GUIA COMPLETO PARA

A TRANSFORMAÇÃO
DIGITAL NA GESTÃO
DE PESSOAS

Como abraçar a
mudança para uma
maior valorização
do capital humano
 Índice

2
04
Introdução

06
Os novos desafios na
gestão de pessoas

08
Principais novidades
e tendências

11
De que forma a tecnologia
pode ajudar

15
Alguns processos que
podem ser automatizados

20
Passo a passo para uma
digitalização bem-sucedida

24
Conclusão

3
 O caminho mais rápido e seguro para uma
gestão eficiente de pessoas
Numa época em que tanto se fala de
transformação digital, o grande desafio
das empresas é saber como podem
desmaterializar e melhorar os seus
processos de uma forma gradual e
não disruptiva para se manterem
competitivas no mercado.
Esta transformação assenta numa
mudança de paradigma que afeta todas
as áreas da gestão, nomeadamente a de
Recursos Humanos, que tem hoje um
papel mais estratégico dentro das
organizações, fruto de uma crescente
consciência para a valorização do capital
humano.
A tecnologia e as soluções de Gestão
de Recursos Humanos são os aliados
perfeitos para as empresas que procuram
envolver todas as pessoas na criação de
valor.
De uma forma dinâmica, colaborativa e
em tempo real, a informação flui de modo
transparente pela organização, promovendo
a partilha e corresponsabilização, a partir
de qualquer lugar ou dispositivo.
4
A automatização e simplificação dos
processos otimiza a produtividade do
departamento de RH, permitindo focar-se
como nunca na atração, gestão e retenção
de talento, e contribuir com mais e melhores
inputs para apoiar a tomada de decisões
estratégicas.
Com um melhor e mais fácil acesso à
informação, os responsáveis de Recursos
Humanos têm assim a capacidade para criar
abordagens mais eficazes para desenvolver
uma relação pró-ativa e colaborativa com
os colaboradores, promover a comunicação
e o trabalho em equipa, baseando-se em
ambientes marcados pela mobilidade,
omnipresença e informação em tempo real.
É este o poder da transformação
digital na gestão dos Recursos
Humanos!
Ao longo deste ebook iremos mostrar-lhe de que forma a
tecnologia é o aliado certo para aumentar a eficiência do
seu departamento de RH. Conheça a tecnologia disponível,
os processos que podem ser digitalizados e o modelo ideal
de planeamento da transformação digital na gestão de
Recursos Humanos da sua empresa.

5
 Os novos desafios da Gestão de Pessoas

A era colaborativa e da informação em tempo real

O fenómeno da transformação digital Rentabilizar o tempo e produtividade do

traz consigo novos desafios para o tecido
empresarial, nomeadamente para a
Gestão de Recursos Humanos, que tem
vindo a redefinir o seu papel dentro das
organizações. Às funções “tradicionais”
juntam-se agora ações mais estratégicas
e próximas da gestão, o que representa
um acréscimo de responsabilidades e um
posicionamento mais alinhado com os
objetivos de negócio.
próprio departamento de RH tornou-se
crucial, na medida em que é exigido cada
vez mais tempo e dedicação à gestão
estratégica de pessoas, por forma a
construir uma força de trabalho de elite,
motivada e com um elevado sentimento
de pertença, constituída por verdadeiros
embaixadores da organização.

Com a necessidade crescente de manter

um foco permanente nas pessoas, as
Direções de RH têm de se concentrar, como
nunca, no estreitamento e personalização
das relações, para que atuais e futuros
colaboradores se identifiquem com
os propósitos da organização e se
envolvam no modelo de negócio existente,
comprometendo-se de forma apaixonada e
afincada com o projeto em questão.

6
As soluções tecnológicas constituem o
principal agente indutor desta mudança
face aos mecanismos que auxiliam os
gestores de RH nestes novos desafios.

7
 Principais novidades e tendências

Mobilidade. Empowerment. Envolvimento. Colaboração.

A grande tendência mundial de digitalização Conceitos como mobilidade, empowerment,

dos processos de negócio, aliada à entrada
no mercado de trabalho de gerações nativas
digitais, como sejam os “Millennials ou
Geração Y”, despoletaram novas tendências
na gestão de pessoas.
envolvimento e colaboração têm
vindo a ganhar espaço e destaque nas
organizações, colocando um conjunto de
novos desafios no que respeita à gestão
do capital humano, destacando-se os
seguintes:

Conceitos como mobilidade, empowerment,

envolvimento e colaboração têm vindo a ganhar
espaço e destaque nas organizações, colocando
um conjunto de novos desafios no que respeita
à gestão do capital humano.

