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APOSTILA Excel Ótima PDF
APOSTILA Excel Ótima PDF
Conteúdo:
Microsoft Excel 2007
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Alessandro Trovato
Treinamentos Corporativos Apostila Excel 2007
Microsoft Office 2003 e Microsoft Office 2007 são marcas registradas da Microsoft.
Contato:
alessandroandrade@yahoo.com.br
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Alessandro Trovato
Treinamentos Corporativos Apostila Excel 2007
Conteúdo
Iniciando o Excel ...............................................................................................................................................6
Criando um atalho de teclado para carregar o Excel .......................................................................................7
O ambiente de trabalho do Excel .....................................................................................................................9
Teclas de atalho ............................................................................................................................................ 14
Os componentes do Excel .............................................................................................................................. 16
Coluna............................................................................................................................................................ 17
Linha .............................................................................................................................................................. 18
Entendendo Funções ..................................................................................................................................... 19
1. Mesclar células ...................................................................................................................................... 20
2. Função Soma ..................................................................................................................................... 21
3. Subtração .......................................................................................................................................... 23
4. Multiplicação ..................................................................................................................................... 23
5. Divisão ............................................................................................................................................... 24
6. Porcentagem ..................................................................................................................................... 24
7. Função Máximo ................................................................................................................................. 25
8. Função Mínimo .................................................................................................................................. 26
9. Função Maior .................................................................................................................................... 26
10. Função Menor ................................................................................................................................... 27
11. Função Média .................................................................................................................................... 28
12. Função Cont.núm .............................................................................................................................. 28
13. Função Cont.Valores.......................................................................................................................... 29
14. Função Contar.Vazio ......................................................................................................................... 29
15. Função Hoje ....................................................................................................................................... 30
16. Função Agora .................................................................................................................................... 30
17. Função Hora ...................................................................................................................................... 30
18. Função Minuto .................................................................................................................................. 31
19. Função Segundo ................................................................................................................................ 31
20. Função Tempo ................................................................................................................................... 32
21. Função Dia ......................................................................................................................................... 32
22. Função Mês ....................................................................................................................................... 33
23. Função Ano ........................................................................................................................................ 33
24. Função Data ...................................................................................................................................... 34
25. Função Esquerda ............................................................................................................................... 34
26. Função Direita ................................................................................................................................... 34
27. Função Ext.texto ................................................................................................................................ 35
28. Função Concatenar............................................................................................................................ 35
29. Função Texto ..................................................................................................................................... 36
30. Função Maiúscula.............................................................................................................................. 36
31. Função Minúscula.............................................................................................................................. 37
32. Função Pri.Maiúscula ........................................................................................................................ 37
33. Função Romano................................................................................................................................. 37
34. Função Valor...................................................................................................................................... 38
35. Função Mod....................................................................................................................................... 38
36. Função Rept ....................................................................................................................................... 39
37. Função Int .......................................................................................................................................... 40
ANOT AÇÕES
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Treinamentos Corporativos Apostila Excel 2007
38. Função Arred ..................................................................................................................................... 41
39. Validação ........................................................................................................................................... 41
40. Formatação Condicional ................................................................................................................... 44
41. Função Comentário ........................................................................................................................... 47
42. Função SE .......................................................................................................................................... 47
43. Função E ............................................................................................................................................ 51
44. Função OU ......................................................................................................................................... 52
45. Função Éerros .................................................................................................................................... 53
46. Função Cont.se .................................................................................................................................. 55
47. Função Somase.................................................................................................................................. 56
48. Autofiltro ........................................................................................................................................... 57
49. Subtotais............................................................................................................................................ 59
50. Estrutura de Tópicos .......................................................................................................................... 62
51. Função Escolher ................................................................................................................................. 66
52. Função ProcV (Procura Vertical)........................................................................................................ 67
53. Função ProcH (Procura Horizontal) ................................................................................................... 71
54. Função Índice..................................................................................................................................... 73
55. Função Corresp .................................................................................................................................. 76
56. Função Desloc.................................................................................................................................... 79
57. Atribuição de nomes.......................................................................................................................... 84
58. Tabela Dinâmica................................................................................................................................ 86
59. Gráficos ............................................................................................................................................. 98
60. Gráfico Dinâmico ............................................................................................................................. 104
61. Impressão no Excel .......................................................................................................................... 105
62. Modos de Visualização .................................................................................................................... 112
63. Autosalvamento .............................................................................................................................. 113
64. Compartilhando Planilhas do Excel ................................................................................................. 115
65. Vincular células entre planilhas....................................................................................................... 117
66. Vincular documentos do Word ........................................................................................................ 118
67. Classificando os dados..................................................................................................................... 120
68. Controlando alterações na planilha ................................................................................................ 123
69. Auditoria de Fórmulas ..................................................................................................................... 126
70. Suplementos: Histograma ............................................................................................................... 135
71. Cenários ........................................................................................................................................... 139
72. Atingir Meta .................................................................................................................................... 144
73. Solver ............................................................................................................................................... 147
74. Tabela de Dados .............................................................................................................................. 156
75. Função Pgto ..................................................................................................................................... 161
76. Macros............................................................................................................................................. 163
Exercícios ..................................................................................................................................................... 173
Agradecimentos .......................................................................................................................................... 181
ANOT AÇÕES
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Alessandro Trovato
Treinamentos Corporativos Apostila Excel 2007
Home Small
Standard Professional Ultimate
and Student Business
Word 2007 Um conjunto completo de
ferramentas de redação e composição
que ajudam você a criar e compartilhar
conteúdo.
PowerPoint 2007 Eficiente ferramenta
de apresentação que permite criar
apresentações com aparência profis-
sional.
Excel 2007 Uma eficiente ferramenta
para criar planilhas e analisar e com-
partilhar informações.
OneNote 2007 Uma solução de bloco
de notas digital que permite reunir
anotações e informações e um só
lugar.
Outlook 2007 Uma solução integrada
para você administrar o seu tempo e
gerenciar informações, criando cone-
xões além de qualquer fronteira.
Outlook 2007 com Business Contact
Manager Uma solução integrada para
você administrar o seu tempo e geren-
ciar informações, criando conexões
além de qualquer fronteira.
Access 2007 Uma solução de banco
de dados que permite controlar, co-
municar e compartilhar informações de
maneira eficaz.
Publisher 2007 Crie, personalize e
compartilhe publicações e materiais de
marketing internamente.
Groove 2007 Uma ferramenta de
colaboração que ajuda as equipes a
trabalharem juntas.
InfoPath 2007 Uma programa de
coleta de informações com o qual você
pode criar e implantar formulários
eletrônicos.
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Treinamentos Corporativos Apostila Excel 2007
O Excel é um programa de cálculos. É um software de planilhas eletrônicas com muitos re-
cursos para auxiliar no tratamento de informações.
Com o Excel podemos construir desde operações simples até cálculos mais avançados co-
mo financeiros, matemáticos, lógicos, estatísticos, etc. Podemos fazer o controle de nossas despe-
sas financeiras pessoais ou controlar o fluxo de caixa de uma empresa. Controlar fluxo de materi-
ais em estoques, estatisticamente analisar como a empresa está entre outras funcionalidades.
Os principais recursos que encontramos no aplicativo são:
Planilhas: permite a montagem e organização dos dados para análise.
Bancos de dados: podemos classificar, ordenar, pesquisar e agrupar informações para for-
mar banco de dados.
Gráficos: Com os gráficos do Excel poderemos utilizar recursos visuais avançados para
análise das informações obtidas com suas planilhas.
Apresentações: Com recursos de formatação avançados, podemos utilizar o Excel também
para demonstrar nossos resultados.
Macros: Tarefas simples ou complexas podem ser resolvidas com a criação de macros. Po-
demos também através da utilização do VBA (Visual Basic for Application) criar nossas
próprias funções.
Você aprenderá com este material a criar operações matemáticas básicas, recursos de análi-
se de dados e terá muitas dicas de recursos avançados. Essa apostila servirá como referência inclu-
sive para futuras consultas a conceitos abordados durante nosso treinamento.
Em caso de dúvidas podemos contar também com a Ajuda do próprio programa. Utilizando
o assistente acionado pela opção Ajuda, localizado na Faixa de Opções (Ribbon), conforme indi-
cado na imagem abaixo, ou pressionando a tecla <F1> a qualquer momento.
Iniciando o Excel
Para carregar o Excel devemos seguir os passos abaixo (considerando que o sistema opera-
cional utilizado seja o Windows Vista).
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Treinamentos Corporativos Apostila Excel 2007
Além do modo tradicional explicado acima, podemos também carregar o Excel atribuindo
uma tecla de atalho para sua execução. Quando a seqüência de teclas atribuída é pressionada, au-
tomaticamente o Excel é carregado. Esse é um recurso do sistema operacional e não do Windows.
Você poderá inclusive atribuir quantos atalhos desejar para os programas que você mais utiliza.
Veja os passos abaixo.
ANOT AÇÕES
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Treinamentos Corporativos Apostila Excel 2007
6. Pressione as teclas Ctrl + Shift + E (simultaneamente) ou Ctrl + Alt + E (se preferir). Observe
que pressionando a sequência acima no campo Tecla de Atalho as teclas aparecerão na ordem
pressionada.
Pronto, para carregar o Excel basta pressionar a sequência de teclas escolhida (CTRL +
SHIFT + E ou CTRL + ALT + E).
Para eliminar o atalho atribuído devemos repetir os passos acima mas pressionando a tecla
Backspace no campo Tecla de atalho. Aparecerá a palavra Nenhum indicando a remoção da tecla
de atalho.
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O ambiente de trabalho do Excel
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Há uma grande diferença na Versão 2007 do pacote Office se comparada com suas versões
anteriores. Há uma linha divisória da evolução pois a versão 2007 é um marco destes aplicativos.
Conforme estudos de especialistas em aprendizado para pessoas que nunca utilizaram o pa-
cote Office, seu aprendizado é facilitado e é realizado em menos tempo. Pessoas que já conhecem
as versões anteriores tem mais dificuldade para esses aprendizado. O motivo é a relação que um
usuário experiente faz com a utilização da versão anterior. A curva de aprendizagem é mais longa
em tempo para esses usuários.
Minha dica para você que está interessado neste curso é dedicar-se a aprender bem uma
versão ao aplicativo para que o aprendizado das futuras versões seja mais simplificado!
Vamos a partir de agora identificar cada uma das partes da janela acima.
1. Botão Office: Uma novidade nesta versão. O Botão Office agrupa os principais controles para
manipulação dos arquivos, impressão e publicação. São itens do botão Office: Novo, Abrir,
Salvar, Salvar Como, Abrir do Office Live, Salvar no Office Live, Imprimir, Preparar, Enviar,
Publicar e Fechar
a. Novo: Permite abrir uma nova Pasta de Trabalho.
ANOT AÇÕES
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b. Abrir: Permite abrir Pastas de Trabalho salvas anteriormente.
c. Salvar: Permite salvar arquivos que estão sendo alterados e utilizados no momento.
Permite também salvar um arquivo novo que não tenha sido salvo ainda.
d. Salvar Como: permite gerar uma cópia do arquivo aberto, mantendo as característi-
cas do arquivo original preservadas. Podemos salvar inclusive a Pasta de trabalho
em outras versões do Excel.
e. Abrir do Office Live e Salvar no Office Live são opções para salvamento na versão
da Microsoft do Office Live Workspace (que é um serviço de compartilhamento de
arquivos gratuito).
f. Imprimir: Permite a impressão da Pasta de trabalho aberta. Podemos inclusive visu-
alizar a impressão em um dos subitens desse grupo.
g. Preparar: Permite a manipulação das propriedades e traz recursos avançados para o
arquivo como Edição das propriedades da pasta de trabalho, Inspecionar Documen-
to (verifica se há informações pessoais na pasta de trabalho), Criptografar Docu-
mento, Restringir Permissão, Adicionar uma assinatura Digital, Marcar como final
e Executar Verificador de Compatibilidade.
h. Enviar: Permite o envio da Pasta de Trabalho em anexo por e-mail, ou enviar um
Fax utilizando um serviço de Fax da Internet.
i. Publicar: Permite que suas planilhas sejam salvas em ambientes compartilhadas
como redes ou ainda serviços como o Sharepoint da Microsoft. Encontramos nesse
grupo: Serviços do Excel, Servidor de Gerenciamento de documentos e Criar espa-
ço de trabalho de documentos.
2. Barra de Acesso Rápido: Permite que alguns dos principais recursos acessados do Excel
sejam colocados nesta barra. No exemplo são exibidos os botões Salvar, Desfazer e Refa-
zer. Clicando com o botão direito do mouse sobre essa
borra podemos configurar quais botões serão exibidos
ou ocultados.
3. Personalizar Barra de Menus de Acesso Rápido. Como
o exemplo acima, permite configurar quais botões se-
rão exibidos ou ocultados. Apresenta também alguns
botões padrão que podem ser selecionados. Veja a i-
magem ao lado. Os três botões visíveis estão marca-
dos, indicando que estão sendo mostrados na Barra de
Acesso Rápido.
4. Barra de Títulos: Exibe o nome do arquivo aberto no
momento e o programa em exibição.
ANOT AÇÕES
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5. Guias: as guias trazem o conjunto de comandos abrigados pelo Ribbon. São elas: Início,
Inserir, Layout de página, Fórmulas, Dados, Revisão, Exibição e Desenvolvedor.
6. Botão Minimizar: Minimiza a Janela ativa para a Barra de Tarefas do Windows.
7. Botão Restaurar / Maximizar: Permite restaurar o tamanho de uma janela de aplicativo ou
maximizá-la.
8. Botão Fechar Aplicativo: Fecha o aplicativo quando selecionado.
9. Botão Fechar Arquivo: Fecha o arquivo que está em edição.
10. Botão Restaurar / Maximizar: Permite restaurar o tamanho de uma janela de arquivo ou
maximizá-la.
11. Botão Minimizar Arquivo: Minimiza o arquivo que está sendo editado para a borda inferir
janela do aplicativo.
12. Botão Ajuda: Carrega o assistente do Excel de Ajuda.
13. Dividir Janela Horizontalmente: Quando arrastado para a parte inferior cria uma divisão de
janelas horizontal, permitindo que visualizemos 2 partes simultâneas da planilha.
14. Cursor: A representação da posição de onde está posicionado o cursor e onde serão inseri-
dos os dados em nossa planilha.
15. Barra de Fórmulas: onde serão inseridas as fórmulas nas células. A barra de fórmulas exibe
o conteúdo de uma célula quando esta estiver selecionada.
16. Inserir função: Permite carregar o assistente do Ex-
cel para utilização das funções. Veja a tela ao lado.
Ela é exibida quando pressionamos o botão.
17. Caixa de nome. A caixa de nome possui alguns re-
cursos: a) exibe a referência da célula que está sele-
cionada no momento. b) Permite atribuir nomes a
faixas de células. c) Permite mover o cursor para cé-
lulas específicas quando digitamos sua referência.
Por exemplo: se digitarmos BC123 o cursor será
transportado para a coluna BC, linha 123.
