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2020/21

CURSO Educação e Formação de Jovens (CEF)

DISCIPLINA Organização, Armazenagem e Controlo de Mercadorias

Clique aqui OACM01 Inventário

TURMA(S) ODIST 20-21 Escolha um item. Escolha um item. Escolha um item.

PROFESSOR(A) Stéphanie Silva


MANUAL DE FORMAÇÃO - Realizado por: Stéphanie Silva
IMP.053-00

QUINTA DA SERRA - LOUSADO


forave.pt #foraveescola

Índice
Introdução.........................................................................................................................................4
1- Inventário......................................................................................................................................4
1-1 Noção.......................................................................................................................................4
1-2 Fases do inventário..............................................................................................................4
1-3 Classificação de Inventários.............................................................................................4
1-4 Objetivo do Inventário.........................................................................................................5
1-5 Importância do inventário..................................................................................................5
1-6 Necessidade de existência de inventários:...................................................................5
1-7 Tipos de Inventários............................................................................................................5
1-7-1 Inventário permanente.................................................................................................6
1-7-2 Inventário intermitente................................................................................................8
2- Objetivos e periodicidade do inventário..............................................................................8
2-1 Nível de quebra.....................................................................................................................9
2-2 Métodos de abastecimento..............................................................................................11
2-3 Nível de stocks de cada referência................................................................................12
2-4 Política de diminuição do nível de quebra..................................................................13
3- Periodicidade do Inventário...................................................................................................14
3.1 Periódicos.............................................................................................................................14
3-1-1 Inventário Físico Permanente..................................................................................14
3-1-2 Inventário Físico Rotativo.........................................................................................15
3-2 Pontuais............................................................................................................................15
3-2-1 Inventário Físico Intermitente......................................................................................15
3-3 Sistemáticos........................................................................................................................15
3-3-1 Inventário programado..................................................................................................15
4- Processo de inventário...........................................................................................................15
4-1 Calendarização do inventário.........................................................................................15
4-1-1 Calendário de Contagem..........................................................................................16
4-1-2 Contagem de Balanço Residual..............................................................................16
4-2 Os passos da gestão de inventário...............................................................................16
4-2-1 Plano de operações....................................................................................................17
4-2-2 Plano de necessidades materiais....................................................................17

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4-2-3 A escolha dos fornecedores....................................................................................18


4-2-4 Escolha da qualidade dos materiais..............................................................18
4-2-5 Avaliação dos fatores-chave para a política de existências....................18
4-2-6 Criar um stock de segurança:..........................................................................18
4-2-7 Gerir o stock consoante o seu valor financeiro.................................................19
5- Controlo das contagens..........................................................................................................21
5-1 Procedimentos....................................................................................................................21
5-1-1 Posições de Preparação...........................................................................................21
5-1-2 Posições Vazias..........................................................................................................22
6- Tratamento do inventário.......................................................................................................24
6-1 Precisão do Inventário......................................................................................................24
6-2 Sistemas de Medição e Monitorização do inventário...............................................24
6-3 Auditoria a inventários......................................................................................................25
6-3-1 Procedimentos de auditoria.....................................................................................25
6-3-2 Fases da auditoria ao processo de contagens físicas.........................................26
Bibliografia......................................................................................................................................29

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Introdução

Este manual é dirigido a um grupo de jovens a frequentar um CEF de Operador de Distribuição,


pelo que os conteúdos são apresentados de uma forma simples e direta, pretende-se que de fácil
leitura e consulta.

O manual está dividido de acordo com os temas a explorar.

1- Inventário
1-1 Noção
Consiste numa relação (lista) dos elementos patrimoniais com a indicação do seu valor.

1-2 Fases do inventário

No inventário devemos considerar três fases:

 Identificação, em que se verifica quais os elementos patrimoniais existentes;


 Descrição e classificação, em que os elementos serão apresentados e repartidos pelas classes a
que dizem respeito (por ex: cadeira giratória em tecido verde com braços, marca, modelo, número
de série, dimensão, ano de fabricação, capacidade e estado de conservação (ótimo, bom ou mau).
 Valorização, ato de atribuição de um valor a cada elemento patrimonial.

1-3 Classificação de Inventários

Os inventários podem ser:

 Gerais – quando abarca todos os elementos que constituem um dado património (faz-se uma
descrição completa da empresa);
 Parciais – quando abrange apenas alguns dos elementos patrimoniais;
 Simples – os elementos aparecem dispostos sem obedecer a qualquer ordem;
 Classificados – os elementos aparecem agrupados, segundo a sua natureza, característica ou
função.
 Ordinários – são efetuados periodicamente, ou seja, são regulares e previsíveis;
 Extraordinários – apenas são elaborados em consequência de condições excecionais, ou seja, são
imprevisíveis, (exemplo: saída de um sócio, venda do capital a terceiros).

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1-4 Objetivo do Inventário

Saber o que existe na empresa e onde está armazenado, controlando assim eventuais extravios e
garantindo a sua disponibilização em caso de necessidade imediata. Ou seja: assegurar o registo e controlo
de todos os movimentos de stocks. Neste caso, o inventário transforma-se numa ferramenta indispensável
para controlar as perdas e os custos, mas também para otimizar os processos de acondicionamento,
manuseamento, armazenamento dos produtos, garantindo o mínimo de desperdício possível.

1-5 Importância do inventário

 Conhecer as existências, em quantidade e em valor, responde a várias necessidades da empresa,


(contabilidade, gerir a tesouraria e gerir os reaprovisionamentos).
 Conhecer o preço unitário dos artigos para os poder integrar no cálculo dos preços de custo dos
produtos finais ou em curso.
 Verificar a qualidade do estado dos stocks (diferença entre stock real e registo informático do stock),
é necessário efetuar inventários e eventualmente atualizar a registo informático.

