Criando Sua Estrutura Analítica de Projeto (EAP) em 5 Passos

O Que é Estrutura Analítica de Projeto (EAP)?

EAP é o tudo em um dos projetos.
A Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é uma forma de gerenciar as fases, entregas e pacotes de
trabalho de um projeto. Cada pacote de trabalho compreende um entregável do projeto.
A EAP é um modelo para dar ao gestor a possibilidade de analisar o seu projeto de forma
simplificada. Ter uma estrutura analítica de projeto significa saber, exatamente, o escopo e entregas
de um projeto olhando para uma simples tela.
E é isto que você vai aprender aqui.
Conforme um projeto vai tomando maiores proporções e envolvendo mais pessoas, a estrutura
analítica de projeto se torna necessária para dar maior potencial de monitoramento de resultados
ao mesmo tempo que aumenta a flexibilidade na gestão de mudanças e cria um ambiente onde
nenhum colaborador ficará “sem saber o que fazer”. É uma arma imbatível de comunicação quando
bem utilizada e atualizada.
Sim, a estrutura analítica de projeto (EAP) é tudo isso.
Você pode pensar nela como sendo a espinha dorsal dos projetos. Ela pode, por exemplo, ser
composta em níveis, sendo cada um deles uma abstração de “pais” e “filhos”. Essa é uma estrutura
hierárquica de decomposição para entender melhor a EAP. Basta pensar no trabalho necessário
para criar este artigo que você está lendo.
Vamos decompor em 3 Níveis.
No primeiro nível há o Marketing da empresa. Ele se decompõe em vários filhos e um deles é o
Inbound Marketing. Inbound Marketing significa oferecer ao possível cliente o máximo valor
possível. E é isso que estou fazendo agora, aliás. Então vamos continuar o exemplo: abaixo de
Inbound Marketing há o nível 3. Neste Nível há Redes Sociais, há Minicursos Gratuitos por E-mail e,
por fim, há o Blog da Pensor.
Fica assim:
Marketing da Pensor Consultoria
1. Inbound Marketing
1.1. Redes Sociais
1.2. Minicursos Gratuitos
1.3. Blog da Pensor
1.3.1. Artigo Sobre Estrutura Analítica de Projeto
2. Outbound Marketing […]
Não se preocupe, a profundidade é relativa.
Isso significa que você pode ter tantos níveis quanto quiser na sua estrutura analítica de projeto e,
normalmente, quantos precisar. A estrutura analítica de projeto não vai até o passo a passo do pacote
de trabalho nem define as ações necessárias. Isso porque a EAP é uma análise de alto nível que
tem maior objetivo em entender os entregáveis e não o processo em si.
Em breve você entenderá onde ficam as ações.
Mas, por hora, entenda que usaremos o Dicionário da EAP como um descritivo simples das ações
que serão desempenhadas em cada pacote de trabalho. Por exemplo, o pacote de trabalho “Artigo
Para o Blog” pode ter como ações “Pesquisar, escrever, revisar e publicar”. Apesar da EAP não
explicar, exatamente, como fazer cada uma, ela pode ter um link para a explicação.
E o próximo tópico é importante para entender melhor isto.

Estrutura Analítica de Projeto Ágil e a Regra dos 100%

O importante hoje é entender a velocidade das mudanças e estar pronto para geri-las.
“Todo Pai Contém 100% dos Filhos”.
Para a estrutura analítica de projeto, cada Nível é Pai dos Níveis hierarquicamente inferiores a ele.
Para formas mais clássicas de gestão de projetos, uma etapa será planejada e, necessariamente,
feita. Isso significa uma baixa vulnerabilidade à gestão de mudanças. No entanto, com a nova
forma de trabalhar se adaptando às constantes mudanças do mercado, uma forma ágil entra em cena.
A estrutura analítica de projeto se torna maleável.
E não pense que “maleável” significa que ela será alterada o tempo todo, mas sim que ela terá melhor
respeito ao contexto atual e, por culpa disso, terá suas entregas feitas com maior precisão ao
planejamento bem como às mudanças que ocorrem enquanto o projeto está em execução. Nos
frameworks ágeis, os pacotes de trabalho podem até representar User Stories (funcionalidades
agrupadas).