18. Galeria: Na imagem acima, a Galeria Fonte está
destacada. As galerias agrupam os comandos por
suas similaridades. Perceba que na Galeria Fonte somente aparecem os comandos referen-
tes a formatação de fonte. Para cada Guia há um conjunto diferente de Galerias. Na Guia
Início encontramos: Área de Transferência, Fonte, Alinhamento, Número, Estilo, Células e
Edição. Nem todos os controles estão disponíveis. Há muitas outras funções de formatação
ANOT AÇÕES
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de fonte que podem ser acessadas quando clicamos no botão
Formatar Células. Esse botão está localizado na parte inferior
da Galeria, representado por uma seta. Veja a imagem ao lado
e a seleção do botão Formatar Células. Quando pressionado a
imagem abaixo é exibida. Veja que é a mesma tela da versão
de formatação de células da versão do Excel 2003.
19. Selecionar Tudo: quando pressionado esse botão, todas as linhas e colunas da sua planilha
são selecionadas.
20. RIBBON ou FAIXA DE OPÇÕES: Principal mudança na versão 2007 do Excel e dos apli-
cativos do pacote Office. A faixa de Opções ou Ribbon fornece todos os comandos antes
encontrados no Excel nas barras de ferramentas de forma categorizada. Perceba que as gui-
as fornecem a categoria principal do recurso que será acessado e, dentro das guias, separa-
do por galerias encontram-se os comandos. Para utilizar o
comando basta clicar uma vez com o botão esquerdo do
mouse sobre os botões. Caso tenha dúvidas quanto à ca-
racterística do botão, uma ajuda rápida poderá ser exibida
se o ponteiro do mouse ficar posicionado sobre o botão
em dúvida. Em alguns segundos uma tela é aberta com a
descrição da opção, qual sua tecla de atalho (caso tenha) e
uma dica do que a ferramenta pode fazer. Veja ao lado um
exemplo de tela de ajuda para o recurso Mesclar e Centra-
lizar.
21. Barra de rolagem Vertical: Quando arrastada para baixo
ou para cima há uma rolagem na área de visualização das células.
ANOT AÇÕES
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22. Dividir Janela Verticalmente: Quando arrastada para o centro da tela permite a criação de
uma divisão de janelas vertical em sua planilha. Ideal para visualização de áreas de colunas
distintas ao mesmo tempo.
23. Zoom: O zoom pode ser aumentado e diminuído de acordo
com a rolagem do controle de Zoom. Podemos também pres-
sionar o botão + ou – para interagir com o nível de zoom na
planilha. Ao clicar sobre a porcentagem de zoom exibida, uma
janela é aberta (muito semelhante a janela de Zoom da versão
do Excel 2003). Veja a imagem ao lado. Há uma outra forma
também de aumentarmos ou diminuirmos o Zoom. Desta vez
podemos utilizar o mouse e um atalho de teclado. Todo mouse
possui um botão de rolagem, geralmente localizado entre os
botões esquerdo e direito. Para aumentar o Zoom: segure a te-
cla CTRL pressionada. Mova o rolete para cima, você verá que
o zoom será incrementado. Movendo o rolete para baixo o zo-
om é diminuído. Experimente!
24. Barra de rolagem horizontal: Quando rolada para a direita ou para a esquerda permite a na-
vegação pelas colunas de sua planilha.
25. Modos de visualização: Há três formas de visualização dos dados em sua planilha. a) O
modo normal geralmente é utilizado para a criação de fórmulas e utilização de funções. b)
Layout de Página: Permite a visualização da planilha em páginas (esse é um modo novo de
visualização). c) Permite a configuração das páginas para a impressão através da visualiza-
ção na planilha das quebras de página.
26. Barra de Status: A barra de status trás informações sobre o ambiente. Podemos encontrar
funções pré-configuradas, informações sobre o modo de trabalho, situação das teclas Caps
lock e Num lock, um atalho para salvarmos macros, entre outros recursos. Veja abaixo um
exemplo da barra de status com informações. Para alterar as funções exibidas, basta clicar
com o botão direito do mouse sobre qualquer uma das operações e selecionar as novas fun-
ções desejadas.
27. Inserir Planilha: ao clicarmos neste botão uma nova planilha é inserida em sua Pasta de
Trabalho. O atalho de teclado para esse recurso é SHIFT + F11.
28. Planilhas: As planilhas representam os espaços de trabalho do Excel. Por padrão são inse-
ridas três planilhas iniciais. Essa configuração poderá ser alterada posteriormente. Para al-
ternar entre as planilhas, basta clicar com o botão esquerdo do mouse sobre a planilha de-
sejada. O Atalho de teclado para navegar nas planilhas é CTRL + PAGE DOWN ou CTRL
+ PAGE UP.
ANOT AÇÕES
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29. Movimentação pelas planilhas: Esses quatro controles permitem a navegação pelas plani-
lhas.
30. Gravação de Macro: Pressionando esse botão o assistente para gravação de macro é exibi-
do permitindo o início da gravação de uma nova macro.
Teclas de atalho
Muito útil para ganho de produtividade. As teclas de atalho são seqüências de teclas pré-
configuradas para executar uma ação. Por exemplo: para abrir uma Pasta de Trabalho nova pode-
mos pressionar CTRL + O.
F10 ou ALT
Seleciona a barra de menus e indica nesta versão, qual a
tecla de atalho pode ser utilizada para a maioria dos bo-
tões.
ENTER
Abre o menu selecionado, ou executa a ação do botão ou comando selecionado.
ALT+BARRA DE ESPAÇOS
Exibe o menu de atalho da barra de título.
REDIMENSIONAR FONTES
TECLAS DE FUNÇÃO
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MOVIMENTAÇÃO E SELEÇÃO,
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LOCALIZAR E SUBSTITUIR TEXTOS
PAGE UP ou PAGE DOWN - Movimentação pela página de visualização quando ela está com
menos zoom.
CTRL+HOME - Vai para a primeira página de visualização quando ela está com menos zoom.
CTRL+END - Vai para a última página de visualização quando ela está com menos zoom.
Vamos praticar?
Anote abaixo o que acontece quando você pressiona a seguinte seqüência de teclas:
CTRL + F4 - _____________________________________________________________
F10 - ___________________________________________________________________
CTRL + U - _____________________________________________________________
SHIFT + F3 - _____________________________________________________________
CTRL + K - _____________________________________________________________
Os componentes do Excel
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4. Linha - As linhas de uma planilha são representadas em números, formam um total de
1.048.576 linhas e estão localizadas na parte vertical esquerda da planilha.
5. Célula - As células são formadas através da intersecção (cruzamento) de uma coluna com
uma linha e, cada célula tem um endereço referencial que é mostrado na caixa de nomes que
se encontra na parte superior da Planilha.
Coluna *
O Excel possui 16.384 colunas representadas por
letras de nosso alfabeto, podemos localizar uma coluna
na tela do Excel através das letras que se encontram a-
cima da área de trabalho, como no exemplo ao lado,
observe a coluna D.
As colunas podem ser ajustadas em tamanho para
aceitarem corretamente ao dados inseridos.
Se uma célula recebe a entrada de valor maior do que ela suporta é mostrada a seqüência de
símbolos ########## indicando que não coube a representação númerica. Para aumentar o
tamanho da coluna proceda da seguinte forma:
1) Clique 2 vezes com o mouse na união de 2 colunas (*);
2) Automaticamente a coluna ficará da largura da maior célula preenchida.
Ou
1) Posicione o ponteiro do mouse entre as 2 colunas (*)
2) Segure o botão esquerdo do mouse e arraste-o para a direita ou para a esquerda para
aumentar ou diminuir a coluna.
3) Quando soltar o botão do mouse a coluna terá a dimensão que vocês desejar.
Ou
1) Clique no campo Selecionar Tudo para selecionar a planilha inteira.
2) Clique duas vezes entre as colunas para dimensionar TODA a planilha. Todas as células
da planilha serão corretamente adequadas ao maior tamanho do conteúdo preenchido.
ANOT AÇÕES
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Ou
1) Clique com o botão direito na célula que identifica a coluna
2) Clique em Largura da Coluna e faça o ajuste.
Ou
1) Clique na Guia Início
2) Localize a Galeria Células
3) Clique no botão Formatar. Uma janela aparecerá. Clique sobre a opção Largura da Co-
luna. A mesma tela acima será exibida.
OBS.: O Excel não trabalha com uma régua como o Word, ele trabalha com Pontos, Pixels e Centímetros. Quando você confi-
gura uma Coluna está ajustando o número provável de caracteres que caberão na célula. Veja a tabela abaixo:
Uma conversão aproximada de pontos e pixels para centímetros é mostrada na tabela abaixo.
Pontos Pixels Centímetros
18 24 0,635
36 48 1,27
72 96 2,54
108 144 3,81
144 192 5,08
Vamos praticar?
Defina as seguintes medidas para as colunas:
Linha
O Excel possui 1.048.576 linhas que podem receber formatações individuais, cada linha
possui 16.384 células. Elas são representadas por números, em ordem crescente e encontram-se a
esquerda da planilha.
Linhas
Para dimensioná-las siga os mesmos passos anteriores, mas clicando na barra que as separa
conforme indicado no desenho acima.
ANOT AÇÕES
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Entendendo Funções
O Excel é uma ferramenta muito poderosa para execução de cálculos. Além das operações
básicas (soma, subtração, divisão, multiplicação, potenciação e porcentagem) pode trabalhar com
suas funções internas que agregam muito mais potencialidades.
Um detalhe muito importante é que uma fórmula ou função no Excel deve ser precedida,
obrigatoriamente pelo sinal de = (igual) pois o programa reconhece uma fórmula ou função a partir
do momento que for iniciado com o sinal de igual.
A função é um método para tornar mais rápido a montagem de fórmulas que envolvem cál-
culos mais complexos e matrizes de valores. Existem funções para cálculos matemáticos, financei-
ros, estatísticos, datas, texto, entre outros.
Por exemplo: vamos analisar a função =SOMA(A1:C10)
Utilizaremos a função SOMA para somar todos os valores do intervalo da célula A1
até a célula C10, sem você precise informar célula por célula em sua fórmula.
Para uma correta utilização das funções devemos dar preferência pelo uso das referencias
das células nas fórmulas. Sempre que uma célula for atualizada, automaticamente o resultado final
que se utilizou daquela referência será atualizado também.
Utilizando as referências das células nas fórmulas você ficará livre para se preocupar com
o que realmente interessa: o RESULTADO FINAL ou QUAL INFORMAÇÃO VOCÊ QUER
EXTRAIR DA SUA PLANILHA.
Sobre funções...
A seguir encontraremos uma pequena relação das funções mais utilizadas. O Excel na versão
2007 oferece mais de 300 funções (que podem ser aumentadas com a ativação de Suplementos,
baixadas na Internet ou criadas através do VBA).
Vamos conhecer algumas delas a partir de agora.
Lembre-se de que os resultados aparecerão na célula onde está digitada a fórmula.
Multiplicação *
Divisão /
Adição +
Subtração -
Potenciação ^
Porcentagem %
ANOT AÇÕES
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1. Mesclar células
Em algumas situações, necessitamos juntar ou mesclar células para fazerem parte de um tí-
tulo ou representação de um dado que normalmente não caberia em uma célula apenas.
A este processo chamamos de Mesclar células.
O processo para criação é muito simples.
1. Selecione as células que deseja mesclar.
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Há outra forma de mesclar as células.
2. Função Soma
Sintaxe: =SOMA(...)
A função exige uma célula ou um intervalo de células para somar.
A função irá somar todos os valores que se encontram na faixa de valores ou matriz de da-
dos selecionada. No exemplo abaixo essa soma será das células A1 até a célula D1. Na fórmula
=SOMA(A1:D1) os dois pontos indicam ATÉ, ou seja, some de A1 ATÉ D1.
A forma de utilização da função soma não foge a esta regra. Sempre que quiser somar valo-
res, indique a faixa de células desejada. Devemos somente posicionar o cursor na célula que dese-
jamos o resultado ANTES de digitar a função.
Neste exemplo estamos somando todos os valores do endereço A1 até o endereço D1. A
fórmula seria digitada como no exemplo, e ao teclar ENTER o valor apareceria. O resultado está
na célula E1: 102,5.
ANOT AÇÕES
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Os valores não aparecem formatados, pois ainda não aplicamos a formatação dos mesmos.
Veja o exemplo:
1. Selecionar os valores que desejar somar. No exemplo abaixo foi selecionada as células de
A1 até A5 (A1:A5).
2. Clique na guia Início
3. Na Galeria Edição, clique sobre o botão Autosoma (conforme identi-
ficado na imagem ao lado).
4. Automaticamente será inserida na célula A6 a função
=SOMA(A1:A5).
Se a seleção for de linha, o resultado será exibido à direita da
seleção.
Se a seleção for de coluna, o resultado será exibido abaixo da seleção.
Veja mais um exemplo de Soma
Agora você deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma única fór-
mula, desta vez você terá que digitar a fórmula:
Para criar a função, clique sobre a célula D6. Digite =SOMA e abra o parentes. Agora po-
sicione o cursor na primeira célula (A1) com as setas de direção. Segure a tecla SHIFT e com
as setas de direção selecione o restante dos valores.
Com isso estaremos somando todos os valores numa única fórmula, é o que chamamos de
somar intervalo de valores.
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Se você deseja realizar uma soma simples pode também utilizar a forma direta de somar, digi-
tando-se = (igual) e indicando ao Excel, através das setas de direção ou clicando sobre as células
com o botão esquerdo do mouse, quais células você deseja somar. Utilizando o teclado ou mouse,
após selecionar uma referência pressione o sinal de + (adição) e leve o cursor até a célula que de-
seja selecionar.
3. Subtração
Ao contrário da função SOMA não existe uma função chamada SUBTRAIR. Para contas
de subtração os valores devem ser indicados um a um.
No exemplo abaixo você deseja saber qual o salário líquido de um funcionário.
4. Multiplicação
Sintaxe: =MULT(núm1;núm2;...)
A função exige quais valores deverão ser multiplicados ou ainda uma matriz de da-
dos.Repare que os argumentos são separados por um ponto e vírgula (;)
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5. Divisão
6. Porcentagem
IMPORTANTE: Uma consideração importante sobre a porcentagem é que não devemos somar
ou subtrair valores utilizando o símbolo de porcentagem. As duas únicas operações possíveis
com o Excel são a multiplicação e a divisão.
ANOT AÇÕES
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Quando multiplicamos um valor por sua porcentagem, o resultado será somente o valor
dessa porcentagem. Se você quiser somar o valor da porcentagem com o principal, devemos fazer
a operação abaixo.
Veja o exemplo. Gostaria de somar 9,5% ao valor de R$ 7.500,00. Qual é o resultado fi-
nal?
No exemplo acima observe que iniciamos a fórmula com a referência A7 (Valor) para de-
pois somar pela multiplicação do valor (A7) e a porcentagem (B7). O Excel utiliza as mesmas pri-
oridades das operações, primeiro realiza a multiplicação e divisão para depois realizar a soma e a
subtração.
Outra forma de realizar a operação é multiplicarmos o valor do principal pelo valor deci-
mal da porcentagem.