Quais as consequências de não fazer um inventário?

A falta de controlo de um inventário significa que a empresa não tem capacidade para saber se tem de
comprar ou encomendar mais produtos aos seus fornecedores.

1-6 Necessidade de existência de inventários:

 Evitar stocks excessivos;


 Evitar quebras de stock;
 Evitar a existência de monos;
 Proteção contra as incertezas (procura aleatória, imprevistos);
 Reduzir custos de armazenagem;
 Cobrir antecipadamente flutuações da procura ou do fornecimento (sazonais);
 Cobrir necessidades de trânsito dos produtos;
 Controlo rigoroso das entradas e saídas.

1-7 Tipos de Inventários

Permanente
Intermitente

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1-7-1 Inventário permanente

O sistema de Inventário Permanente consiste na identificação dos bens quanto à sua natureza,
quantidade, custos unitários e globais, de forma a permitir uma verificação, a qualquer momento, da
correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.
No SIP é possível determinar permanentemente o valor dos stocks em armazém e apurar em qualquer
momento os resultados obtidos nas vendas ou na produção.

Resultado Bruto das Vendas = Vendas Líquidas – Custo das Mercadorias Vendidas e Matérias
Consumidas

Novas normas a partir de janeiro de 2016


Na sequência das alterações introduzidas pelo Decreto-Lei 98/2015 de 02-06-2015, a partir de 1 de
janeiro de 2016, foi alargado o universo de empresas obrigadas a inventário permanente.

Estas alterações traduzem-se no seguinte:

Obrigatoriedade de praticarem uma gestão efetiva e continua das suas existências;

Efetuarem o registo do respetivo custo das mercadorias;

Registarem os movimentos de entradas e saídas, tendo estes que estar integrados com os
fluxos de compras, vendas, produção e consumos.

Que empresas estão obrigadas a ter o Inventário Permanente?


Esta alteração aplica-se a empresas que ultrapassem 2 dos 3 critérios seguintes:

350.000€ de balanço
700.000€ de vendas liquidas
10 empregados

Quais as empresas que não são abrangidas pelo novo sistema?


As empresas classificadas como Microentidades ficam dispensadas desta obrigatoriedade bem como as
entidades que prossigam as atividades de:

• Agricultura, produção animal, apicultura e caça;


• Silvicultura e exploração florestal;
• Indústria piscatória e aquicultura;

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Quais as empresas que não são abrangidas pelo novo sistema?


• Pontos de venda a retalho que, no seu conjunto não apresentem, no período de um exercício,
vendas superiores a 300.000€ nem a 10% das vendas globais da respetiva entidade.
• Prestação de serviços, considerando-se como tais as que apresentem, no período de um exercício,
um custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda 300.000€ nem 20%
dos respetivos custos operacionais.

Artigo 9.º - Decreto-Lei nº 98/2015 de 02-06-2015 - Categorias de entidades

1 – Consideram-se microentidades aquelas que, à data do balanço, não ultrapassem dois dos três
limites seguintes:
• Total do balanço: 350.000€;
• Volume de negócios líquido: 700.000€;
• Número médio de empregados durante o período: 10

2 – Consideram-se pequenas entidades aquelas que, à data do balanço, não ultrapassem dois dos três
limites seguintes:
• Total do balanço: 4.000.000€;
• Volume de negócios líquido: 8.000.000€;
• Número médio de empregados durante o período: 50.

3 – Consideram-se médias entidades aquelas que, à data do balanço, não ultrapassem dois dos três
limites seguintes:
• Total do balanço: 20.000.000€;
• Volume de negócios líquido: 40.000.000€;
• Número médio de empregados durante o período: 250

4 – Grandes entidades são as entidades que, à data do balanço, ultrapassem dois dos três limites
referidos no número anterior.
5 – Para efeitos do presente decreto-lei 98/2015, as entidades de interesse público são consideradas
grandes entidades, independentemente do respetivo volume de negócios líquido, do total do balanço ou
do número médio de empregados do período.

Quais os termos de contabilização do Inventário Permanente?


Os termos de contabilização dos inventários são os seguintes:
Proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou, ao longo
do período, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em
cada período.

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Identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a
permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os
respetivos registos contabilísticos.

1-7-2 Inventário intermitente

O sistema de inventário intermitente não permite que as empresas conheçam, momento a momento,
tanto o valor dos inventários em armazém, como o custo das existências vendidas e consumidas e
ainda o resultado obtido no final de cada período (mensal, trimestral ou semestral). Esta informação só
é conhecida no final do período quando, após a contagem física dos bens, se apurar o montante do seu
inventário.
É um sistema que, embora de fácil aplicação, não permite tanto uma gestão eficaz, como a aplicação de
medidas atempadas para combater faltas de controlo sobre as existências, já que a informação sobre
os resultados da empresa depende sempre de uma contagem física.

Conforme o art.º 86 do CIVA, “salvo prova em contrário, presumem-se adquiridos os bens que se
encontrem em qualquer dos locais em que o sujeito passivo exerce a sua atividade e presumem-se
transmitidos os bens adquiridos, importados ou produzidos que se não encontrem em qualquer desses
locais”.

Assim sendo, a não existência da mercadoria em stock pode conduzir à presunção de que o produto foi
vendido de forma não documentada, pelo que esta ausência deve ser controlada e registada pela
empresa, com respetivos documentos de quebras e regularização de existências no sistema (ex.
certidão de furto comunicada à Polícia Judiciária).