A Regra dos 100%

“O que significa este pacote de trabalho? ”
Para garantir que tudo seja bem decomposto, a regra dos 100% surge como solução aos problemas
de escopo do projeto. Isto ajuda, inclusive, a entender o quanto é necessário detalhar os níveis da
sua EAP. Se você possui um Nível chamado Marketing com nenhum Filho, quantos pacotes de
trabalho serão necessários para completar este nível?
Se alguém precisar perguntar sobre um pacote de trabalho, então é bem provável que você precise
detalhar mais um nível na sua estrutura analítica de projeto. O levantamento de requisitos é parte
crucial para um projeto. No caso acima, é como contratar alguém, pagar R$3000 por mês e falar “Faça
meu Marketing”. O que essa pessoa deveria fazer? O que está incluso aí? O que não está?
Os pacotes de trabalho precisam dos requisitos.
Isso é comum na gerência doméstica e é interessante o quanto, por mais profissionais que a maioria
das pessoas sejam, ignorarmos o ambiente doméstico. Mas a regra de granularidade exige que
um pacote de trabalho tenha entre 4~8 horas mínimas (e 80 máximas). Porém, vamos pensar na
prática: se usarmos uma EAP no ambiente doméstico, é bem provável que descrevamos pacotes de
trabalho bem menores para garantir qualidade.
Filhos de “Limpeza da Casa” precisam concluir 100% do Pai.
No próximo tópico vou te falar de estratégias de ouro para a execução da sua Estrutura analítica de
projeto. Mesmo que você seja leigo, esses 5 passos irão te ajudar a criar uma EAP que seja suficiente
para que você sinta na pele o poder de uma EAP bem estrutura. E lembre-se: isto pode ser
aplicado a projetos de qualquer tamanho e área. Aliás, analisa esse exemplo abaixo antes de partir
para o próximo tópico.

Criando EAP em 5 Etapas

E aqui vai o passo a passo de como criar sua EAP.
1. Escolha Se a EAP Será Ágil ou. Clássica
A EAP clássica é estática.
Dessa forma, apesar de ter sido bastante útil em momentos anteriores e ainda ter entregas de pacotes
de trabalho, o modelo clássico não possui adequação e modificação à sua estrutura de forma a se
adaptar a mudanças necessárias. Esse engessamento causa algumas repercussões no seu projeto.
No framework ágil, a cada nova iteração do projeto existem artefatos de revisão onde a EAP pode ser
ajustada.
E qual problema disso tudo no clássico?
O problema é que a estrutura analítica de projeto clássico não resistiria, por exemplo, a uma redução
do orçamento pela metade. Se você já viu alguma obra pública gigantesca (como um viaduto)
totalmente abandonada, entenda que há grandes chances daquele planejamento ter sido feito com
base em uma estrutura clássica.
E como funcionaria de forma ágil?
A estrutura analítica de projeto é, praticamente, a mesma. Dependendo da forma como forem
implementadas, é até possível não saber a distinção olhando rápido. O que muda são as cerimônias
e artefatos que existem na gestão ágil de projetos. Enquanto que na EAP clássica a pergunta que é
feita é sempre “como usamos o que planejamos para atingir o que queremos? ”, na ágil a pergunta é
outra:
“Como usamos o que temos para atingir o que podemos? ”
Essa é a pergunta de ouro da produtividade.
E aí? Ágil ou clássico? A resposta, apesar dos frameworks ágeis estarem invadindo o mercado em
quase obrigatoriedade, é preciso analisar com respeito o projeto que se tem em mãos. Cada projeto
exige um tailoring bastante delicado para adequar a melhor estratégia (e somente a melhor) à sua
necessidade.
2. Estratégia Principal da Estrutura Analítica de Projeto
Quanto ao tipo de estratégia, são levados 4 tipos em consideração. O primeiro é o tipo de entrega por
fases, que leva em conta o ciclo de vida de um projeto. Neste tipo de projeto existem diversos
“marcos” onde cada um acontece logo após o final do anterior. Quando se tem várias equipes
trabalhando, há dificuldade em alternar o fluxo de trabalho.
Imagine que há quatro equipes.
A equipe 3 terminou o planejado com 2 semanas de antecedência. Devido ao fato do projeto estar
conectado com forte dependência e rigidez de planejamento, o gerente de projetos tenta ajustar o
trabalho da equipe, mas, muitas vezes, acaba paralisando e deixando-a em espera até que as outras
concluam suas operações.
Então há o modelo “por entregas”.