Por exemplo:
10% é o mesmo que 0,1
25% é o mesmo que 0,25
1% é o mesmo que 0,01
Dica: Esta forma de se calcular porcentagem é mais simples, pois fazemos a conta diretamente,
utilizando o valor decimal que representa a porcentagem. No caso da última operação para subtrair
uma porcentagem devemos colocar na fórmula quando ―sobrará‖ após a retirada. No exemplo com
10% de desconto sobrarão 90% ou 0,9 em notação decimal.
7. Função Máximo
Em uma matriz de dados ou faixa de valores, exibe o maior valor lançado (valor máximo).
Sintaxe: =MÁXIMO(...)
A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
ANOT AÇÕES
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Exemplo: Em uma linha de produção, o supervisor deseja saber qual o apontamento mais al-
to lançado durante um determinado período. Veja o resultado abaixo.
Onde:
(B2:E6) – matriz de valores que serão verificados pela função MÁXIMO.
8. Função Mínimo
Em uma matriz de dados ou faixa de valores, exibe o menor valor lançado (valor mínimo).
Sintaxe: =MÍNIMO(...)
A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
Exemplo: Em uma linha de produção, o supervisor deseja saber qual é o menor valor de a-
pontamento lançado durante um determinado período. Veja o resultado abaixo.
Onde:
(B2:E6) – matriz de valores que serão verificados pela função MÍNIMO.
9. Função Maior
ANOT AÇÕES
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A função MAIOR é muito parecida com a função Máximo. Ela retorna o maior valor de uma
matriz de dados dependendo da posição na escala desejada (o 2º maior, o 3º maior e assim por
diante).
Sintaxe: =MAIOR(matriz;k)
Matriz faixa de valores que serão analisados
; separador dos argumentos da função
k posição de referência do valor a ser encontrado.
A função MENOR faz a operação inversa da função Maior. Ela retorna, dependendo da posi-
ção desejada, qual é o menor número de uma matriz de dados (o 2º menor, o 3º menor, e assim por
diante).
Sintaxe: =MENOR(matriz;k)
Matriz faixa de valores que serão analisados
; separador dos argumentos da função
k posição de referência do valor a ser encontrado.
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11. Função Média
A função é utilizada para calcular a média de uma faixa de valores ou uma matriz de da-
dos. Após serem somados, os valores são divididos pela quantidade de valores utilizados.
Sintaxe: =MÉDIA(...)
A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
Exemplo: Em uma linha de produção, o supervisor deseja saber qual é a média dos valores
lançados durante um determinado período. Veja o resultado abaixo.
DICA: Outra maneira de se calcular é somando os termos e dividindo pelo número de elemen-
tos. Futuramente você poderá utilizar uma função de contagem para substituir o último argu-
mento da função: =SOMA(B2:E6)/20
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Sintaxe: =CONT.VALORES(...)
A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
Observe que o resultado (5) refere-se às células vazias no conjunto de dados (de B2 até E6)
ANOT AÇÕES
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Esta função insere a data do sistema operacional automaticamente em uma célula selecio-
nada em sua planilha.
Essa função é muito utilizada em planilhas utilizadas como matrizes, pois não há a necessi-
dade da digitação constante da data.
Requer um pouco de atenção, pois se esta função for inserida por exemplo em um orçamen-
to, exibirá sempre a data em que o arquivo estará sendo aberto.
Sintaxe: =HOJE()
A função não exige parâmetros adicionais.
Veja o exemplo:
A função HORA extrai a hora de uma célula que contenha uma hora válida.
ANOT AÇÕES
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Sintaxe: =HORA(núm_série)
num_série refere-se a célula que possui da hora completa.
Veja o exemplo:
Para inserir rapidamente a HORA em uma célula selecionada pressione CTRL + SHIFT + :
(CONTROL + SHIFT + DOIS PONTOS)
A função MINUTO extrai os minutos de uma célula que contenha uma hora válida.
Sintaxe: =MINUTO(núm_série)
num_série refere-se a célula que possui da hora completa.
Veja o exemplo:
A função SEGUNDO extrai os segundos de uma célula que contenha uma hora válida.
Sintaxe: =SEGUNDO(núm_série)
num_série refere-se a célula que possui da hora completa.
Veja o exemplo:
ANOT AÇÕES
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A função TEMPO é utilizada para unir as células separadas pelas funções HORA, MINU-
TO e SEGUNDO formando uma nova célula com a hora completa. Pode ser utilizada também
para concatenar esses valores se sua planilha deriva de um sistema antigo cujas informações são
dadas em colunas separadas.
Sintaxe: =TEMPO(hora;minuto;segundo)
hora: célula que possui o valor das horas (B3)
minuto: célula que possui o valor dos minutos (B4)
segundo: célula que possui o valor dos segundos (B5)
Veja o exemplo:
Observação: O resultado da função TEMPO é uma célula formatada no formato AM/PM. Para
convertê-la para o padrão 24h devemos formatar a célula.
A função DIA é utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do dia.
Sintaxe: =DIA(núm_serie)
A função exige apenas uma data para a extração do dia.
Veja o exemplo.
ANOT AÇÕES
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A função MÊS é utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do mês. A palavra mês
deve ser acentuada.
Sintaxe: =MÊS(núm_serie)
A função exige apenas uma data para a extração do mês.
Veja o exemplo:
A função ANO é utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do ano.
Sintaxe: =ANO(núm_serie)
A função exige apenas uma data para a extração do ano.
Veja o exemplo:
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NA PRÁTICA: Podemos utilizar essas funções quando precisamos agrupar as datas por mês, por
dia ou por ano, o que não dá para ser feito quando as datas estão lançadas em uma única célula.
A função Direita é utilizada para extrair parte do texto à direita de uma célula. Deve-se in-
dicar qual a célula que possui o texto e a quantidade de caracteres que se deseja extrair.
ANOT AÇÕES
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Sintaxe: =DIREITA(texto;núm_caract)
Texto refere-se a célula que contem o texto.
Núm_caract refere-se ao número de caracteres (letras) que se deseja extrair.
Veja o exemplo:
A função EXT.TEXTO é utilizada para extrair parte do texto de acordo com o número de
caracteres estipulado e a partir de uma posição pré-definida. Utilizada quando a função esquer-
da e a função direita não atendem a necessidade.
Sintaxe: =EXT.TEXTO(texto;núm_inicial;núm_caract)
Texto refere-se a célula que contem o texto.
Núm_inicial refere-se a posição inicial de onde será extraído o texto.
Núm_caract refere-se ao número de caracteres (letras) que se deseja extrair.
Veja o exemplo:
A função CONCATENAR é muito utilizada para agrupar duas ou mais células para formar
um resultado único. Podemos juntar resultados de fórmulas, trechos de textos, datas e qualquer
informação que esteja contida em células alternadas.
A função também permite que criemos códigos únicos de produtos quando há duplicidades
de registros em nossa base de dados. Podemos unir um registro duplicado com um campo de
identificação para criar campos únicos.
ANOT AÇÕES
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Sintaxe: =CONCATENAR(...)
(...) insira várias células separadas pelo ; (ponto e vírgula)
Resultado: Em cada uma das linhas de Resultado ocorre a junção das células das colunas
A, B e C. Observe que existe um separador entre os campos. Se não for colocado o separador, o
resultado da primeira fórmula seria (Show MusicalBanda EstrelaEstádio Aberto), observe que o
resultado da fórmula fica ilegível. Para colocar separadores, insira entre os ponto e vírgula o
separador barra ― / ―.
A função TEXTO converte valores para o texto. Pode ser utilizado quando é necessário
converter valores para texto e ainda aplicar formatação específica sobre esta conversão.
Sintaxe: =TEXTO(valor;formato_texto)
Valor: célula que contem o valor a ser convertido para texto.
Formato_texto: formato que pode ser aplicado ao texto.
Resultado: No exemplo acima, convertemos o texto 100 para o texto R$ 100,00 formatado
como moeda. Observe o parâmetro de formato (―R$ 0,00‖).
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Sintaxe: =PRI.MAIÚSCULA(texto)
Texto – célula em que o texto se encontra.
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Forma Há quatro formas diferentes de exibição, a clássica é o número 0 (zero).
Veja o exemplo:
Se a função retornar #VALOR! Significa que você tentou converter um texto para valor
inválido. Corrija a fórmula.
Veja o exemplo:
A função MOD retorna o resto depois da divisão de um número por seu divisor. É uma
função útil para checarmos múltiplos ou para checar se os números são pares ou ímpares.
O resultado possui o mesmo sinal que divisor.
Sintaxe: =MOD(núm;divisor)
ANOT AÇÕES
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Núm: é o número para o qual você deseja encontrar o resto.
Divisor: é o número pelo qual você deseja dividir o número.
Veja um exemplo. Estou checando qual o resto da divisão da célula A1 pela célula B1. O
resultado da função MOD é 0 (zero) pois representa o resto da divisão de 74 por 2.
A função REPT repete um caractere pelo número de vezes que for estipulado.
Essa função serve para incrementar nossos dados criando um pequeno gráfico ilustrando
graficamente o resultado de sua fórmula ou função.
Sintaxe: =REPT(texto;núm_vezes)
Texto – célula em que o texto se encontra ou o texto que você deseja repetir.
Núm_vezes – número de vezes que você deseja repetir o caractere. Normalmente u-
tilizamos uma célula com o resultado para referência.
Veja o exemplo:
“|” – caractere barra vertical . Todo caractere deve estar entre aspas.
Ax – célula que contém o total de vezes que desejo repetir a barra.
ANOT AÇÕES
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Observação: Para conjuntos de números muito altos recomendo inserir uma ―regra de três‖ para
fazer a proporção das barras corretamente. Imagine que você deseja desenhar em uma escala de
100 o valor de 80 barras. Ficará muito largo.
Para representar um número grande de amostras calculamos com uma regra de três a proporção:
Caso 1: 99 está para 100 assim como X está para 10, onde X é o valor que apuramos.
Se suas amostras forem maiores do que 100 o cálculo poderá ser substituído o fator pelo maior
valor da sua amostragem.
A função INT arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo.
Muito indicado para resultados que não podem exibir números decimais, interferindo no
resultado final.
A função exige apenas um argumento que é o valor ou a operação que resultará no valor fi-
nal para extração.
Veja duas situações nos exemplo abaixo. O valor positivo foi arredondado para 8 enquanto
o valor negativo foi arredondado para -9 pois é o valor inteiro mais próximo. No outro exemplo há
um cálculo de idade.
ANOT AÇÕES
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39. Validação
Para formulários, normalmente utilizamos o comando de Validação para restringir o tipo de
informação lançadas pelos usuários.
Por exemplo, em um campo idade, restrinja a faixa etária, para controle de acesso a uma
festa, a um concurso, etc...
Veja o exemplo:
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Abaixo segue a seqüência de telas para chegar a esta
configuração.
Neste ponto definimos que é permitido somente Números Inteiros, com faixa de dados entre 18 e 25.
Neste ponto definimos a mensagem que será exibida quando o usuário colocar o cursor sobre o campo ou quando
a célula receber o foco.
ANOT AÇÕES
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Neste ponto definimos a mensagem que será exibida quando o usuário inserir um valor inválido na célula com a
validação.
A validação também poderá ser feita com base em uma lista de dados.
Muitas vezes é mais fácil fazer a validação com base em dados já existentes.
Para fazer a validação por uma lista, devemos inicialmente criar a faixa de da-
dos quer servirá como base. Veja ao lado um exemplo.
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Existe uma desvantagem nesse método. Se você aumentar a lista de departamentos verá
que a lista não é atualizada. Para que ela seja reconhecida há necessidade do acerto da área de da-
dos da validação.
Podemos utilizar nesse caso uma lista de dados dinâmica, utilizando as funções DESLOC,
CONT.VALORES e nomeação de células para executar esse recurso. Veja o tópico DESLOC para
mais informações.
Outra forma é utilizando a atribuição de nomes para a validação também.
Digamos que eu tenha nomeado os departamentos acima e atribuído o nome DEPTO para
os departamentos. Repito o procedimento acima, mas, na hora de informar a faixa de células que
compõem a lista vou substituir pelo nome atribuído.
Veja a tela abaixo.
Se o sinal de = (igual) for esquecido, a caixa de validação exibirá somente o texto DEPTO.
Não se esqueça dele se estiver utilizando um nome para a faixa de dados.
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4. Clique no botão Formatação Condicional (veja imagem em
destaque acima). Um menu de opções como ao lado será exibi-
do.
5. Clique na opção Realçar Regras das Células. No menu que se
abrirá você terá os critérios para seleção. Vamos escolher o ti-
po É maior do que. Uma nova janela se abrirá. Veja abaixo.
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Nesta versão foi retirado o limite de três condições para a formatação condicional. Você
agora pode construir uma lista com diversas checagens para a mesma célula. Para fazer isso, no
menu principal da formatação condicional (quando você clica no botão Formatação condicio-
nal), clique em Gerenciar Regras. A tela abaixo será exibida. Para adicionar nova regra, clique
no botão Nova Regra. Veja a tela abaixo com quatro diferentes regras para formatação.
As regras superiores tem precedência ou prioridade sobre as inferiores. Lembre-se de criar
suas condições na ordem que deseja que elas sejam avaliadas. Caso precise, clicando nos bo-
tões Mover para Cima ou Mover para baixo, sua regra é reposicionada na lista.
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41. Função Comentário
A função comentário é utilizada para inserirmos observações sobre o conteúdo de uma cé-
lula, descrevendo sua utilização ou que tipo de dados que elas deverão conter. Muito útil para
planilhas que devem ser enviadas para outros usuários para esclarecer sobre o procedimento de
preenchimento dos dados.
Ao ser inserido um comentário em uma célula, no canto superior direito aparecerá uma se-
tinha vermelha, indicando o comentário inserido (figura 1). Para exibir o comentário basta po-
sicionar o mouse sobre a célula (figura 2).
42. Função SE
A função SE é utilizada para realizar testes condicionais à suas células. A função retorna
VERDADEIRO ou FALSO dependendo da condição a que foi submetida a célula ou operação.
Sintaxe:
SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)
Por exemplo:
Se o sexo informado em uma célula for masculino, então execute uma função atri-
buída para Homens. Se o sexo informado for feminino, então execute a uma função
atribuída para Mulheres.
Se a nota é maior que sete então constar na célula de situação do aluno o termo a-
provado ou então reprovado.
= IGUAL
<> DIFERENTE
> MAIOR
>= MAIOR OU IGUAL
< MENOR
<= MENOR OU IGUAL
EXEMPLO 1: Vamos criar um controle de notas de alunos. Após a digitação da média, a fun-
ção deverá retornar se o aluno foi aprovado ou reprovado.
ANOT AÇÕES
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Condições para a planilha: Se o aluno tiver média igual ou superior a 7 (sete) estará apro-
vado, senão estará de recuperação.
OBS.: Sempre que uma função precisar retornar um texto para a célula (Aprovado, repro-
vado, rejeitado, com defeito, etc...), digite o termo entre aspas. Isso informa a função que o re-
torno será um texto (ou em programação, retornará uma String).
Se ela for omitida a função tentará resolver o termo e na maioria das vezes retornará um er-
ro (normalmente de fórmula inconsistente).
