um
setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais
frequentemente, na segunda idade, com pouca frequência.
Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de

documentos preservados em caráter definitivo em função de seu
valor”.
Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são
complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar
os documentos. Veremos isso mais profundamente nas próximas aulas.
A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei

nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos
são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso

ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
frequentes.
Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.


Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de

valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico

e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de
documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público
será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública,
na sua específica esfera de competência.
Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são

inalienáveis e imprescritíveis.
Para fechar esse assunto, vamos falar um pouquinho mais sobre os valores
primário e secundário dos documentos...
O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa

ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais, fiscais etc.
Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse

que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido.
Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor

secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico,
portanto, têm valor secundário.
Assim, uma definição possível para a teoria das três idades é: “Teoria segundo
a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou
permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades
produtoras e a identificação de seus valores: primário e secundário”.
Tudo tranquilo até aqui?
Vejamos algumas questões para solidificar o conhecimento que já adquirimos.
(Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada

organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do
Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas
entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou
algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida,
o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em
vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado
por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o


documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser
eliminado.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de

arquivo.
01. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte
dos arquivos correntes do MMA.
02. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser

mantido no arquivo permanente.
03. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e

administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a
proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da
instituição.
Resolução:
O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital

dos documentos.
Uma determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério

do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as
duas instituições. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento.
No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas

informações deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas
próximas aulas os procedimentos de protocolo)
Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando,

posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos.
Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia
sido enviado (Atenção: até este momento o documento é corrente), o
eliminado. (Atenção: agora o documento está no arquivo intermediário)
Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento, fica

fácil responder os itens:
Item 1 – Certo. Conforme vimos, enquanto o documento está em curso ou é

consultado frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes.
Item 2 – Errado. O item afirma que na situação considerada, o documento,

antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na
verdade, antes de ser eliminado o documento é mantido no arquivo

intermediário, onde aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para

guarda permanente. No arquivo permanente os documentos são
preservados em caráter definitivo.
Item 3 – Certo. Realmente, deve haver subordinação, tanto técnica, quanto

administrativa, entre o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Pois, um
dos problemas que a gestão documental tem que tratar é o acúmulo de
documentos. A guarda deve ser feita de maneira lógica e racional, para isso é
necessário uma política arquivística uniforme na instituição, evitando a criação
de depósitos duplicados. Aprofundaremos esse assunto, quando estudarmos
gestão documental em nossas próximas aulas.
Então, tudo bem até agora? É simples, não é?
04. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-

Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de
documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que
apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz.
Resolução:
Você não pode errar esse tipo de questão, portanto, cuidado!
O item afirma exatamente o contrário do conceito de arquivo corrente. No

arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente.
Guarde bem: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso

ou consultados frequentemente. Portanto, item errado.
05. (Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) A gestão de

documentos é aplicada originalmente na idade permanente.
Resolução:
Este é um assunto que trataremos mais a frente. No entanto, já temos

condições de responder, não é mesmo?
A idade permanente corresponde à última fase do ciclo de vida do documento,

portanto, a gestão documental não começa aí, é lógico.
A gestão documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do

documento. Ou seja, “começar do começo”.
Portanto, o item está errado.
06. (Cespe – Anvisa – 2007) Arquivos intermediários, também denominados

limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou

consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências

próximas de fácil acesso.
Resolução:
A questão está incorreta ao dar a definição de arquivo corrente para o arquivo

intermediário.
A primeira parte do enunciado está correta, ao afirmar que arquivos

intermediários, também são denominados limbos ou purgatórios, você já sabe
o porquê, certo?
A segunda parte é que está errada, pois a definição dada é dos arquivos
correntes.
Repetindo, para você gravar: o arquivo intermediário é constituído de

documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar
de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
07. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes

Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo
intermediário.
Resolução:
Exatamente. A permanência dos documentos no arquivo intermediário é

transitória, portanto, temporária. Lembre-se, por isso, o arquivo intermediário
é também chamado de “limbo” ou “purgatório”.
Os documentos são mantidos no arquivo intermediário, onde aguardam a

sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Falaremos sobre eliminação e recolhimento nas próximas aulas...
08. (Cespe – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes

Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem
ser alienáveis, mas são imprescritíveis.
Resolução:
O item está errado, pois o art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os
documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Portanto, o comando está errado ao afirmar que os documentos de valor

permanente são alienáveis e imprescritíveis, pois, conforme nossa legislação
eles são inalienáveis e imprescritíveis.

09. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 -

Adaptada) A legislação determina que todos os documentos produzidos e
acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser
identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber
tratamento adequado.
Resolução:
Já vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislação através
da Lei nº 8.159, de 1991.
Segundo o art. 8º “Os documentos públicos são identificados como correntes,

intermediários e permanentes”.
Então, se os documentos são produzidos e acumulados por órgãos públicos e

instituições de caráter público, devem ser identificados, conforme a lei, em
uma das três categorias.
A última parte da questão é lógica, o documento em cada uma das etapas do

ciclo de vida tem um tratamento especial, mais tarde, veremos mais a fundo o
que constitui esse tratamento especial.
Portanto, correto o item.

Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que
permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem
para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de
arquivamento.
Resolução:
O ciclo vital consubstancia a teoria das três idades.
Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um

arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
Portanto, a questão está errada, o ciclo vital não é um sistema de registro de

documentos, muito menos, serve para controlar a produção e a tramitação dos
documentos na fase corrente e a passagem para a intermediária.
O ciclo vital engloba as três idades por que passam os documentos: corrente,
intermediária e permanente.
11. (Cespe – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –

Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos que

perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-

cultural.
Resolução:
Gente, não dá para errar uma questão como esta.
Os documentos que são providos de valor histórico-cultural são mantidos no

arquivo permanente e não no intermediário.
No arquivo intermediário são mantidos os documentos que aguardam o termo

dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinação final:
eliminação ou guarda permanente.
Logo, a assertiva está errada.
Prezado aluno, terminamos aqui a aula demonstrativa.
Espero que tenha gostado.
Até a próxima.


Lista de Questões
(Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada

organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do
Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas
entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou
algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida,
o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em
vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado
por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o
eliminado.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de

arquivo.
01. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte
dos arquivos correntes do MMA.
02. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser

mantido no arquivo permanente.
03. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e

administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a
proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da
instituição.
04. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-

Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de
documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que
apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz.
05. (Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) A gestão de

documentos é aplicada originalmente na idade permanente.
06. (Cespe – Anvisa – 2007) Arquivos intermediários, também denominados

limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou
consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências
próximas de fácil acesso.
07. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes

Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo
intermediário.


08. (Cespe – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes

Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem
ser alienáveis, mas são imprescritíveis.

Adaptada) A legislação determina que todos os documentos produzidos e
acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser
identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber
tratamento adequado.

Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que
permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem
para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de
arquivamento.
11. (Cespe – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –

Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos que
perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-
cultural.
GABRITOS:
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
C E C E E E C E C E E
Bibliografia
BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística.
BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio

de Janeiro: Ed. FGV, 2004.
Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações).
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (e suas atualizações).
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.
SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro,

Ed. FGV, 2005.

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Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam

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Vejamos em que consiste essa definição:

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de

Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os

Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira

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2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de

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Não há necessidade de serem conservados próximos aos

A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por

Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de

Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases

Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de

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Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de

Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico

Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são

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Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse

Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor

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03. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e

O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital

Uma determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério

No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas

Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando,

Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento, fica

Item 1 – Certo. Conforme vimos, enquanto o documento está em curso ou é

Item 2 – Errado. O item afirma que na situação considerada, o documento,

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intermediário, onde aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para

Item 3 – Certo. Realmente, deve haver subordinação, tanto técnica, quanto

Então, tudo bem até agora? É simples, não é?

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