Neste modelo são analisados os produtos entregues. Um produto é um marco do projeto. Como, por
exemplo, se pensarmos na faxina doméstica, um produto entregue é um quarto finalizado. Na
contabilidade de uma empresa, pode ser o ciclo mensal da tributação. O projeto se estrutura de forma
a entregar todos os pacotes de trabalho em pequenas entregas.
Então há o modelo de “subprojetos”.
Este é um nível de abstração que pode ser adicionado para gerir certos projetos, como é o caso da
implantação de diversos centros de ensino à distância em universidades. Devido às várias
dependências e contextos de cada universidade, caberá a cada reitor a implantação (no tempo
certo) do EaD na cultura de seus alunos. Assim, todos os subprojetos são independentes, mas
contribuem para o projeto maior.
E, por fim, há o tipo híbrido.
Isto vai depender da experiência do gestor de projetos e da necessidade do projeto em mãos. O tipo
híbrido é somente uma adaptação dos outros tipos para facilitar a gestão, reduzir custos e aumentar
a produtividade da estrutura analítica de projeto.
3. Níveis de Pacotes de Trabalho (Granularidade)
Qual nível de detalhes você, realmente, precisa? Se detalhar demais, vai atrapalhar seu
planejamento.
Quantas horas tem um pacote de trabalho?
Essa pergunta inicia o conceito de micro gerenciamento. Basta pensar sobre um planejamento para
reformar a arquitetura de um ambiente usando Feng Shui. Vamos supor que você se apaixonou pelo
Feng Shui e quer fazer tudo por si só. Qual seria o nível de detalhamento da sua estrutura analítica
de projeto?
– Assistir vídeo no Youtube.
– Assistir outro vídeo no Youtube.
…
– Comprar pedras energéticas.
– Mover sofá.
– Mover tv.
Já imaginou o tamanho disso?
E já cometeu um erro crucial: a EAP não pode ter ações, mas somente pacotes de trabalho. Ou seja,
tudo que tiver um verbo “fazer/comprar/mover” está em desacordo. Mas a granularidade tem um
limite mínimo útil para não fazer o micro gerenciamento. Cada pacote de trabalho deve ter entre 4 e
8 horas de duração. Nesse caso, podemos até reduzir para 2h.
E pronto. Seu Feng Shui ficará perfeito.
Projeto de Aprendizado e Aplicação de Feng Shui
1. Descoberta da Bibliografia
1.1. Pesquisa no Youtube e Google
2. Estudo da Bibliografia
2.1. Aquisição do Curso Necessário
2.2. Estudo do Curso (iterativo)
3. Aplicação do Aprendizado
3.1. Teste no Escritório
3.2. Aplicação em Casa
3.3. Reajustes no Escritório
3.4. Reajustes em Casa
Simples, né?
Você precisa detalhar apenas o suficiente e nunca mais do que isso. A EAP é versátil e consegue
ajudar projetos pequenos (como do Feng Shui) e projetos gigantes envolvendo milhares de pessoas.
Usando o dicionário da EAP você poderá detalhar com mais precisão os outros pacotes de trabalho.
E é isso que você vai aprender agora.
4. Dicionário da EAP (Checklists)
Ahhh, que tal um outro tipo de implementação da EAP?
Pacote de Trabalho: Aquisição do Curso Necessário
Descrição: pesquisar, no Youtube e Google, informações sobre cursos de Feng Shui considerando o
orçamento disponibilizado de R$700.
Responsável: Lidiane Maria.
Participantes: Flávio Augusto, Rick Chesther.
Critérios de Aceitação: comprovação social, formação específica e residência no Japão do docente
do curso.
Usando um software, o exemplo acima fica muito mais simples.
5. Não Use Papel, Por Favor! Use Software
Projetos no papel não!
Criar uma estrutura analítica de projeto ágil é uma atividade que demanda revisões e ajustes
conforme o contexto for mudando ou mesmo os próprios requisitos. Utilizar papel além de ter o
prejuízo no entendimento da própria EAP ainda prejudica as modificações necessárias.
Usar um software centraliza tudo.
Já pensou em ter sua equipe inteira informada, imediatamente, sobre quaisquer mudanças que hajam
ao longo da linha do tempo do seu projeto? Hoje quero te recomendar o Monday.com, um dos
sistemas mais utilizados para criação de estruturas analíticas de projetos por grandes empresas. Uma
base fundamental da gestão de projetos.
Com isso, basta ir testando e aprendendo.
Para aprofundar seus estudos e descobrir novas formas de melhorar sua performance na gestão de
projetos ágeis, te convido para a Newsletter Gratuita e exclusiva da Pensor Consultoria. Basta clicar
no link acima e te levarei para a página de aprovação de cadastro.