ANOT AÇÕES
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EXEMPLO 2: Vamos verificar o estoque de materiais, informando quando o estoque está no
nível Crítico.
Observe as fórmulas:
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Lendo a função: SE B1 for menor que B2 então execute B2–B1, senão execute B1–B2.
Observe que somente foi feita uma inversão na ordem da operação matemática. Se o pri-
meiro valor é menor, então comece a subtração do valor maior.
EXEMPLO 4: De acordo com a idade e o sexo informar no campo Teste de Condição, os valo-
res encontrados como: Sexo M ou F, maior ou menor de idade.
Observe que neste exemplo não podemos utilizar apenas 1 SE. Precisaremos utilizar mais
de uma vez a função, pois há 2 condições a serem checadas.
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(SE(C2>=18;"Sexo Masculino, maior de idade";"Sexo Masculino, menor de
idade")) que é outra função SE, desta vez para tratar a idade do Homem pois se o sexo infor-
mado não for F, será M obrigatoriamente.
A função SE requer para seu aprendizado muita prática. Não deixe de fazer os exercícios
desta apostila para fixação do conteúdo.
43. Função E
A função E retornará VERDADEIRO (resultado lógico, não confundir com texto) se todos
os argumentos forem verdadeiros; retornará FALSO se um ou mais argumentos forem falsos.
Em uma lista de checagens todos os critérios terão quer ser verdadeiros para que a função
retorne o valor VERDADEIRO.
Sintaxe: =E(...)
A função exige apenas critérios lógicos para validação. Pode ser quantos desejar.
Exemplo: Para que seja autorizado uma compra de produto, todos os gerentes de uma em-
presa precisam aprovar com um OK uma proposta de compra. Caso algum gerente não aprove o
pedido será rejeitado.
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Na função SE representada na linha 10 perceba que não foi feito o teste lógico, simples-
mente referenciei o resultado da função E. O retorno da função E foi um valor lógico ―FALSO‖.
Neste caso a função SE executou o argumento FALSO.
Podemos unificar a função SE com a Função E para ter uma única célula para a resposta.
Veja abaixo a função na forma utilizada.
44. Função OU
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Na função SE representada na linha 10 perceba que não foi feito o teste lógico, simples-
mente referenciei o resultado da função OU. O retorno da função OU foi um valor lógico ―FAL-
SO‖. Neste caso a função SE executou o argumento FALSO.
Podemos unificar a função SE com a Função OU para ter uma única célula para a resposta.
Veja abaixo a função na forma utilizada.
Sintaxe: =ÉERROS(valor)
A função exige apenas uma célula que contenha a função a ser checada.
Exemplo1: a função SOMA foi digitada errada na célula A2 (figura abaixo). Na célula A5
foi digitada a função para verificação. O retorno for VERDADEIRO, pois há um erro na fór-
mula.
ANOT AÇÕES
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Exemplo 2: Se o retorno de uma função PROCV for inválido, deixar o campo em branco
para não interferir nos cálculos das demais células que possuem fórmulas.
Para resolver este problema vamos utilizar também a função SE, que fará a avaliação do re-
sultado.
Na primeira parte do exemplo, o produto código 4 não existe, retornando um erro para a
descrição da célula B3. O valor unitário também é trazido de uma tabela chamado Produtos,
conseqüentemente não havendo dados as fórmulas do imposto e do total a pagar apresentam er-
ro.
No segundo exemplo foi inserida a função ÉERROS em conjunto com a função SE para
checar a situação de erro ou não para a função.
A função SE está aguardando o retorno da função Éerros da função inserida na célula B3. O
retorno do teste lógico foi VERDADEIRO pois o código do produto 4 não foi localizado. Com
a condição VERDADEIRO foi inserido o valor 0 (zero) na célula, não interferindo nos cálculos
das demais fórmulas da planilha.
Se o resultado de B3 fosse um produto, a função SE iria executar o ProcV corretamente,
trazendo a descrição do produto e o valor unitário para conclusão. Veja a imagem abaixo.
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Nos critérios também podemos utilizar os operadores de comparação (>, <, >=, <=. <> e
=). Desde que os critérios estejam entre as aspas.
ANOT AÇÕES
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Por exemplo, gostaria de contar as notas acima cujo vencimento seja acima de 20/02/2010.
O parâmetro ―>20/02/2010‖ restringiu a contagem para datas cujo vencimento seja maior
que 20/02/2010. A faixa de dados onde o critério devia ser procurado agora é a coluna de venci-
mento (C2:C16).
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B2:B11 Faixa de dados onde estão os valores que serão somados.
48. Autofiltro
Os títulos de suas colunas agora apresentam um controle (uma seta apontado para a parte
inferior da planilha). Veja a imagem abaixo.
ANOT AÇÕES
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Através desses controles é que aplicaremos o Filtro. Para filtrar
então o item 06 devemos clicar no controle de filtro do campo PRODU-
TO. A janela ao lado será exibida.
Todos os produtos estão selecionados. Devemos desmarcar todos
e deixar somente o campo Item 6 selecionado. Uma forma de se fazer
isso é clicar na caixa de controle Selecionar Tudo para que todos os itens
sejam desmarcados. Ai sim marcaremos o Item 6.
Ao clicarmos no botão OK os dados serão filtrados. Veja a ima-
gem dos dados abaixo filtrados. Veja a área em destaque.
O campo filtrado apresenta o desenho de um filtro. Outras carac-
terísticas da filtragem: a troca de cor do número das linhas e as linhas
que não correspondem ao filtro são ocultas.
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49. Subtotais
O recurso de SUBTOTAL calcula rapidamente agrupamentos de
valores ou dados, dependendo da classificação aplicada a tabela. No
exemplo abaixo tenho uma tabela com valores . Podemos agrupar nos-
sos dados por clientes, itens, vendedores, região. Para cada agrupamen-
to podemos realizar uma contagem de dados, uma soma de valores, en-
tre outras operações. Na planilha abaixo iremos verificar quando foi faturado por região.
Um detalhe muito importante é que devemos classificar os dados para podermos aplicar os
subtotais as suas linhas. Devemos classificar os campos que serão
agrupados. Em nosso exemplo quero somar quanto faturei por região.
A classificação da planilha foi feita por região.
Para aplicar a classificação consulte tópico específico desta
apostila. Vamos então inserir os subtotais.
1. Clique na guia Dados
2. Localize a galeria Estrutura de Tópicos
3. Clique no botão Subtotal. A tela ao lado será exibida. Ob-
serve que é a mesma tela da versão 2003 do Excel!
4. No campo A cada alteração em: devemos indicar o campo
que está classificado. Em nosso caso Região.
5. O campo Usar função permite que utilizemos diversas
funções nos dados agrupados. Vamos escolher e função
ANOT AÇÕES
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soma.
6. O campo Adicionar subtotal a deve indicar o campo que desejamos somar. Neste caso
vamos selecionar o campo Valor da Venda.
7. Vou abordar os demais campos mais tarde. Clique no botão OK.
8. Veja abaixo a base de dados com um totalizador para cada região, abaixo do campo
Valor da Venda.
Alguns controles novos foram exibidos. Observe do lado esquerdo da sua planilha. Os nú-
meros 1, 2 e 3 representam a forma que podemos agrupar os dados. Veja abaixo os exemplos de
cada um dos botões pressionados.
Botão 1: Os itens serão agrupados exibindo apenas o total geral. Veja a imagem abaixo.
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Botão 3: Expande todos os dados, exibindo a planilha completa novamente.
Para remover o subtotal, basta clicar no botão remover todos da janela do SUBTOTAL.
ANOT AÇÕES
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50. Estrutura de Tópicos
A estrutura de tópicos pode ser utilizada quando você precisar agrupar dados, ocultando,
por exemplo, partes da planilha até uma totali-
zação.
Neste caso a explicação é mais simples
se visualizarmos um exemplo.
Imagine que sua empresa venda para
todas as regiões do Brasil, para todos os Esta-
dos e para alguns municípios. Gostaria de agru-
par as Regiões, depois os estados e por último
os municípios para visualização dos dados ou
dos totais faturados.
Esse agrupamento é o mesmo do recur-
so SUBTOTAL do Excel. Única diferença é
que você poderá escolher onde será criada uma
estrutura. Seja nas linhas ou colunas.
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Agora vamos definir os subtópicos. Vamos agrupar as informações por região. Com todas
as linhas aparecendo, selecione as linhas 2 até
12 (repare que são as linhas da região SUL).
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Veja a imagem abaixo quando o controle 2 foi selecionado.
Vamos agora agrupar as cidades. Deixe todos os registros aparecendo novamente (clique
no botão 3)
Repita os procedimentos acima só que desta vez selecionando as linhas referentes às cida-
des.
Quando concluir sua planilha deverá ter a seguinte visualização final.
Um novo controle foi acionado (controle 4). Repare na imagem abaixo quando o controle
número 3 for selecionado. Seus dados serão recolhidos e os totais das cidades serão exibidos.
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Veja o exemplo abaixo. Observe que novos controles foram inseridos, só que desta vez na parte
superior da sua planilha.
Para limpar a estrutura, basta selecionar as linhas ou todos os dados e seguir o procedimen-
to abaixo:
Clique na guia Dados
Localize a galeria Estrutura de Tópicos.
O botão Desagrupar é composto por 2 partes. Ve-
ja a imagem ao lado. Muitos botões possuem essa Aplica o Opções
comando do botão.
característica. Clique na parte de opção. Um pe-
queno menu será exibido.
Clique em Limpar Estrutura de Tópicos. Sua planilha voltará a ter o status original
antes do agrupamento.
Direção: Indica em que direção que a estrutura de tópicos irá correr para localizar o totali-
zador e fazer o agrupamento, no caso do Autotópico. Ele procurará linhas de totalizadores para
criar a divisão da estrutura sendo que para as linhas serão procurados abaixo dos detalhes a serem
agrupados e as colunas à direita do detalhe do agrupamento.
ANOT AÇÕES
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A opção Estilos automáticos insere um Estilo padrão do Excel para a linha de totais. Colo-
ca o texto em negrito, da linha abaixo do agrupamento em Negrito.
A função ESCOLHER permite que até 29 valores ou funções acopladas a função sejam e-
xecutadas com base em um índice informado como primeiro argumento.
Um exemplo prático você encontrará abaixo, mas resumidamente, podemos utilizar a fun-
ção ESCOLHER para executar a soma acumulativa de valores de meses de faturamento depen-
dendo do número do mês informado. O primeiro argumento seria o mês e com base as 12 possibi-
lidades ele executará a função programada no índice de argumentos da função.
Sintaxe: =ESCOLHER(núm_índice;valor1;valor2;...)
Núm_índice: especifica o argumento de valor selecionado. Núm_índice deve ser um número en-
tre 1 e 29, ou uma fórmula ou referência a uma célula que contenha um número en-
tre 1 e 29.
Se núm_índice for 1, ESCOLHER retornará valor1; se for 2, ESCOLHER retornará
valor2; e assim por diante.
Se núm_índice for menor do que 1 ou maior do que o número do último valor na
lista, ESCOLHER retornará o valor de erro #VALOR!.
Se núm_índice for uma fração, será truncada para o menor inteiro antes de ser usa-
da.
Valor1,valor2: são 1 a 29 argumentos de valor a partir dos quais ESCOLHER seleciona um valor
ou uma ação a ser realizada com base no núm_índice.
Exemplo 1:
Com base no mês escolhido, a função retornará a quantidade de peças produzidas.
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O índice foi lançado como primeiro argumento (E1). Ao ser selecionado o mês (3), a fun-
ção ESCOLHER executará o terceiro valor (valor3), inserindo na célula o valor de B4 (670).
Exemplo 2:
Com base novamente no mês, executar a soma acumulada das quantidades produzidas.
Função:
=ESCOLHER(E1;B2;SOMA(B2:B3);SOMA(B2:B4);SOMA(B2:B5);SOMA(B2:B6);SOMA(B2:B7);S
OMA(B2:B8);SOMA(B2:B9);SOMA(B2:B10);SOMA(B2:B11);SOMA(B2:B12);SOMA(B2:B13))
Neste caso, ao selecionar o mês 8, o oitavo argumento da função será executado, que é a
soma de B2:B9. Totalizando 3889.
Definição: Localiza um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e retorna um valor na
mesma linha de uma coluna especificada na tabela. Use PROCV em vez de PROCH quando os
valores da comparação estiverem posicionados em uma coluna à esquerda ou à direita dos dados
que você deseja procurar.
Sintaxe
PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo)
Valor_procurado: é o valor a ser localizado na primeira coluna da matriz de dados. Pode ser
um valor, uma referência ou uma seqüência de caracteres de texto, desde
que esteja entre ― (aspas).
ANOT AÇÕES
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Importante: Deve obrigatoriamente estar na primeira coluna.
Num_índice_coluna é o número da coluna que está o resultado que a função deverá retornar. O
índice inicia-se em 1 (sendo a primeira coluna) e sucessivamente até a últi-
ma coluna dos dados.
procurar_intervalo é o modo que a função irá retornar os dados. É um valor lógico (Verdadeiro
ou falso), que indicará se a função retornará o valor exato ou o aproximado.
Utilize 0 (zero) para a procura exata do valor ou 1 (um) para pesquisa apro-
ximada.
Para que o retorno seja EXATO (VERDADEIRO), os valores na primeira
coluna de matriz_tabela deverão estar em ordem crescente; caso contrário,
PROCV pode não retornar o valor correto.
Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela não precisará ser ordenada.
Possíveis erros:
#VALOR! – quando núm_índice_coluna for menor do que 1
#REF! – se núm_índice_coluna for maior do que o número de colunas em matriz_tabela
#N/D – quando o valor não é encontrado em matriz_tabela.
Para a explicação deste conteúdo, utilizaremos uma planilha independente com a seguinte caracte-
rística:
Ordem das planilhas no arquivo:
Planilha de Clientes:
ANOT AÇÕES
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Planilha de Produtos:
Planilha de Pedidos:
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Algumas regras importantes para o PROCV:
1. A informação procurada pelo PROCV deverá ser a primeira coluna da área de seleção
(valor_procurado), pois é a partir da primeira coluna que o PROCV vai ―rolar‖ o pon-
teiro, buscando verticalmente a informação.
2. Ao encontrar a informação o ponteiro desloca-se somente para a direita, buscando in-
formações que estão nas colunas à direita onde núm_índice_coluna deverá ser contado
a partir da primeira coluna da seleção. Se a seleção inicia-se na coluna G por exemplo,
a contagem do índice deve começar em 1 (um) a partir da coluna G.
3. Quando o argumento procurar intervalo estiver definido em 1 (VERDADEIRO) os da-
dos da primeira coluna da seleção dos dados deverá estar classificada em ordem cres-
cente, pois poderá haver diferenças no resultado apresentado.
4. Deverá ser utilizado como critério de busca para o PROCV somente dados que não se
repetem no banco de dados, por exemplo, um número de CPF não pode ser atribuído
para mais de um contribuinte, um número de RG não pode ser atribuído para mais de
uma pessoa, um código de peça não pode ser igual a outra e assim por diante. Se o seu
banco de dados não tiver dados únicos devemos então ―gerar‖ uma chave que não se
repita através da concatenação de mais de uma informação.