8
Colaboração
A dinâmica do mercado atual, aliada à
necessidade de feedback constante e de
transparência, obrigam as organizações à
promoção de uma cultura organizacional
digital e à implementação de uma
estratégia de partilha de informação de
forma transversal, disponibilizando canais
de comunicação ágeis que potenciem a
colaboração de todos na geração de valor.
Self-Service
Com o advento da era digital, a autonomia
individual ganha preponderância e os
colaboradores das organizações procuram
cada vez mais a liberdade de aceder à
informação em qualquer lugar através de
portais online de Employee and Manager
Self-Service.
Employer branding
As organizações estão cada vez mais
focadas em proporcionar uma boa
experiência ao longo de todo o período de
ligação à empresa, procurando ter em cada
pessoa que contactou com a instituição um
verdadeiro embaixador da marca.
Mobilidade
Flexibilidade dos horários de trabalho,
generalização do trabalho à distância,
equilíbrio entre a vida profissional e
pessoal ou acesso à informação a partir
de qualquer lugar e dispositivo estão
entre as principais aspirações atuais dos
colaboradores das empresas.
A mobilidade dentro das próprias
estruturas organizacionais, assim como
a generalização da computação em
nuvem, deram origem a novos conceitos e
filosofias de trabalho como o home-office
ou os nómadas digitais, cuja principal
ferramenta de trabalho é a internet.
Human Resources
Analytics
O acesso a indicadores e métricas que
permitam uma análise de dados “on-time”
e a tomada de decisões fundamentadas
em estatísticas e dados analíticos está a
substituir o modelo tradicional de decisões
tomadas com base em relacionamentos
e experiências, tornando o processo mais
rigoroso e fidedigno.
9
 As soluções tecnológicas de
gestão de RH são, assim, o
aliado perfeito para potenciar o
ativo mais valioso de qualquer
organização: as pessoas.

10
Como a tecnologia pode ajudar
Mais agilidade. Mais rapidez. Produtividade máxima.
A área de Recursos Humanos é
particularmente intensa em processos
minuciosos, que exigem elevado rigor na
gestão de múltiplos dados e operações
críticas. Esta intensidade processual e
criticidade da informação conduz, muitas
vezes, a perdas de produtividade do
departamento.
As soluções tecnológicas de gestão de
RH são, assim, o aliado perfeito para
potenciar o ativo mais valioso de qualquer
organização: as pessoas.
Esta nova era digital traz vantagens a vários níveis,
nomeadamente:
Mais rapidez e rigor nos
processos administrativos
Os automatismos e a capacidade de
integração de dados provenientes de
diversas fontes de informação aceleram
as operações do departamento, aliviando
a carga administrativa. O tempo
dedicado às atividades rotineiras diminui
substancialmente, permitindo alocar
os recursos a tarefas de maior valor
acrescentado para toda a organização.
Muito mais do que o processamento
de salários, a gestão de contratos
e vínculos ou a gestão de cadastro,
estas ferramentas acompanham hoje
todo o percurso do colaborador com a
organização, transformando os processos
administrativos em operações rápidas,
simples e eficazes.
Centralização de processos
e integração com sistemas
Deixam de existir ilhas isoladas e
informação dispersa, já que os processos
ficam estruturados numa única solução
partilhada por toda a organização,
disponível mediante diferentes perfis de
acesso. A integração com outros sistemas
já existentes rentabiliza o investimento
efetuado em sistemas de informação,
simplificando a circulação dos dados pelos
intervenientes certos e na hora certa.
11
 Agilidade e rigor nas
operações críticas
Processos minuciosos que exigem um
nível de rigor extremo, como o payroll e
outras remunerações e retribuições, gestão
de contratos de trabalho e vínculos ou a
comunicação com as entidades oficiais, são
acelerados, o que conduz a uma diminuição
de custos e a um maior rigor e exatidão dos
dados.
Segurança no cumprimento
das obrigações legais e
fiscais
A gestão de pessoas tem implícita uma
elevada carga administrativa associada à
comunicação com as entidades oficiais.
A tecnologia hoje disponível permite a
ligação automática com os sistemas
destas entidades. Além disso, garante
a adaptação automática e contínua dos
sistemas às novidades legais e fiscais,
libertando os departamentos de RH destas
preocupações.

Com o apoio da tecnologia certa, é possível

ganhar tempo para a gestão estratégica de
pessoas, respondendo positivamente aos
desafios que atualmente se colocam nesta
área de atividade.

12
13
 Maior autonomia e Simplicidade na gestão do
colaboração percurso profissional

Uma plataforma colaborativa à disposição Articulação entre sistemas permite uma

de toda a organização em modo self-service
permite o registo e consulta de informação
pessoal, recibos e declarações, despesas,
faltas, férias e horas extra ou pedidos à
organização, a toda a hora, a partir de
qualquer lugar e dispositivo. As chefias
recebem os pedidos de aprovação na hora,
e a informação fica automaticamente
gestão global e integrada dos processos de
recrutamento, seleção, formação, gestão
de competências, carreiras e avaliação,
graças aos automatismos que permitem
sistematizar dados e obter informação de
apoio à gestão em tempo real.