Entenda de uma vez por todas o poder da EAP e comece a usar

Para quem ainda tem dúvidas sobre o que é a EAP, vamos começar esclarecendo que a EAP
(Estrutura Analítica do Projeto), ou em inglês Work Breakdown Structure (WBS) é uma ferramenta
poderosa que divide um projeto grande em partes menores- a partir de um diagrama hierárquico-
tornando assim mais fácil…
Para quem ainda tem dúvidas sobre o que é a EAP, vamos começar esclarecendo que a EAP
(Estrutura Analítica do Projeto), ou em inglês Work Breakdown Structure (WBS) é uma
ferramenta poderosa que divide um projeto grande em partes menores- a partir de um diagrama
hierárquico- tornando assim mais fácil a arte de gerenciar.
Já de antemão diria que antes de se inciar qualquer projeto é recomendado que todos entendam o
poder da EAP, para que assim seja possível fazer o uso correto e a seu favor. A partir do momento
que um líder de projetos negligencia o uso da EAP, ele pode estar automaticamente assumindo uma
visão parcial ou limitada de tudo o que precisa ser realizado.
De acordo com o Guia PMBOK 6ª edição, a Estrutura Analítica de Projeto também é considerada
uma ferramenta estratégica e por isso, são recomendadas diferentes maneiras de se criar uma EAP.
A 1ª boa prática é compreender que para obter melhores resultados, a EAP pode e deve ser
construída respeitando a característica de cada contexto e a especificidade de cada projeto.
Algumas das maneiras mais comuns podem levar em consideração os seguintes fatores:
 Ciclo de vida do projeto;
 Subprojetos contidos no escopo macro;
  Responsáveis por cada atividade;
 Entregas do projeto;
 Ou uma mistura destes fatores.
Em casos de empresas que gerenciam projetos semelhantes, há uma boa oportunidade para se
estabelecer um padrão de EAP; adotando um ou uma combinação dos fatores acima. Um bom
exemplo são as softwarehouses ou empresas de desenvolvimento de softwares que entregam
projetos muito similares de desenvolvimento de novas aplicações. Nesse caso o poder da EAP pode
ser facilmente percebido, com a estrutura básica já consolidada em um template padrão e disponível
para que possa ser desenvolvida com a ajuda do líder e do time e projetos.
Perceba que essa simples prática já traz ganhos representativos como a otimização do tempo de
todos os envolvidos, e consequentemente maior produtividade, principalmente nas fases iniciais
do projeto.
Mas isso é apenas um exemplo. Talvez você tenha dúvidas de como utilizar todo o poder da EAP nos
seus projetos. E nesse artigo você vai entender de uma vez por todas porque a EAP é uma ferramenta
tão poderosa.
Você também vai aprender as melhores práticas para se criar uma EAP, alguns mitos e os reais
benefícios que esse artefato pode gerar para os seus projetos!

As melhores práticas para construir uma EAP

Para quem está criando uma Estrutura Analítica de Projeto pela primeira vez, o processo pode parecer
difícil. Porém, para facilitar e deixar tudo mais claro, compartilhamos as melhores práticas:
1. Entender os requisitos do cliente
O primeiro desafio é entender o problema a ser resolvido. E essa tarefa pode não ser fácil, pois é
comum que os clientes também não tenham essa informação de forma objetiva e clara.
Para isso, é responsabilidade do líder de projetos realizar a coleta de informações e dados
relacionados ao problema, e também entender os desejos e necessidades de todos. Ao final de uma
rotina de entrevistas e várias conversas, os dados são compilados e um ou mais objetivos do projeto
são estabelecidos. A partir daí, confirma-se o problema a ser resolvido.
Caso essa etapa inicial não seja bem feita, é muito provável que o cliente termine insatisfeito com as
entregas finais do projeto e ainda, o real problema pode não ter sido resolvido.
2. Criar o Termo de Abertura do Projeto
Esse documento contém informações básicas e iniciais, porém de extrema importância para confirmar
entendimento e aprovar o inicio do projeto.
É nesse momento que deve-se buscar informações como:
  Justificativa;
 Objetivos;
 Uma descrição resumida do problema e do escopo de trabalho;
 Uma breve lista de stakeholders;
 Alguns principais requisitos e critérios de aceitação das entregas (se já forem conhecidos);
 Principais restrições e premissas;
 Riscos já identificados.
Tudo isso servirá de base e de alguma forma alimento para se produzir uma EAP correta e completa,
