Entenda as características de uma

gestão escolar de qualidade

FELIPE FERREIRA ATUALIZADO EM: AGOSTO 1, 2018 GESTÃO
ESCOLAR

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TEMPO DE LEITURA: 19 MINUTOS

Um dos principais objetivos traçados para uma instituição de ensino é

tornar-se uma referência para a comunidade. Para tanto, é preciso
desenvolver uma gestão escolar de qualidade, capaz de ser o alicerce
da expansão e notoriedade da escola.

Para um bom gestor, crescer não é o suficiente. É necessário manter

o controle e a qualidade do serviço prestado. Ou seja, garantir que a
escola esteja oferecendo alto índice de aprendizado e influenciando
positivamente todo o cenário ao seu redor.

Dicas para uma gestão escolar de qualidade

A gestão financeira e pedagógica são fatores que influenciam
diretamente na qualidade de uma instituição de ensino. Entretanto,
esses não são os únicos fatores. Se você quer entender as
características fundamentais de uma gestão escolar de qualidade,
veio ao lugar certo.

Neste post, reunimos os principais influenciadores para uma gestão

escolar de qualidade. Continue a leitura para entender,
detalhadamente, como cada um desses elementos impactará no seu
cotidiano de gestor. Acompanhe!

Fazer um planejamento escolar

Para conseguir conquistas, é fundamental ter um planejamento.
Portanto, se você procura uma gestão escolar de qualidade, o primeiro
passo a ser dado é elaborar um completo e preciso planejamento
escolar.

Sua definição ajudará a apontar os caminhos e percursos da

instituição de ensino a fim de alcançar e superar as metas
estabelecidas. O planejamento escolar permite que você determine
um objetivo a ser alcançado, como crescer em números de alunos,
conquistar um número maior de aprovações em vestibulares, expandir
o espaço físico etc.

Tendo um foco maior, é possível destrinchá-la em metas menores,

espalhadas ao longo do ano. Por exemplo, a fim de garantir um
número maior de estudantes aprovados em vestibulares, a gestão
escolar agirá de determinada maneira nos primeiros três meses do
ano.

Assim, o gestor poderá acompanhar o desenvolvimento das atividades

e perceber se o objetivo final será alcançado ou se será necessário
fazer pequenos ajustes na rota.

O momento mais adequado para elaborar um planejamento escolar é

antes do início do período letivo. Pois, assim, será possível
estabelecer os objetivos e criar estratégias para alcançá-los em tempo
hábil.

Com um plano bem elaborado, ficará mais fácil de agir em situações

de imprevistos. Afinal, será mais fácil identificar a melhor maneira de
lidar com qualquer empecilho. Além disso, você poderá elencar os
problemas ocorridos no ano anterior, a fim de tirar lições e
metodologias para amenizá-los durante o próximo período letivo.

 FERRAMENTAS DE GESTÃO PODEM AJUDAR A ESCOLA A SAIR

DO VERMELHO? (Leitura recomendada)

Pular essa etapa — ou, simplesmente, negligenciá-la — poderá

prejudicar o crescimento da instituição. Sem controle específico sobre
os rumos a serem tomados, a escola seguirá perdida durante todo o
período letivo, o que pode causar prejuízos, alta taxa de evasão
escolar e queda na qualidade de ensino.

Cuidar da gestão financeira

Com um planejamento escolar bem elaborado é possível passar para
a próxima etapa. Para atingir qualquer objetivo traçado, é importante
que a instituição de ensino esteja equilibrada financeiramente. Por
isso, controlar as receitas e despesas é fundamental, a fim de evitar
prejuízos e falta de equipamentos ou materiais.

Para tanto, é preciso criar um plano orçamentário. Nele, estará

contemplado qualquer tipo de gasto fixo que a escola tenha, como a
compra de materiais para limpeza, higiene básica, produtos de
papelaria, insumos para a cantina, livros didáticos etc.

Outro fator a ser considerado é o salário dos colaboradores e do corpo

docente. O planejamento escolar poderá ajudar, já que ele aponta a
carga horária de cada disciplina e, consequentemente, o período da
jornada semanal de cada profissional. Dessa forma, é possível
calcular corretamente os vencimentos dos professores.