Nota:
“não existe obrigação legal de proceder a qualquer prévia diligência ou participação junto dos
serviços da administração fiscal. Crê-se, no entanto, que os sujeitos passivos terão vantagem em ter na
sua posse elementos justificativos das faltas nas suas existências dos bens destruídos ou inutilizados,
como forma mais segura de elidir a presunção no citado artigo 86”.

2- Objetivos e periodicidade do inventário

• Nível de quebra
• Métodos de abastecimento
• Nível de stocks de cada referência
• Política de diminuição do nível de quebra

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2-1 Nível de quebra

Definição de Quebra Desconhecida

Consiste na parte dos lucros esperados que, de acordo com o nível de stocks nos inventários, não
chegam a ser realizados.

A quebra desconhecida é a diferença entre o stock teórico e o stock real, ou seja, a diferença entre o
que deveríamos ter de acordo com a nossa atividade empresarial e o que realmente temos.

As três causas:
• Furto externo – pessoas alheias à empresa.
• Furto interno – empregados da própria empresa ou pessoas com atividades ligadas à empresa.
• Erros de gestão – resultado de falhas de gestão não intencionadas, como por exemplo registo de
vendas com preços errados.

Seja fruto de roubo externo, interno ou de erros de gestão, a perda desconhecida na cadeia de
abastecimento tem forte impacto nas finanças das empresas.
Identificar as fontes de risco e as causas da quebra é a tábua de salvação das empresas e constitui
informação imprescindível para pôr em marcha um plano de ataque à principal dor de cabeça dos
operadores.

O que deve ser feito?


Calcular a quebra desconhecida

São recomendadas três regras:

• Conhecer a quebra: Reunir informação


Boas práticas (medidas corretoras )
Conhecer os fatores de risco

• Conhecer a quebra: Reunir informação

Para reduzir e combater o impacto da Quebra Desconhecida na nossa empresa, o que se deve fazer?
calcular a diferença de inventário.
A diferença de inventário = inventário teórico - inventário real ou físico
Ou seja,

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A diferença entre o que deveríamos ter de acordo com a nossa atividade empresarial e o que realmente
temos.

Após o cálculo da diferença de inventário, o que fazer?


a) Olhar para os resultados, analisando:

1º a percentagem do custo das quebras relativamente ao número de vendas, valorizando as


quebras de produtos a preços de custo médio.

2º a percentagem de unidades que faltam no total das unidades vendidas.

b) Rever os procedimentos, de modo a evitar:

Enganos nos movimentos a serem considerados pelo cálculo do inventário teórico como, por
exemplo, não inclusão de vendas realizadas durante a inventariação e os cálculos.
Para isso, deve-se estabelecer um momento preciso para fechar a inventariação e proceder ao
cálculo.
Analisar informação incorreta ou incompleta, especialmente, duplicação de vendas, envios
incorretos de transações, confusão de códigos, notas de entrega de armazém, faturas relativas
a entrega nas lojas, devoluções de produtos, alterações e regularizações de preço
(especialmente nas promoções e saldos).

c) Tomar decisões a vários níveis:

Revisão ou implementação de novos procedimentos internos (logística, segurança,


encomendas);
Adoção de medidas de segurança pontuais sobre determinados produtos, áreas da loja,
pessoas, circuito;
Alterações sobre a exposição dos produtos, concebendo formas mais seguras de o fazer,
nomeadamente, alterando a sua localização, embalagem e disposição;
Corrigir eventuais desvios entre o inventário teórico e a atividade real.

Boas práticas (medidas corretoras)


 Deve ser minucioso na gestão da informação e tentar, através da diferença de inventário,
observar quais os produtos que mais desaparecem e com que frequência.
 Deve estar atento e, assim, talvez consiga mesmo identificar os períodos do dia, da semana, do
mês e do ano em que o risco aumenta.

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Verá que vai ter uma visão precisa sobre:

• O que atrai mais os larápios;


• Se a disposição dos produtos na loja é correta em função da segurança;
• A rotação do produto;
• O seu grau de perecibilidade.

Boas práticas (medidas corretoras)

Na realização do inventário, devem participar os departamentos de controlo de gestão, exploração de


loja, logística e segurança.
São aconselháveis ações de formação com os colaboradores envolvidos na realização do inventário
físico, para:
 Estabelecer melhores práticas, como, por exemplo, a realização de uma contagem prévia sobre
a localização dos produtos, sobretudo os arrumados em diferentes locais.
 Uniformizar e normalizar a metodologia da contagem e a documentação de apoio a utilizar,
como sejam formulários e tabelas.

Conhecer os fatores de risco

Agora que já se conhece o valor da quebra que a empresa sofreu, como determinar a sua origem (furto
externo, interno e erros)?
A única forma é reunir informação das ocorrências e tirar conclusões que permitam ponderar o peso de
cada uma das três causas.

As informações mais úteis são:

• Tentativas de furto detetadas;

• As provas que demonstrem furto: etiquetas eletrónicas encontradas na loja e etiquetas de preço
violadas;
• Discrepância detetada nas encomendas;
• Erros de fixação de preços.

2-2 Métodos de abastecimento

Deve-se fazer prevenção e controlar os erros na cadeia de abastecimento.


Recomenda-se de seguida um conjunto de melhores práticas e ferramentas cuja aplicação contribui
para melhorar a eficiência do fluxo de mercadoria e de informação na cadeia de abastecimento:

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1) Preparação de encomendas, manipulação, carga, transporte, descarga e receção da mercadoria.