evitando problemas futuros e inconsistências relacionadas ao escopo de trabalho.
3. Decompor o projeto em pacotes de trabalho
Esta é a etapa em si que o líder e sua equipe trabalharão para construir e desenvolver a EAP do
projeto. Em linhas gerais o que vocês devem fazer é uma divisão coerente do escopo do projeto
em pacotes de entregas menores, que são chamados de pacotes de trabalho. E cada pacote de
trabalho mais para frente irá agrupar uma quantidade de atividades ou tarefas.
O objetivo aqui é ser objetivo. E esse é também o grande desafio. Pecar pelo excesso ou pela falta
de pacotes pode ser um erro fatal. Ou seja, os pacotes devem representar entregas que não sejam
tão grandes, mas também não tão pequenas.
O que é importante lembrar é que o poder da EAP está exatamente no fato do artefato ser algo simples
e claro para todos. Inclusive para aqueles que estão fora do contexto do projeto. Portanto, pacotes
com nomes extensos ou descrições das atividades não são recomendados e ficam de fora
dessa etapa.
4. Realizar uma ou mais rodadas de validação com as partes interessadas
Para que a EAP esteja de acordo com as expectativas das partes interessadas, é imprescindível
validar tudo o que foi inicialmente proposto pelo líder e time de projetos- mesmo que esses tenham
certeza do que construíram. Essa etapa de validação pode provocar ajustes e ‘pentes finos’ no escopo
do projeto, fundamentais para o sucesso das entregas. Além disso, o momento de validação da EAP
garante adesão e engajamento, além de ser um ótimo momento para alinhamento de expectativas
das partes interessadas. Elas serão as pessoas que poderão confirmar se tudo o que foi pensado
faz sentido e se a estrutura está indo de encontro com o objetivo geral do projeto.
Ou seja, ao terem ciência e estarem de acordo com a estrutura analítica de projeto, as partes
interessadas já sabem o que esperarem da execução do mesmo. Percebem o tamanho do poder
da EAP aqui?
Entradas e Saídas para criação da EAP
A figura 5-11 acima foi retirada do Guia PMBOK 6ª edição e demonstra como diferentes fontes de
dados e artefatos são essenciais para a criação de uma EAP. Assim como vários processos
importantes que demandam a EAP como elemento crucial. Um bom exemplo disso é a EAP quando
pronta, sendo parte importantíssima do que chamamos de Linha de Base do Escopo. Ou seja, ela é
o retrato do primeiro planejamento de escopo de um projeto- o qual resume bem as principais entregas
e requisitos esperados.
É importante comentar que não existe a necessidade de surpreender os clientes com entregas extras
ou inesperadas. Ao fazer isso, estamos propondo mais esforço e em alguns casos até mais pacotes
de trabalho na EAP. Entregar a mais pode estar relacionado com satisfação do cliente, mas por outro
lado, pode também trazer impactos negativos relacionados a custo, qualidade, prazo, etc. Ou seja,
seguir a estrutura que foi aprovada por todos pode ser a melhor opção e dessa forma, o poder da
EAP será enxergado por todos.
Ao final desse processo de criação da Estrutura Analítica de Projeto, você terá uma ferramenta
poderosa para ajudar na gestão e monitoramento de todos os pacotes de trabalho. E a partir daí mais
facilidade para detalhar as atividades que compõe cada um deles.
4 dicas para garantir o poder da EAP no gerenciamento do projeto:
1. A EAP precisa abordar 100% do trabalho envolvido no projeto. Deixar algo de fora, ou
acrescentar atividades poderá prejudicar a sua estratégia;
 2. Os pacotes de trabalho devem seguir a regra 8-80. Essa boa prática diz que cada pacote (com
seu conjunto de atividades) deve conter no mínimo 8 horas de duração, e no máximo 80.
Entretanto, em alguns projetos menos complexos seja comum a utilização da regra 4-40, que
segue a mesma lógica.
3. Em caso de alterações no escopo, as mudanças propostas e seus impactos deverão ser
avaliados e validados, claro. Porém na sequência a EAP deve ser sempre revisada para que
esteja sempre atualizada.
4. A EAP não trata das atividades específicas a serem desempenhadas, e sim de entregas. Por
isso, é importante lembrar de usar substantivos ao invés de verbos para criá-la.
Abaixo você tem um exemplo de EAP também retirada do PMBOK 6ª edição (figura 5-13 do guia),
criada a partir de fases e considerando um projeto de software.