 COMO MOTIVAR PROFESSORES DESMOTIVADOS (Leitura

altamente recomendável)

Além das despesas, é preciso estimar as receitas. O número de

estudantes matriculados é fundamental para estimar os valores a
serem recebidos. Esse cálculo permite entender quantos estudantes
inscritos são necessários para que a escola tenha uma saúde
financeira mensal equilibrada. Ou seja, quando os gastos não são
superiores aos ganhos.

Lembre-se de sempre ter um dinheiro reserva, afinal, imprevistos

podem acontecer. Ter fornecedores e prestadores de serviço de
confiança ajuda nesse controle, pois é possível saber a média de valor
a ser investido para o ajuste de um problema hidráulico, por exemplo.

Além disso, parte do recurso deve ser retornado como investimento

para o crescimento do colégio. Afinal, para tornar-se uma referência, é
preciso manter a excelência em qualidade de ensino, com professores
qualificados e métodos pedagógicos modernos.

Investir na comunicação interna

O relacionamento entre os colaboradores, corpo docente, equipe
financeira e pedagógica é fundamental para o crescimento da
instituição de ensino. Dessa forma, é preciso manter uma
comunicação franca e disponível entre a gestão escolar e todo o time
de profissionais que atuam na escola.

Deve-se ir além das reuniões periódicas e os bate-papo entre

professores, coordenadores e colaboradores. A comunicação interna
precisa ser estruturada e organizada a fim de passar as informações
essenciais, de maneira mais eficiente.

Assim, o primeiro passo a ser dado para a elaboração de um plano de

comunicação é entender qual é o cenário atual da instituição escolar.
Ou seja, diagnosticar o modo como as informações são repassadas e
se ele é eficaz para manter a equipe engajada e com pleno
conhecimento das atividades a serem realizadas.

Um modo para perceber esse cenário é reunir a equipe e coletar

feedbacks sinceros sobre o fluxo comunicacional. Procure entender se
há alguma deficiência a ser ajustada, ou necessidade não atendida
pelo modelo atual, além de estimular as pessoas a colaborarem com
sugestões e alternativas.

Um bom plano comunicacional contempla as necessidades dos

colaboradores, sem deixar de lado os fatores primordiais. Fatores
como encontros de formação, calendário letivo, atividades realizadas
para estimular a leitura, eventos esportivos, reuniões etc.

Após compreender quais informações são cruciais para os membros

da escola, é necessário entender quais são as ferramentas mais
utilizadas pelos funcionários para receber esses dados. É primordial
estabelecer os mecanismos de diálogo, contando com a demanda de
toda a equipe.

Existem algumas alternativas a serem implementadas na instituição

para atender esses anseios:

 mural: posicionado em um local estratégico, visível e de

circulação obrigatória do público-alvo, ele pode repassar dados
importantes. Dados como a atualização da rotina, sugestões de
livros, novidades sobre a escola, ações que estão
acontecendo etc. Para garantir a leitura, é aconselhável mesclar
informações com gravuras;
 caderno de comunicados: informações importantes podem ser
repassadas por meio desse recurso, afinal, o leitor deverá
assinar como comprovação de que está ciente da informação;
 e-mail: um recurso ágil e fácil para repassar informações para
um grande grupo de pessoas. É possível instalar programas que
notifiquem o mandatário sobre a leitura do conteúdo;
 bilhetes e comunicados avulsos: quando o assunto é
direcionado a uma pessoa, o ideal é deixar uma comunicação
exclusiva. Por isso, os bilhetes e comunicados podem ser de
grande auxílio;
 reunião: para abordar assuntos que envolvam todo o ambiente
escolar, é imprescindível convocar todas as pessoas
interessadas para participar de uma reunião. Esse é um espaço
democrático, em que a participação é direta e a divergência de
pensamentos poderá ser solucionada no ato.
Todas essas estratégias não são excludentes. Isso significa que o
plano de comunicação do colégio poderá contar com diferentes
alternativas simultaneamente. Entretanto, é preciso ter atenção para
não replicar as informações ou deixá-las desatualizadas. Eleger uma
pessoa responsável pela coleta e divulgação é uma alternativa
positiva a ser tomada.