2) (Intercâmbio Eletrónico de Dados) EDI: através de mensagens de linguagem standard EANCOM para
EDI, as empresas podem, de uma forma standard e integrada e automaticamente nos sistemas das
empresas:

• Comunicar com antecedência o conteúdo exato dos envios.


• Confirmar a receção da mercadoria e informar de possíveis ocorrências no processo de receção.
• Informar sobre a situação concreta das encomendas.

3. Codificação EAN.UCC 128: É um sistema de identificação criado para ambientes não retalhistas
(armazém), para ligar o fluxo físico de mercadorias ao fluxo de informação e facilitar a integração dos
fluxos de informação entre as empresas. A codificação EAN.UCC 128, entre outras questões, permite:

 Automatizar a gestão dos armazéns (Ex: A leitura do código permite colocar a mercadoria no
armazém em função da data de validade do produto, informação incluída no código EAN.UCC
128).
 Agilizar os processos de receção de mercadoria. Com a leitura do SSCC (Código Seriado de
Unidade de Envio ou Número de Matrícula) que possui a etiqueta EAN. UCC 128, é possível
relacionar o conteúdo do envio com o aviso de expedição que se fez previamente com a
mensagem DESADV da linguagem EANCOM do EDI.

Em suma:
Estas ferramentas aliadas às melhores práticas permitem reduzir as ocorrências e controlar os
pontos de risco que constituem uma fonte de erros na cadeia logística:

 Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais.


 Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.
 Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos.

2-3 Nível de stocks de cada referência

Calcular a diferença de inventário com uma frequência proporcional ao risco que cada secção ou produto
tenha em termos de furto ou erro. Para estabelecer esta frequência recomenda-se ter em consideração o
seguinte:

 A atratividade dos produtos sentida pelos ladrões.


 A situação na loja. Os produtos localizados em pontos críticos da loja têm mais possibilidades de
serem furtados.
 A rotação do produto.
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 O seu grau de perecibilidade.

Nos produtos de risco de quebra elevado recomenda-se aumentar o nível de precisão dos inventários.

Nesse sentido, aconselha-se:

 Contar fisicamente duas vezes os produtos.


 Fazer comprovações aleatórias da integridade dos produtos (Ex: verificar se nas unidades de venda
estão todos os componentes).

2-4 Política de diminuição do nível de quebra

O que a empresa deve fazer para diminuir o nível de quebra dos seus produtos?

1º - Fazer inventários físicos e teóricos e calcular a diferença de inventário, uma vez que:

 Conhecer o problema é o primeiro passo para o solucionar.


 Com esta informação serão tomadas melhores medidas de prevenção e controlo.
 Constitui uma forma de consciencializar e envolver os trabalhadores da empresa na prevenção de
Quebras Desconhecidas.

2º- Fazer ações de formação e de acompanhamento das pessoas envolvidas na realização do inventário
físico.

Qual é o objetivo destas ações de formação?

 Estabelecer melhores práticas como por exemplo, realizar uma análise prévia da contagem sobre a
localização dos produtos, especialmente os que estão situados em mais do que um local diferente.
 Unificar e normalizar aspetos como:

• A metodologia da contagem. (ex: de cima para baixo e da esquerda para a direita). Assim
conseguiremos evitar erros e acelerar o processo.

• A documentação de apoio a utilizar (formulários, tabelas).

Divergência entre inventários – O que fazer?

1- Se surgirem diferenças significativas no último inventário calculadas e a evolução dos dados não seja
muito consistente, recomenda-se:

 Rever a metodologia de cálculo.


 Aumentar a frequência de cálculo.

2 - Caso não se disponha de sistemas de informação que o permitam, recomenda-se fazer o inventário
físico com a atividade da empresa parada (vendas, receção de mercadoria).

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3- Considerações prévias sobre a quebra desconhecida

1. O cálculo da diferença de inventário dá-nos o montante das quebras que a empresa sofreu, mas em
nenhum caso consegue determinar que parte dessa Quebra se deve a Furto externo, Furto interno e a
Erros.

2. Para obter uma aproximação deste dado a única forma é reunir informação das ocorrências que
acontecem na empresa e, a partir dela, tirar conclusões que nos permitam ponderar o peso das três causas.

Para determinar o peso dos três fatores determinantes da Quebra Desconhecida, recomenda-se:

 Que seja reunida informação e que se faça um registo dos factos que sejam a causa da
Quebra Desconhecida ou das provas que demonstrem que um destes factos aconteceu.

Quais são as informações mais úteis para determinar o peso das três causas?

 As tentativas de furto que foram detetadas (produto, secção).


 As provas que demonstrem que aconteceu um furto: etiquetas eletrónicas encontradas na loja,
etiquetas de preço arrancadas.
 Discrepância detetada nas encomendas.
 Erros de fixação de preços.

Esta informação irá dar uma aproximação de como aconteceram os factos relativos ao furto externo, ao
furto interno e aos erros e, consequentemente, uma aproximação relativamente ao peso que tiveram cada
uma destas três causas no conjunto do montante da Quebra Desconhecida.

3- Periodicidade do Inventário

 Periódicos
 Pontuais
 Sistemáticos

3.1 Periódicos
3-1-1 Inventário Físico Permanente

Este sistema consiste em contar diariamente, no fim de cada dia de trabalho, apenas os artigos que tenham
tido movimento durante esse dia. Assim, se houver qualquer erro, terá apenas que se verificar esse dia,
simplificando-se a tarefa de correção.

3-1-2 Inventário Físico Rotativo

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Processa-se da seguinte forma:

1. Dividem-se os artigos, de acordo com o número de movimentos, nas categorias A, B e C;


2. Os artigos A são contados de forma cíclica e uma vez em cada trimestre, enquanto os B são
contados semestralmente e os C anualmente;
3. No início de cada dia de trabalho são controlados os movimentos dos artigos entrados e saídos, no
dia anterior.