Como diz o próprio Guia, a EAP é um diagrama ilustrativo e ela por si só não representa o escopo de
produto ou projeto na íntegra. Há muitas informações ocultas e importantíssimas que não estão
explícitas no diagrama. Os requisitos, critérios de aceitação, restrições, premissas e a descrição das
atividades extrapolam esse artefato.
E mais, apesar das boas práticas para criá-la, é importante dizer que não existe uma receita de bolo;
é preciso entender a organização do projeto e a forma como cada pacote de trabalho pode ser escrito
e separado.
Os mitos sobre a EAP
Existe uma série de mitos que foram criados sobre a Estrutura Analítica de Projetos e aqui vamos
desmistificá-los:
  A ferramenta é usada apenas para gestão de escopo
Na verdade o poder da EAP pode ser percebido nas diferentes etapas do projeto, muito além do
escopo. Ela pode ser utilizada para agrupar custos de projeto e ainda pode servir para rituais de
monitoramento e avaliações entre o time.
 A EAP é utilizada apenas na fase de iniciação do projeto
Pelo contrário! E EAP é uma ferramenta poderosa e que deve ser utilizada em todas as fases de um
projeto. Um bom exemplo é quando um novo membro começa a fazer parte do time (isso pode
acontecer a qualquer momento) e precisa entender em que contexto do projeto ele está sendo
inserido. A EAP é uma excelente forma de introduzi-lo no projeto.
 A EAP é útil apenas para projetos clássicos
A Estrutura Analítica de Projeto é cada vez mais comum em diferentes tipos de projetos. Inclusive, é
uma boa prática em projetos ágeis. Ela é uma ferramenta poderosa para o Product Owner, Scrum
Master, e inclusive para os membros do time conduzirem as reuniões de diárias, de review e também
de planejamento.
 A EAP é a mesma coisa que o Cronograma
O cronograma é uma lista de atividades devidamente sequenciadas o qual contempla datas, recursos
e esforços a fim de serem monitorados para cumprimento de prazos. Ele normalmente auxilia a
avaliação de desvios durante a execução do projeto e também está relacionado a uma ‘time-line’
(podendo assumir diversos formatos e visualizações). Em resumo, o cronograma abrange uma lista
de atividades, data de início e término de cada atividade, a duração ou o esforço para execução, além
dos recursos e status de cada atividade.
Enquanto vimos que a EAP apesar de ser um ótimo guia para a construção do cronograma, ela tem
outro propósito: organizar o escopo do projeto em pacotes de entrega, decompor o projeto em fases
e estratificar entregáveis maiores em menores. Ou seja, a EAP não trata diretamente das
atividades a serem executadas enquanto o cronograma aborda diretamente “o que fazer”.
 A EAP é útil apenas para o gerente ou líder de projetos
O poder da EAP é muito grande, e por isso pode ser útil a todos os membros do time do projeto, bem
como aos stakeholders envolvidos (internos ou externos à empresa). Portanto, além do gerente de
projetos, há outras pessoas que podem e devem utilizar-se da EAP; seja para garantir a gestão de
suas responsabilidades, alinhar as expectativas, apresentar o overview ou contextualizar sobre o
trabalho já realizado do projeto.
 Ao criar uma EAP você pode utilizá-la até o fim do projeto
Quando o gerente ou líder de projetos finaliza a validação da EAP com as partes interessadas, essa
não é a etapa final envolvendo a EAP. Pelo contrário, a EAP é um artefato vivo e precisa ser atualizada
durante todo o projeto. Como falamos, as mudanças que forem aprovadas ao longo do projeto devem
também refletir nesse artefato. Claro, se competirem à esse nível de granularidade macro.
5 Benefícios da EAP para o Líder de Projetos
Para que fique ainda mais claro os motivos pelos quais um gerente de projetos deve utilizar o poder
da EAP, elencamos os principais benefícios da utilização deste artefato de projeto.
1. Melhor comunicação e alinhamento da equipe
Como o detalhamento das entregas é feito na EAP, toda a execução do projeto se torna mais
transparente, e a comunicação melhora. É um artefato poderoso para manter todos na ‘mesma
página’ e fazer follow-ups periódicos sobre ‘pacotes entregues’ versus ‘pacotes a iniciar’.
Além de utilizar o poder da EAP para isso, o líder de projetos tem o cronograma para guiar os
membros do time em suas responsabilidades e prazos.
2. Avaliação dos riscos
A Estrutura Analítica do Projeto é um artefato poderoso para apoiar na identificação de riscos, os
quais devem ser avaliados e monitorados durante todo o ciclo de vida do projeto.
Se ao criar a EAP, o líder de projetos já percebe que algum pacote/ entrega/ fase possui ameaças ,
um plano de ação já pode ser construído para mitigar ou eliminar os riscos.
Contudo, é preciso se manter atento pois novos riscos são identificados a todo momento, e a EAP
pode servir como um guia para por exemplo conduzir um ‘brainstorming’ de reavaliação de riscos ao
longo do projeto.
3. Visão completa do projeto
Ao utilizar o poder da EAP, o líder de projetos passa ter uma visão macro, porém objetiva de todo o
projeto. E mantendo-a atualizada, ele consegue gerenciar de forma transparente o andamento dos
pacotes de trabalho.
Além disso, a representação visual auxilia todas as partes interessadas a compreenderem o todo
(overview) além de obterem visualizarem facilmente o que já foi e o que ainda precisa ser entregue.
4. Melhor acompanhamento dos custos e prazos
A Estrutura Analítica de Projeto permite que recursos de tempo e dinheiro sejam estimados de forma
macro porém rápida e objetiva. Olhando para cada pacote de trabalho é possível perguntar: Quanto
isso me custa? Quais recursos e pessoas eu vou precisar para fazer essa entrega?
A partir daí um cronograma e budget mais realísticos e detalhados do projeto passam a fazer mais
sentido e se tornarem possíveis. E ainda, ao identificar problemas que prejudiquem a estimativa de
budget e prazos, o líder de projetos consegue utilizar a EAP para avaliá-los e tomar ações preventivas.
5. Maior produtividade para o time
Como vimos, o poder da EAP está nos inúmeros benefícios que ela traz ao projeto e é inegável que
a utilização desse artefato contribui para uma maior produtividade das equipes.
O time consegue através da EAP compreender o todo e portanto ter maior clareza das expectativas;
sendo mais assertivos a cada entrega. Dessa forma, a probabilidade de manter pessoas satisfeitas
e expectativas atendidas aumenta cada vez mais.
Ou seja, a partir de uma estrutura organizada que prioriza transparência e objetividade, percebe-se a
criação de um ciclo cada vez mais produtivo de entregas.
Conclusão
Como você percebeu, a utilização da EAP para o gerenciamento de projetos é de fundamental
importância, uma vez que bons resultados são observados e sentidos por todos os envolvidos.
Contudo, existem diversos fatores importantes para que a EAP seja criada e atualizada da forma
correta, conforme mencionamos nesse artigo. Além do mais, há outros artefatos, processos e
ferramentas que quando combinados à ela potencializam ainda mais o poder dessa estrutura.

