Apostila Ufba Arquivologia Darlan Eterno PDF

Arquivologia
Professor Darlan Eterno
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Arquivologia
Aula XX
Conceitos fundamentais de
Arquivologia: teorias e princípios.
Noções de Arquivologia
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Arquivologia
Aula XX
Arquivologia: teorias e princípios.
Finalidades do Arquivo
Arquivologia
Aula XX
1.Classificação dos Arquivos

a) Extensão
 Setorial
 Central/Geral

b)Entidade Mantenedora
 Público
 Privado
c) Estágios de Evolução
 Corrente
 Intermediário
 Permanente

d)Natureza dos Documento
 Especial
 Especializado
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Arquivologia
Aula XX
Arquivologia: teorias e
princípios.
Princípios Arquivísticos
a) Organicidade
b) Unicidade
Princípios Arquivístico
c)Proveniência(respeito aos fundos)
d) Ordem original
e) pertinência: documentos deveriam
ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a proveniência e a classificação
original.
Arquivologia – Princípios Arquivísticos – Prof. Darlan Eterno
F)Princípio da reversibilidade
Princípio segundo o qual todo
procedimento ou tratamento empreendido
em arquivos pode ser revertido, se
necessário. É aplicado na restauração de
documentos.
h)Territorialidade :
Conceito derivado do princípio da
proveniência e segundo o qual arquivos
deveriam ser conservados em serviços
de arquivo do território no qual foram
produzidos.
Arquivologia
Aula XX
Características Arquivo Biblioteca

Tipo de Documentos manuscritos, Documentos impressos e
Suporte/Quantitati audiovisuais. Apresentam-se em audiovisuais, que se apresentam
vo de Exemplares exemplares únicos ou em em exemplares múltiplos.
número limitado de vias/cópias.
Entrada de Acumulação natural Compra, permuta e doação.
documentos
Tipo de conjunto Fundos: conjunto de Coleções: Reunidas pelo conteúdo.
documentos unidos pela origem.
Tipos de fundo:
- aberto: (instituições em
funcionamento)
- fechado: (instituições extintas)
Objetivos Funcionais , administrativos Culturais, científicos.
Tipo Classificação Baseia-se nas atividades Predeterminada
institucionais
Arquivologia
Aula XX
1.Classificação dos
Documentos
a) Natureza do Assunto
• Ostensivo
• Sigiloso
b) Espécie:
Ex: Ata,Certidão e Oficio.
b) Tipo (tipologia):
Espécie + função = tipologia
d) Gênero
• Textual
• Sonoro
• Cartográfico
Arquivologia – Classificação dos Documentos de Arquivos – Prof. Darlan Eterno
d) Gênero
• Filmográfico
• Iconográfico
• Micrográfico
d) Gênero
• Informático
e)Forma
f) formato
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1. Teoria das Três Idades

• Baseia-se na:
a) Frequência de uso
b) Valores dos Documentos
1. Fase Corrente (caract)

Frequência de Uso
Localização
Extensão do arquivo
Tipo de arquivamento
Valor
Tipo de Acesso
1. Fase Corrente
•Atividades:
(Protocolo, Expedição,
Arquivamento,Consulta, Empréstimo,
Destinação)
1. Fase Intermediária (caract)

Frequência de Uso
Localização
Extensão do arquivo
Tipo de arquivamento
Valor
Tipo de Acesso
Arquivologia – Teoria das Três Idades – Prof. Darlan Eterno
1. Fase Intermediária
•Atividades:
o Empréstimo
o Consulta
o Arquivamento
1. Fase Permanente
•Frequência de Uso
•Localização
•Extensão do arquivo
•Tipo de arquivamento
•Valor
•Tipo de Acesso
1. Fase Permanente
•Atividades:
(Arranjo, descrição, publicação,
conservação e referência)
2. Representação da Teoria (operações de destinação)
Arquivologia – Teoria das Três Idades – Prof. Darlan Eterno
Fase (Idade)
Quadro resumo Corrente Intermediária Permanente
Frequência de Uso Uso freqüente Uso eventual Sem uso para