Facilidade de exploração e
análise dos dados

O acesso a mapas, dashboards e

indicadores de gestão permite aos
gestores tomar decisões fundamentadas
e com elevado grau de certeza no que
respeita ao capital humano. Hoje é
muito simples consultar a distribuição
de colaboradores por departamentos,
remunerações e rácio de evolução da
massa salarial, valor médio de despesas
por colaborador e muito mais.

14
Alguns processos que podem ser
automatizados

Gestão do capital humano em sintonia com os objetivos

de negócio

Face aos novos desafios que se impõem, de negócio. As soluções de gestão de RH

é urgente desburocratizar, simplificar e
eliminar redundâncias na gestão de RH. Os
processos querem-se o mais automatizados
possível para que a gestão do capital
humano flua em sintonia com os objetivos
são o veículo para a transformação digital
no setor. Só através delas será possível
digitalizar operações vitais.
15
 Atração e retenção
de talento
Ferramentas tecnológicas ágeis
e sólidas ajudam a identificar
os melhores recursos para a
empresa, com base em critérios,
competências e objetivos
pré-definidos.
Formação e
desenvolvimento
pessoal
Automatismos de identificação
das necessidades de formação
de acordo com os requisitos
e competências exigidas
para cada cargo, apoio
na gestão do orçamento,
organização e realização das
ações, avaliação, atualização
automática do Curriculum
Vitae, registo de presenças/
ausências e respetiva
repercussão no processamento
salarial.
16
Avaliação e gestão
de desempenho
Sistemas dotados de
mecanismos que facilitam
a gestão do desempenho e
avaliação individual, através
de métricas transversais
que permitem traçar um
paralelo entre as expectativas
individuais e os objetivos e
necessidades da organização.
Despesas de
representação
Introdução de despesas
através de uma simples
fotografia ao recibo, tirada
com o telemóvel e carregada
diretamente para o portal
do colaborador. Os dados
têm integração automática
no sistema de gestão de
remunerações que procede ao
acerto automático de contas,
controlo automático de limites
de despesas, tratamento de
reembolsos, adiantamentos e
gestão de cartões de crédito
com reconciliação bancária e
encontro de contas automático
no ERP.
Processos
de payroll
Calcular e processar
vencimentos, remunerações
e contribuições em larga
escala e em lote, para diversas
empresas, em diferentes moedas
e de acordo com os regimes
fiscais e legais de diversos
mercados, com possibilidade
de parametrização de situações
excecionais.

Gestão de cadastro
e dados pessoais
Plataformas de employee
and manager self-service
permitem aos colaboradores
consultar e atualizar os dados
pessoais em qualquer lugar
através de equipamentos com
ligação à internet. Podem
ainda registar férias, faltas,
horas extra ou outros pedidos
à organização. A informação
é automaticamente enviada
para aprovação e fica registada
sem qualquer trabalho
administrativo.
Obrigações legais,
fiscais e laborais
Todos os mapas e modelos
oficiais vigentes são
preenchidos de forma
automática, quer se trate
de Segurança e Saúde no
Trabalho, Balanço Social,
Relatório Único, contribuições,
descontos, deduções e outros
mecanismos legais e fiscais.

17
 Contratos e
vínculos
Renovações automáticas,
alertas de fins de contrato ou
períodos experimentais, cálculo
automático de indemnizações
e proporcionais no término
dos contratos são operações
tratadas de forma automática,
o que garante o cumprimento
de todas as regras contratuais e
respetiva legislação laboral.
Reporting
Acesso a mapas, dashboards
e indicadores de gestão sobre
o capital humano permitem
elevar o grau de conhecimento
sobre as pessoas e otimizar a
tomada de decisões.
18
Organograma e
estrutura
organizacional
Implementação de uma
estrutura organizacional
dinâmica, onde está espelhado
o modelo de negócio, a
estrutura da organização e a
filosofia operacional, acessível
de forma clara e transparente
para todos.
Simplifique os processos administrativos c
a solução de Gestão de Recursos Humanos
PRIMAVERA. Ganhe tempo para fomentar u
força de trabalho de elite: motivada, produt
rentável e altamente competitiva.
com
s da
uma
tiva,

19
 Passo a passo para uma digitalização
bem-sucedida
7 passos que irão garantir uma transição rápida e segura

A transformação digital não é um caminho similar

para todas as organizações. Ela depende decisivamente
de uma avaliação minuciosa dos processos quotidianos
das empresas, da metodologia de trabalho implementada
e das tecnologias já instaladas.