Gestão Ágil de Projetos: Questão de Sobrevivência em 2020

Post 11 de agosto de 20192 de setembro de 2019 Maria Silvia M. Freitas Contin
A gestão ágil de projetos é responsável pelas novas empresas trilionárias do planeta. A abordagem
ágil não é algo novo, mas sua cultura tem se espalhado em tamanha velocidade que a utilização de
abordagens ágeis está deixando de se tornar diferencial competitivo para se tornar fator eliminatório
para as empresas que não as utilizam.
Este modelo veio para solucionar um grande problema.
Na época em que o Ciclo PDCA estava em ápice nas empresas, surgiram os métodos de gestão ágil
para gerenciar rotinas e melhorar estimativas de projetos. Em especial, tais práticas surgiram em meio
à área de software. Mesmo utilizando diversos profissionais responsáveis pelos requisitos dos
projetos, um problema comum do mercado de software na década de 90 era ter o produto final sem
atender à demanda inicial do cliente.
E daí vem a relação com as empresas atuais.
O problema da criação de softwares estava no tamanho da complexidade e das variáveis envolvidas
no projeto. Além disso, o contratante possuía uma breve ideia de sua necessidade, o que aumentou
a demanda por comunicação constante. No mercado atual, isto é facilmente traduzido como o
comportamento do consumidor junto com o contexto empresarial.
A Queda da Burocracia Com Gestão Ágil
A Amazon, empresa do Jeff Bezos, possui 540 mil funcionários distribuídos em seus centros. No início
de sua jornada, a Amazon era somente uma loja de distribuição de livros físicos. Um modelo
inovador, é verdade. Com centralização de distribuição e melhoria na logística, a Amazon pretendia
se tornar referência onde consumidores poderiam encontrar quaisquer livros que precisassem.
No entanto, esta não é Amazon de hoje.
Utilizar a abordagem ágil é o que mantém a Amazon contextual em relação ao mar de possibilidades
(e tempestades) que o mercado possui. Mais importante que isso, ter a gerência de 540 mil
funcionários é impossível. A auto-gerência das equipes faz dos líderes mais Coaches do que chefes
neste modelo. Dessa forma, ao invés dos líderes precisarem focar no o operacional, eles possuem a
liberdade de focar, simplesmente, na liderança.
Quer saber a diferença entre agilidade e velocidade?
No vídeo abaixo há uma forma simples de entender. O vídeo mostra um dos centros de distribuição
da Amazon. Se déssemos personalidade aos robôs do vídeo, poderíamos supor que nenhum deles
está estressado nem sequer precisa correr contra o tempo. Há uma demanda e um software
gerencial dizendo, exatamente, o que cada um deve fazer. A agilidade está na eficácia e não no
desespero ou burnout.
E mais benefícios podem ser encontrados no próximo tópico.
Tamanho Ideal de Equipe Para Implantação
Uma gestão com processos bem delineados e sem burocracia gera adaptação a novas diretrizes
organizacionais.
E tá na hora de esquecer os post its também.
Existem softwares de gestão ágil que atuam como fechamento de lacunas ao dar ao gestor o poder
de facilitar todo o fluxo de processos da empresa. Por exemplo, em uma empresa com 500
colaboradores, ter um ser humano controlando os processos seria desgastante. No entanto, para
reduzir a fricção da gestão e melhorar a comunicação da equipe, entram em cena os softwares.
Pequenos times se comunicam com times maiores.
Utilizar abordagens ágeis é útil para criar um ambiente onde tudo consiga fluir da maneira mais
adequada possível. A forma modular de pensar auxilia o gestor no monitoramento do que foi
planejado e o que foi realizado. Isto também auxilia o próprio time a se desenvolver quando utilizam
os “artefatos” da gestão ágil de projetos.
Foi isso que amplificou a Amazon no momento correto.
Grande parte das inovações de empresas como Google, Tesla, Facebook e Apple começam com a
“divisão X”. Tal divisão pode ser vista como o extremo da gestão ágil de projetos (e até gestão de
riscos). Enquanto que na gestão ágil de projetos é possível adaptar-se em velocidade relâmpago,
as divisões X são voltadas a testar ideias com pouca chance de validação e altíssimo impacto provável
(seja positivo ou negativo).
O mercado muda seu rumo constantemente.
Apesar da cultura ágil ser implantada de forma lenta e progressiva no ambiente empresarial, ela
consegue gerar a confiança e os requisitos necessários para a tomada de decisão a partir de
mudanças externas. Dessa forma, tendo em sua origem a possibilidade de mudanças, a cultura ágil
consegue contornar e vencer obstáculos mercadológicos com uma maior adequação ao problema.
Entra em Cena o Scrum
O Scrum é uma abordagem ágil que une várias peças advindas de demandas de gestão ágil de
projetos empresariais e facilita sua implementação.
Scrum é a abordagem de desenvolvimento ágil mais conhecida e utilizada no mercado. Isso é válido
não somente para equipes de programação de software. A abrangência é tamanha que desde a