Administração
Localização Próximo ao setor de Pode estar próximo dos Pode estar próximo dos
trabalho setores de trabalho ou setores de trabalho ou
distante (fora da distante (fora da instituição)
instituição)
Extensão do Arquivo Setorial e/ou Central Central Central
Tipo de arquivamento Vertical Vertical/Horizontal Vertical/Horizontal
Valor Primário Primário Secundário
Tipo de Acesso Restrito Restrito Público
Atividades Protocolo, expedição, Atendimento á Arranjo, descrição,
arquivamento, consultas/empréstimos publicação, conservação e
empréstimo, consulta, referência
destinação
Arquivologia
Aula XX
1. Protocolo
1. Protocolo
1.1Rotinas de Protocolo
a) Recebimento
b) Registro
c) Autuação
d) Classificação
e)Movimentação
 distribuição
 expedição
f)Controle da Tramitação
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Aula XX
Processo
1. Definição
“Conj. de docs reunidos em capa
especial, e que vão sendo
organicamente acumulados no decurso
de uma ação adm/judiciária.”
2. Abertura (autuação)
-protocolo
Arquivologia – Procedimentos Administrativos – Prof. Darlan Eterno
3. Numeração
- Carimbo (canto superior d)
3. Numeração
-ordem cresc. (frente da fl.)
-feita no protocolo
-vedada rasuras e letras
diferencias tais 14-A/14-B
3. Numeração
-numeração incorreta será
inutilizada por meio do carimbo
4. Operações com processos

a) Desentranhamento
•A retirada de folhas ou peças, mediante despacho da
autoridade competente
•Após último despacho (lavrado termo de
desentranhamento)
Arquivologia – Procedimentos Administrativos – Prof. Darlan Eterno
b)Juntada
•União de um processo a outro, ou de
um documento a um processo;
•anexação (definitiva, mesmo
interessados)
•apensação (temporária)
d)Desapensação
Arquivologia
Aula XX
Noções de
Arquivologia
Professor Darlan
Eterno
1. Classificação
a) Definição: agrupamento de
documentos, podendo a eles
atribuir códigos.
1.2 Plano ou Código de Classificação
a) Definição:
Instrumento que auxilia na classificação
de documentos, visando a sua guarda e
localização.

Modelo
001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA
ADMINISTRATIVA.
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – Prof. Darlan Eterno
c) características
• Baseia-se nas funções/atividades
da instituição
1. Avaliação
a) Definição
1.2 Objetivos
a) reduzir a MDA
b) reduzir custos
c) reduzir prazo de busca
d) garantir preservação de docs
1.3 Tabela de Temporalidade

a) Definição
• prazos de guarda
• destinação
• alteração suporte
• obs
Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – Prof. Darlan Eterno

b) Modelo

c) características
• elaborada pela CPAD
• aprovada por autoridade
competente
c) características
• Prazos baseiam-se na
legislação e nas necessidades
administrativas
Arquivologia
Aula XX
Arquivamento:
Conjunto de procedimentos que visa ao
acondicionamento( ) e ao
armazenamento( ) de
documentos.
1.1 Rotinas de Arquivamento

a) inspeção
b) estudo
c) Classificação
d) Codificação
1.1 Rotinas de Arquivamento
e)ordenação
f) guarda (arquivamento)
Arquivologia
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1. Métodos de Arquivamento
– Escolha:
• Estrutura Organizacional
• Natureza dos Docs
1.Categorias
I - Padronizados
Ex: Variadex (letras e
cores)
II – Básicos
a) Alfabético: (nome)
II – Básicos
b) Geográfico: local/
procedência
– Estado/País/Cidade
Arquivologia – Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 1 – Prof. Darlan Eterno
Itália
•Roma
•Milão
•Veneza
Paraná
•Curitiba
•Londrina
•Paranaguá
•Por cidades:
• Araçatuba (SP)
Brasília (DF)
Brasília (MG)
Natal (RN)
•c) Numérico:
Simples
Cronológico
Dígito – terminal 158678
•d) Ideográfico (interpretação do doc e do

contexto)
d1)alfabético
Dicionário
Enciclopédico
Dicionário Enciclopédico
Controle de Chaves Controle

Controle de Entrada de chaves
Controle de Frequência de entrada
Divulgação de frequência
Divulgação
•d) Ideográfico
•d2) Numérico
 Decimal
 Dupléx
 Unitermo
Decimal Dupléx
411 Planejamento 4-1-1 Planejamento