3-2 Pontuais
3-2-1 Inventário Físico Intermitente

Consiste no encerramento periódico do armazém, durante alguns dias, a fim de fazer um balanço
(contagem) dos diferentes artigos. É geralmente efetuado uma vez por ano, no final do exercício
contabilístico. Engloba todos os artigos da empresa, gerando uma elevada carga de trabalho que pode
perturbar a sua atividade.

3-3 Sistemáticos
3-3-1 Inventário programado

Este inventário permite:

 Conhecer os stocks teóricos de materiais durante os próximos η períodos de controlo;


 Conhecer as entradas programadas (provenientes das encomendas emitidas), e as previsões de
saída, isto é, saber em que data se processa qual movimento.

É neste pormenor que difere o inventário comum de materiais do inventário programado.

4- Processo de inventário

 Calendarizarão do inventário
 Os passos da gestão de inventário

4-1 Calendarização do inventário

A contagem cíclica ajuda a manter níveis altos de exatidão de inventário e é uma das melhores formas de
identificar problemas. Além disso, pode eliminar a necessidade da realização de inventários físicos, que
costumam ser mais caros.

No que respeita à execução, existem dois métodos para efetuar uma contagem cíclica (contagem cíclica é
uma metodologia de inventários rotativos):

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• Calendário de Contagem

• Contagem de Balanço Residual

4-1-1 Calendário de Contagem

• Um dado número de recontagens é efetuado todos os dias, por vezes durante mudanças de turno
ou em alturas em que é possível assegurar que não existem transações de inventário.

• As discrepâncias são corrigidas e registadas para análise.

• São mantidos registos das recontagens para assegurar que todos os artigos são contados na
frequência planeada.

4-1-2 Contagem de Balanço Residual

Método no qual a recontagem é efetuada no momento em que o funcionário visita a localização do artigo
para fazer o picking ou a sua reposição. Pode ser programada para situações em que seja fácil a sua
contagem.

 As discrepâncias são corrigidas e registadas para análise.


 São mantidos registos das recontagens para assegurar que todos os artigos são contados na
frequência planeada.

4-2 Os passos da gestão de inventário

Uma gestão positiva e equilibrada do inventário é indispensável ao bom funcionamento das empresas.

• Plano de operações

• Plano de necessidades materiais

• A escolha dos fornecedores

• Escolha da qualidade dos materiais

• Avaliação dos fatores-chave para a política de existências

• Criar um stock de segurança

• Gerir o stock consoante o seu valor financeiro

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4-2-1 Plano de operações

Trata-se de um documento onde é reunida toda a informação, detalhada e rigorosamente


tratada,
relativa a qualquer operação ou tarefa.

Inclui:

• A descrição da tarefa ou da operação;


• O número de pessoas nela envolvidas diretamente;
• O tempo exigível para a sua execução;
• Os materiais utilizados;
• O equipamento e maquinaria necessários;

4-2-2 Plano de necessidades materiais

Avaliará todos os recursos materiais necessários à produção, incluindo as matérias-primas e todos os


outros componentes relacionados com a elaboração dos produtos.

Integra a estrutura do produto e a política de existências.

 É também necessário avaliar os custos de aquisição, a qualidade, as condições de armazenagem, a


adequação e a disponibilidade de todos os produtos e materiais de substituição ou alternativos.

Estrutura do produto

A avaliação dos materiais deve ser feito tendo em conta:

 As características do produto do ponto de vista físico e químico;


 As condições de funcionamento;
 As dimensões requeridas;
 As tolerâncias máximas admitidas na produção;
 A embalagem e o modo de expedição;
 As condições de receção dos materiais;

Política de existências

Define o nível de stocks a adotar e depende de fatores internos e externos como:

 Os prazos de entrega acordados com os clientes;


 A propensão ao risco: é importante evitar situações de rutura de stock perante clientes insatisfeitos;

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 As relações com os fornecedores: a necessidade de um stock elevado pode ser diminuído se a


empresa tiver com os fornecedores uma relação caracterizada pela comunicação, cooperação e
proximidade.

4-2-3 A escolha dos fornecedores

Este passo é fundamental pelo que deve ser antecedido de uma avaliação do mercado dos fornecedores
dos materiais, tendo em conta alguns critérios, como a competência técnica, o preço e os prazos de
entrega. No seguimento da identificação destes elementos, a empresa deve entrar em contacto com os
fornecedores para obter informação específica sobre a estrutura e funcionamento das respetivas empresas.
A seleção deve atender a uma lista de critérios, concretamente estabelecidos por ordem de prioridade. É
importante que a empresa estabeleça uma relação de parceria com o fornecedor. Por outro lado, é
importante que a empresa tenha mais fornecedores. Só assim verá garantida a sua independência e
capacidade de gestão.

4-2-4 Escolha da qualidade dos materiais

Neste âmbito, a aquisição de matérias-primas é uma medida que deve ser privilegiada mesmo quando a
empresa se encontra em fase de lançamento. Se se revelar necessário, deve-se atrasar os processos de
vendas para permitir o fabrico de um produto com maior qualidade.

4-2-5 Avaliação dos fatores-chave para a política de existências

A política de existências deve procurar evitar duas situações:

 A existência de um volume de stocks demasiado baixo, que coloca a empresa em risco de não
poder fornecer os seus clientes;
 O excesso de stock, que reflete uma imobilização de capital difícil de gerir financeiramente.

Neste contexto, a empresa deve ter em conta a duração do ciclo de produto, as previsões de vendas e os
prazos de entrega.