ANOT AÇÕES
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Definição: Localiza um valor especifico na linha superior de uma tabela ou matriz e retorna um
valor na mesma coluna de uma linha especificada na tabela ou matriz. Use PROCH em
vez de PROCV quando os valores da comparação estiverem posicionados em uma co-
luna a esquerda dos dados que você quiser localizar.
Sintaxe
PROCH(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_lin;procurar_intervalo)
Valor_procurado: é o valor a ser localizado na primeira linha da matriz de dados. Pode ser um
valor, uma referência ou uma seqüência de caracteres de texto, desde que
esteja entre ― ― (aspas).
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Planilha de Clientes:
Planilha de Produtos:
Planilha de Pedidos:
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1. A informação procurada pelo PROCH deverá ser a primeira linha da área de seleção
(valor_procurado), pois é a partir da primeira linha que o PROCH vai ―rolar‖ o pontei-
ro, buscando horizontalmente a informação.
2. Ao encontrar a informação o ponteiro desloca-se somente para baixo, buscando infor-
mações que estão nas linhas abaixo de onde núm_índice_linha deverá ser contado a
partir da primeira linha da seleção. Se a seleção inicia-se na linha 4 por exemplo, a con-
tagem do índice deve começar em 1 (um) a partir da linha 4.
3. Quando o argumento procurar intervalo estiver definido em 1 (VERDADEIRO) os da-
dos da primeira linha da seleção dos dados deverá estar classificada em ordem crescen-
te, pois poderá haver diferenças no resultado apresentado.
4. Deverá ser utilizado como critério de busca para o PROCH somente dados que não se
repetem no banco de dados, por exemplo, um número de CPF não pode ser atribuído
para mais de um contribuinte, um número de RG não pode ser atribuído para mais de
uma pessoa, um código de peça não pode ser igual a outra e assim por diante. Se o seu
banco de dados não tiver dados únicos devemos então ―gerar‖ uma chave que não se
repita através da concatenação de mais de uma informação.
A função índice retorna um valor ou a referência para um valor dentro de uma tabela ou inter-
valo.
A função índice possui duas formas de utilização. A primeira forma é quando utilizamos a fun-
ção com referências de células. A segunda forma é a matricial.
Definição de Matricial: Matriz utilizada para criar fórmulas únicas que produzem vários resul-
tados ou que operam em um grupo de argumentos organizados em linhas e colunas.
Se quiser Utilize
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Forma matricial
Retorna o valor de um elemento em uma tabela ou matriz selecionado pelos índices de número
de linha e coluna.
Use a forma de matriz se o primeiro argumento de ÍNDICE for uma constante de matriz (Por
exemplo um conjunto de células - a1:a10)
Núm_linha seleciona a linha na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. Se
núm_linha for omitido, núm_coluna é obrigatório.
Núm_coluna seleciona a coluna na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. Se
núm_coluna for omitido, núm_linha é obrigatório.
Observações:
Se os argumentos núm_linha e núm_coluna forem usados, ÍNDICE retornará o valor
contido na célula que estiver no ponto de interseção entre núm_linha e núm_coluna.
Se você definir núm_linha ou núm_coluna como 0 (zero), ÍNDICE retornará a matriz
de valores referente à coluna ou linha inteira, respectivamente. Para usar valores retor-
nados como uma matriz, insira a função ÍNDICE como uma fórmula de matriz em um
intervalo horizontal de células para uma linha e em um intervalo vertical de células para
uma coluna. Para inserir uma fórmula de matriz, pressione CTRL+SHIFT+ENTER.
Núm_linha e núm_coluna devem fazer referência a uma célula dentro de uma matriz,
caso contrário, ÍNDICE retornará o
valor de erro #REF!.
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Forma Referência
Observação: 1) Se você estiver inserindo um intervalo não adjacente para a ref, coloque ref entre
parênteses. 2) Se cada área na referência contiver apenas uma linha ou coluna, o ar-
gumento núm_linha ou núm_coluna, respectivamente, será opcional. Por exemplo,
para uma referência de linha única, use ÍNDICE(ref;;núm_coluna).
Núm_área seleciona um intervalo em ref do qual deve ser retornada a interseção de núm_linha
com núm_coluna. A primeira área selecionada ou inserida recebe o número 1, a se-
gunda recebe o número 2, e assim por diante. Se núm_área for omitido, ÍNDICE usa-
rá a área 1.
Exemplo:
A B C
2 Maçãs R$ 0,69 40
3 Bananas R$ 0,34 38
4 Limões R$ 0,55 15
5 Laranjas R$ 0,25 25
6 Pêras R$ 0,59 40
ANOT AÇÕES
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A B C
2 Amêndoas R$ 2,80 10
3 Cajus R$ 3,55 16
4 Amendoins R$ 1,25 20
5 Nozes R$ 1,75 12
A interseção da segunda linha com a terceira coluna no intervalo A2:C6, que é o conteúdo
=ÍNDICE(A2:C6;2;3)
da célula C3 (38)
A interseção da segunda linha com a segunda coluna na segunda área de A8:C11, que é o
=ÍNDICE((A2:C6;A8:C11);2;2;2)
conteúdo da célula B9 (3,55)
A soma da terceira coluna na primeira área do intervalo A1:C11, que é a soma de C1:C6
=SOMA(ÍNDICE(A1:C11;0;3;1))
(216)
A soma do intervalo que inicia em B2 e termina na interseção da quinta linha com a segun-
=SOMA(B2:ÍNDICE(A2:C6;5;2))
da coluna no intervalo A2:A6, que é a soma de B2:B6 (2,42)
Retorna a posição relativa de um item em uma matriz que coincide com um valor especifi-
cado em uma ordem específica.
Use CORRESP em vez de uma das funções PROC quando você precisar da posição de um
item em um intervalo ao invés do item propriamente dito.
Obsevações:
Se tipo_correspondência for 1, CORRESP localizará o maior valor que for menor do que
ou igual a valor_procurado. Matriz_procurada deve ser posicionada em ordem Crescente;
Se tipo_correspondência for 0, CORRESP localizará o primeiro valor que for exatamente
igual a valor_procurado.
ANOT AÇÕES
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Se tipo_correspondência for -1, CORRESP localizará o menor valor que seja maior ou i-
gual a valor_procurado. Matriz_procurada deve ser posicionada em ordem decrescente:
Se tipo_correspondência for omitido, será equivalente a 1.
Comentários
CORRESP não faz distinção entre letras maiúsculas e minúsculas quando estiver fazendo a
correspondência entre valores de texto.
Se CORRESP não conseguir localizar um valor coincidente, ele fornecerá o valor de erro
#N/D.
Se tipo_correspondência for 0 e valor_procurado for um texto, valor_procurado poderá
conter os caracteres curinga asterisco (*) e ponto de interrogação (?). Um asterisco corres-
ponde a qualquer seqüência de caracteres; um ponto de interrogação corresponde a qual-
quer caractere individual.
Exemplo
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O parâmetro 0 (zero) indica a busca exata. Como resultado para a fórmula encontramos o
valor 26, ou seja, a sigla do estado de São Paulo aparece na linha 26 (contados a partir da minha
seleção, ou seja, a partir de A2).
Na segunda parte precisei utilizar a função ÍNDICE para retornar a informação desejada
pois o CORRESP só retorna a posição da minha informação na matriz de dados.
Para retornar o Estado utilizei a função = ÍNDICE(F2:H28;D3;2).
Observe que o parâmetro D3, ou seja, o número da linha foi obtido através da função
CORRESP em D3. Podemos utilizar as 2 funções juntas para retornar o resultado. Veja abaixo.
Ao contrário da função acima, utilizaremos agora apenas uma célula para a apresentação
do resultado esperado.
=ÍNDICE(F2:H28;CORRESP(C1;F2:F28;0);2)
Observe que para trazer o número da linha onde está o estado desejado (RN conforme o
exemplo), substitui o segundo argumento da função ÍNDICE pela função CORRESP. Neste caso a
função retorna o número da linha onde a informação procurada está. A função ÍNDICE traz essa
informação para a célula.
OBSERVAÇÃO:
As células de F2 até H28 poderiam ter sido nomeadas por exemplo para ESTADO
através do comando de ATRIBUIR NOME conforme já visto nesta apostila. No caso de
atribuição de nomes, a função acima ficaria desta forma:
=ÍNDICE(ESTADOS;CORRESP(C1;ESTADOS;0);2)
ANOT AÇÕES
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56. Função Desloc
Retorna uma referência para um intervalo, que é um número especificado de linhas e colu-
nas de uma célula ou intervalo de células. A referência retornada pode ser uma única célula ou um
intervalo de células. Você pode especificar o número de linhas e de colunas a serem retornadas.
Sintaxe: =DESLOC(ref;lins;cols;altura;largura)
Ref é a referência em que se deseja basear o deslocamento. Ref deve se referir a uma célula ou
intervalo de células adjacentes; caso contrário, DESLOC retornará o valor de erro #VALOR!.
Lins é o número de linhas, acima ou abaixo, a que se deseja que a célula superior esquerda se refi-
ra. Usar 5 como o argumento de linhas, especifica que a célula superior esquerda na referência está
cinco linhas abaixo da referência. Lins pode ser positivo (que significa abaixo da referência inici-
al) ou negativo (acima da referência inicial).
Cols é o número de colunas, à esquerda ou à direita, a que se deseja que a célula superior esquer-
da do resultado se refira. Usar 5 como o argumento de colunas, especifica que a célula superior
esquerda na referência está cinco colunas à direita da referência. Cols pode ser positivo (que signi-
fica à direita da referência inicial) ou negativo (à esquerda da referência inicial).
Altura é a altura, em número de linhas, que se deseja para a referência fornecida. Altura deve ser
um número positivo.
Largura é a largura, em número de colunas, que se deseja para a referência fornecida. Largura
deve ser um número positivo.
Observações
Se lins e cols deslocarem a referência sobre a borda da planilha, DESLOC retornará o valor
de erro #REF!.
Se altura ou largura forem omitidos, serão equivalentes a altura ou largura de ref.
Na verdade, DESLOC não desloca quaisquer células nem modifica a seleção; apenas for-
nece uma referência. DESLOC pode ser usada com qualquer função que pressuponha um
argumento de referência. Por exemplo, a fórmula SOMA(DESLOC(C2;1;2;3;1)) calcula o
valor total de um intervalo formado por 3 linhas e 1 coluna que está 1 linha abaixo e 2 co-
lunas à direita da célula C2.
Exemplos
=DESLOC(C3;2;3;1;1)
O deslocamento ocorre a partir da célula C3. Duas linhas para baixo, três colunas para a
direita. O conteúdo da célula F5 é exibido.
ANOT AÇÕES
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=SOMA(DESLOC(C3:E5;-1;0;3;3))
Seria somado por essa função a faixa de C2 até E4 devido ao argumento -1, que deslocou o
início das referência 1 coluna para a esquerda. O parâmetro zero indica que não será deslocado
nenhuma coluna. Altura e largura serão de 3.
=DESLOC(C3:E5;0;-3;3;3)
Neste caso é retornado um erro, pois a referência não está na planilha. Observe que o pa-
râmetro linha está sendo deslocado três colunas para a esquerda, antes da coluna A. O erro apre-
sentado seria #REF!
A função DESLOC pode ser utilizada para criar listas dinâmicas no Excel.
Normalmente ao criar listas, devemos alterar a dimensão das matrizes quando incluímos
mais dados. Com a utilização da função DESLOC isso não é necessário.
Três conceitos são necessários para um aproveitamento desse recurso. Devemos utilizar a
atribuição de nomes, a função DESLOC e a função CONT.VALORES.
1. Em uma área da sua planilha crie a sua lista. Veja meu exemplo ao
lado. A segunda linha em branco serve para que um usuário da minha
planilha possa reverter o valor da célula para um valor em branco,
quando não quiser selecionar nenhum departamento.
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5. Clique no Botão Novo. Uma nova janela será exibida. Veja abaixo.
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8. Agora vamos criar uma regra de validação para a minha célula, para que eu possa utilizar os
departamentos digitados. Na célula B2 digitei ―Escolha o departamento‖ e na célula B3 irei
fazer a validação da célula.
9. Posicione o cursor na célula B3.
10. Clique na guia Dados
11. Localize a guia Ferramentas de Dados
12. Clique no botão Validação de Dados. A janela abaixo será exibida.
16. Observe que a caixa de validação está com os departamentos listados. Para mostrar a lista
dinâmica, clique na célula B9 e adicione mais um departamento. Em minha planilha irei di-
gitar Diretoria.
17. Após a inclusão do novo departamento, basta clicar na caixa de validação novamente que
você verá o departamento novo, sem que você tenha que alterar o tamanho da faixa de dados
da sua lista. Veja a imagem na próxima página.
ANOT AÇÕES
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=DESLOC(DESLOC!$A$2;0;0;CONT.VALORES(DESLOC!$A:$A);1).
DESLOC!$A$2 = Essa célula é o início da função DESLOC. É a partir desta referência que a
função se deslocará conforme as referências que digitarmos. Desloc! Representa a planilha da
Pasta de Trabalho selecionada.
0 = o segundo argumento refere-se a quantidade de linhas que iremos deslocar (lins). Na verda-
de, informando Zero não deslocaremos a referência para a linha.
0 = o terceiro argumento refere-se a quantidade de colunas que iremos descolar (cols). Infor-
mando Zero não deslocaremos a referência para a coluna.
1 = O último argumento pede a largura da área de deslocamento. As listas para as caixas de va-
lidação só podem ter uma coluna então o valor padrão para esse argumento será 1 (um).
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57. Atribuição de nomes
Para aumentarmos nossa produtividade podemos utilizar em funções como SOMA, MÁ-
XIMO, SE, OU, PROCV, TABELA DINÂMICA e em muitas outras a substituição das refe-
rências das células por ―apelidos‖ ou ―nomes‖ atribuídos as matrizes de dados.
Veja o exemplo abaixo. A função PROCV deve localizar o estado através da representação
da UF. Veja abaixo a sintaxe da função na célula de pesquisa do Estado.
=PROCV(G2;A1:C28;2;0)
Uma das desvantagens de utilizarmos as referências é que, ao copiar a fórmula para outras
células, haverá o deslocamento das referências da matriz. Isso não ocorreria se protegêssemos a
matriz ($A$1:$C$28). Mas sempre corremos o risco de esquecer de fazer essa proteção não é ?
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1. Selecione a área dos dados (de A1 até C28).
2. Na caixa de nome, clique sobre a referência que esteja aparecendo. O texto será selecionado.
Digite o nome que deseja dar à faixa de valores e pressione ENTER. (Caso não seja pressio-
nado o ENTER não será gravado o nome da faixa de dados).
3. Observe como ficará a caixa de nome:
4. Veja agora as funções utilizadas no campos Estado e Capital com a substituição das referên-
cias pelo nome da faixa de dados.
=PROCV(G2;ESTADOS;2;0) =PROCV(G2;ESTADOS;3;0)
5. Caso você deseje visualizar todos os nomes dados às células em sua planilha, clique na seta
do lado direito da caixa de nome. Todos os nomes serão exibidos como na figura abaixo.
