Introdução

Importa antes de tudo sublinhar que, esta pesquisa apresentada em formato de trabalho
de campo, é um exame da cadeira de Gestão documental. Serão abordados neste estudo,
diversos pontos no contexto da gestão documental em Moçambique desde conceitos,
princípios, fases e até mesmo métodos usados nesta pratica ou actividade. A gestão dos
documentos por via da criação de arquivos é numa perspectiva holística o principal e o
mais seguro método de controlo de documentos, e é por suporte deste que o Sistema
Nacional de Arquivos de Moçambique (SNAE) aprovado pelo Decreto 36/2007, de 27
de Agosto, tem desenvolvido as suas actividades de organização e controlo dos seus
dados históricos. O Arquivo Histórico de Moçambique (AHM), coordenado pelo
SNAE, é responsável pela avaliação técnica dos documentos que deveram passar para o
arquivo permanente e também deve proceder a sua guarda e conservação pois já
cumprida a sua finalidade, este órgão apresenta total abertura aos interessados, cidadãos
nacionais e estrangeiro ao acesso a estes materiais, desde que devidamente credenciados
pra tal, que podem até ser designados instrumento de consulta, para o desenvolvimento
de estudos, e meramente para o conhecimento da história de Moçambique, daí que a
ausência desta vedação permite obter uma noção básica dos processos administrativos
aplicados a tempos atrás pela Administração Publica e com base nisto fazer uma
comparação e conhecer os pontos em que foram possíveis pelo Estado realizar uma
reforma no sector. É importante referenciar que o SNAE não se dedica somente a gestão
de arquivos fotográficos, filmes e gravações, mas também concentra – se ao arquivo de
documentos administrativos importantes em uma consulta futura, podendo condicionar
uma avaliação criteriosa na tomada de decisão pela Administração Publica. A estrutura
do trabalho é simples mas composta de nutridos conteúdos, fazendo parte no capitulo 1:
A introdução, os objetivos gerais e a metodologia de investigação. Capitulo 2:
Discussão de dados/ Revisão bibliográfica. Capitulo 3: A conclusão, seguida das
referências bibliográficas.
Objectivos gerais

 Conhecer as fases do arquivo até a guarda permanente;

 Explicar as funções do arquivo histórico de Moçambique;
 Enumerar os órgãos que compõe o Sistema Nacional de Arquivos do Estado;
 Falar sobre os princípios básicos Arquivístico;
 Comentar sobre o arquivamento de documentos na fase corrente e do cuidado
dispensado ao usuário;
 Falar da elaboração de Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de
Actividade Fim.

Metodologias

Será aplicado no processo de pesquisa de campo o método de investigação

Bibliográfico.
Discussão de dados

Conceitos gerais

Documento

Segundo Guinchat e Menou (1994), documento é o suporte material do saber e da

memória da humanidade.

De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), documento é toda a

informação registada em um suporte material (papel, fia, disco óptico, etc.) utilizada
para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada época

Arquivo

Para Cassares (2012), Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por

órgãos públicos, instituições de carácter público, entidades privadas e pessoas físicas em
decorrência do exercício de suas actividades, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza do documento.

Em Moçambique, Arquivo é definido como “conjunto de documentos de qualquer

época e forma que, independentemente da natureza ou suporte da informação, são
acumulados ou conservados em razão do seu valor ao longo das actividades de pessoas
físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, para servir de referência, prova, informação
ou fonte de pesquisa” (SNAE.2007, p.9).

Gestão de Documentos

Segundo Paes (2007, p.53) e Cassares (2012) Gestão de documentos é um conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes as actividades de produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Fases de arquivo

De acordo com o SNAE (2007), a 1ª fase ou o arquivo corrente é constituída por

conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação constituem
objecto de consulta frequente pela entidade que os produziu e a quem compete a sua
administração;
2ª fase: O arquivo intermediário encontra-se conjunto de documentos com uso pouco
frequente, que aguardam destino final em depósito de armazenamento temporário e por
último;

3ª fase: O arquivo permanente é constituído por conjunto de documentos que já

cumpriram as finalidades de sua criação, conservados e preservados em virtude do seu
valor histórico, probatório e informativo para o estado e para o cidadão, com carácter
definitivo, em função do seu valor secundário.

É evidente que o Arquivo Histórico de Moçambique (AHS), ganha maior

responsabilidade na gestão dos documentos em arquivo na fase permanente, pela função
histórica que a mesma adquire, tanto como pela sua preservação.

Funções do Arquivo Histórico de Moçambique

O AHM detém de facto algumas funções que vale muito apena conhecer, dentre elas
segundo Tembe (2005) passamos a saber:

 Conservação e preservação da informação em arquivo;

 Criação e organização de uma biblioteca;
 Organização de uma secção de história;
 Organização de uma secção de documentação administrativa e de um cartório
geral.

Este conjunto de informações são interligadas, ou seja, cada uma depende da outra, isso
quer dizer que não podemos por exemplo conceber a conservação e preservação de
arquivos sem a existência de uma biblioteca pra servir de local de armazenamento e por
em diante.