4-2-6 Criar um stock de segurança:

Tem como objetivo minimizar as consequências de um aumento inesperado da procura ou de um atraso


ocasional dos fornecedores, o que obriga a um aumento do prazo de entrega.

Algumas razões para a existência de stocks:

 A empresa necessita de produtos em armazém para os poder transacionar e concretizar os seus


objetivos económicos e financeiros;

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 Os stocks previnem as empresas em relação às flutuações da procura ou face a situações


imprevisíveis no fornecimento das matérias-primas;
 Para certas empresas industriais é necessária a constituição e gestão de diversos stocks
intermédios de matérias-primas e produtos, de forma a evitar uma eventual rutura do processo
produtivo;
 A criação de stocks surge como forma de aproveitar flutuações futuras da procura.

4-2-7 Gerir o stock consoante o seu valor financeiro

Para a otimização da gestão do stock, as existências, tanto no âmbito da compra, como do


armazenamento, devem ser tratadas com graus de importância que diferem consoante o seu valor
financeiro (preço unitário x compras anuais por parte da empresa).

Aquelas que representam até 80% desse valor exigem um cuidado especial; as que representam até 15%
justificam alguma atenção; finalmente aqueles que só chegam a 5% do valor financeiro, não necessitam de
tratamento.

Modelo de Classificação ABC

Como não é possível nem aconselhável tratar todos os artigos da mesma forma, a análise ABC é uma
ferramenta de gestão muito simples, mas com grande eficácia na classificação correta dos stocks, criando
três níveis de prioridade distintos na gestão dos mesmos.

A classificação os stocks é feita em três grandes grupos, A, B ou C, de acordo com a percentagem dos
consumos anuais que cada grupo representa.

A separação é feita de acordo com a seguinte metodologia:

Classe A - Este é o grupo de artigos com maior valor de consumo anual, embora seja representado por um
pequeno número de artigos: 15 a 20% do total de artigos correspondem a 75 a 80% do valor do consumo
anual total.

Classe B - Este e um grupo intermédio:20 a 25% do total de artigos representam 10 a 15% do valor do
consumo anual de todos os artigos.

Classe C - Este grupo de artigos possui o menor valor de consumo anual, embora represente um elevado
número de referências: 60 a 65% do número total de artigos correspondem a 5 a 10% do valor do consumo
anual de todos os artigos.

A gestão de cada grupo deve ser realizada da seguinte forma:

 Classe A - Os artigos devem ser controlados frequentemente de forma a manter existências baixas
e evitar ruturas.

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 Classe B - Os artigos devem ser controlados de forma mais automatizada.


 Classe C - Os artigos devem possuir regras de decisão muito simples e totalmente automatizadas.
Os níveis de stock de segurança podem ser elevados de forma a minimizar os inconvenientes de
eventuais rupturas.

Instruções escritas para a realização das contagens físicas das existências

Emitir instruções escritas sobre a realização das contagens físicas

 Detalhadas
 Redigidas de forma clara e acessível

Aspetos que devem constar das instruções:

1) Datas e locais de contagem – dias, horários e armazéns em que decorrerão as contagens;

2) Existências a serem inventariadas - Contagem total ou parcial (itens a inventariar);

3) Procedimentos pré-inventário - limpeza dos armazéns, arrumação das existências e separação dos itens
obsoletos, com pouco movimento…

4) Constituição das equipas de contagem

 Mínimo de duas pessoas –contador (armazém) e escrivão (secção de contabilidade);


 Em cada local de contagem deverá estar um encarregado de armazém e um conferente (secção de
contabilidade);
 No caso de existirem auditores internos, estes devem fazer as suas próprias Contagens.

5) Forma de realização do inventário – sequência e registo dos itens contados.

6) Anotação das contagens

 As contagens devem ser anotadas em listas ou em talões (fichas);


 Talão: individualiza os diferentes produtos em talões separados.
 Ficha: relação dos diferentes produtos.
 Os documentos devem ser numerados tipográfica e sequencialmente.

7) Procedimentos relativos ao «corte» de operações

Há acontecimentos que podem falsear o inventário, tais como:

a) Existências recebidas antes da data de inventário mas contabilizadas após essa data;

b) Existências recebidas antes da data de inventário mas em trânsito e não contabilizadas;

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c) Transferências entre Secções indevidamente documentadas e controladas;

d) Vendas ocorridas antes da data do Balanço, mas cujos artigos só foram expedidos após essa data,
constando no inventário;

e) Existências expedidas após a data do Balanço, mas registadas posteriormente.

Nota: Todas as guias de entrada e saída de existências devem ser carimbadas com a indicação:
“Processado antes do inventário ou Processado depois do inventário”

8) Procedimentos pós-inventário

 Comparar as quantidades contadas com os registos de quantidades e do inventário permanente.


 A análise das diferenças deve ser realizada o mais cedo possível após o inventário.
 As diferenças devem ser investigadas e retificadas.

9) Reunião Preparatória

 Distribuir as instruções escritas para a realização do inventário antecipadamente a todas as


pessoas envolvidas.
 Reunião alguns dias antes das contagens com todos as pessoas envolvidas na contagem, inclusive,
o auditor.

5- Controlo das contagens


5-1 Procedimentos

O processo de inventário permanente divide-se na inventariação de dois tipos de posições:

 Posições de Preparação
 Posições Vazias

5-1-1 Posições de Preparação

O objetivo é inventariar todos os locais de preparação.

Como o local de preparação é uma posição onde vão parar 85% — em média – de todas as paletes que
entram no armazém, poder-se-á dizer que mais cedo ou mais tarde quase todos os erros cometidos acabam
por se refletir nesta posição.