Podemos também manipular os nomes das faixas de dados utilizando o Gerenciador de Nomes.
1. Clique na guia Fórmulas
2. Localize a galeria Nomes Definidos
3. Clique no botão Gerenciador de Nomes. A tela abaixo será
exibida.
ANOT AÇÕES
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4. A faixa de nomes ESTADO está na lista. O campo Refere-se a: indica de qual faixa
de dados que representam o nome. Neste caso ESTADO indica uma faixa de valo-
res da planilha ATRIBUIÇÃO DE NOMES de A1 até C28.
Se quisermos alterar ou excluir o nome das faixas atribuídos, podemos clicar sobre o nome
e depois nos respectivos botões EDITAR ou EXCLUIR.
Outra vantagem do nome para faixa é que esse nome poderá ser utilizado por qualquer pla-
nilha dentro da pasta em que foi criada.
Muitas vezes é necessária a análise de diversas perspectivas de uma mesma base de dados.
Para evitar que sejam confeccionadas várias planilhas de análise, com base em um mesmo
banco de dados, o Excel possui um recurso muito interessante conhecido como Tabela Dinâmi-
ca.
A Tabela Dinâmica é muito útil, pois permite a análise dos dados e não permite a manipu-
lação desses dados para apagar ou substituir os valores. Eles são utilizados somente para exibi-
ção e a combinação dos campos pode deixar seu relatório pronto em segundos.
Os dados de origem para a tabela dinâmica podem vir do Excel, do Access e de muitos ar-
quivos dos principais programas de banco de dados.
O processo de criação de uma tabela dinâmica é simples. Devemos criá-la a partir de uma
base de dados existente. Após a seleção dos dados, vemos montar a estrutura da tabela dinâmi-
ca. Nos passos abaixo você acompanhará passo a passo todo o processo. Tomaremos como Ba-
se uma planilha do Excel.
ANOT AÇÕES
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1. Vamos criar uma tabela de exemplo. Siga o modelo abaixo:
Nome Produto Valor da Venda Preço de custo Margem Representante Região
Cliente7 Item 12 R$ 624,00 R$ 374,40 67% Vendedor3 Leste
Cliente8 Item 08 R$ 3.133,00 R$ 1.566,50 100% Vendedor8 Leste
Cliente6 Item 12 R$ 5.221,67 R$ 4.177,33 25% Vendedor3 Leste
Cliente14 Item 14 R$ 1.305,42 R$ 1.096,55 19% Vendedor3 Leste
Cliente15 Item 15 R$ 3.916,25 R$ 3.681,28 6% Vendedor15 Leste
Cliente1 Item 01 R$ 100,00 R$ 80,00 25% Vendedor1 Norte
Cliente5 Item 01 R$ 25,00 R$ 20,00 25% Vendedor3 Norte
Cliente15 Item 11 R$ 41,67 R$ 25,00 67% Vendedor11 Norte
Cliente6 Item 01 R$ 69,44 R$ 63,89 9% Vendedor3 Norte
Cliente15 Item 01 R$ 116,00 R$ 81,20 43% Vendedor3 Oeste
Cliente15 Item 01 R$ 20,50 R$ 12,30 67% Vendedor3 Sul
Cliente4 Item 04 R$ 100,00 R$ 50,00 100% Vendedor4 Sul
Cliente10 Item 10 R$ 166,67 R$ 121,67 37% Vendedor10 Sul
Cliente8 Item 14 R$ 5.286,94 R$ 4.177,33 25% Vendedor11 Leste
Cliente6 Item 15 R$ 135,00 R$ 1.096,55 19% Vendedor3 Norte
OBSERVAÇÃO: Em comparação com a versão 2003 esta tela unifica as três etapas necessárias
para a criação da Tabela Dinâmica.
a. O item Selecionar uma tabela ou intervalo indica à área de origem dos dados.
Deverá ser selecionada a matriz completa com seus dados.
b. O item Usar uma fonte de dados externa permite a abertura de arquivos gerados
por outros programas de banco de dados.
c. Na segunda parte da tela encontramos o local onde a tabela dinâmica vai ser cri-
ada. Podem inseri-la em uma planilha já existente ou permitir a abertura de uma
ANOT AÇÕES
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Treinamentos Corporativos Apostila Excel 2007
nova planilha. Recomendo que você insira em uma Nova Planilha, a não ser que
haja necessidades específicas.
6. Selecione a área dos seus dados.
7. Escolha o local como sendo uma nova Planilha.
8. Pressione o botão OK. A planilha abaixo será inserida na sua Pasta de Trabalho.
OBS.: Quando utilizamos alguns recursos no Excel, novas Guias são abertas (veja a área
em destaque). As guias geradas no caso de trabalharmos com uma tabela dinâmica serão OP-
ÇÕES e DESIGN. Essas duas guias possuem todos os comandos necessários para trabalharmos
com a tabela dinâmica. Veja abaixo as duas barras em destaque.
Guia Opções
Guia Design
ANOT AÇÕES
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Vamos agora entender como trabalhar com os componentes da tabela dinâmica.
Do lado direito, na parte inferior da tela encontraremos quatro áreas para a tabela dinâmica.
Veja a imagem abaixo em destaque.
Rótulos de Linha: permite a criação de tabelas dinâmicas onde os dados serão organizados por
linhas. Por exemplo em um relatório de cidades, as cidades apareceriam na
primeira coluna, em ordem alfabética.
Rótulos de Coluna: permite a criação de tabelas dinâmicas onde os dados serão organizados em
colunas.
Filtro de Relatório (área de página) campo principal da tabela que filtra todos os demais campos
posicionados nas demais áreas. É um campo de filtragem
principal.
Valores (Área de dados): local onde realizamos os cálculos dos nossos dados. Por exemplo:
soma total do faturamento, contagem de notas, média dos valores, in-
serção de campos calculados, entre outros.
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Treinamentos Corporativos Apostila Excel 2007
buído à outra região da Tabela dinâmica basta arrastar o campo para o campo desejado.
A ordem dos campos pode mudar o resultado do relatório. Agora iremos inverter os campos
representantes e cliente. Observe que o agrupamento mudou foi alterado. O relatório abaixo então
me exibe por região, quais são os representantes que venderam, para quais clientes, quais produtos
e o valor total da Venda...
ANOT AÇÕES
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Treinamentos Corporativos Apostila Excel 2007
Para que possamos escolher a ordem de exibição dos dados, podemos arrastar os campos na
área de linha trazendo para cima ou para baixo sendo que o primeiro campo será sempre o con-
centrador das informações.
Veja a tela um: Ordem dos campos: Região, Representante, Nome e Produto.
Para tornar o campo Nome prioritário, basta clicar e segurar pressionado o botão esquerdo
do mouse sobre o campo e arrastá-lo para a primeira posição da lista. Veja a próxima imagem.
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e Contagem de valores), podemos ainda interagir com o Layout e a impressão do campo. A mu-
dança de Layout e Impressão possui atalhos na guia Ferramentas da Tabela Dinâmica / Design.
Veja em detalhes primeiro a tela de configuração do Layout e impressão do Campo.
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OBSERVAÇÃO: Uma vez aplicado o filtro, se o campo for retirado da tabela dinâmica e recolo-
cado, o filtro permanece. Tome cuidado para não correr o risco de filtrar dados importantes para a
análise de sua tabela dinâmica.
Algumas operações podem ser realizadas pela Área de Valores. Quando posicionamos um
campo qualquer para essa área, podemos somar, contar, ver qual o maior valor, o menor valor, entre
outras operações.
Para alterar a função basta clicar duas vezes com o botão es-
querdo do mouse sobre o campo de totalização (em nossa planilha de
exemplo no campo Soma de Valor de Venda).
A tela abaixo exibe as opções de subtotal. No campo Resumir campo de valor por... pode-
mos escolher qual operação desejamos. São elas: Soma, ContNúm (equivalente à função
CONT.VALORES), Média, Máx, Mínimo, Produto, Contar Números (equivalente à função
CONT.NÚM), Desvpad, Desvpadp, Var e Varp sendo as quatro últimas funções estatísticas.
O botão FORMATO DO NÚMERO permite a formatação das células que serão utilizadas
para a totalização. Devemos evitar formatar as células diretamente na tabela dinâmica. Recomendo
você utilizar essa opção para que, ao mover os dados pela tabela não corra o risco de perder a for-
matação.
Veja a tela que é aberta quando clicamos no botão Formato do Número. É a tela de formata-
ção de célula.
ANOT AÇÕES
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Uma vez escolhida a opção de Resumo e a formatação da célula, clique no botão OK até
voltar a sua tabela dinâmica. Veja o resultado final. Alterei o nome do campo totalizador para Valor
Total e a formatação do campo agora é no formato monetário.
Uma vez a tabela dinâmica montada, podemos ―explodir‖ os dados que contabilizam um
total do campo de Valores para que, com base no resultado, seja exibida uma nova planilha com os
valores ―explodidos‖. Uma vez separados os dados podemos manipulá-los sem que haja alteração
na nossa base de dados original.
ANOT AÇÕES
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Vamos montar uma nova tabela, gostaria agora de visualizar quando faturei para cada regi-
ão apenas. Veja como ficaria a tabela dinâmica abaixo.
Gostaria então de saber os dados completos das vendas realizadas para a região Norte. Para
criar a nova planilha com os dados para análise, clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse
sobre o totalizador da região Norte (conforme destacado na imagem acima).
Uma nova planilha será exibida com os dados exportados. Veja abaixo. O Excel insere
uma nova planilha (no meu exemplo Plan1), os dados e os títulos são preenchidos com cores dife-
rentes para que não haja confusão com seu banco de dados. A nova planilha já vem com o recurso
de filtragem ativado também.
ANOT AÇÕES
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CAMPO CALCULADO
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Agora pratique. Insira em sua tabela dinâmica mais um campo, chamado COFINS com alí-
quota de 3% sobre o valor da Venda.
Caso tenha dúvidas não deixe de me enviar um e-mail para tirar as dúvidas. Acesse meu site!!
ANOT AÇÕES
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59. Gráficos
O gráfico é um recurso muito utilizado quando precisamos demonstrar graficamente nossas in-
formações, facilitando assim sua compreensão.
Para criarmos um gráfico, inicialmente, temos que ter a matriz de valores que irão fazer parte
desta amostragem.
Vamos considerar como exemplo o boletim de um aluno.
Para iniciarmos o processo precisamos selecionar a área que será representada no gráfico.
Irei selecionar da célula A3 até a célula F10.
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3. Clique no botão Colunas. O menu aberto permite que você
escolha o gráfico desejado. Vamos selecionar o tipo Colunas
3D Agrupadas. Em destaque na imagem ao lado.
Na versão anterior um assistente de quatro etapas seria exibido. Esse assistente foi abolido,
pois podemos a partir de agora definir quais alterações faremos em nosso gráfico.
Vamos refinar um pouco nosso gráfico. Veja abaixo as guias disponíveis para alteração do
seu gráfico.
Guia Design
Em Design podemos:
Alterar o tipo de gráfico
o O botão Alterar Tipo de Gráfico quando pressionado exibe a tela de Tipos de Gráfi-
co completa. Veja a imagem abaixo.
ANOT AÇÕES
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o O botão Salvar como modelo permite que você salve seu gráfico como um modelo
para ser utilizado posteriormente. Esse gráfico poderá ser acessado na tela acima no
grupo chamado Modelos que é exibido no lado esquerdo, no item superior dos ti-
pos.
Mover o gráfico.
o Nosso gráfico pode aparecer na planilha junto com nossos dados (como no exemplo
acima) ou em uma planilha separada. Para movê-lo, clique no botão Mover Gráfico.
A tela abaixo será exibida. Basta escolher a opção desejada e clicar no botão OK.
ANOT AÇÕES
Em Layout podemos:
Seleção atual (campo utilizado para configuração do item selecionado no momento no grá-
fico), no meu exemplo está selecionada a Área do Gráfico.
Inserir
o Permite que objetos sejam inseridos em seu gráfico. São eles:
Imagem, Formas e Caixa de Texto.
Rótulos
o Os rótulos são caixas de texto inseridos no gráfico que podem
identificar: o título do gráfico, os títulos dos eixos, as legendas, os rótulos dos dados
e a tabela de dados.
Eixos
o Podemos ocultar ou reexibir os Eixos que identificam as séries de dados inseridas
em seu gráfico. Podemos inclusive invertê-los fazendo que os eixos sejam exibidos
da direita para a esquerda. Podemos também mostrar os eixos em escalas logarítmi-
cas ou em escala de Milhar, Milhão ou Bilhão.
Plano de Fundo
o O plano de fundo permite a troca das cores, exibição ou não da parede de fundo do
gráfico, exibição ou não da base de dados, permite inclusive controlar como um
gráfico 3D é exibido na tela.
Análise
o Em alguns tipos de gráficos (como o gráfico de linhas), podemos inserir linhas de
análise de nossos dados como Linhas de Tendência, Linhas de máximo e mínimo,
linhas de Projeção, Barras indicativas Superiores e Inferior. A análise das linhas es-
tá diretamente ligada ao tipo de gráfico que iremos utilizar. O Gráfico de Barras 3D
com colunas agrupadas não permite a inserção de nenhuma análise.
Propriedades
o O botão propriedade permite a troca do nome do objeto Gráfico inserido em sua
planilha.
ANOT AÇÕES
Guia Formatar
Em Formatar podemos:
Seleção atual
o Permite que sejam selecionadas partes específicas do seu gráfico com o primeiro i-
tem (onde está identificado como Área do Gráfico). Depois de selecionado, pode-
mos formatar a seleção. O botão Redefinir para coincidir estilo servirá para retornar
ao padrão do estilo escolhido anteriormente.
Estilos de Forma
o A galeria estilos de Forma contém op-
ções de formatação para os objetos da
área do gráfico como cores de fundo,
bordas, estilos de linhas, contornos, e-
feitos. Há muito estilos pré-
configurados disponíveis. Veja a ima-
gem ao lado.
Estilos de WordArt
o Podemos utilizar os estilos de formata-
ção do WordArt para formatar o texto
que compõe nosso gráfico. Muito útil
para a área de título principal do gráfi-
cou ou de títulos dos rótulos.
Organizar
o A galeria organização permite que or-
ganizemos nosso gráfico em nossa planilha, quando sua posição, alinhamento, se
ele está a frente ou atrás de outros objetos entre outras configurações.
Tamanho
o A galeria Tamanho permite que o gráfico possa ter dimensões específicas quando as
medidas são inseridas nos campos Altura e Largura. As medidas são automatica-
mente acertadas quando dimensionamos o gráfico arrastando suas bordas também.
Podemos também criar gráficos com dados parciais da nossa base de dados. Para fazer isso
acompanhe as aulas presenciais!!!
ANOT AÇÕES
A janela para Inserção do Gráfico será exibida. Escolha o tipo do gráfico desejado e pres-
sione o botão OK.
Uma nova janela foi aberta, com seu gráfico e o Painel de Filtro da Tabela Dinâmica. Seu
gráfico agora depende de sua tabela Dinâmica. Quando esta sofrer as alterações, seu gráfico será
automaticamente atualizado. Uma nova guia será inserida no grupo de guias Ferramentas de Grá-
fico Dinâmico. Veja abaixo o gráfico dinâmico inserido e a nova guia Analisar.