411.1Anual 4-1-1-1 Anual
411.2 Mensal 4-1-1-2 Mensal
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Aula XX
–1. Regras de
Alfabetação
I. Nomes Brasileiros
a) regra geral
Ex:Carla Ferreira Lima
Pedro Silva Araújo
Ord:Araújo, André Silva
Lima,Carla Ferreira
I.Nomes Brasileiros
b)Não se separam
sobrenomes:
b1)compostos por subst+ adj,
Ex: Marcelo Vila Verde
I.Nomes Brasileiros
b)Não se separam
sobrenomes:
b2) Ligados por hífen,
Ex: Ana Beija-Flor
I.Nomes Brasileiros
b)Não se separam sobrenomes:
b3) Que exprimam grau de
parentesco
Ex: Paulo Barbosa Filho
b)Não se separam sobrenomes:
–b4) que possuam : São , Santo
(a):
–Ex: Ricardo São Pedro
–Ordena-se:
Barbosa Filho, Paulo
Beija-Flor, Ana
São Pedro, Ricardo
Vila Verde, Marcelo
c) Iniciais abreviadas de
prenome tem preferências
as demais, no caso de
sobrenomes iguais
– Ex: César Barros
– Carlos Barros
– C. Barros
– Ord:
– Barros, C.
– Barros, Carlos
– Barros, César
d) Artigos, preposições
não são consideradas
na alfabetação.
Ex: Natália Rocha d’ Andrade
André Silva dos Anjos
Ord:
Andrade, Natália Rocha d’
Anjos, André Silva dos
e) títulos ou cargos não
são considerados na
alfabetação
• Ex:Ministro Alexandre Bastos

• Doutor Fernando Rocha
• Or:Bastos,Alexandre(Ministro)
• Rocha, Fernando (Doutor)
– II. Nomes Estrangeiros

a) regra geral
– Ex:Paul Smith
– Michel Duchein
– Ord:Duchein. Michel
– Smith, Paul
• Os nomes hispânicos
são alfabetados pelo
penúltimo sobrenome
Ex:Juan Gutierrez Salazar

• Juan Puentes García
Ord:
• Gutierrez Salazar, Esteban
• Puentes García, Juan
• Os nomes orientais
(japoneses, chineses,
árabes) são registrados
como se apresentam.
– Ex: Lao Xing Xiang

– Akiko Yamamoto Sato
– Ord:Akiko Yamamoto Sato

– Lao Xing Xiang
• III.Nomes de eventos são
mantidos como se
apresentam, os números
devem aparecer ao final
entre parênteses.
• Ex:
• Quinta Conferência de Geologia
• III Congresso Nacional de Arquivologia
• 2º Congresso Brasileiro de Arquivologia
• Ord:
• Conferência de Geologia (Quinta)
• Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º)
• Congresso Nacional de Arquivologia (III)
• IV Nomes de empresas
são mantidos como se
apresentam.
• Ex:O Globo
• Ministério da Fazenda
• Ministério do Esporte
Arquivologia
Empréstimo/Consulta
 Fazem uso da guia-fora
 Finalidades da guia-fora:
Cobrança de pastas/documentos
Rearquivamento de documentos
Arquivologia
Gestão de Documentos
Gestão de Documentos
“conjunto de procedimentos referentes às
atividades de produção, tramitação, uso e
avaliação e arquivamento dos documentos
em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para a
guarda permanente.”
Etapas da Gestão de
Documentos
a)Produção:
b)Utilização:
–Etapas da Gestão de
Documentos
c) Destinação (Avaliação):

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1.Classificação dos Arquivos

1.Classificação dos Arquivos

1.Classificação dos Arquivos

Características Arquivo Biblioteca

1. Teoria das Três Idades

1. Fase Corrente (caract)

1. Fase Intermediária (caract)

2. Representação da Teoria (operações de destinação)

Frequência de Uso Uso freqüente Uso eventual Sem uso para

4. Operações com processos

1.3 Plano ou Código de Classificação

1.3 Plano ou Código de Classificação

1.3 Tabela de Temporalidade

1.3 Tabela de Temporalidade

1.3 Tabela de Temporalidade

1.1 Rotinas de Arquivamento

•d) Ideográfico (interpretação do doc e do

Controle de Chaves Controle

411 Planejamento 4-1-1 Planejamento

• Ex:Ministro Alexandre Bastos

– II. Nomes Estrangeiros

Ex:Juan Gutierrez Salazar

– Ex: Lao Xing Xiang

– Ord:Akiko Yamamoto Sato

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