Existem dois modos de fazer as coisas:

 Método clássico
 Método JIT

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5-1-1-1 Modelo clássico

 Os operadores de inventário dirigem-se ao gabinete da equipa de organização e recolhem o mapa


das posições a inventariar;
 Para cada posição indicada o operador deverá verificar que esta contém o artigo correto na
quantidade e qualidade correta;
 Se tal não acontecer, anota o erro e remove o artigo para uma zona de artigos com problemas de
inventário e que está devidamente marcada.
 A remoção dos artigos só se justifica se ele for diferente do que deveria estar na posição, se não
deve-se fazer um acerto de inventário para corrigir a quantidade;
 Procede para a próxima posição da lista e repete os três últimos passos;
 No final da lista, o operador deverá dirigir-se ao gabinete da equipa de organização e entregar o
mapa com os erros;
 O mapa entregue será alvo da atenção dele próprio ou de um operador administrativo para que as
diferenças sejam registadas no sistema.

5-1-1-2 Modelo JIT

 O operador de inventário indica ao computador via rádio-terminal que vai começar um inventário às
posições de preparação;
 O computador mostra-lhe a primeira posição e pergunta o artigo e quantas caixas lá estão.
 O operador responde – quer introduzindo o código do artigo quer lendo-o com um leitor de código
de barras – e indicando também o número de caixas;
 Em caso de erro e depois da confirmação dos valores, o computador assume a quantidade indicada
como sendo a da posição.
 O operador remove a mercadoria que está mal posicionada – se for este o caso – para a zona de
artigos com problemas de inventário.
 A remoção dos artigos só se justifica se ele for diferente do que deveria estar na posição, senão
deve-se fazer um acerto de inventário para corrigir a quantidade.

5-1-2 Posições Vazias

O interesse deste inventário reside no facto de ser muito simples inventariar uma posição vazia – é olhar e
ver se está ou não. Devido a esta simplicidade ele pode ser utilizado para níveis superiores aos do chão,
que são difíceis de inventariar.

Existem dois modos de fazer as coisas:

 Método clássico
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 Método JIT

5-2-2-1 Método clássico

 Os operadores de inventário dirigem-se ao gabinete da equipa de organização e recolhem o


mapa das posições a inventariar;

 Para cada posição indicada o operador deverá verificar se ela está vazia ou não. No caso de ela
estar ocupada assinalará esse facto no mapa;

 Procede para a próxima posição da lista e repete o último passo;

 No final da lista, o operador deverá dirigir-se ao gabinete da equipa de organização e entregar


o mapa com os erros;

 O mapa entregue será alvo da atenção dele próprio ou de um operador administrativo para
que as diferenças sejam registadas no sistema;

 As diferenças existentes deverão ser passadas para um operador de movimentação de paletes


para que a palete mal colocada seja retirada para a zona de artigos com problemas de
inventário.
5-2-2-2 Modelo JIT

 O operador de inventário indica ao computador via rádio-terminal que vai começar um inventário às
posições vazias;
 O computador mostra-lhe a primeira posição e pede a chave da posição;
 O operador deverá dirigir-se para a posição e introduzir a chave correta, confirmando se está ou
não vazia;
 Caso não esteja vazia, e após a necessária confirmação, o computador marcará a posição para que
a palete seja removida e colocada na zona de artigos com problemas de inventário – esta marcação
irá fazer que seja dada uma ordem de movimentação à máquina que esteja mais próximo dela, logo
que possível.

Em síntese:

O modelo JIT funciona de uma forma muito mais natural e produtiva, em que as ações são tomadas em
tempo real. De novo se coloca o problema da idade da informação, no caso do modelo clássico há que
garantir que não é arrumada nenhuma palete entre o momento de emissão do mapa e a respetiva
contagem. Esta necessidade levanta muitos problemas práticos, que impedem uma utilização mais
frequente deste método. Isto não se passa no modelo JIT, onde a informação é em tempo real.

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6- Tratamento do inventário

 Precisão do Inventário
 Sistemas de Medição e Monitorização do inventário
 Auditoria a inventário

6-1 Precisão do Inventário

As previsões, o planeamento e a tomada de decisões nos departamentos responsáveis pelo


aprovisionamento baseiam-se em informações sobre transações de stock, registadas e comunicadas pelo
armazém. A precisão desta informação é crucial para o seu funcionamento. A precisão do inventário
prende-se com a correspondência entre os registos da informação sobre stock e a realidade.

A falta da precisão do inventário pode ser percebida através dos seguintes custos:

• Diminuição de património

• Uso de stocks de segurança, para garantir nível de serviço

• Sobre investimento em stock

• Roturas de Stock

• Insatisfação do cliente

• Obsolescência

6-2 Sistemas de Medição e Monitorização do inventário

Objetivo - manter níveis altos de fiabilidade da informação sobre o Inventário com o mínimo de investimento
possível.

Os melhores sistemas monitorizam o processo e não apenas o stock. Implicam habitualmente:

 A definição de uma equipa responsável;


 A simplificação e normalização de procedimentos;
 A garantia da integridade dos registos;
 O treino do pessoal para a disciplina na execução dos procedimentos;
 Inspeção do inventário (controle).

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6-3 Auditoria a inventários

Os objetivos do trabalho de auditoria são:

1) Verificar se o tratamento contabilístico e as medidas de controlo interno relacionadas com os inventários


são adequados e se estão, de facto, a ser aplicados;

2) Determinar se as quantidades relativas aos inventários existem, estão corretamente inventariadas, são
propriedade da empresa e são apropriados para a sua finalidade;

3) Determinar se os inventários:

 Estão valorizadas ao custo de aquisição e/ou ao custo de produção,


 Se os critérios de mensuração foram aplicados de forma consistente em relação ao exercício
anterior, estando os inventários corretamente contabilizadas quanto à conta, montante e período.