ANOT AÇÕES
A impressão nem sempre é considerada como importante no Excel, mas existem detalhes que
fazem toda a diferença na hora da impressão. Vamos falar abaixo de alguns desses tópicos.
a) Seleção de impressão
Observe que ao lado da área que foi selecionada foi traçada uma linha tracejada, que indica
a área de impressão da planilha.
ANOT AÇÕES
Observe também que na área de nomes (assinalada acima), foi inserida automaticamente
pelo Excel, uma faixa de nomes chamada Area_de_impressao.
b) Seleção de Impressora
Se tivermos mais de uma impressora instalada em nosso equipamento, poderemos escolher
em qual delas nossa planilha será impressa.
Para selecionar a impressora, siga os passos abaixo.
Clique no Botão Office
Clique na opção Imprimir. Será exibida a tela abaixo para a escolha da impressora dese-
jada.
ANOT AÇÕES
Nesta tela poderá ser escolhida a impressora, o intervalo de páginas a serem impressas, o
número de cópias entre outras configurações.
d) Margens
Podemos também escolher as margens de impressão para nossos dados. Em uma impressão
no Excel, evite encostar seus dados nas laterais da página, pois poderá haver corte de informação
impressa.
Para configurar as margens do documento siga os passos abaixo.
Clique na guia Layout da Página
Localize a guia Configurar Página
Clique sobre o botão Margens. Uma janela com opções será aberta. Para selecionar
qualquer uma das opções basta clicar
sobre o item do menu.
Caso deseje configurar as margens de
forma personalizada, clique na opção
Margens Personalizadas... Quando
clicamos nesse item uma nova janela
é aberta. Veja ao lado.
Nos relatórios a serem impressos podemos configurar o cabeçalho e rodapé das folhas. Esses
controles facilitam a organização de relatórios muito extensos ou mesmo facilitam a localização da
planilha de origem. Na versão a partir do Excel 2003 podemos inclusive definir imagens para o
cabeçalho ou rodapé.
Para alterar o cabeçalho e rodapé siga os passos abaixo.
1. Clique na guia Inserir
2. Localize a guia Texto.
3. Clique no botão Cabeçalho e Rodapé. O layout da sua planilha irá alterar. Ficará como a
imagem abaixo. Observe que uma nova guia chamada Ferramentas de Cabeçalho e Roda-
pé é exibida com todas as configurações para o Cabeçalho e rodapé. Sua planilha também
foi alterada para o modo de visualização de Layout de Página.
4. O cabeçalho está sendo exibido no exemplo acima. Podemos a partir desse momento confi-
gurar o cabeçalho inserindo os controles que desejamos. Podemos inserir: Número de pági-
na, Número de páginas, Data atual, hora atual, Caminho do arquivo, Nome do arquivo,
nome da planilha, imagem, formatar a imagem, alternar entre cabeçalho e rodapé e confi-
gurar na galeria Opções de que forma desejamos o cabeçalho. Se clicarmos nos dois pri-
meiros botões chamados Cabeçalho e Rodapé encontraremos já formatos pré configurados.
ANOT AÇÕES
Os botões:
Formata a fonte
f) Impressão de títulos
g) Impressão de comentários
Os comentários não são impressos por padrão nas planilhas de Excel. Para realizar a im-
pressão dos comentários devemos marcar esse campo. Podemos definir se os comentários serão
impressos No final da planilha ou Como exibido na planilha.
Podemos utilizar o modo Visualização de quebra de página para definir a área de impres-
são dos dados.
Observe a imagem ao lado.
As linhas mais grossas que contor-
nam nossa planilha servem para
ajustarmos o local das quebras ar-
rastando-as com o mouse.
A planilha ao lado não teve a
área de impressão configurada. Al-
ternei o modo de visualização de
forma que simplesmente arrastando
ANOT AÇÕES
Veja o resultado final após arrastar as linhas de controle para o limite da planilha.
63. Autosalvamento
O Excel está programado para fazer salvamentos periódicos das
planilhas que estão sendo manipuladas. Esse recurso é muito útil quan-
do há casos de queda de energia ou problemas com o aplicativo.
O tempo padrão do Excel para o recurso de autosalvamento é
de 10 minutos.
Se você estiver trabalhando com o Excel e após 10 minutos sem
salvar o seu arquivo o micro apresentar problemas. O seu documento
poderá ser salvo. Veja o exemplo.
Estava trabalhando em minha máquina quando a energia caiu.
Ao carregar o Excel na volta de energia, percebi que o arquivo que es-
tava trabalhando foi recuperado.
O arquivo exibido ao lado foi salvo pelo recurso de Autorecupe-
ração, pois haviam sido salvos enquanto trabalhava com eles.
Para restaurar o arquivo, basta clicar com o botão esquerdo do
mouse sobre o arquivo desejado. Veja a imagem abaixo. Observe a área
demarcada indicando que o arquivo foi salvo.
ANOT AÇÕES
Nesta tela podemos ainda trocar o local padrão para os arquivos de seu computador. Se
você trabalha em rede isso é útil para não ter que abrir constantemente a pasta onde os arquivos
estão salvos.
ANOT AÇÕES
Em ambientes corporativos precisamos muitas vezes compartilhar nossa planilha para que
outros usuários possam fazer alterações simultaneamente com você ou com sua equipe. O Excel
possui esse recurso.
Após o compartilhamento, qualquer usuário que tiver acesso a pasta onde seu arquivo está
salvo poderá utilizá-lo.
Para compartilhar um arquivo no Excel.
1. Crie a planilha que deve ser compartilhada ou abra o arquivo que você deseja com-
partilhar.
2. Clique na guia Revisão
3. Localize a guia Alterações. Em destaque
na imagem ao lado.
4. Clique no botão Compartilhar Pasta de Trabalho. A tela abaixo será exibida.
Observações:
Uma vez compartilhada a planilha alguns recursos deixam de funcionar. Caso verifique
que os botões da Faixa de Opções estejam indisponíveis é devido ao compartilhamento.
Quando a janela acima é exibida, na parte inferior são exibidos os usuários que estão ativos
e utilizando a planilha. Se quiser remover um usuário clique sobre ele na lista e depois no
botão Remover Usuário.
Na barra de títulos será exibida uma mensagem informando que o arquivo é compartilhado.
Veja a imagem abaixo.
ANOT AÇÕES
Após o salvamento, as células que foram alteradas apresentarão uma caixa de comentário,
indicada por uma seta no canto superior esquerdo da célula. Quando o mouse é posicionado sobre
a célula, Veja a figura abaixo.
Lembrete: Se o conteúdo da mesma célula for alterado por mais de um usuário ativo, prevalecerá
a última alteração salva. O Excel exibe uma tela de Resolução de conflitos (veja a imagem abai-
ANOT AÇÕES
Este processo é utilizado para vincular (criar um vinculo) entre células de várias planilhas.
O processo é simples.
Na célula de destino (onde você quer ter os dados vinculados) digite = (igual).
Agora com o mouse clique na planilha onde se localiza os dados (em nosso exemplo na
planilha Vinculo – Plan 2)
É possível vincular ou inserir arquivos do Microsoft Word em uma planilha do Excel (e tam-
bém vice-versa). Os arquivos poderão ser inseridos como ícones ou com a representação dos ar-
quivos. Os arquivos deverão ser inseridos como Objetos. Abaixo o procedimento:
4. A primeira guia permite que seja inserido um documento novo dos aplicativos listados.
Vamos iniciar inserindo um documento do Word em branco. Na lista de Tipos de Objeto
escolha Documento do Microsoft Office Word.
5. Clique no botão OK.
6. A área em destaque na sua planilha é um documento do Word novo. Repare que a faixa de
opções do Excel mudou também. Agora as galerias e botões que estão sendo exibidos são
do Word. Aumente a janela do Word caso precise arrastando os controles laterais.
ANOT AÇÕES
Para editar o conteúdo basta clicar 2 vezes sobre o objeto inserido. Para apagá-lo basta cli-
car com o botão direito do mouse sobre o objeto e escolher a opção Recortar ou clicar com o
botão esquerdo do mouse sobre o objeto e a tecla Delete.
Em planilhas compartilhadas e que são acessadas por muitos usuários, o controle do que é
alterado fica comprometido. Nas configurações avançadas do compartilhamento você viu na tela
de configuração que podemos programar o período em que será armazenado o histórico das altera-
ções.
Um recurso que pode ser habilitado no Excel nestes casos é o Controle de Alterações.
6. Depois de compartilhar, podemos definir o que desejamos controlar. Vamos deixar en-
tão definido Quando para Todos, Autor para Todos e Onde de A1 até E19, realçar alte-
rações na tela ativado.
a. O campo Quando indica desde quando gostaríamos de controlar as alterações.
Todas indica que Desde a última gravação, Não revisada e Desde (opção que
permite estipular uma data de início do controle) estarão sendo controladas.
b. O campo Autor tem duas opções: Todos e Menos eu. Todos indica que até
mesmo minhas alterações serão registradas, menos eu, exclui o criador da plani-
lha do controle.
c. O campo Onde indica qual área que desejamos controlar. Se você não precisar,
pode controlar apenas uma parte da sua planilha, não ela inteira.
d. A opção Realçar alterações na tela exibe quais células foram alteradas.
7. Pressione o botão OK.
ANOT AÇÕES
9. Ao pararmos o mouse sobre a célula, uma caixa é aberta com a descrição da alteração
realizada na célula. Veja a próxima imagem.
14. Podemos aceitar uma a uma as alterações realizadas, podemos também rejeitá-las. Con-
forme os valores detectados como alterados faça a sua escolha.
Podemos também incluir uma nova planilha com a listagem de todas as alterações realiza-
das em sua planilha. Para fazer isso devemos:
RASTREAR PRECEDENTES
A opção Rastrear precedentes é utilizada para indicar quais células foram referenciadas
para a construção de sua fórmula. Antes de utilizar esse recurso esteja com a célula onde há a fór-
mula selecionada.
Veja o exemplo abaixo:
RASTREAR DEPENDENTES
Ao contrário da função anterior, Rastrear Dependentes exibe as células que dependem dire-
tamente da célula selecionada.
Em nosso exemplo, a célula F4 possui uma fórmula, com base no resultado da célula C4.
Vamos então ver na planilha.
1. Clique na célula C4
2. Clique na guia Fórmulas
3. Localize a guia Auditoria de Fórmulas
4. Clique no botão Rastrear Dependentes. O resultado abaixo será obtido. Observe que a célu-
la F4 tem em sua função a célula C4. A função é =C4*2. Resumindo, o resultado de F4 se-
rá diretamente alterado caso haja variações na célula C4.
ANOT AÇÕES
RASTREAR ERRO
Como o próprio nome já diz, todas as setas inseridas em sua planilha são removidas.
Caso a mensagem abaixo apareça, significa que não há nenhuma seta a ser retirada. Caso
haja, nenhuma mensagem de confirmação será exibida. As setas serão todas removidas.
VERIFICAÇÃO DE ERROS
Na parte superior há indicação de que fórmula ou função ele se reporta. O erro apresentado
é Erro de valor não disponível e logo abaixo uma descrição do problema. Um valor para a fórmu-
la ou função não está disponível.
Há diversos botões onde poderemos: obter ajuda sobre o erro, Rastrear o erro, ignorar o
erro, Editar na barra de fórmulas. Se houver mais de um erro na planilha, os botões Anterior e A-
vançar estarão disponíveis.
Pressionando o botão Opções ainda teremos como configurar e interagir como o Excel rea-
lizada essas verificações de erro. Veja a tela abaixo.
ANOT AÇÕES
AVALIAR FÓRMULA
5. Clicando no Botão Avaliar iremos para a próxima tela. Observe que C3 foi substituído pelo conte-
údo da célula. A linha sublinhada agora estendeu-se por todo o teste lógico da função SE.
6. Clicando no Botão Avaliar iremos para a próxima tela. O teste lógico da função SE foi executado
(2739,73<=1024,97) e o resultado obtido foi FALSO. O valor da célula C3 é maior que 1024,97.
Agora o segundo SE foi selecionado para Avaliação. Perceba que a célula C3 foi novamente subli-
nhada.
ANOT AÇÕES
O resultado será VERDADEIRO. Clicando em Avaliar novamente veremos a próxima parte da ins-
trução E ser executada. A resposta para a segunda condição é FALSO, pois C3 não é menor ou igual a
1.708,27. Veja a tela.
8. Ao clicar em Avaliar, a função E será executada. Sua resposta é FALSO. Passamos então para a
função SE novamente.
ANOT AÇÕES
10. A última fase da avaliação é a execução final do primeiro SE da função. Veja abaixo o resultado.
5. Observe que as células B4 e C7 foram selecionadas. O campo Valor exibe o valor atual da
célula e o campo Fórmula exibe a fórmula que está salva na célula monitorada.
Para cancelar uma variável podemos clicar sobre ela e depois selecionar a opção Excluir
inspeção de variáveis.
Para fechar a janela basta clicar no X ou clicar em Ferramentas / Auditoria de Fórmulas /
Ocultar janela de inspeção.
Nas versões anteriores do Excel, bastava pressionar CTRL + J para que alternássemos o
modo de exibição de resultas para o modo de exibição de fórmulas. Na versão 2003 do Excel, ape-
sar deste atalho aparecer no menu ele não funciona.
Podemos utilizar o menu ou pressionar CTRL + SHIFT + ` (acento grave).
Quando ativado esse modo, as fórmulas são exibidas. Os resultados são alternados para as
fórmulas que estão armazenadas nas células.
Para acessar esse recurso, utilizando a faixa de opções.
1. Clique na guia Fórmulas.
2. Localize a guia Auditoria de Fórmulas
3. Clique no botão Mostrar fórmulas. Veja o resultado em uma planilha que contem fórmulas.
ANOT AÇÕES
O Excel possui diversos suplementos que estão instalados mas não ativos. Para acessar a
página de suplementos, siga o passo abaixo.
1. Clique no botão Office.
2. Clique no botão Opções do Excel, localizado na parte inferior do menu. Clique nas op-
ções a esquerda em Suplementos. A tela abaixo será exibida.
ANOT AÇÕES
Definiremos agora as opções de Saída. Podemos escolher uma célula a qual os dados serão
inseridos quando o campo Intervalo de Saída estiver selecionado. Podemos gerar uma nova Plani-
lha ou até mesmo uma nova pasta de trabalho.
71. Cenários
No exemplo acima, veja na coluna C que faço uma projeção de crescimento para o atual
ano. Esse seria o primeiro cenário que criaríamos.
Observe que o INSS é variável dependendo do valor do Faturamento Projetado.
Iremos salvar os percentuais como o primeiro cenário e vamos chamá-lo de CENÁRIO
IDEAL.
ANOT AÇÕES
As células definidas no Cenário Otimista foram projetadas na sua planilha. Observe que
todos os valores foram alterados com base nos índices apresentados.
RESUMIR Quando selecionado permite que sejam criados relatórios de Resumo dos
dados dos cenários. Veja a tela abaixo.