Endomarketing

Conhecido também como Marketing Interno, o endomarketing atua na

percepção dos colaboradores a respeito de uma empresa. Embora
esse conceito possa parecer mercadológico demais, ele é bem útil em
instituições de ensino.

O ponto chave dessa estratégia é manter uma equipe de profissionais

engajada e motivada na sua atuação. Dessa forma, professores e
colaboradores ficam mais dispostos e felizes no ambiente escolar e,
consequentemente, o nível de ensino é impactado com melhores
resultados.

Para aplicar o endomarketing no colégio, é preciso entender qual é a

visão que o time escolar têm da instituição. Para ter respostas mais
acertadas, é possível criar um espaço em que os feedbacks possam
acontecer de forma anônima. Assim, é garantido ao profissional que
não haverá nenhuma retaliação em caso de críticas.

A gestão escolar poderá coletar e analisar todas as respostas obtidas,

a fim de implementar atividades que aumentem o engajamento e a
motivação no ambiente de trabalho. Um dos mecanismos para isso é
o treinamento de equipes. Entretanto, existem outras ferramentas,
como:

 palestras motivacionais;
 integração entre professores e funcionários;
 plano de carreira;
 capacitações profissionais;
 reconhecimento;
 pesquisa de satisfação;
 eventos abertos à comunidade.

Prezar pela comunicação com familiares e alunos

Além de manter uma equipe entrosada e motivada, a comunicação
também é um excelente recurso para engajar os estudantes e
familiares, além de atrair novas matrículas. Por isso, é válido investir em
estratégias que aproximam a instituição escolar de toda a
comunidade.

O marketing dentro da gestão escolar deve atuar em dois pilares:

atração e fidelização. Enquanto a primeira busca novas matrículas,
externalizando a imagem e referência em ensino do colégio, a
segunda trabalha para reduzir a evasão escolar.

 5 PRINCIPAIS FATORES QUE TODO GESTOR PRECISA SABER

SOBRE EVASÃO ESCOLAR (Leitura recomendada)

Para uma boa estratégia é preciso pesquisar, planejar e acompanhar

os resultados. Conversar francamente com os familiares é uma
maneira de coletar informações sobre o atual panorama da
comunicação e possibilidades de melhorias.

Atraindo novos alunos

Para conseguir atrair novas matrículas, é fundamental conhecer o seu

público. Ou seja, traçar um perfil sobre como é o comportamento, os
anseios e as necessidades que as pessoas que procuram a instituição
escolar têm.

Com esse conhecimento, é possível elaborar uma comunicação

adequada e direta. Por exemplo, nos primeiros anos da vida escolar, é
comum que os familiares sejam os donos da tomada de decisão em fazer,
ou não, a matrícula. Os estudantes começam a influenciar esse
cenário com o passar dos anos, assumindo a autonomia para decidir
(quase total) na faculdade.

Dessa forma, é preciso direcionar a comunicação para oferecer

respostas para os anseios do seu público, tais como: o ambiente
escolar é seguro para o meu filho? Qual a rotina dentro das salas de
aula? Qual o diferencial da universidade?

É possível convidar os interessados para uma visita coordenada,

utilizando o site para agendamento. Além disso, é válido manter a
conversa com troca de e-mails ou, até mesmo, pelas redes sociais.
Esse diálogo pode ser mantido por todo o ano letivo, não sendo
exclusivo para o momento de campanhas de matrículas.

Fidelizando seus alunos

A taxa de retenção de alunos é um indicativo fundamental para a gestão

escolar ficar atenta. Isso porque ela ajuda a manter um orçamento
equilibrado, seguro e saudável. As matrículas causam um impacto
direto no investimento em infraestrutura e gestão pedagógica.

Pensando nisso, fortalecer o relacionamento com os familiares e

estudantes é uma maneira de fidelizá-los e mostrar que a instituição
atende às expectativas. Para tanto, manter reuniões periódicas,
apresentando todo o progresso acadêmico, com o desenvolvimento
das habilidades e aptidões é fundamental.

Ao mesmo tempo, a escola precisa investir em estabelecer o

sentimento de pertencimento em seus alunos, fazendo com que eles
sintam orgulho por participarem da instituição. Os estudantes passam
grande parte do seu dia dentro do colégio, por isso, é preciso que eles
se conectem com o ambiente, criando um espaço saudável.