4) Determinar-se:

 O custo de aquisição e/ou de produção foi superior ao valor realizável líquido, e se foi este último o
utilizado na valorização dos inventários.

5) Verificar-se:

 Os inventários incluem a plenitude dos produtos na data do balanço e se as informações foram


adequadamente divulgadas.

6) O custo das mercadorias vendidas e consumidas refletido nas DF´s está relacionado com o período sob
exame.

7) Verificar se estão adequadamente divulgadas no anexo as informações pertinentes.

6-3-1 Procedimentos de auditoria

 Observar os procedimentos seguidos na contagem e registo das quantidades.


 Efetuar testes apropriados para determinar se os procedimentos estão a ser devidamente
seguidos
 Comparar os resultados dos seus testes com os inventários da empresa.
 Se a empresa regista as quantidades pelo SIPermanente e efetua contagens cíclicas –
observar periodicamente as contagens e fazer testes seletivos às mesmas.
 Se a empresa não possui registos adequadas e efetua as contagens no fim do exercício – as
observações e testes às contagens são nessa mesma data.
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6-3-2 Fases da auditoria ao processo de contagens físicas

FASE 1: Assistir ao planeamento da contagem:

• Fontes de informação sobre os stocks, armazéns e pessoas

• Estratégia a seguir na contagem física

• Tempo e localização da contagem


 
• Responsáveis e técnicos na contagem

• Procedimentos de contagem

À medida que realizam os testes, devem comparar as contagens com os valores inscritos nas folhas ou
talões e, naquele momento e local, esclarecer as diferenças encontradas. Os itens a testar geralmente são
os de maior valor – amostra sobre valores estratificados ou visita aos armazéns antecipadamente.

FASE 2: Observação da contagem:

• Os stocks estão devidamente arrumados?


• Os stocks que não pertencem à empresa estão identificados?
• Como é que os stocks são registados?
• Como é avaliado o estado de conservação dos stocks?
• Como são marcados/etiquetados os stocks já contados?
• Determinação dos stocks danificados, obsoletos ou de baixa rotatividade?~
• As instruções estão a ser seguidas?
• Métodos de pesar, medir, são os corretos?

FASE 3: Encerramento da contagem

• Certificar que todos os artigos foram contados


• Obter a relação numérica das folhas de contagem utilizadas, não utilizadas e
inutilizadas
• Encerrar a contagem.

Reconciliação de stocks

 Valorimetria de existências
 A valorização de entradas

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 A valorização de saídas
 Calcular a taxa de diferença
 Cálculo da Posição de inventário
 Nível de inventário
 Modelos de Controlo de Inventário

Valorimetria de existências

Quando um fator de produção “dá entrada” em armazém traz, associado a si um custo (que depende do
preço e das condições de compra); o mesmo acontece com os diversos produtos que entram nos respetivos
armazéns.

Num determinado período de tempo é possível que entrem nos respetivos armazéns diversas quantidades
do mesmo produto a diferentes custos.

Assim, coloca-se a seguinte questão:

No momento em que se efetue a primeira saída de armazém do produto em causa, por que valor é que ele
deverá sair?

Para responder a esta questão, estudaremos os três critérios valorimétricos permitidos pelo SNC:

 Custo específico
 Custo médio ponderado
 FIFO (first in first out).
 Custo Específico – valorização das existências pelo custo exato das mesmas.

Critério adequado para empresas que transacionam um número reduzido de existências, por exemplo:
empresas de diamantes.

 FIFO – (First In First Out) - de acordo com este critério, considera-se que saem primeiro do
armazém as existências que lá estão à mais tempo, isto é, as que foram as primeiras a entrar.
 Custo Médio Ponderado: valoriza o stock de cada artigo pela média ponderada dos custo dos
artigos existentes.

Esta média é calculada após cada entrada de produtos no armazém.

CMP = Valor das existências em armazém + Valor das entradas

Quantidades existentes em armazém + Quantidades entradas

Conclusão:

Cada um dos critérios apresentados origina um valor diferente para o custo associado à saída do armazém,
o que quer dizer que a escolha do critério, apesar de não ir afetar o resultado final da empresa, tem alguma

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influência sobre os resultados das atividades e, em contraponto, no valor da variação de existências do


período em causa.

O valor unitário das existências em armazém após cada saída (bem como após cada entrada) é diferente,
dependendo do critério valorimétrico adotado.

A valorização de entradas

a) Para os produtos comprados, a avaliação faz-se tendo em conta o custo de compra ou o custo de
aquisição:

O importante é o que figura na fatura de compra (sem IVA).

+ gastos externos de compra: segurança, alfândega, transporte.

+ gastos internos de armazenamento: gastos de receção, armazenagem.

b) Para os bens produzidos, a avaliação faz-se segundo o custo de produção.

Nota:

 Os custos financeiros e os custos de armazenagem e manutenção não são tomadas em conta.


 O stock inicial em quantidade e em valor, corresponde ao stock final do período precedente.

A valorização de saídas

 Os elementos armazenados irão saindo segundo o custo ao qual entraram.


 Este tipo de valoração não constitui nenhum problema para bens que sejam perfeitamente
individualizados (peças únicas) ou individualizáveis (peças idênticas, isoláveis).
 No entanto, esta técnica é de difícil aplicação nos bens fungíveis (trigo, vinho, azeite).

Bibliografia

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