1 Realizar um
diagnóstico à
situação atual
Para ter a certeza de que da empresa
entra com o pé direito na
Levantamento de todos
era digital, é importante os requisitos técnicos,
acautelar os seguintes funcionais e de negócio que
passos: a solução de RH terá de
satisfazer, definir o orçamento
disponível para a digitalização,

7 identificar os responsáveis
pelo acompanhamento do
projeto, enumerar os objetivos
passos pretendidos e definir os
resultados esperados.

20

2 Definir um plano
de implementação
Estruturar um plano de trabalho
com identificação dos passos
a seguir e respetivos prazos,
com base num sistema de
prioridades. Deste modo,
a implementação poderá
decorrer faseadamente e com
naturalidade, sem provocar
constrangimentos ao normal
funcionamento da organização.
3 Pesquisar e avaliar
a solução mais
adequada
Há alguns fatores que podem
orientar a escolha da solução,
nomeadamente a capacidade
de resposta às necessidades da
organização; o conhecimento
profundo da legislação
laboral e cumprimento cabal
e contínuo das obrigações
legais e fiscais; a garantia de
evolução e atualização contínua
dos sistemas; a facilidade de
integração com os sistemas
já existentes na empresa; a
capacidade de adaptação às
especificidades dos processos,
a experiência de mercado e a
proximidade e disponibilidade do
serviço de acompanhamento e
consultoria.
Selecionar a tecnologia
4 mais adequada
Hoje estão disponíveis várias
modalidades de acesso que vão
desde as tradicionais soluções
instaladas, passando pelo uso da
tecnologia enquanto commodity
através da internet (computação
em nuvem), até soluções híbridas
que permitem ligar sistemas
instalados a aplicações na cloud.
Esta última opção promove a
digitalização de processos ao
mesmo tempo que se rentabiliza
o investimento já efetuado em
sistemas de informação e gestão.
5 Verificar recursos
internos e/ou escolher
um parceiro
É importante avaliar se dispõe
de recursos internos capazes de
proceder à implementação ou se será
necessário selecionar um parceiro
de negócio que se responsabilize
pela implementação, customização e
posterior manutenção. Se optar por
escolher um parceiro, é importante
confirmar o know-how e a experiência
em projetos similares. Poderá
ainda optar por uma equipa mista,
integrando recursos internos e
recursos do parceiro, beneficiando de
um grupo de trabalho multidisciplinar,
que partilha competências e
responsabilidades.
21
 6 Implementar
a solução
Durante o processo de
implementação é fundamental
que a equipa piloto vá
acompanhando o processo
e dê feedback contínuo até
à entrada em produção. É
ainda fundamental formar
os utilizadores, explicar as
mudanças e acompanhar o
seu desempenho no dia a dia
operacional, até que a novas
ferramentas de trabalho
estejam completamente
assimiladas.

Otimizar e evoluir
7 sempre
Os sistemas de informação e
gestão são orgânicos, devem
estar em evolução contínua. Por
essa razão, a implementação
e utilização de uma solução de
gestão de RH não é algo estanque,
mas deve evoluir com o negócio.

22
Conheça as soluções de gestão de
Recursos Humanos PRIMAVERA e entre
na nova era digital com a segurança e
garantias proporcionadas por uma marca
com mais de 20 anos de experiência ao
serviço da gestão empresarial.

23
 A era digital já chegou e nen
empresa poderá ignorar este
Conclusão Comece já a planear a transf
digital da sua empresa.

Entre com o pé direito na era digital

A transformação digital abriu espaço

a uma nova geração de profissionais e
gestores que têm um foco permanente
na valorização do capital humano e na
análise e entrega de inputs estratégicos de
apoio à decisão. Para tal, é absolutamente
essencial a otimização e automatização
dos processos de RH, para que seja
possível alocar muito mais tempo às
atividades estratégicas de atração, gestão
e retenção dos melhores talentos, e não
às tarefas administrativas desgastantes e
propensas a erros.

As soluções de gestão de RH permitem

concretizar com sucesso esse desafio,
graças aos automatismos que transformam
processos morosos em tarefas simples,
rápidas e rigorosas.

Colocar a tecnologia ao serviço de uma

gestão de RH focada na valorização do
mérito é a chave para uma organização
mais moderna e centrada nas pessoas, que
promove o envolvimento, a mobilidade, o
empowerment e a comunicação ao longo
de toda a estrutura organizacional, de uma
forma dinâmica, clara e transparente.

24
nhuma Conheça as soluções de
e movimento. gestão de Recursos Humanos
formação PRIMAVERA e entre na nova era
digital.

Inúmeras organizações de referência já

simplificaram a gestão das suas pessoas
com as soluções PRIMAVERA. Entre elas,
destacam-se nomes como:

25
E a sua empresa já
entrou na era digital?
Saiba mais sobre as nossas soluções de gestão de RH
e fale connosco para verificar como respondemos aos
desafios específicos da sua empresa.

Braga
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