Desenvolver atividades que envolvem toda a comunidade é de grande

auxílio para esse processo de fidelização. O controle da evasão
escolar ajuda na gestão financeira de escolas, mantendo o orçamento
dentro das expectativas.

Monitorar o desempenho dos estudantes

Para tornar a escola em uma referência de ensino, é preciso garantir a
qualidade em todo o processo de aprendizagem. Logo, ter atenção em
indicadores relacionados ao desempenho dos estudantes é
fundamental.

Não basta apenas armazenar as informações, como notas obtidas nas

avaliações. É preciso compreender o que elas refletem, fazendo uma
reflexão com o comportamento dos alunos dentro de sala de aula.

Por isso, monitorar o desempenho dos estudantes envolve

acompanhar métricas relacionadas ao desenvolvimento pedagógico.

Frequência

Quando um estudante falta frequentemente em determinada

disciplina, isso pode significar desengajamento ou dificuldade de
compreensão da matéria. A presença é essencial para o
desenvolvimento acadêmico pois, a cada ausência, o estudante perde
oportunidades de aprender o conteúdo.

Conferir o cronograma de cada disciplina e comparar a frequência dos

estudantes a cada semana ajuda a gestão escolar compreender qual
o conteúdo que gera maior dificuldade e, diante desse cenário, é
possível criar estratégias de abordagens diferentes.

É possível sugerir ao professor da disciplina o uso de materiais

multimídia ou, quando possível, aulas práticas e excursões.

 SAIBA COMO ATRAIR ALUNOS COM CURSOS

EXTRACURRICULARES (Leitura recomendada)

Média de notas

Monitorar esses números ajuda a compreender os quadros de

evolução e involução de cada estudante ou turma. Assim, é possível
perceber se há a necessidade de criar estratégias de engajamento e
reforço, como plantões de dúvidas, grupos de estudo etc.

Além disso, a gestão escolar pode comparar as médias das turmas a

fim de avaliar o cenário de cada um e propor soluções personalizadas.

As médias de notas também ajudam a perceber o desenvolvimento

acadêmico de cada disciplina. Assim, é possível detectar o nível de
compreensão e aprendizagem do estudante,

Contar com um software de gestão escolar

O cenário de inovação pede para que o colégio esteja preparado para
otimizar seus processos e ofereça agilidade e eficiência em seu
atendimento. Portanto, investir em software de gestão escolar é uma
necessidade cada vez mais recorrente.

Por meio de um sistema de gestão eficiente é possível tornar o contato

entre escola e familiares muito mais dinâmico, fácil e estratégico. É
possível economizar em serviços e materiais, ao oferecer informações
digitais atualizadas e instantâneas.

Dessa forma, a otimização de processos escolares torna-se realidade. Por

exemplo, é possível integrar as informações em um sistema capaz de
controlar toda a estrutura financeira, gerenciar o desenvolvimento
acadêmico e fortalecer o relacionamento com pais e alunos.

Esses sistemas foram criados para atender as urgências das instituições de

ensino, gerenciando os indicadores de qualidade da gestão escolar e
promovendo um serviço de relevância. Com eles, os professores
podem enviar conteúdos exclusivos e complementares para auxiliar o
processo de aprendizagem, por exemplo.
Informações cadastrais ficam armazenadas e seguradas. Assim, as
secretarias não precisam preocupar-se com o grande fluxo de pastas e
papéis. Com o acesso on-line, fica mais fácil realizar transferência de
matrículas e geração de boletins.

Na questão financeira, o software de gestão também é de grande

auxílio. Afinal, o volume de recebíveis é considerável e, conforme o
período de vencimento das mensalidades, podem acontecer em vários
dias ao longo do mês. Manter esse controle automatizado ajuda a
inibir os erros e manter um controle mais fiel do orçamento.

 5 MELHORES SISTEMAS PARA A GESTÃO FINANCEIRA DE

ESCOLAS E CURSOS (Leitura recomendada)

Além disso, esses sistemas auxiliam no controle de inadimplentes. É

possível gerar notificações dias antes do vencimento, a fim de
recordar o período de pagamento. Alguns programas oferecem a
integração bancária, com cobrança automática de mensalidades e
emissão de boleto bancário.