O comando ATINGIR META (método para encontrar um valor específico para uma célula
ajustando o valor de outra célula) faz parte do conjunto de comandos chamado de ferramentas de
análise hipotética, como o Solver já visto anteriormente.
A Análise hipotética é um processo de alteração dos valores em células para saber como
essas alterações afetam o resultado de fórmulas na planilha.
Quando você conhece o resultado desejado de uma fórmula única, mas não conhece o valor
de entrada que a fórmula precisa para determinar o resultado, você pode usar o recurso de ATIN-
GIR META.
ANOT AÇÕES
Gostaria de projetar o salário líquido final para R$ 2.000,00. Para ter esse resultado preciso
alterar o salário bruto de forma que, após todos os cálculos dos impostos atinja o valor líquido
almejado. Para fazer esse cálculo.
1. Clique na célula C7 (é a célula que desejo alterar).
5. No menu que será aberto, clique em Atingir Meta... A próxima tela será exibida.
6. Observe que o Campo Definir Célula está já preenchido com a célula C7. Este campo
permite escolher qual célula será a base para o resultado que desejo atingir.
11. Na planilha, observe que o salário bruto passou a ser de R$ 2.739,73, os impostos fo-
ram calculados também (pois cada célula de impostos possui sua própria fórmula e que
utilizam a célula C3 como referência). O saldo final agora é de R$ 2.000,00.
Lembre-se que o recurso ATINGIR META permite a alteração apenas de uma variável por
vez. Caso deseje alterar mais variáveis, devemos utilizar o recurso SOLVER.
ANOT AÇÕES
Para entender o conceito inicial, vamos fazer um exemplo. Crie a planilha abaixo. O exem-
plo é uma projeção de maximização de lucros de uma empresa com base em peças produzidas e de
uma demanda apresentada.
Fechar janela
Parâmetros do Solver
Adicionar, Alterar ou
Excluir as restrições do
Estimativa de todas as células Solver
Restrições submetidas
sem fórmulas referenciadas
pela célula objetivo. As refe-
rências são colocadas na lista
de células variáveis
Limpa o modelo atual
4. Em definir célula de destino, vamos selecionar a célula que possui o resultado do lucro
desta empresa com base na produção informada. A célula é B19.
5. Nos parâmetros do Solver, vamos estipular Máx (para localizar o valor máximo do lucro
que poderá ser obtido).
6. No campo células variáveis, vamos selecionar a faixa de opções de C2 à C13, que são as
peças que serão produzidas. Se clicarmos em Resolver nesse ponto haverá um problema no
resultado. Sem definir restrições, o Excel procurará o valor máximo obtido. Haverá um er-
ro de Convergência e o resultado não será conhecido. Vamos agora informar as restrições.
7. Clique no botão Adicionar. A tela abaixo será exibida.
Tipo de restrição
8. Vamos inserir a primeira restrição. Não podemos produzir mais do que a demanda do pro-
duto, então em Referência de célula, vamos selecionar as células das quantidades que serão
produzidas: C2:C13
9. O tipo de restrição será Menor ou Igual (<=)
10. O campo Restrição deverá conter a faixa de células que representam a demanda: B2:B13.
A tela deverá ter a aparência da tela abaixo.
ANOT AÇÕES
11. Pressione o botão Adicionar. A restrição será gravada. Continuaremos a lançar as restrições.
12. A próxima restrição deverá ser que, não podemos gastar mais de mão de obra do que temos
disponível. Informaremos então que a célula B16 deve ser menor que a célula G15. Clique
no botão Adicionar e vamos para a próxima restrição.
13. A próxima restrição deverá ser um limitador da quantidade de matéria prima utilizada. De-
vemos utilizar até o limite do nosso estoque. A restrição ficará então: B17 <= G16.
14. Quando concluir clique no botão OK para voltarmos.
15. A tela de resolução do Solver deverá ficar como a tela abaixo.
16. Ainda não concluímos. No Solver podemos ainda utilizar as opções para melhorar o pro-
cesso de solução dos problemas. Clique no botão Opções. A tela abaixo será exibida.
ANOT AÇÕES
20. Observe a tela de resultado do Solver. Quando a mensagem “O Solver encontrou uma so-
lução. Todas as restrições e condições foram atendidas” aparecer, o resultado foi atingido.
a. A opção Manter solução do Solver faz com que o resultado seja mantido, sua plani-
lha agora refletirá as alterações encontradas por ele.
b. A opção Restaurar valores originais devolve os valores originais à planilha. Esse
recurso pode ser utilizado caso você tenha percebido algum resultado inconsistente
na resolução do problema.
ANOT AÇÕES
a. Resposta: Lista a célula de destino e as células ajustáveis com seus valores originais e finais,
restrições e informações sobre as restrições. Veja o relatório.
ANOT AÇÕES
c. Limites: Lista a célula de destino e as células ajustáveis com seus respectivos valores, limites
inferior e superior, e valores de destino. Este relatório não é gerado para os modelos que con-
têm restrições de número inteiro. O limite inferior é o menor valor que a célula ajustável pode
usar, enquanto mantém todas as outras células ajustáveis fixas e atende às restrições. O limite
superior é o valor mais alto.
ANOT AÇÕES
Experimente agora. Faça projeções sobre os valores, otimize a utilização de mão de obra e
materiais!
Tabelas de dados de variável única: Por exemplo, use uma tabela de dados de variável
única se você desejar ver como diferentes taxas de juros afetam o pagamento de um emprésti-
mo tomado em um banco.
Vamos fazer um exemplo. Construa a planilha abaixo.
A função que utilizaremos é a função PGTO, vista anteriormente. Temos o prazo (36
meses), temos o valor (R$ 5.000,00) e temos diversas taxas (de 0,99% a 3,12% ao mês).
A célula A5 será utilizada temporariamente para que os índices que serão definidos na
tabela sejam substituídos e calculados na fórmula. Obrigatoriamente devemos criar essa célula
temporária do lado esquerdo do primeiro valor que será substituído. Caso mudemos a célula de
lugar haverá erro no cálculo.
ANOT AÇÕES
1. Clique na célula C4 (logo abaixo do valor). É nessa célula que vamos inserir a função
=PGTO(A5;36;C3), onde A5 é a célula temporária em destaque na planilha acima, 36 é o
número de parcelas e C3 é a célula do valor do empréstimo. O resultado apresentado da
fórmula inserida é de –R$ 138,89. Esse é o valor de cada parcela, sem juros... Ele é negati-
vo, pois trata-se de um pagamento (forma que a função retorna o valor). Se multiplicarmos
esse valor por 36 encontraremos o valor de R$ 5.000,00
2. Selecione agora da célula B4 até a célula C14.
3. Clique na guia Dados.
4. Localize a galeria Ferramentas de Dados
5. Clique sobre o botão Teste de Hipóteses. Um menu será aberto.
6. Clique sobre Tabela de Dados. A tela abaixo será exibida.
7. Defina o campo Célula de entrada da coluna com o endereço da célula que reservamos, ou
seja, a célula A5. Ela é a célula de entrada da coluna. Nossos dados variáveis estão em co-
luna... Lembre-se disso!
8. Clique no botão OK. Veja o resultado abaixo. De uma única vez todas as taxas foram subs-
tituídas e calculadas nas células de B5 a B14. Se eu quitar o empréstimo com uma taxa de
2% terei uma parcela mensal de R$ 196,16 e um total final do empréstimo de R$ 7.061,76
(esses são valores aproximados, pois não contemplam taxas ou outros tributos cobrados pe-
los bancos).
ANOT AÇÕES
9. Veja na tela abaixo as fórmulas das células da Tabela de Dados. Observe que estamos uti-
lizando a função tabela.
Em destaque a barra de fórmulas. Ela foi inserida pelo Excel no formato de MATRIZ
(lembra-se do modo? Ele ocorre quando em uma fórmula digitamos CTRL + SHIFT + ENTER
para inseri-la).
ANOT AÇÕES
7. Clique no botão OK. Todas as parcelas serão calculadas com base nas taxas armazenadas
nas colunas e nas linhas os prazos de pagamento. Veja a imagem abaixo.
Cálculos na tabela de dados: As tabelas de dados são recalculadas toda vez que uma
planilha é recalculada, mesmo que não haja alteração. Para acelerar o cálculo de uma planilha
que contém uma tabela de dados, você pode alterar a opção Cálculo para automaticamente re-
calcular a planilha, mas não as tabelas de dados.
Sintaxe: =PGTO(taxa;nper;vp;vf;tipo)
Taxa: é a taxa de juros por período. Se Nper for em meses, a Taxa deve ser fornecida
em meses.
Nper: é o número total de pagamentos pelo empréstimo. Nper deve respeitar a taxa for-
necida. Se a taxa for em meses, Nper deve ser em meses.
Vp: é o valor presente. O valor total presente de uma série de pagamentos futuros.
Vf: é o valor futuro, ou o saldo de caixa, que você deseja obter depois do último paga-
mento. Se vf for omitido, será considerado 0 (o valor futuro de determinado empréstimo, por
exemplo, 0).
Tipo: é o número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento. 0 (zero) ou omitido: No final
do período. 1: no início do período.
OBSERVAÇÕES:
O pagamento retornado por PGTO inclui o principal e os juros e não inclui ta-
xas, pagamentos de reserva ou tarifas, às vezes associados a empréstimos.
Certifique-se de que esteja sendo consistente quanto às unidades usadas para es-
pecificar taxa e nper. Se fizer pagamentos mensais por um empréstimo de quatro
anos com juros de 12% ao ano, utilize 12%/12 para taxa e 4*12 para nper. Se fi-
ANOT AÇÕES
76. Macros
SOBRE AS MACROS...
Texto extraído do Help do Microsoft Excel
Caso execute uma tarefa várias vezes no Microsoft Excel, você pode automatizá-la com uma ma-
cro. Uma macro é uma seqüência de comandos e funções armazenadas em um módulo do Visual Basic e
pode ser executada sempre que você precisar executar a tarefa.
Por exemplo, se inserir com freqüência seqüências de caracteres de texto extensas em células, você
poderá criar uma macro para formatar essas células de modo que haja quebra automática de texto.
Gravando macros
Quando uma macro é gravada, o Excel armazena informações sobre cada etapa que você passa ao
executar um série de comandos. Em seguida, execute a macro para repetir ou "reproduzir" os comandos. Se
você cometer um erro quando gravar a macro, as correções feitas também serão gravadas. O Visual Basic
armazena cada macro em um novo módulo anexado a uma pasta de trabalho.
Facilitando a execução de uma macro
Você pode executar uma macro escolhendo-a na lista na caixa de diálogo Macro. Para que uma
macro seja executada sempre que clicar em um botão específico ou pressionar uma determinada combina-
ção de teclas, você pode atribuir a macro a um botão da barra de ferramentas, um atalho do teclado ou um
objeto gráfico em uma planilha.
Gerenciando suas macros
Após gravar uma macro, você pode exibir seu código com o Editor do Visual Basic para corrigir
erros ou alterar o que a macro faz. Por exemplo, caso deseje que a macro de quebra automática de texto
também deixe o texto em negrito, pode gravar outra macro para aplicar negrito a uma célula e copiar as
instruções dessa macro para a macro de quebra automática de texto.
O Editor do Visual Basic é um programa criado para facilitar a gravação e edição de código de
macro para. Você não precisa aprender a programar ou usar a linguagem do Visual Basic para fazer altera-
ções simples nas macros. Com o Editor do Visual Basic, é possível editar macros, copiar macros de um
módulo para outro, copiar macros entre pastas de trabalho diferentes, renomear os módulos que armazenam
as macros ou renomeá-las.
EXECUTANDO A MACRO
COMENTÁRIOS
Este código é escrito automaticamente pelo Excel através da linguagem de programação
chamada VBA. Com estudo aprofundado poderemos ser capazes de criar nossos próprios códigos
VBA.
Caso tenha sido digitado um valor inválido e não se tenha percebido, a edição da macro
poderá ser realizada para acerto. Não há necessidade, neste caso, de recriar a macro.
Quando fechar o Excel, depois da criação da macro, aparecerá a tela abaixo, solicitando a
confirmação do salvamento da pasta pessoal. Clique em OK para que a macro possa estar dis-
ponível posteriormente.
Vamos ao código.
1. Na planilha ativa pressione ALT + F11 para abrirmos o ambiente do VBA. A tela ao
lado será exibida.
2. No lado esquerdo do Menu temos as opções do Projeto. Clique duas vezes sobre o item
ESTA PASTA DE TRABALHO. Vai ser aberto o ambiente de programação para a
ANOT AÇÕES
sht.Protect Password:="atca"
Ativamos a proteção através da variável sht com a propriedade Protect. Password defi-
ne a senha utilizada para bloquear todas as planilhas
Next sht
Instrução que faz o loop referente ao total
Podemos ainda utilizar botões em nossa planilha para proteger e desproteger nossas plani-
lhas. Acompanhe os exercícios para elaboração das macros.
Set X1 = CreateObject("Excel.Sheet")
End Sub
ANOT AÇÕES
2 SE
CTRL + T
F10
CTRL + U
SHIFT + F3
CTRL + K
CTRL + +
4 OPERAÇÕES MATEMÁTICAS
1 1 23 3 5 6
23
3 0,354 0,154 2,254
5 354 0,546 3,254
6 0,0354 122 4,254
5,254
6,254
10 54 1ª Média
10 51 5
20 23 2ª Média
30 94 6,5
40 57 3ª Média
50 54 10
60 87 4ª Média
54 55 3
6 OPERAÇÕES MATEMÁTICAS
7 OPERAÇÕES MATEMÁTICAS
VALOR
O faturamento de uma empresa é de R$ 100.000,00 mensais e ele tem 121 funcionários.
Considerando uma Partipação nos Lucros de 15% do faturamento, quanto cada funcionários vai
receber?
ANOT AÇÕES
VALOR
9 FUNÇÕES ESTATÍSTICAS
ANOT AÇÕES
11 FUNÇÕES DE DATA
Cliente
Calculo de IDADE
Tabela de horários
Nome do empregado: Alessandro Trovato
Departamento: TI
Início: 01 /outubro/2006
Total na semana
Total de horas:
Horas regulares:
Horas extras:
13 FUNÇÕES DE TEXTO
Condições:
1 ) Se a média de compras foi maior que 12 indicar --> compra o ano todo
2 ) Se o depto for Compras e a cidade for São Paulo --> Aprovado para aumento
3 ) Se o cliente for VIP, é de São Paulo e a média de faturamento é maior que R$ 10.000,00 --> Conceder desconto extra de 10%
15 MACROS
1. Veja a tela abaixo. Crie um botão para que uma caixa de diálogo de abertura de ar-
quivo seja exibida. Nessa janela o usuário escolherá o arquivo que poderá ser aberto.
Defina planilhas do Excel na versão 2007 e arquivos do Excel da versão 2003 para e-
xibição.
ANOT AÇÕES
2.
Dicas Excel
ANOT AÇÕES
Agradecimentos
Agradeço sua atenção e espero que esse material tenha sido útil para seus estudos. Caso
tenha dúvidas, mande-me um e-mail!
Até a próxima!
ANOT AÇÕES