implantação de projetos agrícolas até a gestão de RH são beneficiados pelas abordagens ágeis. O
Scrum possui alguns artefatos principais que compõem sua estratégia e sua eficácia.
Antes, deixa definir alguns personagens do Scrum.
O primeiro deles é o Product Owner (dono do produto). O Dono do Produto pode ser definido por
quem solicita ou paga o projeto. Em reuniões semanais ou mensais, o Dono do Produto revisa e
ajusta suas demandas específicas para a próxima iteração (período de tempo fixo). Enquanto isso,
cada Scrum Master (líder de equipe), relata e ajusta as tarefas da equipe junto com ela própria em
outra reunião (lembrando: o Scrum Master atua mais como Coach que como Chefe).
Desta forma, o produto final sempre atende os requisitos.
Os benefícios principais da gestão ágil de projetos envolvem pequenos insights a respeito do mercado
e da própria empresa. Dentro da empresa, cada núcleo independente se estrutura e aprende com
todos os núcleos horizontais. Recebendo auxílio dos núcleos superiores na hierarquia e reduzindo
tempo de reunião, a gestão ágil de projetos cria empresas inovadoras prontas para os desafios do
consumidor atual.
Os benefícios estão melhor descritos no tópico abaixo.
4 Benefícios de Implantar um Software de Gestão Ágil de Projetos
Cada benefício pode ser o diferencial competitivo esperado e necessário para sua empresa desbravar
um novo mercado ou melhorar a participação do mercado atual.
Usar gestão ágil de projetos é algo que trará um valor de inovação alto neste momento e se tornará
um novo padrão em futuro próximo. No entanto, apesar da abordagem ser versátil e de fácil
implantação, unir KPI (Indicadores) continua sendo essencial para o desenvolvimento da mesma.
Por isso, o uso de software de gestão ágil de projetos acaba gerando esses benefícios abaixo.
1. Escalabilidade
A escalabilidade de projetos utilizando a gestão ágil de projetos é tamanha não por motivo aleatório,
mas pela existência de menos complexidade para os gestores. Cada equipe multidisciplinar, que
normalmente possui entre 7 a 25 pessoas, é um núcleo fechado com habilidades ou conhecimentos
específicos. Um projeto delineado nestes termos cria a possibilidade de agregar núcleos diferentes
com comunicação específica durante as várias reuniões pontuais previstas no Scrum.
2. Menos Reuniões, Mais Produção e Maior Autonomia
A verdade é que a gestão ágil de projetos possui muito mais reuniões do que a tradicional reunião de
sexta ou segunda-feira que o Brasil está acostumado. No entanto, não somente o foco é diferenciado
quanto a qualidade e entrega de valor é incrementada. Por exemplo, nas reuniões do Scrum, os
membros da equipe aprendem entre si durante a Stand Up Meeting, que explico abaixo.
3. Incentivo à Inovação e Colaboração
As reuniões, modo de trabalho e todo o modus operandi de uma gestão ágil de projetos ocorre voltada
a dar ao colaborador a possibilidade de tomar suas próprias decisões voltadas para atingir o objetivo
específico da iteração (bloco de tempo das tarefas atuais). Além disso, durante o início do dia existe
a Stand Up Meeting. Nesta reunião, a gestão ágil de projetos cria um ambiente colaborativo para
responder três perguntas.
 O que fez ontem e o que deixou de fazer?
 Quais suas dificuldades ou aprendizados?
 O que pretende fazer hoje?
4. Redução de Despesas Com Retrabalho
Uma das áreas que a gestão ágil de projetos recebe bastante influência é a Engenharia de Requisitos.
Nesta área, diferente do modelo tradicional de planejamento, é dito que nunca se terá 100% dos
requisitos de um projeto. Isto porque um dos pressupostos é que o contexto muda ou mesmo a ideia
inicial muda. Tudo isso possui um objetivo: nunca perder a visão do objetivo final num projeto onde a
lente (mercado/empresa) altera o foco o tempo todo.
Isso gera uma entrega de valor de forma constante e pontual.
Utilizando-se de entregas contínuas de MVP (Mínimo Produto Viável), todo o produto final é baseado
no incremento gradual (e funcional) do MVP anterior. Sendo os requisitos maleáveis, após cada
entrega há uma validação com o Dono do Produto. Esta validação pode gerar tanto acréscimos quanto
redução, modificação ou eliminação de requisitos.
Conclusão da Gestão Ágil de Projetos
No final, tudo se relaciona com o foco necessário para entender o contexto atual e ajustar a força de
trabalho para maximizar os resultados.
Mesmo sem aspirações a se tornar a nova Amazon, os padrões anteriores de gestão de projetos
acabam por criar muitas lacunas de difícil preenchimento. Normalmente, este preenchimento é feito
através de retrabalho e até mesmo demissões de colaboradores que não se sentem motivados ou
incentivados. Devido a isto, e levando em conta o diferencial competitivo das empresas que utilizam
softwares de gestão ágil de projetos, se torna cada vez mais próximo o dia que não será mais um
diferencial, mas sim uma questão de sobrevivência.