Outras vantagens em contar com esse tipo de serviço está na emissão

dos relatórios escolares, adequação de documentos personalizados
com as necessidades de cada instituição e controle de turmas
e matrículas digitais.

Automatizar processos
A tecnologia pode ser de grande auxílio para oferecer uma gestão
escolar de qualidade, diminuindo os riscos de erros humanos. Para
tanto, é possível adotar a automação dos processos, garantindo que
as tarefas sejam sistematizadas e operacionadas por um software de
gestão.

Uma das principais vantagens em adotar esse recurso está no

aumento da eficiência. Afinal, com as tarefas programadas e
sistematizadas, os processos são seguidos de forma organizada e
sem perda de informações.

Além disso, ao automatizar processos fica mais fácil fazer o

monitoramento. Com isso, a gestão escolar pode acompanhar mais de
perto cada etapa a ser realizada, registrando as informações e
gerando relatórios mais precisos.

Esse recurso também ajuda a fortalecer o relacionamento com os

alunos e familiares, já que pode oferecer mensagens automatizadas
em datas comemorativas, informar sobre eventos a serem realizados
pela instituição, transmitir lembretes sobre o cronograma escolar etc.

Ou seja, a automatização é um recurso que traz benefícios para

diferentes setores do colégio, principalmente o administrativo, o
financeiro e o acadêmico.

Acompanhar os indicadores de qualidade (KPIs)

Uma gestão escolar eficiente deve sempre estar atenta para os
indicadores de qualidade (KPIs), pois eles refletem o desenvolvimento
da instituição, apontando os caminhos a serem melhorados e as
atividades que estão dentro do parâmetro de eficiência. Esses
indicadores são variados, pois alguns são estabelecidos pela própria
instituição, enquanto outros são estabelecidos pelo Governo Federal.

Os indicadores são divididos em três categorias: estratégicos, sala de

aula e desempenho dos professores. Sendo que cada um tem
métricas específicas a serem acompanhadas:

 estratégicos: taxa de novos alunos, avaliação de satisfação dos

professores e alunos, número de evasão;
 sala de aula: frequência dos alunos, média de notas, avaliação
dos professores;
 desempenho dos professores: taxa de assiduidade, capacidade de
avaliação, inovação na metodologia didática, qualificação.

Acompanhando essas métricas, a gestão escolar poderá monitorar a

taxa de qualidade, certificando-se de estabelecer estratégias para
recuperar setores defasados.

Indicares nacionais de educação

Além dos indicadores de qualidade, o Governo Federal estabeleceu,

por intermédio do Ministério da Educação (MEC), avaliações que
extrapolam os muros da escola e classificam a instituição, baseando-
se nos resultados obtidos em Exames aplicados em todo o território
nacional.

Os números são fundamentados no Índice de Desenvolvimento de

Educação Básica (Ideb), no Sistema de Avaliação da Educação
Básica (Saeb), no Exame Nacional do Ensino Médio (Enem) e no Exame
Nacional de Desempenho de Estudantes (Enade).
Os resultados dessas avaliações impactam diretamente o
desenvolvimento do ano letivo, pois são indicadores de melhorias e
avanços que precisam ser colocados em prática durante o
cronograma escolar.

Atualmente, a nota alcançada no Enem é utilizada para a aprovação

em universidades públicas por meio do Sistema de Seleção
Unificada, e em faculdades privadas, por meio do Prouni. Portanto,
muitos familiares e estudantes optam por instituições de ensino que
tenham alcançado um número considerável de aprovação.

Além disso, alcançar um alto índice em qualquer uma dessas

avaliações é um excelente mecanismo de divulgação e comprovação
da eficiência acadêmica do colégio, capaz de garantir uma imagem de
referência na região.

Para firmar uma gestão escolar de qualidade é preciso levar cada fator
que influencia na construção da imagem do colégio. Por isso, contar
com um software de gestão auxilia em todo o processo. Ajudando a
diminuir os erros e aumentando a eficiência em todos os setores.

Agora que você compreendeu quais os fatores a serem considerados

para manter uma gestão escolar de qualidade, aproveite a sua visita
para conhecer a importância do software de gestão para escolas.